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Bibliografía justo a tiempo: sinergia entre las áreas académicas y el Centro de Información de la Escuela de Postgrado de la Universidad
Peruana de Ciencias Aplicadas
Autores: María Elena Cáceres Gómez de la Barra, Silvia Eugenia Lizarme Quispe
Tema desarrollado: El presente trabajo es el resultado de un proyecto de mejora
orientado al cumplimiento de dos objetivos estratégicos de la Dirección de Gestión del
Conocimiento de la UPC: incrementar el préstamo de libros digitales y lograr que el
90% de la bibliografía básica registrada en los sílabos de las Maestrías se encuentre
en la colección del Centro de Información de la Escuela de Postgrado de la
Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC).
RESUMEN El Centro de Información de la Escuela de Postgrado de la UPC establece una
sinergia con la Dirección de Gestión de la Calidad Educativa a inicios del año 2013
debido a que los procesos de certificación ISO 9001 y de acreditación de los
diferentes programas de las maestrías demandaban que la bibliografía registrada en
los sílabos se encuentre actualizada y disponible en el Centro de Información.
Este proyecto de mejora esta alineado con dos objetivos estratégicos de la Dirección
de Gestión de Conocimiento a la cual pertenece corporativamente el Centro de
Información, los objetivos son lograr que el 90% de la bibliografía básica registrada en
los sílabos de las Maestrías se encuentre en la colección del Centro de Información de
la Escuela de Postgrado e incrementar en un 100% el préstamo de libros digitales.
Es a mediados del año 2013 que se inicia la metodología de trabajo con la Dirección
de Gestión de la Calidad Educativa, previo a un instructivo que norma la revisión de la
bibliografía contenida en los sílabos, por parte del Centro de Información antes de
publicarlo en el repositorio académico almacenado en una nube, con la finalidad de
que esté disponible justo a tiempo, antes del inicio de clases.
Para medir el cumplimiento de los objetivos planteados, se creó un equipo de trabajo y
un plan de acción que comprendía la revisión de toda la bibliografía básica contenida
en los sílabos de los cursos de los 17 programas de maestrías. En este proceso de
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revisión se trabajó bajo los siguientes criterios: identificar la bibliografía que no se
encuentra en la colección y solicitar su compra, retroalimentar al docente con las
nuevas ediciones, incorporar la versión digital de los libros impresos y otros recursos
de información, y normalizar la bibliografía de acuerdo al formato funcional establecido
por la Escuela de Postgrado.
Una vez realizados todos estos procesos, se consolidó la bibliografía por programas y
cursos, clasificándose por libros y revistas impresas y digitales, tesis, estudios de
casos, normas técnicas, legislación, videos y documentos publicados en la web.
Esta metodología de trabajo ha permitido evidenciar el cumplimiento de los objetivos
planteados logrando que el 90% de los libros impresos estén disponibles en la
colección del Centro de Información y en un incremento del 100% del préstamo de los
libros digitales.
Finalmente, hemos logrado incrementar la satisfacción de los usuarios evidenciado en
la encuesta de satisfacción semestral y en los indicadores de gestión del Centro de
Información.
Palabras claves: Desarrollo de colecciones, Control de calidad, Bibliografía básica,
Libro digital, Biblioteca universitaria.
1. ANTECEDENTES Desde sus inicios el Centro de Información de la Escuela de Postgrado de la
Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC) no tenía inferencia alguna en el
proceso de revisión de sílabos de los cursos que se imparten en los programas de
maestrías. Esta situación se debía básicamente a que no existía una sinergia con las
áreas académicas de la Escuela de Postgrado.
Recién a partir del año 2013, con los procesos de Certificación ISO 9001 y de
Acreditación de los diferentes programas de maestrías, se establece una sinergia con
la Dirección de Gestión de la Calidad Educativa, debido a que estos procesos exigían
que la bibliografía registrada en los sílabos de los cursos se encuentre actualizada y
disponible en el Centro de Información.
