View
223
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
\LM . CUn .rlSOCS ÍElA M A S
Lo.=: c u r s o g r a m a s o d iagramas de los circui tos adminis t ra t ivos o gráficos de procedimiento , no .son otr,i cop.3 que la represen tac ión gráfica de los procedimientos o r u t i n a s . ' s tos últimos son la secuencia s i s t emát ica d^ acciones que hay que cumplir para a lcanzar cada una de las distintas finalidades de la admin i s t rac ión .
Estos gráficos o d iagramas constituyen una he r ramien ta fundimental para la simplificación y normalización de la t a rea admin i s t ra t iva .
A . VENTAJAS DEL USO DE CU RSOG RA ?v1A S.
iVIediante la utilización de es te método gráfico .se logra :
1. Mos t ra r en real idad objetivamente como funcionan los com-pKjnentes del s i s t e m a , facilitando el anál is is de su eficienc i a .
2 . Reemplazar con ventajas los métodos de descr ipción n a r r a tivos y de cues t iona r ios . La visualización de un proceso facilita el examen de sus componentes y r epe rcuc iones . El mecanismo de lectura de los ot ros métodos es meaos c laro y más lento, siendo más difícil la localización de de ficiencias al tener que vincular párrafos a is lados ea n a r r a ciones generalmente e x t e n s a s .
3 . Un uso accesible de los convecionalismof- ce expres ión que s e convir t ieron en un lenguaje senci l lo y adecuado como s is tema infornaativo en s í m i s m o .
4 . Que cualquier proceso desde e l más s imple hasta el más compleio, pueda s e r relevado y d e s c r i t o .
. 5 . Adver t i r más fácilmente las debilidades y defectos de un c i r cu i t o .
6 . Fac i l i t a r la actualización de los circuitos modificados, mostrando con mayor claridad los cambios in t roducidos .
h^
89
B . FUND/A MENTOS PARA LA SELECCIÓN
Lo.v gráficos de procedimiento comúnmente utilizados pueden c las i f icarse en alguno d e los s iguientes grupos
1 . Con encolumnado s imple de á r e a s , unidades orgánicas y puestos de trabajo y secuencia global cronológica de las acc iones . !• s dec i r donde cada columna del gráfico analiza un á r e a , una unidad orgánica o un puesto de t r aba jo . Se t ra ta de un multicolumnado que analiza hasta los pues tos de trabajo en que el flujo sigue una secuencia global y cronológica para todo el p r o c e s o .
" . Con encolumnado s imple de los formular ios y secuencia cronológica de las acc iones . Es decir que cada columna del gráfico analiza un e jemplar de un fo rmula r io . En e s te tipo de anál is is la secuencia del flujo es global y c r o nológica para todo el juego del formular io .
3 . Con encolumnado doble de á r e a s , unidades orgánicas y puestos de trabajo y de formularios y secuencia parc ia l cronológica de las acc iones , y.ste s i s t ema es una combinación de los an te r io res en donde tenemos una doble e n t r a d a : puesto de trabajo y fo rmula r io . La secuencia es cronológica y se mantiene al igual que los o t ros s i s t emas pero con motivo de la forma doble de en t rada su anál is is es pa rc ia l , es d e c i r los flujos no se estudian en conjunto sino por sec tores ( á r e a s , unidades o rgán icas o puestos de t rabajo) .
Los métodos a u t i l izar para r e p r e s e n t a r los procedimientos cuando la finalidad q u e s e busca es su util ización a nivel genera l , d e ben s e r c laros y sin demasiados detal les que compliquen la i nmediata comprensión de las i d e a s .
Cuando la .sin^.bología es conaplicada, los altos eiecutivo.s no d i s ponen generalmente del tiempo suficiente para es tud ia r su in t e r pretación y los de menor nivel pueden tener dificultades para capt a r l a .
