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CERTIFICADO INTERNACIONAL DE VACUNACIÓN
CONTRA LA FIEBRE AMARILLA
MS.NL.SLA.07.P.04
MMIINNIISSTTEERROO DDEE SSAALLUUDD DDEE CCOOSSTTAA RRIICCAA-- NNIIVVEELL LLOOCCAALL
ÁÁRREEAA DDEE GGEESSTTIIÓÓNN:: SSOOPPOORRTTEE LLOOGGÍÍSSTTIICCOO YY AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVOO
PREPARADO POR: DIRECCIÓN DE ATENCIÓN AL CLIENTE
UNIDAD DE GESTIÓN DE TRÁMITES
INGA XINIA ARIAS QUIRÓS
LIC. ALEXANDER CASCANTE ALFARO
BACH. ISABEL RODRÍGUEZ VARGAS
VALIDADO POR :
DIRECCIÓN DE VIGILANCIA DE LA SALUD
DIRECCIÓN REGIONAL DE RECTORÍA DE LA SALUD
CENTRAL SUR
UNIDAD ATENCIÓN AL CLIENTE
DIRECCIÓN REGIONAL DE RECTORÍA DE LA SALUD
HUETAR CARIBE
UNIDAD ATENCIÓN AL CLIENTE
DRA. MARÍA ETHEL TREJOS SOLÓRZANO
MSC.. CELIA JIMÉNEZ VILLEGAS
LICDA. LEIDY SERRANO ÁLVAREZ
REVISADO POR: UNIDAD DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL ING. MAYNOR ARAYA GONZÁLEZ
APROBADO POR:
DIRECCIÓN GENERAL DE SALUD DR. WILLIAM BARRANTES BARRANTES
VERSIÓN Nº: 4 FECHA DE EMISIÓN:
FECHA DE ACTUALIZACIÓN :
2009
2015
MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA
NIVEL LOCAL
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VERSIÓN 4
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
Y PROTOCOLOS
INSTITUCIONAL
CERTIFICADO INTERNACIONAL DE
VACUNACIÓN CONTRA LA FIEBRE
AMARILLA
CÓDIGO: MS.NL.SLA.07.P.04
“DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD”
.
1. Introducción
Este protocolo presenta una descripción de los pasos a seguir para la emisión del Certificado Internacional de Vacunación contra la Fiebre Amarilla, de acuerdo con el Decreto Ejecutivo Nº 33934-S-SP-RE y su reforma Decreto 38563-S-SP-RE.
2. Objetivo
Proporcionar al personal de atención al cliente las herramientas necesarias para la emisión del Certificado Internacional de Vacunación contra la Fiebre Amarilla, de forma diligente y con calidad, con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes que soliciten este servicio al Ministerio de Salud.
3. Producto
Producto final: Certificado Internacional de Vacunación otorgado.
Producto Intermedio: Solicitud de certificación de vacunación, Constancia de aplicación de la vacuna contra la Fiebre Amarilla, Hoja de revisión de la solicitud, Certificado de Vacunación, Instructivo de llenado del certificado, Control de entrega del certificado.
4. Alcance
Ministerio de Salud de Costa Rica, Nivel Local.
5. Definiciones
Lote de la vacuna empleada: Código alfanumérico que el laboratorio fabricante asigna a la cantidad de producto que se elabora en un ciclo de fabricación. La característica esencial del lote es la homogeneidad.
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6. Referencias
Ley de Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos, N° 8220. Ley General de Salud No. 5395. Circular 103 de la Corte Suprema de Justicia para la oficialización del reglamento que obliga a la vacunación contra la fiebre amarilla y señala que el certificado es requisito para ingresar a los países señalados en este. Decreto Ejecutivo Nº 33934-S-SP-RE, y su reforma Decreto 38563-S-SP-RE. “Declara obligatoria la vacunación contra la fiebre amarilla antes de su ingreso al territorio nacional, en personas provenientes de áreas geográficas consideradas de riesgo”.
