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Retos de las ciencias administrativas desde las economías emergentes: Evolución de
sociedades.
Página 1
Ahorro al mejorar un proceso administrativo aplicando la metodología Seis
Sigma: Caso de una empresa maquiladora en el proceso de cálculo,
determinación y pago de Contribuciones de Seguridad social (IMSS-
INFONAVIT).
Teresa de Jesús Plazola Rivera*, Georgina Tejeda Vega*, Silvia Hernández Solís*
*Universidad Autónoma De Baja California.
Tijuana, Baja California. México.
Email: tere.plazola@yahoo.com
Teléfono: 664 6250546
Resumen:
Es una muestra de cómo se aplica la metodología de Seis Sigma para mejorar el
Proceso de Cálculo, determinación y pago de Contribuciones de Seguridad Social
(IMSS- INFONAVIT) de una empresa maquiladora con un promedio mensual de 1,200
trabajadores, obteniendo como resultado de este proceso debido a dicha mejora, un
ahorro de $379,932.26. La metodología Seis Sigma para mejorar el procesos, se aplicó
por fases, las cuales fueron la Definición, Medición, Análisis, Mejora y Control mejor
onocido como DMAIC para lo cual se utilizaron herramientas como flujogramas, el
FMEA, matrices, gráficas de barras, etc. apoyándose con el programa estadístico
Minitab y el Excell de Office. Además del ahorro logrado, es importante destacar que al
implementar acciones para mejorar determinado proceso como es el caso, por
consecuencia se mejoran otros, ya que dichas acciones involucran a otras áreas
derivando en que estas deberán mejorar sus procesos que sirven de entradas que
afectan los productos necesarios para las salidas del proceso en estudio, siendo este,
el cálculo, determinación y pago de Contribuciones de Seguridad Social (IMSS-
INFONAVIT), haciendo de esto un trabajo en equipo.
Palabras clave: Seis Sigma, mejora, ahorro.
INTRODUCCIÓN.
Capitulo 1. Administración de la Calidad
Página 2
Es común saber que muchas compañías aplican la metodología Seis Sigma en sus
procesos y que con ello aumentan la calidad de sus productos o servicios, tanto al
interior como al exterior, lo que los lleva a grandes ahorros o ganancias, siendo en su
mayoría del área de producción, sin embargo poco se sabe de la aplicación de esta
metodología en el área administrativa y es en este caso donde se expone la forma de
aplicar la metodología de Seis Sigma en un proceso administrativo, específicamente el
Cálculo, determinación y pago de Contribuciones de Seguridad Social (IMSS-
INFONAVIT) en una empresa maquiladora con un promedio mensual de 1,200
trabajadores , un proceso por demás complicado, debido principalmente a que para
preparar la información y poder llevar a cabo el proceso, se requiere del servicio y/o
productos de otros departamentos que por ende se ven involucrados.
En este trabajo se muestra paso a paso la metodología aplicada de Seis Sigma con las
fases de Definición, Medición, Análsis, Mejora y Control (DMAIC); de igual manera, las
áreas involucradas, las acciones tomadas, así como los resultados obtenidos donde
para ello se utilizaron herramientas como el Failure Mode and Effects Analysis (FMEA),
flujogramas, gráficas y matrices apoyándose en el programa Minitab y el Excell de
Office.
Al final se muestran los resultados obtenidos mostrando un ahorro de $379,932.26,
debido a que al aplicar la metodología de Seis Sigma se redujeron los errores en los
procesos que servían de entrada al Cálculo, determinación y pago de Contribuciones
de Seguridad Social (IMSS-INFONAVIT).
MARCO TEÓRICO.
Calidad.
Summer, 2006, señala que una organización eficiente es capaz de producir más a
partir de los recursos con que cuenta, mediante un mejor enfoque en el cliente y la
agilización de los procesos de trabajo. Al estar más al tanto sus clientes internos y
externos, las organizaciones desarrollan una idea más clara de lo que necesitan lograr
para satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes.
El doctor Juran arguye la importancia de alcanzar una calidad de clase mundial
mediante la identificación de la necesidad de mejora, la selección de los proyectos
apropiados y la creación de una estructura organizacional que guíe el diagnóstico y el
análisis de los proyectos. El éxito de los esfuerzos a la mejora estimula
descubrimientos importantes en relación con el conocimiento y las actitudes.
(Summers, 2006).
Retos de las ciencias administrativas desde las economías emergentes: Evolución de
sociedades.
Página 3
Seis Sigma
A fin de encontrar directrices para establecer la estructura de su sistema de
administración de la calidad, mantener registros y utilizar técnicas de calidad para
mejorar los procesos y sistemas, las organizaciones eficientes emplean normas como
ISO 9000 y QS 9000, programas como Seis Sigma y parámetros basados en premios
reconocidos internacionalmente, como el Premio Nacional de Calidad Malcolm
Baldrige. (Summers, 2006).
El Seis Sigma, en su nivel básico, se encamina a mejorar simultáneamente la eficacia y
la eficiencia. (Eckes, 2004).
López, 2011, dice que la misión del 6σ es proporcionar la información adecuada para
ayudar a la implementación de la máxima calidad del producto o servicio en cualquier
actividad, así como crear la confianza y comunicación entre todos los participantes,
debido a que la actividad del negocio parte de la información, las ideas y la
experiencia, y esto ayuda a elevar la calidad y el manejo administrativo.
Elizondo, 2007 menciona que la estrategia de Seis Sigma se basa en métodos
estadísticos rigurosos que emplean herramientas de calidad y análisis matemáticos, ya
sea para diseñar productos y procesos o para mejorar los ya existentes. Esta estrategia
requiere que se optimicen las salidas del proceso mediante un enfoque en las entradas
y procesos involucrados.
Técnicamente, calidad Seis Sigma equivale a un nivel de calidad con menos de
0.000003 defectos por oportundiad (3 defectos por meillón de oportunidades). Seis
Sigma es una metodología que ayudará a alcanzar tal objetivo. (Gómez, Vilar y Tejero,
2009).
