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BIBLIOGRAFÍA
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www.monografias.com.
vicky_10002@hotmail.com. Para consultar referente a los Sistemas Administrativos.
www.gestiopolis.com/dirgp/fin/auditoría.htm
GLOSARIO
Término. Descripción. Administración.
La dirección de un organismo social, y su efectividad en alcanzar
sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus
integrantes.
Auditor
independiente.
Persona encargada de realizar o ejecutar la auditoria, que no
esta ligado en forma directa con la entidad que lo contrata.
Auditoría
interna.
Evaluación sistemática de las operaciones de la entidad, con el fin
de verificar si las políticas, métodos, procedimientos, controles,
objetivos y metas dictadas por la administración son ejecutadas
según lo planeado.
Es una función independiente de la evaluación, establecida
dentro de una organización para examinar y evaluar sus
actividades como un servicio a la misma organización.
Auditoría
Administrativa.
Examinar una organización y determinar las mejoras necesarias;
es estudiar el mecanismo administrativo para determinar si la
planeación, la organización, el mando, la coordinación y control
están siendo atendidos, o sea si la empresa está siendo bien
atendida.
Auditoría
Operativa o de
Gestión.
Es el examen del flujo de transacciones llevadas a cabo en una o
varias áreas funcionales que constituyen la estructura de una
entidad con el propósito de incrementar la eficiencia y eficacia a
través de proporcionar las recomendaciones que se consideren
necesarias.
Término. Descripción.
Auditoría de
Gestión.
Es el examen de planes, programas, proyectos y operaciones de
una organización o entidad pública, a fin de medir e informar
sobre el logro de los objetivos previstos, la utilización de los
recursos en forma económica y eficiente, y la fidelidad con que
los responsables cumplen con las normas jurídicas involucradas
en cada caso.
Auditoría. a. Verificar que la información financiera, operacional y
administrativa que se presenta es confiable, veraz y oportuna.
b. Es revisar que los hechos, fenómenos y operaciones se dan
en la forma como fueron planeadas; que las políticas y
lineamientos establecidos han sido observados y respetados;
que se cumplen con las obligaciones fiscales, jurídicas y
reglamentarias en general.
c. Es evaluar la forma como se administra y opera tendiendo al
máximo aprovechamiento de los recursos.
Auditoría
externa.
Es toda auditoría realizada por profesionales independientes, sin
más dependencia jerárquica y salarial de la dirección de la
empresa que la que se deriva del contrato suscrito para realizar la
auditoría concreta de que se trate.
Auditorías
integrales o
completas.
Son auditorías que debido a la fiscalización comprende totalidad
de los aspectos de la actividad económica y financiera de la
institución, incluyendo la evaluación de todos los tipos de control,
para lo cual se efectúa una auditoría de legalidad o de
cumplimiento, auditoría financiera, auditoría de economía o
eficiencia y administrativa.
Término. Descripción.
Auditoría
gubernamental.
Son todas las gestiones de revisión efectuadas a las oficinas
gubernamentales, organismo e instalación pública. Aunque dicha
auditoría puede ser practicada por profesionales independientes,
lo habitual es que sea practicada por la institución pública que por
ley tenga asignado ese cometido, concretamente la Corte de
Cuentas de República.
Ambiente de
control.
Significa la actitud global, conciencia y acciones de directores y
administración respecto del sistema de control interno y su
importancia en la entidad. El ambiente de control tiene un efecto
sobre la efectividad de los procedimientos de control específicos.
Balance. Cómputo o comparación de los activos y pasivos para averiguar
el estado del patrimonio a una determinada fecha. Documentos
que refleja el resultado de las operaciones de la empresa.
Control. Aseveramiento que los procesos se estan ejecutando de acuerdo
a lo planificado y que se estan obteniendo los resultados
esperados.
Contabilidad.
Es el arte de registrar, clasificar y resumir de una manera
significativa y en términos monetarios, las transacciones y
eventos que son, cuando menos en parte, de carácter financiero,
así como de interpretar sus resultados.
Contador
público.
Persona encargada de ejercer la Contabilidad.
Término. Descripción. Control Interno. Es un proceso, ejecutado por el consejo de directores, la
administración y otro personal de una entidad, diseñado para
cumplir objetivos específicos y proporcionar seguridad razonable.
Control Interno
Financiero.