DGS-2185-09 Directriz de la Dirección General de Salud, 2009 referente a la firma del Certificado y el plazo de entrega.
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7. Responsables
Código Actividad Nivel de gestión
Unidad Organizativa Responsable
8.1 Determinar el tipo de trámite Nivel Local Equipo de Atención al
Cliente
8.2 Verificar completitud de documentos Nivel Local Equipo de Atención al
Cliente
8.3 Informar al cliente el detalle del incumplimiento de los requisitos
Nivel Local Equipo de Atención al Cliente
8.4 Devolver los documentos al cliente
Nivel Local Equipo de Atención al
Cliente
8.5 Recibir solicitud del cliente Nivel Local Equipo de Atención al
Cliente
8.6 Confeccionar certificado de
vacunación Nivel Local
Equipo de Atención al Cliente
8.7 Firmar el certificado de vacunación Nivel Local Equipo de Atención al
Cliente
8.8 Entregar al cliente el certificado Nivel Local Equipo de Atención al
Cliente
8.9 Actualizar el registro de trámites Nivel Local Equipo de Atención al
Cliente
8.10 Ingresar información de vacuna al
registro de SINOVAC Nivel Local
Equipo de Atención al Cliente
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Código Actividad Nivel de gestión
Unidad Organizativa Responsable
8.11 Archivar los documentos Nivel Local
Equipo de Atención al
Cliente
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8. Protocolo
Código Actividad Qué Cuándo Cómo Con qué Tiempo Responsable
8.1 Determinar el tipo de
trámite Tipo de trámite
El cliente se presenta
Personalmente Anexo 1
Formulario de Solicitud
Equipo de Atención al
Cliente
8.2
Verificar completitud de documentos (Si los documentos están
completos pasa a la 8.5 de lo contrario pasa a
la 8.3)
Completitud de los
documentos entregados
por el cliente
Se determina el tipo de
trámite
Personalmente
Hoja de verificación
de cumplimiento de requisitos
Anexo 3
Equipo de Atención al Cliente
8.3
Informar al cliente el detalle del
incumplimiento de los requisitos del trámite.
El detalle del
incumplimiento de
requisitos
Los documentos
están incompletos
Personalmente
Hoja de verificación
de cumplimiento de requisitos
Anexo 3
Equipo de Atención al Cliente
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Código Actividad Qué Cuándo Cómo Con qué Tiempo Responsable
8.4 Devolver los
documentos al cliente Los
documentos Están
incompletos Personalmente
Hoja de verificación
de cumplimiento de requisitos
Anexo 3
Equipo de Atención al Cliente
8.5 Recibir la solicitud del
cliente La solicitud del cliente
Después de verificar completitud
de documentos
Manualmente
Protocolo Recepción
de Documentos
MS.NI.SLA.07.P.07
Equipo de Atención al Cliente
8.6
Confeccionar Certificado
Internacional de Vacunación
Certificado internacional
de vacunación
De inmediato
Manual o digitalmente
Certificado de
Vacunación (Anexo 4.)
Equipo de Atención al Cliente
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Código Actividad Qué Cuándo Cómo Con qué Tiempo Responsable
8.7 Firmar el certificado de
vacunación
Certificado de
vacunación
De inmediato
Personalmente Medios
disponibles
Equipo de Atención al
Cliente
8.8 Entregar al cliente el
certificado de vacunación
El Certificado
de vacunación
De inmediato
Personalmente
Control de entrega de certificados
Anexo 5
Equipo de Atención al Cliente
8.9 Actualizar el registro de
trámites Registro de
trámites
Después
de la entrega del certificado
Manual o digitalmente
Sistema de información
Equipo de Atención al
Cliente
8.10 Ingresar información
de vacuna al registro de SINOVAC
Información de vacuna al registro
de SINOVAC
Después
de la entrega del certificado
Digitalmente Sistema de información
Equipo de Atención al
Cliente
8.11 Archivar los
documentos generados en el trámite
Los documentos generados
en el trámite
Después de
actualizar el registro el
trámite
Manualmente
Procedimiento Clasificación Ordenación Documental
MS.UO.SLA.06.03
Equipo de Atención al Cliente
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9. Diagrama de flujo
Código: MS.NL.SLA.07.P.04Unidad
organizativa:Elaborado por:
UGT
Versión 4Fecha
elaboración:07/10/2015
Actividades
Código Descripción
8.1 Determinar el tipo de trámite
8.2 Verificar complitud de documentos
¿Solicitud cumple con los requisitos?
