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CAPÍTULO IV LEVANTAMIENTO Y CARACTERIZACIÓN DE
PROCESOS Este capítulo tiene por objeto inventariar los procesos existentes en el
PLANTEL AVÍCOLA “PICO DE ORO”, para luego a través de la Matriz
de Criticidad determinar los más preponderantes, los mismos que se
clasifican en estratégicos, básicos y de apoyo, además se realiza la
caracterización de cada proceso actual que es un método que permite
establecer lineamientos y dar forma a los procesos del negocio, cuya
finalidad es jerarquizar, partiendo de los procesos a los subprocesos;
además de identificar controles, mecanismos, entradas y salidas de los
mismos. Así como determinar los costos y las personas responsables
en cada proceso, para de esta manera analizar las falencias
encontradas en las actividades que se desarrollan y que merezcan ser
mejoradas, cuya finalidad sea añadir valor agregado a los productos
que se ofrece, obteniendo clientes satisfechos y por ende una mayor
rentabilidad para el negocio.
4.1 GESTIÓN DE PROCESOS Proceso es una secuencia de acciones o conjunto de actividades
encadenadas que transforman a los productos o servicios en resultados
con características definidas o recursos variables, agregándoles valor
con un sentido específico para el cliente. 20
También se puede indicar que un proceso no sólo es la transformación
de un producto o servicio, sino que también incluye la interrelación
entre proveedores y clientes, ya que el primero provee de los insumos y
el segundo es el que recibe el producto o servicio, según los
20 Mariño, Navarrete H., Gerencia de procesos, Colombia, Alfomega, 2001, Pág. 55
- 89 -
requerimientos y expectativas. Esto lo podemos resumir en el siguiente
cuadro:
PROCESOS
Gráfico No. 25 Fuente: Empresas Públicas (TRANSELECTRIC).
La manera más fácil de definir un proceso es que es un conjunto de
pasos o actividades enlazadas entre sí, que partiendo de uno o más
inputs (entradas o insumos) los transforma generando outputs
(resultados, salidas, productos) como se muestra a continuación:
“INPUTS”, “OUTPUTS” DE UN PROCESO INPUTS
(Entradas/Insumos) ACTIVIDADES ENLAZADAS
(Que transforman) OUTPUTS
(Salidas / Resultados)
Conjunto de
elementos aislados,
necesarios para
obtener un proceso.
Pueden incluir
gente, métodos,
material, equipo,
medio ambiente,
información.
Se aporta el valor de:
El conocimiento, talento.
La tecnología aplicada.
La normatividad, el marco
jurídico, etc.
Posee mayor valor que
los insumos.
Otorga satisfacción al
cliente, en la medida del
valor aportado en las
etapas de
transformación.
REQUISISTOS REALIZACIÓN SATISFACCIÓN
Gráfico No. 26 Fuente: Área de Procesos Empresa Pública (TRANSELECTRIC).
Es decir para que exista un adecuado entendimiento de cuáles son
todas las variables que permiten que funcione un proceso,
enunciaremos los siguientes elementos:
1 2 3
- 90 -
Entrada
“Insumo” que responda al estándar o criterio de aceptación
definido y que proviene de un proveedor (interno o externo).
Recursos y Estructuras
Para transformar el insumo de la entrada.
Producto
Salida que representa algo de valor para el cliente interno o
externo.
Sistemas de Medidas y de Control
Para su correcto funcionamiento.
Límites
Condiciones de frontera y conexiones con otros procesos claros y
definidos.
TIPOS DE PROCESOS.-
GOBERNANTES O ESTRATÉGICOS
- Generan directrices estratégicas para toda la
organización.
- Despliegan Políticas y objetivos estratégicos en
actividades operativas. 21
PRINCIPALES O CADENA DE VALOR
- Constituye la secuencia de procesos de valor añadido de
la organización, desde la comprensión de las 21 Barrazueta& Asociados
- 91 -
necesidades del cliente hasta la utilización por los clientes
del producto.
PROCESOS DE SOPORTE
- Son aquellos que están orientados a dar el apoyo necesario
para que los “procesos de valor” puedan ejecutarse
satisfactoriamente.
El enfoque de procesos en el estudio de las organizaciones como
PLANTEL AVÍCOLA “PICO DE ORO” aporta ventajas significativas
pues incluye a los clientes, proveedores y flujo de trabajo, además,
permitirá ver como se desarrolla este negocio por medio de
procesos, en donde se realizarán las actividades a través de
eficiencia, eficacia y efectividad.
En tal virtud, los beneficios para el PLANTEL AVÍCOLA “PICO DE
ORO” al aplicar un Mejoramiento de Procesos son:
Apoya a los objetivos estratégicos de este negocio.
Permite a PICO DE ORO identificarse y centrarse en sus
clientes.
Aumenta su capacidad para competir.
Mejora el uso de sus recursos.
Permite encontrarse susceptible al cambio.
Facilita el manejo efectivo de interrelaciones.
Previene posibles errores.
Permite evaluar las actividades que se realizan así como a
su personal.
Mejoramiento de la calidad del producto (procesamiento de
aves).
Reducción de tiempos de trabajo.
Reducción del costo del proceso.
- 92 -
4.2 LEVANTAMIENTO E INVENTARIO DE PROCESOS El levantamiento e inventario de procesos del PLANTEL AVÍCOLA
“PICO DE ORO” se efectuó sobre actividades operativas y
administrativas actuales que se desarrollan en el mismo.
Cabe indicar que para realizar este procedimiento se efectuó una lluvia
de ideas con la participación de dueños y empleados del PLANTEL
AVÍCOLA “PICO DE ORO” y a través del cual determinaron las
actividades que se desarrollan y son las siguientes:
ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN EL PLANTEL AVÍCOLA “PICO DE ORO”
1 Selección de Proveedores de acuerdo a calidad y precios.
2 Se estima la cantidad de aves que se requiere comprar.
3 Llamada telefónica para realizar el pedido.
4 Recepción de los pollos al PLANTEL AVÍCOLA.
5 Colocar viruta en el piso del galpón.
6 Registro de peso de las aves.
7 Pago a Proveedores.
8 Se introduce a los pollos al galpón.
9 Poner balanceado y agua en comederos y bebederos.
10 Separar los pollos más próximos a ser faenados.
11 Estimación diaria de la cantidad de pollos a faenarse.
12 Traslado de las aves del galpón al sitio de faenamiento.
13 Introducir en el cono al pollo para degollarle.
14 Reposo de las aves hasta que ya no tiene vida.
15 Introducir a los pollos en unos grandes recipientes de agua hervida para el proceso de pelado.
16 Trasladar a unas tinas de agua fría.
17 Realizar tratamiento de viseras y lavado completo.
18 Estilar.
19 Enfundar.
20 Almacenaje en cubetas plásticas.
21 Venta y distribución de pollos en el reparto como en los locales.
22 Cobranzas con un crédito de máximo dos días.
23 Depósitos Bancarios.
24 Revisión Estado de Cuenta.
25 Compra alimentos, insumos y suministros.
26 Limpieza y Mantenimiento de instalaciones.
Cuadro Y
Natalia Cárdenas Z.
