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7/22/2019 Actividad Unidad 3(1) (1)
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Unidad N3. Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad - Fase 2
Actividad: Documentacin de procesos
Al realizar la arquitectura documental del Sistema de Gestin de Calidad y una
vez estandarizada la estructura de manuales, procedimientos, formatos,
instructivos, listados y dems documentos necesarios para cumplir y mantener
el Sistema de Gestin de Calidad, se hace ineludible empezar con el proceso
de documentacin de dichos documentos de acuerdo a la lista de chequeo
definida en la actividad de la unidad N2 (Arquitectura documental delSistema de Gestin de Calidad). Para esto, ustedes deben solucionar lossiguientes trespuntos:
1) Seleccin del orden de la documentacin: definan mediante unagrfica, diagrama, mapa u otra herramienta que demuestre la secuencia
u orden a seguir para iniciar la documentacin para cada uno de los
procesos institucionales de direccin, apoyo, misionales y de mejora
continua.
Control de Documentos
El tratamiento dado al control de documentos en la institucin se
encuentra establecido en los siguientes manuales:
GD 1 NORMALIZACIN DE HERRAMIENTASDEL SGC
CDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO
MP-GD
1.1
Emisin de documentos del SGC
MP-GD
1.2
Emisin de guas clnicas
MP-GD
1.3
Publicacin de herramientas del
SGC
IP-GD
1.1
Codificacin de herramientas
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IP-GD
1.2
Construccin de documentos
REGISTROS
FR-GD
1.1
Matriz de actualizacin de
manuales
FR-GD
1.2
Solicitud de cambios de
documentos
Control de Registros
El tratamiento dado al control de los registros de la institucin seencuentra establecido en los siguientes manuales:
GI 3 SEGURIDAD DE LA INFORMACION
CDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO
MPGI
3.1
Archivo clnico
MPGI
3.2
Archivo administrativo
MPGI
3.3
Copias de seguridad
IP-GI 3.1 Recomendaciones para la gestin del
archivo clnico
IP-GI 3.2 Clasificacin, Codificacin y Rotulacin de
Archivo
REGISTROS
FR-GI
3.1
Registro Documental
Auditoria Interna, Control del Producto No Conforme, AccinCorrectiva y Accin Preventiva
Para el desarrollo de las auditoras internas, se ha diseado el manual
de Auditora para el Mejoramiento de la Calidad el cual define la
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planificacin y ejecucin de las auditorias, los procedimientos y
herramientas con los que cuenta la organizacin para el control y
seguimiento a las no conformidades, determinar sus causas, concretar
las correcciones y las acciones para prevenir la ocurrencia de las noconformidades, a travs de los siguientes documentos:
GM 1 AUDITORIA PARA EL MEJORAMIENTO DE LACALIDAD
CDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO
MP-GM 1.1 Autocontrol
MP-GM 1.2 Auditorias Internas
MP-GM 1.3 Manejo de Auditoras Externas
MP-GM 3.1 Gestin del Riesgo y Seguridad del
Paciente
MP-GM 3.2 Rondas de Seguridad
IPGM 1.1 Aspectos Mnimos para el Autocontrol
IPGM 1.2 Orientaciones para Desarrollar lasAuditorias Internas
IPGM 1.4 Metodologa para la Determinacin de
las Causas de los riesgos y No
Conformidades
IPGM 3.1 Poltica de Seguridad del Paciente
IP-GM 3.2 Rondas de Seguridad
REGISTROS
FR-GM 1.1 Cronograma de Auditoras Internas
FR-GM 1.2 Informe de Autocontrol
FR-GM 1.3 Informe de Auditoria
FR-GM 1.4 Reporte, Anlisis y Seguimiento de
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Hallazgos y Mejoras
FR-GM 1.5 Plan de Auditora
FR-GM 3.1 Reporte de Casos con Enfoque de
Riesgo
FR-GM 3.2 Consolidado de Casos con Enfoque de
Riesgo
FR-GM 3.3 Tablero de Riesgos
2) Documentacin total de un proceso Misional o de Realizacin del
Producto/Servicio: de los procesos institucionales, seleccionen el quedebera documentarse primero de acuerdo al punto anterior,
posteriormente deben iniciar su completa documentacin, de modo que
luego de realizada, se garantice el cumplimiento de los requisitos
aplicables para el mismo, segn Norma ISO 9001:2008.
A. Definicin de la caracterizacin del proceso seleccionado.
rea Temtica
GESTION HUMANA
Proceso
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
OBJETIVO DEL PROCESO:Asegurar la mejora de las competencias de los colaboradores y las condiciones de
bienestar facilitando el desempeo de sus labores.
