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Coffee Communities& Gamificación
Albert CoronadoCarlos Jumilla
Ramón del PinoCarles Sánchez
Milton SchneiderJonathan Zamora
22
Exposición general empresa y proyecto
1. Quienes somos
2. Producto
3. Objetivos estratégicos
4. Comunidades consumidores de café
5. Coffee Communities
6. Gamificación
Meta, objetivos y alcance7. Meta y alcance
8. Objetivos y medición
Beneficios9. Beneficios del proyecto
Estrategia del proyecto10. Análisis DAFO y PREN
Organización y plan de comunicación
11. Organización
12. Plan de comunicación
Plan de proyecto: Plan de fases y plan de hitos
13. Fases e hitos
14. Plan de Recursos Humanos
Plan de riesgos15. Plan de riesgos
Análisis coste/beneficio. Valoración inversión
16. Presupuesto
17. Análisis coste/beneficio
Conclusiones18. Conclusiones
19. Conclusiones personales
00Índice
en España, Marruecos, Andorra y Argelia
VISIÓNSer el mayor y más eficiente
distribuidor mundial de Clooney’s Coffee cumpliendo con los
compromisos éticos mejorando la calidad de vida de la sociedad y
respetando al medio ambiente
01
Clooney’s Coffee es el líder mundial de café encapsulado y
España su cuarto mercado mundial
Quienes somos
Distribuidor exclusivo de Clooney’s Coffee
1.000 Empleados
66 Boutiques
1 Contact Center
280.670.000 € en 2013(datos 2014 pendientes cierre)
MISIÓN Ser el mayor operador de
Clooney’s Coffee, con la mejor ejecución y referente para el resto
de mercados
VALORESCompromiso y orgullo de pertenecer a L'illo
Honestidad y principios éticos Somos un equipo
Pasión por la marca Orientación al cliente
Orientación a resultados
La búsqueda de la excelencia
3
Clooney’s Coffee es el líder mundial de café encapsulado y
España su cuarto mercado mundial
Distribuidor exclusivo de Clooney’s Coffeeen España, Marruecos, Andorra y Argelia
02Producto
Café encapsulado PREMIUM
25 variedades de café
2 2.5 3 3.5 4 4.5 5 5.50
1
2
3
4
5
6
Illy
Clooney’sCoffee
Dolce Gusto
Lavazza
Tassimo
Marcilla
Precio *
Calid
ad *
*
Solamente el 1% de la producción mundial de café tiene la calidad marcada por Clooney’s Coffee
Para clientes profesionales y domésticos
Más de 100 accesoriosTazas, fundas, agitadores, chocolates
* Precio según promedio 10 cápsulas tipo ‘Ristretto’** Calidad basada en reviews de consumidores
Posicionamiento
4
Aumentar cuota mercadoun 5% en los 3 próximos años
03Objetivos estratégicos
Alcanzar el billón de cápsulas en 2018
Ampliar conocimiento de los clientespersonalización de campañas y servicios
Aumentar ventas profesionales (B2B)un 5% en los 3 próximos años
5
1 solo cliente identificado
04Comunidades consumidoras de café
Dependencia de 1 cliente
1 pago por comunidad1 solo paquete de entrega
Sin datos del resto de consumidores
6
05Coffee Communities
B2B
WEB
MÓVILGAMIFICACIÓN
INTEGRACIÓN
7
06Gamificación
¿Qué es la gamificación?
Es el empleo de mecánicas de juego en entornos no lúdicos
OBJETIVO Potenciar la motivación, la concentración, el esfuerzo, la fidelización y otros valores positivos comunes a todos los juegos
8
07Meta y alcance
META
ALCANCEAplicación móvil Android y iOS
Aplicación Web
Servidor aplicacionesImplantación
Plataforma gestión de la gamificación
Explotación de los datos
Plan de Marketing
Soporte tras la implantación
Desarrollar, implementar y poner en marcha una aplicación para explotar el nicho de las comunidades consumidoras de café incentivando su consumo mediante técnicas de gamificación.
