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Boletín de Innovació Tecnológica y Gestión Documental
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Innovación tecnológica y gestión documental
ABRIL 2016 I Nº 115
2
06 Notícias
04 Editorial
10 Jornadas
3
11 Publicaciones
SUMARIO
12 Estándares
13 Normativa
18 Licitaciones
19 http://
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EDITORIAL
Nueva versión del estándar ISO 15489-1:2016
Este mes de mayo la organización ISO ha publicado ISO 15489-1:2016 Información y documentación, Parte 1: conceptos y principios. Como es sabido la primera edición de este estándar se publicó el año 2001. Actualmente esta norma ha sido adoptada per más de cincuenta países y traducida a más de quince idiomas, entre ellos el catalán. De facto se ha convertido en un estàndar global y quizás este factor es uno de los motivos que explican que se haya tardado quince años en plantear y llevar a cabo su revisión en profundidad. ISO establece que las normas publicadas deben ser revisadas cada cuatro años. Cuando vence este período los comités de normalización nacionales han de votar si mantienen la norma o si se procede a su revisión, que puede ser parcial o general. En el caso de ISO 15489 los comités internacionales han ido votando por la continuidad de la norma, básicamente debido a la necesidad de alargar el período de su conocimiento y adopción generalizadas (por ejemplo, la versión española se publicó el año 2008). El escenario dibujaba, por tanto, unas realidades de implantación muy dispares a nivel internacional. Finalmente, cuando los comités internacionales deciden iniciar el proceso de revisión se abre otro debate: ¿se debía publicar una revisión del estándar ISO 15489 cuando se había publicado ya la família ISO 30300? ¿Habría una competencia entre normas en un “mercado” muy reducido (la gestión documental)? ¿Se fagocitarían las normas? Ante esta situación algunos comités optaron por no renovar ISO 15489 y concentrar sus esfuerzos en 30300. En cambio, el corriente mayoritario liderado por los comités de mayor peso (que coinciden con los que havían impulsado ISO 15489 en su inicio) consideraba que el esfuerzo realizado para implantar ISO 15489 podría verse cuestionado si se producía un cambio radical. La actual ISO 15489-1:2016 supone un cambio conceptual remarcable en relación a la versión de 2001 ya que está mucho más orientada al establecimiento de una política de gestión de documentos en la organización mientras que en la anterior versión estaban mucho más presentes los procesos y los instrumentos de gestión documental. De la versión de 2016 cabe destacar que establece los conceptos nucleares y
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los principios en la creación, la captura y la gestión de los documentos, los metadatos y los sistemas de gestión de documentos; también se presta atención a las políticas, la asignación de responsabilidades, el seguimiento, el apoyo y la formación para conseguir una gestión de documentos efectiva o la reutilización de la información. También incide en los aspectos vinculados al análisis del contexto de negocio y a la identificación de los requisitos de documentación. Destacar en este sentido el cambio significativo que se produce en la valoración documental como concepto (appraisal). Ésta aparece ahora vinculada directamente a la fase de análisis citada y no, como en la anterior versión, asociada al final del ciclo de los documentos. Resaltar también que ISO 15489-1:2016 tiene un claro vínculo con ISO 30300 en lo que a controles documentales se refiere (esquemas de metadatos, cuadro de clasificación, permisos de acceso, normas de disposición). Como nota final indicar que es probable que en los próximos meses sea modificada completamente la actual ISO 15489-2 (que pasaría a ser una guía para diseñar, implementar y mantener un sistema de gestión documental) y que aparezca una nueva ISO 15489-3, que sería una guía de valoración documental. Estos documentos están todavía en fase de borrador y faltan, por tanto, los procesos de valoración y votación de los comités; a pesar de eso creemos interesante comentarlo para que se tenga una idea de por dónde se mueve y está evolucionando ISO 15489. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=62542
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NOTICIAS
Administración electrónica en la Xunta de
Galícia
L’Axencia para a Modernización
Tecnolóxica aprueba su Plan de
acción 2016 con 35 puntos clave para
