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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
VIII JORNADAS ARCHIVISTICAS 2008
ARCHIVOS
Artículo 32
Lineamientos para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la administración pública federal
Diario Oficial del 20 de febrero de 2004
I. Disposiciones Generales
II De la organización de los archivos
I. Del control de gestión
II. De los archivos de trámite
III. Del archivo de concentración
IV. Del archivo histórico
V. De los instrumentos de consulta y control archivístico
VI. De los expedientes de archivo
III. De la conservación de archivos
IV. De los archivos electrónicos
Transitorios
V. De los instrumentos de consulta y de control archivístico
I. El cuadro de clasificación archivística
II. El catálogo de disposición documental
LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DELOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL
DOF 20/02/2004
Artículo 32
...Dichos criterios tomarán en cuenta los estándares y mejores prácticas internacionales en la materia.
ISO 15489ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
NORMA INTERNACIONAL PARA ACTIVIDADES Y FUNCIONES
DE LAS INSTITUCIONES
(VERSIÓN PRELIMINAR)
ELABORACIÓN DEL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
• Identificación
• Valoración
• Regulación
• Control
IDENTIFICACIONConsiste en la Investigación y análisis de las características de los elementos esenciales que constituyen la serie documental:
El Productor
Función
Documento de Archivo
Identificación
IDENTIFICACIONCompilar la información institucional:
•Disposiciones legales
•Normas relativas a la creación y a los cambios estructurales de la dependencia
Identificación
IDENTIFICACIONDisposiciones que regulan las competencias administrativas.
•Normas y procedimientos
Identificación
IDENTIFICACIONNormas de circulación interna y externa de los documentos en la fase de producción
Identificación
IDENTIFICACION•Entrevistar a los productores de los documentos
•Ubicar la procedencia institucional de la documentación
•Caracterizar a los documentos en relación con sus soportes
Identificación
IDENTIFICACION•Efectuar una descripción que comprenda el contenido informativo
Relación:
•Serie-Función
•Serie-Series
•Serie-otras Fuentes de Información
Identificación
IDENTIFICACION•Conocer la evolución del sujeto productor
•Identificar las funciones del organismo y de cada una de unidades administrativas productoras de los documentos
•Identificar series documentales
•Conocer tramites y procedimientos
Resultados de esta etapa
IDENTIFICACION
•Consiste en el análisis y la determinación de los valores, para fijar sus plazos de acceso, transferencia, conservación o eliminación
Valoración
VALORACIÓN
Es el proceso de análisis de la información desde diferentes ópticas , y a partir de los resultados de dicho análisis se establece su utilidad o valor a lo largo de su ciclo de vida, y se asigna tiempo y espacio de conservación o eliminación
ACTIVA INACTIVA
SEMIACTIVA
VALORACIÓN
PRIMARIA SECUNDARIA
VALORACIÓN PRIMARIA
IDENTIFICACIÓN Y DETERMINACIÓN DE LOS
PLAZOS Y MODALIDADES DE USO DE LOS
DOCUMENTOS POR PARTE DE LAS
INSTITUCIONES QUE LOS PRODUCEN O
CONSERVAN
VIGENCIA es la necesidad institucional de retener por determinado tiempo sus documentos
CRITERIOS DE VALORACIÓN PRIMARIACUAL QUE QUIEN COMO
ADMINISTRATIVO
DETERMINAR EL PLAZO O EVENTO PARA QUE EL
TRÁMITE O LA ACTIVIDAD CON LA QUE SE
RELACIONAN LOS DOCUMENTOS QUEDE
CONCLUÍDO O PRESCRITO
