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TIPS PARA UN LÍDER ÁGIL
Desde Lean hacia Ágil Project Management
Pablo Lledó
Pablo Lledó
Master of Science en Evaluación de Proyectos, Univ. of York, Inglaterra Project Management Professional (PMP), Project Management Institute MBA en Dirección de Proyectos, Universidad Francisco de Vitoria, España MBA en Negocios Internacionales, Universitat de Lleida, España Licenciado en Economía, Universidad Nacional de Cuyo, Argentina Profesor de varias Universidades Autor de más de 5 libros sobre Project Management Socio fundador y Presidente de MasConsulting Consultor internacional de empresas Primer Presidente y socio fundador de PMI Nuevo Cuyo Argentina Empresario a cargo de distintas empresas
www.pablolledo.com
1. Identificar oportunidades para acelerar losplazos del proyecto sin incrementar loscostos ni reducir la calidad.
2. Recuperar tiempos y capacidad de gestióneliminando excesos en la programación delproyecto.
Objetivos
Evolución de “buenas prácticas”
Producción masivaDepartamentos
Funcionales
Adm. Calidad Total (TQM)
Organización matricial
Ingeniería concurrente
Six Sigma3.4/millón
Lean Flujo
continuo
± 1920 ± 1960 ± 1985 ± 1995 2001
Buenas prácticas para el desarrollo de nuevos productos
Henry Ford / División Trabajo
Frederick Taylor / Administración
Ágil1983PMBOK®
Tipos de tiemposPrincipios de Lean ThinkingPrincipios del Manifiesto ÁgilTips para un Líder ÁgilPreguntas
Contenidos
TIEMPO VALOR AGREGADOEl que pagaría el Cliente
Tiempo trabajado
Tiempo calendario
Tipos de tiempos
Tiempo valor agregado
Horas
TOTAL
4:003:00Corregir errores
3:002:00Revisión de estadísticas de ventas
2:001:00Informe de viajes, llamadas telefónicas
1:0012:00Almuerzo
12:0011:00Volver a solicitar información
11:0010:00Llamada de clientes
10:009:00Reunión sobre planeamiento
9:008:00Reunión sobre situación del proyecto
8:007:00Café, e-mails, diarios, etc.
FinInicioActividadTiempo
valor
Tiempo valor agregado
Horas
TOTAL
4:003:00Corregir errores
3:002:00Revisión de estadísticas de ventas
2:001:00Informe de viajes, llamadas telefónicas
1:0012:00Almuerzo
12:0011:00Volver a solicitar información
11:0010:00Llamada de clientes
10:009:00Reunión sobre planeamiento
9:008:00Reunión sobre situación del proyecto
8:007:00Café, e-mails, diarios, etc.
FinInicioActividad
Tiemposin
valorTiempo
valor
72
420120
60 0
0 60
50 10
60 0
60 0
50 10
40 20
40 20
60 0
¿Por qué difieren los tiempos?
Multi-tareas
Apagar incendios!Falta de recursos
Falta de información Cambio de prioridades
Esperas en colas
Principios del pensamiento Lean
1. Especificar con precisión el valor de cada proyecto.
2. Identificar el flujo de valor que genera cada proyecto.
3. Permitir que el valor fluya sin interrupciones.
4. Permitir al cliente que extraiga valor del equipo de proyectos.
5. Buscar de manera continua la perfección.
+/- Año 1995
1. Especificar el valor del proyecto
Valor = cualquier cosa por la que un cliente estará dispuesto a pagar
Desperdicio Tipo 1 = actividad parcialmente sin valor agregado, pero necesaria para completar las tareas.
Desperdicio Tipo 2 = actividades que carecen de valor agregado. “Muda”
2. Identificar el flujo de valor
Cada tarea debería tener entregables. Toda otra actividad debería sospecharse de no agregar valor.
Flujo de valor: secuencia de tareas que agregan valor.
3. Permitir que el valor fluya
Remover obstáculos para que fluya el valor
Cliente
4. Que el cliente extraiga valor
Los equipos de proyectos deberían permitir a sus clientes extraer valor
Ejemplo: Apple Newton - PDA.
5. Buscar la perfección continua
Ley de entropía: las cosas siempre tienden a ser cada vez más aleatorias y caóticas a lo largo del tiempo.
Manifiesto para el desarrollo Ágil
Preferimos … Antes que…
Individuos e interacciones Procesos y herramientas
Software funcionando Documentación extensiva
Colaboración con el cliente Negociación contractual
Respuesta ante el cambio Seguir un plan
Febrero 2001, Utah
Para proyectos de desarrollo de software
Principios del Manifiesto Ágil
1. Satisfacemos al cliente mediante la entrega temprana y continua del proyecto con valor.
2. Los requisitos pueden cambiar, para proporcionar ventaja competitiva al cliente.
3. Entregamos el proyecto rápidamente (15 a 60 d).
4. Empresarios y desarrolladores trabajan juntos.
5. Desarrollamos proyectos con individuos motivados.
6. Comunicación eficiente = conversación cara a cara.
Principios del Manifiesto Ágil (cont.)