consolidar la Administración
electrónica, promocionar sectores estratégicos de la economía gallega
y desplegar redes de comunicaciones ultra rápidas. Existe la voluntat de
hacer posible la tramitación electrónica integral de 200 procedimientos
con la puesta en marcha del Arquivo Dixital Integrado y desarrollar
también el Expediente judicial electrónico, implantar el Plan de Inclusión
Digital y potenciar la sede electrónica de la Xunta. Para más
información:
http://amtega.xunta.gal/actualidade/novas/2016-03-28-amtega-
aproba-plan-accion-2016-con-35-programas-para-consolidar-
dixitalizacion.html
Derecho de acceso a la información pública
La Secretaria de Transparència i Govern Obert publica un análisis de los
seis meses (de julio a diciembre 2015) del inicio del proceso de
recepción, tramitación y resolución de las solicitudes de acceso a la
información pública que puede realizarse telemática o
presencialmente. El informe ofrece indicadores y datos que permiten
conocer información sobre las solicitudes, su resolución -diferenciando
entre las estimadas y las desestimadas-, el promedio de tiempo para dar
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respuesta y el perfil medio del solicitante. Para más información y
acceder al informe:
http://governacio.gencat.cat/web/.content/transparencia/accesinfop
ublica/Informes/Informe-6-mesos-SAIP_Vfinal.pdf
Acreditación de entidades de certificación del
Esquema Nacional de Seguridad
La Entidad Nacional de Acreditación pone a disposición el Esquema de
acreditación de entidades que ha desarrollado, junto con el Ministerio
de Hacienda y de Administraciones Públicas y el Centro Criptológico
Nacional con el objetivo que, desde este momento, las entidades se
acrediten como certificadoras del cumplimiento del Esquema Nacional
de Seguridad para poder llevar a cabo sus actividades. Se ha
establecido un período de transición de un año, a partir del que, si no se
acreditan, no podrán continuar certificando.
Para más información y acceso al esquema de acreditación:
http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Actualidad/p
ae_Noticias/Anio2016/Abril/Noticia-2016-04-06-Esquema-acreditacion-
entidades.html#.Vw3rwzFKU_w
Codificaciones de unidades orgánicas DIR3
El Ministerio de Hacienda y
Administraciones Públicas actualiza la
Codificación de las unidades orgánicas
(DIR3) que identifican la Oficina Contable,
el Órgano Gestor y la Unidad Tramitadora
incorporando los cambios producidos por
la reestructuración de la Administración de
la Generalitat de Catalunya y de las
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entidades de su sector público. Este incide en determinados
documentos presentados en la Administración general del estado,
como las facturas electrónicas.
http://economia.gencat.cat/ca/70_ambits_actuacio/tresoreria_i_paga
ments/factura-electronica/
Interoperability implementation and monitoring
across Europe in 2015
El National Interoperability Framework Observatory valora la
implementación de las iniciativas derivadas del Marco Europeo de
Interoperabilidad y los Marcos Nacionales de Interoperabilidad para
conocer la situación de los estados miembros el 2015. Para elaborar este
informe se han consultado los datos recogidos el año pasado junto con
información de expertos nacionales e investigación complementaria.
Para más información y acceder al informe:
https://joinup.ec.europa.eu/community/nifo/news/interoperability-
implementation-and-monitoring-across-europe-2015-main-trends
https://joinup.ec.europa.eu/sites/default/files/2015_report_implementati
on_monitoring_final_0.pdf
What hope is there for transparency and
integrity of Government in the Digital Age
El director general de los Archivos Nacionales de Australia, en una
conferencia el pasado 29 de febrero, expresa opinión sobre la
transparencia y la integridad del gobierno en la era digital. Desde su
punto de vista los archivos estan en primera línea de la gestión de la
información digital y se debe implementar un estándar sobre
transparencia e integridad a través de las instituciones de la
Commonwealth. Los archivos ven la política Digital Continuity 2020
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como base de la agenda de transformació digital, complementando el
papel de Transformación Digital Office y otros. Para acceder al texto
íntregro en inglés:
http://www.naa.gov.au/about-us/media/speeches/what-hope.aspx
Wallot-Sylvestre Seminar: David Fricker, Director
General of the National Archives of Australia.
