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ADMINISTRACIÓN 2014 – 2018
Manual de Procedimientos
DE JEFATURA DE ADMINISTRACION CONTABLE Y FINANCIERA
Abril 2017
Manual de Procedimientos de Jefatura de Administración
Contable y Financiera
Registro: HASMT1418/MP/SMDIF/053/160417
Fecha de elaboración: Abril 2017
Número de Revisión: 00
2
ADMINISTRACIÓN 2014 – 2018
Manual de Procedimientos de Jefatura de Administración Contable y Financiera
Autorizaciones
C. Guadalupe Yamak Taja
Directora del CRI
C.P. Guadalupe Nuñez Vargas
Jefa de Administración Contable y Financiera
M.C. Fiacro Luis Torreblanca Coello
Contralor Municipal
M.F.P. Isabel Cristina Valencia Mora
Sub Contralora de Planeación, Evaluación y Control
Aprobado el once de abril de dos mil diecisiete, con fundamento en los artículos 169 fracciones VII y IX de la Ley Orgánica Municipal. Número de Registro: HASMT1418/MP/SMDIF/053/160417.
Manual de Procedimientos de Jefatura de Administración
Contable y Financiera
Registro: HASMT1418/MP/SMDIF/053/160417
Fecha de elaboración: Abril 2017
Número de Revisión: 00
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Índice
Procedimientos de Jefatura de Administración Contable y Financiera
Página
I Introducción 4
II Presentación de los procedimientos 5
III NOMBRE, DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Y DIAGRAMA DE FLUJO 6
Contabilidad y Administracion de Ingresos 6
Contablidad y Administracion de Egresos 8
Adquisiciones 10
IV FORMATOS REFERIDOS 12
Formato de Requisicion 12
Formato de recido diario de Ingresos 13
Formato Recibo de Ingresos Global 14
Formato de Recibo de Egresos 15
Formato de Arqueo de Caja 16
Formato de Conciliacion Bancaria 17
Formato de Flujo de Efectivo 18
Formato CP4 19
Formato de Contabilidad Armonizada 20
V GLOSARIO DE TERMINOS 21
Manual de Procedimientos de Jefatura de Administración
Contable y Financiera
Registro: HASMT1418/MP/SMDIF/053/160417
Fecha de elaboración: Abril 2017
Número de Revisión: 00
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I.- INTRODUCCIÓN
La Jefatura de Administración Contable y Financiera del Sistema Municipal DIF de San Martin
Texmelucan Puebla se encarga de recaudar, administrar y aplicar de manera eficiente los
recursos económicos a favor de la población más vulnerable.
El Manual de Procedimientos, facilita y hace comprensible las funciones que realiza cada uno de
los integrantes de la Jefatura de Servicios Administración Contable y Financiera, y permite que se
actúe de manera sistemática, garantizando una uniformidad en todas las actividades, mismas que
nos llevarán a otorgar un mejor servicio a la ciudadanía.
Manual de Procedimientos de Jefatura de Administración
Contable y Financiera
Registro: HASMT1418/MP/SMDIF/053/160417
Fecha de elaboración: Abril 2017
Número de Revisión: 00
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II.- PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
1. Contabilidad y Administración de Ingresos
2. Contabilidad y Administracion de Egresos
3. Adquisiciones
Manual de Procedimientos de Jefatura de Administración
Contable y Financiera
Registro: HASMT1418/MP/SMDIF/053/160417
Fecha de elaboración: Abril 2017
Número de Revisión: 00
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III.- NOMBRE, DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO, DIAGRAMA DE FLUJO Y FORMATOS
Nombre del Procedimiento:
Contabilidad y Administración de Ingresos
Objetivo: Administrar y controlar los ingresos del SMDIF dentro de un marco de legalidad y transparencia
Fundamento Legal: Artículos 25, 26 y 115 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
Políticas de Operación: Ingresos.- Por cada servicio que otorga el SMDIF a la ciudadanía se expide un recibo y/o comprobante que ampara el ingreso que posteriormente es depositado a la cuenta del municipio, los comprobantes generados son archivados para revisión contable. Una vez integrados los archivos de los Ingresos se capturan en el formato contable CP4 en la partida correspondiente asi como en el formato de Armonización Contable. Esta operación es complementada con una conciliación bancaria, un Estado de cuenta bancaria, un Flujo de Efectivo, Arqueo de Caja; y son entregados al departamento de contabilidad del Ayuntamiento.
