Aplicación de las Técnicas Sociométricas Material de didáctico de apoyo Dinámica Organizacional...

Aplicación de las Técnicas Sociométricas

Material de didáctico de apoyo Dinámica Organizacional

Elaborado por: M.A. Luz Ernestina Fierro Murga

Chihuahua, Chih., diciembre de 2009

Universidad Autónoma de ChihuahuaFacultad de Contaduría y Administración

Identificación de la Dinámica Organizacional a nivel informal

Inherente a la formación de una organización formal, está el surgimiento de la organización informal.

Mientras que la estructura formal se diseña deliberadamente, la estructura informal se forma espontáneamente.

La estructura informal es vital dentro de una organización formal.

Es necesario identificar cómo se ha conformado la estructura informal, para identificar las fuerzas y las tensiones que puede ocasionar a la estructura formal.

Buscar equilibrio entre las estructuras formal e informal

La adecuada administración busca el equilibrio entre las estructuras formal e informal.

Estructura formal Estructura

informal

Buscar equilibrio entre las estructuras formal e informal

Estructura formal

Estructura

informal

Si la estructura formal intenta obviar a la informal, se producirá un clima tenso, demasiado rígido, desgastante emocional y psicológicamente para los individuos, lo que afectará el rendimiento y el desempeño laboral y aumentará el rumor, entre otros aspectos .

Buscar equilibrio entre las estructuras formal e informal

Est

ruct

ura

form

al

Estructura informal

Si la informal prevalece sobre la formal se corre el riesgo, también, de tener una desviación de los objetivos, lo que ocasiona desgaste de recursos para lograr los objetivos.

Buscar equilibrio entre las estructuras formal e informal

Ambas estructuras son vitales para el desarrollo de la organización, pues ambas se soportan y apoyan entre sí siempre y cuando se aprenda a equilibrar la dinámica de ambas, pues en última instancia ellas están conformadas por los mismos individuos pero, generalmente, en diferentes agrupaciones.

Las dos se traslapan y conviven entre sí.

Traslape de las estructuras

Director General

Subdirección de planeación

Subdirección administrativa

Subdirección de investigación

Dentro de la formalidad de las relaciones organizacionales, siempre se formarán las agrupaciones informales

Algunas de las diferencias básicas entre las estructuras formal e informal

Estructura formal

• Se establece a priori su estructura y busca mantener equilibro y duración.

• La estructura formal delimita las relaciones entre los puestos y, por ende, entre personas.

• Su dinámica la establecen los cambios organizacionales

• Objetivos, metas, formas de trabajo se identifican

Estructura informal

• Surge por la forma en que espontáneamente se integran las personas en grupos

• Las personas eligen libremente con quien se relacionan a nivel informal.

• Su dinámica la establecen las personas y los grupos. movilización de las personas.

• Las personas fijan sus propios objetivos como grupos. (Pueden o no coincidir con los de la organización)

Algunas de las diferencias básicas entre las estructuras formal e informal

Estructura formal• Las relaciones de autoridad y

de jerarquía se explicitan

• Las relaciones de comunicación y la forma de darse, las define la estructura organizacional

• Se identifica con claridad el rol de la autoridad y de los subordinados.

• Los roles de los individuos los define el puesto.

Estructura informal• Las relaciones de poder y, por

ende de autoridad, las definen los actores sociales de cada grupo.

• Las relaciones de poder y, por ende de autoridad, las definen los actores sociales de cada grupo.

• La forma de comunicación la establecen los integrantes de cada grupo en función de las relaciones que existen entre ellos.

• El grupo asigna roles.

Algunas de las diferencias básicas entre las estructuras formal e informal

Estructura formal

• Las pautas de comportamiento las definen los puestos.

• Suelen explicitarse las políticas, normas, reglas y procedimientos.

• La comunicación formal puede darse en forma: vertical ascendente o descendente; horizontal o transversal.

• Se identifica la figura de jefes

Estructura informal

• Las pautas de comportamiento las define el grupo

• Los grupos definen sus políticas, normas y reglas de agrupación (tácitamente)

• La comunicación informal puede ser de naturaleza afectiva y/o laboral

• Se identifica la figura del líder.

Algunas de las diferencias básicas entre las estructuras formal e informal

Estructura formal

• Las personas tienden a buscar posición y poder dentro de la organización, para lo cual se apoyan en la estructura informal.

• La persona conserva un puesto en tanto así interese a la organización

• Su representación gráfica es el organigrama

• El organigrama se grafica a partir de los puestos, jerarquía y autoridad

Estructura informal

• Personas y grupos tienden a buscar poder dentro de la organización formal.

• Las personas juegan el rol dentro de los grupos en tanto así interese a los miembros.