Integración
Formación 9
08Objetivos y medición
OBJETIVOS No acumular un retraso superior a 30 días
Formación al 100% de personal en Service Desk destinado al producto antes de la finalización del proyecto
Integración con los sistemas de la compañía (SAP-BO) al 100% a la finalización del proyecto
Cumplimiento del 100% de los requerimientos definidos por el departamento de marketing antes del arranque del proyecto
Medición: Según la fecha planificada en el hito de cierre
Medición: 100% de contenido ofrecido y examen
Medición: Aprobación del 100% de los test de integración
Medición: Checklist de cumplimiento de requisitos iniciales
10
09Beneficios del Proyecto
11
Dar respuesta a colectivos consumidores de café
Mejora la experiencia de compra
Atención personalizada
Mayor información del consumidor
Aumento de ventas facilitando modos de pago habituales
Incentivo del consumo porentorno gamificado
10Análisis DAFO y PREN
1. Margen de riesgo2. Dirección de
proyecto y Product Owner interno
3. Apoyo del Director Comercial
FORTALEZAS
1. Dependencia empresa desarrolladora
2. Know-how del desarrollo no queda en la empresa
3. Necesidad de todos los departamentos
DEBILIDADES
1. Involucrar en un desarrollo ágil a la empresa
2. Generar un vínculo de confianza con el proveedor
OPORTUNIDADES
1. Gamificación poco atractiva
2. Incumplimiento normativas
3. Abandono empresa contratada
AMENAZAS
1. Mantener el margen de maniobra del presupuesto
2. Máxima visibilidad a PM y PO en Kickoff
3. Involucrar al resto del comité de dirección
POTENCIAR FORTALEZAS
1. Detallar requerimientos y SLA’s
2. Documentación exhaustiva
3. Preparar fases de diseño
REDUCIR DEBILIDADES
1. Formación2. Gestionar el
proveedor como socio
INCREMENTO OPORTUNIDADES
1. Analizar entornos ya gamificados
2. Implicar a dpto. Legal
3. Pagos por entregas
ANULAR AMENAZAS
12
11Organización
Comité de seguimiento del Proyecto
CEO EspañaDirector FinanzasDirector ComercialDirector TIDirector
OperacionesDirector CalidadDirector CRMDirector Marketing
Product Owner Soporte Técnico BI Consultor Calidad MKT Consultor Técnico CRM Consultor Legal Consultor Seguridad
Personal interno
Project Manager Consultor Gamificación Business Analyst / SM Líder Técnico
Líder Calidad 2 Analistas
Calidad 6 Desarrolladores
Personal externo
ProjectManager
13
12Plan de comunicación
Kick Off Demo y Planificació
n
Seguimiento
Planificación diaria
Cierre
Responsable
PM interno
Asistentes
Involucrados alguna fase del proyecto
Objetivo
Presentar información relacionada al proyecto y forma de trabajo.
Periodicidad Única al inicio del proyecto
Formato Presencial / conferencia
Responsable
PM externo
Asistentes
Desarrollo, PM externo y interno, Product Owner
Objetivo
Mostrar lo desarrollado en el sprint y planificar el sprint siguiente.
Periodicidad Cada fin de sprint
FormatoPresencial / conferencia
Responsable
PM interno
Asistentes
Comité de seguimiento
Objetivo
Informar el avance del proyecto contra la planificación
Periodicidad Bimestral
Formato Presencial / conferencia
Responsable
PM interno
Asistentes
PM interno y externo
Objetivo
Determinar las tareas hechas, las que se van a hacer y los posibles problemas.