Tiempo Promedio de Gestión:
1 dia
Descripción del Procedimiento: Contabilidad y Administracion de Ingresos
Responsable No. Actividad Formato o
Documento Tantos
Solicitante 1 Solicitud de servicio N/A
Asistente Administrativo B
2 Recaudación de Ingresos, expidiendo recibo de ingresos.
Recibo
2
Asistente Administrativo B
3 Elaboracion de recibos diarios por servicio.
Recibo 2
Jefatura de Administración
Contable y financiera
4 Elaboración de Reporte Mensual en Formato CP4
Formato CP4 1
Jefatura de Administración
Contable y financiera
5 Captura de Contabilidad Armonizada, en Formato de Contabilidad Armonizada SAACGNET.
Formato de Contabilidad Armonizada
1
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Contable y Financiera
Registro: HASMT1418/MP/SMDIF/053/160417
Fecha de elaboración: Abril 2017
Número de Revisión: 00
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Diagrama de Flujo: Contabilidad y Administracion de Ingresos
Solicitante Asistente Administrativo B Jefatura de Adminstracion Contable y Financiera
Recaudación de
Ingresos
Elaboración de
Reporte
Mensual
Solicitud del
servicio
Captura de
Contabilidad
Armonizada
1 2
4 Recibos
Inicio
Fin
3
5
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Contable y Financiera
Registro: HASMT1418/MP/SMDIF/053/160417
Fecha de elaboración: Abril 2017
Número de Revisión: 00
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Nombre del Procedimiento:
Contabilidad y Administración de Egresos
Objetivo: Administrar y controlar los egresos del SMDIF dentro de un marco de legalidad y transparencia
Fundamento Legal: Artículos 25, 26 y 115 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
Políticas de Operación: Egresos.- Para justificar la salida del recurso es necesario la integración de un expediente que contenga una requisición, una factura con requisitos deducibles, un archivo fotográfico, una copia de identificación oficial del solicitante y si el monto lo requiere (según lo establecido por el área de Adquisiciones del H. Ayuntamiento) tres cotizaciones. Una vez integrados los archivos de los Egresos se capturan en el formato contable CP4 en las partidas correspondientes según el origen y aplicación de los recursos, asi como en el formato de Armonización Contable. Estos formatos son complementados con una conciliación bancaria, un Estado de cuenta bancaria, un Flujo de Efectivo, Arqueo de Caja; y son entregados al departamento de contabilidad del Ayuntamiento
Tiempo Promedio de Gestión:
Mes
Descripción del Procedimiento: Contabilidad y Administracion de Egresos
Responsable No. Actividad Formato o
Documento Tantos
Jefatura de Administración Contable y financiera
1 Entrega de Comprobantes de Egresos durante el mes
Facturas y Recibos 1
Asistente Administrativo A
2 Elaboracion de Expediente comprobatorio de Egresos
Facturas y Recibos 1
Asistente Administrativo A
3 Ordenamiento de Facturas, Recibos y documentos comprobarorios
Formato CP4 1
Asistente Administrativo A
4 Captura de Contabilidad Armonizada y CP4 en Formato de Contabilidad Armonizada
Formato 1
Jefatura de Administración
Contable y financiera
5 Elaboración de reporte mensual de Flujo de Efectivo, Conciliación Bancaria, CP4
Flujo de Efectivo, Conciliacion
Bancaria, CP4
1
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Contable y Financiera
Registro: HASMT1418/MP/SMDIF/053/160417
Fecha de elaboración: Abril 2017
Número de Revisión: 00
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Diagrama de Flujo: Contabilidad y Administracion de Egresos
Jefatura de Administración Contable y Financiera
Asistente Administrativo A
Elaboración de
expediente
comprobatorio
de Egresos
Elaboración de
Reporte Mensual
Entrega de
comprobantes de
Egresos
1 2
Facturas, Recibos,
Archivos
Fotográficos
Inicio
Fin
3
Captura en el formato
CP-4 y Captura de
Contabilidad
Armonizada
4 5
Manual de Procedimientos de Jefatura de Administración
Contable y Financiera
Registro: HASMT1418/MP/SMDIF/053/160417
Fecha de elaboración: Abril 2017
Número de Revisión: 00
10
Nombre del Procedimiento:
Adquisiciones
Objetivo: Adquirir el bien o servicio solicitado para satisfacer las necesidades de las diferentes áreas con la finalidad de llevar a buen término las actividades propias de las mismas
Fundamento Legal: Artículos 25, 26 y 115 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
Políticas de Operación: A través de una requisición previamente autorizada por la Directora del SMDIF y si el monto lo requiere (de acuerdo con lo establecido con el área de Adquisiciones del H. Ayuntamiento) se anexan tres cotizaciones, una vez recibido el bien mueble inmueble se procede al pago y se canaliza al Asistente administrativo A encargada de egresos para su soporte y contabilización.