Este comprende el plan de organización, los procedimientos y
registros que conciernen a la custodia de los recursos, así como
la verificación de la exactitud y confiabilidad de los registros e
informes financieros.
Control Interno
Administrativo.
Comprende el plan de organización, los procedimientos y
registros que conciernen a los procesos de decisión que llevan a
la autorización de las transacciones y actividades por parte de la
gerencia, de manera que fomenta la eficiencia de las
operaciones, la observancia de la política prescrita y el logro de
las metas y objetivos programados.
Contabilidad
financiera.
Es un sistema de información que expresa, en términos
cuantitativos y monetarios, las transacciones financieras que
realiza una entidad económica, así como ciertos acontecimientos
económicos que la afectan, con el fin de proporcionar información
útil, confiable y oportuna a usuarios externos a la organización.
Contabilidad de
costos.
La contabilidad de costos es aquella parte de la Contabilidad que
identifica, mide, informa y analiza los diferentes elementos de
costos, directos o indirectos, asociados con la fabricación de un
bien y/o la prestación de un servicio.
Control Interno
y de Gestión.
El sistema de control interno es un instrumento de gestión que
comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y
Término. Descripción. procedimientos adoptados dentro de una entidad.
Dictamen del
Auditor.
Es el informe que refleja la veracidad o no de la información que
reflejan los estados financieros.
Decisión. Es un juicio o una elección entre dos o mas opciones, y es algo
que surge de innumerables situaciones, ya sea para solucionar
un problema o aplicar una medida.
Empresa. Es un unidad que se forma mediante la union de capital y trabajo
para desarrollar una actividad económica.
Equidad. Igualdad, equilibrio.
Ejecución.
Dar por iniciada un actividad, es interacción de los elementos de
un entidad a un mismo ritmo ejerciendo cada una su actividad
encomendada.
Evidencia de la
Auditoría.
El hallazgo o la prueba que refleja el error o desviación cometido
en ciertos procesos.
Eficiencia.
Es la relación entre los bienes o servicios producidos y los
recursos utilizados para producirlos.
Economía.
El concepto de economía evalúa si los resultados se están
obteniendo a los costos alternativos más bajos posibles.
Término. Descripción. Eficacia.
Se entiende por el grado de cumplimiento de una meta, la que
puede estar expresada por ejemplo en términos de cantidad,
calidad, tiempo y costo.
Foda. Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.
Gestión.
Es la actuación de la dirección y abarca la razonabilidad de las
políticas y objetivos propuestos, los medios establecidos para su
implementación y los mecanismos de control que permitan el
seguimiento de los resultados obtenidos.
Es un proceso de coordinación de los recursos disponibles que se
lleva a cabo para establecer y alcanzar objetivos y metas
precisas.
Indicadores de
desempeño.
Se relacionan los diferentes conjuntos de datos operacionales o
financieros, para utilizarlos como actividades de control. Los
indicadores de desempeño influyen significativamente, como por
ejemplo, variaciones en los precios de compra.
Indicadores de
resultado por
áreas.
Se basan en los resultados operativos y financieros de gestión y
muestran la capacidad administrativa de la empresa.
Modelo. La relación que se asume entre las señales observadas.
NIAS. Normas Internacionales de Auditoría.
Opinión limpia.
Cuando el auditor concluye que los estados financieros dan un
punto de vista verdadero y razonable (o están presentados
Término. Descripción. razonablemente, respecto de todo lo importante,) de acuerdo con
el marco conceptual para informes financieros identificado. Una
opinión limpia también indica implícitamente que han sido
determinados y revelados en forma apropiada en los estados
financieros cualesquier cambios en principios contables o en el
método de su aplicación, y los efectos consecuentes.
Planeamiento. Sustituir la improvisación por la ciencia, mediante la planeación
del método.
Planeación.
Seleccionar científicamente a los trabajadores de acuerdo con
sus aptitudes y prepararlos, entrenarlos para producir más y
mejor, de acuerdo con el método planeado.
Patrimonio. Bienes propios.
Principios de
contabilidad.
Son un conjunto de postulados generalmente aceptados que
norman el ejercicio profesional de la contaduría pública.
Procedimientos
de control.
Son aquellas políticas y procedimientos además del ambiente de
control que la administración ha establecido para lograr los
objetivos específicos de la entidad.
Revisiones del
desempeño.