Simbologfa Básica :
Se utilizan los símbolo? utilizados por la Amer ican Standard Mechanical Engineering (ASIVIE), son de fácil ejecución y han
i n
P-
I
..,^ vTc-> c l ,_ . X/N-i-.t-f. ¡ (J-1
i l
/ /2
1
l f }
A
a
I Z
121 IZZ
i.4»-w- . - C J . .
123
L-
2U
r
2 1 2
CJ Ir <
Z Z
¿ZI
k.
22Z
«•» -M» « ^ « V 4 * « *
v i n L i ^ t L E , '.' k ( : . / \ i i i C A t .
P u C t .Tc.¿ DB
F <^ .." 1- . i. 1 í ,\ n 1 vi í,
1 2
i
3 4 cr a.
. i . i . -
ARCA
i
z
i i f^ .L 'M)
L i
l - l
1.2 ,
2 /
? ?
PiJL-.TO
1 / 1
/ / "
/ ? /
/ ? •'
•- / t
? / ?.
'.' ? /
? 0 y
F(.>R n U L A f^ t o s
1 2
•
3 4- i " <:>
L -BLE"
90
demostrado ser suficientemente claros desde el punto de vista conceptual. í n el fondo los dos grandes campos, el de la administración y el de la ejecución de la producción, son muy similares y se puede establecer un paralelismo entre ambos. Personas y máquinas aparecen en los campos, pero a la producción o el servicio en el segundo le corresponden la información en el pr imero.
Para la realización de cursogramas administrativos, o r ep re sentación gráfica de los procedimientos, se propone:
a) Empleo del método gráfico de encolumnado vertical o multi-columna, en el que la secuencia de las acciones de cada sector o puesto de trabajo se representa en una misma columna, siguiendo el desarrollo en sentido descendente.
b) La adopción de los símbolos ASME como base de la simbo-logía.
A continuación se desarrolla el método propuesto de la siguiente forma:
Simbología básica. Simbología combinada. Análisis de las diferencias entre los símbolos de demora y archivos. Ubicación de los símbolos Normas de diagramación. Encolumnado. Ejemplo de aplicación.
Se desarrollan a continuación los símbolos considerados básicos detallando su graficación, denominación y descripción:
Formulario:
Se dibuja teniendo en cuenta la forma y las proporciones del formulario que representa. En el interior del símbolo se indica la denominación (en el centro), el código del formulario (ángulo inferior izquierdo) y el código de ejemplar (a continuación del có digo del formulario y separado del mismo por un guión).
f
91
La codificación de los e jemplares e s : O para el or ig ina l , 1 para la p r imera copia, 2 para la segunda copia, y a s í s u c e s i vamen te .
Es te símbolo se ut i l iza:
a) en la apar ic ión o emisión del formulario en el p rocedi miento, graficando todos los e jemplares que in terv ienen.
b) en e l desglose de fo rmula r ios , indicando los e j empla res que in terv ienen.
c) cuando la clar idad del gráfico a s í lo aconse ja .
Lote de formularios o t a lonar io :
Representa el procesamiento en conjunto de un número de te rmi nado o no, de juegos o e jemplares de uno o var ios formularios Incluye el uso de e jemplares adheridos a un t a lona r io .
Cantidad grande de ejem.plares:
Representa a los formular ios que se emiten e n :
a) un gran número de e j e m p l a r e s , o
b) un número de e jempla res no normal i zado .
Se siguen las mismas indicaciones es tablecidas para el s ímbolo " fo rmula r io" , salvo que no se indica el código de los e jempla res .
L ib ro :
Representa a los r eg i s t ro s con hojas encuadernadas que forman un to mo .
Se siguen las m i s m a s indicaciones que para " fo rmula r io" , salvo que no se indica la cantidad de hojas pues se considera al libro como un e j e m p l a r .
Observac ión : la principal distinción de su graficación consiste en la raya ve r t i ca l que se coloca en e l m.argifl i zqu ie rdo .
9?