- 93 -
En función del inventario actual de actividades antes determinado se
realizó una definición preliminar de los procesos del PLANTEL
AVÍCOLA “PICO DE ORO” considerando su direccionamiento
estratégico, ordenadas bajo un enfoque de PHVA, y agrupadas en los
siguientes procesos:
Compras
Faenamiento
Comercialización
Administración y Finanzas
Además con la finalidad de completar la estructura del proceso
administrativo se representará gráficamente cada proceso con sus
respectivas actividades como se puede observar a continuación:
COMPRAS
A P
• Requisición de aves, insumos y alimentos
V H • Evaluación y
selección de proveedores
• Compras • Recepción de aves,
insumos, suministros de oficina y alimentos
• Verificación de aves, insumos y alimentos
- 94 -
FAENAMIENTO
COMERCIALIZACIÓN
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
A P
• Plan de Producción
V H • Realización del
Faenamiento • Generación de
Stocks
A P
V H
• Solicitud de Pedidos
• Venta y/ o entrega de Productos
• Facturación y
A P V H
• Depósitos Bancarios
• Pagos a proveedores.
• Limpieza y Mantenimiento de instalaciones.
- 95 -
En función del ciclo de mejoramiento se pudo analizar que los procesos
antes definidos no cumplen con todas las etapas del P H V A, en tal
virtud es necesario implantar mejoras continuas y llegar a cumplir con el
ciclo completo.
El levantamiento e inventario de procesos del PLANTEL AVÍCOLA
“PICO DE ORO” proporcionará información detallada de cómo se
jerarquizarán los procesos Estratégicos, Básicos y de Apoyo de este
negocio con sus respectivos subprocesos, como se lo puede apreciar
en la siguiente ilustración:
INVENTARIO DE PROCESOS ACTUALES DEL PLANTEL AVÍCOLA “PICO DE ORO”
PROCESO SUBPROCESO CLASIFICACIÓN
Requisición de aves, insumos y
alimentos BÁSICOS
Evaluación y selección de proveedores BÁSICOS
Compras BÁSICOS
Compras
Recepción y verificación de aves,
insumos, suministros de oficina y
alimentos BÁSICOS
Plan de Producción BÁSICOS
Realización del Faenamiento BÁSICOS
Faenamiento Generación de stocks BÁSICOS
Solicitud de Pedidos BÁSICOS
Venta y/ o entrega de Productos BÁSICOS
Comercialización Facturación y Cobranza BÁSICOS
Depósitos Bancarios APOYO
Pago a proveedores APOYO
Administración y Finanzas Limpieza y Mantenimiento de
instalaciones. APOYO Cuadro Z
Natalia Cárdenas Z.
- 96 -
Como se puede apreciar las actividades operativas y administrativas
que se desarrollan en el Plantel Avícola “PICO DE ORO” se las agrupó
en procesos pertinentes como Compras, Faenamiento,
Comercialización y Administración y Finanzas, para integrar la gestión
de procesos con este estudio se completará actividades que cierren el
ciclo de gestión de cada uno de estos procesos y la estructura del Mapa
de Procesos.
4.2.1 Selección de Procesos Críticos
Con la finalidad de seleccionar y determinar los procesos
preponderantes para las actividades del PLANTEL AVÍCOLA “PICO DE
ORO” se ha determinado realizar un análisis con tres interrogantes, las
mismas que miden el impacto de los procesos mediante la escala de 5,
3 y 1. (Impacto alto, mediano y bajo).
1. ¿Este proceso contribuye para el cumplimiento de los objetivos
del PLANTEL AVÍCOLA “PICO DE ORO”.
2. ¿Este proceso aporta con los intereses del negocio?
3. ¿Cuál es el nivel de impacto en la ejecución de este proceso?
Las preguntas antes detalladas se han planteado para cada uno de los
procesos definidos y de esta manera se han seleccionado los procesos
más importantes, como se muestra en la siguiente matriz:
- 97 -
PLANTEL AVÍCOLA “PICO DE ORO” MATRIZ DE CRITICIDAD
PROCESOS Cumplimiento Objetivos Intereses Institucionales
IMPACTO
TOTAL
30% 40% 30% 100%
Compras
Requisición de aves,
insumos y alimentos
0,9 1,2 0,9 3
Evaluación y selección de
proveedores
1,5 2 1,5 5
Compras 1,5 2 1,5 5
Recepción y verificación
de aves, insumos,
suministros de oficina y
alimentos.
0,9 1,2 0,9 3
Faenamiento
Plan la producción 1,5 2 0,9 4,4
Realización del
Faenamiento
1,5 2 1,5 5
Generación de Stocks 0,9 2 0,9 3,8
Comercialización
Solicitud de Pedidos 0,9 1,2 0,9 3
Venta y /o entrega de
Productos
1,5 2 0,9 4,4
Facturación y Cobranza 0,9 1,2 0,9 3
Administración y Finanzas
Depósitos Bancarios 1,5 2 1,5 5
Realizar pagos a
proveedores
0,9 1,2 0,9 3
Limpieza y Mantenimiento
de instalaciones.
0,9 1,2 0,9 3
Cuadro A1.
Elaborado por: Natalia Cárdenas.
- 98 -
PLANTEL AVÍCOLA “PICO DE ORO”
PROCESOS CRÍTICOS EN BASE A SU PUNTUACIÓN
Gráfico No.27 Elaborado por: Natalia Cárdenas.
Para determinar la productividad de los procesos de PICO DE ORO, se
enfocará un análisis específico de los procesos prioritarios o de mayor
relevancia por lo que se han escogido los que alcanzan un mayor
puntaje:
1. Evaluación y selección de proveedores
2. Compras
3. Realización del Faenamiento
4. Depósitos Bancarios
5. Plan la producción
6. Venta y /o entrega de Productos
5 5 5 5
4,4 4,4
4,1
4,2
4,3
4,4
4,5
4,6
4,7
4,8
4,9
5
5,1 Evaluación y selecciónde proveedores
Compras
Realización delFaenamiento
Depósitos Bancarios
Plan la producción
Venta y /o entrega deProductos
- 99 -
4.3 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
La Caracterización de Procesos es una hoja de trabajo que permite
establecer lineamientos y dar forma a los procesos del negocio, cuya
finalidad es jerarquizar, además de identificar sus elementos: controles,
mecanismos, entradas y salidas de los mismos. 22
Lo importante de este método es que admite implantar ordenadamente
actividades que le hacen falta al proceso para cumplir con su ciclo de
gestión.
A continuación se presenta la caracterización de los procesos del
PLANTEL AVÍCOLA “PICO DE ORO”:
22 Dr. H.J. Harrington. “Mejoramiento de los Procesos de la Empresa”. Pág. 127
100 -
DueñosRecursos Económicos 1) Requisición de aves, insumos y alimentos
Aves, insumos, alimentos y suministros de oficina de calidad. Faenamiento
Especificaciones de aves, insumos y otros productos 2) Evaluación y selección de proveedores Factura Administración y Finanzas
3) Compras
4) Recepción y verificación de aves, insumos y alimentos
RESPONSABLE
Base de datos Proveedores Calificados.