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1.1. Calidad ISO 9001 - UPC La Escuela de Postgrado de la UPC obtuvo la migración de la certificación de calidad
ISO: 9001:2008, en el mes de octubre del año 2009 (Ver Figura N° 1). De este modo,
reafirmó sus objetivos y asume el compromiso de seguir brindando servicios de alta
calidad que busquen satisfacer permanentemente a sus clientes.
Figura N° 1. Certificación de calidad ISO: 9001:2008
Fuente: http://postgrado.upc.edu.pe/acerca-de-la-escuela/certificacion-de-calidad-iso-90012008
El propósito de la Certificación ISO 9001 es fundamentalmente lograr que todas las
actividades se realicen buscando alcanzar estándares internacionales de calidad
académica en todos sus programas.
El alcance del sistema de Gestión de la Calidad de la Escuela de postgrado de la
UPC, abarca los procesos relacionados a:
Diseño y Desarrollo
Coordinación Académica
Enseñanza y
Comercialización de Programas de Postgrado: Maestrías, Masters, Diplomados,
Educación Ejecutiva Gerencial y Programas in House.
Se incluye además los procesos de Soporte:
Mantenimiento de Infraestructura.
Soporte Informático
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Compras
Administración de RRHH
Facturación de Bienes y Servicios
Gestión del Sistema de Calidad
1.2. Acreditación UPC La UPC tiene como reto lograr que todos sus programas estén acreditados por
entidades nacionales o internacionales.
En este sentido la acreditación es el reconocimiento realizado por evaluadores
externos de que la institución y/o programa específico está haciendo todo lo necesario
para que el alumno llegue a ser un profesional bien preparado con las competencias
que el mercado requiere.
La acreditación de un programa de maestría, así como la acreditación institucional de
la Universidad, es un reconocimiento nacional o internacional que se extiende al
alumno –ya que permite que la entidad sea más valorada en el mercado–, y deja en
evidencia que su formación es adecuada y se ajusta a las necesidades de la sociedad.
Asimismo, facilita el establecimiento de convenios con instituciones extranjeras del
mismo nivel de calidad y prestigio.
El proceso de acreditación tiene un primer paso que es la autoevaluación. Esta implica
que la Universidad o carrera se evalúa y define donde quiere estar. A partir de este
diagnóstico establece un plan de mejora que le permita alcanzar la calidad deseada.
(Ver Gráfico N° 1).
Gráfico N° 1. Proceso de Acreditación
Fuente: http://www.upc.edu.pe/acerca-de-upc/acreditacion-upc
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2. INTRODUCCIÓN El Centro de Información de la Escuela de Postgrado tiene como misión gestionar el
conocimiento académico, a través de soluciones innovadoras, a fin de contribuir a la
mejora de los procesos de enseñanza-aprendizaje e investigación para el desarrollo
integral de sus alumnos y profesores, con proyección hacia la empresa y la sociedad.
De acuerdo a lo expuesto, el presente artículo tiene como finalidad evidenciar que el
proceso de sinergia establecido entre el Centro de Información y la Dirección de
Gestión de la Calidad Educativa, ha permitido superar los problemas identificados en
los sílabos de los cursos de los Programas de Maestrías (Ver Tabla N° 1) y lograr en
base a un trabajo compartido, el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la
Dirección de Gestión de Conocimiento a la cual pertenece corporativamente el Centro
de Información de la Escuela de Postgrado.
Tabla N° 1. Programas de Maestrías de la Escuela de Postgrado de la UPC
N° PROGRAMAS
1 MBA Directivo
2 MBA Ejecutivo
3 MBA para Titulados del Máster
4 MBA en Salud
5 Maestría en Administración y Dirección de Proyectos
6 Maestría en Derecho de Empresa
7 Maestría en Dirección de Operaciones y Logística
8 Maestría en Dirección de la Construcción
9 Maestría en Dirección de Sistemas y Tecnologías de Información
10 Maestría en Dirección de Marketing y Gestión Comercial
11 Maestría en Dirección Estratégica del Factor Humano
12 Maestría en Finanzas Corporativas
13 Maestría Internacional en Dirección de Comunicación Empresarial (DirCom)
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14 Maestría en Gestión Pública
15 Maestría en Gestión Minera
16 Maestría en Gestión y Docencia en Alimentación y Nutrición
17 Maestría en Terapia Manual Ortopédica
Fuente: Elaboración propia
2.1. PROBLEMAS IDENTIFICADOS
Bibliografía desactualizada y no disponible en el Centro de Información de la
Escuela de Postgrado de la UPC para el caso de los Programas de Maestrías
nuevas (por debajo del 50%).