• Su representación gráfica es el sociograma

• El sociograma sólo puede graficarse a partir de la detección del agrupamiento de las personas

Algunas de las diferencias básicas entre las estructuras formal e informal

Estructura formal• La dinámica de la

organización -por causas internas y/o externas- definen la movilidad de su estructura y, por consecuencia de su organigrama.

• El organigrama se elabora de acuerdo a los fines y a los agrupamientos de trabajo de la organización.

• Por el puesto se adquiere autoridad legal que, a su vez, otorga poder.

Estructura informal• La dinámica de los

agrupamientos -por separación de una persona o varias, cambio de intereses y emocionalidad- define la movilidad de la estructura informal y, por ende, del sociograma

• Las formas de agrupamiento sólo pueden detectarse mediante un diagnóstico sociológico.

• Las personas y/o los grupos tienen poder que les da autoridad informal que pueden trastocar a la formal.

Forma de detectar las relaciones

sociales

Al momento de convivir en una organización, las personas tienden a agruparse libremente, al margen o no de la posición que ocupan dentro de la estructura formal.

Los individuos forman, entonces, una red

Los subgrupos, entre otros, surgen de acuerdo a las preferencias de los individuos, las cuales pueden ser por: edad, sexo, físico, status, origen étnico, religión, política, profesión, posición social y económica; posición de autoridad o poder dentro de la organización, afinidades en actividades e intereses extra-laborales, afecto.

Forma de detectar las relaciones

sociales La formación de los subgrupos puede apoyar u obstaculizar el desempeño laboral y, por ende, los objetivos de la organización.

Detectar los distintos subgrupos y los distintos roles que en ellos desempeñan las personas, es una información valiosa para la organización formal, pues le brindaría ventajas competitivas para apoyarse en las agrupaciones informales.

La detección de los subgrupos o subformas, también conduce a identificar la moral que prevalece entre los grupos.

Debe considerarse que la estructura varía en función de las decisiones e intenciones de las personas que los forman.

Pasos para detectar la estructura informal

Con el fin de detectar la conformación de la estructura informal, se requiere:

Definir el cuestionario que debe comprender preguntas de naturaleza afectiva y/o laboral.

Aplicar el cuestionario, de preferencia debería hacerlo alguien externo a la organización, para evitar sesgo en las respuestas.

Realizar el vaciado de las respuestas en sociomatrices. Se concentran por pregunta y después por nivel, afectivo o laboral. De las sociomatrices derivan las redes que representan los sociogramas.

Pasos para detectar la estructura informal

Elaborar el sociograma general, también denominada Red

Del sociograma general derivar la lectura de los subgrupos e identificar sus formas

De los subgrupos se obtiene la moral específica y se promedia para obtener la general.

Detectar, a partir de las formas, los roles que desempeñan los individuos

Diseño del cuestionario

Clasificación de las preguntas:

AfectivasAfectivas: Son aquellas que identifican las relaciones en función de simpatía, confianza y de afecto entre las personas.

LaboralesLaborales: Son aquellas que identifican la elección de las personas, entre sí, a partir de la credibilidad y la confianza que se le otorga a otro(s) en el conocimiento y la experiencia que poseen, lo que puede ayudar a desempeñar mejor el trabajo.

Invariablemente, la respuesta que se solicita consiste en el nombre de una persona, compañera de trabajo.

Las preguntas no deben de ir en presente, sino en futuro condicional, para evitar que el informante no responda.

Diseño del cuestionario

Las preguntas plantean situaciones hipotéticas que se compartirían con otro compañero.

Las preguntas deben equilibrarse en cantidad, para que ambos tipos de relación, afectiva y laboral, se correspondan.

Se deben identificar cuáles preguntas ayudan a identificar roles.

Es necesario, entonces, conocer de antemano los distintos roles que pueden desempeñar las personas dentro de los subgrupos.

Aunque tradicionalmente se suelen utilizar preguntas negativas, con el fin de detectar a los rechazados, la experiencia demuestra que no es necesario hacerlo, pues a éstos simplemente no los eligen.

Diseño del cuestionario

Las preguntas pueden comprender de una a tres elecciones, lo cual a veces torna compleja la diagramación y la lectura, sobre todo cuando son muchos empleados, por lo que se sugiere dejarlo en una sola elección.

Ejemplos de las preguntas

Laborales1. Si de entre sus compañeros

tuviera que elegir a su jefe, a quién elegiría _________

2. Si tuviera necesidad de un consejo para desarrollar mejor su trabajo, a quién se lo pediría ______________

3. Si tuviera un problema laboral, a quién le pediría apoyo _________________

Afectivas

1. Si la empresa le obsequia un viaje, pero el requisito es ir con un compañero, a quién elegiría ___________

2. Si tuviera un problema personal que necesita comentar, con cuál de sus compañeros lo haría______

3. Si necesitara compañía para asistir a la cena de navidad, a quién invitaría__________

Tip’s para aplicar el cuestionario

• Definir si se aplicará en toda la organización o si se limitará a algún o algunos de los departamentos.