Gómez, Vilar y Tejero, 2009 dicen que al final de la década de los 80 y a principios de
la década de los 90´s Motorola introdujo la iniciativa de Seis Sigma y en el proceso
redujo el número de defectos en sus productos de 4 a 5,5 sigma, con un resultado de
$2,200 millones de ahorro.
Seis Sigma es utilizado por empresas comprometidas con la satisfacción del cliente en
la entrega oportuna de productos y servicios, libres de defectos y a costos razonables.
Ejemplos de las empreas son Motorola, Allied Signal, G. E., Polaroid, Sony, Lockheed,
NASA, Black and Decker, Bombardier, Dupont, Toshiba, etc. (Treviño, E. 2004).
Capitulo 1. Administración de la Calidad
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Carazo, J. menciona que Fernández, B. 2006, respondió a la pregunta de si es mas
facil implantarlo en empresas intensivas en conocimiento señalando que la metodología
de Seis Sigma se aplica sobre el terreno, en proyectos reales. La intensificación sobre
mano de obra te va a dar un conocimiento muy bueno del proceso sobre el terreno. La
intensificacion sobre el conocimiento te lleva a estar un poco alejado. Se aplica para
casos concretos, para situaciones reales.
METODOLOGÍA
Se llevó a cabo este proyecto en una empresa maquiladora con un promedio mensual
de 1,200 trabajadores, siendo 1,175 empleados que se manejan en la nómina general y
solo 25 en la nómina gerencial. Los trabajadores reciben diversas percepciones
además de su salario, mismas que se vuelven un factor para determinar si el trabajador
recibe un salario fijo o variable según la Ley del Seguro Social en su artículo 30 aunque
también deberá determinar qué percepciones variables debe integrar y de qué forma
como lo señala el artículo 27 de la mencionada ley.
Las nóminas se procesan en un programa informático, cuya base de datos sirve
también para determinar las percepciones variables, proceso que el mismo programa
realiza cada dos meses, cumpliendo con lo señalado en el artículo 34, fracción II y III.
La base de datos se alimenta desde diversas áreas según sea el caso y es como a
continuación se enlista:
Reclutamiento: Datos generales del trabajador entre los cuales está el Número de
Seguro Social y el salario diario integrado inicial.
Nóminas: Modificaciones a los salarios, tanto fijos como variables.
Enfermería: Se encarga de dar de alta todas las incapacidades, tanto por enfermedad
general, riesgo de trabajo y por embarazo.
Apoyo técnico de R. H. Este apoyo técnico es una persona licenciado en informática
especializado en el programa informático que sirve para apoyar en la modificación en
fórmulas, generación de reportes y revisión de cálculos.
Finalmente, el mismo programa realiza, si la empresa considera necesario, una
estimación de gastos en cuanto a pago de Contribuciones se refiere, así como de
retenciones, mismas se registran en Contabilidad para hacer la provisión.
Se aplicó la metodología Seis Sigma con las fases del DMAIC (Definir, Medir, Analizar,
(I) Mejorar y Controlar).
Retos de las ciencias administrativas desde las economías emergentes: Evolución de
sociedades.
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Se llevó a cabo el procesamiento y análisis de datos con el uso del programa Mini tab
tanto en la etapa de medición como en la de mejora con gráficas y de igual manera el
Excell de Microsoft Office.
DMAIC
La metodología de Seis Sigma utilizada para el proceso de mejora es la de Definición,
Medida, Análisis, Mejora y Control (DMAIC). Resolviendo el problema a través de las
fases del DMAIC en colaboración con un equipo de personal la solución resulta de las
causas que lo originan. (Shankar, 2009).
Definición.
La primera fase de Seis Sigma implica definir varios elementos claves: una explicación
del problema, variables críticas para la Calidad y los defectos percibidos por el cliente.
(Kermani, 2011).
Kermani, 2011 señala que al principio de la fase de definición, las variables críticas se
deben identificar, estas son las metas de la satisfacción del cliente, que representan “la
voz del cliente” y conforman el proyecto (problema). Entonces el problema se debe
descomponer en varios sub problemas, tal como de ciclo, la reducción del costo o la
reducción de defectos. Después este defecto del proceso se definirá para cada sub
problema.
Definición del proyecto. Proyecto objetivo.
Eficientizar el proceso de Cálculo, determinación y pago de Contribuciones de
Seguridad Social (IMSS-INFONAVIT).
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1. Captura incorrecta u omisión de Registros Federales de Contribuyentes (RFC) en el
Software para calcular la nóminas, ocasionando datos incompletos en el reporte de
contribuciones de Seguridad social (IMSS-INFONAVIT).
2. Falta de proceso para verificar datos afiliatorios presentados por la empresa ante
IMSS contra los registrados por el IMSS ocasionando determinación incorrecta de
contribuciones.
3. Configuración actual de una fórmula compleja para determinar el Salario Diario
Integrado en el proceso de Percepciones Variables en el Software para cálculo de
nómina.
Capitulo 1. Administración de la Calidad
Página 6
4. Falta de coordinación e importancia para obtener oportunamente los números de
afiliación del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) teniendo como
consecuencia:
Retardo en el proceso de determinación de contribuciones
Imposibilidad de presupuestar oportunamente.
Sustitución de números afiliatorios como alternativa incorrecta para poder
concluir la determinación de la contribución.
5. Falta de aplicación del proceso bimestral para determinar el Salario Diario Integrado
en el proceso de Percepciones Variables en nómina gerencial.
6. Falta de verificación del cumplimiento oportuno al reportar los movimientos de baja
de empleados ante el IMSS.
7. Falta de estandarización para el control y registro de incapacidades de los
empleados por riesgo de trabajo, enfermedad general y embarazo, emitidas por el
IMSS.
8. Cálculo y control incorrecto del monto exento de la percepción de tiempo extra para
efectos de cuotas Obrero patronales del Seguro Social y aportaciones de Infonavit.
