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¿Cómo hacer una presentación ejecutiva?

Mtra. Gisele Jouanen

Noviembre 2013

¿Qué es la comunicación?

• Proceso mediante el cual se transmite información de una entidad a otra

¿Qué es la comunicación corporativa?

• Totalidad de los recursos de comunicación de los que dispone una organización para llegar efectivamente a su público.

Partes fundamentales de la comunicación corporativa

• Todo comunica en una organización

• Genera expectativas

• Está integrada

Las presentaciones ejecutivas

Están dirigidas a exponer un tema al equipo directivo

(Directores de oficina, alta dirección, inversionistas)

¿Cómo se prepara una presentación ejecutiva?

1. Investigación. – Plantea tus objetivos sobre lo que

quieres alcanzar, qué quieres lograr y el mensaje que quieres transmitir

– Averigua que tanto sabe la audiencia sobre el tema. Si no hay información disponible, haz un repaso general de los principales temas

– Haz que la presentación sea relevante. Vincula tu presentación con otros aspectos Ej: el mercado y el país; cambios en la legislación, etc.

2. Contenido:

Los altos ejecutivos están mas interesados en:

– Saber como se resolverá un problema

– Obtener datos que sirvan de sustento para la toma de decisiones

Da una conclusión

3. Quien presenta

• Proyecta una imagen profesional (física, revisar aspectos técnicos, etc.)

• Anticípate a las interrupciones. Mantén la calma y se diplomático

• Prepárate para improvisar.

• Se flexible

Presentación formal

• Puedes utilizar programas de software como power point, corel presentations, Harvard Graphics o cualquier otra que permita cautivar a la audiencia con texto, organigramas, gráficas, listas, etc.

• Los programas ofrecen variedad de colores, fuentes de estilo, características de diseño.

Reglas para una presentación formal

1. El mensaje debe destacar de la presentación

2. Lo visual debe servir como soporte. Debe ser:

A. Simple

B. Grande y legible

C. Claro

D. Consistente

E. Progresivo

A. Simple

• Mantén lo visual de forma simple

• Muchos colores

• Muchas fuentes y estilos • La regla 6x7

• 6 líneas por diapositiva

• 7 palabras por renglón

Ejemplo: Comparativo de venta de automóviles

Periodo Producción total

Enero-julio 2011 1,458,735

Enero-julio 2012 1,654,709

Periodo Producción total (En millones)

Enero-julio 2011 1.4

Enero-julio 2012 1.6

Mas simple

Puntualiza sin dar demasiada información de soporte Enlista cuando haya una secuencia. Ejemplo: ¿cómo preparar un coctel

de fruta? 1. Selecciona la fruta 2. Lava la fruta 3. Corta la fruta en diferentes

formas 4. Coloca la fruta en un recipiente 5. Etc.…

Utiliza “bullets” o viñetas cuando no haya:

• Secuencia

• Jerarquía

• Prioridad

• Lo visual debe servir como soporte

B. Grande y legible

• Haz tu presentación grande y legible

• Calibri 12

• Calibri 18

• Calibri 24

• Calibri 32

• Calibri 36

• Calibri 44

Muy chica

Aléjate 2 metros para saber el

tamaño adecuado de la tipografía

C. Claro

• Se claro

LAS LETRAS MAYUSCULAS SON DIFICILES DE LEER

Utiliza Mayúsculas y minúsculas

• Utiliza fuentes de letra que sean fáciles de leer

• HOLA

• HOLA

La letra cursiva es difícil de leer El uso de letra normal o negrita es

fácil de leer

Utiliza colores contrastantes

Utiliza colores contrastantes

• Utiliza colores complementarios

• Utiliza gráficas para decir lo mas importante de tu historia

• Si utilizas gráficas para todo, los puntos mas importantes se perderán

• Utiliza las formas mas apropiadas de las gráficas

Gráfica circular

Ventas

1er trim.

2º trim.

3er trim.

4º trim.

