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Auditoria Administrativa Ciclo I/12 Centro de Cómputo
Elaboro María Alicia Ortiz Ana Luz López Revisado: Autorizo: Yosselin Marleni Chavarría Lic. Sergio Molina Lic. Sergio Molina Enma Noemí Tejada
Verónica Victoria Sánchez pág. 1
REGIONAL CHALATENANGO
FACULTAD: CIENCIAS ECONOM ICAS
CARRERA: LIC. ADMINISTRACION DE EMPRESAS
IX CICLO
CATEDRA:
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
TEMA:
AUDITORIA ADMINISTRATIVA (CENTRO DE CÓMPUTO)
DOCENTE:
LIC. SERGIO MOLINA
ESTUDIANTES:
MARIA ALICIA ORTIZ GALDAMEZ
ANA ALUZ DEL CARMEN LOPEZ DUBON
YOSSELIN MARLENI CHAVARRIA CHACON
VERONICA VICTORIA SANCHEZ ORELLANA
ENMA NOEMI TEJADA TEJADA
SULMA VANESSA HERNADEZ HERNANDEZ
CHALATENANGO, 18 DE JUNIO DEL 2012.
Auditoria Administrativa Ciclo I/12 Centro de Cómputo
Elaboro María Alicia Ortiz Ana Luz López Revisado: Autorizo: Yosselin Marleni Chavarría Lic. Sergio Molina Lic. Sergio Molina Enma Noemí Tejada
Verónica Victoria Sánchez pág. 2
SECCION A: PRELIMINAR
DIAGNOSTICO ADMINISTATIVO
ASPECTOS REVISADOS ASPECTOS RELEVANTES COMENTARIOS
PROCESO ADMINISTRATIVO. PLANEACION
VISIÓN Redactada limitadamente Ampliar la visión.
MISIÓN Redacción muy amplia. Redactar de manera que sea fácil de recordar.
OBJETIVOS DE LA UNIVERSIDAD
Exceso de objetivos. Delimitación de objetivos.
OBJETIVOS DE CALIDAD Objetivos enfocados a la mejora continua y satisfacción del cliente.
Se han dejado de lado aspectos importantes como la ventaja competitiva y la calidad del factor humano para poder prestar servicios de calidad.
FINES Redactados de acuerdo a lo que la sociedad demanda
En su mayoría la universidad cumple con estos fines los cuales están elaborados para contribuir con la sociedad.
POLÍTICA Bien redactada y comprensible
Comprometidos con la formación de profesionales de calidad.
PROYECTOS Desarrollo organizacional Oportunidad de crecimiento
VALORES Reflejan la integridad de la universidad
Facilitan la toma de decisiones y las relaciones entre los compañeros de trabajo.
ESTRATEGIAS No hay estrategias generales de la universidad, solo detalladas por áreas
Formular estrategias generales para la institución.
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Verónica Victoria Sánchez pág. 3
ORGANIZACIÓN
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
No refleja al centro de cómputo con su debido nombre
Especificar el área con su nombre indicado.
CULTURA ORGANIZACIONAL Integral Compartida por los miembros de la organización.
DIVISION Y DISTRIBUCION DE FUNCIONES
Adecuada distribución Eficiencia en al trabajo que cada miembro realiza.
RECURSO HUMANO Está centralizada y los procesos de selección son deficientes
Ser más críticos al momento de seleccionar el personal.
CAMBIOS ORGANIZACIONALES
Plan de reingeniería No son visibles los cambios.
DIRECCION
LIDERAZGO Participación de todos los miembros del comité técnico para la toma de decisiones
Toma en cuenta las opiniones del comité.
COMUNICACIÓN Accesibilidad de información para los clientes internos y externos
Proporciona toda la información necesaria.
MOTIVACION Diversidad de métodos de motivación
Mantiene a los empleados motivados.
MANEJO DE STREES Y CONFLICTOS
Solución de problemas laborales con apoyo de la unidad psicopedagógica
Busca mantener las buenas relaciones entre los miembros.
TECNOLOGIAS DE INFORMACION
Uso de tecnologías avanzadas
Facilita los procesos laborales.
TOMA DE DECISIONES Importancia de la decisión Decisiones de mayor magnitud no pueden ser tomadas por la regional.
CREATIVIDAD E INNOVACION Iniciativa propia Aumenta el desempeño laboral.
CONTROL
CONTROL INTERNO No cuenta con manual de control interno
Diseñar manual para medir resultados.
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SECCION B: PLANEACION
PROPUESTA DE TECNICA DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
I. ANTECEDENTES:
No existen auditorias previas.
II. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
Evaluar los controles y procedimientos aplicados al centro de cómputo de la
Universidad Doctor Andrés Bello.
III. ALCANCE DEL PROYECTO
El alcance del proyecto debe comprender:
1. Evaluación de la dirección de informática en lo referente a:
Su organización.