Bajo porcentaje de préstamo de libros digitales desde la plataforma Librisite
(Inferior al 50% del año anterior).
El indicador de nivel de satisfacción por bibliografía disponible en los estantes
del Centro de Información de la Escuela de Postgrado se encontraba por
debajo de lo que se esperaba.
2.2. OBJETIVOS
Lograr que el 90% de la bibliografía básica registrada en los sílabos de los 366
cursos de los 17 Programas de Maestrías (Ver Tabla N° 2), se encuentre
debidamente actualizada y forme parte de la colección del Centro de
Información de la Escuela de Postgrado de la UPC.
Incrementar en un 100% el préstamo de libros digitales desde la plataforma
Librisite.
Elevar el indicador de nivel de satisfacción de los usuarios al contar con
bibliografía básica, impresa y digital actualizada y disponible en los estantes.
Tabla N° 2. Cantidad de cursos por Programas de Maestrías
N° PROGRAMA N° CURSOS
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1 MBA Directivo 21
2 MBA Ejecutivo 20
3 MBA para Titulados del Máster 14
4 MBA en Salud 33
5 Maestría en Administración y Dirección de Proyectos 28
6 Maestría en Derecho de Empresa 22
7 Maestría en Dirección de Operaciones y Logística 19
8 Maestría en Dirección de la Construcción 20
9 Maestría en Dirección de Sistemas y Tecnologías de Información 18
10 Maestría en Dirección de Marketing y Gestión Comercial 25
11 Maestría en Dirección Estratégica del Factor Humano 18
12 Maestría en Finanzas Corporativas 24
13 Maestría Internacional en Dirección de Comunicación Empresarial (DirCom) 16
14 Maestría en Gestión Pública 20
15 Maestría en Gestión Minera 19
16 Maestría en Gestión y Docencia en Alimentación y Nutrición 33
17 Maestría en Terapia Manual Ortopédica 16
TOTAL 366
Fuente: Elaboración propia
3. IMPLEMENTACIÓN
A mediados del año 2013, se establece formalmente la sinergia con la Dirección de
Gestión de la Calidad Educativa, previo a un instructivo que norma la revisión de la
bibliografía contenida en los sílabos, por parte del Centro de Información, antes de
publicarlo en el Repositorio académico almacenado en una nube, con la finalidad de
que esté disponible justo a tiempo, antes del inicio de clases.
3.1. Desarrollo del Instructivo
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El instructivo que norma el proceso de revisión de sílabos por las áreas involucradas,
forma parte del Plan de Coordinación Académica y contiene lo siguiente:
Nota 4: El asistente de Servicios es responsable de enviar el silabo a cada área respectiva en
los siguientes casos:
A. Para programas de Maestrías, se envía a: Gestión de la Calidad Académica, Centro de
Información y al Director del Programa.
B. Para programas de Máster, Diplomados y EEG se envía a las áreas indicadas en el
punto A siempre y cuando:
- El Programa sea nuevo.
- El curso es nuevo.
- El profesor dicta por primera vez.
- Si el Silabo ha sido actualizado.
- En el caso el Profesor o Silabo no cambien, el asistente del programa envía al profesor el
Silabo aprobado anteriormente ubicado en el repositorio (Hércules).
C. Para programas de División Empresarial:
- Maestrías: Se realiza lo estipulado en el punto A.
- Máster, Diplomados, EEG, Cursos o Talleres, los sílabos son revisados por el Director DEL.
