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Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 1
Tabla de Contenido
1 OBJETIVO 2
2 ALCANCE 2
3 NORMATIVIDAD 2
31 Lineamientos 2
4 RESPONSABILIDADES 2
41 Responsable del Proceso 2
42 Responsabilidades 2
5 DESCRIPCIOacuteN DE ACTIVIDADES 3
51 Descripcioacuten de actividades ndash Actualizacioacuten de datos de egresados 3
6 DEFINICIONES 4
7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 4
8 INDICADORES 5
9 RIESGOS 5
10 CONTROL DE CAMBIOS 6
11 APROBACIOacuteN 6
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 2
1 OBJETIVO
Este proceso se realiza con el fin de mantener las bases de datos de los egresados en
permanente actualizacioacuten
2 ALCANCE
El proceso inicia con la recoleccioacuten de datos por actualizar por diversas fuentes y finaliza
con la elaboracioacuten de un reporte correspondiente a los datos actualizados
3 NORMATIVIDAD
31 Lineamientos
Tiempos de actualizacioacuten Dependiendo del volumen de datos por actualizar el
Gestor de Datos estima tiempos de actualizacioacuten los cuales deben ser cumplidos por
los Auxiliares del Centro de Contacto
Manual de estaacutendares y calidad de datos y Manual procedimientos y poliacuteticas Son la
guiacutea para el registro de datos en el sistema Estos manuales son internos de Egresados
y son publicados en el Share Point de la Vicerrectoriacutea para consulta de los funcionarios
interesados cuando se requiera
4 RESPONSABILIDADES
41 Responsable del Proceso
Jefe del Programa de Egresados
42 Responsabilidades
Gestor Base de Datos
Estimar tiempos de actualizacioacuten de datos por persona
Auxiliar de centro de contacto
Cumplir los tiempos definidos para la actualizacioacuten da datos
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
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Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 3
5 DESCRIPCIOacuteN DE ACTIVIDADES
51 Descripcioacuten de actividades ndash Actualizacioacuten de datos de egresados
ENTRADA Datos por actualizar
PROVEEDOR Diversas fuentes de registro de datos
SALIDA Base de datos actualizada
CLIENTE Vicerrectoriacutea de Desarrollo y Egresados
ACTIVIDAD DESCRIPCIOacuteN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1 Recolectar datos por actualizar
Semanalmente se recolectan datos nuevos por actualizar provenientes de las siguientes fuentes
Solicitudes por carnetizacioacuten
Correos electroacutenicos o llamadas al Centro de Contacto
Actualizacioacuten a traveacutes de la paacutegina de formulario de inscripcioacuten
Encuestas semestrales
Lista de graduados
Facultades Unidades Departamentos
Jefe de Egresados
Experian
Rue
Gestor de Base de Datos
2 Consolidar archivo de datos
En un archivo de Excel con base en la informacioacuten recolectada previamente se consolida la siguiente informacioacuten empresas temas laborales datos personales recieacuten graduados egresados en el exterior empresas pendientes por crear
Gestor de Base de Datos
3 Definir lista de tareas
Al inicio de cada semana se determina coacutemo va a ser la reparticioacuten de trabajo entre los auxiliares para la actualizacioacuten de datos Igualmente se define un cronograma de trabajo para esta actividad
Gestor Bases de Datos
4 Recibir archivo de datos por actualizar
Siete Auxiliares del Centro de Contacto reciben por parte del Gestor de Bases de Datos el archivo de datos por actualizar consolidado y el cronograma de trabajo
Auxiliares Centro de Contacto
5 Actualizar datos
En Banner se actualizan los datos a continuacioacuten
Datos personales (de contacto de ubicacioacuten y biograacuteficos)
Datos laborales de contacto y de ubicacioacuten (Si es necesario se crea la
Auxiliares Centro de Contacto
Banner
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 4
empresa en donde trabaja el egresado en el sistema y se asocia la empresa a la informacioacuten laboral del egresado) Se busca cargo jerarquiacutea salario NIT de empresa
6 Actualizar datos de egresados en el exterior
En Banner se cargan los datos a continuacioacuten
Datos personales de contacto de ubicacioacuten y biograacuteficos (En caso de que sea necesario crear en Banner la ciudad en donde reside el egresado se le hace la solicitud a un Ingeniero de Procesos de Banner Una vez este creada la ciudad se asocia a la informacioacuten personal del egresado)
Datos laborales do contacto y de ubicacioacuten (Si es necesario se crea la empresa en el sistema de Banner y se asocia la empresa a la informacioacuten laboral del egresado)
Auxiliares Centro de Contacto
Banner
7 Enviar reporte
Al cierre de cada semana se enviacutea un reporte en Excel al Gestor de Bases de Datos Este reporte es una consolidacioacuten de los datos actualizados En caso de que no haya sido posible encontrar alguacuten dato se debe realizar la correspondiente notacioacuten
Auxiliares Centro de Contacto
Reporte de datos actualizados
6 DEFINICIONES
Experian Corresponde a la Base de datos de DataCreacutedito
Rue Registro Uacutenico Empresarial - Es una red nacional de servicios regiacutestrales que integra y centraliza el registro mercantil y el registro de proponentes que administran las 57 Caacutemaras de Comercio1
7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
1 Registro Uacutenico Empresarial ndash RUE Recuperado el 8 de abril de 2015 de Caacutemara de Comercio del Cauca Sitio web httpwwwcccaucaorgcoservicios-empresarialesregistro-unico-empresarial
INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadeacutemica administrativa entidad)
No aplica
Manual estaacutendares y calidad de los datos en Banner
Manual procedimientos y poliacuteticas
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de Estaacutendares y Calidad de Datos en el Sistema Banner
b
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina b
TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten e
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Estaacutendar - Nombre 1
12 Caracteres prohibidos 3
13 Procedimientos de referencia 3
14 Control de actualizaciones 3
2 Nuacutemero de identificacioacuten 4
21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten 4
22 Caracteres prohibidos 5
23 Procedimientos de referencia 5
24 Control de actualizaciones 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento 6
32 Caracteres prohibidos 7
33 Procedimientos de referencia 7
34 Control de actualizaciones 7
4 Coacutedigo 8
41 Estaacutendar - Coacutedigo 8
42 Caracteres prohibidos 8
43 Procedimientos de referencia 8
44 Control de actualizaciones 9
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Estaacutendar - Direccioacuten 10111 Tipos de direccioacuten 10112 Estaacutendar direccioacuten 11113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes 12
12 Caracteres prohibidos 12
c
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina c
13 Procedimientos de referencia 13
14 Control de actualizaciones 13
2 Teleacutefono 14
21 Estaacutendar 14
22 Caracteres prohibidos 14
23 Procedimientos de referencia 15
24 Control de actualizaciones 15
3 Direccioacuten de Correo electroacutenico 16
31 Estaacutendar 16311 Tipos 16312 Estaacutendar 17
32 Caracteres prohibidos 18
33 Procedimientos de referencia 18
34 Control de actualizaciones 18
Lista de referencia i
Iacutendices y apeacutendices iv
Glosario v
Anexos vi
d
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina d
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Responsables de los datos eTabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato fTabla 3 Caracteres especiales y violaciones 2Tabla 4 Caracteres prohibidos 3Tabla 5 Violaciones y excepciones 5Tabla 6 Casos especiales y violaciones 6Tabla 7 Tipos de direccioacuten 11Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico 16Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico 18Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN vi
e
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina e
Introduccioacuten
Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos
Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
f
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina f
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a
Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco
Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
1
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 1
ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Estaacutendar - Nombre
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
A (registraduriacutea)
Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea
bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta
de correo Uniandes bull Diploma
B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales
bull Diploma bull Carnet
2
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 2
SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales
Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea
B
Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)
bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza
informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante
bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados
Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER
Caracteres especiales
Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos
Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4
Espaciado de los nombres
Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre
Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre
Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM
Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato
CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo
3
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 3
12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos
Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes
1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se
reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo
rdquo$amp()=iexcliquest
Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados
para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar
13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se
encuentran en el manual de procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 4
2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema
21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas
despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes
Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio
DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM
E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)
T (Tarjeta de Identidad)
P (Pasaporte)
S (Social security Number)
5
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 5
Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN
Violaciones
Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento
Excepciones (Uacutenicamente para
Direccioacuten de Desarrollo)
Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo
22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte
23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se
encuentra en el manual de procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
6
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 6
3 Fecha de nacimiento
Indica el tiempo de nacimiento de una persona
31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Fecha
DD-MM-YYYY Donde
DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)
MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)
YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)
bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos
Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 6 Casos especiales y violaciones
CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER
Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento
Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900
No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo
Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo
No se registra a menos que se consiga el dato adicional
No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo
Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero
Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero
7
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 7
32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres
son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se
encuentra en el manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
8
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 8
4 Coacutedigo
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al
interior de la Universidad de los Andes
41 Estaacutendar - Coacutedigo
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Coacutedigo
Se compone de (9) nueve -diacutegitos-
YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema
Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato
Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios
42 Caracteres prohibidos Tabla 4
43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de
procedimiento
9
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 9
44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
10
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 10
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya
tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Estaacutendar - Direccioacuten
111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas
investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono
La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones
11
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 11
Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos
RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten
TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
112 Estaacutendar direccioacuten
Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten
Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la
DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones
Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal
direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados
CASOS ESPECIALES
Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)
En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros
Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla
9 Convenciones para direcciones ndash DIAN
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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2
Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones
bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
y los 3 siguientes son un consecutivo
12 Caracteres prohibidos
Puntuacioacuten
Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca
deben ser utilizados
Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de
direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete
individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de
procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican
inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica
21 Estaacutendar
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia
Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado
donante
TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo
CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax
MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante
Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado
PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante
AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
Componentes Definicioacuten y estaacutendar
Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo
Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas
Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos
Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono
22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos
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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de
procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona
que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona
31 Estaacutendar
311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo
bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos
ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
EUNI Institucional Universidad de los Andes
Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional
EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)
EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)
MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante
PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio
Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario
Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas
La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco
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32 Caracteres prohibidos
Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4
lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el
manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en
httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA
bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003
bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-
2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y
Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES
bull Manual Crear Personas ndashAyR
bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo
bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea
en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html
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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE
bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas
bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del
Decreto 2150 de 1995
bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR
bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el
otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior
bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)
bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y
se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)
NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD
bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14
bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)
bull wwwregistraduriagovco
bull wwwdasgovco
NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO
bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten
Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil
bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil
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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)
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Iacutendices y apeacutendices
Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13
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Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5
rdquo
5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
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Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
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TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
c
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113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
d
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
e
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Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 5
Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 6
3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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Paacutegina 7
315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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Paacutegina 8
4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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Paacutegina 9
En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Paacutegina 11
Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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Paacutegina 12
113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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Paacutegina 13
2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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Paacutegina 15
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
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Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 2
1 OBJETIVO
Este proceso se realiza con el fin de mantener las bases de datos de los egresados en
permanente actualizacioacuten
2 ALCANCE
El proceso inicia con la recoleccioacuten de datos por actualizar por diversas fuentes y finaliza
con la elaboracioacuten de un reporte correspondiente a los datos actualizados
3 NORMATIVIDAD
31 Lineamientos
Tiempos de actualizacioacuten Dependiendo del volumen de datos por actualizar el
Gestor de Datos estima tiempos de actualizacioacuten los cuales deben ser cumplidos por
los Auxiliares del Centro de Contacto
Manual de estaacutendares y calidad de datos y Manual procedimientos y poliacuteticas Son la
guiacutea para el registro de datos en el sistema Estos manuales son internos de Egresados
y son publicados en el Share Point de la Vicerrectoriacutea para consulta de los funcionarios
interesados cuando se requiera
4 RESPONSABILIDADES
41 Responsable del Proceso
Jefe del Programa de Egresados
42 Responsabilidades
Gestor Base de Datos
Estimar tiempos de actualizacioacuten de datos por persona
Auxiliar de centro de contacto
Cumplir los tiempos definidos para la actualizacioacuten da datos
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 3
5 DESCRIPCIOacuteN DE ACTIVIDADES
51 Descripcioacuten de actividades ndash Actualizacioacuten de datos de egresados
ENTRADA Datos por actualizar
PROVEEDOR Diversas fuentes de registro de datos
SALIDA Base de datos actualizada
CLIENTE Vicerrectoriacutea de Desarrollo y Egresados
ACTIVIDAD DESCRIPCIOacuteN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1 Recolectar datos por actualizar
Semanalmente se recolectan datos nuevos por actualizar provenientes de las siguientes fuentes
Solicitudes por carnetizacioacuten
Correos electroacutenicos o llamadas al Centro de Contacto
Actualizacioacuten a traveacutes de la paacutegina de formulario de inscripcioacuten
Encuestas semestrales
Lista de graduados
Facultades Unidades Departamentos
Jefe de Egresados
Experian
Rue
Gestor de Base de Datos
2 Consolidar archivo de datos
En un archivo de Excel con base en la informacioacuten recolectada previamente se consolida la siguiente informacioacuten empresas temas laborales datos personales recieacuten graduados egresados en el exterior empresas pendientes por crear
Gestor de Base de Datos
3 Definir lista de tareas
Al inicio de cada semana se determina coacutemo va a ser la reparticioacuten de trabajo entre los auxiliares para la actualizacioacuten de datos Igualmente se define un cronograma de trabajo para esta actividad
Gestor Bases de Datos
4 Recibir archivo de datos por actualizar
Siete Auxiliares del Centro de Contacto reciben por parte del Gestor de Bases de Datos el archivo de datos por actualizar consolidado y el cronograma de trabajo
Auxiliares Centro de Contacto
5 Actualizar datos
En Banner se actualizan los datos a continuacioacuten
Datos personales (de contacto de ubicacioacuten y biograacuteficos)
Datos laborales de contacto y de ubicacioacuten (Si es necesario se crea la
Auxiliares Centro de Contacto
Banner
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
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MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 4
empresa en donde trabaja el egresado en el sistema y se asocia la empresa a la informacioacuten laboral del egresado) Se busca cargo jerarquiacutea salario NIT de empresa
6 Actualizar datos de egresados en el exterior
En Banner se cargan los datos a continuacioacuten
Datos personales de contacto de ubicacioacuten y biograacuteficos (En caso de que sea necesario crear en Banner la ciudad en donde reside el egresado se le hace la solicitud a un Ingeniero de Procesos de Banner Una vez este creada la ciudad se asocia a la informacioacuten personal del egresado)
Datos laborales do contacto y de ubicacioacuten (Si es necesario se crea la empresa en el sistema de Banner y se asocia la empresa a la informacioacuten laboral del egresado)
Auxiliares Centro de Contacto
Banner
7 Enviar reporte
Al cierre de cada semana se enviacutea un reporte en Excel al Gestor de Bases de Datos Este reporte es una consolidacioacuten de los datos actualizados En caso de que no haya sido posible encontrar alguacuten dato se debe realizar la correspondiente notacioacuten
Auxiliares Centro de Contacto
Reporte de datos actualizados
6 DEFINICIONES
Experian Corresponde a la Base de datos de DataCreacutedito
Rue Registro Uacutenico Empresarial - Es una red nacional de servicios regiacutestrales que integra y centraliza el registro mercantil y el registro de proponentes que administran las 57 Caacutemaras de Comercio1
7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
1 Registro Uacutenico Empresarial ndash RUE Recuperado el 8 de abril de 2015 de Caacutemara de Comercio del Cauca Sitio web httpwwwcccaucaorgcoservicios-empresarialesregistro-unico-empresarial
INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadeacutemica administrativa entidad)
No aplica
Manual estaacutendares y calidad de los datos en Banner
Manual procedimientos y poliacuteticas
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de Estaacutendares y Calidad de Datos en el Sistema Banner
b
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina b
TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten e
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Estaacutendar - Nombre 1
12 Caracteres prohibidos 3
13 Procedimientos de referencia 3
14 Control de actualizaciones 3
2 Nuacutemero de identificacioacuten 4
21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten 4
22 Caracteres prohibidos 5
23 Procedimientos de referencia 5
24 Control de actualizaciones 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento 6
32 Caracteres prohibidos 7
33 Procedimientos de referencia 7
34 Control de actualizaciones 7
4 Coacutedigo 8
41 Estaacutendar - Coacutedigo 8
42 Caracteres prohibidos 8
43 Procedimientos de referencia 8
44 Control de actualizaciones 9
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Estaacutendar - Direccioacuten 10111 Tipos de direccioacuten 10112 Estaacutendar direccioacuten 11113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes 12
12 Caracteres prohibidos 12
c
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina c
13 Procedimientos de referencia 13
14 Control de actualizaciones 13
2 Teleacutefono 14
21 Estaacutendar 14
22 Caracteres prohibidos 14
23 Procedimientos de referencia 15
24 Control de actualizaciones 15
3 Direccioacuten de Correo electroacutenico 16
31 Estaacutendar 16311 Tipos 16312 Estaacutendar 17
32 Caracteres prohibidos 18
33 Procedimientos de referencia 18
34 Control de actualizaciones 18
Lista de referencia i
Iacutendices y apeacutendices iv
Glosario v
Anexos vi
d
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina d
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Responsables de los datos eTabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato fTabla 3 Caracteres especiales y violaciones 2Tabla 4 Caracteres prohibidos 3Tabla 5 Violaciones y excepciones 5Tabla 6 Casos especiales y violaciones 6Tabla 7 Tipos de direccioacuten 11Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico 16Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico 18Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN vi
e
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina e
Introduccioacuten
Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos
Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
f
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina f
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a
Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco
Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
1
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ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Estaacutendar - Nombre
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
A (registraduriacutea)
Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea
bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta
de correo Uniandes bull Diploma
B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales
bull Diploma bull Carnet
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SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales
Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea
B
Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)
bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza
informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante
bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados
Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER
Caracteres especiales
Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos
Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4
Espaciado de los nombres
Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre
Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre
Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM
Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato
CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo
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12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos
Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes
1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se
reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo
rdquo$amp()=iexcliquest
Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados
para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar
13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se
encuentran en el manual de procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema
21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas
despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes
Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio
DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM
E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)
T (Tarjeta de Identidad)
P (Pasaporte)
S (Social security Number)
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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN
Violaciones
Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento
Excepciones (Uacutenicamente para
Direccioacuten de Desarrollo)
Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo
22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte
23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se
encuentra en el manual de procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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3 Fecha de nacimiento
Indica el tiempo de nacimiento de una persona
31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Fecha
DD-MM-YYYY Donde
DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)
MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)
YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)
bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos
Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 6 Casos especiales y violaciones
CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER
Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento
Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900
No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo
Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo
No se registra a menos que se consiga el dato adicional
No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo
Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero
Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero
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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres
son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se
encuentra en el manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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4 Coacutedigo
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al
interior de la Universidad de los Andes
41 Estaacutendar - Coacutedigo
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Coacutedigo
Se compone de (9) nueve -diacutegitos-
YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema
Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato
Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios
42 Caracteres prohibidos Tabla 4
43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de
procedimiento
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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya
tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Estaacutendar - Direccioacuten
111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas
investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono
La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones
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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos
RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten
TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
112 Estaacutendar direccioacuten
Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten
Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la
DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones
Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal
direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados
CASOS ESPECIALES
Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)
En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros
Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla
9 Convenciones para direcciones ndash DIAN
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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2
Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones
bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
y los 3 siguientes son un consecutivo
12 Caracteres prohibidos
Puntuacioacuten
Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca
deben ser utilizados
Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de
direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete
individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de
procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican
inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica
21 Estaacutendar
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia
Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado
donante
TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo
CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax
MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante
Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado
PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante
AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
Componentes Definicioacuten y estaacutendar
Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo
Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas
Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos
Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono
22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos
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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de
procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona
que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona
31 Estaacutendar
311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo
bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos
ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
EUNI Institucional Universidad de los Andes
Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional
EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)
EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)
MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante
PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio
Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario
Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas
La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco
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32 Caracteres prohibidos
Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4
lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el
manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en
httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA
bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003
bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-
2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y
Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES
bull Manual Crear Personas ndashAyR
bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo
bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea
en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html
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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE
bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas
bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del
Decreto 2150 de 1995
bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR
bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el
otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior
bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)
bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y
se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)
NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD
bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14
bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)
bull wwwregistraduriagovco
bull wwwdasgovco
NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO
bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten
Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil
bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil
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Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina iii
bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina iv
Iacutendices y apeacutendices
Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5
rdquo
