Administración del tiempo v2

Administración del Tiempo

Ing. Sergio Otero

Objetivo de Taller

Comprender lo que significa y los alcances de la administración del tiempo.

Obtener herramientas de distintas estrategias.

Conocer aplicaciones prácticas de las distintas estrategias.

Intercambiar otras estrategias y aplicaciones entre los asistentes relacionadas con la administración del tiempo.

Otros puntos...

Es importante la participación de todos para enriquecer el taller.

La presentación y el resumen del taller está publicado en:

www.cursostecmilenio.blogspot.com

Email del Instructor:

sotero@tecmilenio.edu.mx

¿Por qué no me alcanza el tiempo?¿Por qué no puedo concluir todas las actividades?

¿Sabes en qué se te van dos horas diariamente?

Áreas de trabajo desordenadas

No encontrar cosas

Citas canceladas u olvidadas

Juntas sin preparación

Cansado / incapaz de concentrarse

Vueltas en el carro / Tráfico

Correos Electrónicos Intrascendentes

¿Porqué hay personas que cumplen con todas sus metas?

El tiempo es un recurso especial...

Todos tenemos el mismo.

Una vez pasado ya no se recupera.

Cualquier actividad requiere tiempo.

¿Qué es Administración del Tiempo?

¿Porqué administrar el tiempo?

Es un recurso escaso.No puede ser almacenado ni ahorrado.No se puede administrar. El tiempo nos administra.No se puede controlar, pero lo que hacemos con él si.

¿Qué frutos obtengo de la Administración del Tiempo?

Tener una guía de objetivos y metas. Evitar el estrés. Facilitar la obtención de resultados eficientes y eficaces. Organizar mejor el trabajo y las actividades. Desarrollo Integral.

Entonces... ¿Qué es Administración del Tiempo?

Es el arte de hacer, que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades.

Entonces... ¿Qué es Administración del Tiempo?

Como el tiempo no existe en sí...

Entonces... ¿Qué es Administración del Tiempo?

La administración del tiempo es la administración de uno mismo.

Estrategias...

Priorización (Covey)

Eficacia (Pareto)

Inmediatez (Pa’yer)

Priorización...

Yo

Jefe

Colaborador

Padre

Cónyuge

Hermano

Hijo

Amigo

Cuñado

Vecino

Salud

Espiritualidad

Desarrollo Profesional

Roles de una persona...

El Éxito de la Administración del Tiempo es el Balance entre todos Tus Roles Clave

“La clave no es dar prioridad a su agenda, sino agendar sus

prioridades”.

Stephen Covey

“Las cosas que importan más, nunca deben estar a la merced de las cosas que importan menos”.Goethe

Una actividad es importante si usted

personalmente la encuentra valiosa, si contribuye con su

misión, valores y metas de alta prioridad.

Importancia

Urgencia

Una actividad es urgente si tu u otras

personas sienten que requiere atención

inmediata.

La Matriz del Tiempo

Urgente No Urgente

Importante

No Importante

Comprendiendo el Tiempo

Urgente No Urgente

Importante

No Importante

Cuadrante de laAdministración

Cuadrante del Liderazgo y la Calidad

Cuadrante del Desperdicio

Cuadrante del Engaño

Cuadrante IUrgente/Importante

Crisis

Problemas presionantes

Proyectos, juntas y preparaciones contra reloj

Proyectos cuyas fechas vencen

Cuadrante IUrgente/Importante

Consecuencias

Estrés

Agotamiento

Administración de crisis

Siempre apagando fuegos

Interrupciones, algunas llamadas

Alguna correspondencia, reportes

Algunas juntas

Muchos asuntos inmediatos presionantes

Cuadrante IIIUrgente/No Importante

Consecuencias Enfoque en el corto plazo

Administración de crisis

Considera que las metas y planes no valen la pena

Se siente impotente, excluido del control

Relaciones muy frágiles o rotas

Cuadrante IIIUrgente/No Importante

Trivialidades, trabajo minucioso

Algunas llamadas

Desperdiciadores de tiempo

Actividades “escape”