3.2. Áreas involucradas
Dirección de Servicios Académicos. Área conformada por los Asistentes de
cada uno de los 17 Programas de Maestría, quienes se encargan de recibir por
parte de los docentes los sílabos de los cursos que dictaran, y entregarlos
oportunamente para la revisión de la Dirección de Gestión de la Calidad Educativa
y posteriormente del Centro de Información.
Dirección de Gestión de la Calidad Educativa. Área que se encarga de revisar la
estructura y formato de sílabo establecido por la Escuela de Postgrado de la UPC.
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De requerir algún cambio, lo realizan y le envían un correo (Ejemplo) al docente
informándole.
Ejemplo:
Dirección de Gestión del Conocimiento – Centro de Información. Finalmente,
el Centro de Información se encarga de revisar que la bibliografía contenida en los
sílabos de los cursos se encuentre de acuerdo al formato funcional establecido por
la Escuela de Postgrado de la UPC (Revisar flujo de trabajo del Centro de
Información).
3.3. Flujo de trabajo del Centro de Información
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Luego de la revisión por parte del área de Gestión de la Calidad Educativa, el Centro
de Información se encarga de los siguientes procesos:
Identificar la bibliografía que no se encuentra en el Centro de Información y solicitar su compra a través del área de Desarrollo de Colecciones de la UPC.
Actualizar la bibliografía con nuevas ediciones y retroalimentar al docente.
Incorporar la versión digital de los libros impresos y otros recursos de información.
Normalizar la bibliografía de acuerdo al formato funcional establecido por la Escuela de Postgrado de la UPC.
Velar por el cumplimiento de la Ley de Derechos de Autor, respecto a la cantidad de lecturas que se pueden publicar en el Repositorio de la nube
4. MÉTODOLOGÍA DE EVALUACIÓN
Luego del establecimiento del instructivo y del trabajo coordinado con las áreas
académicas se vio necesario la conformación de un equipo de trabajo por parte del
Centro de Información para medir el cumplimiento de los objetivos planteados
inicialmente.
4.1. Conformación de equipo de trabajo
Se creó un equipo de trabajo conformado por todos los bibliotecólogos del Centro de
Información, y un plan de acción que comprendía la revisión de toda la bibliografía
básica contenida en los sílabos de los 366 cursos de los 17 programas de maestrías.
4.2. Plan de acción
Revisión de toda la bibliografía registrada en el silabo de cada curso.
Levantar la información de los sílabos de cada curso de acuerdo a la malla curricular de cada programa.
Migración de toda la bibliografía a una plantilla de trabajo.
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Una vez realizados los procesos antes mencionados, se consolidó la bibliografía por programas y cursos, clasificándola de acuerdo a los diferentes recursos de información (Ver Tabla N° 3):
o Libros y revistas impresas y digitales o Tesis o Estudios de casos o Normas técnicas o Legislación o Videos o Documentos publicados en la web o Enlaces web.
Tabla N° 3. Bibliografía clasificada de acuerdo a los diferentes recursos de información
N° N° CursosN° Libros
impresos
N° Libros
digitales
N°
Artículos
revistas
N°
Videos
N°
Legislación
N°
Casos
N°
Normas
técnicas
N° TesisN° Pag.
Web
1 21 112 27 8 4 0 53 0 0 2
2 20 107 30 6 1 0 48 0 0 3
3 14 87 16 4 2 0 54 0 0 3
4 33 153 85 50 7 18 53 0 0 30
5 28 142 49 12 2 0 48 0 0 10
6 22 202 33 149 0 53 41 0 1 15
7 19 74 17 7 0 4 10 10 0 0
8 20 97 32 12 0 9 6 2 4 12
9 18 102 37 26 1 24 0 9 0 29
10 25 148 25 30 1 3 0 9 0 17
11 18 129 14 17 0 3 0 0 0 9
12 24 142 20 56 0 5 0 0 0 17
13 16 87 3 40 10 0 3 0 1 38
14 20 143 59 30 0 42 0 2 0 16
15 19 82 19 28 0 12 0 0 0 255
16 33 132 16 33 0 0 1 0 0 56
17 16 14 0 1 0 0 0 0 0 3
TOTAL
(4381)366 1953 482 509 28 173 317 32 6 515
PORCENTAJE
(100%) 8% 45% 11% 12% 1% 4% 7% 1% 0% 12% Fuente: Elaboración propia
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4. RESULTADOS
Esta metodología de evaluación del trabajo realizado, ha permitido evidenciar el cumplimiento de los objetivos planteados logrando los siguientes resultados:
Resultado Objetivo 1: El 90% de los libros impresos contenidos en los sílabos, se encuentran disponibles en la colección del Centro de Información de la Escuela de Postgrado.