5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina vi
Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina b
TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina c
113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
d
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina d
Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 1
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 12
113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
14
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 14
No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
15
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 15
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
16
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 16
313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 3
5 DESCRIPCIOacuteN DE ACTIVIDADES
51 Descripcioacuten de actividades ndash Actualizacioacuten de datos de egresados
ENTRADA Datos por actualizar
PROVEEDOR Diversas fuentes de registro de datos
SALIDA Base de datos actualizada
CLIENTE Vicerrectoriacutea de Desarrollo y Egresados
ACTIVIDAD DESCRIPCIOacuteN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1 Recolectar datos por actualizar
Semanalmente se recolectan datos nuevos por actualizar provenientes de las siguientes fuentes
Solicitudes por carnetizacioacuten
Correos electroacutenicos o llamadas al Centro de Contacto
Actualizacioacuten a traveacutes de la paacutegina de formulario de inscripcioacuten
Encuestas semestrales
Lista de graduados
Facultades Unidades Departamentos
Jefe de Egresados
Experian
Rue
Gestor de Base de Datos
2 Consolidar archivo de datos
En un archivo de Excel con base en la informacioacuten recolectada previamente se consolida la siguiente informacioacuten empresas temas laborales datos personales recieacuten graduados egresados en el exterior empresas pendientes por crear
Gestor de Base de Datos
3 Definir lista de tareas
Al inicio de cada semana se determina coacutemo va a ser la reparticioacuten de trabajo entre los auxiliares para la actualizacioacuten de datos Igualmente se define un cronograma de trabajo para esta actividad
Gestor Bases de Datos
4 Recibir archivo de datos por actualizar
Siete Auxiliares del Centro de Contacto reciben por parte del Gestor de Bases de Datos el archivo de datos por actualizar consolidado y el cronograma de trabajo
Auxiliares Centro de Contacto
5 Actualizar datos
En Banner se actualizan los datos a continuacioacuten
Datos personales (de contacto de ubicacioacuten y biograacuteficos)
Datos laborales de contacto y de ubicacioacuten (Si es necesario se crea la
Auxiliares Centro de Contacto
Banner
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 4
empresa en donde trabaja el egresado en el sistema y se asocia la empresa a la informacioacuten laboral del egresado) Se busca cargo jerarquiacutea salario NIT de empresa
6 Actualizar datos de egresados en el exterior
En Banner se cargan los datos a continuacioacuten
Datos personales de contacto de ubicacioacuten y biograacuteficos (En caso de que sea necesario crear en Banner la ciudad en donde reside el egresado se le hace la solicitud a un Ingeniero de Procesos de Banner Una vez este creada la ciudad se asocia a la informacioacuten personal del egresado)
Datos laborales do contacto y de ubicacioacuten (Si es necesario se crea la empresa en el sistema de Banner y se asocia la empresa a la informacioacuten laboral del egresado)
Auxiliares Centro de Contacto
Banner
7 Enviar reporte
Al cierre de cada semana se enviacutea un reporte en Excel al Gestor de Bases de Datos Este reporte es una consolidacioacuten de los datos actualizados En caso de que no haya sido posible encontrar alguacuten dato se debe realizar la correspondiente notacioacuten
Auxiliares Centro de Contacto
Reporte de datos actualizados
6 DEFINICIONES
Experian Corresponde a la Base de datos de DataCreacutedito
Rue Registro Uacutenico Empresarial - Es una red nacional de servicios regiacutestrales que integra y centraliza el registro mercantil y el registro de proponentes que administran las 57 Caacutemaras de Comercio1
7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
1 Registro Uacutenico Empresarial ndash RUE Recuperado el 8 de abril de 2015 de Caacutemara de Comercio del Cauca Sitio web httpwwwcccaucaorgcoservicios-empresarialesregistro-unico-empresarial
INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadeacutemica administrativa entidad)
No aplica
Manual estaacutendares y calidad de los datos en Banner
Manual procedimientos y poliacuteticas
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de Estaacutendares y Calidad de Datos en el Sistema Banner
b
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina b
TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten e
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Estaacutendar - Nombre 1
12 Caracteres prohibidos 3
13 Procedimientos de referencia 3
14 Control de actualizaciones 3
2 Nuacutemero de identificacioacuten 4
21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten 4
22 Caracteres prohibidos 5
23 Procedimientos de referencia 5
24 Control de actualizaciones 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento 6
32 Caracteres prohibidos 7
33 Procedimientos de referencia 7
34 Control de actualizaciones 7
4 Coacutedigo 8
41 Estaacutendar - Coacutedigo 8
42 Caracteres prohibidos 8
43 Procedimientos de referencia 8
44 Control de actualizaciones 9
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Estaacutendar - Direccioacuten 10111 Tipos de direccioacuten 10112 Estaacutendar direccioacuten 11113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes 12
12 Caracteres prohibidos 12
c
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina c
13 Procedimientos de referencia 13
14 Control de actualizaciones 13
2 Teleacutefono 14
21 Estaacutendar 14
22 Caracteres prohibidos 14
23 Procedimientos de referencia 15
24 Control de actualizaciones 15
3 Direccioacuten de Correo electroacutenico 16
31 Estaacutendar 16311 Tipos 16312 Estaacutendar 17
32 Caracteres prohibidos 18
33 Procedimientos de referencia 18
34 Control de actualizaciones 18
Lista de referencia i
Iacutendices y apeacutendices iv
Glosario v
Anexos vi
d
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina d
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Responsables de los datos eTabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato fTabla 3 Caracteres especiales y violaciones 2Tabla 4 Caracteres prohibidos 3Tabla 5 Violaciones y excepciones 5Tabla 6 Casos especiales y violaciones 6Tabla 7 Tipos de direccioacuten 11Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico 16Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico 18Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN vi
e
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina e
Introduccioacuten
Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos
Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
f
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina f
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a
Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco
Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
1
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 1
ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Estaacutendar - Nombre
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
A (registraduriacutea)
Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea
bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta
de correo Uniandes bull Diploma
B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales
bull Diploma bull Carnet
2
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 2
SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales
Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea
B
Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)
bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza
informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante
bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados
Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER
Caracteres especiales
Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos
Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4
Espaciado de los nombres
Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre
Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre
Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM
Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato
CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo
3
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Paacutegina 3
12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos
Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes
1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se
reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo
rdquo$amp()=iexcliquest
Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados
para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar
13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se
encuentran en el manual de procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4
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Paacutegina 4
2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema
21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas
despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes
Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio
DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM
E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)
T (Tarjeta de Identidad)
P (Pasaporte)
S (Social security Number)
5
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 5
Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN
Violaciones
Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento
Excepciones (Uacutenicamente para
Direccioacuten de Desarrollo)
Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo
22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte
23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se
encuentra en el manual de procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
6
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 6
3 Fecha de nacimiento
Indica el tiempo de nacimiento de una persona
31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Fecha
DD-MM-YYYY Donde
DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)
MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)
YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)
bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos
Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 6 Casos especiales y violaciones
CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER
Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento
Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900
No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo
Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo
No se registra a menos que se consiga el dato adicional
No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo
Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero
Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero
7
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 7
32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres
son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se
encuentra en el manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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4 Coacutedigo
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al
interior de la Universidad de los Andes
41 Estaacutendar - Coacutedigo
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Coacutedigo
Se compone de (9) nueve -diacutegitos-
YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema
Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato
Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios
42 Caracteres prohibidos Tabla 4
43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de
procedimiento
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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya
tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Estaacutendar - Direccioacuten
111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas
investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono
La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones
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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos
RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten
TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
112 Estaacutendar direccioacuten
Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten
Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la
DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones
Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal
direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados
CASOS ESPECIALES
Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)
En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros
Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla
9 Convenciones para direcciones ndash DIAN
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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2
Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones
bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
y los 3 siguientes son un consecutivo
12 Caracteres prohibidos
Puntuacioacuten
Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca
deben ser utilizados
Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de
direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete
individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de
procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican
inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica
21 Estaacutendar
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia
Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado
donante
TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo
CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax
MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante
Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado
PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante
AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
Componentes Definicioacuten y estaacutendar
Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo
Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas
Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos
Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono
22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos
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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de
procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona
que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona
31 Estaacutendar
311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo
bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos
ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
EUNI Institucional Universidad de los Andes
Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional
EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)
EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)
MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante
PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio
Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario
Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas
La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco
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32 Caracteres prohibidos
Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4
lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el
manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en
httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA
bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003
bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-
2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y
Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES
bull Manual Crear Personas ndashAyR
bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo
bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea
en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html
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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE
bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas
bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del
Decreto 2150 de 1995
bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR
bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el
otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior
bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)
bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y
se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)
NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD
bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14
bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)
bull wwwregistraduriagovco
bull wwwdasgovco
NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO
bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten
Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil
bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil
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Paacutegina iii
bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)
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Paacutegina iv
Iacutendices y apeacutendices
Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13
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Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5
rdquo
5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
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Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
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Paacutegina b
TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
c
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina c
113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
d
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina d
Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
e
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Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
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Paacutegina 1
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
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Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 4
empresa en donde trabaja el egresado en el sistema y se asocia la empresa a la informacioacuten laboral del egresado) Se busca cargo jerarquiacutea salario NIT de empresa
6 Actualizar datos de egresados en el exterior
En Banner se cargan los datos a continuacioacuten
Datos personales de contacto de ubicacioacuten y biograacuteficos (En caso de que sea necesario crear en Banner la ciudad en donde reside el egresado se le hace la solicitud a un Ingeniero de Procesos de Banner Una vez este creada la ciudad se asocia a la informacioacuten personal del egresado)
Datos laborales do contacto y de ubicacioacuten (Si es necesario se crea la empresa en el sistema de Banner y se asocia la empresa a la informacioacuten laboral del egresado)
Auxiliares Centro de Contacto
Banner
7 Enviar reporte
Al cierre de cada semana se enviacutea un reporte en Excel al Gestor de Bases de Datos Este reporte es una consolidacioacuten de los datos actualizados En caso de que no haya sido posible encontrar alguacuten dato se debe realizar la correspondiente notacioacuten
Auxiliares Centro de Contacto
Reporte de datos actualizados
6 DEFINICIONES
Experian Corresponde a la Base de datos de DataCreacutedito
Rue Registro Uacutenico Empresarial - Es una red nacional de servicios regiacutestrales que integra y centraliza el registro mercantil y el registro de proponentes que administran las 57 Caacutemaras de Comercio1
7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
1 Registro Uacutenico Empresarial ndash RUE Recuperado el 8 de abril de 2015 de Caacutemara de Comercio del Cauca Sitio web httpwwwcccaucaorgcoservicios-empresarialesregistro-unico-empresarial
INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadeacutemica administrativa entidad)
No aplica
Manual estaacutendares y calidad de los datos en Banner
Manual procedimientos y poliacuteticas
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de Estaacutendares y Calidad de Datos en el Sistema Banner
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Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina b
TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten e
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Estaacutendar - Nombre 1
12 Caracteres prohibidos 3
13 Procedimientos de referencia 3
14 Control de actualizaciones 3
2 Nuacutemero de identificacioacuten 4
21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten 4
22 Caracteres prohibidos 5
23 Procedimientos de referencia 5
24 Control de actualizaciones 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento 6
32 Caracteres prohibidos 7
33 Procedimientos de referencia 7
34 Control de actualizaciones 7
4 Coacutedigo 8
41 Estaacutendar - Coacutedigo 8
42 Caracteres prohibidos 8
43 Procedimientos de referencia 8
44 Control de actualizaciones 9
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Estaacutendar - Direccioacuten 10111 Tipos de direccioacuten 10112 Estaacutendar direccioacuten 11113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes 12
12 Caracteres prohibidos 12
c
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina c
13 Procedimientos de referencia 13
14 Control de actualizaciones 13
2 Teleacutefono 14
21 Estaacutendar 14
22 Caracteres prohibidos 14
23 Procedimientos de referencia 15
24 Control de actualizaciones 15
3 Direccioacuten de Correo electroacutenico 16
31 Estaacutendar 16311 Tipos 16312 Estaacutendar 17
32 Caracteres prohibidos 18
33 Procedimientos de referencia 18
34 Control de actualizaciones 18
Lista de referencia i
Iacutendices y apeacutendices iv
Glosario v
Anexos vi
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Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina d
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Responsables de los datos eTabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato fTabla 3 Caracteres especiales y violaciones 2Tabla 4 Caracteres prohibidos 3Tabla 5 Violaciones y excepciones 5Tabla 6 Casos especiales y violaciones 6Tabla 7 Tipos de direccioacuten 11Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico 16Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico 18Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN vi
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Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina e
Introduccioacuten
Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos
Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
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Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina f
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a
Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco
Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
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ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Estaacutendar - Nombre
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
A (registraduriacutea)
Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea
bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta
de correo Uniandes bull Diploma
B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales
bull Diploma bull Carnet
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SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales
Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea
B
Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)
bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza
informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante
bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados
Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER
Caracteres especiales
Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos
Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4
Espaciado de los nombres
Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre
Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre
Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM
Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato
CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo
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12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos
Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes
1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se
reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo
rdquo$amp()=iexcliquest
Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados
para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar
13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se
encuentran en el manual de procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema
21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas
despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes
Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio
DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM
E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)
T (Tarjeta de Identidad)
P (Pasaporte)
S (Social security Number)
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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN
Violaciones
Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento
Excepciones (Uacutenicamente para
Direccioacuten de Desarrollo)
Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo
22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte
23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se
encuentra en el manual de procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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3 Fecha de nacimiento
Indica el tiempo de nacimiento de una persona
31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Fecha
DD-MM-YYYY Donde
DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)
MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)
YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)
bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos
Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 6 Casos especiales y violaciones
CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER
Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento
Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900
No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo
Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo
No se registra a menos que se consiga el dato adicional
No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo
Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero
Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero
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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres
son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se
encuentra en el manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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4 Coacutedigo
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al
interior de la Universidad de los Andes
41 Estaacutendar - Coacutedigo
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Coacutedigo
Se compone de (9) nueve -diacutegitos-
YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema
Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato
Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios
42 Caracteres prohibidos Tabla 4
43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de
procedimiento
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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya
tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Estaacutendar - Direccioacuten
111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas
investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono
La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones
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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos
RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten
TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
112 Estaacutendar direccioacuten
Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten
Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la
DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones
Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal
direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados
CASOS ESPECIALES
Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)
En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros
Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla
9 Convenciones para direcciones ndash DIAN
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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2
Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones
bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
y los 3 siguientes son un consecutivo
12 Caracteres prohibidos
Puntuacioacuten
Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca
deben ser utilizados
Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de
direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete
individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de
procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican
inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica
21 Estaacutendar
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia
Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado
donante
TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo
CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax
MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante
Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado
PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante
AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
Componentes Definicioacuten y estaacutendar
Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo
Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas
Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos
Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono
22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos
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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de
procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona
que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona
31 Estaacutendar
311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo
bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos
ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
EUNI Institucional Universidad de los Andes
Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional
EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)
EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)
MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante
PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio
Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario
Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas
La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco
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32 Caracteres prohibidos
Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4
lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el
manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en
httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA
bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003
bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-
2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y
Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES
bull Manual Crear Personas ndashAyR
bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo
bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea
en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html
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Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina ii
NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE
bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas
bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del
Decreto 2150 de 1995
bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR
bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el
otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior
bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)
bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y
se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)
NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD
bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14
bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)
bull wwwregistraduriagovco
bull wwwdasgovco
NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO
bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten
Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil
bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil
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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)
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Iacutendices y apeacutendices
Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13
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Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5
rdquo
5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
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Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
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Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
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TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
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113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
d
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina d
Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 12
113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
13
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 13
2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
15
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
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Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
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Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de Estaacutendares y Calidad de Datos en el Sistema Banner
b
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TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten e
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Estaacutendar - Nombre 1
12 Caracteres prohibidos 3
13 Procedimientos de referencia 3
14 Control de actualizaciones 3
2 Nuacutemero de identificacioacuten 4
21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten 4
22 Caracteres prohibidos 5
23 Procedimientos de referencia 5
24 Control de actualizaciones 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento 6
32 Caracteres prohibidos 7
33 Procedimientos de referencia 7
34 Control de actualizaciones 7
4 Coacutedigo 8
41 Estaacutendar - Coacutedigo 8
42 Caracteres prohibidos 8
43 Procedimientos de referencia 8
44 Control de actualizaciones 9
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Estaacutendar - Direccioacuten 10111 Tipos de direccioacuten 10112 Estaacutendar direccioacuten 11113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes 12
12 Caracteres prohibidos 12
c
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina c
13 Procedimientos de referencia 13
14 Control de actualizaciones 13
2 Teleacutefono 14
21 Estaacutendar 14
22 Caracteres prohibidos 14
23 Procedimientos de referencia 15
24 Control de actualizaciones 15
3 Direccioacuten de Correo electroacutenico 16
31 Estaacutendar 16311 Tipos 16312 Estaacutendar 17
32 Caracteres prohibidos 18
33 Procedimientos de referencia 18
34 Control de actualizaciones 18
Lista de referencia i
Iacutendices y apeacutendices iv
Glosario v
Anexos vi
d
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Paacutegina d
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Responsables de los datos eTabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato fTabla 3 Caracteres especiales y violaciones 2Tabla 4 Caracteres prohibidos 3Tabla 5 Violaciones y excepciones 5Tabla 6 Casos especiales y violaciones 6Tabla 7 Tipos de direccioacuten 11Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico 16Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico 18Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN vi
e
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Paacutegina e
Introduccioacuten
Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos
Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
f
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Paacutegina f
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a
Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco
Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
1
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Paacutegina 1
ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Estaacutendar - Nombre
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
A (registraduriacutea)
Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea
bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta
de correo Uniandes bull Diploma
B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales
bull Diploma bull Carnet
2
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Paacutegina 2
SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales
Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea
B
Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)
bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza
informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante
bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados
Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER
Caracteres especiales
Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos
Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4
Espaciado de los nombres
Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre
Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre
Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM
Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato
CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo
3
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Paacutegina 3
12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos
Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes
1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se
reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo
rdquo$amp()=iexcliquest
Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados
para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar
13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se
encuentran en el manual de procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4
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Paacutegina 4
2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema
21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas
despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes
Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio
DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM
E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)
T (Tarjeta de Identidad)
P (Pasaporte)
S (Social security Number)
5
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Paacutegina 5
Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN
Violaciones
Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento
Excepciones (Uacutenicamente para
Direccioacuten de Desarrollo)
Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo
22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte
23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se
encuentra en el manual de procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
6
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Paacutegina 6
3 Fecha de nacimiento
Indica el tiempo de nacimiento de una persona
31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Fecha
DD-MM-YYYY Donde
DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)
MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)
YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)
bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos
Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 6 Casos especiales y violaciones
CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER
Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento
Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900
No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo
Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo
No se registra a menos que se consiga el dato adicional
No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo
Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero
Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero
7
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Paacutegina 7
32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres
son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se
encuentra en el manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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4 Coacutedigo
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al
interior de la Universidad de los Andes
41 Estaacutendar - Coacutedigo
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Coacutedigo
Se compone de (9) nueve -diacutegitos-
YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema
Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato
Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios
42 Caracteres prohibidos Tabla 4
43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de
procedimiento
9
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 9
44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya
tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Estaacutendar - Direccioacuten
111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas
investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono
La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones
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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos
RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten
TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
112 Estaacutendar direccioacuten
Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten
Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la
DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones
Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal
direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados
CASOS ESPECIALES
Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)
En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros
Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla
9 Convenciones para direcciones ndash DIAN
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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2
Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones
bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
y los 3 siguientes son un consecutivo
12 Caracteres prohibidos
Puntuacioacuten
Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca
deben ser utilizados
Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de
direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete
individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de
procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican
inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica
21 Estaacutendar
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia
Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado
donante
TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo
CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax
MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante
Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado
PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante
AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
Componentes Definicioacuten y estaacutendar
Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo
Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas
Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos
Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono
22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos
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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de
procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona
que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona
31 Estaacutendar
311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo
bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos
ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
EUNI Institucional Universidad de los Andes
Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional
EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)
EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)
MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante
PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio
Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario
Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas
La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco
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32 Caracteres prohibidos
Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4
lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el
manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en
httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA
bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003
bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-
2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y
Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES
bull Manual Crear Personas ndashAyR
bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo
bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea
en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html
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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE
bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas
bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del
Decreto 2150 de 1995
bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR
bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el
otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior
bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)
bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y
se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)
NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD
bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14
bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)
bull wwwregistraduriagovco
bull wwwdasgovco
NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO
bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten
Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil
bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil
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Paacutegina iii
bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)
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Paacutegina iv
Iacutendices y apeacutendices
Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13
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Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5
rdquo
5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
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Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
b
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
c
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
d
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina d
Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
e
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Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
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Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
b
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TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten e
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Estaacutendar - Nombre 1
12 Caracteres prohibidos 3
13 Procedimientos de referencia 3
14 Control de actualizaciones 3
2 Nuacutemero de identificacioacuten 4
21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten 4
22 Caracteres prohibidos 5
23 Procedimientos de referencia 5
24 Control de actualizaciones 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento 6
32 Caracteres prohibidos 7
33 Procedimientos de referencia 7
34 Control de actualizaciones 7
4 Coacutedigo 8
41 Estaacutendar - Coacutedigo 8
42 Caracteres prohibidos 8
43 Procedimientos de referencia 8
44 Control de actualizaciones 9
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Estaacutendar - Direccioacuten 10111 Tipos de direccioacuten 10112 Estaacutendar direccioacuten 11113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes 12
12 Caracteres prohibidos 12
c
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Paacutegina c
13 Procedimientos de referencia 13
14 Control de actualizaciones 13
2 Teleacutefono 14
21 Estaacutendar 14
22 Caracteres prohibidos 14
23 Procedimientos de referencia 15
24 Control de actualizaciones 15
3 Direccioacuten de Correo electroacutenico 16
31 Estaacutendar 16311 Tipos 16312 Estaacutendar 17
32 Caracteres prohibidos 18
33 Procedimientos de referencia 18
34 Control de actualizaciones 18
Lista de referencia i
Iacutendices y apeacutendices iv
Glosario v
Anexos vi
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LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Responsables de los datos eTabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato fTabla 3 Caracteres especiales y violaciones 2Tabla 4 Caracteres prohibidos 3Tabla 5 Violaciones y excepciones 5Tabla 6 Casos especiales y violaciones 6Tabla 7 Tipos de direccioacuten 11Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico 16Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico 18Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN vi
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Introduccioacuten
Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos
Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
f
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina f
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a
Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco
Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
1
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 1
ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Estaacutendar - Nombre
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
A (registraduriacutea)
Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea
bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta
de correo Uniandes bull Diploma
B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales
bull Diploma bull Carnet
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SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales
Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea
B
Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)
bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza
informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante
bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados
Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER
Caracteres especiales
Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos
Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4
Espaciado de los nombres
Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre
Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre
Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM
Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato
CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo
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12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos
Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes
1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se
reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo
rdquo$amp()=iexcliquest
Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados
para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar
13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se
encuentran en el manual de procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema
21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas
despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes
Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio
DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM
E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)
T (Tarjeta de Identidad)
P (Pasaporte)
S (Social security Number)
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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN
Violaciones
Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento
Excepciones (Uacutenicamente para
Direccioacuten de Desarrollo)
Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo
22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte
23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se
encuentra en el manual de procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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3 Fecha de nacimiento
Indica el tiempo de nacimiento de una persona
31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Fecha
DD-MM-YYYY Donde
DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)
MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)
YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)
bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos
Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 6 Casos especiales y violaciones
CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER
Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento
Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900
No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo
Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo
No se registra a menos que se consiga el dato adicional
No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo
Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero
Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero
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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres
son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se
encuentra en el manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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4 Coacutedigo
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al
interior de la Universidad de los Andes
41 Estaacutendar - Coacutedigo
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Coacutedigo
Se compone de (9) nueve -diacutegitos-
YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema
Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato
Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios
42 Caracteres prohibidos Tabla 4
43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de
procedimiento
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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya
tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Estaacutendar - Direccioacuten
111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas
investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono
La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones
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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos
RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten
TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
112 Estaacutendar direccioacuten
Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten
Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la
DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones
Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal
direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados
CASOS ESPECIALES
Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)
En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros
Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla
9 Convenciones para direcciones ndash DIAN
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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2
Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones
bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
y los 3 siguientes son un consecutivo
12 Caracteres prohibidos
Puntuacioacuten
Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca
deben ser utilizados
Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de
direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete
individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de
procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican
inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica
21 Estaacutendar
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia
Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado
donante
TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo
CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax
MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante
Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado
PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante
AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
Componentes Definicioacuten y estaacutendar
Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo
Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas
Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos
Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono
22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos
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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de
procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona
que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona
31 Estaacutendar
311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo
bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos
ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
EUNI Institucional Universidad de los Andes
Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional
EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)
EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)
MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante
PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio
Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario
Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas
La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco
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32 Caracteres prohibidos
Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4
lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el
manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
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Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en
httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA
bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003
bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-
2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y
Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES
bull Manual Crear Personas ndashAyR
bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo
bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea
en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html
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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE
bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas
bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del
Decreto 2150 de 1995
bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR
bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el
otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior
bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)
bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y
se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)
NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD
bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14
bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)
bull wwwregistraduriagovco
bull wwwdasgovco
NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO
bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten
Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil
bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil
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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)
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Iacutendices y apeacutendices
Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13
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Paacutegina v
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5
rdquo
5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
vi
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina vi
Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
b
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
c
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
d
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
e
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
1
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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
c
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina c
13 Procedimientos de referencia 13
14 Control de actualizaciones 13
2 Teleacutefono 14
21 Estaacutendar 14
22 Caracteres prohibidos 14
23 Procedimientos de referencia 15
24 Control de actualizaciones 15
3 Direccioacuten de Correo electroacutenico 16
31 Estaacutendar 16311 Tipos 16312 Estaacutendar 17
32 Caracteres prohibidos 18
33 Procedimientos de referencia 18
34 Control de actualizaciones 18
Lista de referencia i
Iacutendices y apeacutendices iv
Glosario v
Anexos vi
d
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina d
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Responsables de los datos eTabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato fTabla 3 Caracteres especiales y violaciones 2Tabla 4 Caracteres prohibidos 3Tabla 5 Violaciones y excepciones 5Tabla 6 Casos especiales y violaciones 6Tabla 7 Tipos de direccioacuten 11Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico 16Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico 18Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN vi
e
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina e
Introduccioacuten
Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos
Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
f
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina f
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a
Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco
Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
1
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 1
ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Estaacutendar - Nombre
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
A (registraduriacutea)
Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea
bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta
de correo Uniandes bull Diploma
B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales
bull Diploma bull Carnet
2
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 2
SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales
Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea
B
Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)
bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza
informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante
bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados
Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER
Caracteres especiales
Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos
Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4
Espaciado de los nombres
Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre
Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre
Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM
Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato
CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo
3
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 3
12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos
Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes
1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se
reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo
rdquo$amp()=iexcliquest
Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados
para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar
13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se
encuentran en el manual de procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 4
2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema
21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas
despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes
Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio
DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM
E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)
T (Tarjeta de Identidad)
P (Pasaporte)
S (Social security Number)
5
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 5
Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN
Violaciones
Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento
Excepciones (Uacutenicamente para
Direccioacuten de Desarrollo)
Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo
22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte
23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se
encuentra en el manual de procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
6
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 6
3 Fecha de nacimiento
Indica el tiempo de nacimiento de una persona
31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Fecha
DD-MM-YYYY Donde
DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)
MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)
YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)
bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos
Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 6 Casos especiales y violaciones
CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER
Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento
Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900
No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo
Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo
No se registra a menos que se consiga el dato adicional
No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo
Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero
Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero
7
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Paacutegina 7
32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres
son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se
encuentra en el manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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4 Coacutedigo
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al
interior de la Universidad de los Andes
41 Estaacutendar - Coacutedigo
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Coacutedigo
Se compone de (9) nueve -diacutegitos-
YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema
Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato
Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios
42 Caracteres prohibidos Tabla 4
43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de
procedimiento
9
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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya
tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Estaacutendar - Direccioacuten
111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas
investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono
La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones
11
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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos
RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten
TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
112 Estaacutendar direccioacuten
Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten
Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la
DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones
Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal
direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados
CASOS ESPECIALES
Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)
En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros
Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla
9 Convenciones para direcciones ndash DIAN
12
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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2
Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones
bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
y los 3 siguientes son un consecutivo
12 Caracteres prohibidos
Puntuacioacuten
Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca
deben ser utilizados
Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de
direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete
individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de
procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
14
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican
inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica
21 Estaacutendar
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia
Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado
donante
TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo
CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax
MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante
Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado
PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante
AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
Componentes Definicioacuten y estaacutendar
Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo
Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas
Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos
Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono
22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos
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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de
procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona
que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona
31 Estaacutendar
311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo
bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos
ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
EUNI Institucional Universidad de los Andes
Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional
EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)
EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)
MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante
PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio
Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario
Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas
La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco
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32 Caracteres prohibidos
Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4
lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el
manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en
httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA
bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003
bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-
2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y
Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES
bull Manual Crear Personas ndashAyR
bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo
bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea
en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html
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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE
bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas
bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del
Decreto 2150 de 1995
bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR
bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el
otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior
bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)
bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y
se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)
NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD
bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14
bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)
bull wwwregistraduriagovco
bull wwwdasgovco
NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO
bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten
Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil
bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil
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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)
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Iacutendices y apeacutendices
Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5
rdquo
5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
b
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
c
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
d
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina d
Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
e
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Paacutegina e
Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
1
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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
2
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 7
315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
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Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
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Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
d
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Paacutegina d
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Responsables de los datos eTabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato fTabla 3 Caracteres especiales y violaciones 2Tabla 4 Caracteres prohibidos 3Tabla 5 Violaciones y excepciones 5Tabla 6 Casos especiales y violaciones 6Tabla 7 Tipos de direccioacuten 11Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico 16Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico 18Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN vi
e
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Paacutegina e
Introduccioacuten
Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos
Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
f
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Paacutegina f
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a
Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco
Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
1
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Paacutegina 1
ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Estaacutendar - Nombre
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
A (registraduriacutea)
Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea
bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta
de correo Uniandes bull Diploma
B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales
bull Diploma bull Carnet
2
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Paacutegina 2
SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales
Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea
B
Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)
bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza
informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante
bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados
Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER
Caracteres especiales
Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos
Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4
Espaciado de los nombres
Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre
Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre
Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM
Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato
CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo
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12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos
Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes
1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se
reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo
rdquo$amp()=iexcliquest
Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados
para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar
13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se
encuentran en el manual de procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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Paacutegina 4
2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema
21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas
despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes
Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio
DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM
E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)
T (Tarjeta de Identidad)
P (Pasaporte)
S (Social security Number)
5
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Paacutegina 5
Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN
Violaciones
Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento
Excepciones (Uacutenicamente para
Direccioacuten de Desarrollo)
Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo
22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte
23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se
encuentra en el manual de procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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Paacutegina 6
3 Fecha de nacimiento
Indica el tiempo de nacimiento de una persona
31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Fecha
DD-MM-YYYY Donde
DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)
MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)
YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)
bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos
Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 6 Casos especiales y violaciones
CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER
Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento
Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900
No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo
Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo
No se registra a menos que se consiga el dato adicional
No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo
Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero
Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres
son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se
encuentra en el manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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4 Coacutedigo
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al
interior de la Universidad de los Andes
41 Estaacutendar - Coacutedigo
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Coacutedigo
Se compone de (9) nueve -diacutegitos-
YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema
Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato
Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios
42 Caracteres prohibidos Tabla 4
43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de
procedimiento
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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya
tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Estaacutendar - Direccioacuten
111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas
investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono
La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones
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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos
RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten
TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
112 Estaacutendar direccioacuten
Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten
Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la
DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones
Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal
direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados
CASOS ESPECIALES
Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)
En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros
Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla
9 Convenciones para direcciones ndash DIAN
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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2
Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones
bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
y los 3 siguientes son un consecutivo
12 Caracteres prohibidos
Puntuacioacuten
Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca
deben ser utilizados
Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de
direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete
individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de
procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican
inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica
21 Estaacutendar
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia
Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado
donante
TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo
CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax
MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante
Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado
PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante
AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
Componentes Definicioacuten y estaacutendar
Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo
Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas
Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos
Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono
22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos
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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de
procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona
que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona
31 Estaacutendar
311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo
bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos
ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
EUNI Institucional Universidad de los Andes
Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional
EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)
EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)
MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante
PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio
Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario
Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas
La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco
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32 Caracteres prohibidos
Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4
lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el
manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en
httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA
bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003
bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-
2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y
Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES
bull Manual Crear Personas ndashAyR
bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo
bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea
en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html
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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE
bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas
bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del
Decreto 2150 de 1995
bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR
bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el
otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior
bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)
bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y
se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)
NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD
bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14
bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)
bull wwwregistraduriagovco
bull wwwdasgovco
NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO
bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten
Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil
bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil
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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)
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Iacutendices y apeacutendices
Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13
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Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5
rdquo
5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
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Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
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TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
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Paacutegina c
113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
e
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina e
Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
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Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
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Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
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Introduccioacuten
Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos
Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a
Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco
Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Estaacutendar - Nombre
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
A (registraduriacutea)
Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea
bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta
de correo Uniandes bull Diploma
B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales
bull Diploma bull Carnet
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SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales
Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea
B
Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)
bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza
informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante
bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados
Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER
Caracteres especiales
Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos
Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4
Espaciado de los nombres
Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre
Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre
Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM
Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato
CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo
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12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos
Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes
1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se
reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo
rdquo$amp()=iexcliquest
Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados
para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar
13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se
encuentran en el manual de procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema
21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas
despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes
Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio
DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM
E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)
T (Tarjeta de Identidad)
P (Pasaporte)
S (Social security Number)
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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN
Violaciones
Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento
Excepciones (Uacutenicamente para
Direccioacuten de Desarrollo)
Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo
22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte
23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se
encuentra en el manual de procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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3 Fecha de nacimiento
Indica el tiempo de nacimiento de una persona
31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Fecha
DD-MM-YYYY Donde
DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)
MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)
YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)
bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos
Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 6 Casos especiales y violaciones
CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER
Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento
Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900
No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo
Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo
No se registra a menos que se consiga el dato adicional
No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo
Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero
Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero
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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres
son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se
encuentra en el manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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4 Coacutedigo
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al
interior de la Universidad de los Andes
41 Estaacutendar - Coacutedigo
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Coacutedigo
Se compone de (9) nueve -diacutegitos-
YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema
Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato
Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios
42 Caracteres prohibidos Tabla 4
43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de
procedimiento
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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya
tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Estaacutendar - Direccioacuten
111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas
investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono
La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones
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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos
RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten
TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
112 Estaacutendar direccioacuten
Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten
Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la
DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones
Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal
direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados
CASOS ESPECIALES
Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)
En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros
Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla
9 Convenciones para direcciones ndash DIAN
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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2
Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones
bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
y los 3 siguientes son un consecutivo
12 Caracteres prohibidos
Puntuacioacuten
Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca
deben ser utilizados
Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de
direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete
individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de
procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican
inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica
21 Estaacutendar
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia
Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado
donante
TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo
CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax
MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante
Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado
PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante
AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
Componentes Definicioacuten y estaacutendar
Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo
Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas
Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos
Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono
22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos
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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de
procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona
que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona
31 Estaacutendar
311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo
bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos
ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
EUNI Institucional Universidad de los Andes
Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional
EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)
EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)
MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante
PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio
Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario
Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas
La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco
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32 Caracteres prohibidos
Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4
lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el
manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en
httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA
bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003
bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-
2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y
Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES
bull Manual Crear Personas ndashAyR
bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo
bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea
en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html
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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE
bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas
bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del
Decreto 2150 de 1995
bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR
bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el
otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior
bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)
bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y
se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)
NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD
bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14
bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)
bull wwwregistraduriagovco
bull wwwdasgovco
NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO
bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten
Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil
bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina iii
bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Iacutendices y apeacutendices
Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13
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Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5
rdquo
5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
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Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
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TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
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113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
d
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Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
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Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
16
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
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Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
f
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Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a
Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco
Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
1
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ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Estaacutendar - Nombre
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
A (registraduriacutea)
Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea
bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta
de correo Uniandes bull Diploma
B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales
bull Diploma bull Carnet
2
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SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales
Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea
B
Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)
bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza
informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante
bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados
Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER
Caracteres especiales
Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos
Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4
Espaciado de los nombres
Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre
Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre
Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM
Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato
CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo
3
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12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos
Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes
1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se
reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo
rdquo$amp()=iexcliquest
Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados
para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar
13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se
encuentran en el manual de procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema
21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas
despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes
Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio
DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM
E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)
T (Tarjeta de Identidad)
P (Pasaporte)
S (Social security Number)
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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN
Violaciones
Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento
Excepciones (Uacutenicamente para
Direccioacuten de Desarrollo)
Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo
22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte
23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se
encuentra en el manual de procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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3 Fecha de nacimiento
Indica el tiempo de nacimiento de una persona
31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Fecha
DD-MM-YYYY Donde
DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)
MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)
YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)
bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos
Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 6 Casos especiales y violaciones
CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER
Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento
Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900
No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo
Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo
No se registra a menos que se consiga el dato adicional
No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo
Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero
Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero
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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres
son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se
encuentra en el manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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4 Coacutedigo
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al
interior de la Universidad de los Andes
41 Estaacutendar - Coacutedigo
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Coacutedigo
Se compone de (9) nueve -diacutegitos-
YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema
Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato
Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios
42 Caracteres prohibidos Tabla 4
43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de
procedimiento
9
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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya
tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Estaacutendar - Direccioacuten
111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas
investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono
La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones
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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos
RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten
TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
112 Estaacutendar direccioacuten
Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten
Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la
DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones
Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal
direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados
CASOS ESPECIALES
Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)
En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros
Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla
9 Convenciones para direcciones ndash DIAN
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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2
Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones
bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
y los 3 siguientes son un consecutivo
12 Caracteres prohibidos
Puntuacioacuten
Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca
deben ser utilizados
Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de
direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete
individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de
procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican
inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica
21 Estaacutendar
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia
Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado
donante
TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo
CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax
MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante
Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado
PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante
AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
Componentes Definicioacuten y estaacutendar
Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo
Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas
Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos
Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono
22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos
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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de
procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona
que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona
31 Estaacutendar
311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo
bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos
ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
EUNI Institucional Universidad de los Andes
Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional
EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)
EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)
MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante
PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio
Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario
Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas
La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco
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32 Caracteres prohibidos
Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4
lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el
manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en
httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA
bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003
bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-
2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y
Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES
bull Manual Crear Personas ndashAyR
bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo
bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea
en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html
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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE
bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas
bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del
Decreto 2150 de 1995
bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR
bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el
otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior
bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)
bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y
se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)
NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD
bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14
bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)
bull wwwregistraduriagovco
bull wwwdasgovco
NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO
bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten
Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil
bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil
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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)
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Iacutendices y apeacutendices
Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13
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Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5
rdquo
5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
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Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
c
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113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
d
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
e
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
1
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
2
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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Paacutegina 7
315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 11
Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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Paacutegina 13
2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
1
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Paacutegina 1
ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Estaacutendar - Nombre
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
A (registraduriacutea)
Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea
bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta
de correo Uniandes bull Diploma
B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales
bull Diploma bull Carnet
2
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Paacutegina 2
SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales
Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea
B
Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)
bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza
informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante
bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados
Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER
Caracteres especiales
Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos
Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4
Espaciado de los nombres
Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre
Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre
Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM
Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato
CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo
3
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12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos
Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes
1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se
reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo
rdquo$amp()=iexcliquest
Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados
para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar
13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se
encuentran en el manual de procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema
21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas
despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes
Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio
DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM
E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)
T (Tarjeta de Identidad)
P (Pasaporte)
S (Social security Number)
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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN
Violaciones
Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento
Excepciones (Uacutenicamente para
Direccioacuten de Desarrollo)
Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo
22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte
23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se
encuentra en el manual de procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
6
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Paacutegina 6
3 Fecha de nacimiento
Indica el tiempo de nacimiento de una persona
31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Fecha
DD-MM-YYYY Donde
DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)
MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)
YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)
bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos
Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 6 Casos especiales y violaciones
CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER
Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento
Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900
No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo
Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo
No se registra a menos que se consiga el dato adicional
No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo
Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero
Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero
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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres
son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se
encuentra en el manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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Paacutegina 8
4 Coacutedigo
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al
interior de la Universidad de los Andes
41 Estaacutendar - Coacutedigo
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Coacutedigo
Se compone de (9) nueve -diacutegitos-
YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema
Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato
Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios
42 Caracteres prohibidos Tabla 4
43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de
procedimiento
9
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 9
44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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Paacutegina 10
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya
tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Estaacutendar - Direccioacuten
111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas
investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono
La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones
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Paacutegina 11
Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos
RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten
TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
112 Estaacutendar direccioacuten
Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten
Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la
DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones
Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal
direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados
CASOS ESPECIALES
Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)
En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros
Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla
9 Convenciones para direcciones ndash DIAN
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Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2
Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones
bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
y los 3 siguientes son un consecutivo
12 Caracteres prohibidos
Puntuacioacuten
Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca
deben ser utilizados
Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de
direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete
individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de
procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican
inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica
21 Estaacutendar
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia
Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado
donante
TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo
CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax
MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante
Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado
PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante
AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
Componentes Definicioacuten y estaacutendar
Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo
Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas
Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos
Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono
22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos
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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de
procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona
que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona
31 Estaacutendar
311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo
bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos
ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
EUNI Institucional Universidad de los Andes
Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional
EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)
EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)
MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante
PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio
Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario
Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas
La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco
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32 Caracteres prohibidos
Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4
lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el
manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en
httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA
bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003
bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-
2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y
Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES
bull Manual Crear Personas ndashAyR
bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo
bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea
en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html
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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE
bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas
bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del
Decreto 2150 de 1995
bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR
bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el
otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior
bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)
bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y
se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)
NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD
bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14
bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)
bull wwwregistraduriagovco
bull wwwdasgovco
NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO
bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten
Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil
bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil
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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)
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Iacutendices y apeacutendices
Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13
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Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5
rdquo
5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
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Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
b
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
c
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113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
d
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina d
Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
e
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Paacutegina e
Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
1
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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
3
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Paacutegina 3
2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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Paacutegina 4
del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 5
Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
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Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
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Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
2
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Paacutegina 2
SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales
Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea
B
Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)
bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza
informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante
bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados
Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER
Caracteres especiales
Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos
Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4
Espaciado de los nombres
Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre
Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre
Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM
Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato
CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo
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Paacutegina 3
12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos
Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes
1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se
reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo
rdquo$amp()=iexcliquest
Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados
para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar
13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se
encuentran en el manual de procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema
21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas
despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes
Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio
DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM
E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)
T (Tarjeta de Identidad)
P (Pasaporte)
S (Social security Number)
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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN
Violaciones
Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento
Excepciones (Uacutenicamente para
Direccioacuten de Desarrollo)
Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo
22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte
23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se
encuentra en el manual de procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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3 Fecha de nacimiento
Indica el tiempo de nacimiento de una persona
31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Fecha
DD-MM-YYYY Donde
DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)
MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)
YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)
bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos
Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 6 Casos especiales y violaciones
CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER
Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento
Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900
No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo
Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo
No se registra a menos que se consiga el dato adicional
No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo
Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero
Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero
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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres
son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se
encuentra en el manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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4 Coacutedigo
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al
interior de la Universidad de los Andes
41 Estaacutendar - Coacutedigo
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Coacutedigo
Se compone de (9) nueve -diacutegitos-
YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema
Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato
Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios
42 Caracteres prohibidos Tabla 4
43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de
procedimiento
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya
tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Estaacutendar - Direccioacuten
111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas
investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono
La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones
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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos
RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten
TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
112 Estaacutendar direccioacuten
Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten
Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la
DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones
Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal
direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados
CASOS ESPECIALES
Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)
En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros
Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla
9 Convenciones para direcciones ndash DIAN
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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2
Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones
bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
y los 3 siguientes son un consecutivo
12 Caracteres prohibidos
Puntuacioacuten
Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca
deben ser utilizados
Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de
direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete
individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de
procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican
inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica
21 Estaacutendar
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia
Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado
donante
TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo
CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax
MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante
Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado
PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante
AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
Componentes Definicioacuten y estaacutendar
Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo
Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas
Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos
Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono
22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos
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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de
procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona
que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona
31 Estaacutendar
311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo
bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos
ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
EUNI Institucional Universidad de los Andes
Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional
EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)
EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)
MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante
PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio
Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario
Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas
La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco
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32 Caracteres prohibidos
Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4
lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el
manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en
httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA
bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003
bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-
2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y
Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES
bull Manual Crear Personas ndashAyR
bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo
bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea
en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html
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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE
bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas
bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del
Decreto 2150 de 1995
bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR
bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el
otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior
bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)
bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y
se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)
NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD
bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14
bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)
bull wwwregistraduriagovco
bull wwwdasgovco
NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO
bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten
Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil
bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil
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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)
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Paacutegina iv
Iacutendices y apeacutendices
Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13
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Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5
rdquo
5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
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Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
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TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
c
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113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
d
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina d
Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
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Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
2
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
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Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
Universidad de los Andes Estaacutendares
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Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
3
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Paacutegina 3
12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos
Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes
1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se
reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo
rdquo$amp()=iexcliquest
Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados
para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar
13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se
encuentran en el manual de procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema
21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas
despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes
Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio
DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM
E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)
T (Tarjeta de Identidad)
P (Pasaporte)
S (Social security Number)
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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN
Violaciones
Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento
Excepciones (Uacutenicamente para
Direccioacuten de Desarrollo)
Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo
22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte
23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se
encuentra en el manual de procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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3 Fecha de nacimiento
Indica el tiempo de nacimiento de una persona
31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Fecha
DD-MM-YYYY Donde
DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)
MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)
YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)
bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos
Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 6 Casos especiales y violaciones
CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER
Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento
Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900
No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo
Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo
No se registra a menos que se consiga el dato adicional
No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo
Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero
Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero
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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres
son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se
encuentra en el manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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4 Coacutedigo
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al
interior de la Universidad de los Andes
41 Estaacutendar - Coacutedigo
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Coacutedigo
Se compone de (9) nueve -diacutegitos-
YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema
Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato
Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios
42 Caracteres prohibidos Tabla 4
43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de
procedimiento
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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya
tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Estaacutendar - Direccioacuten
111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas
investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono
La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones
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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos
RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten
TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
112 Estaacutendar direccioacuten
Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten
Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la
DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones
Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal
direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados
CASOS ESPECIALES
Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)
En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros
Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla
9 Convenciones para direcciones ndash DIAN
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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2
Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones
bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
y los 3 siguientes son un consecutivo
12 Caracteres prohibidos
Puntuacioacuten
Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca
deben ser utilizados
Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de
direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete
individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de
procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican
inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica
21 Estaacutendar
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia
Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado
donante
TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo
CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax
MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante
Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado
PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante
AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
Componentes Definicioacuten y estaacutendar
Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo
Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas
Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos
Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono
22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos
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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de
procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona
que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona
31 Estaacutendar
311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo
bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos
ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
EUNI Institucional Universidad de los Andes
Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional
EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)
EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)
MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante
PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio
Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario
Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas
La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco
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32 Caracteres prohibidos
Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4
lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el
manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en
httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA
bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003
bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-
2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y
Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES
bull Manual Crear Personas ndashAyR
bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo
bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea
en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html
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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE
bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas
bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del
Decreto 2150 de 1995
bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR
bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el
otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior
bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)
bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y
se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)
NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD
bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14
bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)
bull wwwregistraduriagovco
bull wwwdasgovco
NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO
bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten
Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil
bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil
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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)
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Iacutendices y apeacutendices
Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13
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Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5
rdquo
5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
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Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
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TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
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Paacutegina c
113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
e
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina e
Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
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Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
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Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema
21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas
despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes
Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio
DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM
E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)
T (Tarjeta de Identidad)
P (Pasaporte)
S (Social security Number)
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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN
Violaciones
Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento
Excepciones (Uacutenicamente para
Direccioacuten de Desarrollo)
Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo
22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte
23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se
encuentra en el manual de procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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3 Fecha de nacimiento
Indica el tiempo de nacimiento de una persona
31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Fecha
DD-MM-YYYY Donde
DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)
MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)
YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)
bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos
Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 6 Casos especiales y violaciones
CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER
Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento
Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900
No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo
Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo
No se registra a menos que se consiga el dato adicional
No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo
Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero
Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero
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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres
son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se
encuentra en el manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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4 Coacutedigo
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al
interior de la Universidad de los Andes
41 Estaacutendar - Coacutedigo
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Coacutedigo
Se compone de (9) nueve -diacutegitos-
YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema
Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato
Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios
42 Caracteres prohibidos Tabla 4
43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de
procedimiento
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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya
tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Estaacutendar - Direccioacuten
111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas
investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono
La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones
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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos
RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten
TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
112 Estaacutendar direccioacuten
Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten
Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la
DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones
Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal
direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados
CASOS ESPECIALES
Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)
En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros
Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla
9 Convenciones para direcciones ndash DIAN
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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2
Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones
bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
y los 3 siguientes son un consecutivo
12 Caracteres prohibidos
Puntuacioacuten
Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca
deben ser utilizados
Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de
direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete
individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de
procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican
inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica
21 Estaacutendar
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia
Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado
donante
TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo
CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax
MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante
Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado
PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante
AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
Componentes Definicioacuten y estaacutendar
Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo
Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas
Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos
Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono
22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos
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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de
procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona
que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona
31 Estaacutendar
311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo
bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos
ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
EUNI Institucional Universidad de los Andes
Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional
EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)
EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)
MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante
PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio
Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario
Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas
La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco
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32 Caracteres prohibidos
Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4
lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el
manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en
httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA
bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003
bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-
2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y
Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES
bull Manual Crear Personas ndashAyR
bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo
bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea
en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html
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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE
bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas
bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del
Decreto 2150 de 1995
bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR
bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el
otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior
bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)
bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y
se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)
NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD
bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14
bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)
bull wwwregistraduriagovco
bull wwwdasgovco
NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO
bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten
Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil
bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil
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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)
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Iacutendices y apeacutendices
Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13
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Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5
rdquo
5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
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Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
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TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
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Paacutegina c
113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
d
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina d
Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
e
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina e
Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
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Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
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Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
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Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN
Violaciones
Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento
Excepciones (Uacutenicamente para
Direccioacuten de Desarrollo)
Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo
22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte
23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se
encuentra en el manual de procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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3 Fecha de nacimiento
Indica el tiempo de nacimiento de una persona
31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Fecha
DD-MM-YYYY Donde
DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)
MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)
YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)
bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos
Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 6 Casos especiales y violaciones
CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER
Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento
Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900
No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo
Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo
No se registra a menos que se consiga el dato adicional
No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo
Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero
Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero
7
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 7
32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres
son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se
encuentra en el manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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4 Coacutedigo
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al
interior de la Universidad de los Andes
41 Estaacutendar - Coacutedigo
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Coacutedigo
Se compone de (9) nueve -diacutegitos-
YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema
Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato
Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios
42 Caracteres prohibidos Tabla 4
43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de
procedimiento
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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya
tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Estaacutendar - Direccioacuten
111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas
investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono
La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones
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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos
RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten
TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
112 Estaacutendar direccioacuten
Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten
Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la
DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones
Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal
direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados
CASOS ESPECIALES
Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)
En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros
Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla
9 Convenciones para direcciones ndash DIAN
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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2
Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones
bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
y los 3 siguientes son un consecutivo
12 Caracteres prohibidos
Puntuacioacuten
Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca
deben ser utilizados
Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de
direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete
individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de
procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican
inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica
21 Estaacutendar
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia
Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado
donante
TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo
CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax
MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante
Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado
PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante
AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
Componentes Definicioacuten y estaacutendar
Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo
Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas
Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos
Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono
22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos
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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de
procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona
que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona
31 Estaacutendar
311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo
bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos
ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
EUNI Institucional Universidad de los Andes
Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional
EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)
EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)
MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante
PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio
Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario
Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas
La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco
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32 Caracteres prohibidos
Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4
lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el
manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en
httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA
bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003
bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-
2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y
Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES
bull Manual Crear Personas ndashAyR
bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo
bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea
en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html
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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE
bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas
bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del
Decreto 2150 de 1995
bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR
bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el
otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior
bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)
bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y
se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)
NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD
bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14
bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)
bull wwwregistraduriagovco
bull wwwdasgovco
NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO
bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten
Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil
bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil
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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)
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Iacutendices y apeacutendices
Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13
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Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5
rdquo
5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
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Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
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Paacutegina b
TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
c
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina c
113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
d
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
e
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina e
Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
1
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 1
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
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Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
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3 Fecha de nacimiento
Indica el tiempo de nacimiento de una persona
31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Fecha
DD-MM-YYYY Donde
DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)
MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)
YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)
bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos
Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 6 Casos especiales y violaciones
CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER
Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento
Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900
No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo
Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo
No se registra a menos que se consiga el dato adicional
No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo
Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero
Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero
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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres
son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se
encuentra en el manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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4 Coacutedigo
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al
interior de la Universidad de los Andes
41 Estaacutendar - Coacutedigo
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Coacutedigo
Se compone de (9) nueve -diacutegitos-
YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema
Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato
Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios
42 Caracteres prohibidos Tabla 4
43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de
procedimiento
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya
tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Estaacutendar - Direccioacuten
111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas
investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono
La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones
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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos
RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten
TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
112 Estaacutendar direccioacuten
Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten
Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la
DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones
Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal
direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados
CASOS ESPECIALES
Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)
En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros
Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla
9 Convenciones para direcciones ndash DIAN
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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2
Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones
bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
y los 3 siguientes son un consecutivo
12 Caracteres prohibidos
Puntuacioacuten
Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca
deben ser utilizados
Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de
direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete
individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de
procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican
inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica
21 Estaacutendar
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia
Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado
donante
TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo
CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax
MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante
Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado
PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante
AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
Componentes Definicioacuten y estaacutendar
Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo
Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas
Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos
Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono
22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos
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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de
procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona
que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona
31 Estaacutendar
311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo
bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos
ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
EUNI Institucional Universidad de los Andes
Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional
EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)
EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)
MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante
PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio
Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario
Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas
La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco
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32 Caracteres prohibidos
Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4
lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el
manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en
httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA
bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003
bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-
2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y
Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES
bull Manual Crear Personas ndashAyR
bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo
bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea
en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html
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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE
bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas
bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del
Decreto 2150 de 1995
bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR
bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el
otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior
bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)
bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y
se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)
NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD
bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14
bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)
bull wwwregistraduriagovco
bull wwwdasgovco
NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO
bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten
Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil
bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil
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Paacutegina iii
bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)
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Paacutegina iv
Iacutendices y apeacutendices
Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13
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Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5
rdquo
5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
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Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
c
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113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
d
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
e
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Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
2
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
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Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
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Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres
son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se
encuentra en el manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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4 Coacutedigo
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al
interior de la Universidad de los Andes
41 Estaacutendar - Coacutedigo
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Coacutedigo
Se compone de (9) nueve -diacutegitos-
YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema
Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato
Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios
42 Caracteres prohibidos Tabla 4
43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de
procedimiento
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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya
tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Estaacutendar - Direccioacuten
111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas
investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono
La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones
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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos
RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten
TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
112 Estaacutendar direccioacuten
Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten
Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la
DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones
Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal
direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados
CASOS ESPECIALES
Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)
En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros
Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla
9 Convenciones para direcciones ndash DIAN
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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2
Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones
bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
y los 3 siguientes son un consecutivo
12 Caracteres prohibidos
Puntuacioacuten
Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca
deben ser utilizados
Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de
direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete
individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de
procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican
inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica
21 Estaacutendar
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia
Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado
donante
TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo
CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax
MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante
Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado
PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante
AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
Componentes Definicioacuten y estaacutendar
Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo
Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas
Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos
Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono
22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos
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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de
procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona
que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona
31 Estaacutendar
311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo
bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos
ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
EUNI Institucional Universidad de los Andes
Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional
EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)
EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)
MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante
PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio
Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario
Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas
La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco
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32 Caracteres prohibidos
Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4
lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el
manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en
httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA
bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003
bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-
2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y
Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES
bull Manual Crear Personas ndashAyR
bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo
bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea
en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html
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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE
bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas
bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del
Decreto 2150 de 1995
bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR
bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el
otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior
bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)
bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y
se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)
NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD
bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14
bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)
bull wwwregistraduriagovco
bull wwwdasgovco
NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO
bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten
Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil
bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil
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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)
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Iacutendices y apeacutendices
Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13
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Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5
rdquo
5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
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Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
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TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
c
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113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
d
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
e
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Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
1
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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
2
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
3
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
5
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
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Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
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4 Coacutedigo
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al
interior de la Universidad de los Andes
41 Estaacutendar - Coacutedigo
TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO
Coacutedigo
Se compone de (9) nueve -diacutegitos-
YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema
Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato
Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios
42 Caracteres prohibidos Tabla 4
43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de
procedimiento
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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya
tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Estaacutendar - Direccioacuten
111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas
investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono
La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones
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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos
RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten
TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
112 Estaacutendar direccioacuten
Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten
Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la
DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones
Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal
direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados
CASOS ESPECIALES
Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)
En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros
Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla
9 Convenciones para direcciones ndash DIAN
12
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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2
Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones
bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
y los 3 siguientes son un consecutivo
12 Caracteres prohibidos
Puntuacioacuten
Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca
deben ser utilizados
Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de
direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete
individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de
procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican
inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica
21 Estaacutendar
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia
Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado
donante
TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo
CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax
MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante
Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado
PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante
AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
Componentes Definicioacuten y estaacutendar
Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo
Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas
Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos
Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono
22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos
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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de
procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona
que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona
31 Estaacutendar
311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo
bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos
ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
EUNI Institucional Universidad de los Andes
Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional
EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)
EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)
MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante
PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio
Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario
Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas
La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco
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32 Caracteres prohibidos
Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4
lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el
manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en
httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA
bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003
bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-
2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y
Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES
bull Manual Crear Personas ndashAyR
bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo
bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea
en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html
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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE
bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas
bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del
Decreto 2150 de 1995
bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR
bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el
otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior
bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)
bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y
se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)
NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD
bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14
bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)
bull wwwregistraduriagovco
bull wwwdasgovco
NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO
bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten
Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil
bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil
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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)
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Iacutendices y apeacutendices
Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13
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Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5
rdquo
5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
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Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
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TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
c
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113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
d
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Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
e
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Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 12
113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
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Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
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Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya
tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Estaacutendar - Direccioacuten
111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas
investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono
La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones
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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos
RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten
TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
112 Estaacutendar direccioacuten
Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten
Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la
DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones
Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal
direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados
CASOS ESPECIALES
Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)
En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros
Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla
9 Convenciones para direcciones ndash DIAN
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Paacutegina 12
113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2
Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones
bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
y los 3 siguientes son un consecutivo
12 Caracteres prohibidos
Puntuacioacuten
Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca
deben ser utilizados
Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de
direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete
individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de
procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican
inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica
21 Estaacutendar
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia
Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado
donante
TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo
CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax
MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante
Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado
PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante
AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
Componentes Definicioacuten y estaacutendar
Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo
Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas
Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos
Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono
22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos
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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de
procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona
que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona
31 Estaacutendar
311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo
bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos
ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
EUNI Institucional Universidad de los Andes
Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional
EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)
EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)
MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante
PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio
Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario
Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas
La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco
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32 Caracteres prohibidos
Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4
lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el
manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en
httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
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Paacutegina i
Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA
bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003
bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-
2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y
Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES
bull Manual Crear Personas ndashAyR
bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo
bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea
en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html
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Paacutegina ii
NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE
bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas
bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del
Decreto 2150 de 1995
bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR
bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el
otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior
bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)
bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y
se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)
NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD
bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14
bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)
bull wwwregistraduriagovco
bull wwwdasgovco
NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO
bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten
Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil
bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil
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Paacutegina iii
bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)
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Paacutegina iv
Iacutendices y apeacutendices
Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13
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Paacutegina v
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5
rdquo
5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
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Paacutegina vi
Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
vii
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
b
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
d
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
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Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
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Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya
tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Estaacutendar - Direccioacuten
111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas
investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono
La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones
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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos
RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten
TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
112 Estaacutendar direccioacuten
Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten
Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la
DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones
Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal
direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados
CASOS ESPECIALES
Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)
En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros
Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla
9 Convenciones para direcciones ndash DIAN
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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2
Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones
bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
y los 3 siguientes son un consecutivo
12 Caracteres prohibidos
Puntuacioacuten
Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca
deben ser utilizados
Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de
direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete
individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de
procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican
inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica
21 Estaacutendar
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia
Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado
donante
TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo
CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax
MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante
Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado
PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante
AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
Componentes Definicioacuten y estaacutendar
Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo
Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas
Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos
Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono
22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos
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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de
procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona
que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona
31 Estaacutendar
311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo
bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos
ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
EUNI Institucional Universidad de los Andes
Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional
EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)
EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)
MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante
PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio
Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario
Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas
La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco
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32 Caracteres prohibidos
Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4
lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el
manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en
httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA
bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003
bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-
2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y
Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES
bull Manual Crear Personas ndashAyR
bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo
bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea
en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html
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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE
bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas
bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del
Decreto 2150 de 1995
bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR
bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el
otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior
bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)
bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y
se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)
NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD
bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14
bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)
bull wwwregistraduriagovco
bull wwwdasgovco
NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO
bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten
Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil
bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil
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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)
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Iacutendices y apeacutendices
Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13
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Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5
rdquo
5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
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Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
b
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina b
TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
c
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina c
113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
d
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina d
Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
e
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina e
Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 1
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
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Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos
RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten
TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
112 Estaacutendar direccioacuten
Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten
Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la
DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones
Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal
direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados
CASOS ESPECIALES
Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)
En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros
Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla
9 Convenciones para direcciones ndash DIAN
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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2
Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones
bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
y los 3 siguientes son un consecutivo
12 Caracteres prohibidos
Puntuacioacuten
Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca
deben ser utilizados
Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de
direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete
individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de
procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican
inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica
21 Estaacutendar
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia
Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado
donante
TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo
CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax
MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante
Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado
PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante
AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
Componentes Definicioacuten y estaacutendar
Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo
Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas
Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos
Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono
22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos
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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de
procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona
que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona
31 Estaacutendar
311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo
bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos
ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
EUNI Institucional Universidad de los Andes
Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional
EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)
EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)
MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante
PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio
Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario
Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas
La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco
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32 Caracteres prohibidos
Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4
lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el
manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en
httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA
bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003
bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-
2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y
Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES
bull Manual Crear Personas ndashAyR
bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo
bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea
en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html
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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE
bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas
bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del
Decreto 2150 de 1995
bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR
bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el
otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior
bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)
bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y
se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)
NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD
bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14
bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)
bull wwwregistraduriagovco
bull wwwdasgovco
NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO
bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten
Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil
bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil
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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)
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Iacutendices y apeacutendices
Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13
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Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5
rdquo
5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
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Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
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TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
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113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
d
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
e
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Paacutegina e
Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 7
315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
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Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
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Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
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Paacutegina 12
113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2
Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones
bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
y los 3 siguientes son un consecutivo
12 Caracteres prohibidos
Puntuacioacuten
Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca
deben ser utilizados
Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de
direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete
individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de
procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican
inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica
21 Estaacutendar
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia
Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado
donante
TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo
CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax
MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante
Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado
PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante
AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
Componentes Definicioacuten y estaacutendar
Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo
Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas
Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos
Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono
22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos
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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de
procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona
que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona
31 Estaacutendar
311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo
bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos
ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
EUNI Institucional Universidad de los Andes
Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional
EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)
EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)
MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante
PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio
Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario
Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas
La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco
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32 Caracteres prohibidos
Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4
lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el
manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en
httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
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Paacutegina i
Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA
bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003
bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-
2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y
Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES
bull Manual Crear Personas ndashAyR
bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo
bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea
en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html
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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE
bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas
bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del
Decreto 2150 de 1995
bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR
bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el
otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior
bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)
bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y
se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)
NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD
bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14
bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)
bull wwwregistraduriagovco
bull wwwdasgovco
NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO
bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten
Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil
bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil
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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)
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Paacutegina iv
Iacutendices y apeacutendices
Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5
rdquo
5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
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Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
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TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
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113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
d
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Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
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Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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Paacutegina 16
313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
13
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 13
13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de
procedimiento
14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican
inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica
21 Estaacutendar
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia
Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado
donante
TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo
CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax
MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante
Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado
PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante
AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
Componentes Definicioacuten y estaacutendar
Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo
Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas
Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos
Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono
22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos
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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de
procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona
que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona
31 Estaacutendar
311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo
bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos
ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
EUNI Institucional Universidad de los Andes
Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional
EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)
EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)
MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante
PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio
Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario
Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas
La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco
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32 Caracteres prohibidos
Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4
lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el
manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en
httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA
bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003
bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-
2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y
Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES
bull Manual Crear Personas ndashAyR
bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo
bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea
en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html
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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE
bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas
bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del
Decreto 2150 de 1995
bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR
bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el
otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior
bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)
bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y
se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)
NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD
bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14
bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)
bull wwwregistraduriagovco
bull wwwdasgovco
NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO
bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten
Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil
bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil
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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina iv
Iacutendices y apeacutendices
Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5
rdquo
5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
b
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina b
TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
c
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
d
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina d
Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
e
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina e
Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
1
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 1
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
2
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
3
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 3
2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
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Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
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Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican
inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica
21 Estaacutendar
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia
Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado
donante
TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo
CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax
MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante
Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado
PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante
AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
Componentes Definicioacuten y estaacutendar
Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo
Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas
Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos
Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono
22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos
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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de
procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona
que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona
31 Estaacutendar
311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo
bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos
ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
EUNI Institucional Universidad de los Andes
Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional
EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)
EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)
MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante
PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio
Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario
Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas
La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco
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32 Caracteres prohibidos
Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4
lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el
manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en
httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA
bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003
bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-
2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y
Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES
bull Manual Crear Personas ndashAyR
bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo
bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea
en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html
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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE
bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas
bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del
Decreto 2150 de 1995
bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR
bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el
otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior
bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)
bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y
se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)
NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD
bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14
bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)
bull wwwregistraduriagovco
bull wwwdasgovco
NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO
bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten
Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil
bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Iacutendices y apeacutendices
Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13
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Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5
rdquo
5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
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Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
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113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
d
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
e
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Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
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Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
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Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de
procedimiento
24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona
que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona
31 Estaacutendar
311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo
bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos
ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
EUNI Institucional Universidad de los Andes
Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional
EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)
EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)
MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante
PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio
Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario
Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas
La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco
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32 Caracteres prohibidos
Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4
lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el
manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en
httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA
bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003
bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-
2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y
Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES
bull Manual Crear Personas ndashAyR
bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo
bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea
en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html
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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE
bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas
bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del
Decreto 2150 de 1995
bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR
bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el
otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior
bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)
bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y
se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)
NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD
bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14
bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)
bull wwwregistraduriagovco
bull wwwdasgovco
NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO
bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten
Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil
bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil
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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)
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Iacutendices y apeacutendices
Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13
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Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5
rdquo
5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
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Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
b
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
c
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
d
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina d
Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
e
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Paacutegina e
Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 1
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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Paacutegina 3
2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
4
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 4
del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 5
Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
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Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
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Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona
que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona
31 Estaacutendar
311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico
TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo
bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos
ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja
EUNI Institucional Universidad de los Andes
Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional
EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)
EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)
MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante
PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante
AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre
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Paacutegina 17
312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio
Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario
Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas
La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco
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32 Caracteres prohibidos
Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4
lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el
manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en
httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
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Paacutegina i
Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA
bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003
bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-
2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y
Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES
bull Manual Crear Personas ndashAyR
bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo
bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea
en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html
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Paacutegina ii
NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE
bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas
bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del
Decreto 2150 de 1995
bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR
bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el
otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior
bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)
bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y
se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)
NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD
bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14
bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)
bull wwwregistraduriagovco
bull wwwdasgovco
NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO
bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten
Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil
bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil
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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)
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Iacutendices y apeacutendices
Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13
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Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5
rdquo
5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
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Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
vii
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
b
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
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113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
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Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
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Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
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Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
17
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 17
312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio
Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario
Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas
La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco
18
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 18
32 Caracteres prohibidos
Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4
lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el
manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en
httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
i
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina i
Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA
bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003
bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-
2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y
Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES
bull Manual Crear Personas ndashAyR
bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo
bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea
en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE
bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas
bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del
Decreto 2150 de 1995
bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR
bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el
otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior
bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)
bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y
se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)
NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD
bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14
bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)
bull wwwregistraduriagovco
bull wwwdasgovco
NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO
bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten
Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil
bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina iv
Iacutendices y apeacutendices
Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5
rdquo
5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina vi
Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
b
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina b
TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
c
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina c
113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
d
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina d
Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
e
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina e
Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
1
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 1
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
2
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
3
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
4
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 7
315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
8
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
9
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 9
En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
10
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 10
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 11
Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 12
113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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Paacutegina 13
2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 14
No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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Paacutegina 15
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 16
313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
18
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 18
32 Caracteres prohibidos
Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4
lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl
33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el
manual de procedimiento
34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten
Miembros que aprobaron
Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma
Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR
Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten
4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en
httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
i
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina i
Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA
bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003
bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-
2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y
Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES
bull Manual Crear Personas ndashAyR
bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo
bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea
en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html
ii
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Paacutegina ii
NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE
bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas
bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del
Decreto 2150 de 1995
bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR
bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el
otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior
bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)
bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y
se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)
NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD
bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14
bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)
bull wwwregistraduriagovco
bull wwwdasgovco
NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO
bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten
Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil
bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil
iii
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina iii
bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina iv