PeriodicidadMitad y fin del sprint
FormatoPresencial
Responsable
PM interno
Asistentes
Involucrados alguna fase del proyecto
Objetivo
Presentar el resultado del proyecto
PeriodicidadÚnica al final del proyecto
FormatoPresencial / conferencia
Asistentes
Objetivos
Responsable
Periodicidad
Formato
14
13Fases e hitos
2016 2016
Sprint 129/1/2016
4/1/2016 - 29/1/2016Análisis
1/2/2016 - 2/9/2016Desarrollo
5/9/2016 - 30/9/2016Integración
Sprint 930/09/2016
Pedido en Web22/4/2016
Pedido en Android23/5/2016
Pedido en iOS24/5/2016
Lógica Gamificación2/9/2016
Puesta en producción23/9/2016
Kick Off12/1/2016
Requerimientos Sistema14/1/2016
Aplicación Web12/8/2016
Aplicación Android12/9/2016
Aplicación iOS13/9/2016
30/9/2016
Cierre de proyecto6/10/2016
Product OwnerProject Manager ExternoProject Manager InternoLíder de Calidad Externo
ene feb mar abr may jun jul ago sep oct
Informe final integración
Sprint 226/2/2016
Sprint 31/4/2016
Sprint 429/4/2016
Sprint 527/5/2016
Sprint 61/7/2016
Sprint 722/7/2016
Sprint 826/8/2016
15
14Plan de Recursos Humanos
CRMQuality AssuranceDepartamento LegalSeguridad de ITCalidad corporativaConsultor de estilo
Comercial B2BCRMFinanzasOperacionesMarketing
Colaboraciones Stakeholders
Colaboraciones puntuales
Product Ownerde Marketing
PM de IT
M3
M91 técnico Business Intelligence
2 analistas de calidad
3 operadores Service Desk
Project managerConsultor de gamificaciónBusiness AnalystLíder técnicoLíder de calidad6 desarrolladores
M1
16
11
2
Impacto +-
Pro
bab
ilid
ad
+
-
Poca implicación stakeholders
Mal diseño del nuevo flujo de cierre de pedidoDocumentación Proyectos anteriores
Riesgos accidentales (ejemplo: caídas de servicio del servidor)
Fuga de información relevante por parte de la empresa contratada
Incumplimiento plazos de entrega de la empresa contratada
No adaptabilidad a la metodología ágil
Disponibilidad datos críticos
Realizar estimaciones de desarrollo inadecuadas
Mal diseño de la funcionalidad de gamificación
Posibilidad de abandono por parte de la empresa contratada.
15Plan de Riesgos
Supervisión PM Interno.
Formación y promoción.
Control infraestructuras.
Ejecutar penalizaciones e informar al comité. Replanificación del proyecto. Formación y acompañamiento profesional de la persona
afectada. Ejecutar plan de
disponibilidad alternativa de datos (Servidor de backup)
ProjectManager
DirecciónIT
Dpto. IT
50.000€
4.500€
6.000€
17
15
12
10
I – ImpactoP – ProbabilidadGr – GradoC – CatástrofeG – Grave
C
G
C
I P Gr Preventiva Correctiva Respon. Coste
16Presupuesto
PRESUPUESTOConcepto Descripción Cantidad Coste unitario Coste total
GASTOS OPEX
Project manager 9 meses, 1/2 jornada 1 16.500,00 € 16.500,00 € Product Owner 9 meses, 1/4 jornada 1 8.250,00 € 8.250,00 € Personas Service Desk 2 semanas, jornada completa 3 833,33 € 2.500,00 € Incorporación BI 2 semanas, jornada completa 1 1.833,33 € 1.833,33 € Consultor estilo marketing 15 días 1 1.458,33 € 1.458,33 € Consultores departamentos Colaboración puntual (4 h/mes) 6 711,86 € 4.271,19 € Contacto Comercial B2B Reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Contacto CRM Reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Contacto Finanzas Reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Contacto Operaciones Reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Contacto Marketing Reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Contacto IT Reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 €
Total Personal interno (a) 39.084,04 € C
APEX
Desarrollo subcontratado (b) 366.708,33 € Servidores 1 732,00 € 732,00 €Total Equipos (c) 732,00 € Total Recursos (a + b + c) 406.524,37 €
CAPRiesgos y otras contingencias 69.395,73 €
COSTE TOTAL 475.920,10 €
18
17Análisis coste/beneficio
COSTE 475.920 €
OPEX 8%
CAPEX 92%
VAN 1.522.037,40 € (wacc 20%)
TIR 126%
Payback 18 meses 19
18Conclusiones
Coffee Communities es un proyecto estratégico que permitirá:
Aumentar ventas del canal B2B Mejorar la calidad del servicio Aumentar la información de clientes:
consumo, promedios, tendencias, etc.