9. Falta de estandarización en las áreas de Nóminas y Laborales con respecto al
archivo de la documentación oficial enviada por el IMSS (Incapacidades, capitales
constitutivos) y recibida del mismo (Avisos de alta, baja y modificación) de cada uno
de los empleados.
10. Error en fórmulas de algunos conceptos en el Software para cálculo de nómina que
provocan diferencias en el Salario Base de Cotización.
Y= Cada vez que se genera un error descritos en el planteamiento del problema, el
IMSS cobra capitales constitutivos, multas, actualización y/o recargos a la empresa, por
lo que se trata de alcanzar cero errores administrativos para no incurrir en gastos
innecesarios como consecuencia.
La Ley del Seguro Social establece en los siguientes artículos, diversas obligaciones
que le atañen a las empresas con empleados, como son:
Artículo 39. “Las cuotas obrero patronales se causan por mensualidades vencidas y el
patrón está obligado a determinar sus importes en los formatos impresos o usando el
programa informático, autorizado por el Instituto. Asimismo, el patrón deberá presentar
ante el Instituto las cédulas de determinación de cuotas del mes de que se trate, y
realizar el pago respectivo, a más tardar el día diecisiete del mes inmediato siguiente”.
Artículo 40 A establece: “Cuando no se enteren las cuotas o los capitales constitutivos
dentro del plazo establecido en las disposiciones respectivas, el patrón cubrirá a partir
de la fecha en que los créditos se hicieran exigibles, la actualización y los recargos
Retos de las ciencias administrativas desde las economías emergentes: Evolución de
sociedades.
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correspondientes en los términos del Código, sin perjuicio de las sanciones que
procedan”.
El artículo 287. “Las cuotas, los capitales constitutivos, su actualización y los recargos,
las multas impuestas en los términos de esta Ley, los gastos realizados por el Instituto
por inscripciones improcedentes y los que tenga derecho a exigir de las personas no
derechohabientes, tienen el carácter de crédito fiscal”.
Así mismo, en el artículo 307 dice: “. Cometen el delito de defraudación a los
regímenes del seguro social, los patrones o sus representantes y demás sujetos
obligados que, con uso de engaños o aprovechamiento de errores omitan total o
parcialmente el pago de las cuotas obrero patronales u obtengan un beneficio indebido
con perjuicio al Instituto o a los trabajadores.
La omisión total o parcial del pago por concepto de cuotas obrero patronales a que se
refiere el párrafo anterior comprende, indistintamente, los pagos por cuotas obrero
patronales o definitivos por las cuotas obrero patronales o los capitales constitutivos en
los términos de las disposiciones aplicables”.
Meta final:
Como lo indica la figura 1, se pretende lograr un ahorro de $379, 932.36 debido a que
en el año inmediato anterior, se hicieron pagos al IMSS por gastos innecesarios
ocasionados principalmente por errores que se enlistan en el planteamiento del
problema, mismos que provocaron cobros por parte del IMSS tales como Capitales
Constitutivos, actualizaciones, recargos y multas en algunos casos.
Figura 1. Meta final. Elaboración propia.
META FINAL:
$379,932.36
PUNTO DE
PARTIDA
$0.00
MET
A $0.00
PUNTO A
LOGRAR
* Beneficio económico: $379,932.36
Capitulo 1. Administración de la Calidad
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Alcance y límites del proyecto como se muestran en la figura 2:
La base de datos de los empleados con respecto al IMSS, RFC y nombres deberá
capturarse correctamente.
Deberá incluirse el proceso de determinación de la Percepción variable de la
nómina gerencial.
Deberá corregirse la fórmula de la percepción fija y variable en el software de
nómina, convirtiendo el vale de despensa en percepción fija y los bonos de
supervisión y de gasolina en percepciones variables, esto para efectos de cálculo
correcto para determinar tanto el salario diario integrado como el cálculo de cuotas
obrero patronales.
Cálculo correcto de la parte exenta y grabada del pago de horas extras triples para
efectos de Seguro Social.
Corrección de todas las fórmulas que sirven para el cálculo de la retención del IMSS
y la estimación del gasto por cuotas obrero patronales de IMSS y aportaciones de
INFONAVIT en el pago de nómina.
Figura 2. Alcance y límites del proyecto. Elaboración propia
Equipo de trabajo involucrado
El personal involucrado en el proyecto, ya sea de manera directa o indirecta, según se
indica en la figura 3, es como sigue:
ALCANCE Y LIMITES DEL
PROYECTO Contribucio
nes de
Seguridad
Social
Fórmulas y porcentajes correctos en el Software para cálculo de nómina. Proceso
de Percepcio
nes variables
en nómina gerencial
Base de datos
correcta (IMSS, RFC,
Nombres) Conversión de Bonos
Fijos a Variables
(Supervisión, gasolina y
antigüedad)
Conversión de Bono
variable a fijo (Vale
de despensa)
Integración correcta
de las horas extras triples
Retos de las ciencias administrativas desde las economías emergentes: Evolución de
sociedades.
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Champion, certificación de Seis Sigma, líder de alta gerencia, regularmente es el
Presidente de la compañía.
Master Black Belt. Senior Manager, experto de tiempo completo capacitado en la
herramienta de seis sigma, quien ocupa el puesto como Vicepresidente.
Manager, gerente del departamento, en este caso, de Contraloría y Tesorería.
Black Belt. Asesor en el proyecto entrenado especialmente para ello por el
programa de Seis Sigma.
Green Belt, Supervisor Senior, puesto encargado del proyecto.
5 áreas de apoyo para corregir errores que le afectan al cálculo de cuotas obrero
patronales, como son:
o Nóminas
o Laborales
o Reclutamiento
o Técnico en software de RH
o Enfermería
Figura 3. Equipo involucrado. Elaboración propia.
Manager
EQUIPO INVOLUCRADO
Champion
Sr Manager
Área de
Nómin
as
Teresa
Plazola
Fiscal-
laboral
G
B
Black Belt
Área de
laborales
Apoyo
técnico
RH
Enfer
mería
Recluta
miento
Capitulo 1. Administración de la Calidad
Página 10
Las etapas del proyecto se llevaron a cabo conforme al siguiente programa presentada
en la figura 4.