Sus funciones.
Objetivos.
Recursos humanos.
Normas y políticas.
Plan de capacitación.
Controles.
Condiciones de trabajo.
Situación presupuestal y financiera.
2. Evaluación de los sistemas.
Licencias del sistema operativo.
Licencias del office.
3. Evaluación de los equipos.
Capacidades.
Utilización.
Sistemas de control.
Nuevos proyectos.
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IV. METODOLOGÍA DEL TRABAJO:
La metodología de evaluación en el proyecto comprenderá:
1. Para la evaluación de la dirección de informática, desarrollaremos las siguientes
actividades:
Solicitud de manual, memorándum o instructivo del manejo del centro
de computo.
Aplicación de cuestionarios al personal.
Análisis y evaluación de la información.
Elaboración de informe.
2. Para la evaluación de los sistemas tanto en operación como en desarrollo se llevaran
a cabo las siguientes actividades:
Solicitud de la documentación de los sistemas en operación (manuales
técnicos, de operación del usuario, diseño de archivos y programas).
Recopilación y análisis de los procedimientos administrativos de cada
sistema (flujo de información, formatos, reportes y consultas).
Entrevistas con los usuarios del sistema.
Evaluación directa de la información obtenida contra las necesidades y
requerimientos del usuario.
Análisis y evaluación de la información recopilada.
Elaboración del informe.
3. Para la evaluación de los equipos se llevaran a cabo las siguientes actividades:
Solicitud de inventario actualizado de los equipos del centro de cómputo.
Solicitud de contratos de compra y mantenimiento de equipos y
sistemas.
Solicitud de contratos de seguros.
Elaboración de cuestionarios sobre la utilización de equipos.
Evaluación de la información recopilada, obtención de gráficas,
porcentaje de la utilización de los equipos y su justificación.
Elaboración del informe.
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4. Elaboración y presentación del informe final (conclusiones y recomendaciones
COSTOS:
El costo de la realización del proyecto será de $ 1,250.00
RECURSOS HUMANOS COSTO
Enma Noemí Tejada Tejada
Yosselin Marleni Chavarría Chacón
María Alicia Ortiz Galdámez
Ana Luz López Dubon
Verónica Victoria Sánchez Orellana
$250.00
$250.00
$250.00
$250.00
$250.00
Total $1250.00
CONCEPTO COSTO
Sueldos y salarios
Impresiones y papelería
Viáticos
$1250.00
30.00
75.00
Total $1355.00
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MEMORAMDUN DE PLANEACION
I.NATURALEZA
Auditoria administrativa
II. ALCANCE
Centro de cómputo
III. ANTECEDENTES
No existen auditorias previas
IV. OBJETIVOS
Identificar las deficiencias en los procedimientos y controles que se ejecutan en
el centro de cómputo.
Proporcionar al centro de cómputo una base operativa sólida que permita
incrementar su eficiencia.
V. ESTRATEGIAS
Conocer el funcionamiento del centro de cómputo por medio de la
colaboración del encargado para que a través de la retroalimentación pueda
efectuar correctamente las funciones correspondientes.
VI. JUSTIFICACION
Identificar las posibles problemáticas que se están dando al momento de
realizar las operaciones en el centro de cómputo para poder proporcionar
estrategias de mejoramiento o de solución.
ACCIONES:
Realización de la auditoria administrativa por el grupo auditor.
Llevar a cabo la investigación preliminar.
Programar las actividades de recolección de información.
Entrevista con el director de la regional encargado del centro de cómputo.
Analizar e interpretar la información recabada de acuerdo a los parámetros
establecidos.
Presentación de los resultados de auditoría.
Formulación de las recomendaciones.
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RECURSOS:
Humanos :
Grupo a auditar(5 personas)
Materiales y tecnológicos.
COSTOS:
Impresiones.
Fotocopias.
Alimentación.
Transporte.
Útiles.
RESULTADOS ESPERADOS:
Funcionamiento óptimo del área.
Mejorar la calidad de los servicios que se brindan a los usuarios.
Mayor efectividad en la utilización de los controles.
La satisfacción de los usuarios.
INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA.
Recolección y revisión del material informativo presentado por la empresa.
Sitio web
Catalogo de la institución
Folletos
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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
UNIVERSIDAD DOCTOR ANDRES BELLO, REGIONAL CHALATENANGO. CENTRO DE COMPUTO
N
ACTIVIDADES
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
ETAPA PRELIMINAR
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1 Determinar áreas a auditar.
X
2 Vista preliminar al área a auditar
X
3 Determinar los objetivos de la auditoría.
X
4 Entrevista al director general.
X
5 Análisis de información.
X
6 Diagnostico. X
PLANEACION
7 Elaborar propuesta de la auditoria Administrativa.
X
8 Elaborar el memorándum de planeación.
X
9 Supervisión y aprobación del memorándum.
X
10 Elaborar el plan de auditoría.
X
11 Aprobación del plan de auditoría.
X
12 Preparación del instrumento de auditoría.
X
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ETAPA DE EJECUCION
13 Recopilación de información de la población
X
14 Pasar la encuesta al personal involucrado
X
15 Observación directa
X
16 Tabulación y análisis de información
X X
17
Auditar dirección informática.