Coordinador de Compras Inventario de Aves de Insumos
PARTICIPAN:
Administrador
Coordinador de Ventas
PROCESOS DE SOPORTE
Administración y Finanzas
PROVEEDORES ENTRADAS SUBPROCESOS SALIDAS
PLANTEL AVICOLA “PICO DE ORO”
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
PROCESO: COMPRAS
OBJETIVO: Adquirir aves en pie e insumos de calidad para abastecer las operaciones de faenamiento y satisfacer los requerimientos de los clientes.
Compras Reales/ Presupuestadas
% de eficiencia proveedores
CLIENTES
PARÁMETROS/ SEGUIMIENTO/MEDICIÓN DOCUMENTOS
Ordenes de Pedido
Factura
RECURSOS REQUISITOS LEGALES
% de cumplimiento de especificaciones. ( Aves, insumos, alimentos y suministros de oficina)
Dinero RUC de Proveedores
Instalaciones Permisos sanitarios Proveedores de Aves
Bodegas
Equipos de Oficina
Cuadro B1.
Elaborado por: Natalia Cárdenas.
101 -
Dueños Programación de Ventas Plan de Producción Inventario:
ComprasAves, Insumos, Alimentos y Suministros de Oficina de calidad Realización de Faenamiento Aves Procesadas Comercialización
Generación de Stocks Menudencia
Producto MIX
RESPONSABLE
Coordinador de Producción
PARTICIPANTES
Administrador
Faenadores
PROCESOS DE SOPORTE RECURSOS
Administración y Finanzas
Servicios Básicos
Fundas
Cocina y tanque de gas
Ollas
Mesa para estilar
Gorras
Recipientes, tinas y baldes
Guantes
Delantales
Conos de Faenamiento Registros Sanitarios
Cuchillos
REQUISITOS LEGALES
Instalaciones
No. Producto por Faenamiento Ordenes de Faenamiento
% de Aves Procesadas que cumplen requerimientos de calidad Plan de Producción
Inventario Producto terminado
CLIENTES
PARÁMETROS/ SEGUIMIENTO/MEDICIÓN DOCUMENTOS
PROVEEDORES ENTRADAS SUBPROCESOS SALIDAS
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
PROCESO: FAENAMIENTO
OBJETIVO: Obtener Stock de productos: aves, menudencia, producto mix ; cumpliendo especificaciones de calidad e inocuidad para satisfacer los requerimientos de la cartera de clientes
Cuadro C1.
Elaborado por: Natalia Cárdenas.
- 102 -
Solicitud de Pedidos Facturas Administración y Finanza
ComprasOTROS PRODUCTOS (Yogurt, huevos, quesos, embutidos, especería, etc.) Venta y/o Entrega de Productos Clientes satisfechos Dueños
FaenamientoPRODUCTO TERMINADO (Aves, menudencia y producto mix) Facturación y Cobranza
RESPONSABLE
Coordinadora de Ventas
PARTICIPAN
Administrador
Coordinador de Compras
Chofer
PROCESOS DE SOPORTE
Administración y Finanzas
Balanza
Cuchillo
Frigorífico
Local Comercial
Jaulas
Combustible
Jabas Registros Sanitarios
Fundas Permisos Rotulación
RECURSOS REQUISITOS LEGALES
Vehículo Reglamento Facturación SRI
# Facturas Legibles y correctas. Diario de Ventas
Registro de Crédito
Notas de Venta
^ Clientes Hojas de Ruta
CLIENTES
PARÁMETROS/ SEGUIMIENTO/MEDICIÓN DOCUMENTOS
Facturas
PROVEEDORES ENTRADAS SUBPROCESOS SALIDAS
PLANTEL AVICOLA “PICO DE ORO”
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
PROCESO: COMERCIALIZACIÓNOBJETIVO: Planificar y controlar que el producto terminado y solicitado se encuentre en el lugar, momento, precio y cantidad requeridos, para garantizar una venta rentable.clientes
Cuadro D1. Elaborado por: Natalia Cárdenas.
- 103 -
Dueños Dinero Depósitos Bancarios Conciliación Bancaria Dueños
Compras Facturas de Proveedores Pagos a proveedores y trabajadores Facturas Canceladas Faenamiento
Programación de Ventas Registros Contables Declaraciones Tributarias Comercialización
Comercialización Dinero Estado de Ingresos y Gastos Compras
Materiales de Oficina y Aseo Limpieza y Mantenimiento de instalaciones Instalaciones limpias y ordenadas.
RESPONSABLE
Administrador
PARTICIPAN
Coordinador de Compras
Coordinador de Ventas
Faenadores.
PROCESOS DE SOPORTE
PROCESO: ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
OBJETIVO: Efectuar registros contables, cumplimiento de responsabilidades tributarias y pagos oportunos a proveedores.
PROVEEDORES ENTRADAS SUBPROCESOS SALIDAS CLIENTES
PARÁMETROS/ SEGUIMIENTO/MEDICIÓN DOCUMENTOS
Instalaciones limpias Facturas
Notas de Venta
Estados de Cuenta
Tiempo mal empleado por equipos mal calibrados Formularios declaraciones IVA y Retención Fuente
Días de demora Pago a Proveedores Cheques
Útiles de Aseo
Documentación - IESS
Equipos de Oficina - Reglamento Interno de “PICO DE ORO”
Equipos de Cómputo SRI
Registro de mantenimiento y calibración de equipos
RECURSOS REQUISITOS LEGALES
Dinero Reglamento de Facturación
Cuadro E1
Elaborado por: Natalia Cárdenas.
104 -
4.4 ANÁLISIS DE PROCESOS 4.4.1 FLUJO DIAGRAMACIÓN DE PROCESOS DEL PLANTEL AVÍCOLA “PICO DE ORO”
El Diagrama de Procesos es una “representación gráfica de los pasos que se
siguen en toda una secuencia de actividades, dentro de un proceso o un
procedimiento, identificándolos mediante símbolos de acuerdo con su
naturaleza; incluye, además, toda la información que se considera necesaria
para el análisis, tal como cantidad considerada, costo y tiempo requerido. 23
El Diagrama de Procesos permite identificar los problemas, detectar errores,
necesidades, conflictos y desviaciones.
En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayorías de las
empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales
instrumentos en la realización de métodos y sistemas, ya que permiten la
visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del
trabajo está equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo
para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.
Así mismo, el diagrama de flujo ayuda al analista a comprender el sistema de
información de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidas, le
ayudará a analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de
incrementar la existencia de sistemas de información para la administración.
Para realizar los Diagramas de Flujo de “PICO DE ORO” utilizaré la
simbología ANSI que es un método que categoriza cada una de las
actividades del proceso con la intención de establecer acciones de
mejoramiento.