Los archivos nacionales del Canada han
publicado el vídeo del seminario (marzo 2015)
impartido por el director de los Archivos
Nacionales de Australia (“e-Government:
Policy Responses from the National Archives of
Australia”). Se explica la política del gobierno electrónico que ha
adoptado el gobierno australiano para dar mejor servicios a los
ciudadanos y a las empresas y como se está trabajando con todas las
agencias gubernamentales de la Commonwealth para transformar en
digital procesos y sistemas de información. Más información:
http://www.bac-lac.gc.ca/eng/news/Pages/2015/wallot-sylvestre-
david-fricker.aspx
Video of The Wallot-Sylvestre seminars with David Fricker
Finland National Archives 2020
El Archivo Nacional de Finlandia publica la estrategia 2020, en la que se
habla de promover la digitalización como parte del proceso de
transferencia, el archivo electrónico, el libre acceso a la información, así
como de los servicios de reutilización de la información de la
documentación archivada en repositorios digitales. Podéis encontrar el
texto íntegro en el siguiente enlace.
http://www.arkisto.fi/en/the-national-archives-service/strategy-2020
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JORNADAS
Jornada de interoperabilidad y archivo
electrónico en el marco europeo
El Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas publica un
balance de esta jornada sobre interoperabilidad y archivo que tuvo
lugar el pasado 1 de marzo de 2016 en Madrid.
http://www.minhap.gob.es/Documentacion/Publico/GabineteMinistro/
Notas%20Prensa/2016/S.E.%20ADMINISTRACIONES%20P%C3%9ABLICAS/0
1-03%2016%20NP%20Jornada%20Archivo%20Electr%C3%B3nico.pdf
Association of Canadian Archivists 2016. ‘Futur
proche’: Archives & Innovation
Fechas: 2 a 4 de junio de 2016
Lugar: Quebec (Canadá)
Más información: http://archivists.ca/content/annual-conference
11th Annual Conference on Open Repositories
(OR 2016)
Fechas: De 13 a 16 de junio de 2016
Lugar: Dublín (Gran Bretaña)
Más información: http://or2016.net/
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PUBLICACIONES
Guide de gestion des documents et des
archives pour les communes valaisannes
Los Archives de l’état del Canton du Valais de Suiza han publicado su
guia de gestión de documentos para dar cumplimiento a nuevos
requerimientos normativos y tecnológicos. Para
acceder al informe:
https://www.vs.ch/documents/249470/387735/Guide+c
omplet+-+communes_1.1.pdf/2198c59b-5cde-4212-
a99e-ba669d25d7b7
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ESTÁNDARES
Digital preservation sound and vision: policy,
standards and procedures
La organización Netherlands Institute for Sound and Vision (Nederlands
Instituut voor Beeld en Geluid) publica un estándar
sobre la preservación digital de los documentos
audiovisuales. Este documento describe
detalladamente los principios y opciones
esenciales para realizar correctamente este
trabajo, concretando la política actual del instituto,
los procedimientos que se aplican y los requisitos
técnicos necesarios. Para acceder al documento:
http://publications.beeldengeluid.nl/pub/388/
Información pública normas UNE
En el BOE núm. 86 de 9 de abril de 2016 se publica la Resolución de 6 de
abril de 2016, de la Dirección General de Industria y de la Pequeña y
Mediana Empresa, por la que se someten a información pública los
proyectos de normas europeas e internacionales que han sido
tramitados como proyectos de norma UNE, correspondientes al mes de
marzo de 2016.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-3420
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NORMATIVA
Administración electrónica
En el BOP de Girona núm. 65 de 6 de abril de 2016 se publica el edicto
de aprobación definitiva de la Ordenanza reguladora de la
administración electrónica del Ayuntamiento de Sant Martí de Llémena
https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/65/20166502596.pdf
En el BOP de Lleida núm. 73 de 18 de abril de 2016
se publica el edicto de aprobación inicial de la
Ordenanza reguladora de la administración
electrónica del Ayuntamiento de Alt Àneu .
https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/se
rvlets/donarEdicte/?id=2016_73_2563
En el DOGC núm. 7101 de 18 de abril de 2016 se publica el Edicto del
Ayuntamiento de Berga sobre aprobación de Ordenanza reguladora
de administración electrónica.