Iacutendices y apeacutendices
Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina v
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5
rdquo
5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina vi
Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
vii
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina vii
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
b
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina b
TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
c
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina c
113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
d
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina d
Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
e
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina e
Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
1
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 1
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
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Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA
bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003
bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-
2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y
Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES
bull Manual Crear Personas ndashAyR
bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo
bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea
en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011
bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html
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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE
bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas
bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del
Decreto 2150 de 1995
bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR
bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el
otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior
bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)
bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y
se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)
NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD
bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14
bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)
bull wwwregistraduriagovco
bull wwwdasgovco
NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO
bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten
Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil
bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina iii
bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Iacutendices y apeacutendices
Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13
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Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5
rdquo
5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
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Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
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TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
c
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113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
d
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
e
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Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
1
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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
16
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 16
313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
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Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
ii
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Paacutegina ii
NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE
bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas
bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del
Decreto 2150 de 1995
bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR
bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el
otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior
bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)
bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y
se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)
NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD
bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14
bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)
bull wwwregistraduriagovco
bull wwwdasgovco
NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO
bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten
Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil
bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil
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Paacutegina iii
bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)
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Paacutegina iv
Iacutendices y apeacutendices
Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13
v
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Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5
rdquo
5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
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Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
b
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Paacutegina b
TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
c
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Paacutegina c
113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
d
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina d
Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
e
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Paacutegina e
Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
1
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 1
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
2
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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Paacutegina 3
2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
4
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Paacutegina 4
del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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Paacutegina 7
315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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Paacutegina 9
En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 11
Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
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Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
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Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)
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Paacutegina iv
Iacutendices y apeacutendices
Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5
rdquo
5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
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Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
vii
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
b
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina b
TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
c
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Paacutegina c
113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
d
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina d
Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
e
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Paacutegina e
Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
1
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Paacutegina 1
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
2
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
3
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Paacutegina 3
2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
4
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Paacutegina 4
del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 5
Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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Paacutegina 6
3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
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Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
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Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina iv
Iacutendices y apeacutendices
Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13
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Paacutegina v
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5
rdquo
5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
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Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
b
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Paacutegina b
TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
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Paacutegina c
113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
d
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina d
Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
e
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Paacutegina e
Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
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Paacutegina 2
112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
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Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
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Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
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Paacutegina v
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5
rdquo
5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
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Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
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TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
c
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina c
113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
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Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
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Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
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Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Anexos
Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN
NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM
AGENCIA AG LOTE LT
AGRUPACION AGP MANZANA MZ
ALMACEN ALM MEZZANINE MN
ALTILLO AL MODULO MD
APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP
APARTAMENTO AP NORTE NORTE
AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC
AVENIDA AV OESTE OESTE
AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF
BARRIO BRR ORIENTE O
BLOQUE BL PARCELA PA
BODEGA BG PARQUE PAR
BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ
CALLE CL PASAJE PJ
CAMINO CN PASEO PS
CARRERA CR PENTHOUSE PH
CARRETERA CARR PISO P
CASA CA PLANTA PL
CELULA CEL PORTERIA POR
CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD
CIRCULAR CIR PUENTE PN
CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT
CIUDADELA CD SALON SA
CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC
CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS
CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL
DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST
DEPOSITO DP SUITE SU
DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM
DIAGONAL DG SUR SUR
EDIFICIO ED TERMINAL TER
ENTRADA EN TERRAZA TZ
vii
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
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Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
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Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
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Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
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Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA
ESQUINA ESQ TORRE TO
ESTE ESTE TRANSVERSAL TV
ETAPA ET UNIDAD UN
EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR
FINCA FCA URBANIZACION URB
GARAJE GJ VARIANTE VTE
GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA
HACIENDA HC ZONA ZN
INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF
KILOMETRO KM
LOCAL LC
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
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Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
16
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 16
313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
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Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
2011
Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes
Manual de procedimientos y poliacuteticas
b
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
c
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113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
d
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
e
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Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
15
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 15
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
16
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
b
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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TABLA DE CONTENIDO
Introduccioacuten d
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1
1 Nombre 1
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2
2 Nuacutemero de identificacioacuten 3
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5
3 Fecha de nacimiento 6
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7
4 ID de Banner 8
41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10
1 Direccioacuten 10
11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10
1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10
112 Modificacioacuten 11
c
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113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
d
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina d
Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
e
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina e
Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
1
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 1
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
2
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 12
113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 15
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
c
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina c
113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12
2 Teleacutefono 13
21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15
31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16
Lista de referencia I
Glosario II
d
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina d
Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
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Paacutegina e
Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
1
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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
d
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina d
Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la
Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones
En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los
estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general
Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector
Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo
Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato
La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define
Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip
Es un aspirante a estudiante o estudiante activo
la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1
No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante
rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo
No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores
la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro
1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner
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Paacutegina e
Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
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Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
e
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Paacutegina e
Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la
debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso
Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo
se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada
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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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Paacutegina 16
313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
1
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 1
I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas
1 Nombre
Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante
empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner
11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por
ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo
En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el
servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se
le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de
informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner
Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que
diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos
2
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 2
112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
3
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 3
2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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Paacutegina 4
del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Paacutegina 5
Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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Paacutegina 7
315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Paacutegina 11
Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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Paacutegina 12
113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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Paacutegina 14
No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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Paacutegina 15
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
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Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
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Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
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menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
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Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
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Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
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11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
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Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 2
112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera
modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2
Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la
presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)
Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute
la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo
Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados
que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos
113 Eliminacioacuten
En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico
Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido
114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la
Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 14
No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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Paacutegina 16
313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
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11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 3
2 Nuacutemero de identificacioacuten
Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en
Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre
21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es
obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes
Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan
alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten
La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten
de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad
Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio
especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten
Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio
acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema
212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos
bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 4
del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 5
Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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Paacutegina 7
315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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Paacutegina 12
113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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Paacutegina 13
2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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Paacutegina 16
313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
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Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
4
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Paacutegina 4
del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo
bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten
Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de
identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea
Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante
esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad
La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes
que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula
213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se
haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y
Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos
antes del antildeo 2000
215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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Paacutegina 12
113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 13
2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
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Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
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Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o
personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos
donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes
216 Casos especiales
Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil
El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no
se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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Paacutegina 7
315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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Paacutegina 8
4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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Paacutegina 9
En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Paacutegina 11
Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
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Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
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Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
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Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
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3 Fecha de nacimiento
Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido
un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona
31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas
Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)
312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que
es entregado con el formato de Matriacutecula
313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha
registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato
314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia
responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute
especificados
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 7
315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
8
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 8
4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
9
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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Paacutegina 12
113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
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Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
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Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
7
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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto
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4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
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Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
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Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
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IND
ICA
DO
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EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
8
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 8
4 ID de Banner
Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema
41 Procedimiento - Coacutedigo
411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en
el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo
Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo
nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras
412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico
413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar
414 iquestQueacute no se debe hacer
Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace
algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes
415 Casos especiales
9
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 9
En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
10
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 10
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
11
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 11
Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
12
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 12
113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
13
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 13
2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
14
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 14
No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
15
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 15
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
16
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 16
313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
9
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 9
En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros
10
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 10
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Paacutegina 11
Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 12
113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 13
2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 16
313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
10
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 10
II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto
Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad
de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema
1 Direccioacuten
Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe
estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)
11 Procedimiento - Direccioacuten
111 Creacioacuten
1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los
estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es
Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la
direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al
llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten
1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro
11
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 11
Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
12
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 12
113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
13
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 13
2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
14
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 14
No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
15
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 15
3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
16
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 16
313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
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MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
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Paacutegina 11
Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2
Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado
Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3
bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente
y los 3 siguientes son un consecutivo
bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local
112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la
que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten
Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades
territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93
http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal
como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm
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Paacutegina 12
113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 13
2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 12
113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
114 iquestQueacute no se debe hacer
Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos
Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan
el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes
115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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2 Teleacutefono
El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
21 Procedimiento - Teleacutefono
211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico
214 iquestQueacute no se debe hacer
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Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 14
No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten
215 Casos especiales Ninguno identificado
15
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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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Paacutegina 16
313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5
8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
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ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
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El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea
telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten
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211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes
es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido
Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada
a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea
cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten
212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que
estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se
trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente
213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o
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Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
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Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
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menos
Unidad de Medida
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total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
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Escases o falta de personal
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Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
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Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten
uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva
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Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
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Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
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Unidad de Medida
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total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
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9 RIESGOS
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Escases o falta de personal
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Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
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uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)
31 Procedimiento - Direccioacuten
311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una
sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI
La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada
egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR
El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes
egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato
312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas
nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y
esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva
Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba
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No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
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II
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Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero
total de egresados
Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Banner
Granularidad Por egresado
Periodicidad Anual
Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto
actualizado
Observaciones
9 RIESGOS
OPERATIVO
Falta o falla de hardware o software
Escases o falta de personal
CALIDAD DE SERVICIO
Atencioacuten no adecuada a los egresados
Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento
Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial
SEGURIDAD
Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)
Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01
FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados
Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6
ADMINISTRATIVO
Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad
LEGAL
No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA
0 Elaboracioacuten 05042015
Publicacioacuten 12082015
1
11 APROBACIOacuteN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015
APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
16
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina 16
313 Eliminacioacuten
Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico
314 iquestQueacute no se debe hacer
No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa
Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para
todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo
nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona
315 Casos especiales
Ninguno identificado
I
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina I
Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash
en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011
II
Universidad de los Andes Estaacutendares
Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro
Paacutegina II
Glosario
Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4
rdquo
4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
de los Andes Bogotaacute Enero 2011
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8 INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS
Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012
Responsable del
indicador Jefe Programa de Egresados
Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o
menos
Unidad de Medida
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NOMBRE CARGO FECHA
ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015
REVISOacute
Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
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APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015
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rdquo
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menos
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4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad
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Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o
menos
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menos
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