23 http://148.202.148.5/cursos/id209/mzaragoza/unidad2/unidad2dos.htm
- 105 -
Los símbolos que se utilizarán en los Diagramas de Flujo son los siguientes:
SIMBOLOS ESTÁNDARES PARA DIAGRAMACIÓN DE PROCESOS
INSPECCIÓN
Se utiliza para indicar que el
flujo del proceso de ha
detenido de manera que pueda
evaluarse la calidad del output,
también puede representar el
punto en el cual se requiere de
una firma de aprobación.
OPERACIÓN
Describe las funciones que
desempeñan las personas
involucradas en el
procedimiento.
DOCUMENTACIÓN
Representa cualquier
documento que entre, se
utilice, se genere o salga del
procedimiento.
ALMACENAMIENTO
Se utiliza cuando exista una
condición de almacenamiento
controlado y se requiera una
orden o solicitud para que el
ítem pase a la siguiente
actividad programada.
DEMORA O ESPERA
Se lo utiliza cuando un ítem o
persona debe esperar o
cuando un ítem se coloca en
un almacenamiento provisional
antes de que se realice la
siguiente actividad.
PUNTO DE DECISIÓN
Punto del proceso en el cual se
deberá tomar una decisión
entre dos o más opciones.
Gráfico No.28 Elaborado por: Natalia Cárdenas.
106 -
Entrada: Recursos Económicos, Especificaciones de aves, insumos y otros productos
No. Responsable ActividadRequisición de aves, insumos y alimentos
1 Coordinador de Compras Recepción de Pedidos X3 Administrador Consolida y depura requerimientos X4 Administrador Aprueba la necesidad de obtener los pedidos en cantidades y tiempos establecidos X
Evaluación y selección de proveedores5 Coordinador Compras Análisis características y productos que ofrecen proveedores potenciales X6 Coordinador Compras Se contacta proveedores X7 Coordinador Compras Se recepta carpetas con requisitos solicitados y características productos que ofrecen X8 Coordinador Compras Registro proveedores calificados en una base de datos. X
Compras9 Coordinador Compras Se revisa base de datos proveedores X
10 Coordinador Compras Se realiza llamada telefónica para que envíen cotizaciones X11 Coordinador Compras Se envía orden de compra al proveedor con mejores precios, productos y tiempos de entrega. X12 Administrador Se ordena la compra. X
Recepción y verificación de aves,suministros, insumos y alimentos13 Coordinador Compras Se solicita la factura al proveedor X14 Coordinador Compras Ingresan las aves, suministros,insumos y alimentos a las instalaciones. X15 Coordinador Compras Se verifica que los productos posean las características establecidas. X16 Coordinador Compras Se entrega el Recibí Conforme al Proveedor X
PROCESO: 20% Realiza el Administrador80% Realiza el Coordinador de Compras
1 Recepción de Pedidos2 Consolida y depura requerimientos3 Aprueba la necesidad de obtener los pedidos en cantidades y tiempos establecidos4 Análisis características y productos que ofrecen proveedores potenciales5 Se contacta proveedores6 Se recepta carpetas con requisitos solicitados y características productos que ofrecen7 Registro proveedores calificados en una base de datos.8 Se revisa base de datos proveedores 9 Se realiza llamada telefónica para que envíen cotizaciones10 Se envía orden de compra al proveedor con mejores precios, productos y tiempos de entrega.11 Se ordena la compra.12 Se solicita la factura al proveedor13 Ingresan las aves, suministros,insumos y alimentos a las instalaciones.14 Se verifica que los productos posean las características establecidas.15 Se entrega el Recibí Conforme al Proveedor
Eficiencia en Tiempo
PLANTEL AVÍCOLA "PICO DE ORO"
3 12TOTALES
Nombre del Proceso: COMPRAS
Salidas: Aves, insumos, alimentos ysuministros de oficina de calidad; Factura
Eficiencia en Costo:Frecuencia Semanal Volumen:I
XX
X
XX
XXXX
COORDINADOR DE COMPRAS
X
X
No. ACTIVIDADES
X
XX
RESPONSABLES
ADMINISTRADOR
X
Cuadro F1
Elaborado por: Natalia Cárdenas.
- 107 -
Entrada: Programación de Ventas, Aves, insumos, alimentos y suministros de oficina de calidad
No. Responsable ActividadPlan de Producción
1 Coordinador de Producción Estimar cantidad pollos faenados X2 Coordinador de Producción Elaboración del Plan de Producción X3 Administrador Aprobación del Documento X
Realización de Faenamiento6 Faenadores Traslado de las aves del galpón al sitio de faenamiento. X7 Faenadores Introducir en el cono al pollo para degollarle X8 Faenadores Introducir a los pollos en unos grandes recipientes de agua hervida para el proceso de pelado. X9 Faenadores Realizar tratamiento de viseras X10 Faenadores Estilar X11 Faenadores Enfundar X
Generación de Stocks12 Faenadores Conteo de producto terminado X13 Faenadores Acomodo de pollos en jabas plásticas X14 Faenadores Traslado de los pollos al local y vehículo de comercialización X
CARGA DE TRABAJO POR PROCESO: 8,34% Realiza el Administrador16,66% Realiza el Coordinador de Producción75% Faenadores
COOR 1 Estimar cantidad pollos faenados X2 Elaboración del Plan de Producción X3 Aprobación del Documento4 Traslado de las aves del galpón al sitio de faenamiento.5 Introducir en el cono al pollo para degollarle6 Introducir a los pollos en unos grandes recipientes de agua hervida para el proceso de pelado.
7 Realizar tratamiento de viseras8 Estilar
9 Enfundar
10 Conteo de producto terminado11 Acomodo de pollos en jabas plásticas
12 Traslado de los pollos al local y vehículo de comercialización 2
X
FAENADORES
Eficiencia en Costo:Frecuencia: Diario Volumen:I
Nombre del Proceso: FAENAMIENTO
Salidas: Aves, menudencia, productomix
RESPONSABLESADMINISTRAD
XX
PLANTEL AVÍCOLA "PICO DE ORO"
No. ACTIVIDADES
Eficiencia en Tiempo
XX9TOTALES 1
XXX
XX
Cuadro G1
Elaborado por: Natalia Cárdenas.
- 108 -
Entrada: OTROS PRODUCTOS (Yogurt, huevos, quesos, embutidos, especería, etc.);PRODUCTO TERMINADO (Aves, menudencia y producto mix)
No. Responsable
1 Chofer X
2 Coordinador de Ventas X
3 Coordinador de Ventas X
4 Chofer X
5 Coordinador de Compras y/o Ventas X
6 Coordinador de Compras y/o Ventas X
7 Coordinador de Compras X
8 Coordinador de Ventas X
9 Coordinador de Compras y/o Ventas X
10 Coordinador de Compras y/o Ventas X
11 Coordinador de Compras y/o Ventas X
12 Coordinador de Compras y/o Ventas X
CARGA DE TRABAJO POR PROCESO: 50% Realiza el Coordinador de Ventas
38,88% Realiza el Coordinador de Compras
11,12% Realiza el Chofer
1 Recepta Pedidos
2 Ajuste de Pedidos
3 Elabora listado definitivo de pedidos
4 Traslado del producto al lugar de distribución (planta, sucursal, reparto)
5 Almacenaje de producto en jabas plásticas y frigoríficos
6 Verifica que se encuentren en buenas condiciones
7 Venta Productos por unidades en la Planta
8 Venta productos al detal en la Sucursal
9 Se registra en la factura las pesas realizadas
10 Descuento valor de las jabas
11 Emisión factura
12 Realiza cobro pertinente
TOTALES
Eficiencia en Costo:
Volumen:IFrecuencia: Diario
No.