Correspondencia irrelevante

Cuadrante IVNo Urgente/ No Importante

• Consecuencias• Total irresponsabilidad

• Despido de los empleados

• Dependiendo de otros o gobernado por apremios básicos

Cuadrante IVNo Urgente/ No Importante

Cuadrante IINo Urgente/ Importante

• Preparación

• Prevención

• Aclaración de valores

• Planeación

• Creación de relaciones

• Re-creación verdadera

• Facultar

• Beneficios– Visión, Perspectiva

– Equilibrio

– Disciplina

– Control

– Pocas Crisis

Cuadrante IINo Urgente/ Importante

La Matriz del Tiempo

CrisisProblemas presionantesProyectos, juntas y preparaciones contra relojProyectos cuyas fechas vencen

Interrupciones, algunas llamadasAlguna correspondencia, reportesAlgunas juntasMuchos asuntos inmediatos presionantes

Urgente No Urgente

Importante

No Importante

Preparación

Prevención

Aclaración de valores

Planeación

Creación de relaciones

Re-creación verdadera

Facultar

Trivialidades, trabajo minuciosoAlgunas llamadasDesperdiciadores de tiempoActividades “escape”Correspondencia irrelevante

Efecto de Concentrarse en el Cuadrante II

I

III

Urgente No Urgente

Importante

No Importante

II

IV

II

“Las personas efectivas no se orientan hacia los problemas, sino hacia las oportunidades. “Peter Drucker

I

Urgente No Urgente

Importante

No Importante

Efecto de Concentrarse en el Cuadrante II

¿Cómo empiezo?

Anticipa las actividades del cuadrante I dedicándole tiempo al cuadrante II

Elimina las actividades no importantes (Cuadrante III y IV)

Eliminar las Actividades No Importantes (Cuadrantes III y IV)

Elimina las actividades que no aportan al cumplimiento de los objetivos.

Revisa actividades de Cuadrante I que podrían situarse en Cuadrante III ¿Realmente tengo que hacer esto? ¿Qué sucedería si no lo hago?

Identificar Metas

Elije metas cada semana que te

ayudarán a lograr los objetivos: esas cosas que realmente son

importantes.

Organizarse Semanalmente

Programa las “Piedras Grandes”

Preparación

Prevención

Aclaración de Valores

Planeación

Formación de relaciones

Recreación verdadera

Programe las…

“Piedras Grandes”

“La filosofía de uno no se expresa mejor con palabras; se expresa con las elecciones que hacemos. En el largo plazo, damos forma a

nuestras vidas y a nosotros mismos. El proceso nunca termina hasta que morimos. Y las

elecciones que hacemos son finalmente nuestra responsabilidad.”

Eleanor Roosvelt

Eficacia – Ley de ParetoEl 20% del esfuerzo produce el 80% de los resultados...

Si no tienes tiempo suficiente, céntrate en las actividades que producirán el 80% de los resultados.

80% Tiempo

20% Tiempo

20% Resultados

80% Resultados

Ejemplo... Se te pide que disminuyas los gastos indirectos lo mas rápido posible...

Teléfono: $4,800.00

Celular: $3,000.00

Papelería: $800.00

Internet: $400.00

Gasolina: $7,500.00

Mantenimiento: $1,350.00

Teniendo el tiempo limitado para renegociar, ¿Cómo aplico el principio de Pareto?

Se acomodan ascendiente las cuentas...

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Del total del gasto se calcula el 80% y se escogen las cuentas mas grandes hasta que su suma coincida con el 80% calculado...

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Enfocándose en ellas, si se consigue un 15% de disminución, el impacto global es por el 12.8%

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En cambio, si el enfoque hubiera sido en las demás cuentas, un 25% de disminución, tiene un impacto global del 3.5% y el esfuerzo pudo

haber sido el mismo.

¿Cómo comienzo? Analiza...

... lo que aportan a mi efectividad las personas con las que comparto mi tiempo.

... el tipo de correos y el tiempo que le dedico a ellos.

... las juntas a las que atiendo y el valor que le agregan al logro de mis metas.

... las actividades que realizo y lo que aportan al logro de mis metas.

¿Cómo comienzo? Acciones...

Revisa tus correos una o dos veces al día en un horario programado.