9 meses de duración 3 aplicaciones, entorno gamificado e
integrado Coste 475.920 € TIR 126%
20
19Conclusiones personales
Bien haberlo hecho
Querer ser demasiado detallistas.
Perder el control de algunas responsabilidades asignadas.
Revisiones y modificaciones en el último minuto.
Un líder para todos los capítulos.
Repaso conjunto de los documentos.
Asignación de responsable.
Fecha y hora fijas para reuniones.
Respetar opiniones
Mas reuniones presenciales.
Plazos de entrega internos mas tempranos.
Revisión constante del contenido.
No permitir que diferentes enfoques distorsionan la idea principal.
No dejar toda la responsabilidad de la entrega a un solo componente.
21
Mal haberlo hecho
Bien no haberlo hecho Mal no haberlo hecho
19Conclusiones personales
4 presentaciones 17 reuniones con el mentor 28 reuniones de grupo 165 páginas de documento
final Incontables horas de trabajo
y experiencias
El talento gana partidos, pero el trabajo en equipo gana campeonatos
Michael Jordan22
BÚSQUEDA DE LA EXCELENCIA
23
GANTTA1
24
Presupuesto completoA2 PRESUPUESTO DEL PROYECTOConcepto Descripción Cantidad Coste unitario Coste total
GASTOS OPEX
Project manager 9 meses, 1/2 jornada 1 16.500,00 € 16.500,00 € Product Owner 9 meses, 1/4 jornada 1 8.250,00 € 8.250,00 € Personas Service Desk 2 semanas, jornada completa 3 833,33 € 2.500,00 € Incorporación BI 2 semanas, jornada completa 1 1.833,33 € 1.833,33 € Consultor estilo marketing 15 días 1 1.458,33 € 1.458,33 € Consultores departamentos colaboración puntual (4 h/mes) 6 711,86 € 4.271,19 € Contacto Comercial B2B reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Contacto CRM reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Contacto Finanzas reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Contacto Operaciones reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Contacto Marketing reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Contacto IT reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Total Personal interno 39.084,04 €
CAPEX
Desarrollador 8 meses a jornada completa 6 30.333,33 € 182.000,00 € Analista calidad 7 meses a jornada completa 2 20.854,17 € 41.708,33 € Líder calidad 8 meses a jornada completa 1 26.000,00 € 26.000,00 € Project manager 9 meses a jornada completa 1 39.000,00 € 39.000,00 € Business analist 9 meses a jornada completa 1 34.125,00 € 34.125,00 € Líder técnico 9 meses a jornada completa 1 34.125,00 € 34.125,00 € Consultor gamificación 9 meses, 1/4 jornada 1 9.750,00 € 9.750,00 € Desarrollo subcontratado 366.708,33 € Servidores 1 732,00 € 732,00 €Total Equipos 732,00 €
Total Recursos 406.524,37 €
CAPEX
Margen de contingencia (3%) 3% 12.195,73 €
1. Incumplimiento de plazos de entrega por parte de la empresa contratada 55% 50.000,00 € 27.500,00 €
3. Adaptabilidad a metodología ágil del personal interno implicado en el proyecto 50% 4.500,00 € 2.250,00 €
4. Disponibilidad datos críticos 45% 6.000,00 € 2.700,00 €
7. Diseño del nuevo flujo de cierre de pedido 35% 5.000,00 € 1.750,00 €
8. Realizar estimaciones de desarrollo inadecuadas 30% 10.000,00 € 3.000,00 €
2. Mal diseño de la funcionalidad de gamificación 20% 75.000,00 € 15.000,00 €
5. Posibilidad de abandono por parte de la empresa subcontratada 5% 100.000,00 € 5.000,00 €
Riesgos y otras contingencias 69.395,73 €
COSTE TOTAL 475.920,10 € 25
Presupuesto de costesPRESUPUESTO DE COSTES
Concepto Año 0 Año 1 Año 2 Año 3