8.3Informar lal cliente el detalle del
incumplimiento de los requisitos
8.4 Devolver los documentos al cliente
8.5 Recibir solicitud del cliente
8.6 Confeccionar certificado de vacunación
8.7 Firmar el certificado de vacunación
8.8 Entregar al cliente el Certificado
8.9 Actualizar el registro de trámites
8.10Ingresar información de vacuna al
registro SINOVAC
8.11 Archivar los documentos
Detalle Flujo de Información
UO
Dirección de Atención al
Cliente
Diagrama de FlujoCERTIFICADO INTERNACIONAL DE VACUNACIÓN CONTRA LA FIEBRE AMARILLA
Hoja 1 de 1
Unidad Organizativa
Flujo
Información
INICIO
FIN
No Si
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10. Anexos
Anexo N° 1
Solicitud de Certificado Internacional de Vacunación contra la Fiebre Amarilla
Ministerio de Salud
República de Costa Rica
SOLICITUD DE CERTIFICADO INTERNACIONAL DE VACUNACIÓN CONTRA LA FIEBRE AMARILLA
Este formulario debe ser llenado por toda persona que solicite el Certificado Internacional de Vacunación contra la Fiebre Amarilla/This
form must be filled out by any person requesting the International Certificate of Vaccination against yellow fever
A IDENTIFICACIÓN/IDENTIFICATION
1 Fecha/Date: (DD/MM/YY) 2 Número de cédula/ID or passport: 3 Sexo/Sex:
4 Apellido/Last name: 5 Apellido/Last name: 6 Nombre/Name:
7 Fecha de nacimiento/Date of birth: 8 Nacionalidad/Nacionality: 9 Edad/Age:
10 País de residencia/Country of residence: 11 Lugar de Residencia/Place of residence:
13 Provincia/Province: 14 Cantón/County: 15 Distrito/District:
En caso de ser menor de 9 meses, o pacientes con dictamen médico por contraindicaciones absolutas o relativas, pasar a la celda #19/
Should be less than nine months, or patients with medical opinion by absolute or relative contraindications, move to the cell # 19
B INFORMACIÓN DE LA VACUNA/VACCINE INFORMATION
16 Fecha de vacunación/Date of request:
(DD/MM/YY) 17 No. de lote de la vacuna/Lot number of the vaccine: 18 Origen de la vacuna/Origin of the
vaccine:
C INFORMACIÓN DE VIAJE/TRAVEL INFORMATION
19 Fecha estimada del viaje/Considered date of
the trip: (DD/MM/YY) 20 País(es) de destino/Country (ies) of
destination 21 Días de permanencia/Number of days of
permanence:
22
¿Planea visitar áreas selváticas? Sí/yes Are you planning to visit selvatic areas? No/no 23
Firma del solicitante(o tutor en caso de menor de edad)/Signature of applicant (or
guardian if a minor)
D INFORMACIÓN DE CONTRAINDICACIONES/ CONTRAINDICATIONS INFORMATION
24
Contraindicación absoluta/ Absolute contraindication: a) Menor de 9 meses/ Less than 9 months
b) Alergia severa al huevo, a proteínas del pollo o a cualquier
componente de la vacuna/ severe allergy to eggs, chicken proteins or any component of the vaccine
c) Enfermedad del timo actual o historia de haberla padecido/ Current thymus disease or a history of having suffered
d) Inmunodepresión, incluyendo a las personas viviendo con VIH sintomático o con CD4+<200 células/mm3/Immunosuppression,
including people living with symptomatic HIV or CD4 <200 cells / mm3
Contraindicación relativa/Relative contraindication: a) Mayor de 60 años/More than 60 years
b) Embarazo/Pregnancy
c) Lactancia materna/Breastfeeding d) Historia familiar de eventos adversos asociados a la vacunación
contra fiebre amarilla/ Family history of adverse events associated with vaccination against yellow fever
e) Hipersensibilidad a la gelatina/Hypersensitivity to gelatin
E REQUERIMIENTOS DE LA SOLICITUD/ DOCUMENT REQUIREMENTS