X
18 Evaluar sistemas operativos.
X
19 Evaluar equipos. X
INFORME
20 Realizar el informe X
21 elaborar las conclusiones y recomendaciones
X
22 presentar el informe final
X
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INSTRUMENTOS DE RECOPILACION DE INFORMACION
Universidad Dr. Andrés Bello
(Regional Chalatenango)
Facultad: Ciencias Económicas
Carrera: Licenciatura en Administración de Empresas.
Materia: Auditoria Administrativa
Cuestionario dirigido a los estudiantes usuarios del centro de cómputo.
Objetivo: Conocer la opinión de los usuarios del centro de cómputo con respecto al
servicio recibido.
Indicación: Marque con una X la opción que elija, si marca NO indique porque.
1. ¿Hace uso frecuente del centro de cómputo?
SI________________ NO_____________ A VECES__________________
PORQUE________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
2. ¿Considera usted que el equipo que se utiliza en el centro de cómputo está en
buenas condiciones? SI__________________ NO___________________
PORQUE________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
3. ¿Cree usted que el centro de cómputo cuenta con sistemas tecnológicos
actualizados?
SI____________ NO_____________
PORQUE________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
4. ¿Considera que el centro de cómputo cuenta con todos los programas y
herramientas necesarias para su formación profesional? SI______________
NO_______________
PORQUE________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
Auditoria Administrativa Ciclo I/12 Centro de Cómputo
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5. ¿Cómo considera el servicio de internet brindado por el centro de cómputo?
MB_________ B___________ R_____________ M____________
6. ¿Respeta las indicaciones brindadas por el docente y el encargado del centro de
cómputo para el manejo del equipo? SI_____________ NO_________ A
VECES_____________
PORQUE________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
7. ¿Son agradables y confortables las instalaciones del centro de cómputo?
SI_____________ NO___________
PORQUE________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
8. ¿considera usted que son suficientes los 3 centros de cómputo para cubrir la
demanda estudiantil? SI________________ NO____________
PORQUE________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
9. ¿El encargado del centro de cómputo ayuda a solucionar algún problema técnico
que se presente al momento de hacer uso del equipo?
SI________________ NO____________ A VECES__________________
PORQUE________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
10. ¿Hace uso del centro de cómputo para realizar tareas ex aulas?
SI_____________ NO____________ A VECES_______________
PORQUE________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
11. ¿Cada vez que necesita utilizar el centro de cómputo se encuentra disponible?
SI_____________ NO____________ A VECES_______________
PORQUE________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
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12. ¿Conoce usted el reglamento del centro de cómputo?
SI____________ NO______________
PORQUE________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
13. ¿Qué recomendaría para mejorar el centro de cómputo?
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
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Universidad Dr. Andrés Bello
(Regional Chalatenango)
Facultad: Ciencias Económicas
Carrera: Licenciatura en Administración de Empresas.
Materia: Auditoria Administrativa
Cuestionario dirigido al personal docente usuario del centro de cómputo.
Objetivo: Conocer la opinión de los usuarios del centro de cómputo con respecto al
servicio recibido.
Indicación: Marque con una X la opción que elija, si marca NO indique porque.
1-¿Cuenta con todas las herramientas necesarias para impartir su clase?
SI________________ NO_____________ A VECES__________________
PORQUE________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
2-¿Cumple con las normas del centro de cómputo?
SI________________ NO_____________ A VECES____________
PORQUE________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
3-¿Recibe apoyo técnico por parte del encargado del centro de computo cuando usted
se lo solicita? SI___________ NO________ A VECES____________
PORQUE________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
4-¿Considera que la distribución del espacio es el adecuado para impartir la su clase?
SI________________ NO_____________ A VECES__________________
PORQUE________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
Auditoria Administrativa Ciclo I/12 Centro de Cómputo
Elaboro María Alicia Ortiz Ana Luz López Revisado: Autorizo: Yosselin Marleni Chavarría Lic. Sergio Molina Lic. Sergio Molina Enma Noemí Tejada
Verónica Victoria Sánchez pág. 15
5-¿El mobiliario y equipo que usted utiliza para impartir su clase están en buen estado?
SI________________ NO_____________ A VECES__________________
PORQUE________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
6-¿Cuenta con programas aplicativos y sistemas actualizados en el centro de computo
para impartir sus clases? SI________________ NO_____________ A
VECES__________________
PORQUE________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
7-¿Recibe capacitaciones por parte de la UNAB?
SI________________ NO_____________ A VECES__________________
PORQUE________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
8-¿Qué recomendaría para mejorar el centro de cómputo?