Juego do Foriaular io Loto o Ta lonar io
1
P0dldo
50 .1 y C . ^
Cant idad erando do o j e n p l a r o s
Co.-rmr.i ca<5o
Libro
Represen tac ión de For taular los
Curso y dirección del p roceso :
La línea representa la conexión en t re las acciones suces ivas y la flecha el sentido de la c i r cu lac ión .
Conexión secuenc ia l : La línea llena se gráfica para indicar la concatenación de una acción con o t ra y el sentido del p r o c e s o . Además puede indicar que se efectúa un t ras lado f ís ico.
Base de información: La línea cortada se gráfica para indicar un t ras lado de información que se forma de o t ro cu r so , p roceso , formular io , e t c . No debe haber desplazamiento f ís ico.
cOi.uxi').. Í ; : :CIM;CIAI.
DC r.FCJRMACIOI.
93
Operación:
Representa toda acción que se ejecuta para elaborar, modificar, t ranscribir o incorporar información.
Al costado del símbolo se indica la denominación de la acción.
Control:
Representa toda acción de verificación o cotejo.
Al costado del símbolo se indica el tipo de control.
De mora:
Representa toda detención transitoria del proceso. Este puede estar condicionado a un acontecimiento.
Al costado del dmbolo sé indica el lapso de espera o el acontecimiento que condiciona la continuación del proceso.
Archivo:
Representa el ordenamiento sistemático y la guarda de formularios o documentación.
Al costado del símbolo se indica el tipo de archivo y puede indicarse el lapso.
Transitorio:
Guarda temporal para su posterior consulta o procesamiento.
Definitivo: Guarda en forma permanente para su eventvial con-s ulta.
Destrucción:
Representa la eliminación o inutilización * formularios o docu-me ntos .
94
Proceso ex te rno :
Representa la iniciación o conclusión de un curso de acción que se origina o finaliza en un proceso ajeno a la e m p r e s a .
Al costado del símbolo se puede indicar e l proceso de que se t r a t a .
OPERACIÓN í NUMÉRICO
CONTROL ! ANOTA
DET'IORA í HASTA FIH DE MES
ARCHIVO TRANSITORIO : FICHERO
W ARCHIVO DEFLíITIVO : CARPETA DE CLISI,TE
D.ESTr>ÜCCIG:
e PRCC'SC EXTÍ:RÍVO ! PAGA
SI";BOLOS
e r o -í- / ' . ^ . y ^ - ' --'
r?
95
Al te rna t iva :
Representa , en la secuencia del procedimiento, un punto llegado al cual se plantea una disyuntiva que implica una opción en t re dos o más cursos de acción pos ib les . Por ende se inician dos o más ca minos .
A r r i b a del símbolo se indica el objeto que plantea la decisión lógica . Al lado de cada sal ida se indica e l tipo de opción de que se t r a t a .
ACEPTA - ^
PRUEBA DE IMPRENTA
•riCHAZA
SÍMBOLO D £ ALTERNATIVA
E m p a l m e :
Represento la comunicación o la continuación do o con otro p ro ceso o procedimiento distinto del graf icado.
En su in ter ior se indica la denominación del proceso de que se t r a t a .
Procedimiento o proceso que es continuación de o t r o . Indica la conexión con un procedimiento de origen
Que exis te un procedimiento in te rca lado: Indica la conc-ión con ot ro procedimiento al cual llega y del cual vuelve .
Que e l procedimiento continúa en o t r o : Indica la conexión con o t ro procedin-ilanto en el que ae continúa la secuencia de acc iones .
PRCCE.'v" X PROCESO y i
PROCESO Z
96
Simbología Combinada :
Se desar ro l la a continuación las explicaciones sobre combinación de los s ímbolos básicos detallando su graf icac ión , denominación y desc r ipc ión .
Se originan en la conjugación de dos símbolos básicos o de un símbolo básico oon alguna o t ra identificación.
Representa la real ización s imultánea de ambas t a r e a s , t a l e orno s e r í a un endoso de responsabi l idad .