http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa
/?action=fitxa&documentId=723050&language=ca_ES
En el BOP de Lleida núm. 78 de 25 de abril se publica el edicto de
aprobación definitiva de la Ordenanza de administración electrónica,
transparencia, acceso, reutilización y buen gobierno del Ayuntamiento
de Constantí
https://www.diputaciodetarragona.cat/ebop/index.php?op=anunci&id
=3488&ebop_any=2016
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En el BOE núm. 99 de 25 de abril de 2016 se publica la Resolución de 6
de abril de 2016, del Servicio Público de Empleo Estatal, por la que se
aprueba el sistema de firma electrónica mediante captura de firma
digitalizada con datos biométricos para relacionarse presencialmente
con el Servicio Público de Empleo Estatal.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-3931
En el BOP de Lleida núm. 80 de 27 de abril de 2016 se publica el edicto
de aprobación definitiva de la Ordenanza de administración
electrónica del Ayuntamiento de Torrefarrera
https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i
d=2016_80_2834
Evaluación
En el DOGC núm. 7097 de 12 de abril de 2016 se publica el Edicto de 24
de marzo de 2016, por el que se somete a información pública el
Proyecto de orden por la que se aprueban, se modifican y se derogan
tablas de evaluación y acceso documental.
http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa
/?action=fitxa&documentId=722534&language=ca_ES
En el BOE núm. 94 de 19 de abril de 2016 se publica la Resolución de 8
de abril de 2016, de la Subsecretaría de Economía y Competitividad,
por la que se autoriza la eliminación de determinadas series
documentales relativas a gestión de recursos humanos.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-3769
En el BOE núm. 100 de 26 de abril se publica la Resolución de 21 de abril
de 2016, de la Subsecretaría, por la que se autoriza la eliminación de
una serie documental común de la Administración General del Estado
denominada Cuentas justificativas para reposición de fondos de
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anticipos de caja fija y fondos de maniobra (1988-serie abierta),
custodiada en el archivo central del Ministerio de Industria, Energía y
Turismo.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-3994
Gestión documental
En el DOGC núm. 7095 de 8 de abril de 2016 se publica el anuncio sobre
aprobación inicial del Reglamento municipal de gestión documental
del Ajuntament d’Almenar.
http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa
/?action=fitxa&documentId=722336&language=ca_ES
En el BOP de Barcelona de 11 de abril de 2016 se publica la aprobación
definitiva del Reglamento regulador de la política de gestión
documental, acceso a los documentos y Archivo Municipal de
Ajuntament de Bigues i Riells.
https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&04/02201600513
6.pdf&1
En el Boletín Oficial de Aragón núm. 71 de 14 de abril de 2016 se publica
el Decreto 38/2016, de 5 de abril, del Gobierno de Aragón, por el cual se
aprueba la Política de gestión y archivo de documentos electrónicos de
la Comunidad Autónoma de Aragón y de sus Organismos Públicos.
http://www.boa.aragon.es/cgi-
bin/EBOA/BRSCGI?CMD=VEROBJ&MLKOB=902540023535
Transparencia
En el BOE núm. 81 de 4 de abril de 2016 se publica la Ley 1/2016, de 18
de enero, de transparencia y buen gobierno de Galicia.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-3190
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En el BOP de Barcelona de 4 de abril de 2016 se publica la aprobación
inicial de la Ordenanza reguladora sobre transparencia y acceso a la
información pública del Ajuntament de Sant Salvador de Guardiola.
https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&04/02201600482
1.pdf&1
En el mismo BOP de Barcelona se publica la aprobación inicial de la
Ordenanza municipal reguladora de la Administración electrónica del
Ajuntament de Teià.
https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&04/02201600469
7.pdf&1
En el BOP de Barcelona de 11 de abril de 2016 se publica el anuncio de
aprobación definitiva de la Ordenanza de transparencia y
Administración electrónica del Ajuntament de Manlleu.
https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&04/02201600530
1.pdf&1
En el BOP de 15 de abril de 2016 se publica la aprobación definitiva de
la Ordenanza de transparencia y administración electrónica del
Ajuntament de Viladecavalls.
https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&04/02201600578
6.pdf&1
En el BOP de Lleida núm. 73 de 18 de abril de 2016 se publica el anuncio
de aprobación definitiva del Reglamento regulador de Transparencia i
Administración Electrónica del Ayuntamiento de Les Valls de Valira
https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i
d=2016_73_2556
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En el DOGC núm. 7100 de 15 de abril de 2016 se publica el Anuncio del
Ayuntamiento de Manlleu sobre la aprobación definitiva de la
Ordenanza de transparencia y administración electrónica.