Son las revisiones del desempeño actual frente a presupuestos,
pronósticos, y desempeño de períodos anteriores; relacionando
diferentes conjuntos de datos, de operación o financieros, unos
con otros, junto con el análisis de las relaciones y acciones de
investigación correctivas; y revisión del desempeño funcional o de
actividad.
Término. Descripción.
Sistema de
contabilidad.
Significa la serie de tareas y registros de una entidad por medio
de las que se procesan las transacciones como un medio de
mantener registros financieros. Dichos sistemas identifican,
reúnen, analizan, calculan, clasifican, registran, resumen, e
informan transacciones y otros eventos.
Sistema de
control interno.
Comprende todas las políticas y procedimientos adoptados por la
administración de una entidad para ayudar a lograr el objetivo de
la administración de asegurar, tanto como sea factible, la
conducción ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo
adhesión a las políticas de administración, la salvaguarda de
activos, la prevención y detección de fraude y error, la precisión e
integridad de los registros contables, el cumplimiento de leyes y
regulaciones aplicables y la oportuna preparación de información
financiera confiable.
Sistema. Conjunto de principios, normas o reglas, lógicamente enlazados
entre sí, acerca de una ciencia o materia. Ordenado y armónico
conjunto que contribuye a una finalidad. Método. Procedimiento.
Técnica.
Modelo de Auditoria de Gestion de Sistemas Administrativos
ANEXO 1
Nombre de la ferretería: _________________________
Aspectos considerados. Resultados obtenidos.
Persona entrevistada: ____________________ Firma: _____________
Cargo: _______________________________
Fecha de la entrevista: ___________________ Hora: ______________
Elaborado por Equipo de Trabajo.
INICIALES FECHA Preparó Revisó
Formato de Minuta de entrevista.
Modelo de Auditoria de Gestion de Sistemas Administrativos
ANEXO 2
Lugar y fecha __________________
Sr. _____________________
Representante Legal o Administrador.
Con el propósito de la reciente auditoría de gestión de Sistemas Administrativos, a
realizarse en su empresa, solicito a usted nos proporcione la siguiente
documentación:
Descripción de la documentación solicitada. Fecha de entrega.
Nombre del auditor solicitante. Firma.
Elaborado por Equipo de Trabajo.
Formato para solicitar información y documentación.
Modelo de Auditoria de Gestion de Sistemas Administrativos
ANEXO 3
Nombre de la ferretería: _________________________
Descripción de datos generales de la ferretería.
Datos obtenidos.
Nombre de la ferretería:
Administrador o Representante:
Forma jurídica:
Capital:
Accionistas:
Cantidad de empleados:
Tipos de Sistemas utilizados:
Departamentos que posee:
Personal para contacto:
Monto de ventas por el último año:
Utilidades del último año:
Otros:
Nombre del auditor. Firma.
Elaborado por Equipo de Trabajo.
Formato de ficha de la empresa.
Modelo de Auditoria de Gestion de Sistemas Administrativos
ANEXO 4
Nombre de la empresa: _________________________
Documento consultado: _________________________
Fecha: _____________
Datos obtenidos.
Elaborado por Equipo de Trabajo.
INICIALES FECHA Preparó Revisó
Formato para la especificación de la documentación consultada e Información
Modelo de Auditoria de Gestion de Sistemas Administrativos
ANEXO 5
Nombre del entrevistado: Cargo: Fecha programada. Hora
programada: Fecha
realizada: Observaciones:
Elaborado por Equipo de Trabajo.
INICIALES FECHA Preparó Revisó
Formato de plan de entrevistas a realizar.
Modelo de Auditoria de Gestion de Sistemas Administrativos
ANEXO 6
UNIDAD DE AUDITORÍA
CÉDULA DE HALLAZGOS
Fecha Ref. Nombre de la ferretería: Examen:
REF. A
PT’S
No. DE CONDICIÓN
DESCRIPCIÓN:
En consideración de las pruebas realizadas, puede presentarse la figura de una condición reportable, la cual se informará como un hallazgo de auditoría conteniendo los siguientes apartados:
Condición o situación: Es el evento o circunstancia detectada y observable provocada por deficiencias o
inconsistencias encontradas. Criterio: Elemento de juicio que se utiliza para determinar la relevancia del hallazgo.
Como fuentes de criterios se presentan ejemplos de indicadores de gestión, sugeridos para la evaluación.