N° PROGRAMAN° DE
CURSOS
Bibliografía
básica en
estantes
Bibliografía
básica
solicitada
Bibliografía
básica
agotada
1 MBA Directivo 21 71 0 0
2 MBA Ejecutivo 20 57 3 1
3 MBA para Titulados del Máster 14 47 2 3
4 MBA en Salud 33 81 20 5
5 Maestría en Administración y Dirección de Proyectos 28 80 6 2
6 Maestría en Derecho de Empresa 22 92 26 28
7 Maestría en Dirección de Operaciones y Logística 19 49 2 5
8 Maestría en Dirección de la Construcción 20 39 10 7
9 Maestría en Dirección de Sistemas y Tecnologías de Información 18 56 2 3
10 Maestría en Dirección de Marketing y Gestión Comercial 25 77 7 0
11 Maestría en Dirección Estratégica del Factor Humano 18 41 7 1
12 Maestría en Finanzas Corporativas 24 32 17 4
13 Maestría Internacional en Dirección de Comunicación Empresarial (DirCom) 16 19 10 1
14 Maestría en Gestión Pública 20 26 59 6
15 Maestría en Gestión Minera 19 33 11 30
16 Maestría en Gestión y Docencia en Alimentación y Nutrición 33 78 14 16
17 Maestría en Terapia Manual Ortopédica 16 9 0 5
887 196 117
73.92% 16.33% 9.75%
TOTAL
PORCENTAJE
13/15
Resultado Objetivo 2: Se ha incrementado en un 100% el préstamo de los libros digitales desde la plataforma Librisite.
ESTADISTICA DE PRÉSTAMO DE LIBROS DIGITALES (LIBRISITE)
Años Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Total
2012 209 186 270 475 559 329 401 632 1004 716 679 130 5195
2013 364 260 456 596 886 530 360 868 1069 860 1179 466 7894
2014 436 674 756 1043 902 907 967 1090 1282 842 859 297 10055
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Resultado Objetivo 3: Se ha incrementado la satisfacción de los usuarios, lo cual se evidencia en los resultados de la encuesta de satisfacción semestral y en los indicadores de gestión del Centro de Información.
Pregunta de encuesta semestral: Los documentos (libros, revistas, videos, etc.) que están
en los sílabos de los cursos los encuentro en el Centro de Información:
5. CONCLUSIONES
La sinergia establecida con las áreas académicas de la Escuela de Postgrado ha
permitido elevar el nivel de satisfacción de los usuarios respecto a la disponibilidad
de la bibliografía en el Centro de Información de la Escuela de Postgrado.
Se ha logrado que los docentes conozcan y utilicen los libros digitales, y los
incluyan en sus sílabos.
Esta metodología nos permite estar preparados para las próximas auditorias ISO
9001 y ante cualquier proceso de acreditación.
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6. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ALAYZA, Cristina y otros (2010) La información y las fuentes, pp. 147-191. En: Alayza,
Cristina. Iniciarse en la investigación académica. Lima: Fondo Editorial UPC.
UPC (2010) Reglamento de grados y títulos (consulta: 15 de junio de 2015)
http://www.upc.edu.pe/sites/default/files/page/file/reglamento_de_grados_y_ttulos_2010-1.pdf
UNIVERSIDAD PERUANA DE CIENCIAS APLICADAS (UPC) (2015)
(http://www.upc.edu.pe) Sitio web oficial de la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas;
contiene información sobre la Escuela de Postgrado (consulta: 01 de julio).
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