El método GTD con Outlook

Ser eficaz conOutlook 2007

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Este curso está basado en métodos de gestión del tiempo

Es un profundo cambio de hábitos en tu organización.

Se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendiente, guardándolas en un lugar específico.

Introducción

Outlook

El proceso Bandeja de entrada

¿Qué es?

¿Requiere acción?

Algún día/tal vez

A consulta

Desechar papelera

¿La siguiente acción llevará menos de dos

minutos?

Hacerlo PosponerloDelegarlo

NO

SI

SINO

En espera/Pendiente(de que alguien lo haga)

Próximo/Acciones siguientes (hacerlo en cuanto pueda)

Agenda(fijar fecha

para hacerlo)

Panel de control- Vista calendario

Panel de control- Vista tareas

Barra de Tareas Pendientes

1. Calendario donde los días en negrita significa que existe alguna cita en el calendario.

2. Las siguientes citas en nuestro calendario

3. Las tareas pendientes clasificadas por categorías. Para ver esta vista es necesario clicar con el botón derecho en la barra y seleccionar personalizar.

Si se tiene desactivado la barra de tareas pendientes, ir a: Ver/ Barra de tareas pendientes/ Normal

Barra de Tareas Pendientes

1. Campos, mostrará los campos que aparecerán en esta vista.

2. Agrupar por categorías y ascendente y opciones predeterminadas de contraer todo

3. Más opciones

Vista tareas- Categorías

1. Para personalizar las categorías según el método que se ha estado hablando y otras categorías que nos sean útiles.

2. Para cambiar las categorías que vienen por defecto a las que se quieran, Todas las categorías.

3. También se puede asignar una combinación de teclados para asignar una categoría a nuestra tarea

4. Se puede establecer un clic rápido(opcional)

5. Si se quiere que la carpeta de siguientes acciones esté arriba del todo, poner un punto a la carpeta .siguientes acciones (opcional)

1

2

3

4

Recopilación de tareas

Estas son dos de las posibilidades de registrar tareas. Se considera como la bandeja de entrada y se realizará la recopilación por aquí. Es importante fijarse que a la tarea creada no se le asocia ninguna categoría, ya que esto se realizará durante el procesar y organizar. Las tareas creadas quedan almacenadas en (ninguno) hasta las fases de procesar y organizar.

Recopilación de tareas-correoUn porcentaje muy alto de las tareas entran por el correo electrónico, así que se tendrá que crear un método para crear tareas desde un correo electrónico de una manera rápida.

Existen diferentes métodos aunque se aconseja el arrastrar el correo, con el botón derecho presionado, hacia las tareas. Esto creará una tarea en nuestra “bandeja de entrada” clasificado como ninguno.

Recopilación de correos - marcasOtro método para registrar en la bandeja de entrada los correos electrónicos, es marcando el correo como marca de seguimiento (botón derecho en la bandera del correo). Cuidado ya que de este modo cuando se borre la tarea se eliminará el correo.

TareasSe puede asignar una tarea a otra

persona

Crear una tarea periódica

Clasificar la tarea según nuestro

método de carpetas

Realizar una marca de seguimiento

Marcar la tarea con un aviso

Procesar de tareas- delegarLe creará a Diego

una tarea

Se puede poner fecha de vencimiento

También crea la tarea en mis tareas pendiente, y se puede categorizar como a

la espera.

Organizar de tareasExisten varios métodos de asignar carpetas a las tareas. Directamente en la vista de tareas y botón derecho. También se podrá organizar las tareas desde la barra de tareas pendientes (botón derecho en cualquier tarea) y clasificar la tarea de la bandeja de entrada en las carpetas.

Organizar de tareas

A veces será necesario tener una tarea en dos

categorías.

En tareas o en calendarioExiste un estudio que dice que se realizan más las tareas apuntadas en el calendario. Pero por otro lado no se puede apuntar absolutamente todo con una fecha y hora. También existen tareas que se pueden realizar durante el día y no en una hora concreta

Se aconseja que se apunten absolutamente todas las tareas en la barra de tareas pendientes y solo lo que tenga una fecha y hora determinada se fija en el calendario, el resto en tareas.

ResumenDisponer de un sistema fiable y global de organización nos proporciona un poder tremendo, ya que nos permite dejar de pensar en pequeñeces y centrarnos en el pensamiento intuitivo sin que nos distraigan todos los asuntos que no hemos abordado apropiadamente.

Ahora bien, para que esto suceda, el sistema de organización material tiene que ser mejor que el mental.

Bibliografía

Blogs: Canasto El Canasto es un blog sobre la Productividad Personal y Getting Things Done

(Organízate con Eficacia en Español). Hábitos Vitales Hábitos Vitales intenta cubrir: como lograr objetivos, productividad

personal, organización personal, motivación… http://thinkwasabi.com

Libros: Take back your life- Sally McGHEE and John Wittry ISBN: 9780735623439 Organízate con Eficacia. ISBN: 9788496627086

GraciasAnnav@productivitycenter.org