Al costado del símbolo se indica la denominación de la acción y el tipo de con t ro l .
OPERACIO!; Y CONTROL ; ABALIZA Y FlRlAA
Demora con archivo t r ans i t o r io ;
Representa toda detención t empora r i a del procedimiento , durante la cual se conservan ordenados los formular ios o documentación en forma s is tepat ica para facil i tar la localización p o s t e r i o r .
\ 7 ) DEMOPA COIv ARCHIVO TRANSITORIO : POR TÍUMERO ^ DE CLIEÍITES HASTA FUI DE IIES
.SJOÍJL. ^ ^ ^ ^
97
Archivo o demora; numéricos, cronológicos o alfabéticos
Representa las demoras o archivos;
A: Alfabético
C: Cronológico
N: Numérico.
La letra se coloca en el interior del símbolo.
ALPAP-L-TICO CRONOLÓGICO KÜMERICO
Análisis de los símbolos de demoras y archivos:
Dado aue las diferencias existentes entre los distintos símbolos de demoras y archivos resulta algo sutil, a continuación se analizan las principales características distintivas que existen entr^ los símbolos de :
a) demora b) Demora con archivo transitorio c) archivo transitorio d) archivo definitivo
98
;IMB0L0
D
CARACTERÍSTICA Kfipera de Acont
r*
Consulta .S i s t e r aa i .S i s t ema ;
Ordenam, Procesara " . I n fo rma ; .
'Permanent e
V. ^
/-4 t í vT
V ._,L. i_..,.
t:
*j¿\ d i g n i f i c a l a c a r a e t e r i s t i c a predominante .
Ubicai-ión de los si'mliolo.s.
Las posibles ubicaciones de los s ímbolos dentro del c u r s o g r a -ma pin idea s e r :
a) Iniciales
b) Intermedias
c) Finales
Son síiTibolos de ubicación inicia, los que originan cursos ck- a c ción, no siendo necesar io que llegue a ellos una línea de curso y dirección del p roceso , dado que el símbolo es el punto de part i da .
1 SI.,'EO-0
' F Í I M P U H C A O O
i
1
—
1 ^ r
1 1 1
K-
II
\ i ^
p-,
Vi
1
i 1
;
1 o 1
i ,—. 1
1 1 J
[J
V
X
~ i t l C ' / l
•k
i<
*
^JL•|^:^v.lü -i
l|-<Tt'íM.U,A
-k
-A-
-k
*
•
•
•
•
•
U N A I
^
•
•k
. . . - 1
SIMÜOLO
EHMfLIFICADO
r
-
1
h ! 1 '
i t L !
«
( s )
1
1
^ _
©
| .a,(. ' . t : . j . . i
%# -Ar
-
•
•
• * •
•
i r
•
•
rií^::]
i [
1 1 ¡
•* i 1
,
1
í
i
• •
1
í
99
Son símbolos de ubicación intermec'i.q aquellos a los cuales l l e ga y sale un curso de acc ión .
Son símbolos de ubicación final .aquellos en los cuales t e rmina un curso de acción.
P a r a s impl i f icar la utilización de la simbología adoptada y nor ma l i za r su aplicación se es tablecen las siguientes d i spos ic iones :
Líneas de curso y dirección del p r o c e s o :
Se utilizan l íneas rec tas ver t ica les y horizontsl&s . La vinculación en t re las mismas se efectúa niediante un t razado de un cuar to de c i rcunfe renc ia .
Uniones de líneas de cu r so y dirección del p roceso :
Las uniones de e s t a s l íneas se efoctúan mediante unos t razos curvos (un cuarto de c i rcunferencia) en el sentido de la c i r c u lación.
Cruces de líneas de curso y dirección del p r o c e s o :
P a r a los c ruces de líneas se utilizan puentes de media circunferencia de acuerdo a las necesidades de graf icación.
LINEAS UNIONES
CRUCES
100
Lineas de curso que llegan a los símbolos y parten de ello.^.