RESPONSABLE DESEMPE O
COORDINADOR REGIONAL DE
GESTION HUMANA
REQUISITOS NORMA ISO 9001
6.2 Recursos Humanos
REQUISITOS REGLAMENTARIOS
Ley 1164 de 2007 Decreto 1011 de 2006 Resolucin 1043 de 2006 Decreto 1543 de 1997 Requisitos de contratantes Reglamento interno de trabajo Cdigo Sustantivo del Trabajo
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DESCRIPCIN DEL PROCESO Y SUS RESPONSABLES
COORDINACION DE GESTION HUMANADIRECTIVOS NACIONALES Y
REGIONALES
ENTRADAS
Necesidades de formacin
PROVEEDORES
Jefes o responsables de reas
ACTIVIDADESP. Definir necesidades de formacin
P. Definir programa de formacin
P. Programar mediciones
P. Elaborar cronograma de actividades ypresupuesto
H. Medir desempeo
H. Realizar actividades de formacin
H. Evaluar formacin
V. Evaluar cumplimiento e impacto de
programas
SALIDAS
Colaboradores competentes Planes de formacin ejecutados
CLIENTES
MANUALES
MP-GH 2.1 Evaluacin colaboradores MP-GH 2.2 Formacin y desarrollo. IP-GH 2.1. Lineamientos para la administracin
de personal IP-GH 2.2 Evaluacin de la formacin
FORMATOS
FR-GH 2.1 Entrega de dotacin FR-GH 2.2 Solicitud de permisos, licencias y
vacaciones FR-GH 2.3 Paz y salvo FR-GH 2.4 Evaluacin periodo de prueba
FR-GH 2.5 Evaluacin de logros FR-GH 2.6 Desarrollo de actividades de
formacin FR-GH 2.7 Evaluacin de actividades
RECURSOS
Computador Software
Papelera Talento humano
RESPONSABLE DELSEGUIMIENTO
DIRECTOR NACIONAL DE GESTION
HUMANA
MEDICI N Y SEGUIMIENTO
Ejecucin plan de formacin Eficacia de la formacin laboral
RESPONSABLE DE MEDICIN
COORDINADOR REGIONAL DE
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INICIO
EvaluacinColaboradores
Plan de Formacin y
Desarrollo Humano
Reportes de mejora en
el desempeo
organizacional
FIN
Evaluacin de Periodo
de Prueba
Evaluacin de Logros
Evaluacin deDesempeo
Autocontroles,
Auditorias Internas y
Externas
Encuesta de
Necesidades
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MEDICION Y SEGUIMIENTOEjecucin del plan de formacin
DEFINICIN DEL INDICADOR: Es el seguimiento realizado a la ejecucin del plan para garantizar la competencia del talento humano.
FORMULA DEL INDICADOR: No. de actividades de capacitacin ejecutadas / No. de actividades programadas X100
FUENTE DE LOS DATOS: Numerador: Ver Formatos FR-GH.2.6 Desarrollo de actividades de formacin. Denominador: Ver cronograma de actividades.
PERIODICIDAD:Trimestral
ESTANDAR CALIFICACION DEL ESTANDAR
85%
E B R M
Mayor a 85 8580 75-79 Menos de 75
Eficacia de la formacin laboral
DEFINICIN DEL INDICADOR: Es la medicin de la capacidad de cada trabajador para llevar a la prctica los conocimientos que adquiere, durante los mdulos temticos y sus
diferentes actividades educativas brindadas por la organizacin.
FORMULA DEL INDICADOR: Nmero de actividades aplicadas para la medicin de la eficacia con resultado favorable / Nmero total de actividades para la medicin de la eficacia
aplicadas x 100.
FUENTE DE LOS DATOS: Numerador: Instrumentos, evaluaciones, actas con resultado favorable. Denominador: Instrumentos, evaluaciones, actas que de cuenta de la medicinde la eficacia.
PERIODICIDAD: Trimestral
ESTANDAR CALIFICACION DEL ESTANDAR
85%
E B R M
Mayor a 85 8580 75-79 Menos de 75
Rotacin de personal
DEFINICIN DEL INDICADOR: Es la proporcin de salidas de trabajadores, tanto voluntarias como definidas por la organizacin.
FORMULA DEL INDICADOR: Nmero de egresos de trabajadores en el periodo / Nmero total de trabajadores en el periodo X 100
FUENTE DE LOS DATOS: Numerador: Ver novedades de la planta de cargos presentadas en el periodo. Denominador: Ver planta de cargos en el periodo de analizado.
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PERIODICIDAD: Semestral
ESTANDAR CALIFICACION DEL ESTANDAR
Poblacin menor a 300colaboradores
1%
E B R M
00.9% 11.4% 1.51.9% Mayor de 2%
Poblacin mayor de 300colaboradores
2%
E B R M
0 - 1.9% 22.4% 2.52.9% Mayor de 3%
3) Escriban las conclusiones de aprendizaje que obtuvo cada integrante delgrupo tras el desarrollo de la presente actividad.
Conclusiones
1. Se logr concluir en este trabajo que la estructura de manuales,
procedimientos, formatos, instructivos, listados y dems documentos son
necesarios para cumplir y mantener el Sistema de Gestin de Calidad
2. Que la implementacin del sistema de gestin de la calidad de cualquier
organizacin contribuye a garantizar el manual de calidad, mapa de
procesos, Caracterizaciones de proceso, Procedimientos, Instructivos,
formatos, Registros del Sistema.
Modo de entrega:
Cada aprendiz de manera individual debe subir a la plataforma el archivo
con el desarrollo de la actividad.
Criterios de evaluacinDetermina la secuencia e interaccin de un proceso.
Realiza la documentacin del proceso.
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