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
Auditoria Administrativa Ciclo I/12 Centro de Cómputo
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Verónica Victoria Sánchez pág. 16
Universidad Dr. Andrés Bello
(Regional Chalatenango)
Facultad: Ciencias Económicas
Carrera: Licenciatura en Administración de Empresas.
Materia: Auditoria Administrativa
Cuestionario dirigido al encargado del centro del cómputo.
Objetivo: Conocer la opinión del encargado del centro de cómputo con respecto al
servicio que brinda.
Indicación: Marque con una X la opción que elija, si marca NO indique porque.
1. ¿Sabe usted si ya se ha realizado una auditoria en el Centro de Cómputo
anteriormente?
SI____________ NO__________
2. ¿Qué servicios brinda el centro de cómputo a la comunidad educativa?
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
3. ¿Qué controles aplica a los servicios que brinda?
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
4. ¿Qué controles aplica al mobiliario y equipo del Centro de Cómputo?
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
5. ¿a quién reporta el software y equipo dañados?
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
6. ¿Existen normas establecidas en el Centro de Cómputo para los usuarios?
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Auditoria Administrativa Ciclo I/12 Centro de Cómputo
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Verónica Victoria Sánchez pág. 17
7. ¿Cómo da a conocer las normas de Centro Computo a la comunidad educativa?
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
8. ¿Orienta a los alumnos sobre el uso adecuado de los Centros de Computo?
SI____________ NO__________
9. ¿Verifica el buen funcionamiento de todo el equipo después de cada clase?
SI____________ NO__________
10. ¿Se le da mantenimiento oportuno al equipo del Centro de Cómputo?
SI____________ NO__________
11. ¿Recibe capacitaciones y seminarios por parte de la universidad para ampliar
sus competencias?
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
12. ¿Cuenta con el apoyo de la UNAB al momento que se necesite incorporar
nuevos sistemas?
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
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Verónica Victoria Sánchez pág. 18
Programa de Auditoria Administrativa
Área: _CENTRO DE COMPUTO Hoja Nº:________ Fecha:__________
Fase Descripción Actividad Numero personal
participante
Periodo estimado Días hábiles estimados
Días hombre estimados
Inicio Termino
1 2
Preliminar Planeación
-Determinar áreas a auditar. -Vista preliminar al área a auditar. - Establecer los objetivos de auditoría. - Entrevista al director general. - Análisis de información. - Diagnostico. -Elaborar propuesta de la auditoria Administrativa. -Elaborar el memorándum de planeación. -Supervisión y aprobación del memorándum. -Elaborar el plan de auditoría. -Aprobación del plan de auditoría. -Preparación del instrumento de auditoría.
Auditoria Administrativa Ciclo I/12 Centro de Cómputo
Elaboro María Alicia Ortiz Ana Luz López Revisado: Autorizo: Yosselin Marleni Chavarría Lic. Sergio Molina Lic. Sergio Molina Enma Noemí Tejada
Verónica Victoria Sánchez pág. 19
3 4
Ejecución
Informe
-Recopilación de información de la población -Pasar la encuesta al personal involucrado. -Observación directa. -Tabulación y análisis de información. -Auditar dirección informática -Evaluar equipos. -Realizar el informe -Elaborar las conclusiones y Recomendaciones -Presentar el informe final
Auditoria Administrativa Ciclo I/12 Centro de Cómputo
Elaboro María Alicia Ortiz Ana Luz López Revisado: Autorizo: Yosselin Marleni Chavarría Lic. Sergio Molina Lic. Sergio Molina Enma Noemí Tejada
Verónica Victoria Sánchez pág. 20
Avance del cumplimiento del programa de Auditoria Administrativa
Área: ______________________ Hoja Nº:________ Fecha:__________
Fase Situación de la auditoria Periodo real de la auditoria
Días reales utilizados
Grado de
avance
Días hombre
real
Explicación de las variaciones en relación con lo planeado
No iniciada En proceso Terminada Iniciada Terminada
1
2
3
4
Auditoria Administrativa Ciclo I/12 Centro de Cómputo
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Verónica Victoria Sánchez pág. 21
PARAMETROS DE EVALUACION. De acuerdo al criterio del equipo auditor, se asignaron los siguientes valores a cada etapa del proceso administrativo, con la finalidad de ponderar cada factor que lo integra y de esta manera analizar de forma más específica la organización.
Área Factor Puntos establecidos
Puntos obtenidos
Porcentaje %
Planeación.
Misión
Visión
Objetivos
Fines
Políticas
Proyectos
Valores
Estrategias
Organización.
Estructura organizacional
Cultura organizacional
División y distribución de funciones
Recurso humano
Cambios organizacionales
Dirección
Liderazgo
Comunicación
Motivación
Manejo de stress y conflictos
Tecnologías de información
Toma de decisiones
Creatividad e innovación
Control Control interno.