Los símbolos tienen únicamente una línea de llegada y una O más de salida según se analiza a continuación:
1 . Los símbolos de libro, operación, control, operación y control, demora, demora con archivo transitorio, archivo transitorio, archivo definitive, proceso externo, empalme con procedimiento o proceso que es continuación de otro y empalme que existe con un procedimiento intercalado, sólo t ienen una línea de salida.
?,. Símbolo de alternativa: El símbolo de alternativa puede te ner dos o más líneas de salida. Cada una de el las lleva anotada la opción de que se t ra ta .
3 . Salida de formularios en coniunto: Se dibujan los formularios y se unen por barras oblicuas los vértices de los e em-plares que salen juntos. L? línea de salida se dibuja a par tir de un punto intermedio de la barra que une los vér t ices .
4 . Distribución de formulario.';: Se dibujan los ejemplares a distribuir. Partiendo de cada uno de los ejemplares, individuales o en conjunto, que PC distribuyen, se dibujan las líneas de sal ida.
5. Distribución de ejemplares de un lote o de un talonario de formularios: Se tiene en cuenta lo establecido para formularios ( c y d ) salvo la llegada que s e conecta con la línea cortada.
Líneas de tra.?lado de información.
Se dibuja con línea cortada que une los dos puntos del proceso entre los cuales hay intercambio de información ,en un solo sentido o en ambos, según lo indica la flecha.
101
COTEJA Y FIR.HA O INFORMA
I 1 LINFAS PS mSLADO DE IKIOI MAGIOH
Emisión de fo rmula r ios :
La emisión de un formulario se gráfica en todos los casos con e l s ímbolo de operación, dibujándose a continuación e l formular io con todos s u s e j e m p l a r e s .
E¡-:iTE
E.MISION DE FORMULARIOS • i ! I
10 '
Formula r io s indis t intos:
Cuando en una a l ternat iva , un formulario pueda reempl . izar indist intamente a o t ro , se dibuja uno solo y se anotan en él las denominaciones de ambos formular ios , indicando que se ref iere a uno u o t r o .
PEDIDO DE
[IATERIAL
i5*a
-ÜO-
^
MAYOR DE S5000
S ^ ^ _
y ) EHITE
PEDIDO DE
REPOSI-CION
1 7 . 0
V
- í : ^
PEDIDO DE MAT.
O DE REPtíSlO 15 ,o
.J
103
Formula r io s que se agregan a las l íneas del curso del p roce so .
En todos los casos se dibujará el formular io vinculado por medio de un t razo lleno a la línea principal del cu r so del p r o c e s o .
COiTECCIOIIA
COKFORÍ^A
Forntilarlo que ee abroga a l a s l i nea s del curso -del nrocoso.
Operación 6cControl oobro un ejeraplar do un fornula-r i o
F^peración o control sobre un ejemplar de un formulario.
Cuando sea necesario indicar específicamente el eiemplar de un formulario sobre el que se hará una operación o control, se dibulará indicándo^?e la operación o control sobre la línea del curso del proceso del formulario que interesa , luego se unirán las líneas .
Encolumnado:
La denominación del procedimiento encabeza el gráfico. El ancho de las columnas depende del espacio requerido por la graficación
104
en cada una de las áreas de responsabilidad o de trabajo.
Cada columna se encabeza con la denominación de la función responsable .
En el caso general en el que interesa representar áreas de responsabilidad, unidades orgánicas y puestos de trabajo cada columna se encabeza con las respectivas denominaciones.
Dentro de cada área de responsabilidad,o unidad gráfica, o puesto de trabajo, según el caso, la columna de la extrema izquierda indica la supervisión.
De esta manera pueden verse gráficamente los ámbitos de supervisión y control.
A continuación se presenta un cursograma del procedimiento pago :> proveedores. Se propone hacer un análisis de dicha ilustración.
fR..o&-^
Recommended