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Gerencia de operaciones
NÓMINA Y FACTURACIÓN
Gerencia de operaciones
OBJETIVO
Asegurar que la gestión del proceso de nómina y facturación contribuya eficazmente con el logro de la satisfacción del cliente de acuerdo a los requisitos del cliente, los legales, los de la empresa y del SGI generando información veraz y oportuna de las nóminas, prestaciones sociales y facturas.
Coord. Nal de nómina y facturaciónGerencia de operaciones
PROCESO NÒMINA Y FACTURACIÒN
PLANEARACTUARVERIFICARHACER
CICLO PHVAProgramar las fechas para:• Prenómina• Reporte de
novedades• Liquidación de
nóminas, prestaciones sociales
• Elaboración de facturas (cronograma de actividades)
• Aplicar las Acciones Correctivas, Acciones Preventivas y Acciones de Mejora para atender los hallazgos de no conformidad de auditorias internas
• Realizar la inspección del proceso y resultados de indicadores.
• Revisar y Validar los Objetivos, Metas y Procedimientos.
• Recolectar las novedades reportadas por el proceso SAC, el cliente o la empresa usuaria
• Digitar la información en el software, simular las nóminas, revisarlas y liquidarlas de forma definitiva.
• Facturar las nóminas y demás servicios prestados.
• Identificar y dar manejo al Servicio No Conforme
• Verificar que las nominas elaboradas coincidan con las novedades reportadas por los SAC, clientes o empresas usuarias.
• Validar que las liquidaciones de prestaciones sociales correspondan al periodo trabajado por el colaborador y cumplan los requisitos de Ley.
• Confirmar que la facturación corresponda a lo contractualmente pactado
• Calcular los resultados del proceso y reportar a la Gerencia la Gestión del proceso.
Coord. Nal de nómina y facturaciónGerencia de operaciones
Gerencia de operaciones
INDICADORES PROCESO NÒMINA Y FACTURACIÒN
NIVEL DE CONTRATOS FACTURADOS
Dirección Nacional de GTHGerencia de talento Humano
Coord. Nal de nómina y facturaciónGerencia de operaciones
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PRENÓMINA•Se genera el listado de todos el personal activo bajo el Nit de la empresa usuaria o cliente y se envía ya sea al SAC o al mismo cliente o empresa usuaria.
•Se reportan las novedades presentadas por parte del SAC, Cliente o empresa usuaria
LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y
PRESTACIONES•Se digita la información en el software
•Se simulan las nóminas, verifican y liquidan de forma definitiva.
•Se imprimen los soportes y pasan a Tesorería para pago.
FACTURACIÓN•Se facturan las nóminas y todos los servicios prestados garantizando el cumplimiento de las condiciones pactadas con el cliente o empresa usuaria.
SUBPROCESO PRENÓMINA
SUBPROCESOLIQUIDACIÓN
NÓMINA
SUBPROCESOFACTURACIÓN
NÓMINA Y FACTURACIÓN
Coord. Nal de nómina y facturaciónGerencia de operaciones
Gerencia de operaciones
NOMINA Y FACTURACIÓN
CONTRATACIÓN
SERVICIO AL CLIENTE
SEGURIDAD SOCIAL
Coord. Nal de nómina y facturaciónGerencia de operaciones
INTERACCIÒN NÒMINA CON OTROS PROCESOS
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ACTIVIDADESDE CONTRATACIÓN
Contratos Transferidos Oportunamente
Garantiza Total de Colaboradores con Liquidación de Nómina
1. Número de horas/jornada laboral2. Tipo de nómina3. Cuenta de Banco/Activación4. Tarifa ATEP (ARL)5. Sucursal o Sector adecuado6. Actualización de Cargos y Centros de Costos
según reporte SAC, Cliente o Empresa usuaria
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ACTIVIDADESDE SERVICIO AL CLIENTE
Reporte e ingreso oportuno de novedades de nómina y facturación.
Garantiza Total de Colaboradores con Liquidación de Nómina.
1. Programación de Retiros Y liberación de liquidación (paz y salvo).
2. Reporte de Novedades ( Tiempo extra, comisiones, auxilios, tiempos no laborados….)
3. Reporte de Incapacidades y Licencias4. Reporte de Cambios de Salarios oportunamente5. Seguimiento a los cambios de cargos y centros de
costos reportados por el cliente o empresa usuaria.
6. Reporte oportuno de costos facturables.
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Gerencia de operaciones
CÓMO SE PROGRAMA UN RETIRO? EN SERVICIO AL CLIENTE
Se ingresa por el Modulo de nomina / otros Procesos/ Liquidación prestaciones sociales / Aprobación liquidaciones
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Coord. Nal de nómina y facturaciónGerencia de operaciones
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Se da clic En la opción contrato para desplegar la ventana en donde se va a digitar el numero de la cedula del colaborador a retirar , nuevamente se da doble clic en el nombre y automáticamente sube , se ingresa la fecha y por ultimo ACEPTAR , luego el nombre del colaborador baja en la parte inferior, quedando grabado.
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Se ubica el nombre de la persona que tiene paz y salvo para generar la liquidación de prestaciones sociales y se da doble clic sobre la línea sombreada en azul. Inmediatamente el nombre sube en la parte superior y En la opción Estado se escoge Liquidar contrato y por ultimo se da aceptar . Con este paso queda liberada para poder proceder con la liquidación de prestaciones sociales
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Coord. Nal de nómina y facturaciónGerencia de operaciones
Gerencia de operaciones
ACTIVIDADES QUE SE ESPERAN DE SEGURIDAD SOCIAL
Grabación Oportuna de Incapacidades
Garantiza el pago correcto de nómina al colaborador
1. Tipo de Incapacidad2. Fecha de Inicio y Fecha Fin Correctas3. Estado de Prórroga o No Prórroga correctos4. Reporte de Sobrecostos Seguridad Social para facturar
Coord. Nal de nómina y facturaciónGerencia de operaciones
Gerencia de operaciones
Laura Agudelonominacali2@serviasesorias.com.co
Maria Helena Mazueranomina@serviasesorias.com.co
Angie Ortiznominacali1@serviasesorias.com.co
Coord. OficinaGloria Mixcy
GonzalesIbagué
FUNCIONALES
Coord. OficinaCarolina Martinez
Medellin
Coord. OficinaLina Vallejo
Pereira
Coord. OficinaLuz Angelith Villegas
Barranquilla
Coord. OficinaAndrea Carolina
TibaduizaBucaramanga
ORGANIGRAMACOORDINADOR NACIONAL DE NÓMINA Y
FACTURACIÓN
RELACION OPERATIVA
Ana Lucía Rodriguezanarodriguez@serviasesorias.com.co
COORDINADOR DE NÓMINA Y FACTURACIÓN BOGOTÁ
Coord. Nal de nómina y facturaciónGerencia de operaciones
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