• Debe elaborarse una lista con los nombres de todos los encuestados.

• En caso de aplicar una muestra, la lista sólo deberá contener a las personas elegidas para ser encuestadas.

• Elegir una muestra puede crear sesgo; no obstante, si así lo requiere, al momento de aplicar el cuestionario deberá aclarar a los informantes que sólo pueden elegir de entre los compañeros listados.

Tip’s para aplicar el cuestionario

• Conserve una copia de la lista que contiene los nombres de las personas, para codificar las respuestas.

• La codificación no se debe dar a conocer a los informantes.

• El cuestionario debe aplicarse a cada persona con privacidad, para evitar que los demás escuchen las elecciones que cada uno hace, de lo contrario se crearán conflictos interpersonales, pues no falta quien se sienta

ofendido por no haber sido elegido.

Tip’s para aplicar el cuestionario

• El cuestionario se levanta mediante entrevista para que las respuestas se obtengan por asociación libre e inmediata.

• Nunca deje los cuestionarios para que se los respondan después ya que, en ocasiones, si alguna persona tiene conflictos con otros compañeros, probablemente razone las respuestas, si teme represalias, o bien, puede que no devuelva el cuestionario.

• Es importante que en el cuestionario incluya espacio para anotar el nombre de la persona que responde (el puesto y la antigüedad sólo se solicitan si no cuenta con una lista previa que contenga tal información)

La codificación

Una vez aplicados los cuestionarios, asigne claves, en la lista que preparó previamente, a todos los nombres de los encuestados.

La lista deberá contener nombre, puesto, antigüedad y el espacio para la clave.

Se utiliza el alfabeto para asignar las claves, v.gr.:

Nombre Puesto Antigüedad Clave

María López Secretaria 2 años A

Pedro Salas Director 5 años B

Sara Martínez Subdirectora 3 años C

Luis Ojeda Chofer 6 meses D

Las sociomatrices

Requerirá elaborar una sociomatriz por cada pregunta, así que necesitará tantas como preguntas haya en el cuestionario.

Las preguntas se clasificarán según sean afectivas o laborales.

Para el concentrado de las respuestas, necesitará dos sociomatrices, una por el nivel afectivo y otra por el laboral.

Las sociomatrices

La sociomatriz es un cuadro de doble entrada que concentra, por una parte a los encuestados, por la otra las elecciones que cada uno haya realizado.

La columna vertical de la izquierda corresponde a quien elige, la filas en forma horizontal son para anotar a los elegidos.

Se anulan, mediante el trazado de una línea diagonal, las casillas cuya clave se corresponde entre sí, para evitar cometer la falla de colocar en ese recuadro alguna elección.

Incluya la tabulación de elecciones, lo mismo para el concentrado que para controlar no haber colocado elecciones de más o de menos.

Las sociomatrices

Clave de quien elige

Clave de elegidos

Clave de elegidos

Clave de elegidos

Clave de elegidos

A B C D

A 1

B 1

C 1

D 1

Total de elecciones

2 1 1 0

Pregunta (o número de pregunta Tipo de pregunta: Afectiva

Las sociomatrices

Clave de quien elige

Clave de elegidos

Clave de elegidos

Clave de elegidos

Clave de elegidos

A B C D

A 3 1

B 1 1

C 2

D 2

Total de elecciones

4 3 2 1

Centrado de Afectivo

Graficación de Redes o Sociogramas

Una vez que ha realizado el concentrado por cada nivel, grafique, mediante flechas, la forma en que las personas se eligieron entre sí.

Cada persona será expresada mediante un círculo que contiene la clave que le correspondió.

Las elecciones se muestran mediante una flecha. La dirección de los vectores expresan quien elige a quien.

Si la dirección de las puntas de las fechas no es bidireccional, significa que una persona eligió a otra que, a su vez, no le corresponde en la elección.

Se grafican dos sociogramas, uno afectivo y otro laboral.

Graficación de Redes o Sociogramas

AC

B

G

F

HID

E Nivel Laboral

Si utiliza preguntas negativas, de rechazo explícito, la línea se grafica entrecortada y se sugiere utilizar un color distinto a los de aceptaciones. V.gr. Si tuviera que trabajar en equipo, a quién no elegiría________________

Formas que pueden adoptar los subgrupos dentro del sociograma

Cadena G D H B

E F

D

I

CírculoA

M

B

JI

Díada D L

TríadaH

N L

Estrella o todos los canales

AM

B

JI

Y

Rueda

E F

D

I E

7 formas

Características de las formas de los subgrupos

• Cadena: La comunicación fluye de uno a otro, nunca se cierra sobre sí misma.