EL AREA TRAMITADORA CON EL APOYO DEL ARCHIVISTA DE LA
UNIDAD ADMINISTRATIVA
MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LOS PERIODOS DE TRÁMITE,
FRECUENCIA DE CONSULTA Y NORMAS DE PRESCRIPCIÓN
APLICABLES
JURÍDICO O LEGAL
DETERMINAR EL PLAZO O EVENTO PARA QUE LOS
DERECHOS U OBLIGACIONES
CERTIFICADOS POR LOS DOCUMENTOS CESEN O
PRESCRIBAN
EL AREA TRAMITADORA CON EL APOYO DEL ARCHIVISTA Y LA
SUPERVISIÓN Y VALIDACIÓN DE LA DIRECCIÓN JURÍDICA DE LA
DEPENDENCIA
MEDIANTE LA LEGISLACIÓN APLICABLE QUE ACREDITE
DERECHOS U OBLIGACIONES JURÍDICAS, ASÍ COMO EL
PLAZO DE PRESCRIPCIÓN DE LOS MISMOS
FISCAL
DETERMINAR EL PLAZO O EVENTO PARA QUE CESE O PRESCRIBA LA NECESIDAD
DE COMPROBAR O JUSTIFICAR LOS GASTOS
DE LOS RECURSOS PÚBLICOS
EL AREA TRAMITADORA CON EL APOYO DEL ARCHIVISTA Y LA
SUPERVISIÓN Y VALIDACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS DE LA DEPENDENCIA Y DE LA
DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
MEDIANTE LA NORMATIVIDAD TÉCNICA Y JURÍDICA VIGENTE QUE JUSTIFIQUE EL MANEJO Y USO DE FONDOS, ASÍ COMO EL
PLAZO O EVENTO QUE CANCELA SU UTILIDAD
PROBATORIA
ES LA IDENTIFICACIÓN Y APLICACIÓN DE
LOS USOS QUE LOS DOCUMENTOS
TENDRÁN PARA LA INVESTIGACIÓN
CIENTÍFICA Y SOCIAL EN TODOS SUS
CAMPOS, ASÍ COMO SU UTILIDAD COMO
FUENTES DE INFORMACIÓN DE
CARÁCTER ÚNICO O PERMANENTE.
VALORACIÓN SECUNDARIA
CRITERIOS DE VALORACIÓN SECUNDARIA
CUAL QUE QUIEN COMO
EVIDENCIAL
DETERMINAR SI TIENE VALOR PERMANENTE EN VIRTUD DE DERECHOS Y
OBLIGACIONES IMPRESCRIPTIBLES
GRUPO INTERDISCIPLINARIO DE
ARCHIVISTAS Y ESPECIALISTAS EN
DIFERENTES AREAS DE INVESTIGACIÓN
MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LA LEGISLACIÓN
NORMATIVA NACIONAL E INTERNACIONAL (APLICACIÓN DE
MUESTREO)
TESTIMONIAL
DETERMINAR SI DA CUENTA DE ASPECTOS DE LA
EVOLUCIÓN DE LA INSTITUCIÓN
MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LOS PROPIOS
DOCUMENTOS QUE DAN CUENTA DE LA EVOLUCIÓN
INSTITUCIONAL (APLICACIÓN DE
MUESTREO)
INFORMATIVO
DETERMINAR SI LA INFORMACIÓN ES ÚTIL A LA SOCIEDAD Y SU APLICACIÓN
A CUALQUIER CAMPO DE INVESTIGACIÓN
MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LAS CORRIENTES Y LAS
FUENTES DE INVESTIGACIÓN, ETC.
(APLICACIÓN DE MUESTREO)
RESULTADOS DE LA VALORACIÓN
• Conformación de las series con sus características generales, incluyendo el expediente tipo.
• Estudio comparativo de las series complementarias (a) y paralelas (b) de las distintas unidades
administrativas, indicando dónde se encuentran.
• Elaboración de propuestas de valoración de cada serie documental con expresión de sus plazos de transferencia, conservación o eliminación y plazos de acceso.
RESULTADOS DE LA VALORACIÓN
• Disponer de la información necesaria sobre el plazo de prescripción de los valores administrativo, legal, fiscal o contable.
• Establecer los plazos de permanencia de cada serie documental en los archivos de trámite o de concentración.
• Eliminar los ejemplares duplicados de cada serie.
• Identificar la posibilidad de desarrollo de valores secundarios.
•Criterio de procedencia y evidencia: son más valiosos los documentos que proceden de una institución o sección de rango superior en la jerarquía administrativa.
Los documentos de unidades administrativas de rango inferior son importantes cuando reflejan su propia actividad irrepetible.
•Criterio de contenido: es mejor conservar la misma información comprimida que extendida (ej.: informes anuales y no mensuales).
•Criterio diplomático: es preferible conservar un original que una copia.
