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Ciclo vital del documento es:
Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por
las que va pasando el documento, desde su creación a su eliminación o selección para
su custodia permanente.
Archivo de gestión
En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa.
Duración: Mientras dura la tramitación del procedimiento. ( 5 años)
Documentación: -administrativo -legal -contable -fiscal -técnico
ARCHIVO CENTRAL
A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida (semiactivos).
Duración: de 30-50 años
Documentación: son los documentos transferidos de los archivos de gestión ( semiactivos Valores Primarios)
ARCHIVO HISTÓRICO
Los constituye aquella documentación que ha sido transferida desde el archivo central, la cual debe conservarse permanentemente dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia y la cultura.
Duración: se conservan definidamente (permanente)
Documentación: -histórico -cultural -investigativo -científico-
es el Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su disposición final.
Plan de gestión documental es:
Recepción Identificación de medios de recepción
mensajería, fax, correo
tradicional, correo
electrónico, página web,
otros
TrámiteRecepción de solicitud o trámite-
Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite
Disposición final
Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, para su eliminación.
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