Muestra el impacto de varios factores Ejemplo: contribuciones de la compañía,

ventas

Gráfica de barras

0

1

2

3

4

5

6

Categoría 1 Categoría 2 Categoría 3 Categoría 4

Serie 1

Serie 2

Serie 3

Sirve para comparar resultados productivos. Se puede comparar el desempeño

Gráfica de líneas

0

2

4

6

Categoría 1

Categoría 2

Categoría 3

Categoría 4

Serie 1

Serie 2

Serie 3

Indica las tendencias

D. Consistente

Las diferencias visuales llaman nuestra atención

Las diferencias pueden ser importantes

Utiliza sorpresas para atraer, no para distraer

E. Progresivo

Llantas Balatas Tubo de escape Volante Radiador Tubo de escape Amortiguadores

En síntesis

En una presentación:

• El texto sirve de soporte para transmitir un mensaje

• Utiliza imágenes para simplificar el concepto

• Utiliza lo visual como soporte, no como distracción

• Utiliza sonidos solo cuando sea muy necesario

Recomendaciones

• Habla en voz alta y clara • Se flexible • Prepara material de soporte (análisis, datos,

tendencias, etc.) • Conoce a tu audiencia • Dirígete a todos los miembros de la audiencia • Usa las diapositivas como referencia • Si es posible, practica tu discurso • Usa el tiempo de forma efectiva • Considera unos minutos para las preguntas

• Revisa el equipo

• Asegúrate de tener el software disponible, proyector, etc.

• Asegúrate de que la presentación pueda funcionar en cualquier computadora

• Revisa el aula

• ¿Tiene luz suficiente?

• Ten un plan B

• Si la computadora deja de funcionar, si el proyector deja de funcionar, si no hay luz

• Trae una impresión de tus notas, utiliza en USB

¿Qué puntos se recomiendan incluir en nuestra presentación?

Cuenta una historia de que es lo que te hace ser innovador. Las historias son emotivas y poderosas

“The most memorable presentations don’t start with data,” according to one investor. “They start with a personal story”. (Forbes)

• Utiliza imágenes para contar tu historia

“The first two slides of the presentation I saw didn’t have any words. Instead the entrepreneur showed photographs” (Forbes)

• Comunica de que se trata tu producto o servicio pero expresa tu pasión por el negocio

• ¿Qué es lo que de verdad te apasiona de este producto o servicio? ¿Porqué?

• “Why are you really passionate about this product?” (Forbes)

• Introduce villanos y héroes en tu presentación

• Villanos son los problemas

• Héroes son las soluciones

• ¿Qué problemas son los que resuelve tu idea?

• Muestra al personal.

• “Investors want to see a team. I urged the entrepreneur to avoid delivering the entire presentation on his own. He decided to introduce his marketing director who demonstrated the product…” (Forbes)

• En una gráfica muestra los principales datos financieros como lo hacían en los videos de Dragon´s Den: Precio, proyección de ventas, utilidades esperadas, retorno de la inversión.

• Realiza un cierre de la presentación

• Tiempo de presentación: 10 a 15 minutos

• Se va a calificar:

– Presentación sea ejecutiva (con la información de este archivo)

– Que sea creativa e inspiradora

– Material sea adecuado y que este completo

– Que se haga un buen uso del tiempo

– Cambiar la fecha implicará calificar sobre 80

Fechas propuestas por los equipos

• 28 de Noviembre Centro Kuxtal

Mediatech

• 3 de diciembre: Emprende ideas

Chup up

Easyhot

Viverde

Lost town

• 5 de diciembre:

Eccopuppy´s

Hormisano

Dentacube

Spa imagen

Mountain spring water

• http://www.forbes.com/sites/carminegallo/2013/07/31/5-must-have-presentation-tips-for-pitching-to-angel-investors/2/

• http://www.cimexico.mx/blog/item/15-consejos-para-realizar-una-presentacion-ejecutiva-de-alto-impacto.html

• http://www.slideshare.net/djfrance/how-to-make-an-effective-presentation-to-executives-2011

• http://www.bidireccional.net/Blog/Comunicacion_Corporativa_1.pdf