•Criterio cronológico: fecha determinada por cada dependencia o entidad a partir de la cual no se puede realizar ninguna eliminación.
OTROS CRITERIOS A CONSIDERAR
En esta fase se elaborará e integrará el catálogo de disposición documental en los formatos establecidos, determinando con toda claridad los plazos de conservación y las técnicas de selección.
REGULACIÓN
El Catálogo de disposición documental se integrará por:
•Textos o anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación.
• Registro de todas y cada una de las series documentales con sus plazos de conservación y técnicas de disposición documental.
REGULACIÓN
El Catálogo de disposición documental se integrará por:
• Introducción o presentación. Aquí se explicará el contexto institucional de la dependencia o entidad correspondiente.• Marco legal. Debe incluir, además de la referencia a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y a los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. •la base jurídica institucional.
REGULACIÓN
•Integrar, en un formato electrónico susceptible de actualizarse permanentemente, el Catálogo de disposición documental.
• Contar con un instrumento de consulta y control archivístico que permita conocer con precisión los plazos de conservación de los documentos en cada uno de los momentos del ciclo vital, así como controlar su accesibilidad y regular su transferencia.
RESULTADOS DE ESTA ETAPA
5C RECURSOS FINANCIEROS
5C.2 Programas y proyectos sobre
recursos financieros administrativo 3 0 3 BAJA
5C.3 Gastos o egresos por partida
presupuestal contable 3 2 5 BAJA 5C.4
Ingresos contable 2 3 5 BAJA
5C.5 Libros contables contable 4 1 5 PERMANENTE
5C.6 Registros contables (glosa) contable 3 2 5 BAJA
5C.7 Valores financieros contable 1 4 5 MUESTREO
AT.AC
T.
DISPOSICIÓNvalor
RESULTADOS DE ESTA ETAPA
•Es la última fase y consiste en validar y aplicar el Catálogo de disposición documental.
CONTROL
Recabar las firmas de los funcionarios autorizados.
Aprobar y validar el Catálogo, por parte de la Coordinación de Archivos y el Comité de Información.
Remitir a las instancias correspondientes, si fuera el caso, el Catálogo para su validación y registro mediante el Coordinador de archivos de la dependencia o entidad.
Difundir el Catálogo y establecer los mecanismos para su permanente actualización.
CONTROL
DAR CUMPLIMIENTO A LAS DISPOSICIONES EN LA MATERIA Y CONTAR CON UN DOCUMENTO TECNICO QUE NOS PERMITA REGULAR EL FLUJO DOCUMENTAL
RESULTADOS DE ESTA ETAPA
DOCUMENTOS GENERADOS
O RECIBIDOS
SE TRAMITAN SE CUSTODIANSE DETARMINA
SU DESTINO FINAL
SE CONSERVAN
SE DEPURAN
ARCHIVO DE
TRÁMITE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ARCHIVO HISTORICO
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
ES EL REGISTRO GENERAL, SISTEMÁTICO Y
NORMALIZADO DE LOS VALORES DE DISPOSICIÓN
DE TODOS LOS DOCUMENTOS EXISTENTES, YA SEA
PRODUCIDOS O RECIBIDOS EN UN SISTEMA
ADMINISTRATIVO
FONDO
Serie
Expediente
Sección 4C RECURSOS HUMANOS
4C.3 EXPEDIENTE ÚNICO DE PERSONAL
Tipos documentales
Filiación
FM2 (en su caso)
Dispensa de edad (en su caso)
Cartilla de Liberación (en su caso)
Comprobantes de domicilio
Acta de Nacimiento
Constancia máxima de estudios
Contratos
Movimientos únicos (FUNP)
Licencias sin goce de sueldo
Licencias con goce de sueldo
Licencias médicas o cuidados maternos del ISSTE
Suspensiones temporales en sueldos y funciones
Comisiones
Estímulos y recompensas
Actas administrativas
Días Económicos
Alta acreedor a pensión
Integración de antigüedad
Comprobantes de cursos de capacitación
Renuncia
Licencia pre jubilatoria
Hoja de servicio
Dictámenes o actas de accidentes de trabajo
IDENTIFICACIÓN
VALIDACIÓN
FORMALIZACIÓN
CAPACITACIÓN
JERARQUIZACIÓN
CODIFICACIÓN
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