Figura 4. Programa del proyecto. Elaboración propia.
Medición
Elizondo, 2007 dice de Polesky que en esta fase se definen los defectos, se junta la
información promordial para el producto o proceso y se establecen las metas de
mejora. La fase de medición permite entender la condiciñón actual del proceso
(baseline) antes de intentar identificar mejoras. Esta fase se basa en datos válidos por
lo que elimina estimaciones y suposiciones de que tan bien esté trabajando el proceso.
Para poder hacer la medición, se tienen que identificar las entradas que se requieren
para el producto o servicio que se pretende mejorar ya que con ello se podrán
determinar las salidas o procesos que se afectan con el mismo, para lo cual se hace un
mapa del proceso detallado (Process mapping).
A continuación como lo indica la figura 5, se enlistan las entradas que afectan al
proceso de la determinación de cuotas obrero patronales y aportaciones al INFONAVIT
así como las salidas, mismas que se plasman en un Macro mapa del proceso.
1. Determinación correcta de los salarios diarios integrados.
2. Pantalla con información del status de la nómina.
3. Base de datos del Software para el cálculo de nómina sin errores.
4. Cédula de autodeterminación de cuotas emitida por el S. S. que sirve para
revisión de datos.
PROGRAMA DEL PROYECTO
Etapa Fecha
“D” Final
“M” Final
“A” Final
“I” Final
“C” Final
Revisiones finales
Fin del proyecto
Agosto 20, 2011
Oct 22, 2011
Nov 19, 2011
Dic 07, 2011
Dic 15, 2001
Dic 15, 2001
Sept 17, 2011
Retos de las ciencias administrativas desde las economías emergentes: Evolución de
sociedades.
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5. Cédula de autodeterminación de cuotas calculada en el programa SUA.
6. Generación de reporte en Excell y word para autorización y requisición de
cheque.
Las salidas son las siguientes:
1. Cédula de auto determinación de cuotas en el programa SUA.
2. Determinación de Salarios Diarios Integrados.
3. Pérdidas administrativas.
4. Errores
5. Firmas
6. Cheque
7. Pago de cuotas.
Capitulo 1. Administración de la Calidad
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Figura 5. Macro mapa del proceso. Elaboración propia.
1. Determinación correcta de los
salarios diarios
integrados. 2. Pantalla con
información del status de la
nómina. 3. Base de datos
del Software
para el cálculo de nómina sin
errores. 4. Cédula de
determinación de cuotas
emitida por el S. S. que sirve
para revisión de datos.
5. Liquidación
calculada en el programa SUA.
6. Generación de reporte en
Excell y word para
autorización y requisición de
cheque.
1. Cédula de
auto
determinación de cuotas
en el programa
SUA. 2.
Determinación de Salarios
Diarios
Integrados. 3. Pérdidas
administrativas.
4. Errores 5. Firmas 6. Cheque 7. Pago de
cuotas.
Contribuciones
de Seguridad
Social
MMaaccrroo mmaappaa ddeell
pprroocceessoo ENTRADA
S
SALIDAS
Retos de las ciencias administrativas desde las economías emergentes: Evolución de
sociedades.
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Posteriormente como se muestra en las figuras 6, 7 y 8, se realiza un mapa detallado
del proceso, donde se analizan las entradas y salidas del proceso pero en forma
detallada para lo cual se utilizan un Mapa del proceso.
Figura 6. 1ra. Parte del mapa del proceso. Elaboración propia
Entradas Tipo Salidas • Última nómina del
mes anterior afectada.
• Fórmulas correctas en Software de nómina.
• Reporte en excel con muestrasos del cálculo.
• Computadora
• Capturista
• Salarios diarios Integrados
Determinación correcta
de los salarios diarios
integrados
• Correr el proceso del cálculo de salarios diarios variables.
U
C
U
C
C
C • Nómina afectada
• Capturista
• Sistema TRESS
• Computtadora
Cálculo Liquidación
en TRESS. • Correr el proceso del cálculo de liquidación en TRESS.
• Liquidación en Tress
U
C
U
C
A
Mapa del
proceso
Capitulo 1. Administración de la Calidad
Página 14
Salidas
Revisión de datos.
Entradas Tipo Entradas Tipo Salidas
• Capturista
• Sistema TRESS
• Computadora
• Reporte de personal activo en el mes
• Expedientes de riesgos de trabajo
• Reporte de Incapacidades
• Incapacidades
• Correr proceso o de revision de datos
• Generar reporte para soporte de errores y entrega a depto. correspondiente
• Revisión de todas y c/u de las incapacidades: Dias, no. de folio, tipo de incapacidad.
• Cotejar liquidación de IMSS vs datos en TRESS
C
U
C
C
U
C
U
C
C
• Reporte impreso
• Num de errores
• tipos de error.
Importación de datos. • Importar
datos de TRESS.
• Capturista
• Programa SUA.
• Archivo exportado
• Computadora
• Duració
n del proceso
• Numero de datos importados
• Diferencias
C
C
C C
Exportación
de datos. • Exportar datos a Sua
• Capturista
• Sistema TRESS
• Base de datos corregida
• Computadora
C
U
U
C
• Duració
n del proceso
• Num de datos exportados.
A
B
Retos de las ciencias administrativas desde las economías emergentes: Evolución de
sociedades.
Página 15
Figura 7. 2da parte del mapa del proceso. Elaboración propia.
Figura 8. 3ra parte del mapa del proceso. Elaboración propia.
Según lo indica la figura 9, se hizo un análisis con ayuda del Minitab, del
comportamiento de los gastos innecesarios durante un año, determinando que en
promedio se gastan $31,451.00 mensuales, mismos que se pretende llevar a 0(cero).
• Programas de Office
• Capturista
• Computadora
• Reporte de personal activo en el mes.
• Errores
• Gráfica
s • Autori
zación
C
CC
C
Revisión final de
liquidación. • Revision de datos finales.