Eficiencia en Tiempo
Emisión factura
Realiza cobro pertinente
Traslado del producto al lugar de distribución (planta, sucursal, reparto)
Almacenaje de producto en jabas plásticas y frigoríficos
Verifica que se encuentren en buenas condiciones
X
7
PLANTEL AVÍCOLA "PICO DE ORO"Nombre del Proceso: COMERCIALIZACIÓN
2
Salidas: Facturas, Clientes Satisfechos
X
X
X
X
X
X
X
X
X
9
X
Venta productos al detal en la Sucursal
Facturación y Cobranza
Se registra en la factura las pesas realizadas
Descuento valor de las jabas
X
X
X
X
X
X
X
Actividad
Solicitud de Pedidos
Recepta Pedidos
Ajuste de Pedidos
Elabora listado definitivo de pedidos
Venta y/o Entrega de Productos
Venta Productos por unidades en la Planta
ACTIVIDADESCOORD CHOFER
COORD COMPRAS
RESPONSABLES
Cuadro H1.
Elaborado por: Natalia Cárdenas
- 109 -
Cuadro I1
Elaborado por: Natalia Cárdenas.
Entrada: Programación de Ventas, Materiales de Oficina y Aseo, Facturas de Proveedores, Dinero
No. Responsable ActividadBancos
1 Coordinador de Compras Registro de Cobranzas X2 Coordinador de Compras Conteo del Dinero X3 Chofer Depósito X
Realizar pagos a proveedores y trabajadores4 Coordinador de Compras Recibe Factura del Proveedor X5 Administrador Emisión de cheques X6 Coordinador de Compras Realiza Pagos Trabajadores X7 Coordinador de Compras Realiza Pagos Proveedor X
Registros Contables8 Coordinador de Ventas Registro Facturas Clientes y Proveedores X9 Coordinador de Ventas Elaboración Estado de Ingresos y Gastos X10 Coordinador de Ventas Cumplimiento Obligaciones Tributarias X
Limpieza y Mantenimiento de instalaciones11 Coordinador de Producción Planificación de un calendario de limpieza y mantenimiento X12 Coordinador de Producción Rotación diaria de actividades en cada área de trabajo X13 Coordinador de Producción Realización de la limpieza y mantenimiento de instalaciones X14 Administrador Supervisión del trabajo realizado. X
14,28% Realiza el AdministradorCARGA DE TRABAJO POR PROCESO: 35,71% Realiza el Coordinador de Compras
21,42% Realiza el Coordinador de Ventas21,42% Realiza el Coordinador de Producción7,14% Realiza el Chofer
ADMCOOR COMP
COOR VENT
COOR PROD
CHOFER
1 Registro de Cobranza X2 Conteo del Dinero X3 Depósito X4 Recibe Factura del Proveedor X5 Emisión de cheques X6 Realiza Pagos Trabajadores X7 Realiza Pagos Proveedor X8 Se registra facturas de clientes y proveedores X9 Elaboración Estado de Ingresos y Gastos X
10 Cumplimiento Obligaciones Tributarias X11 Planificación de un calendario de limpieza y mantenimiento X12 Rotación diaria de actividades en cada área de trabajo X13 Realización de la limpieza y mantenimiento de instalaciones X14 Supervisión del trabajo realizado. X
TOTALES 2 5 3 3 1
PLANTEL AVÍCOLA "PICO DE ORO"Nombre del Proceso:
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
No. ACTIVIDADES
RESPONSABLES
Salidas: Estado de Ingresos y Gastos, Declaraciones
Frecuencia: Diario Volumen:IEficiencia en Tiempo Eficiencia en Costo:
110 -
4.4.2 ANÁLISIS COSTOS OPERATIVO Y DE PERSONAL
El análisis de los costos es importante para el PLANTEL AVÍCOLA “PICO DE
ORO”, ya que al considerar el gasto operativo del negocio, se establecerá el costo
de cada minuto de operación, mediante el cual se puede determinar el tiempo y el
valor que incurre cada actividad y de esta manera analizar y aplicar propuestas de
mejora.
• HOJA DE COSTOS POR OPERACIÓN
Al realizar la Hoja de Costos por Operaciones, nos permite analizar todos los
gastos en los que la organización incurre tanto en forma mensual como anual para
poder cumplir con el giro de negocio, y de esta manera determinar los rubros que
poseen falencias y deben ser corregidos, con la finalidad de optimizar recursos y
alcanzar una mayor rentabilidad.
Los costos operativos en los que incide el PLANTEL AVÍCOLA “PICO DE ORO” se
calcularon de la siguiente manera:
(Costo Mensual/86.400 minutos)
(((5 Horas*6 Días)*4 Semanas)*60Minutos)*12 Meses = 86.400 minutos
- 111 -
PARCIAL MENSUAL TOTAL ANUALCOMPRASCosto pérdida pollos muertos y estropeados 166,67 2.000,04 0,0231 Costo por alimentación 1.060,00 12.720,00 0,1472 FAENAMIENTOCosto Insumos 4.542,00 0,0526 Fundas 102,00 Fundas de Alar 120,00 Cintas 6,00 Delantales 20,00 Guantes 40,00 Aserrín 20,00 Gas 48,00 Cuchillos 12,50 Tinas 5,00 Conos de Faenamiento 5,00 COMERCIALIZACIÓNGastos Movilización 2.400,00 0,0278 Gasolina y mantenimiento camioneta 200,00 Arriendo Local de Ventas 120,00 1.440,00 0,0167 Publicidad 40,00 480,00 0,0056 COMPRAS- FAENAMIENTO-COMERCIALIZACIÓNÚtiles de Oficina 10,00 120,00 0,0014 Servicios Básicos 2.220,00 0,0257 Agua Potable 120,00 Luz Eléctrica 15,00 Teléfono 50,00 Mantenimiento de Instalaciones 30,00 360,00 0,0042 Materiales de Aseo 30,00 360,00 0,0042 Alimentos y Bebidas 80,00 960,00 0,0111 TOTALES 1.915,17 27.602,04 0,3195
PLANTEL AVÌCOLA "PICO DE ORO"HOJA DE COSTOS POR OPERACIÓN
RUBROSVALOR COSTOS DE OPERACIÓN
POR MINUTO
Cuadro J1. Elaborado por: Natalia Cárdenas.