1% 1,50% 2%Ventas globales 280.670.000,00 € 283.476.700,00 € 287.728.850,50 € 293.483.427,51 €
10,00% 11,50% 12,50% 15,00%Ventas B2B 28.067.000,00 € 32.599.820,50 € 35.966.106,31 € 44.022.514,13 €
10,00% 10,00% 10,00% 10,00%Coffee Communities 701.675,00 € 3.259.982,05 € 3.596.610,63 € 4.402.251,41 €
10,00% 30,00% 50,00% 70,00%Incremento de las ventas 17.541,875 € 977.994,615 € 1.798.305,32 € 3.081.576 €Desarrollo aplicación 475.920,10 € Compra de mercancía 4.034,63 € 224.938,76 € 413.610,22 € 708.762,48 €Comisiones por transacciones (2%) 350,84 € 19.559,89 € 35.966,11 € 61.631,52 €Coste de embalaje (1%) 175,42 € 9.779,95 € 17.983,05 € 30.815,76 €Nuevos pedidos en Operaciones (3%) 526,26 € 29.339,84 € 53.949,16 € 92.447,28 €Costes variables 481.007,25 € 283.618,44 € 521.508,54 € 893.657,04 €Margen bruto - 463.465,37 € 694.376,18 € 1.276.796,77 € 2.187.918,95 € Campañas de marketing 139.282,49 € 185.818,98 € 161.847,48 € 145.274,30 €Outsourcing mantenimiento 20.000,00 € 80.000,00 € 80.000,00 € 80.000,00 €BI 11.000,00 € 44.000,00 € 44.000,00 € 44.000,00 €Service Desk 20.000,00 € 80.000,00 € 80.000,00 € 80.000,00 €Servidores 2.661,75 € 10.647,00 € 10.647,00 € 10.647,00 €Costes fijos 192.944,24 € 400.465,98 € 376.494,48 € 359.921,30 € Resultado de explotación (EBIT) - 656.409,61 € 293.910,20 € 900.302,29 € 1.827.997,65 € InteresesEBT - 656.409,61 € 293.910,20 € 900.302,29 € 1.827.997,65 € Impuesto de sociedades - 196.922,88 € 88.173,06 € 270.090,69 € 548.399,30 € Resultado neto - 459.486,73 € 205.737,14 € 630.211,61 € 1.279.598,36 €
EBITDA - 459.486,73 € 205.737,14 € 630.211,61 € 1.279.598,36 €
ACUMULADO - 459.486,73 € - 253.749,59 € 376.462,01 € 1.656.060,37 €
A3
PRESUPUESTO DE TESORERÍAConcepto Año 0 Año 1 Año 2 Año 3 Año 4Incremento de las ventas 17.541,875 € 977.994,615 € 1.798.305,32 € 3.081.576 € Cobro contadoCompra de mercancía 172.738,7 € 366.442,36 € 634.974,41 € 177.190,62 € Pago a 90 díasOtros costes variables 45.062,27 € 95.593,66 € 165.645,5 € 46.223,64 € Pago a 90 díasCASH FLOW EXPLOTACIÓN 17.541,875 € 760.193,64 € 1.336.269,3 € 2.280.956,08 € -223.414,26 €
Desarrollo aplicación 475.920,10 €Pago a 90 días
(fin de año)Promociones 278.646,72 € 167.840,35 € 149.417,59 € 36.318,57 € Pago a 90 díasOutsourcing mantenimiento 80.000 € 80.000 € 80.000 € 20.000 € Pago a 90 díasSalarios (Técnico BI) 11.000,00 € 44.000,00 € 44.000,00 € 44.000,00 €Service Desk 80.000 € 80.000 € 80.000 € 20.000 € Pago a 90 díasServidores 2.661,75 € 10.647 € 10.647 € 10.647 € Pago contado
CASH FLOW LIBRE - 472.039,97 € 266.899,92 € 953.781,95 € 1.916.891,48 € - 299.732,83 €
Financiación ajena
Amortización del capital
Pago de interesesCASH FLOW DEL ACCIONISTA
- 472.039,97 € 266.899,92 € 953.781,95 € 1.916.891,48 € - 299.732,83 €
Aportación capital 489.581,85 € CASH FLOW FINANCIERO 17.541,88 € 266.899,92 € 953.781,95 € 1.916.891,48 € - 299.732,83 €
CASH FLOW FINANCIERO ACUMULADO
17.541,88 € 266.899,92 € 1.220.681,87 € 3.137.573,35 € 2.837.840,52 €
A4 Presupuesto de tesorería
27
Organigrama del proyectoA5
28
29
Plan de riesgos completoA6ID Descripción Activación Descripción Coste
1
Incumplimiento de plazos de entrega por parte de la empresa contratada
Project Manager
Media Catástrofe 15Supervisión por parte del Project Manager interno
Incumplimiento SLA’s de proveedor
Ejecutar penalizaciones e informar al comité. Replanificación del proyecto.