• Rastreos. • Reportes en Excell
y Word.
Entrega p/autorización
y requisición de cheque • Recabar firmas de autorización de liquidación
• Requisicion de cheque.
• Pago al banco. • Crear archivo
en disco
• Capturista
• Computadora
• Disco • Formato
de requisición de
firmas
C
C
C
C
• Firmas
• Cheque
• Liquidación pagada
Salidas Entradas Tipo
• Capturista
• Programa SUA.
• Computadora
Cálculo de liquidación
en SUA. • Proceso de calculo de liquidacion en SUA.
• Liquidación en SUA
C
C C
B
Capitulo 1. Administración de la Calidad
Página 16
Figura 9. Comportamiento mensual de gastos innecesarios. Elaboración propia.
Posteriormente y de acuerdo a la figura 10, con ayuda de Excell, se determinaron las
variables de entrada más significativas o principales las cuales se muestran en el
siguiente análisis:
Figura 10. Variables de entrada más significativas. Elaboración propia.
En la figura 11 se muestran en resumen las variables de entrada más significativas, la
cual resulta de la figura 10.
Date: 16-Aug
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
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Du
raci
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l pro
ces
o
Nu
m d
e d
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s
imp
ort
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s
Du
raci
on
de
l pro
ces
o
Dif
ere
nci
as
Liq
uid
acio
n e
n S
UA
Erro
res
Gra
fica
s
Au
tori
zaci
on
Firm
as
Ch
eq
ue
Pag
o d
e li
qu
idac
ion
Output
Ranking9 3 2 4 1 8 2 4 2 4 2 8 10 8 4 6 8 8 8
Input Variables (X's)
Association Table Association Table Rank Rank
1 Base de datos corregida 0 0 0 0 0 0 0 9 0 9 0 9 9 9 9 9 0 0 0 396 15.08%
2 Programa SUA 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9 9 9 9 9 1 0 0 0 0 292 11.12%
3 Capturista 1 1 1 1 1 9 1 1 1 1 1 3 3 9 3 3 3 0 0 285 10.85%
4 Sistema TRESS 9 9 3 3 3 0 9 9 9 9 9 0 3 0 0 0 0 0 0 249 9.48%
5 Fórmulas correctas 9 9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 9 0 0 0 0 0 0 222 8.45%
6 Computadora 3 3 3 3 3 3 0 3 0 3 3 0 3 3 3 0 0 0 0 177 6.74%
7 Avisos extemporaneos 0 0 0 3 3 9 0 0 0 0 0 0 3 3 0 0 0 0 0 141 5.37%
8 Nómina afectada 0 9 3 3 3 0 0 0 0 0 0 3 3 3 0 0 0 0 0 126 4.80%
9
Reporte de personal activo
en el mes0 0 9 3 0 0 0 3 0 3 0 3 3 1 0 0 0 0 0
116 4.42%
10 Programas de Office 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9 9 0 0 0 90 3.43%
11
Ultima nómina del mes
anterior afectada9 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
84 3.20%
12
Formato de requisicion de
firmas0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 3 3
72 2.74%
13 Disco 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9 72 2.74%
14
Reporte de incapacidades 0 0 0 3 3 3 0 0 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0 0
69 2.63%
15 Incapacidades 0 0 0 3 3 3 0 0 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0 0 69 2.63%
16 Archivo exportado 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9 0 0 3 0 0 0 0 0 0 66 2.51%
17
Expedientes de riesgos de
trabajo0 0 0 3 3 3 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0
49 1.87%
18 Rastreos del cálculo 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 27 1.03%
19
Liquidacion emitida por
IMSS0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0
24 0.91%
100.00% 100.00%
Variables mas
significativas o
principales
1 2 3 4 5 6 7
29000
30000
31000
32000
33000
34000
Observation Number
Indiv
idual V
alu
e
I Chart for Total
Mean=31451
UCL=33655
LCL=29246
Comportamiento mensual de gastos innecesarios.
El promed
io es mensua
l. Necesitamos
llevarlo a cero!!
Retos de las ciencias administrativas desde las economías emergentes: Evolución de
sociedades.
Página 17
Figura 11. Variables de entrada más significativas. Elaboración propia.
De igual manera se determinaron las variables de salida más significativas o principales
las cuales se muestran en el siguiente análisis según se indica en la figura 12:
Figura 12. Análisis de variables de salida más significativas. Elaboración propia.
En resumen como lo indica la figura 13, se muestran las variables de salida más
significativas para el cliente, lo que a continuación se muestra:
0.00%
2.00%
4.00%
6.00%
8.00%
10.00%
12.00%
14.00%
16.00%
Inp
ut
Var
iab
les
(X's
)
Input Caracteristics
Caracteristic Selection Matrix Result
Variables de entrada
mas significativas
Input Variables Rank %
Base de datos corregida 396 15.08%
Programa SUA 292 11.12%
Capturista 285 10.85%
Sistema TRESS 249 9.48%
Fórmulas correctas 222 8.45%
Computadora 177 6.74%
Avisos extemporaneos 141 5.37%
Nómina afectada 126 4.80%
Reporte de personal activo en el mes116 4.42%
Programas de Office 90 3.43%
Ultima nómina del mes anterior
afectada 84 3.20%
Formato de requisicion de firmas 72 2.74%
Disco 72 2.74%
Reporte de incapacidades 69 2.63%
Incapacidades 69 2.63%
Archivo exportado 66 2.51%
Expedientes de riesgos de trabajo 49 1.87%
Rastreos del cálculo 27 1.03%
Liquidacion emitida por IMSS24 0.91%
Variables de entrada
mas significativas
Capitulo 1. Administración de la Calidad
Página 18
Figura 13. Variables de salida más significativas para el cliente. Elaboración propia.
Análisis.
La fase de análisis ayuda a entender mejor la relación causa y efecto en el proceso,
esto es, qué influencia tienen los factores de entrada en las salidas, llamadas, el
producto o servicio que se provee. (Shankar, 2009).
