Cambios instrumentos

UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOSUNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS

(Universidad del Perú, DECANA DE AMÉRICA)

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CURSO: ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

PROFESOR: ENRIQUE HUACO PASTOR. 

PROCESOS TECNICOS PARA EL DISEÑO Y/O REDISEÑO ORGANIZACIONAL

Reingeniería de

Procesos

Planeamiento Estratégico

CalidadTotal

DiseñoOrganizacional

Procesos Técnicos de losRecursos Humanos

IN PUT – INGRESO INSUMOS / RECURSOS

PROCESO

MEDIO AMBIENTE INTERNO MICROAMBIENTE

OUT PUT – SALIDA PRODUCTOS ( RESULTADOS )

RETROALIMENTACION

I . MODELO DE SISTEMA

ENTORNO : MEDIO AMBIENTE EXTERNO O MACROAMBIENTE

VISION

INTERNO

ANALISIS ESTRATEGICO

EXTERNO

MISION

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

Fuerzas Debilidades

Oportunidades Riesgos

Esquema de Plan Estratégico

Planeamiento Estratégico

•Visión.

•Misión.

•Análisis Estratégicos.

•Objetivos Estratégicos.

•Objetivos Operativos.

•Objetivos Organizacionales.

Calidad Total

•Visión

•Objetivos organizacionales.

•Identificación y diseño de procesos existentes.

•Rediseño de los procesos.

•Mejora continua incremental de los procesos.

•Procesos rediseñados técnico de la determinación de funciones.

Reingeniería de procesos

•Visión.

•Objetivos organizacionales.

•Identificación y diseño de procesos existentes.

•Procesos rediseñados como insumo técnico de la determinación de funciones.

DISEÑO ORGANIZACIONAL

Diseño Organizacional1. Establecimiento de los objetivos organizacionales.

2. Construcción dimensión horizontal.

* Determinación de funciones.

* Departamentización.

* Coordinación horizontal.

3. Construcción dimensión vertical.

* Jerarquía yo cadena vertical.

* Tramo de control.

* Unidad de mando.

* Mecanismo de estandarización.

4. Otros elementos organizativos., desconcentración, descentralización,

empowerment y tercerización.

5. Formalización.

* Estructura Orgánica.

* Rof, Mof, Cap. Pap.

6. Reducción y asignación de recursos humanos.

I.- INTRODUCCIÓN

Definimos organización como el proceso de crear la estructura de la empresa.

La estructura de la organización describe el marco formal, que contiene tres componentes: complejidad, formalización y centralización.

Complejidad se refiere a la cantidad de diferenciación en una organización.

Formalización refiere al grado que la organización depende de normas, reglas y procedimientos para dirigir el comportamiento organizacional.

La centralización describe donde esta la autoridad para la toma de decisiones.

Cuando los gerentes desarrollan o cambian la estructura de las organizaciones se conoce como diseño de la organización.

II.- CONSTRUCCIÓN DE LA DIMENSIÓN VERTICAL DE LAS ORGANIZACIONES

 ¿Como se determinan los niveles o categorías organizacionales?

Estos son algunos de los elementos de la construcción vertical:

A) Unidad de mando: Un subordinado solo debe tener un jefe.

B) Autoridad y responsabilidad:

C) Autoridad.- Derecho inherente a la posición gerencial para dar ordenes y esperar que se obedezcan.

Responsabilidad.- La obligación de desempeñar las tareas asignadas.

Se distingue la autoridad de línea y la staff.

C) Intervalo de control: Numero de subordinados que un gerente puede supervisar con eficiencia y eficacia.

D)Centralización y descentralización; en que parte se ubica la posición para la toma de decisiones , si esta concentrada en la cúspide (centralización) o si esta se ubica en niveles inferiores

III.- CONSTRUCCION DE LA DIMENSION HORIZONTAL DE LAS ORGANIZACIONES

 Al mirar la dimensión horizontal de la estructura de la organización, necesitamos contestar a la pregunta ¿Cómo se dividirán las actividades de trabajo?

Sus elementos básicos que conforman la dimensión horizontal son los siguientes:

A) División de trabajo.- el trabajo se fragmenta en pequeñas porciones, ejm. Línea de ensamblaje, cada trabajador realiza la misma tarea estandarizada promueve la especialización, como desventaja genera diseconomia humana.

B) Departamentalización.- proceso de agrupar funciones, actividades, procesos, tareas en unidades orgánicas.

Criterios:

•funcional

•producto

•clientes

•territorial

•procesos

•matricial

•por equipos

Enfoque de contingencia al diseño organizacional

•organizaciones mecánicas

•organizaciones orgánicas

•estrategia y estructura

•tamaño y estructura

•tecnología y estructura

•entorno y estructura

Diseño organizacional de organizaciones actuales

•estructura simple

•burocracia

•basada en equipos

•equipos interfuncional

•organización sin fronteras

•organización inteligente

Procesos Técnicos de los Recursos Humanos•Análisis de cargos y estudio del trabajo.