Solicita la agenda de la junta antes de aceptar tu asistencia para confirmar su propósito.

Dedícale tiempo únicamente a las personas que aportarán para tus resultados.

Trata de delegar las actividades que no aporten a tus resultados.

Enfócate en la solución... y no en el problema.

“En todos los campos del quehacer humano, el 80 por ciento de los resultados fluye del 20 por

ciento de las actividades.”Pareto

Inmediatez – Pa’yerSi tienes que comer una rana, no desperdicies el

tiempo mirándola...

“Procrastinación”Es la acción o hábito de postergar actividades o

situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes y agradables.

Quien pospone una decisión, por no sentirse preparado -esperando que todo

se resuelva por sí solo, es el que dice...

... en cuanto tenga tiempo.... nos vemos el martes-jueves.

... mañana.

¿Cómo comienzo? Evita hacerlo por ...

Evasión

Cuando se evita empezar una tarea por miedo al fracaso.

Activación

Cuando se posterga una tarea hasta que ya no hay más remedio que realizarla.

Indecisión

Cuando intentas realizar la tarea, pero pierdes el tiempo pensando en la mejor manera de realizarla sin llegar a tomar una decisión.

Tip... Si te tienes que comer más de uno...

Cómete el más grande primero.Hazlo pa’yer...

“Nada es tan fatigante como el colgarse eternamente de una actividad incompleta.”

William James

La Administración del Tiempo en el Trabajo...

Tener claridad en objetivos y medición de resultados

Definir tus metas en distintos niveles...

Diaria

Semanal

Mensual

Anual

De Metas a Tareas

Convierta cada meta en tareas manejables.

Fije prioridades a cada tarea.

Reordene su lista de tareas.

De Tareas a la Lista de Quehaceres

La lista resume todas las tareas que usted necesita hacer en un día dado.

Puede incluir otras materias que no sean sus tareas o metas.

Fije la prioridad a cada elemento de la lista.

Tips para el uso de la Lista de Quehaceres

Programar solamente una parte de su día.

Primero lo Primero.

Haga lo más “feo” primero.

Utilice bloques de tiempo.

Mate las cosas pequeñas en una sola “horneada”.

Implementar una “Cultura de Disciplina”

5 S

Organización

Orden

LimpiezaNormalización

Disciplina

Seiri

Seiton

SeisōSeiketsu

Shitsuke

OrganizaciónSeparar innecesarios

Eliminar del espacio de trabajo lo que sea inútil

OrdenSituar necesarios

Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz

LimpiezaSuprimir suciedad

Mejorar el nivel de limpieza de los lugares

NormalizaciónSeñalizar anomalías

Prevenir la aparición de la suciedad y el desorden

DisciplinaSeguir mejorando

Fomentar los esfuerzos en este sentido

Cas

o...

Juan ha estado trabajando en un largo reporte de dos secciones. En las ultimas dos horas ha logrado realizar el borrador de la primer parte y se dispone en comenzar la segunda. Sintiendo que se merece de una pequeña recompensa, se levanta de su lugar y se dirige a la cafetería, y así poder rellenar su tasa de café. En ese lugar platica momentáneamente con dos colegas.

De regreso a su escritorio, Juan se da cuenta que tiene dos correos nuevos en el Outlook, “Creo que debo revisarlos”, se dice a si mismo. Después de leer y contestar los dos correos, Juan comienza nuevamente con su trabajo del reporte. Sin embargo no puede iniciar donde lo dejó ya que ha perdido el hilo y el ritmo que llevaba de cuando se levantó.

28% de cada díaInterrupciones por cosas que no son urgentes ni importantes,

como correo innecesario, y el tiempo que nos toma coger nuevamente el ritmo.

New York Times“Lost in E-Mail, Tech Firms Face Self-Made Beast,” June 14, 2008

Comenten cinco interrupciones

normales de trabajo...

¿Cómo las evitas?

¿Cómo evitar interrupciones?

Elimina la alerta de recepción de emails.

Asigna un tiempo fijo para revisar tus emails.

Aprende a decir gentilmente “NO”.

Que todos conozcan tu horario/agenda.

Desconéctate en una junta donde realmente desees que se logren cosas.

¿Cómo evitar interrupciones?