112 -
• HOJA DE COSTOS POR PERSONAL
No. CARGO
SUELDO MENSUAL BÁSICO
SUELDO ANUAL
DÉCIMO TERCERO
DÉCIMO CUARTO VACACIONES
APORTE PATRONAL
IESSFONDOS DE
RESERVATOTAL ANUAL
COSTO POR MINUTO
COSTO DE OPERACIÓN
POR MINUTO
COSTO TOTAL
1 Administrador 1000,00 12000,00 1000,00 170,00 500,00 1338,00 1000,00 16008,00 0,1853 0,3195 0,50482 Coordinador de Compras 500,00 6000,00 500,00 170,00 250,00 669,00 500,00 8089,00 0,0936 0,3195 0,41313 Coordinador de Ventas 500,00 6000,00 500,00 170,00 250,00 669,00 500,00 8089,00 0,0936 0,3195 0,41314 Coordinador de Producción 250,00 3000,00 250,00 170,00 125,00 334,50 250,00 4129,50 0,0478 0,3195 0,36735 Faenador 1 200,00 2400,00 200,00 170,00 100,00 267,60 200,00 3337,60 0,0386 0,3195 0,35816 Faenador 2 200,00 2400,00 200,00 170,00 100,00 267,60 200,00 3337,60 0,0386 0,3195 0,35817 Faenador 3 200,00 2400,00 200,00 170,00 100,00 267,60 200,00 3337,60 0,0386 0,3195 0,35818 Chofer 300,00 3600,00 300,00 170,00 150,00 401,40 300,00 4921,40 0,0570 0,3195 0,3765
PLANTEL AVÌCOLA "PICO DE ORO"
HOJA DE COSTOS POR PERSONAL
C
uadro K1. Elaborado por: Natalia Cárdenas.
113 -
4.4.3 ANÁLISIS VALOR AGREGADO
La evaluación del Valor Agregado es un análisis de cada actividad en el proceso
de la empresa para determinar su aporte a la satisfacción de las expectativas que
tiene el cliente final. El objetivo de la evaluación del valor agregado es optimizar
las actividades del valor agregado de la empresa y minimizar o eliminar las
actividades sin valor agregado asegurándose de que cada actividad dentro del
proceso de la empresa aporte valor real a la totalidad del proceso. 24
Las actividades que no agregan valor son aquellas actividades que existen porque
el proceso se ha diseñado incorrectamente o porque no funciona como se ha
planeado abarcando movimiento, esperas, preparación de la actividad,
almacenamiento y repetición del trabajo, se hace referencia a ellas como parte del
costo de la mala calidad.
Es decir a través del análisis de valor agregado el negocio logra ser más
productivo y competitivo, una vez levantados los procesos, deben proceder a
mejorarlos para hacerlos más efectivos; como resultado de la aplicación de esta
técnica las organizaciones crecen dentro del mercado. 25
24 Mejoramiento de los procesos de la empresa. Harrington James, Mc.Graw Hill, Bogotá, Pag.156 25http://www.gerenciasocial.org/Capacitaci%C3%B3n/CursosPresenciales/ProcesosIndustriales/An%C3%A1lisisdelValorAgregadodeProcesos/tabid/136/Default.aspx
114 -
Entrada: Recursos Económicos, Especificaciones de aves, insumos y otros productos
No. Responsable Actividad AV BAS AV BAS NOVEDADESRequisición de aves,suministros insumos y alimentos
1 Coordinador de Compras Recepción de Pedidos X 10 4,13 Sin Novedad
2 Administrador Consolida y depura requerimientos X 5 2,52No se conoce con exactitud la cantidad de requerimientos que se necesitan
3 Administrador Aprueba la necesidad de obtener los pedidos en cantidades y tiempos establecidos X 10 5,05 Actividad innecesaria
Evaluación y selección de proveedores
4 Coordinador Compras Análisis características y productos que ofrecen proveedores potenciales X 30 12,39 Calidad del producto ( sabor, color y precios)
5 Coordinador Compras Se contacta proveedores X 10 4,13 Generalmente empresas que ofertan durante todo el año
6 Coordinador Compras Se recepta carpetas con requisitos solicitados y características productos que ofrecen X 10 4,13 Sin Novedad
7 Coordinador Compras Registro proveedores calificados en una base de datos. X 15 6,20 No agrega valor sin embargo es una actividad necesaria
Compras
8 Coordinador Compras Se revisa base de datos proveedores X 5 2,07 No agrega valor sin embargo es una actividad necesaria
9 Coordinador Compras Se realiza llamada telefónica para que envíen cotizaciones X 5 2,07 Sin Novedad
10 Coordinador Compras Se envía orden de compra al proveedor con mejores precios, productos y tiempos de entrega. X 10 4,13 Se envía por fax y se confirma el recibido
11 Administrador Se ordena la compra. X 5 2,52 Sin Novedad
Recepción y verificación de aves,suministros, insumos y alimentos
12 Coordinador Compras Se solicita la factura al proveedor X 5 2,07 De acuerdo al Reglamento de Facturación
13 Coordinador Compras Ingresan las aves, suministros, insumos y alimentos a las instalaciones. X 180 74,36 Es necesario disminuir tiempo de ejecución
14 Coordinador Compras Se verifica que los productos posean las características establecidas. X 20 8,26 Luego de realizar el conteo o peso respectivo
15 Coordinador Compras Se entrega el Recibí Conforme al Proveedor X 5 2,07 Sin NovedadSUMAN 90 235 37,64 98,45TOTALES
CARGA DE TRABAJO POR PROCESO: 20% Realiza el Administrador
80% Realiza el Coordinador de Compras
Salidas: Aves, insumos, alimentos y suministros de oficina de calidad; Factura
325 136,10
Eficiencia en Costo: 27,66%Eficiencia en Tiempo: 27,69%
Frecuencia Semanal Volumen:I
PLANTEL AVÍCOLA "PICO DE ORO" Nombre del Proceso: COMPRAS
Tiempo Costo
Cuadro L1.
Elaborado por: Natalia Cárdenas.
115 -
Nombre del Proceso: COMPRAS
Entrada: Recursos Económicos, Especificaciones de aves, insumos y otros
productos.
Salida: Aves, insumos, alimentos y suministros de oficina de calidad; Factura.
Frecuencia: Este proceso se lo realiza semanalmente.
Tiempo: El tiempo que se requiere para la realización de este Proceso es de 325
minutos
Costo: Entregando un costo de $136,10
Con relación al tiempo que se demanda para cumplir con el
proceso de Compras se puedo indicar que el tiempo total es
de 325 minutos, siendo 90 minutos los que agregan valor,
dando como resultado el 27,69 % de eficiencia en tiempo,
mientras que los 235 minutos que no agregan valor, es decir
el 72,31%, de tiempo tendrá que ser reducido para impedir
grandes pérdidas.
Además se puede determinar que al evaluar el ingreso de las
aves, suministros, insumos y alimentos a las instalaciones se
obtiene el porcentaje más alto de tiempo no productivo que es
de 75,53% (valor no agregado), equivalente a una pérdida de
$ 74,36, en 180 minutos que se utiliza para esta actividad. Por
tal motivo considero que en este subproceso para reducir el
tiempo de operación es necesario que lo ejecute el
Coordinador de Compras con la ayuda de los faenadores, y
de esta manera se logre minimizar su duración obteniendo
una mayor calidad y eficiencia.
