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tips para documentar procesos correctamente en total son 12
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12 Claves para documentar correctamente un proceso
Dado que no existe una norma estandarizada o una forma única para hacerlo, en
este blog quiero explicar lo que realmente considero útil y necesario documentarle
a un proceso, espero que les sirva de referencia.
Lo primero que hay que decir es que lo que se busca con la documentación de un
proceso es especificar las herramientas y los instrumentos que posee la
organización para tener ese proceso controlado.
Es claro que el punto de partida es el mapa de procesos o la cadena de valor, en la
cual se grafican los procesos de una organización interrelacionando los procesos
direccionales o gerenciales, los core o de transformación y los de soporte o apoyo.
Dicho lo anterior, las claves para documentar correctamente un proceso son las
siguientes:
1. La finalidad: es el propósito último que debe cumplir un proceso, ej.: el
propósito final del proceso de compras debe ser el de proveer los
suministros a producción.
2. El objetivo: es la meta que debe cumplir ese proceso en términos de
eficiencia, ej. La mejor calidad, el menor precio, mayor oportunidad.
3. El alcance. Debe ser claro donde inicia y donde termina el proceso ej.
Inicia.Inicia con la solicitud aprobada y termina con la entrega de materiales
a producción.
4. Los clientes: personas, entidades o procesos que reciben el producto
5. Las salidas o productos: aquí se describen los productos y/o la
información que libera el proceso como salida del mismo
6. Las actividades transformadoras: normalmente todo proceso consta de
tres actividades básicas: inicio, desarrollo y fiscalización
7. Las entradas o insumos: información ,materiales o insumos que
transforma el proceso
8. Los proveedores: personas, entidades o procesos que suministran los
insumos materiales o información que entran al proceso.
9. El responsable: se refiere al cargo que tiene la autoridad es decir el que
toma las decisiones sobre este proceso.
10.Los indicadores claves: son los que permiten medir en qué grado el
proceso cumple su finalidad y sus objetivos, es decir los indicadores de
eficacia, eficiencia y productividad
11.Los controles: todo proceso debe tener control en la entrada, en la
transformación y en la salida y deben aplicarse en directa relación con el
grado de riesgo de cada actividad
12.Los documentos: se describen aquí en forma separada los documentos
normativos(leyes decretos códigos), los documentos operativos,
(Procedimientos, manuales de usuario, guías, instructivos, fichas técnicas) y
los registros que son los documentos físicos o virtuales que permiten hacer
trazabilidad.
Cuando esta información esta analizada y detallada se debe confeccionar la ficha técnica del proceso, también conocida como “La caracterización”
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