7. Medida de progreso = proyecto funcionando
8. Desarrollo sostenible, manteniendo un ritmo constante de forma indefinida.
9. Atención continua a la excelencia técnica
10. La simplicidad es esencial.
11. Mejores prácticas = equipos auto-organizados.
12. Reflexionar regularmente sobre cómo ser más efectivo para perfeccionar el proyecto.
Filosofías
LEAN = para mejorar eficiencia en proyectos de producción masiva
ÁGIL = para acelerar proyectos de software
Paul Leido = para ser más eficiente y rápido en cualquier tipo de proyecto
Los 10 mandamientos LEAN by Paul Leido
I. No agregarás… desperdicios al proyecto
II. Honrarás… los entregables al Cliente
III. No perderás… tiempo en reuniones
IV. No olvidarás… el análisis de riesgos
V. Levantarás… las etapas tradicionales
VI. Codiciarás… los métodos visuales
VII. No matarás… los métodos estándares
VIII. No provocarás… largas esperas
IX. No olvidarás… los recursos críticos
X. Santificarás… proyectos prioritarios
I. No agregarás desperdicios
Ej: Control remoto / Softwares
de costos, errores, malentendidos, riesgos
Ej: Toyota – semásforos
produce 1 auto cada 2 min. / rojo => 10min / 2hs / Presidente
Resumen ejecutivo de 1 página (HP, Sony, Compac, etc)
II. Honrarás los entregables al Cliente
“Toda actividad debe tener entregable y Cliente”
Id Nombre de tarea
1
Acrividad A2
Actividad B
L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D
06 jun '05 13 jun '05 20 jun '05 27 jun '05
Id Nombre de tarea
1
Acrividad A2
Actividad B
0 12 0 12 0 12 0 12 0 12 0
sáb 04 jun mar 07 jun v ie 10 jun lun 13 jun jue 16 jun dom 19 jun
Project Management Tradicional – B depende de A
Lean Project Management – B está vinculada a A
El Cliente se involucra en forma temprana Breve período de colaboración para completar la tarea El Cliente determina el fin de su actividad predecesora
III. No perderás tiempo en reuniones
Reuniones de coordinación
¿Valor creado ayer? ¿Plan para hoy? ¿Qué necesitan?
5 4 3 2 1
Días previos a la reunión
0%
-
Esfu
erz
o -
10
0%
Reuniones semanales
5 4 3 2 1
Días previos a la reunión
0%
-
Esfu
erz
o -
10
0%
Reuniones diarias (10 min.)
IV. No olvidarás el análisis de riesgos
Gestión de riesgos del proyecto
Identificar riesgos en agenda, costos, alcance y calidad
Cuantificación de riesgos:
Impacto
Probabilidad de ocurrencia
Priorización de riesgos
Plan de respuesta al riesgo
V. Levantar las etapas tradicionales
Entrega de especificaciones formales
Diseño de productos
Diseño de productos
Diseño preliminar
Especificación final
Especificación 2
Especificación 1
Flujo de información tradicional con baches
Ahorro de
tiempos
Flujo de información con el congelamiento de etapas
VI. Codiciar los métodos visuales
Una foto vale más que 1.000 palabras!!!
Escritos: lo más flexible e ineficiente
Participación en las Ventas 1º Trimest 2005
Mercadería
14%
Snack
22% Café
61%
Servicios
1%
Agua
2%
VII. No matarás los métodos estánd.
Si existen procesos OK, ¿porqué re-inventar la rueda?
Ej: recetas, orden de compra, carga de datos, etc.
Dejar la creatividad para cosas más importantes
PMBOK, Director Profesional de Proyectos
VIII. No cometer largas esperas
Reemplazar sistema “FIFO” por sistema de “reservas”
Entrada
SalidaC
ola
/ E
sp
era
Reserva
Entrada
Salida
Mean 66,66
X. Santificar proyectos prioritarios
MULTI-TAREAS VS EQUIPOS DEDICADOS
Multi-tareas No hay priorización Retrasos crónicos “Hace todo como puedas”
Equipos dedicados Priorización de actividades Reservas para contingencias “Listado de proyectos prioritarios”
Lecciones aprendidas
Calidad de vidaAlto desgaste
Proyectos prioritariosMulti-tareas
Planificación de reservasBurocracia y esperas
Recursos críticosRuta crítica
Gestión de riesgosAlto riesgo
Procesos estándaresM.D.O. tradicional
Reuniones eficientesReunionitis
LEAN PROJECTGESTION TRADICIONAL
Eficiencia / Flujo de valorDesperdicios
¿PREGUNTAS?
Disfruten de los proyectos que hagan...
y hagan aquellos proyectos que disfruten!
GRACIAS POR
SU ATENCIÓN
Pablo Lledó
Pablo Lledó / MasConsulting SA
Tel: +54 261 4200511
pablolledo@masconsulting.com.ar
www.pablolledo.com
Libros:
Director profesional de Proyectos (2011)
Gestión de Proyectos (2007)
Administración Lean de Proyectos (2006)
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