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La Estructura y Organizacin de Archivos
Archivo
Estructura
Sustenta toda propuesta en materia de organizacin y consulta de fuentes
escritas
Colecciones Documentales Archivos
Administracin DocumentalClasificacin de Archivos
Proceso de identificar y organizar archivos en
categoras de acuerdo con esquemas
previamente establecidos, mtodos y reglas
determinados en un sistema o cuadro de
clasificacin
Cuadro de Clasificacin de Archivos
Instrumento tcnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad
Algunas Consideraciones:
Un archivo es un sistema de relaciones reciprocas entre los documentos y grupos de documentos
El trabajo archivstico consistir en conformar una estructura explcita para la unidad documental, tanto en la disposicin fsica, como en las diversas instancias de acceso
Fondo Acceso Rendicin de Cuentas
Seccin.- Son las divisiones del fondo basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables.
Serie.- Divisin de una seccin que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribucin general y que versan sobre una materia o asunto especfico.
Subserie.- Se trata de un conjunto de documentos agrupados dentro de una serie por cualquier razn derivada de su creacin, recepcin o utilizacin.
Funciones Presentes en el Cuadro de Clasificacin
Archivstica
COMUNES
Acciones administrativas
que sirven de apoyo para
el ejercicio de las
competencias para las
que ha sido creado el
organismo.
SUSTANTIVAS
Acciones
administrativas que
constituyen la razn de
ser del organismo.
Todos los documentos tienen un origen reconocible y una intencin definida, puesto que fueron emitidos por alguien
Un ente productor y la finalidad generadora constituirn una constante en el entorno de las actividades cotidianas, sustentando la existencia de un archivo
Un universo documental es un conjunto objetivamente estratificado, en donde sus componentes se vinculan de manera sistemtica de acuerdo con su origen
Puntos a considerar
El Principio de ProcedenciaBase terica que permite fijar criterios de sistematizacin archivstica, estableciendo como norma el orden primitivo, natural, que es inmanente a la documentacin
Organizacin Original
Descripcin y anlisis
Ordenacin Reconstruccin dela red de relaciones
Instrumentosde Consulta
Descripciones sistemticasde estructura
El Orden Original:Es un punto de suma importancia la organizacin de archivos, ya que brinda una
perspectiva de la estructura de los acervos
Dispersin ineficiencia arbitrariedad
Vigencias Documentales
Establecimiento de perodos de conservacin de los Archivos en las instituciones con base en sus valores documentales o conforme disposiciones especficas.
Establecer los tiempos mximos de conservacin de Archivos para lograr un manejo racional y ptimo de los mismos.
Facilitar el flujo de Archivos para evitar su acumulacin innecesaria en oficinas.
Facilitar el proceso de valoracin y disposicin de Archivos
Transferencia Documental
Primaria
Trmite ha terminado, consulta es muy espordica
Secundaria
Si no se detectan valores histricos se procede a su baja definitiva, de lo contrario se procede a su transferencia al Archivo Histrico
Vigencias Documentales Etapa Primaria
VIGENCIAS GENERALES
Contable.
Original 6 aos Copias 3 aos
Administrativo
Original 6 aos Copias 3 aos
Jurdico o Legal
Original Durante su vigencia + 12 aos despus de su vigencia. Copia
Durante su vigencia
VIGENCIAS ESPECFICAS
Expedientes de personal
Conservacin indefinida
Expediente Clnico
Mnimo 5 aos despus del ltimo contacto del paciente
Permisos de importaciones
Hasta un ao despus de la vigencia del permiso
Licencias sanitarias
Conservacin indefinida
Archivo de Trmite Responsable de los documentos de
uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una Unidad Administrativa:
1. Elabora inventario de la unidad administrativa y actualiza peridicamente;
2. Realiza y mantiene actualizada la gua simple;
3. Recibe y/o despacha la correspondencia de la unidad administrativa y registra la entrada y salida de la informacin;
4. Clasifica, describe e integra, archiva y resguarda, los expedientes de archivo;
5. Mantiene el control de prstamos de los expedientes de archivo;
6. Clasifica la informacin reservada y confidencial.
Archivo de Concentracin
1. Encargado del proceso y operaciones para el manejo de Archivos de uso espordico.
2. Recibe de las oficinas (Archivos de Trmite) documentacin, conservndola de manera precautoria hasta que cumpla su vigencia.
3. Organiza la informacin para que esta sea localizada eficientemente a la hora de ser solicitada o transferida al Archivo Histrico.
4. Organiza el prstamo de documentacin si esta es solicitada.
5. Se encuentra pendiente de las vigencias documentales.
6. Procura mantener en las mejores condiciones posibles la documentacin.
Archivo Histrico
1. Unidad archivstica responsable de la conservacin y divulgacin de Archivos con valor permanente.
2. Establecer un programa que permita respaldar los documentos Histricos a travs de sistemas pticos y electrnicos.
3. Reproducir los documentos del Archivo Histrico para fines de preservacin y conservacin.
FORMATOS:
Inventario de Archivos.
Catlogo de Disposicin Documental.
Gua Simple de Archivos.
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