Usa audífonos.

Organiza tu lugar de trabajo y mantenlo así.

Dar por escrito las instrucciones y aclara cualquier duda.

Que todos conozcan claramente sus niveles de facultades.

El Teléfono...

Tips para llamadas telefónicas...

Mantén las llamadas cortas. Llama estando de pie.

Procura llamar después de las 11:30 am y 5:30 pm.

Comienza anunciando los objetivos por la llamada.

Confirma lo acordado.

Ten en cuenta lo que harás después de colgar.

Nunca llames por motivos personales (ocio) en horas de trabajo.

Juntas

Tips para juntas efectivas

Sea y exija puntualidad.

Las juntas no deben ser informativas, mejor envía la información por email

UNICAMENTE enfocarse en la agenda de la junta. Ser Asertivo.

Deben existir objetivos claros para la junta.

Puntos muy específicos deben manejarse a nivel individual.

Confirmar acuerdos y compromisos al final de la junta.

Correo Electrónico

Paola llega a su escritorio puntualmente a las 9:00 am. Una vez que su PC está lista, su primera actividad es revisar sus emails. “Tengo sentimientos encontrados sobre este tema”, confiesa ella, “... por una parte, busco toda novedad sobre las actividades de la organización de las cuales conciernen a mí; pero a la vez disfruto los mensajes de mis amigos fuera del trabajo. Recibo diariamente entre 20 y 30 emails al momento de abrir Outlook, los cuales son intrascendente o cadenas; y al finalizar el día, recibo otro tanto igual. Lo peor es que me doy cuenta de su trivialidad hasta que los abro. Además mi buzón cada día se hace mas grande y me es más complicado encontrar los mensajes que me interesan.

Cas

o...

Tips para tu correo electrónico...

El Email NO ES para mandar solicitudes urgentes. Utiliza la aplicación de Tareas.

No revises los mensajes conforme lleguen. Agenda un horario para ello.

Coloca los mensajes personales en un folder aparte.

Haz que tu programa de correos (Outlook) administre automáticamente lo más posible.

Tips para tu correo electrónico...

Guarda en tu PC los archivos adjuntos importantes.

Educa a tus colaboradores: Ser Concretos y Directos

Asunto: Estandarizar para facilitar organización.

Mensaje: Sin necesidad de saludos o despedidas, ni antecedentes.

Con copia únicamente a los realmente interesados. Capacita lo que es la Comunicación Organizacional.

Administrar tu Correo Electrónico.

Tips para administrar tu correo electrónico...

Utiliza respuestas pre-escritas.

Usa auto-respuestas.

Evita títulos o asuntos ambiguos.

Utiliza Banderas o Marcas para dar prioridades o seguimiento.

Tips para administrar tu correo electrónico...

Utiliza Reglas para filtrar y separar automáticamente los mensajes.

Utiliza Categorías, Folders y Subfolders.

Identifica los remitentes que envían “Basura” para que se desvíen automáticamente.

Comienza desde arriba hacia abajo en la lista de mensajes recibidos. Hasta leer todos los emails.

Tips para administrar tu correo electrónico...

Para cada mensaje decide una de las siguientes (Cada una puede convertirse en un folder):

Bórralo

Contesta

Delégalo

Aplázalo – Conviértelo en actividad.

Conclusiones

La Administración del Tiempo es saber dar Prioridad e Inmediatez y ser Efectivo

Tengo que tener muy claro cuáles son mis objetivos, y las actividades que me llevan a su

cumplimiento.

No perder de vista mis objetivos y responsabilidades para no sobrecargarme.

No asumir que todo deba hacerse, recuerda la Matriz del Tiempo.

Aprender a negociar con tu superior.

Automatiza los reportes que constantemente debes hacer y que te consuman mucho tiempo.

Sé Asertivo

Organiza y participa en Juntas Efectivas y que tengan un Propósito Claro.

Ser Efectivo con tus herramientas de trabajo.

Recuerda que todos gozamos de la misma cantidad

de horas... dependerá cómo escojas utilizarlas.

¡Mucho Éxito!... gracias

www.tecmilenio.edu.mx/hermosillo

Agradecemos su asistencia