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Audens Sistema de Capacitaciones
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El sistema de capacitaciones implementado en el sitio web de Audens se compone de
diferentes elementos que permite generar evaluaciones en línea, organizar y obtener los
resultados de esas evaluaciones.
Cuenta con seis secciones generales que permiten los procesos antes mencionados:
1. Cursos.
2. Módulo.
3. Evaluaciones.
4. Grupos.
5. Integrantes.
6. Seguimiento.
Las secciones mencionadas arriba tienen un orden y una jerarquía específica. Los cursos
contienen módulos, los módulos contienen evaluaciones, es decir, las preguntas que sean
necesarias evaluar. Los grupos contienen a los participantes que se desea evaluar. El
seguimiento permite revisar las evaluaciones de los participantes en los cursos. Para
entender mejor el orden y jerarquía, a continuación se presenta un esquema de acuerdo a
las jerarquías utilizadas.
Sistema de Capacitaciones
Cursos (Sección 1)
Módulo (Sección 2)
Evaluaciones (Sección 3)
Grupos (Sección 4)
Integrantes (Sección 5)
Seguimiento (Sección 6)
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1. Cursos
Este es la primera sección general del sistema de capacitaciones. Tiene como
funcionalidad dar de alta los cursos en los cuales se irán organizando los cuestionarios o
evaluaciones a realizar. Es recomendable que desde el primer momento se asignen
nombres adecuados con el objetivo de categorizar la información, acceder y modificarla
cuando se desee de una manera comprensible. Más adelante revisaremos un ejemplo, por
el momento nos ocuparemos de describir las características de cada sección. Se compone
de dos sub secciones:
Alta. Permite dar de alta un curso asignando su tipo y el nombre del mismo. En el
momento de dar de alta un curso, automáticamente el sistema lo asigna con el
estatus “activo”.
Modificar. Permite modificar un curso dado de alta anteriormente. En la lista se
muestra la fecha en que se dio de alta, el tipo de curso, nombre, número de
módulos que lo componen, activo (corresponde a su estatus), y modificación.
La bandera en verde indica que el curso se encuentra activo, la bandera en rojo
indica que el curso se encuentra inactivo y no será posible acceder al mismo por
los usuarios finales.
Para poder modificarlo es necesario hacer clic en el ícono ubicado en la última
columna de la tabla. Enseguida abre una nueva pestaña en el navegador que
permite modificar el nombre del curso, el tipo y su estatus. Una vez hechas las
modificaciones necesarias dar clic en el botón modificar, con ello cerrará la pestaña
y dirigirá nuevamente a la lista de cursos de la sub sección modificar, con los
cambios hechos mostrados en pantalla. Es importante señalar que al no requerir
de manera inmediata que un curso se encuentre activo, se recomienda cambiar su
estatus a “no activo” ya que en secciones subsecuentes es posible la confusión con
una enorme lista de cursos no necesaria.
2. Módulo
En esta sección se podrán dar de alta y modificar el o los módulos que se desea para cada
curso. Se muestra una lista de los cursos, su tipo, el nombre, los módulos que lo
conforman, y solo se visualizan los que tienen estatus “activo”. Para acceder a cada curso
se necesita dar clic en el ícono de escritura mostrado en la última columna de la lista
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Se abrirá entonces un campo en el cual es necesario introducir el nombre del módulo. En
la lista desplegable es posible asignarle un valor determinado entre 5 y 100 a cada módulo
según las necesidades. Este valor será el que tenga el módulo general, y de acuerdo al
esquema presentado arriba en el cual cada módulo contiene las evaluaciones, el valor
total del módulo será dividido entre el número de preguntas que contenga.
Al llenar estos campos, dar clic en guardar, en automático el sistema lo da de alta con
estatus de “activo” con la bandera verde de su lado derecho. Conforme se vayan dando de
alta los diferentes módulos que componen el curso, se irá generando la lista de los
mismos que contiene el nombre, el número del módulo (corresponde al consecutivo en el
que fueron dados de alta), el valor asignado, número de preguntas, estatus, y la opción
de modificar (ícono de escritura).
En caso de que se haya introducido algún valor equivocado, es posible modificar cada
módulo a través del ícono de escritura. Es posible modificar el nombre, el valor antes
asignado, y su estatus. La ventana abierta para esta operación, una vez que se haya dado
clic en el botón modificar, se cerrará dando paso a la ventana anterior y visualizando los
cambios realizados.