El análisis como fase del DMAIC se lleva a cabo utilizando la herramienta del FMEA
donde se muestra a detalle las actividades que afectan el proceso y quienes son
responsables de ello
Failure mode and effects analysis (FMEA).
Bravo, Rosero, Utterman y Gallo, 2011 definen el Failure mode and effects analysis
(FMEA) consiste en una herramienta estructurada para la prevención de los defectos
mediante el análisis de las formas en que puede fallar el producto o proceso, sus
consecuencias y estudio de las causas que provocan esos modos de fallas, y con ello
decidir sobre la toma de acciones recomendadas en función del nivel de importancia
del modo de fallo.
El FMEA es un método científico que tiene como objetivo descubrir al causa raíz del
incorrecto comportamiento de un producto. (Bazu, 2011).
Output Variables Customer
Priority
Rank #
Liquidacion en SUA 10
Determinación Salario Diario Integrado 9
Perdidas admitivas 8
Diferencias 8
Errores 8
Firmas 8
Cheque 8
Pago de liquidacion8
Autorizacion6
Numero de errores 4
Numero de datos exportados 4
Num de datos importados 4
Graficas 4
Liquidación en TRESS 3
Reporte impreso 2
Duracion del proceso 2
Duracion del proceso 2
Duracion del proceso 2
Tipos de error1
Variables
principales o mas
significativas para
el cliente
Retos de las ciencias administrativas desde las economías emergentes: Evolución de
sociedades.
Página 19
A continuación en las figuras 14 y 15 se muestra cómo es que se aplicó el FMEA en
este proyecto.
Figura 14. Failure mode and effects analysis (FMEA) del proyecto 1ra. Parte. Elaboración propia.
#Process Function
(Step)
Potential
Failure
Modes
(process
defects)
Potential
Failure
Effects (Y's)
S
E
V
C
l
a
s
s
Potential
Causes of
Failure (X's)
O
C
C
Current
Process
Controls
D
E
T
R
P
N
Recommend
Actions
Responsible
Person &
Target Date
Taken
Actions
S
E
V
O
C
C
D
E
T
R
P
N
1Base de datos
corregida
Datos
incompletos o
erroneos (No
SS, RFC,
Nombre)
Pago
incompleto
por falta de
Nos. de SS
10
Obtención
tardía de los
nos. de SS
8 Ninguno 10 800
Obtener los Nos.
de SS lo mas
pronto posible
Nóminas
Se envia a
los
mensajeros
constanteme
nte para
obtener los
no. de SS
2
Pago con
sustitucion de
datos.
5
Obtención
tardía de los
nos. de SS
8 Ninguna 10 400
Obtener los Nos.
de SS lo mas
pronto posible
Nóminas
Se envia a
los
mensajeros
constanteme
nte para
obtener los
no. de SS
3
Mayor lapso
de tiempo
aplicado al
proceso
1
Captura
erronea de
numeros (RFC,
SS)
10 Ninguno 10 100
Hacer una
revision de datos
despues de
afectada la ultima
nomina del mes
Nóminas/Recluta
miento
Correr el
proceso de
revision de
datos en
Pagos IMSS
en TRESS
4 Programa SUADeficiencias
en el
programa.
Mayor lapso
de tiempo
aplicado al
proceso
4
No acepta
reingresos, no
acepta fechas
de inicio de
credito
anteriores a
junio 1997
10 Ninguno 10 400
Generar un
reporte de
reingresos
Tere Plazola
Crear y
generar el
reporte de
reingresos en
TRESS
5 CapturistaMultiples
actividades
Pago con
Numeros
erroneos
4
No revisar
liquidacion
IMSS vs
TRESS
10 Ninguno 10 400Crear reporte de
Activos en el mesTere Plazola
Se crea
reporte de
activos en el
mes y se
concilia vs
liquidacion
de IMSS
6Pagos en
exceso10
No revisar
Activos del
mes en TRESS
vs SUA
10 Ninguno 10 1000Revisar activos
del mes vs SUATere Plazola
Se hace una
conciliacion
de activos
del mes en
TRESS vs
SUA
Capitulo 1. Administración de la Calidad
Página 20
#Process Function
(Step)
Potential
Failure
Modes
(process
defects)
Potential
Failure
Effects (Y's)
S
E
V
C
l
a
s
s
Potential
Causes of
Failure (X's)
O
C
C
Current
Process
Controls
D
E
T
R
P
N
Recommend
Actions
Responsible
Person &
Target Date
Taken Actions
S
E
V
O
C
C
7Pagos de
menos10
No revision de
Bajas
extemporaneas
10 Ninguno 10 1000
Entrega de Bajas
extemporaneas a
la persona
encargada de
hacer la
liquidacion
Nóminas
Memo para aplicar
procedimiento de
entrega de avisos
extemporaneos
8 Sistema TRESSCambios de
version
Deja de hacer
algun
subproceso
importante en
el proceso de
la liquidacion
en TRESS
1
Al actualizar la
version afectan
algun modulo
de Pagos IMSS
y no se dan
cuenta de ello.
1 Ninguno 10 10
Informar sobre los
cambios de
version para
revisar si afecto
algun cambio el
proceso
Apoyo técnico
RH
Se entregó un
memorandum
donde se solicita se
haga una revisió a
cada actualización
de versión de
TRESS
9Fórmulas
correctasFórmulas
erroneas
Pagos en
exceso10
Aplicacion de
criterios
diferentes
10
Bitácoras de
control de
cambios
8 800Definir criterio y
cambiar formulasTere Plazola
Se definio el criterio
y se cambiaron las
formulas
10 ComputadoraMemoria
insuficiente
Mayor duracion
del proceso7
Computadora
48610 Ninguno 10 700
Adquirir
computadora con
mas capacidad
MIS
(Management
Information
System)
Se adquirio
computadora
pentium 3
11Avisos
Extemporaneos
Movimientos
aplicados con
fechas
diferentes en
SUA
Pagos de
menos10
Fecha de
recepcion en
IMSS no
afectada en
TRESS
10 NInguno 10 1000
Entrega de Bajas y
modificaciones
extemporaneas a
la persona
encargada de
hacer la
liquidacion
Nóminas
Memo para aplicar
procedimiento de
entrega de avisos
extemporaneos
12Nómina
AfectadaNómina sin
afectar
Mayor duracion
en el proceso1
No se corre el
proceso de
afectacion de
la nómina
10 Ninguno 10 100Pronta afectacion
de la nominaNóminas Se afecta rapido
13
Reporte de
personal activo
en el mes
No correr el
reporte
Pago con
Numeros
erroneos
4
No conciliar los
nos SS del
TRESS vs
Liquidacion
10 Ninguno 10 400
Generar el reporte
y conciliarlo
contra SUA
Tere Plazola
Se genera el reporte
y se revisa vs pago
de SUA
Figura 15. Failure mode and effects analysis (FMEA) del proyecto 2da. Parte. Elaboración propia.