• Y: Dos individuos que están en la parte superior pasan información al del centro y éste, a su vez, la pasa a otra persona debajo.

• Díada: Dos personas se comunican exclusivamente entre ellas

• Tríada: Tres personas se agrupan entre ellas.

• Círculo: Varias personas cierran el subgrupo entre ellas

• Rueda: Las personas que están en el exterior concentran la información en el compañero que está en el centro

• Estrella o todos los canales: Es un subgrupo en el que todos se comunican con todos. (No siempre es perfecto)

Características de las formas de los subgrupos

Los subgrupos que por sus características se cierran sobre sí mismos, se denominan pandillas o camarillas.

Las pandillas son:TríadaDíadaCírculoEstrella o todos los canales

No son pandillas porque su agrupamiento no se caracteriza por cierre:YRuedaCadena

Medición de la moral en los subgrupos

Un mismo individuo puede participar en varios subgrupos.

Una vez extraídos los subgrupos, se puede obtener el nivel de moral que existe en cada uno de ellos.

Moral es el grado de cohesión que puede existir en un grupo.

Una vez obtenida la moral de cada subgrupo, se promedia la totalidad de los resultados con el fin de identificar la moral de cada nivel, lo que se compara. En ocasiones es más alto el afectivo que el laboral.

Medición de la moral en los subgrupos

cc= cr_____cp(cp-1)

En donde: cc= capacidad de conexión o de cohesióncr = contactos realescp = contactos posibles

Para obtener los contactos reales se cuentan las puntas o vectores de las flechas, no las líneas de conexión

La fórmula para obtener la moral es:

Medición de la moral en los subgrupos

Ejemplo: En un círculo hay 6 personas, esto equivale a 30 contactos posibles, 6 x 6 -1= 30 Pero sólo hay 12 contactos reales, entonces,

12 / 30 = .40

Es decir este subgrupo sólo está utilizando 40% de su capacidad de cohesión, lo que indica que la moral no es alta.

Medición de la moral en los subgrupos

Un principio que debe considerar es el hecho de que suele existir una relación inversamente proporcional entre la moral y la fluidez de la comunicación.

Es decir, a moral más alta tiende a fluir más lenta la comunicación y viceversa.

Roles de las personas en el sociograma

Las personas pueden desempeñar distintos roles dentro de la red social, a saber:

Líder: Concentra el mayor número de elecciones

Cosmopolita: Es una persona que interconecta el contexto organizacional con el entorno y viceversa (se requiere pregunta específica para detectarlo)

Puente: Forma parte de un subgrupo pero sirve de enlace de su grupo con otro.

Portero: Recibe información, concentra y decide con quien la comparte.

Roles de las personas en el sociograma

Intermediario: Una persona que interconecta a dos camarillas o pandillas, pero no pertenece a ninguna de ellas

Solitario: Es una persona muy selectiva en sus relaciones. Ella sí es elegida, pero corresponde a pocos e incluso puede ser que a ninguno de los que lo eligen (Un líder puede, a su vez, ser solitario)

Aislado: Elige, pero nadie lo elige. (Que puede equivaler al rechazado)

Rechazado: Si incluyo preguntas negativas, el rechazado es elegido pero para no relacionarse con él.

Roles de las personas en el sociograma

Una misma persona puede tener varios roles, v.gr.: Líder y solitario, o líder y cosmopolita.

Es interesante identificar cómo no necesariamente la posición dentro de la estructura formal se corresponde con la informal. V.gr.: Un jefe puede ser un aislado

Se comparan los roles de ambos niveles, afectivo y laboral, con el fin de identificar si hay personas que juegan los mismos roles o bien difieren. V.gr: Una persona líder en el nivel informal laboral puede ser un aislado en la informal afectiva.

Traslape

Una vez que ha identificado los subgrupos dentro de las redes proceda a:

Contar con dos copias del organigrama para realizar el traslape de ambos niveles de relación informal: afectivo y laboral.

Dentro de las casillas de cada puesto, proceda a poner las claves que le asignó a cada persona en el sociograma.

Proceda a graficar las pandillas sobre el organigrama. Utilice líneas de distinto color para advertir con claridad cómo se relacionan los individuos entre sí y conforman las redes informales.

Esto permite identificar las pandillas.

Ventajas de detectar la dinámica de las redes sociales

Crear sinergia entre ambas estructuras, lo que mejorará el desempeño laboral.

Identificar los roles y la forma en que éstos se empatan con el puesto, de lo contrario aprovechar las distintas competencias de los individuos.

Identificar a tiempo las pandillas o camarillas que pueden apoyar o bien obstaculizar cambios y desempeño organizacional.

Establecer si la dinámica de lo informal apoya o no a la formal, con el fin de aprovechar la movilidad de la red.