Otro aspecto en donde se determina la pérdida de tiempo es
al verificar que los productos cumplan con características
establecidas, ya que se pierde 20 minutos, ocasionando un
costo de $8,26 lo cual representa el 8,39% del valor no
agregado.
116 -
También se puede demostrar que al aprobar los
requerimientos se obtiene una pérdida del 5,13% del valor no
agregado, equivalente a $5,05 en 10 minutos que dura esta
actividad.
En el proceso de Compras se pudo determinar que al
momento de registrar proveedores calificados en una base de
datos se tiene una pérdida de 15 minutos, ocasionando un
costo de $ 6,20; que representa el 6,38% del valor no
agregado dentro de este proceso.
Finalmente tenemos la depuración de requerimientos y la
revisión de la base de datos de los proveedores con
representan en forma conjunta el 4,55% del valor no
agregado, equivalente a 10 minutos perdidos, ocasionando
una pérdida de $ 5,05 entre las dos actividades.
La suma de estos valores no agregados es de $ 98,45
semanales, por tal motivo se puede determinar que las
pérdidas que causa este proceso son significativas y afectan
en gran manera al negocio.
La persona responsable para este proceso es el Coordinador
de Compras, y quienes participan en la ejecución del mismo
es el Administrador y el Coordinador de Ventas, pero se
puede determinar que dentro de este proceso la mayor carga
de trabajo se encuentra sobre el Coordinador de Compras con
un 80%, y tan solo el 20% se encuentra bajo el control de los
otros integrantes.
- 117 -
Por la eficiencia establecida en el Costo (27,66%), frente a la
eficiencia en el Tiempo (27,69%), se puede determinar que
este Proceso se encuentra controlado ya que su margen de
error es bajo.
118 -
No. Responsable Actividad AV BAS AV
BAS NOVEDADESPlan de Producción
1 Coordinador de Producción Estimar cantidad pollos faenados X 15 5,51 No se puede calcular la cantidad exacta2 Coordinador de Producción Elaboración del Plan de Producción X 90 33,06 Sin Novedad3 Administrador Aprobación del Documento X 30 15,14 Tiempo exagerado para esta ejecución
Realización de Faenamiento4 Faenadores Traslado de las aves del galpón al sitio de faenamiento. X 15 5,37 Deben estar sin comer5 Faenadores Introducir en el cono al pollo para degollarle X 3 1,07 Sin Novedad
6 FaenadoresIntroducir a los pollos en unos grandes recipientes de agua hervida para el proceso de pelado. X 3 1,07
El agua debe estar a la temperatura establecida
7 Faenadores Realizar tratamiento de viseras X 3 1,07 Las vísceras se entrega gratuitamente8 Faenadores Estilar X 3 1,07 Sin Novedad9 Faenadores Enfundar X 2 0,72 Sin Novedad
Generación de Stocs10 Faenadores Conteo de producto terminado X 15 5,37 Sin Novedad
11 Faenadores Acomodo de pollos en jabas plásticas X 15 5,37De acuerdo al peso o a los pedidos realizados
12 Faenadores Traslado de los pollos al local y vehículo de comercialización X 15 5,37 Sin Novedad179 30 65,07 15,14
CARGA DE TRABAJO POR PROCESO: 8,34% Realiza el Administrador
16,66% Realiza el Coordinador de Producción75% Faenadores
Entrada: Programación de Ventas, Aves, insumos, alimentos y suministros de oficina de calidad
Eficiencia en Tiempo:85,64%
209 80,21SUMAN
TOTALES
Eficiencia en Costo:81,12%
Frecuencia: Diario Volumen:ISalidas: Aves, menudencia, producto mix
Nombre del Proceso: FAENAMIENTO
TIEMPO COSTO
PLANTEL AVÍCOLA "PICO DE ORO"
Cuadro M1. Elaborado por: Natalia Cárdenas.
119 -
ANALISIS GENERAL Nombre del Proceso: FAENAMIENTO
Entrada: Programación de Ventas, Aves, insumos, alimentos y
suministros de oficina de calidad.
Salida: Aves, menudencia, producto mix.
Frecuencia: El proceso de Faenamiento se lo realiza diariamente.
Tiempo: El tiempo que se requiere para la realización de este
proceso es de 209 minutos
Costo: El mismo que entrega un costo de $ 80,21
El tiempo que se necesita para el Proceso de Faenamiento se pudo
establecer que sobre el resultado obtenido de 209 minutos, los 179
minutos agregan valor, dando un 85,64% de eficiencia en tiempo,
mientras que los 30 minutos sobrantes no agregan valor, es decir el
14,56%, de tiempo que deberá ser reducido para evitar esta pérdida.
En el proceso de Faenamiento se pudo determinar que al momento
de aprobar el Plan de Producción se tiene una pérdida de 30
minutos, ocasionando un costo de $ 15,14; que representa el 100%
del valor no agregado dentro de este proceso.
La suma de estos valores no agregados es de $ 15,14 que será
ocasionado cada que se realice el Plan de Producción y se requiera
su autorización.
Las personas que participan en este proceso son el Administrador,
Coordinador de Producción y Faenadores, de los cuales los
Faenadores realizan el 75% del proceso, sigue el Coordinador de
Producción con 16,66% y el administrador con un 8,34%.
- 120 -
Por la eficiencia establecida en el Costo que es de 81,12% y la
eficiencia en tiempo que es de 85,64% se puede determinar que el
margen de error es mínimo, pero sin embargo es necesario aplicar
propuestas de mejora, para reducir tiempos innecesarios y agilitar el
proceso.
121 -
No. Responsable AV NAV AV NAV
1 Chofer X 8 3,012 Coordinador de Ventas X 10 4,133 Coordinador de Ventas X 15 6,20
4 Chofer X 20 7,53
5 Coordinador de Compras y/o Ventas X 20 8,26
6 Coordinador de Compras y/o Ventas X 10 4,137 Coordinador de Compras X 10 4,138 Coordinador de Ventas X 10 4,13
9 Coordinador de Compras y/o Ventas X 30 12,3910 Coordinador de Compras y/o Ventas X 2 0,83
11 Coordinador de Compras y/o Ventas X 5 2,0712 Coordinador de Compras y/o Ventas X 8 3,30
108 40 43,59 16,52
CARGA DE TRABAJO POR PROCESO: 50% Realiza el Coordinador de Ventas38,88% Realiza el Coordinador de Compras11,12% Realiza el Chofer
Descuento valor de las jabas
Venta y/o Entrega de Productos
PLANTEL AVÍCOLA "PICO DE ORO"
TOTALES
Eficiencia en Costo:72,51%Eficiencia en Tiempo:72,97%
Emisión facturaRealiza cobro pertinente
Venta productos al detal en la SucursalFacturación y CobranzaSe registra en la factura las pesas realizadas
Solicitud de Pedidos
Recepta PedidosAjuste de PedidosElabora listado definitivo de pedidos
NovedadesActividad
Salidas: Facturas, Clientes Satisfechos
Las jabas pesan 6 libras
Sin NovedadLos pollos se vende el mismo día de serprocesadosÚnicamente se vende los pollos queestan en perfectas condicionesSe vende pollos solo enteros
TIEMPOS COSTOS
Nombre del Proceso: COMERCIALIZACIÓN
SUMAN
Entrada: OTROS PRODUCTOS (Yogurt, huevos, quesos, embutidos, especería, etc.);PRODUCTO TERMINADO (Aves, menudencia y producto mix)
Traslado del producto al lugar de distribución (planta, sucursal, reparto)
Almacenaje de producto en jabas plásticas y frigoríficos
Verifica que se encuentren en buenas condicionesVenta Productos por unidades en la Planta
Volumen:IFrecuencia: Diario
148 60,11
Se emite factura cuando el monto supera los $4
Contado o crédito de máximo 2 días
Se distribuyen otros productos
Se recepta pedidos en la venta anteriorA través de llamada telefónicaSin Novedad
Cuadro N1.