•Evaluación de personal.

•Reclutamiento y selección de personal.

•Reubicación y/o rotación de personal.

•Promoción de personal.

•Reducción de personal.

•Colocación de personal y socialización.

•Capacitación y entrenamiento.

•Evaluación de cargos.

•Análisis sociométrico.

DIAGRAMA DE LOS PROCESOS TECNICOS PARA EL DISEÑO Y/O REDISEÑO

ORGANIZACIONAL

Planeamiento Estratégico

Objetivos Organizacionales

Reingeniería de Procesos Calidad Total

Diseño Organizacional

Productos Finales

•Estructura Organizativa.

•Reglamento, Organización y Funciones (ROF).

•Manual de Organización y Funciones (MOF).

•Dotación de Recursos Humanos.

•Cuadro de Asignación de Personal (CAP).

•Presupuesto Analítico de Personal (PAP).

Procesos Técnicos de

Personal

EL DISEÑO ORGANIZACIONAL Y LAS HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS

PRODUCTOS

OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

HERRAMIENTAS

PRINCIPALES

•Planeamiento estratégico

•Foda

•Reingeniería de procesos

•Calidad total

AUXILIARES

•Tormenta de ideas

•Diagrama causa y efecto

•Diagrama de afinidad

•Diagrama de campo de fuerza y debilidades

•Diagrama de 80 – 20 (paneto)

•Diagrama de costo / beneficio

DISEÑO Y/O REDISEÑO ORGANIZACIONAL

•ESTRUCTURA ORGÁNICA

•REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (ROF)

•MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF)

•CUADRO DE ASIGNACIÓN DE PERSONAL (CAP)

•PRESUPUESTO ANALÍTICO DE PERSONAL (PAP)

PRINCIPALES  

•Departamentalización

•Tramos De Control

•Cadena De Mando

•Mecanismo De Estandarización

•Desconcentralización Y Descentralización

•Organigramas

AUXILIARES 

•Análisis De Cargos Y Estudios De Trabajo

•Evaluación De Cargos

•Evaluación De Personal

•Análisis Sociométrico

•Baterías De Test

•Flujogramas

•Gráficos

TIPOS DE ORGANIZACION POR CRITERIOS DE DEPARTAMENTIZACION

PROCESOS DE CAMBIOS ORGANIZACIONALES

1.- NATURALEZA DE LAS ORGANIZACIONES

las organizaciones son dinámicas y están en constante cambio. Definimos la organización como un sistema socio económico que tiene por objeto producir bienes y servicios para satisfacer las necesidades y expectativas del cliente en forma eficiente eficaz y con calidad.

2.- PROCESOS DE CAMBIO

•Reorganización.- es la transformación sustancial de la organización, que modifica sus objetivos adopta funciones y reinventa sus estructura organizacional. La reorganización implica generalmente un nuevo reordenamiento de los recursos humanos, materiales, tecnológicos, financieros, etc. También involucra la fusión o incorporación, la tercerización y descentralización.

•Reestructuración.- los cambios se orientan en la reformulación de las funciones, priorización, supresión o modificación de las funciones y en consecuencia de las estructuras organizacionales, la reestructuración puede ser total o parcial.

•Reordenamiento.- Es un proceso permanente de ajuste a la organización potenciando a sus unidades orgánicas para el logro de sus objetivos.

•Desactivación.-es el proceso de extinción progresiva de la organización o de parte de ella.

3.- OBJETIVOS DEL CAMBIO

•Adecuar la estructura organizativa a los objetivos y requerimientos del entorno

•promover la innovación e incorporación de nuevas tecnologías.

•Redimensionar la estructura organizativa.

•Suprimir funciones, comprimir horizontal y verticalmente las unidades orgánicas.

•Ubicar los procesos de toma de decisiones en las unidades orgánicas pertinentes.

ORGANIGRAMA

 El organigrama o carta de organización es la representación grafica de la organización, esta conformado por un conjunto de unidades orgánicas u órganos. Constituyen el planeamiento organizativo de la empresa o institución.

Tipos de organigramas

A) Por su extensión:

Sintético.- muestra las principales unidades orgánicas del primer y segundo nivel.

Analítico.- muestra todas las unidades orgánicas hasta el nivel de cargos.

B) Por su información:

Estructural.- muestra las principales unidades orgánicas de primer y segundo nivel.

Funcional.-muestra las principales unidades orgánicas de primer y segundo nivel consignado además las funciones básicas de cada órgano.

Nominativo.- muestra las principales unidades orgánicas de primer y segundo nivel consignado además los nombres del personal de cada órgano.

C) Por su presentación.- vertical, horizontal, circular y semicircular.

REINGENIERÍA DE PROCESOS

DEFINICIÓN.- reingeniería es la revisión fundamental y el diseño radical de los procesos para alcanzar mejoras fundamentales en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez.