Causa: Se refiere a lo que origina la existencia de una hallazgo reportable. Efecto: Resultado que se origina al no detectar el hallazgo o la razonabilidad de los elementos
encontrados. Recomendación: Lineamiento a seguir para corregir el error o hallazgo, mecanismo sugerido para realizar las
correcciones en las inconsistencias detectadas. Comentarios del auditado: Es la opinión que proporciona la persona encargada o responsable del área examinada. Seguimiento: Controlar si se están ejecutando las correcciones sugeridas en la recomendación.
Elaborado por Equipo de Trabajo.
INICIALES FECHA Preparó Revisó
Formato de cédulas de hallazgos.
Modelo de Auditoria de Gestion de Sistemas Administrativos
ANEXO 7
UNIDAD DE AUDITORÍA
CÉDULA DE ACTIVIDADES PENDIENTES
Pendientes de: (Nombre del asistente de auditoría) Departamento: (Nombre del departamento que se examina) Examen: (Área o rubro examinado)
No. De pendiete.
Referencia. Descripción.
Elaborado por Equipo de Trabajo.
ANEXO 8
INICIALES FECHA Preparó Revisó
Formato de cédula de asuntos pendientes.
Modelo de Auditoria de Gestion de Sistemas Administrativos
MEMORÁNDUM
PARA: DE: ASUNTO: FECHA:
I. Objetivo de la auditoría y origen de la misma: (quién la pida y porqué
razón).
II. Antecedentes: mención de las últimas auditorías o estudios realizados.
III. Alcance: período por el cual se realiza la auditoría.
IV. Metodología: fuentes de información consultada. C.c: (Jefaturas o cargos a los que se les notificará los resultados del examen).
V. Resultados. Hallazgos de auditoría. No. Descripción.
Condición o situación:
Criterios: Causa: Efecto: Recomendación: Comentarios del evaluado:
Elaborado por Equipo de Trabajo.
ANEXO 9
Formato de informe.
Modelo de Auditoria de Gestion de Sistemas Administrativos
MEMORÁNDUM
PARA: DE: ASUNTO: FECHA:
VI. Objetivo de la auditoría y origen de la misma: (quién la pida y porqué
razón).
VII. Antecedentes: mención de las últimas auditorías o estudios realizados.
VIII. Alcance: período por el cual se realiza la auditoría.
IX. Metodología: fuentes de información consultada. C.c: (Jefaturas o cargos a los que se les notificará los resultados del examen).
X. Resultados. Hallazgos de auditoría. No. Descripción.
Condición o situación:
Recomendación: Comentarios del evaluado: Calificación de la recomendación:
Elaborado por Equipo de Trabajo.
Formato de seguimiento de informe.
Modelo de Auditoria de Gestion de Sistemas Administrativos
ANEXO 11
CUESTIONARIO
UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA Se le solicita de la manera más atenta su valiosa colaboración, completando el
siguiente cuestionario, cuyo propósito es de carácter académico y consiste en
recopilar información que será utilizada para el diseño de un modelo de Auditoría de
Gestión de Sistemas Administrativos, para la toma de decisiones en el control interno
de las medianas empresas del sector ferretero, ubicadas en el área metropolitana de
San Salvador.
Anticipadamente nuestros agradecimientos por su colaboración y garantizamos la
confidencialidad en la información obtenida.
Modelo de Auditoria de Gestion de Sistemas Administrativos
Indicaciones: Marque con una “X” la respuesta de su preferencia Datos de Clasificación: Nombre comercial ó de Establecimiento: ___________________________________ Razón Social (Si es Sociedad) : ______________________________________________ Cargo que desempeña dentro de la empresa: Propietario Administrador Gerente General Auditor Permanencia de la empresa en el Mercado: 1 – 5 años más de 5 años Cuerpo del cuestionario:
1. ¿Cuenta su empresa con un Manual de Organización y se ha actualizado?.
Posee manual Si No
Se ha actualizado Si No
Si cuenta con manual conteste la pregunta No. 2, si no pase a la pregunta No. 3.
2. ¿El Manual de Organización de su empresa fue elaborado por personal interno o personal
independiente?.
Personal Interno Personal Independiente
Explique:____________________________________________________________________
3. ¿Cuenta su empresa con una Misión y Visión?.
Si No
4. ¿Posee su empresa Objetivos, Metas, Políticas y Procedimientos?.
Objetivos: Si No
Metas: Si No
Políticas: Si No
Procedimientos: Si No De contestar afirmativo, pase a la siguiente pregunta; caso contrario pase a la pregunta No. 6.