Auditoria Administrativa Ciclo I/12 Centro de Cómputo
Elaboro María Alicia Ortiz Ana Luz López Revisado: Autorizo: Yosselin Marleni Chavarría Lic. Sergio Molina Lic. Sergio Molina Enma Noemí Tejada
Verónica Victoria Sánchez pág. 22
SECCION C: EJECUCION
DETERMINACIÓN DE LA MUESTRA.
CICLO I 2012 CENTRO DE COMPUTO
MATERIAS ALUMNOS
LICENCATURA EN COMPUTACION PROGRAMACION III REDES I SISTEMAS OPERATIVOS II INGENIERIA EN SISTEMAS Y COMPUTACION BASE DE DATOS PROGRAMACION I ALGORITMOS TECNICO EN DISEÑO GRAFICO DISEÑO DE PAGINAS WEB DISEÑO GRAFICO II ILUSTRACION I
30 25 30
55 55 53
10 10 10
TOTAL 278
Dónde:
n: muestra
N: tamaño de la muestra
Z: coeficiente de confianza, dándole un valor de 1.96
P: proporción poblacional de ocurrencia del evento probabilidad a que suceda 0.50
E: error muestrario 0.10
Q: proporción poblacional de la no ocurrencia probabilidad que el fenómeno no
suceda 0.50
n= 266.88__
2.77 + 0.96
Auditoria Administrativa Ciclo I/12 Centro de Cómputo
Elaboro María Alicia Ortiz Ana Luz López Revisado: Autorizo: Yosselin Marleni Chavarría Lic. Sergio Molina Lic. Sergio Molina Enma Noemí Tejada
Verónica Victoria Sánchez pág. 23
n= 266.88__
3.73
n= 71.50
n= 72
TABULACION Y ANALISIS DE DATOS.
Objetivo: Conocer con qué frecuencia los alumnos usuarios visitan el centro de
cómputo.
Análisis: El 69% de los
usuarios encuestados
manifestaron que usan
frecuentemente el centro
de cómputo, el 15% no lo
utiliza con frecuencia y el
16% en ocasiones.
Por lo que hace constar
que se debe brindar un
servicio de calidad para que los usuarios del centro de cómputo estén satisfechos.
Objetivo: Conocer la opinión de los alumnos usuarios respecto al estado del equipo
del centro de cómputo.
Análisis: El 56% de los
encuestados
manifestaron que el
equipo que se utiliza en el
centro de cómputo esta
en buenas condiciones no
obstante el 44%
manifestó que no están
en buenas condiciones.
Por lo que se debe
implementar mejoras
para obtener un mayor porcentaje de equipo en buen estado.
69%
15%
16%
1. ¿Hace uso frecuente del Centro de Computo?
si
no
a veces
56%
44%
2.¿Considera usted que el equipo que se utiliza en el centro de computo, esta en
buenas condiciones?
si
no
Auditoria Administrativa Ciclo I/12 Centro de Cómputo
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Verónica Victoria Sánchez pág. 24
Objetivo: Identificar si el centro de cómputo cuenta con sistemas tecnológicos
actualizados.
Análisis: El 52% de los
usuarios del centro de
cómputo manifiestan que
el centro cuenta con
sistemas tecnológicos
actualizados. Sin embargo
el 48% manifiestan que
no cuentan con sistemas
tecnológicos actualizados.
Por lo que no deben dejar
desapercibidos aquellos
que no se encuentran actualizados. Y que facilite a los usuarios en la realización de
tareas y desarrollo de sus clases.
Objetivo: Conocer si el centro de cómputo cuenta con todos los programas y
herramientas para la formación de profesionales.
Análisis: Los
resultados
obtenidos reflejan
que el 58% de los
encuestados
consideran que el
centro de cómputo
no cuenta con todos
los programas y
herramientas
necesarias para su
formación. Sin embargo el 42% manifiesta que si cuenta con todos los programas y
herramientas necesarias; considerándose que se debe brindar programas y
herramientas que contribuyan a la formación profesional.
52% 48%
3.¿Cree usted que el centro de computo cuenta con sitemas actecnologicos
actualizados?
si
no
42%
58%
4.¿Considera que el centro de computo cuenta con todos los programas y herramientas
necesarias para su formacion?
SI
NO
Auditoria Administrativa Ciclo I/12 Centro de Cómputo
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Verónica Victoria Sánchez pág. 25
Objetivo: Verificar si los usuarios del centro de cómputo respetan las indicaciones
brindadas por el encargado del área.
Análisis: Según la
encuesta pasada los
usuarios del centro
de cómputo
respecto al servicio
brindado de
internet lo califican
con un 8% de muy
bueno, el 10%
bueno, el 36%
regular y el 45%
malo. Indicando de
esta manera que el
servicio de internet brindado es de muy baja calidad por lo que se requiere adquirir un
internet de mayor velocidad si se desea mejorar el centro de cómputo.