Elaborado por: Natalia Cárdenas.
122 -
ANALISIS GENERAL
Nombre del Proceso: COMERCIALIZACIÓN
Entrada: OTROS PRODUCTOS (Yogurt, huevos, quesos, embutidos,
especería, etc.) PRODUCTO TERMINADO (Aves, menudencia y producto mix)
Salidas: Facturas, Clientes Satisfechos
Frecuencia: Este proceso se lo realiza diariamente
Tiempo: El tiempo que se requiere para la realización de este Proceso es de
148 minutos
Costo: Produciendo un costo de $ 60,11
Con relación al resultado obtenido de 148 minutos los 108 minutos agregan
valor, siendo el 72,97% de eficiencia para este Proceso en Tiempo y los 40
minutos restantes no agregan valor, es decir el 27,03%, de tiempo deberá
ser corregido para alcanzar mejoras.
Además se determina la pérdida de tiempo al almacenar los productos en
jabas plásticas y frigoríficos, pues se pierde 20 minutos, ocasionando un
costo de $8,26 lo cual representa el 50% del valor no agregado.
Al ajustar los pedidos y verificar que se encuentren en buen estado los
productos se tiende a desperdiciar 20 minutos en conjunto, lo que ocasiona
una pérdida de $8,26, entregando el 50% del valor no agregado, para lo
cual es necesario ajustar otras prácticas más efectiva para impedir las
pérdidas que se están produciendo.
La suma de estos valores no agregados se representa en $ 16,52 diarios,
por lo que es necesario buscar alternativas de mejora para incrementar la
calidad de este proceso.
El proceso de Comercialización lo realiza el Coordinador de Ventas en un
50%, 38,88% el Coordinador de Compras y el 11,12% lo ejecuta el chofer.
123 -
No. Responsable Actividad AV NAV AV NAV
Bancos
1 Coordinador de Compras Registro Cobranzas X 30 12,39
2 Coordinador de Compras Conteo del Dinero X 30 12,39
3 Chofer Déposito X 15 5,65
Realizar pagos a proveedores y trabajadores
4 Coordinador de Compras Recibe Factura del Proveedor X 5 2,07
5 Administrador Emisión de cheques X 5 2,52
6 Coordinador de Compras Realiza Pagos Trabajadores X 10 4,13
7 Coordinador de Compras Realiza Pagos Proveedor X 10 4,13
Registros Contables
8 Coordinador de Ventas Registro Facturas Clientes y Proveedores X 30 12,39
9 Coordinador de Ventas Elaboración Estado de Ingresos y Gastos X 60 24,79
10 Coordinador de Ventas Cumplimiento Obligaciones Tributarias X 30 12,39
Limpieza y Mantenimiento de instalaciones
11 Coordinador de ProduccióPlanificación de un calendario de limpieza y mantenimiento X 10 3,67
12 Coordinador de ProduccióRotación diaria de actividades en cada área de trabajo X 5 1,84
13 Coordinador de ProduccióRealización de la limpieza y mantenimiento de instalaciones X 20 7,35
14 Administrador Supervisión del trabajo realizado. X 5 2,52
260 5 105,71 2,52
14,28% Realiza el Administrador
CARGA DE TRABAJO POR PROCESO: 35,71% Realiza el Coordinador de Compras
21,42% Realiza el Coordinador de Ventas
21,42% Realiza el Coordinador de Producción
7,14% Realiza el Chofer
Frecuencia: Diario y Mensual
SUMAN
Volumen:I
Entrada: Programación de Ventas, Materiales de Oficina y Aseo, Facturas de Proveedores, Dinero
Eficiencia en Tiempo:98,11%
PLANTEL AVÍCOLA "PICO DE ORO"
TIEMPOS
Salidas: Estado de Ingresos y Gastos, Declaraciones Tributarias,Conciliación Bancaria,Facturas Canceladas, Instalaciones limpias y ordenadas.
Nombre del Proceso: ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
COSTOS
Novedades
Eficiencia en Costo:91,66%
Sin Novedad
Se realiza diariamente
Sin Novedad
Se realiza semestralmente
Sin Novedad
Depósitos Banco Pichincha
No Agrega Valor pero es necesario
Sin Novedad
Sin Novedad
Se realiza pago semanalSe realiza pago dos veces por semana
Sin Novedad
Sin Novedad
Sin Novedad
TOTALES 265 108,24
Cuadro O1.
Elaborado por: Natalia Cárdenas.
- 124 -
ANALISIS GENERAL
Nombre del Proceso: ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Entrada: Programación de Ventas, Materiales de Oficina y Aseo, Facturas de
Proveedores, Dinero
Salida: Estado de Ingresos y Gastos, Declaraciones Tributarias,
Conciliación Bancaria, Facturas Canceladas, Instalaciones limpias
y ordenadas.
Frecuencia: Este proceso se lo realiza diario, semanal y mensual
Tiempo: El tiempo que se requiere para la realización de este Proceso es de
minutos 265 minutos.
Costo: Produciendo un costo de $ 108,24
• El resultado obtenido luego de realizar el análisis de este proceso es que
se obtuvo 265 minutos de los cuales 260 agregan valor, dando el 98,11%
de eficiencia en Tiempo y los 5 minutos restantes no agregan valor, es
decir el 1,89% tendrá que ser modificado para obtener mejoras.
• Otro aspecto en donde se determina la pérdida de tiempo está basado en
la supervisión de trabajo, ya que se pierde 5 minutos, ocasionando un
costo de $2,52 lo cual representa el 2,42% del valor no agregado.
• La suma de estos valores representa $ 2,52 diarios que se pierde por
actividades que no agregan valor para el negocio que es necesario
mejorarles para alcanzar mayor eficiencia en el desarrollo de este proceso.
• Las personas responsables para este proceso son el Administrador que
desarrolla el 14,28% de este proceso, el Coordinador de Compras quien
mantiene la mayor carga de trabajo con el 35,71%, el Coordinador de
Ventas y de Producción con el 21,42% respectivamente y el 7,14% lo
desarrolla el chofer.
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