3. Evaluaciones
Las evaluaciones son las preguntas que contendrá cada módulo. Es posible dar de alta y
modificar cada pregunta desde esta sección al dar clic sobre el botón Alta/Modificar.
Muestra una lista de los cursos exactamente como en la sección anterior (Módulo). Al igual
que la anterior solo muestran los cursos activos.
Para dar de alta las preguntas hay que dar clic en el ícono de escritura. Enseguida se
muestra una pantalla con el curso seleccionad, los módulos que lo componen, su valor, y
las preguntas activas. Basta dar clic en cada uno de los módulos para acceder a dar de
alta. Aparece el campo para escribir la pregunta; dar clic en el botón Guardar.
A diferencia de lo visto anteriormente, al guardar la pregunta, el sistema asigna en estatus
la bandera roja, que indica que la pregunta no se ha finalizado de completar. Al dar clic
sobre el ícono de escritura será posible completar la pregunta. En la nueva pestaña será
posible modificar la pregunta (el nombre), y asignar las posibles respuestas con cinco
campos, además de elegir cuál será la respuesta correcta. Al dar clic en el botón
Alta/Modificar se guardarán los cambios, se cerrará la pestaña actual y regresará a la
pestaña anterior reflejando los cambios, incluyendo en nuevo estatus con la bandera en
color verde, que indica que la pregunta está completa.
4. Grupos
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Una vez finalizado el proceso para dar de alta las evaluaciones con sus cursos y módulos
correspondientes, será necesario ingresar a los grupos. Los grupos serán los asignados a
cada curso y que contendrá a los integrantes a quienes se desea evaluar.
En la opción Alta, será posible asignar el nombre del grupo, asignarle un tipo y su
respectivo curso de la lista desplegable. Siguiendo la misma línea, sólo aparecerán los
cursos en estatus “activo”. Solo con dar clic en guardar se completa este paso.
En la opción Modificar se podrán consultar los grupos actuales en la lista. Contiene la
información de su fecha de alta, el nombre del grupo, el curso al que fue asignado,
número de módulos e integrantes y el ícono de modificar. Al dar clic sobre dicho botón se
podrán modificar el nombre, tipo y curso al que fue asignado, en caso de existir algún
error.
5. Integrantes
Los integrantes a los que se desea aplicar la evaluación, será posible darlos de alta desde
esta sección. Contiene dos opciones:
Alta. Será necesario seleccionar uno de los grupos que se han generado. Muestra
la información de cada grupo con su respectivo curso. Dando clic en el nombre se
accede a dar de alta los integrantes. Se muestra la matrícula, generada
automáticamente por el sistema, y el campo donde se captura el nombre. Dando
clic en el botón guardar se genera el participante con la bandera en rojo, indicando
que su proceso no ha concluido.
Se generará en la misma pantalla la lista que se genere con los participantes.
Dando clic en la matrícula será posible asignarle un password y una pregunta de
seguridad con una respuesta secreta en caso de olvidar dicha contraseña. Una vez
terminada la captura dar clic en el botón Aceptar el sistema guarda los cambios
regresando a la pantalla anterior y cambiando el estatus con la bandera verde,
indicando que está completo el proceso.
Password. En caso de haber olvidado la contraseña, el sistema pedirá el número de
matrícula, al capturarlo aparecerá la solicitud de respuesta ante la pregunta
secreta, en caso de responder correctamente, el sistema arroja el password
elegido.
6. Seguimiento
La sección de seguimiento está destinada a la revisión y consulta de los resultados
obtenidos por los participantes del o los cursos que se hayan generado. Contiene cuatro
modalidades, cada una de las cuales agrupa la información de los resultados obtenidos.