Objetivo: Analizar la opinión de los usuarios respecto al servicio brindado por el
centro de cómputo.
Análisis: Se ha
comprobado que en
un 84% los alumnos
usuarios del centro
de cómputo
cumplen con las
indicaciones
proporcionadas por
el encargado del
área, y un 16% no
toman en cuenta
estas indicaciones. Quedando demostrado que el encargado del centro de realiza bien
sus funciones.
84%
16%
6.¿Respeta las indicaciones brindadas por el docente y el encargado del centro de computo
para el manejo del equipo?
Si
No
8%
11%
36%
45%
5.¿Como considera el servicio de internet brindado por el centro de computo?
MB
B
R
M
Auditoria Administrativa Ciclo I/12 Centro de Cómputo
Elaboro María Alicia Ortiz Ana Luz López Revisado: Autorizo: Yosselin Marleni Chavarría Lic. Sergio Molina Lic. Sergio Molina Enma Noemí Tejada
Verónica Victoria Sánchez pág. 26
Objetivo: Evaluar si las instalaciones del centro de cómputo son agradables y
confortables.
Análisis: Según los
datos recopilados
el 71% de los
usuarios
manifestaron que
las instalaciones
del centro de
cómputo son
agradables y
confortables, sin
embargo un 29%
manifestó que no son agradables y confortables por lo que se refleja que los usuarios
se sienten satisfechos con las instalaciones con que cuenta el centro de cómputo. De
igual manera se deben implementar mejoras para incrementar los usuarios
satisfechos.
Objetivo: Analizar si los tres centros de cómputo son suficientes para cubrir la
demanda estudiantil.
Análisis: Según la
encuesta pasada a los
usuarios del centro
de computo, el 29%
manifestó que los 3
centros de computo
son suficientes para
cubrir la demanda
estudiantil y sin
embargo el 71%
manifestó que los 3
centro s de computo no son suficientes. Por lo que se considera que se debe aperturar
un nuevo centro de cómputo que permita cubrir la demanda estudiantil e incrementar
su satisfacción.
71%
29%
7.¿Son agradables y confortables las instalaciones del centro de computo?
SI
NO
29%
71%
8.¿Considera usted que son suficientes los 3 centros de computo para cubrir la demanda
estudiantil?
SI
NO
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Objetivo: Conocer la opinión de los usuarios respecto a los servicios brindados por el
encargado del centro de cómputo.
Análisis: Según
los usuarios
encuestados un
28%
manifestaron
que el
encargado del
centro de
computo si
ayuda a
solucionar los
problemas
técnicos la momento de estar haciendo uso de los equipos, mientras que un 32% opina
que la ayuda no es brindada siempre que se solicita solamente en ocasiones, y así
mismo un 40% respondió que no recibe ayuda del encargado cuando se presentan
problemas en los equipos.
Objetivo: Verificar si los usuarios utilizan el centro de cómputo para realizar tareas.
Análisis: Con la
información
obtenida se puede
analizar que en un
40% los
estudiantes no
realizan tareas ex
aulas en el centro
de cómputo ya que
manifiestan que
este siempre se
encuentra
ocupado, un 28% manifiesta que si lo utiliza y un 32% lo utiliza a veces. Por lo que se
recomienda a la universidad una mejor distribución de horarios o designar uno
especialmente para los alumnos que deseen hacer uso de él en cualquier momento.
28%
40%
32%
10. ¿Hace uso frecuente del centro de computo para realizar tareas ex aula?
Si
No
A veces
28%
40%
32%
9.¿El encargado del centro de computo ayuda a solucionar algun problema tecnico que se presente
al momento de hacer uso del equipo?
SI
NO
AVECES
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Objetivo: Evaluar la disponibilidad del centro de cómputo al momento que los
usuarios requieran hacer uso de ellos.
Análisis: Según la
recopilación de los
datos obtenidos el
8% de los
encuestados
manifiesta que el
centro de cómputo
se encuentra
disponible al
momento que se
necesita hacer uso
de el; el 29%
manifiesta que no
se encuentra disponible y el 53% manifiesta que solo se encuentra disponible en
ocasiones; por lo que demuestra que se debe implementar mejoras en la prestación de
los servicios que permita incrementar la satisfacción de los usuarios.
Objetivo: Conocer si los usuarios del centro de cómputo tienen conocimientos del
reglamento que
posee.
Análisis: Según la
información
recopilada por
medio del
instrumento
empleado los
usuarios que
hacen uso del
centro de cómputo
en un 60%
manifestaron que conocen el reglamento el cual indica que hacer y no hacer en el
centro de cómputo. Sin embargo un 40% dice desconocer el reglamento por lo cual
dichos usuarios no se apegan al reglamento, es necesario que estos lo conozcan para
que realicen un adecuado uso del equipo.