Retos de las ciencias administrativas desde las economías emergentes: Evolución de
sociedades.
Página 21
Como lo indica la figura 16, posteriormente y derivado del análisis del FMEA, se tomó
el siguiente Plan de Acción:
Acción Plan Fecha Persona responsable
1.- Crear reporte en TRESS El dia 10 de c/mes
2.- Conciliar reporte vs pago de SUA El dia 10 de c/mes
3.- Corregir datos encontrados en forma erronea El dia 10 de c/mes
4.- Acudir al IMSS para correccion de datos El dia 10 de c/mes
1.- Hacer memorandum para aplicar procedimiento de entrega de
movimientos extemporaneosEne-11
Obtener los números de Seguro
Social oportunamente
1.- Enviar al mensajero al IMSS en mas ocasiones si es necesario
para obtener mas rápido los números faltantes.El dia 10 de c/mes Nóminas/Reclutamiento
1.- Definir y revisar criterio que cubra aspectos laborales, y
tecnicos llevando un registro de todos los acuerdos tomados.Mayo del 2011
2.- Aplicar los cambios definidos debidamente aurotizados Julio del 2011
3.- Llevar bitacora para control de cambios hechos al Sistema
4.- Hacer rastreos y pruebas de alguna muestra para corroborar la
correcta aplicación de las nuevas formulas.Agosto del 2011
Adquirir equipo de cómputo
con mas capacidad.1.- Solicitar a MIS Equipo con mas capacidad Agosto del 2011 Tere Plazola
Revisar personal activo del mes
vs SUATere Plazola
Entrega de movimientos
extemporaneos a la persona
encargada de hacer la
liquidacion2.- Hacer la entrega de los movimientos a mas tardar el dia 10 de
cada mes
Nóminas
El dia 10 de c/mes
Definir criterio y cambiar
formulas en sistema TRESS.Tere Plazola
Generar reporte de reingresos 1.- Generar reporte en TRESS de reingresos Cada mes Tere Plazola
Figura 16. Plan de acción derivado del análisis FMEA. Elaboración propia.
Mejora
La fase “Mejorar” es la transición del proceso a la solución. Las inversiones críticas han
sido verificadas y optimizadas asegurando las causas de los problemas. Una vez las
causas de los problemas han sido determinadas en la fase “Analizar”, el equipo
identifica y cuantifica que pasará si las mejoras necesarias no se realizan y que pasará
si se tarda mucho tiempo en llevarlas a cabo. Esto desarrolla un análisis de
coste/beneficios. Muy a menudo, el proceso de experimentación simple y la simulación
ofrecen al equipo grandes ganancias en este paso. A su vez, en la fase “Mejora”, el
equipo desarrolla e implementa, un plan con un cambio en el acercamiento en la
gestión que ayudará a la organización en la puesta en marcha y adaptación de las
soluciones y en los cambios que resultarán de ello. (Peterka, 2012).
Una vez establecido el plan de acción, se llevan a cabo las labores para disminuir los
errores que nos lleven a mejorar los procesos. A continuación en las figuras 17 y 18 se
muestran las gráficas del año 2010 y 2011 para ver si los errores disminuyeron:
Capitulo 1. Administración de la Calidad
Página 22
Figura 17. Comparativo mensual de errores por el año 2010. Elaboración propia.
Figura 18. Comparativo mensual de errores por el año 2011. Elaboración propia.
En términos monetarios y como resultado de la mejora de las acciones tomadas, se
realizó la gráfica que se indica en la figura 19 donde muestra el ahorro obtenido por la
disminución de gastos.
Retos de las ciencias administrativas desde las economías emergentes: Evolución de
sociedades.
Página 23
Figura 19. Estimación de pagos en exceso al IMSS de Enero a Octubre del 2011. Elaboración propia.
Control.
Esta última etapa sirve para asegurarse de que las acciones de mejora dispuestas en
el Plan de mejora se lleven a cabo, esto se hace utilizando en este caso, el cuadro del
FMEA donde se revisa quien es responsable de tales actividades y cómo es que lo
logrará. A continuación en la figura 20 se muestra el FMEA pero se adicionan a este las
actividades de control que aseguran el éxito de las acciones.
Figura 20. Failure mode and effects analysis (FMEA) del proyecto que incluye actividades de Control.
1ra.. Parte. Elaboración propia.
Capitulo 1. Administración de la Calidad
Página 24
#Process Function
(Step)
Potential
Failure
Modes
(process
defects)
Potential
Failure
Effects (Y's)
S
E
V
C
l
a
s
s
Potential
Causes of
Failure (X's)
O
C
C
Current
Process
Controls
D
E
T
R
P
N
Recommend
Actions
Responsible
Person &
Target Date
Taken Actions
S
E
V
O
C
C
7Pagos de
menos10
No revision de
Bajas
extemporaneas
10 Ninguno 10 1000
Entrega de Bajas
extemporaneas a
la persona
encargada de
hacer la
liquidacion
Nóminas
Memo para aplicar
procedimiento de
entrega de avisos
extemporaneos
8 Sistema TRESSCambios de
version
Deja de hacer
algun
subproceso
importante en
el proceso de
la liquidacion
en TRESS
1
Al actualizar la
version afectan
algun modulo
de Pagos IMSS
y no se dan
cuenta de ello.