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a) IPV. Contiene el seguimiento de evaluaciones del tipo IPV. Es posible la consulta
de cada matrícula o a través del análisis de la información con respecto a las
métricas.
b) Exámenes. En esta modalidad es posible consultar el desempeño de manera
individual de los integrantes, así como continuar con la evaluación en caso de
haber quedado inconclusa
c) Métricas. Permite consultar los resultados de los cursos que se dieron de alta con
respuestas ponderadas. Al dar clic sobre el nombre del curso podemos obtener el
resultado de cada una de las preguntas. En caso de seleccionar el nombre del
participante, el sistema arrojará el resultado, un gráfico con los valores obtenidos y
cuadro con la interpretación de dichos resultados. En ambos casos es posible
exportarlos a una hoja de cálculo dando clic derecho sobre el nombre del curso o
del participante, seleccionar “Guardar destino como”, se asigna una ubicación y un
nombre de archivo con la extensión .xls para que el archivo resultante pueda ser
abierto por Excel.
d) Cursos. Permite consultar los resultados obtenidos, de forma general y particular,
de los cursos que ya se hayan respondido por parte de los participantes. Al igual
que en la opción anterior, se podrá exportar la información a una hoja de cálculo
bajo el mismo esquema.
Pantalla principal del sistema de capacitaciones
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EJEMPLO PRÁCTICO
LA ESTRUCTURA DEL CURSO
Líneas arriba hemos visto las características contenidas en nuestro sistema de
capacitación. Es momento de que veamos un ejemplo para poner en práctica esos
conocimientos.
Comenzaremos por ingresar a
nuestro panel de
administración desde la liga
asignada, en la opción
, . El primer paso Cursos Alta
será dar de alta un curso con
un nombre y un tipo. En esta
ocasión seleccionaremos el
Tipo 1, le asignamos nombre
y damos clic en generar:
A continuación nos dirigimos a
la sección , opción Módulo Alta
y damos clic en el Modificar
ícono de escritura para asignar
los módulos a este curso:
El ícono de
escritura
aparece en
el mismo
renglón del
curso en la
última
columna
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El siguiente paso será
asignar los módulos
correspondientes a nuestro
curso. Hemos decidido que
sean tres módulos con un
valor determinado para
cada uno de ellos.
Capturamos el nombre del
curso, asignamos su valor
y damos clic en el botón
Guardar:
Vemos que el sistema
automáticamente nos
genera la lista de los
módulos que estamos
generando.
Al módulo llamado Cultura
General le habíamos
asignamos un valor de 25, si
queremos que tenga un valor
de 20, damos clic en el ícono
de escritura para cambiar su
valor seleccionándolo de la lista
desplegable, damos clic en
Modificar
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Ahora nos dirigimos a la
sección Evaluaciones
para dar de Alta/Modificar
alta las preguntas
correspondientes a nuestros
módulos, del curso que
estamos trabajando. Vemos
que aparecen solo los cursos y
no los módulos. Damos clic en
el ícono de escritura de
nuestro curso.
En la siguiente ventana
ahora sí se encuentran
visibles los módulos
correspondientes a
nuestro curso. Damos clic
sobre el nombre de cada
uno de ellos para
acceder a dar de alta
nuestras preguntas.
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En el campo Pregunta
escribimos el nombre y damos
clic en el botón Guardar. El
sistema generará una lista
debajo con las banderas en
rojo de la columna Asignar
Respuesta ya que no las hemos
dado de alta.
Damos clic sobre el ícono de
escritura para dar de alta las
respuestas y asignar la correcta.
Tenemos un total de cinco
campos para llenar con la opción
múltiple. No es necesario llenar
todos. Damos clic en
Alta/Modificar
Realizada el alta de todas las
preguntas, sus respectivas
respuestas y la elección de la que
será la respuesta correcta, el
sistema pone en verde la bandera
que indica que el proceso es
correcto.
Con esto se concluye con la
estructura total de la evaluación. En
nuestro ejemplo contamos con un
curso compuesto de tres módulos,
Lenguaje con un valor de 20 y 3
preguntas, Matemáticas con valor
de 60 y 3 preguntas, y Cultura
general con valor de 20 y 4
preguntas.
Las banderas de status se encuentran
en la última columna. Si se encuentra
en verde el proceso se ha finalizado, el
color rojo indica lo contrario
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LOS PARTICIPANTES DEL CURSO
Acorde a la estructura
presentada al inicio, el
siguiente paso será dar de
alta los participantes de la
evaluación. Para ello es
necesario dar de alta el
grupo. Damos clic en la
opción de la sección Alta
, asignamos un tipo Grupos
de grupo, nombre del
grupo, y de la lista
desplegable escogemos el
curso al cual asignaremos el
grupo, y presionamos el
botón Guardar. Solo en el
caso en que exista una
asignación incorrecta
pulsamos en Modificar y
damos clic en el ícono de
modificar para realizar los
ajustes necesarios.
