Como Organizar Un Evento

Y llegó el Centenario del Jardín no???

¿Qué es un Evento???

Un Suceso Único e Irrepetible

Pero no basta esa definición…

• Es un hecho Único e Irrepetible.• Qué como acontecimiento.• Reúne a un cierto número de personas.• En un lugar y fecha determinado.• Con el fin de cumplir…

Un objetivo:

Social

CulturalEmpresarial

Nuestro objetivo:

Organizar el

Centenerario Del Jardín Nº 0-001

“Merceditas de San Martín”

El Evento necesita:•Organización.•Coordinación.•Conocimiento profesional.•Capacidad ejecutiva.•Capacidad creativa.• Investigación y planificación

El Centenario de una institución es:

• Un evento.• Es la conmemoración de un día

concreto.• Es una manera de vivir el

tiempo. • Y ésta es la razón por la que los

actos se van a organizar en equipo y con el debido TIEMPO.

Por esto necesitamos:• Experiencia y Formación.• Conducción y Coordinación.• Creatividad.• Comunicación.• Responsabilidad.• Organización.• Autodominio.

Experiencia y Formación• Estar capacitados en la organización de

eventos.• Informarse sobre la realidad de la institución

desde su creación hasta nuestros días.

• Nutrirse de otras disciplinas, entre ellas: Comunicación, Ceremonial y protocolo, Organización.• Tener experiencia de los servicios

involucrados: catering, ambientación, animación, recreación.

• Contar con conocimientos informáticos.

Conducción y Coordinación: • Tener capacidad de mando y poder de

coordinación.• Saber seleccionar a los responsables de las

comisiones por sus capacidades.• Conducir la tarea individual y grupal de los

integrantes del EQUIPO hacia el objetivo fijado.• Respetar y ser respetado por todos sus

miembros.• Escuchar y hacerse escuchar cuando sea

necesario.• Motivar al equipo para un mayor rendimiento.

Creatividad:• Ser creativo, innovar en cada momento.• Liberarse de los “pre-juicios” y

comprender que el único límite de la creatividad es la posibilidad de ejecución y el cumplimiento del objetivo.• Ser original, impulsar un sello propio.• Ser autocríticos con las ideas.• Tener habilidad para aprender y

compartir propuestas generadas por el grupo de trabajo.

Comunicación:• Ser un buen intérprete comunicativo de las

necesidades, asistentes al evento y equipo de trabajo.• Ser un buen comunicador eficaz de ideas e

instrucciones.• Ser capaz de leer entre líneas.• Ser capaz de vincular a las personas.• Ser capaz de crear ambiente y muy buenos

canales de COMUNICACIÓN.• Trabajar con y para la percepción sensorial.• Un EVENTO es un HECHO VIVENCIAL.

Responsabilidad:• Ser exigente y selectivo en los servicios y

personal a utilizar en el evento.• Ser capaz de representar a su equipo en sus

ideas y trabajo.• Ser metódico, pragmático, detallista, flexible

y organizado.• Cumplir con los objetivos y plazos

determinados en tiempo y en forma.• Ser transparente y sincero en su accionar.• Estar siempre disponible ante cualquier

eventualidad.• Atender los problemas que le competen , sin

derivar.

Organización:• Ser capaz de establecer objetivos primarios y

secundarios y plazos.• Ser capaz de realizar un organigrama de

tareas.• Ser capaz de evaluar responsables para cada

área o tarea.• Ser capaz de coordinar tiempos de ejecución

de las actividades.• Ser capaz de ordenar la tarea propia y del

equipo.

Autodominio:• Ser capaz de mantener el control ante la

adversidad.• Ser capaz de de mantener el control ante

conflictos personales y profesionales.• No personalizar los problemas laborales.• Mantener siempre una actitud optimista.• Apuntar siempre hacia el mismo objetivo, sin

desviarse.• Soportar situaciones de estrés.• Adaptarse a niveles de exigencia física, así

como trabajar contra reloj.

Y ahora como sigue…• INVESTIGANDO: Utilizando todas las fuentes

desde la creación del Jardín hasta nuestros días.• CREACIÓN DEL OBJETIVO: A través de una

lluvia de ideas, definimos el objetivo sobre el cual trabajaremos en EQUIPO.• PLANIFICANDO: La planificación tiene tres

etapas de tareas, pre evento, durante el evento y post evento.• EJECUTANDO: Las tareas planificadas con

credibilidad, confianza, integridad, respeto, flexibilidad, compromiso, calidez en el trato.

Otros puntos a tener en cuenta• Las Áreas o Sectores Estratégicos: son los que

se consideran significativos para el logro de los objetivos generales propuestos.• Las Prioridades sirven para otorgar una

mayor cantidad de recursos para resolución de una necesidad y asignarle importancia al plan.• La Política es la Ideología, filosofía y espíritu

que enmarca la acción; en ellas están implícitos acciones, valores, modalidades.• El Programa de Acción, es el conjunto de

actividades articuladas a través de la formulación de:

• Metas.• Objetivos.• Organigramas de tareas.• Organigrama de trabajos.• Todo con el fin de alcanzar en un plazo

determinado y con los medios necesarios para tal fin.

Solo a modo de ejemplo planificar es:

Planificar significa:• Tener en cuenta tres momentos del

EVENTO.• Tareas Pre Evento.• Tareas Durante el Evento.• Tareas Pos Evento.

Es solo un pequeño ejemplo:

Tareas Pre Evento

Redacta y envía a los medios.

Mandar anuncio de prensa a loa medios.

Incluye lista completa de todos los

medios.

Utilizar los medios de difusión.

Por correo normal o e-mail.

Enviar invitaciones por correo y/o…..

Busca calidad de impresión y costos.

Diseño e impresión de invitaciones.

A cargo de la comisión pertinente.

Antes del 1 de julio del 2009.

Definir logo e imagen gráfica.

COMUNICACIÓNEstablecer tiempos.

COMENTARIOSPLAZOSTAREAS

Todas juntas podemos!!!• Con una actitud positiva!!!• Con mucho entusiasmo!!!• Con el deseo de lograr la excelencia!!!• Con un verdadero sentido de colaboración!!!

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