1 Ninguno 10 10
Informar sobre los
cambios de
version para
revisar si afecto
algun cambio el
proceso
Apoyo técnico
RH
Se entregó un
memorandum
donde se solicita se
haga una revisió a
cada actualización
de versión de
TRESS
9Fórmulas
correctasFórmulas
erroneas
Pagos en
exceso10
Aplicacion de
criterios
diferentes
10
Bitácoras de
control de
cambios
8 800Definir criterio y
cambiar formulasTere Plazola
Se definio el criterio
y se cambiaron las
formulas
10 ComputadoraMemoria
insuficiente
Mayor duracion
del proceso7
Computadora
48610 Ninguno 10 700
Adquirir
computadora con
mas capacidad
MIS
(Management
Information
System)
Se adquirio
computadora
pentium 3
11Avisos
Extemporaneos
Movimientos
aplicados con
fechas
diferentes en
SUA
Pagos de
menos10
Fecha de
recepcion en
IMSS no
afectada en
TRESS
10 NInguno 10 1000
Entrega de Bajas y
modificaciones
extemporaneas a
la persona
encargada de
hacer la
liquidacion
Nóminas
Memo para aplicar
procedimiento de
entrega de avisos
extemporaneos
12Nómina
AfectadaNómina sin
afectar
Mayor duracion
en el proceso1
No se corre el
proceso de
afectacion de
la nómina
10 Ninguno 10 100Pronta afectacion
de la nominaNóminas Se afecta rapido
13
Reporte de
personal activo
en el mes
No correr el
reporte
Pago con
Numeros
erroneos
4
No conciliar los
nos SS del
TRESS vs
Liquidacion
10 Ninguno 10 400
Generar el reporte
y conciliarlo
contra SUA
Tere Plazola
Se genera el reporte
y se revisa vs pago
de SUA
Figura 21. Failure Mode and Effects Analysis (FMEA) del proyecto que incluye actividades de Control.
2da. Parte. Elaboración propia.
En la figura 22 se muestra el Plan de acción pero como una herramienta de Control
donde se establecen los resultados obtenidos después de haber llevado a cabo las
acciones.
Retos de las ciencias administrativas desde las economías emergentes: Evolución de
sociedades.
Página 25
Figura 22. Plan de acción incluyendo los resultados obtenidos una vez realizadas dichas acciones.
Elaboración propia.
En la figura 19 se muestra como al paso de los meses los gastos “innecesarios”
disminuyeron. Se nombran innecesarios porque si el proceso se lleva a cabo sin
errores no deben aparecer; tan solo debe haber erogaciones “normales” por el pago de
Contribuciones a los que se está obligado por la Ley del IMSS y la Ley del INFONAVIT.
Como se muestra en la misma tabla, mes con mes los gastos se hacía, sin embargo al
final del año estos disminuyeron en gran parte aunque no han desaparecido del todo
debido a que todavía hay errores que no se han subsanado aunque algunos de ellos
son por causas ajenas a la empresa como el número de seguro social, mismo que lo
otorga el IMSS.
CONCLUSIONES
El aplicar 6 Sigma ayuda a detectar errores para corregirlos lo que nos lleva a mejorar
la calidad en los procesos y por consecuencia obtener ahorros, en muchos casos
sustanciales; el aplicar la técnica como en este caso ocasionó desarrollar y aplicar un
procedimiento adecuado al proceso del Cálculo, determinación y pago de
Contribuciones de Seguridad Social (IMSS-INFONAVIT). Esto implicó varios cambios,
que si bien no se aplicaron por completo, si forman parte del plan de acción, para lo
cual, deberán seguirse llevando los controles correspondientes. Con los cambios que
quedan por hacer, se esperan obtener mejores resultados los cuales podrían ser entre
otros:
Alcanzar “0” Cero de diferencia en la determinación de los salarios diarios
integrados y como consecuencia “0” cero diferencias en el pago mensual y/o
bimensual.
Así mismo, se esperan mejoras en cuanto a control interno de toda la información
que se relaciona con los pagos al IMSS, lo cual, deriva en menos gastos.
innecesarios.
Actualmente el Pago al IMSS se lleva a cabo con un procedimiento aplicado por
medio de 6 Sigma.
Este proyecto se llevó a cabo al tiempo que se trabajaba en otros en la misma
empresa, ya fuera que estuvieran ligados a este por el tipo de actividad o no. También
el proyecto provocó que otras áreas como las de enfermería y nóminas que no
implementaron la metodología de Seis Sigma se re definieran en sus procesos lo que
las llevó a colaborar con la mejora sin proponérselo aunque poco tiempo después
implementaron también la metodología Seis Sigma pero con otros proyectos propios de
Capitulo 1. Administración de la Calidad
Página 26
cada área. Otra situación interesante que se registró es que si bien es cierto que hay
un responsable del proyecto la realidad es que más gente se involucra y no solo del
área en cuestión sino de todas las que le afectan; en este caso, fueron personas del
área de nóminas, reclutamiento, enfermería y laborales.
El presente caso pudiera servir como ejemplo para implementar la metodología en
otras áreas del mismo tipo en diversas empresas ya que por lo regular se tiende a
asociar el Seis Sigma con Producción y no con áreas económico-administrativas; de
hecho en la misma empresa, como se menciona líneas arriba, se aplicó en el área de
reclutamiento y en la de Finanzas con diversos y en algunos casos muy importantes
resultados. Es importante destacar que para todos los casos, no solo se busca el
ahorro en la empresa sino el ser eficiente y eficaz, es decir, se busca calidad y ahorros.
En cada proceso se deben identificar las “entradas” que le son inherentes a cada
actividad o proceso involucrado para saber qué calidad de “salidas” obtendremos lo
que nos lleva a generar un producto que se supone debe reunir los requerimientos
esperados.
BIBLIOGRAFÍA
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