23 Constancia extendida por el profesional responsable de la vacunación/ Attestation issued by the professional responsible for vaccination
Dictamen médico en caso de: contraindicación absoluta o relativa/ Medical opinion if: absolute or relative contraindication
Todo dato consignado en esta ficha es de carácter confidencial y será de utilidad para la toma de decisiones en el campo de la prevención de la fiebre amarilla. Agradecemos su colaboración y le deseamos un feliz retorno. All data that has been subscribed in this form will remain as confidential and will be useful for taking decisions related to the prevention of Yellow Fever in Costa Rica. We thank you for your collaboration and wish you have a safe journey and a happy return to your home.
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Anexo N° 2
Constancia de aplicación de la vacuna contra la Fiebre Amarilla
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REPÚBLICA DE COSTA RICA
CONSTANCIA DE APLICACIÓN DE LA VACUNA
CONTRA LA FIEBRE AMARILLA
El suscrito: __________________________________________, cédula de identidad,
DIMEX o pasaporte No.________________________________. En mi carácter de:
Farmacéutico, Código profesional ___________________
Médico, Código profesional_________________________
Enfermera, Código profesional______________________
Del establecimiento: ____________________________________________, ubicado en
_____________________________________, número de teléfono ______________.
Hago constar que he aplicado la vacuna contra la fiebre amarilla, proveniente del
laboratorio farmacéutico __________________________________________________ y
número de lote________________ en la fecha _________________ al señor (a):
______________________________________________________, cédula de identidad,
DIMEX o pasaporte No._________________________________, fecha de nacimiento
______________ de nacionalidad____________________ y sexo__________________.
Conociendo la importancia de mis manifestaciones firmo en _______________a las
_____ horas del día __ __ del mes de ________________del año___________.
Firma: ________________________________________
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Anexo N° 3
Hoja de revisión de la solicitud del certificado de vacunación contra la Fiebre Amarilla
HOJA DE REVISIÓN
SOLICITUD DE CERTIFICADO INTERNACIONAL DE VACUNACIÓN DE FIEBRE AMARILLA
FECHA: _______________________ N° CONSECUTIVO: ________________________________
Dirección Regional de Salud:____________________________ Dirección de Área Rectora de Salud: ______________________________
Nombre del solicitante: ______________________________________ N° de identificación: ______________________________________
De conformidad con lo señalado en el Decreto N° 33934-S-SP-RE, y su reforma N° 38563-S-SP-RE “Declara obligatoria la vacunación contra fiebre amarilla antes de su ingreso al territorio nacional, personas provenientes de áreas geográficas consideradas de riesgo”. Con respecto
a la solicitud del trámite del Certificado Internacional de Vacunación contra la Fiebre Amarilla se le informa:
REVISIÓN DE DOCUMENTOS CUMPLE
NO
CUMPLE OBSERVACIONES
(MARQUE CON UNA X RESPECTIVAMENTE SI CUMPLE O NO CUMPLE)
Formulario de Solicitud Completo, legible, sin tachaduras ni correcciones
Constancia de Aplicación de la
vacuna contra la Fiebre
Amarilla
Datos completos, legibles y en el formato oficial
Consta código del profesional responsable de la
vacunación
Dictamen Médico Solamente se solicita en caso de contraindicación absoluta o relativa, excepto en los casos de
menores de nueve meses de edad.