Tiempo Promedio de Gestión:
Mensual
Descripción del Procedimiento: Adquisiciones
Responsable No. Actividad Formato o
Documento Tantos
Jefatura del SMDIF interesada
1 Solicitud del bien o servicio que se desea adquirir a direccion del SMDIF
Requisición 1
Direccion SMDIF 2 Aprobacion de la solicitud por parte de la Direccion del SMDIF
Requisición 1
Jefatura de Administración
Contable y financiera
3 Compra del bien o servicio solicitado
Factura o Recibo 1
Asistente Administrativo A
4 Entrega de documentos comprobatorios a jefatura de Servicios Administrativos, Requisición, facturas, recibos
Requisicion, facturas, recibos
1
Asistente Administrativo A
5 Integracion de Expediente Comprobatorio
Requisicion, facturas, recibos,
CP4
1
Asistente Administrativo A
6 Captura de Contabilidad Armonizada y CP4
Formato de Contabilidad Armonizada
1
Jefatura de Administración
Contable y financiera
7 Elaboracion de Reporte Flujo de Efectivo, Conciliacion
Bancaria, CP4
1
Manual de Procedimientos de Jefatura de Administración
Contable y Financiera
Registro: HASMT1418/MP/SMDIF/053/160417
Fecha de elaboración: Abril 2017
Número de Revisión: 00
11
Diagrama de Flujo: Adquisiciones
Jefatura del SMDIF Interesada
Directora SMDIF Jefatura de Administración
Contable y Financiera
Asistente Administrativo A
.
Solicitud del
bien o servicio
Factura y
Recibos
Integración de
expediente
1
Captura de
Contabilidad
Inicio
2
3
Fin
Aprobación de
solicitud
Compra del bien
o contratación
del servicio 4
5
6
Elaboracion
de reporte
7
Manual de Procedimientos de Jefatura de Administración
Contable y Financiera
Registro: HASMT1418/MP/SMDIF/053/160417
Fecha de elaboración: Abril 2017
Número de Revisión: 00
12
IV.- FORMATOS
REQUISICION
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Contable y Financiera
Registro: HASMT1418/MP/SMDIF/053/160417
Fecha de elaboración: Abril 2017
Número de Revisión: 00
13
FORMATO DE RECIBO DIARIO DE INGRESOS POR CONCEPTO DE ASESORIAS
JURIDICAS
Manual de Procedimientos de Jefatura de Administración
Contable y Financiera
Registro: HASMT1418/MP/SMDIF/053/160417
Fecha de elaboración: Abril 2017
Número de Revisión: 00
14
FORMATO RECIBO INGRESOS GLOBAL
Manual de Procedimientos de Jefatura de Administración
Contable y Financiera
Registro: HASMT1418/MP/SMDIF/053/160417
Fecha de elaboración: Abril 2017
Número de Revisión: 00
15
FORMATO RECIBO EGRESOS
Manual de Procedimientos de Jefatura de Administración
Contable y Financiera
Registro: HASMT1418/MP/SMDIF/053/160417
Fecha de elaboración: Abril 2017
Número de Revisión: 00
16
ARQUEO DE CAJA
Manual de Procedimientos de Jefatura de Administración
Contable y Financiera
Registro: HASMT1418/MP/SMDIF/053/160417
Fecha de elaboración: Abril 2017
Número de Revisión: 00
17
FORMATO CONCILIACION BANCARIA
Manual de Procedimientos de Jefatura de Administración
Contable y Financiera
Registro: HASMT1418/MP/SMDIF/053/160417
Fecha de elaboración: Abril 2017
Número de Revisión: 00
18
FORMATO FLUJO DE EFECTIVO
Manual de Procedimientos de Jefatura de Administración
Contable y Financiera
Registro: HASMT1418/MP/SMDIF/053/160417
Fecha de elaboración: Abril 2017
Número de Revisión: 00
19
FORMATO CP-4
Manual de Procedimientos de Jefatura de Administración
Contable y Financiera
Registro: HASMT1418/MP/SMDIF/053/160417
Fecha de elaboración: Abril 2017
Número de Revisión: 00
20
FORMATO DE CONTABILIDAD ARMONIZADA
Manual de Procedimientos de Jefatura de Administración
Contable y Financiera
Registro: HASMT1418/MP/SMDIF/053/160417
Fecha de elaboración: Abril 2017
Número de Revisión: 00
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IV.- Glosario de Términos
Adquisicion.- Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el dominio o propiedades de
un bien o servicio o algún derecho real sobre éstos.
Arqueo de caja.- Es el análisis de las transacciones del efectivo, en un momento determinado,
con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y si el saldo que arroja
esta cuenta corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques
o vales.
Conciliacion Bancaria.- Es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la
empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco
suministra por medio del extracto bancario.
Cotización.- Precio o valor que diferentes proveedores asignan a su bien o servicio.
CP4.- Formato Utilizado en el area contable donde se refleja el estado de ingresos y egresos del
Sistema DIF Municipal.
Estado Financiero.- Son informes que utilizan las instituciones para dar a conocer la situación
económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo
determinado.
Requisición de Compra.- Es una autorización al Departamento de Compras con el fin de
abastecer bienes o servicios. Ésta a su vez es originada y aprobada por el Departamento que
requiere los bienes o servicios.
SAACGNET.- Programa Contable denominado Sistema Automatizado de Administracion y
Contabilidad Gubernamental.
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