50.000 €
2
Adaptabilidad a metodología ágil del personal interno implicado en el proyecto
Dirección IT Media Grave 12Formación y promoción de los valores aportados por la metodología
Detección de aversión al cambio por parte de algún trabajador interno
Formación y acompañamiento profesional de la persona afectada.
4.500 €
3Disponibilidad datos críticos
Departamento Informática
Baja Catástrofe 10Control de las infraestructuras implicadas
Detección problemas conexión con servicios centrales
Ejecutar plan de disponibilidad alternativa de datos. (Servidor de respaldo).
6.000 €
4Poca implicación stakeholders
Product Owner Media Importante 9Contacto constante y con aportaciones de valor del desarrollo de la aplicación
Negación de colaboración Informar al comité. 0 €
5Mal diseño del nuevo flujo de cierre de pedido
Departamento Comercial
Media Importante 9Comprobación iterativa de los avances realizados
Desaprobación por parte de los estándares aprobados por el departamento comercial
Reelaboración del diseño estrechamente con el departamento.
5.000 €
6Realizar estimaciones de desarrollo inadecuadas
Project Manager (externo)
Baja Grave 8Evaluación histórica, contra propuestas.
Primeros dos iteraciones (sprint) de desarrollo incompletas
Siguientes estimaciones realizadas con un mentor especializado en Scrum.
10.000 €
7Mal diseño de la funcionalidad de gamificación
Departamento Marketing
Baja Grave 8Comprobación iterativa de los avances realizados
Desaprobación del diseño por parte del consultor experto
Realización del rediseño por parte de una empresa experta.
75.000 €
8
Posibilidad de abandono por parte de la empresa contratada.
Project Manager
Muy Baja Catástrofe 5
Reuniones periódicas evaluando la relación laboral entre ambas empresas
Anuncio recibido por parte del proveedor
Ejecutar penalizaciones, informar al comité y ejecutar contrato de reserva con otro proveedor dentro del RFQ.
100.000 €
9Documentación Proyectos anteriores
Departamento IT
Muy Alta Muy Bajo 5Recabar información de proyectos que sean muy parecidos al proyecto.
Desconocimiento de un procedimiento interno
Consultar a otros jefes de proyecto de la empresa
N/A
10Riesgos accidentales (caídas de servicio del servidor…)
Departamento IT
Muy Bajo Bajo 2
Revisión del plan de seguridad del departamento de Informática.
Momento crítico en alguna de las infraestructuras implicadas
Activación plan de desastre definido para casos de la misma naturaleza
N/A
11Fuga de información relevante por parte de la empresa contratada
Project Manager
Bajo Muy Bajo 2
Ajustar la coordinación con el equipo, conocer el clima laboral mediante encuestas, reuniones personales.
Información desde el exterior de nuestros planes futuros
Tratar de identificar la fuga de información.
N/A
Acciones correctivasRiesgoResponsable Probabilidad Impacto Grado Acciones Preventivas
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