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Combinación de Correspondencia en Word 2007
Colegio de Ciencias y Humanidades Plantel Vallejo
Taller de CómputoProfesora: Paulina Hernández Contreras
¿Para qué sirve la Combinación de Correspondencia? Mediante la opción Combinar
correspondencia Word nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro documento.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con datos distintos.
Conceptos previosCuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos.
Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo
Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de Word, un archivo de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, etc.
Elementos necesarios para la combinación de correspondencia:
Docu
men
to
Ori
gen
Docu
men
to
Pri
nci
pal
Docu
men
to C
om
bin
ado
Ejemplo de documento principal:
Sr.(a)Se le invita a la ceremonia por motivo de la fiesta de promoción de su Hijo(a)que se llevará a cabo el día 22 de Agosto a las 21:00 hrs. en el Hotel Malsone.
Apreciando su gentileza y esperando su compañía ya que realzará esta ceremonia
Queda de Ud.La Promoción
Ejemplo de Documento Origen:
Padre Alumno
Mario González Luisa González
Margarita Luna Alfredo Romero
Antonio Rosales Mariana Rosales
Diana Núñez Rodrigo Morales
Gloria Castillo Erick Lugo
Rommel Mondragón Jaqueline Mondragón
Eduardo Robles Leonardo Robles
Leticia Mora Daniela Ruíz
Manuel Vargas Pablo Vargas
Silvia Palma Alejandro López
Campos
Regis
tros
Documento Combinado:Sr.(a) Mario GonzálezSe le invita a la ceremonia por motivo de la fiesta de promoción de su Hijo(a) Luisa Gonzálezque se llevará a cabo el día 22 de Diciembre a las 9:00 PM en el Hotel Malsone.
Apreciando su gentileza y esperando su compañía ya que realzará esta ceremonia
Queda de Ud.La Promoción
Sr.(a) Antonio RosalesSe le invita a la ceremonia por motivo de la fiesta de promoción de su Hijo(a) Mariana Rosalesque se llevará a cabo el día 22 de Diciembre a las 9:00 PM en el Hotel Malsone.
Apreciando su gentileza y esperando su compañía ya que realzará esta ceremonia
Queda de Ud.La Promoción
Sr.(a) Margarita LunaSe le invita a la ceremonia por motivo de la fiesta de promoción de su Hijo(a) Alfredo Romeroque se llevará a cabo el día 22 de Diciembre a las 9:00 PM en el Hotel Malsone.
Apreciando su gentileza y esperando su compañía ya que realzará esta ceremonia
Queda de Ud.La Promoción
Sr.(a) Diana NúñezSe le invita a la ceremonia por motivo de la fiesta de promoción de su Hijo(a) Rodrigo Moralesque se llevará a cabo el día 22 de Diciembre a las 9:00 PM en el Hotel Malsone.
Apreciando su gentileza y esperando su compañía ya que realzará esta ceremonia
Queda de Ud.La Promoción
Pasos para hacer Combinación de Correspondencia en Word 2007
1. La combinación se realiza en el archivo Principal
2. Una vez que ya se tenga el texto fijo, damos clic a la pestaña Correspondencia del menú principal
3. Luego ubicamos el botón Iniciar combinación de correspondencia
4. Elegimos la opción Paso a paso por el Asistente…
5. Aparecerá un panel del lado derecho
6. En el panel de la derecha elegimos la opción Cartas y damos clic en siguiente (la opción está en la parte inferior del panel de opciones)
7. Marcamos la opción Utiliza el documento actual y siguiente
8. Dejamos seleccionada la opción Utilizar una lista existente y damos clic a Examinar
9. Ubicamos el archivo Origen y damos clic en Abrir10. En la nueva ventana verificamos que todos los
campos y registros sean correctos y estén seleccionados, para dar clic en Aceptar
Pasos para hacer Combinación de Correspondencia en Word 2007
11. Damos clic en Siguiente12. En este paso 4 del asistente, es donde
empezaremos a introducir las etiquetas de los registros en nuestro documento:
13. Damos clic en la parte del documento donde queremos colocar la etiqueta y luego vamos al panel de la derecha para dar clic en Mas elementos…
14. Seleccionamos el campo que queremos insertar y presionamos Insertar, cerramos la ventana
15. Si tenemos mas etiquetas que colocar realizaremos los mismos pasos hasta terminar
Pasos para hacer Combinación de Correspondencia en Word 2007
16. Damos clic en Siguiente17. Con los controles del menú principal de
adelante y atrás, verificamos que se hayan insertado todos los registros deseados
18. Si todo es correcto damos clic en Siguiente19. Este es el último paso en el Asistente, damos clic
en la opción Editar cartas individuales…20. En esta ventana podemos decidir si queremos
todos los documentos generados o solo algunos, como queremos todos, dejamos la opción Todos y damos clic en Aceptar
Pasos para hacer Combinación de Correspondencia en Word 2007
21. Observa que se ha creado un nuevo documento con la combinación de correspondencia entre tu documento de origen de datos y el principal.
22. Guarda el nuevo archivo y habrás finalizado.
Pasos para hacer Combinación de Correspondencia en Word 2007
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