Constancia de nacimiento o
documento de identificación
Solamente en caso de menores de nueve meses para verificar fecha de nacimiento
RESULTADO DE LA REVISIÓN:
Presenta completa la solicitud, de conformidad con el Decreto N° 33934-S-SP-RE, y su reforma N° 38563-S-SP-RE
No presenta completa la solicitud, de conformidad con el Decreto N° 33934-S-SP-RE, y su reforma N° 38563-S-SP-RE
_____________________________________________ _____________________________ Nombre del funcionario que recibe Firma Sello
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Anexo N° 4
Certificado de Vacunación de Fiebre Amarilla
EXCEPCIÓN: Artículo 10 Decreto 38563-S-SP-RE y sus reformas
Fecha de vacunación Válidez Fabricante y # de lote
___________________
Firma del Funcionario
Sello del
Ministerio de Salud
*Indefinido
* No requiere refuerzos.
Contraindicaciones Absolutas o Relativas:
Dictamen Médico N°____________________
En caso de embarazo: En caso de menor de 9 meses: En caso de lactancia materna:
Válido hasta:_____________ Válido hasta:_____________ Válido hasta:_____________
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Anexo N° 5
Instructivo para el llenado del Certificado Internacional de Vacunación contra la Fiebre Amarilla
Instructivo para el llenado del Certificado Internacional
de Vacunación contra la Fiebre Amarilla
(Puede ser llenado a mano pero con letra legible) Expedido a: Anotar el nombre completo y los apellidos de la persona vacunada que solicita el certificado. Nacido el: Anotar la fecha de nacimiento (día, mes y año) de la persona vacunada que solicita el certificado. Sexo: Anotar M (masculino) o F (femenino), según corresponda a la persona vacunada que solicita el certificado. Nacionalidad: Anotar el país de nacimiento o de naturalización de la persona vacunada que solicita el certificado. Número de pasaporte o documento de viaje: Anotar el número completo de pasaporte o documento de viaje de la persona vacunada que solicita el certificado.
Reverso del certificado Fecha de vacunación: Anotar en la celda correspondiente, la fecha en que fue aplicada la vacuna, según se anota en la Constancia de Vacunación expedida por el profesional responsable. Fabricante y número de lote Anotar en la celda correspondiente, el nombre del laboratorio farmacéutico y el número del lote de la vacuna que le fue aplicada a la persona que solicita el certificado; de acuerdo a información declarada en la Constancia de Vacunación. Firma funcionario y sello del Ministerio de Salud: En esta celda se debe estampar la firma del funcionario responsable de esta certificación por parte del Ministerio de Salud, con el respectivo sello de la oficina que extiende dicho documento Contraindicaciones Absolutas o Relativas: Anotar el número del Dictamen Médico presentado. En caso de embarazo: Indicar la fecha probable del parto indicada en el Dictamen Médico presentado. En caso de menor de 9 meses: Indicar la fecha en que el menor de edad cumpla los 9 meses de edad, según constancia de nacimiento o documento de identificación presentado. En caso de lactancia materna: Indicar la fecha de finalización del período de lactancia indicada en el Dictamen Médico presentado.
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Anexo N° 6
Control de entrega del Certificado Internacional de Vacunación contra la Fiebre Amarilla
CÉDULA FIRMA FECHA Y HORANOMBRE DEL FUNCIONARIO
QUE ENTREGA
MINISTERIO DE SALUD
Área Rectora de Salud:_________________________
NOMBRE
Control de entrega de Certificado Internacional de
Vacunación contra la Fiebre Amarilla Ministerio de Salud
República de Costa Rica
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