http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa
/?action=fitxa&documentId=722960&language=ca_ES
En el DOGC núm. 7102 de 19 de abril se publica el Anuncio del Consell
Comarcal del Tarragonès sobre aprobación de la Ordenanza de la sede
electrónica y el portal de la transparencia.
http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa
/?action=fitxa&documentId=723143&language=ca_ES
En el BOP de Barcelona de 22 de abril de 2016 se publica el anuncio del
Ordenanza municipal de transparencia, administración electrónica,
acceso a la información y reutilización del Ajuntament de Moià.
https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&04/02201600603
9.pdf&1
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LICITACIONES
Custodia de documentación
En el BOE núm. 90 de 14 de abril de 2016
se publica la Resolución del Complejo
Asistencial Universitario de León por la
que se convoca la licitación del servicio
de custodia, depósito y gestión del
archivo central de historias clínicas.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-14471
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http://
Share-PSI. The network for
innovation in European public
sector information
Este mes destacamos este sitio web especialitzado en información y
recursos de soporte para facilitar la implantación de la Directiva
europea sobre la información del sector público (más conocida como
Directiva PSI).
Esta Web s’estructura en diferentes apartados donde se puede
encontrar la estrategia de implantación de esta directiva (revisada el
año 2013), proyectos concretos desde enfoques diferentes, buenas
prácticas (políticas, legislación, plataformas, formatos, etc), información
de encuentros y talleres, y también acceso al último infome de progreso
de estas iniciativas (octubre 2015).
Esperamos que pueda ser de vuestro interés.
https://www.w3.org/2013/share-psi/
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BUTLLETÍ ITGD
El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) es una
publicación de carácter mensual, editada por la Subdirecció General
d’Arxius i Museus. Entre otras materias vinculadas con la gestión
documental y la innovación tecnológica, ITGD ofrece toda una serie de
contenidos relativos a:
- La gestión de documentos electrónicos y su seguridad y
preservación
- La administración electrónica y sus servicios y trámites electrónicos
y aplicaciones informáticas que la hacen posible
- Los diferentes procesos asociados a la gestión de documentos
- El acceso a los documentos y a aspectos relativos a la libertad de
información y a la transparencia administrativa que se deriva, etc.
En los diversos apartados de este boletín se ofrece también una
recopilación normativa sobre la legislación específica; noticias y
artículos de actualidad; actividades, favoritas, etc. Además, ITGD
dedica un editorial a analizar y comentar aspectos relevantes para los
profesionales del sector.
El Butlletí ITGD está disponible en catalán y en castellano y se transmite
de forma gratuita por correo electrónico a todo el mundo que lo pida.
También se puede consultar vía web.
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¿QUIÉNES SOMOS?
La Subdirecció General d’Arxius i Museus, en relación al Sistema
d’Arxius de Catalunya, ejerce entre otras las siguientes
competencias:
- Coordinar la elaboración y ejecución de la planificación
operativa de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i
Patrimoni en el ámbito de archivo y gestión documental
- Coordinar el Sistema de Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius
Comarcals y los Arxius Centrals Administratius de la Generalitat de
Catalunya
- Impulsar y coordinar proyectos de gestión de documentos
relacionados con la aplicación de las tecnologías de la
información y la comunicación.
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SUSCRIPTORES
Si estás interesado en recibir este boletín,
rellena el breve formulario que encontrarás
en el siguiente enlace:
https://docs.google.com/forms/d/1E9OIhOt8
VD2oY_rvsvJO6Nz6sE3gnNSAiJHdhIqapw0/ed
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Para cualquier modificación de tus datos o
para darte de baja, puedes
dirigirte al buzón del Butlletí ITGD:
Itgd.cultura@gencat.cat
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Este envío se ha efectuado porque tus datos de contacto se
encuentran en un fichero automatizado del Departamento de Cultura
de la Generalitat de Catalunya. De acuerdo con las disposiciones de la
Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de
carácter personal, puedes ejercer los derechos de acceso,
rectificación, cancelación y oposición dirigiéndote a la Subdirecció
General d’Arxius i Museus, en la calle Portaferrissa nº. 1 (Palau Moja),
08002 de Barcelona, o mediante la dirección de correo electrónico:
itgd.cultura@gencat.cat
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