PROCESOS.- definimos un proceso de negocios como un conjunto de actividades que recibe uno o mas insumos y crea un producto de valor para el cliente.

Características comunes de los procesos rediseñados

•Varias tareas se combinan en uno.

•Los trabajadores toman decisiones.

•Los pasos del proceso se ejecutan en orden natural

•Los procesos tienen múltiples versiones

•El trabajo se realiza en el sitio razonable

•Se reducen las verificaciones y los controles.

•La conciliación se minimiza

•Un gerente de caso ofrece un solo punto de contacto

•Prevalecen las operaciones híbridas centralizadas – descentralizadas

Cambios en la organización cuando se rediseña los procesos

•Cambian las unidades de trabajo: de departamentos funcionales a equipos de procesos.

•Las tareas cambian: de tareas simples a trabajo multidimencional

•El papel del trabajador cambia: de controlado a facultado

•La preparación para la tarea cambia: de entrenamiento a educación

•El enfoque de medidas de desempeño y compensación se desplaza: de actividad a resultados.

•Cambian los criterios de asensos: de rendimiento a habilidad

•Los valores cambian: de proteccionistas a productivos

•Las estructuras organizacionales cambian: de jerárquicas a planas.

•Los ejecutivos cambian: de anotadores de tantos a lideres

ORGANIZACIONES ORGANICAS Y MECANICAS

 Característica estructural

•Complejidad

•Formalización

•Centralización

•Ámbitos de control

•Estandarización

Mecánica

•Alta complejidad horizontal y vertical

•Formalización alta

•Centralización alta

•Ámbitos de control reducidos

•Alta estandarización

Orgánica

•Baja complejidad horizontal y vertical

•Formalización baja

•Centralización baja

•Ámbitos de control amplios

•Baja estandarización

INSTRUMENTOS DE GESTIÓN

REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (ROF)

-         el reglamento de organización y funciones (ROF) es un instrumento normativo de la gestión institucional o empresarial en el cual se precisan la naturaleza, finalidad, funciones generales, las atribuciones de los titulares de las unidades orgánicas, las relaciones interinstitucionales, el régimen laboral, formalizando las unidades orgánicas del tercer nivel organizacional.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF)

-         El manual de organización y funciones (MOF) es un instrumento de gestión institucional o empresarial, en la que se detallan la estructura y funciones de la entidad, de las relaciones de cada unidad orgánica y de cada cargo, la especificación de la autoridad y responsabilidades inherentes al cargo, las lineas de autoridad, los canales de comunicación, y de coordinación

CUADRO DE ASIGNACIÓN DE PERSONAL (CAP)

-         El documento constituye un instrumento de gestión institucional o empresarial que detalla o enumera los diversos cargoso puestos que conforman las unidades estructurales de la entidad, también indican la denominación del área o dependencia, la denominación del cargo clasificado, la denominación del cargo funcional, el numero de cargos correspondientes.

PRESUPUESTO ANALÍTICO DE PERSONAL (PAP)

- El presupuesto analítico de personal (PAP) es un instrumento de gestión que detalla los distintos cargos del área o dependencia y entidad, con los montos o importes presupuestados para cada cargo o puestos.

IN PUT - INGRESO

INSUMOS / RECURSOS

•PERSONAL

•MATERIALES

•CULTURALES

•TECNOLOGIA

•MAQUINARIA

•EQUIPO

•DINERO

•TRANSFERENCIAS

OUT PUT - SALIDA

PRODUCTOS : SERVICIOS

•LIMPIEZA

•ORNATO

•SEGURIDAD

•OBRAS PUBLICAS

•SALUD, EDUCACION, RECREACION, CULTURA, TURISMO, SANEAMIENTO

•DEFENSA CIVIL

•DEMUNA

•SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

•REGISTRO CIVIL

•COMERCIALIZACION

•OBRAS PRIVADAS

SISTEMA ADMINISTRATIVO

SUB SISTEMA DE GOBIERNO

SUB SISTEMA OPERATIVO

SUB SISTEMA DE SOPORTE

SISTEMA FINANCIERO Y ECONOMICO

SUB SISTEMA FINANCIERO

SUB SISTEMA ECONOMICO

MUNICIPALIDAD

PROCESO PRODUCTIVO

PROCESOS APOYO : RRHH, TECNOLOGIA, INFRESTRUCTURA, ETC

PROCESOS PRIMARIOS : DISEÑO / COMPRAS / OPERACIONES / MARKITING – VENTAS - SERVICIOS

CADENA DE VALOR

ENTORNO : MEDIO AMBIENTE

II . MODELO DE SISTEMA DE UNA COOPORACION MUNICIPAL

RETROALIMENTACION

PERFIL DE LAS DEBILIDADES Y FORTALEZAS DE UNA CORPORACION MUNICIPAL

PERFIL DE OPORTUNIDADES Y AMENAZAS DE UNA CORPORACION MUNICIPAL