60%
40%
12. ¿Conoce usted el reglamento del centro de computo?
Si
No
18%
29% 53%
11. ¿Cada vez que necesita utilizar el centro de computo se encuentra disponible?
Si
No
A veces
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13. ¿Que recomendaría para mejor el centro de cómputo?
Ampliar las instalaciones
Mejorar el equipo del centro de cómputo
Actualizar sistemas
Computadoras mas actualizadas como Apple porque estas computadoras son mejores
para el Área de informática.
Mejor atención del encargado.
Tener en cuenta las necesidades de los alumnos y tratar de mejorar las aulas.
Mejorar los asientos y formatear las maquinas.
Mejorar la velocidad del internet.
Computadoras más adecuadas con el diseño con programas y aumento en el espacio.
Que las maquinas este en buen estado ya que hay muchas que se encuentran dañadas.
Debería haber un centro de cómputo adicional solo para tareas de estudiantes.
Cambiar o capacitar al encargado del centro de cómputo.
Distribuir el tiempo de uso.
Que tenga internar siempre.
Velocidad adecuada para los tres centros de cómputo.
Que tengan más herramientas y tiempo.
Nuevos equipos modernos.
Que no cierren el centro de cómputo a mediodía.
El horario de las demás carreras analizarlas para no tener que esperar para usarlos.
Remover las computadoras porque algunas están muy lentas.
El mouse a veces no funciona.
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Programa de Auditoria Administrativa
Área: _CENTRO DE COMPUTO Hoja Nº:________ Fecha:__________
Fase Descripción Actividad Numero personal
participante
Periodo estimado Días hábiles estimados
Días hombre estimados
Inicio Termino
1 2
Preliminar Planeación
-Determinar áreas a auditar. -Vista preliminar al área a auditar. - Establecer los objetivos de auditoría. - Entrevista al director general. - Análisis de información. - Diagnostico. -Elaborar propuesta de la auditoria ---Administrativa. -Elaborar el memorándum de planeación. -Supervisión y aprobación del memorándum. -Elaborar el plan de auditoría. -Aprobación del plan de auditoría. -Preparación del instrumento de auditoría.
5 5
1° semana de febrero 4° semana de febrero
3° semana de febrero 3° semana de marzo.
22 30
110 150
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3 4
Ejecución
Informe
-Recopilación de información de la población -Pasar la encuesta al personal involucrado. -Observación directa. -Tabulación y análisis de información. -Auditar dirección informática -Evaluar equipos. -Realizar el informe -Elaborar las conclusiones y Recomendaciones -Presentar el informe final
5 5
4° semana de marzo. 2° semana de mayo
1° semana de mayo. 4° semana de mayo
15 22
75 110
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Avance del cumplimiento del programa de Auditoria Administrativa
Área: ______________________ Hoja Nº:________ Fecha:__________
Fase Situación de la auditoria Periodo real de la auditoria
Días reales utilizados
Grado de
avance
Días hombre
real
Explicación de las variaciones en relación con lo planeado
No iniciada En proceso Terminada Iniciada Terminada
1
2
3
4
X
X
X
X
1° semana de febrero
4° semana de febrero
4°
semana de marzo
2°
semana de mayo
3° semana de febrero
3° semana de marzo
1° semana de mayo. 4° semana de mayo
22 30 15 22
100%
100%
100%
100%
110 150 75 110
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PARAMETROS DE EVALUACION. De acuerdo al criterio del equipo auditor, se asignaron los siguientes valores a cada etapa del proceso administrativo, con la finalidad de ponderar cada factor que lo integra y de esta manera analizar de forma más específica la organización.
Área Factor Puntos establecidos
Puntos obtenidos
Porcentaje %
Planeación.
Misión 15 12
72
Visión 15 10
Objetivos 15 11
Fines 10 8
Políticas 10 8
Proyectos 10 7
Valores 10 6
Estrategias 15 10
Organización.
Estructura organizacional
15 10
50
Cultura organizacional
30 15
División y distribución de funciones
20 10
Recurso humano 20 5
Cambios organizacionales
15 10
Dirección
Liderazgo 15 9
53
Comunicación 20 7
Motivación 10 4
Manejo de stress y conflictos
15 10
Tecnologías de información
10 5
Toma de decisiones 20 10
Creatividad e innovación
10 8
Control Control interno. 100 70 70
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SECCION D
INFORME
CHALATENANGO 12 DE JUNIO 2012
UNIVERSIDAD DR. ANDRES BELLO
REGIONAL CHALATENANGO
Señor encargado de la facultad de ciencias económicas, universidad DR. Andrés bello.
PRESENTE:
El informe de la presente auditoria se elabora en base a criterios que permitieron
recopilar información de importancia para poder evaluar y analizar la situación del
área, con el fin de emitir recomendaciones que contribuyan el mejoramiento del
área.