Modelo de Auditoria de Gestion de Sistemas Administrativos
5. ¿Las metas, políticas y procedimientos de la empresa están diseñados en función de los objetivos
de la misma?.
Si No
6. ¿Tiene su empresa proyectado ampliar operaciones?
Si No
7. ¿Se han diseñado controles internos para las operaciones y se ponen en práctica?.
Se han diseñado: Si No
Se ponen en práctica: Si No
si la respuesta es NO, por favor indicar el porqué.
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
8. ¿Quién ejerce la supervisión de la empresa?.
Administrador Contador Auditor Propietario
Otros
Explique:
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
9. ¿Son controladas las Gerencias o Puestos de dirección de las áreas funcionales de la empresa
(Compras, Ventas, Finanzas)?.
Si No
10. ¿Cuenta la empresa con equipo de computo y/o sistemas informáticos para el control de sus
operaciones?.
Si No
11. ¿Se han establecido controles para los inventarios y manejo de estos?.
Si No
Explique:
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Modelo de Auditoria de Gestion de Sistemas Administrativos
12. ¿Cuáles son las herramientas que le facilitan conocer la rotación de inventarios?.
Sistemas computarizados Presupuestos de Ventas
Existencia de inventarios
13. ¿Posee sistemas computarizados para el control de las siguientes operaciones?.
Ventas Cuentas por cobrar Cuentas por pagar
Efectivo
14. ¿Existe un control de calidad que valide la información que se obtiene de los Sistemas
Informáticos?.
Si No
Porqué: _______________________________________________________________________
15. ¿Cuáles son los canales para distribuir o comercializar sus productos?.
Sucursales Consignación Ruteos
16. ¿Cómo se podría mejorar la gestión de las áreas funcionales (compras, ventas, finanzas)?.
a. Implementación de nuevas estrategias de ventas
b. Nueva tecnología
c. Capacitación del personal
17. ¿Cuenta con Auditoría dentro de la empresa, o recibe este servicio por personal independiente?.
Dentro de la empresa: Si No
Personal independiente: Si No
18. ¿Ha recibido información referente a la auditoría de Gestión de Sistemas Administrativos?.
Si No
19. ¿En la empresa realizan Auditoría de Gestión de Sistemas Administrativos?.
Si No
Si su respuesta en NO, conteste la siguiente pregunta, si es SI pase a la No. 21.
Modelo de Auditoria de Gestion de Sistemas Administrativos
20. ¿Cuales son las razones por las cuales no se realizan auditorías de gestión de Sistemas
Administrativos en la empresa?.
Explique:
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
21. ¿Con qué frecuencia realizan la auditoría de gestión de Sistemas Administrativos en la empresa?.
Mensual Semestral Anual
22. ¿Considera necesario que el personal conozca sobre la importancia de la Auditoría de Gestión de
Sistemas Administrativos?.
Si No
23. ¿Con los recursos que cuenta la empresa actualmente, considera que podría realizarse una
auditoría de gestión de Sistemas Administrativos?.
Si No
Porqué:
______________________________________________________________________________
24. ¿Cuales son los beneficios que esperaría de los resultados de la Auditoría de Gestión de Sistemas
Administrativos?.
Eficacia Eficiencia Economía Rentabilidad
Mejor posición en el mercado
25. ¿Cree usted, que las recomendaciones de la auditoria de gestión de sistemas administrativos,
influirían significativamente en la toma de decisiones de la administración?.
Si No
Porqué:
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Modelo de Auditoria de Gestion de Sistemas Administrativos
26. ¿Considera que con la aplicación de la Auditoría de Gestión de Sistemas Administrativos, se
incrementaría sus utilidades y por ende lograr una mayor posición en el mercado?.
Si No
Porqué:
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
27. ¿Considera que mediante la capacitación sobre un modelo de Auditoria de gestión de sistemas
administrativos, se obtendrían beneficios para su empresa?.
Si No
28. ¿Cómo propietario o administrador considera factible implementar el Modelo de Auditoría de
Gestión de Sistemas Administrativos?.
Si No
29. ¿De implementarse el Modelo de Auditoría de Gestión de Sistemas Administrativos, estaría
dispuesto a que el personal reciba capacitación para su efectividad ?.
Si No
Nombre del entrevistado.______________________ Nombre del entrevistador.________________
Lugar y fecha de la entrevista. _________________
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