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Objetivo General
Elaborar un sistema digital para Notarias para:
• Obtener un Archivo Digital.
• Tener un sistema de calidad.
Objetivos Específicos
• Realizar un proceso de conservación con el fin de contribuir a preparar la documentación original, prepararla para su digitalización, y obtener un rápido manejo de los mismos.
• Realizar un proceso de digitalización que garantice la seguridad de los originales.
• Lograr la digitalización de los documento notariales, como apoyo a la buena operación del negocio.
• Lograr la integración de los documentos en una base de datos para e manejo de todo el personal autorizados.
Sistema Digital para Notarias Públicas La Calidad es Sinónimo de Exito
Rendimiento Optimo Inmediato
Incremento de Productividad y Rentabilidad
Situación Actual
La ley del Notariado establece que el protocolo notarial es la colección ordenada de registros sobre la misma materia en los que el Notario extiende los registros públicos protocolares de acuerdo a ley.
Registros Protocolares:
a) De escrituras públicas.
b) De testamentos.
c) De protesto.
d) De actas de transferencia de bienes muebles registrables.
e) De actas y escrituras de procedimientos no contenciosos.
f) De instrumentos protocolares denominados de constitución de garantía mobiliaria y otras afectaciones sobre bienes muebles;
g) Otros que señale la ley.
Sistema Digital para Notarias Públicas La Calidad es Sinónimo de Exito
Acto
Inicial
Se realiza
Acto
Notarial
Los Documentos
son Registrados
Índices
Archivo
Notario
Archivo
Central
Notarias
Proceso Actos Notariales
Rendimiento Optimo Inmediato
Incremento de Productividad y Rentabilidad
Propuesta
Instalar una solución que permita mejorar los procesos operativos y de registro de los documentos NOTARIALES.
Proceso de Implantación de la Solución
• Realizar la Instalación del Sistema predeterminado para el Equipo.
• Analizar y Seleccionar Documentos a Digitalizar.
• Digitalizar Documento a Documento.
• Auditar Digitalización.
• Proceder al Trabajo Colaborativo.
• Backup – Archivo Seguro – Copias Seguridad.
Sistema Digital para Notarias Públicas La Calidad es Sinónimo de Exito
Rendimiento Optimo Inmediato
Incremento de Productividad y Rentabilidad
Beneficios
La Notaria Digital es la solución definitiva para la Gestión Integral de toda la documentación utilizada en los despachos notariales.
La información del la notaria y por lo tanto contenida en la notaria digital es gestionada en forma integral, de forma que el usuario solo trabaja en una sola base de datos en la que la información esta siempre accesible.
Gestión Documental.
Es la pieza central de la Notaria Digital. Permite accesar, con un solo clic, la información relacionada con las escrituras, dejando de lado el tedioso trabajo de búsqueda de documentos o el manejo de papel en la notaria.
• Documentación previa aportada por los clientes: DNIs, escrituras previas, recibos de contribución.
• Información generada en la notaria.
• Información recibida del exterior.
Sistema Digital para Notarias Públicas La Calidad es Sinónimo de Exito
Notaria Digital
Rendimiento Optimo Inmediato
Incremento de Productividad y Rentabilidad
Nuestra Era Digital
Diseño Normalizado de Documentos.
Controlar Uso y Circulación.
Simplificar Procedimientos.
En la Toma de Decisiones.
Disponibilidad en las Crisis.
Información rápida, efectiva y exacta.
Visualización dentro y fuera de empresa.
Reducción de Costos.
Productos: Gestión Documental.
Digitalización.
WEB - Mobile.
Cloud.
Certificados Digitales.
Sello de Tiempo.
Soluciones: Contabilidad.
Legal.
Salud.
RRHH.
Educación.
Y mas….
Servicios: Gestión de Documentos Físicos y Digitales.
Digitalización de Documentos.
Hosting de Imágenes.
Captura de Datos OCR – ICR.
Consultoría: Elaboración Programa Control Documentario - PCD.
Desarrollo Proyectos Gestión Documental.
Implantación Línea Producción Valor Legal.
Certificación SGS - Idoneidad Técnica.
Digitalización y Gestión Documental Una Solución para cada Necesidad
Soluciones
Herramientas Claves
• Directorio de Lotes Centralizado
• Opciones de Limpieza de Documentos
• OCR de Texto Completo
• Indexación Automática - Reconocimiento de Zonas - Validación de bases de Datos.
• Separación de Documentos Automática
• Modulo de Reportes - Productividad y la viabilidad de los proyectos
• Diferentes formatos, compresión y opciones para archivos planos para su exportación de documentos fuera de Dokmee Capture.
Todo lo Necesario para Digitalizar Técnicamente un Documento
Digitalización de Documentos Producto - DOKMEE Capture
La Calidad es Sinónimo de Exito
Principales Características
• OCR de Texto Completo.
• Importación y Exportación Documentos.
• Visualización Documentos / Acceso Web.
• Seguridad del Documento.
• Manejo de email - Envío / Recepción de
Documentos por Correo Electrónico - Integración
Outllok.
• Integración Sharepoint, Lotus y Otros.
• Impresión Documentos desde DOKMEE –
Integración con Multifuncionales / Escáneres.
• Flujo de Trabajo. (Workflow).
• Auditoría.
• Y Mucho MAS …
Socialmente responsables con el medio ambiente.
Gestión Documental Producto DMS - DOKMEE Enterprise - WEB
Gerencia del Documento - La Evolución sin FIN !
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