En el presente informe se aborda lo que es un diagnostico general de la institución y
un diagnóstico del área centro de cómputo en la cual se realizó la auditoria.
I.NATURALEZA
Auditoria administrativa
II. ALCANCE
Centro de cómputo
III. ANTECEDENTES
No existen auditorias previas
IV. OBJETIVOS
Identificar las deficiencias en los procedimientos y controles que se ejecutan en
el centro de cómputo.
Proporcionar al centro de cómputo una base operativa sólida que permita
incrementar su eficiencia.
Atentamente: grupo auditor.
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INSTITUCION
DIAGNOSTICO ADMINISTATIVO
ASPECTOS REVISADOS ASPECTOS RELEVANTES COMENTARIOS
PROCESO ADMINISTRATIVO. PLANEACION
VISIÓN Redactada limitadamente
Ampliar la visión.
MISIÓN Redacción muy amplia. Redactar de manera que sea fácil de recordar.
OBJETIVOS DE LA UNIVERSIDAD
Exceso de objetivos. Delimitación de objetivos.
OBJETIVOS DE CALIDAD Objetivos enfocados a la mejora continua, satisfacción del cliente e insertacion al mercado laboral.
Se han dejado de lado aspectos importantes como la ventaja competitiva y la calidad del factor humano para poder prestar servicios de calidad.
FINES Redactados de acuerdo a lo que la sociedad demanda
En su mayoría la universidad cumple con estos fines los cuales están elaborados para contribuir con la sociedad.
POLÍTICA Bien redactada y comprensible
Comprometidos con la formación de profesionales de calidad.
PROYECTOS Desarrollo organizacional
Oportunidad de crecimiento
VALORES Reflejan la integridad de la universidad
Facilitan la toma de decisiones y las relaciones entre los compañeros de trabajo.
ESTRATEGIAS No hay estrategias generales de la universidad, solo detalladas por áreas
Formular estrategias generales para la institución.
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ORGANIZACIÓN
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
No refleja al centro de computo con su debido nombre
Especificar el área con su nombre indicado.
CULTURA ORGANIZACIONAL Integral Compartida por los miembros de la organización.
DIVISION Y DISTRIBUCION DE FUNCIONES
Adecuada distribución Eficiencia en al trabajo que cada miembro realiza.
RECURSO HUMANO Esta centralizada y los procesos de selección son deficientes
Ser más críticos al momento de seleccionar el personal.
CAMBIOS ORGANIZACIONALES
Plan de reingeniería No son visibles los cambios.
DIRECCION
LIDERAZGO Participación de todos los miembros del comité técnico para la toma de decisiones
Toma en cuenta las opiniones del comité.
COMUNICACIÓN Accesibilidad de información para los clientes internos y externos
Proporciona toda la información necesaria.
MOTIVACION Diversidad de métodos de motivación
Mantiene a los empleados motivados.
MANEJO DE STREES Y CONFLICTOS
Solución de problemas laborales con apoyo de la unidad psicopedagógica
Busca mantener las buenas relaciones entre los miembros.
TECNOLOGIAS DE INFORMACION
Uso de tecnologías avanzadas
Facilita los procesos laborales.
TOMA DE DECISIONES Importancia de la decisión Decisiones de mayor magnitud no pueden ser tomadas por la regional.
CREATIVIDAD E INNOVACION Iniciativa propia Aumenta el desempeño laboral.
CONTROL
CONTROL INTERNO No cuenta con manual de control interno
Diseñar manual para medir resultados.
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PUESTO DE TRABAJO EVALUADO: CENTRO DE CÓMPUTO
ESTATUS
El centro de cómputo cuenta con un manual y descripción de puesto, donde se
describen sus actividades principales que debe realizar; sin embargo el recurso
humano con que cuenta el centro de cómputo para brindar los servicios es limitado.
RECOMENDACIÓN
Incrementar el recurso humano del centro de computo que favorezca y
contribuya al mejoramiento de los servicios que brinda el centro de computo
Potencializar los conocimientos y habilidades del recurso humano del centro
de cómputo mediante las capacitaciones continuas.
SERVICIO DE LA UNIDAD
ESTATUS
El servicio brindado por el centro de cómputo muestra ciertas deficiencias tales como:
1. Velocidad lenta del internet.
2. Los centros de cómputo no cubren con la demanda estudiantil.
3. No cuenta con todos los sistemas y programas actualizados.
4. Equipos y herramientas.
RECOMENDACIONES
Contar con internet de mayor velocidad que permita a los usuarios realizar sus
tareas y clase de manera más eficiente.
Aperturar una nueva aula solo para tareas para cubrir la demanda estudiantil.
Actualizar los sistemas y programas informáticos en el centro de cómputo de
manera que no se le dificulte l usuario al momento de realizar cualquier
actividad.
Equipar con herramientas y equipos necesarios al centro de cómputo, para
favorecer los aprendizajes de los estudiantes.
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