Ahora será necesario dar de alta
propiamente a los integrantes.
Damos clic en la opción de Alta
la sección , Integrantes
escogemos el Grupo que
acabamos de generar dando clic
en el nombre del mismo.
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Enseguida se mostrará la
pantalla de Alta de
Participantes. Contiene un
campo para escribir el
nombre del participante,
un número de matrícula
que el sistema genera
automáticamente.
Pulsando el botón guardar
generamos su registro y,
conforme se dan de alta
aparecerán en la parte de
abajo con la bandera roja
indicando que falta un
paso para concluir el
proceso.
A continuación será
necesario asignar una
contraseña y una
respuesta secreta para
recuperar dicha
contraseña en caso de
olvido. Para ello damos
clic sobre el número de
matrícula de cada
integrante.
Pulsando Aceptar, se generará
el participante y nos regresará
a la pantalla anterior, el
registro ahora se muestra con
la bandera en color verde
indicando que ha sido exitoso
el registro.
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Por último, en la opción
de la sección Password
es posible Integrantes
recuperar la contraseña con la
respuesta asignada
anteriormente. Nos pedirá
número de matrícula, pulsamos
Aceptar, enseguida nos requiere
la respuesta secreta, la
escribimos y damos Aceptar, el
sistema nos arrojará la
contraseña olvidada.
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SEGUIMIENTOS
IPV
En esta sección como se describió al principio de este documento, contiene un tipo de
evaluaciones especiales y que puede generar reportes a través del análisis de los
parámetros planteados al comienzo. Se accede desde el menú principal, en la sección
Seguimiento opción IPV:
Las secciones habilitadas para consultar la información son a través de las Evaluaciones y
a través de las Métricas. En la primera opción es posible consultar un registro individual
ingresando la matrícula y pulsando el botón Buscar.
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A continuación se nos presentan dos opciones. Por un lado, al dar clic sobre el nombre del
cuestionario nos dirigirá directamente a los resultados obtenidos en la misma página del
sistema. La segunda opción es descargar dicha información a nuestro equipo local al dar
clic secundario sobre el nombre del cuestionario.
En la primera opción se muestra el
resultado en el navegador
Elegir la opción Guardar como,
seleccionar una ubicación para el archivo Elegir un nombre y agregar la extensión
.XLS para poder utilizarlo en Excel
En el Tipo de archivo seleccionar la
opción Todos los archivos
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Al finalizar la descarga se podrá abrir el archivo directamente desde Excel. Puede existir el
caso de Excel intente advertirnos de la apertura del archivo que acabamos de generar, sin
embargo, no existe riesgo alguno al realizar las confirmaciones del programa para poder
abrirlo. Los mensajes que podemos recibir son los siguientes.
La siguiente opción de consultar la información es a través del Análisis de Información en
la sección de métricas. En esta sección se sigue la misma dinámica que en la sección
anterior. Hay que dar clic sobre Analizar Información (resaltado en rojo) y a continuación
tendremos dos opciones más: seleccionar el Cuestionario o el nombre del Participante
(ambos igualmente resaltados en color rojo). En la primera opción mostrará la información
de todos los participantes que han respondido el cuestionario; en la segunda, la
información individual con los parámetros del cuestionario y una gráfica comparativa entre
los resultados obtenidos y los parámetros. A esta opción de Métricas también se tendrá
acceso desde el menú Seguimiento.
Dar clic en Si Dar clic en ACeptar
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Cursos
La interacción en esta sección es en la misma temática que la anterior. Seleccionamos la
opción Cursos del menú de Seguimiento. Damos clic sobre el ícono correspondiente al
curso, en caso de que deseemos abrirlo en el mismo navegador, en caso de requerir
guardar la información en nuestro equipo, seguimos el procedimiento descrito arriba.
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La opción restante, Exámenes, nos es de utilidad para acceder a la información individual de los participantes para el caso de cualquier otro cuestionario dado de alta en el sistema, solo basta con capturar el número de matrícula y dar clic en el botón buscar.
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