Como completar las formas Anuales (499R2W2, 940-PR, …...archivo de Excel, utilizando un formato...

1

Como completar las formas Anuales (499R2W2, 940-PR, 480.6A, B, etc) en Expert Taxes 2019

Existen varias maneras para completar las formas Anuales en Expert Taxes. Los métodos varían de acuerdo a la fuente

que se escoja para traer los datos al programa.

Para importar los datos desde Expert PR Taxes 2017, refiérase a la guía Importar Empleados y Nomina de EPRT 2017

Abra Expert Taxes 2018 y entre al módulo de Nomina y Retención.

Escoja un cliente ya creado (1). Si no tiene ninguno creado, presione Cliente Nuevo (2).

2

Si está creando un cliente nuevo, entre la información básica de la compañía.

Selección de Fuente de información

En la siguiente pantalla escoja de donde vienen los datos para crear las formas Anuales.

Manual (Página 3) – Le permite entrar la información en las formas “data entry” (una a una) o importándola desde un

archivo de Excel, utilizando un formato predeterminado. Utilice esta fuente si usted exporta los datos ya totalizados, a

Excel desde su programa de Contabilidad.

Excel (Página 8) – Le permite traer los datos de empleados/proveedores y nomina/transacciones, divididos

trimestralmente de acuerdo a la fecha. La importación la hará desde Excel en un formato predeterminado.

Sage (Peachtree) (Página 12) – Le permite importar los datos (empleados/proveedores y nomina/transacciones) desde

una plantilla predeterminada de Excel que ha sido exportada desde el programa Peachtree ®. Los datos, al igual que la

fuente anterior, estarán divididos trimestralmente de acuerdo a la fecha.

Expert PR Taxes 2017 – Se utiliza para importar los datos ya exportados desde Expert PR Taxes 2017. Para detalles sobre

este método, utilice la guía Importar Empleados y Nomina de EPRT 2017.

Luego de escogida la fuente, presione “Guardar Fuentes”.

3

En la pantalla principal del perfil de cliente, escoja el enlace de Nómina o Retención.

Fuente manual

Al entrar a Nómina o Retención verá el lisado de formas disponibles. Haga click en “Ver formas” para comenzar el

proceso. En este caso utilizaremos la forma 499R-2/W-2PR como ejemplo, ya que es la única forma en nóminas que

tiene “import” desde Excel.

Si va a completar cualquier otra forma será por “data entry” entrando la información por encasillados en la forma.

Al presionar ver formas obtendrá una introducción en pantalla explicando el proceso. Presione “Continuar”.

4

La próxima pantalla le permite escoger el método a utilizar para entrar la información a las formas.

Manualmente entrando la información en los encasillados una por una y Excel, para importar por plantilla de Excel.

Si escogió Manual, verá la forma en pantalla para entrar los datos. Complete la misma para grabar la forma.

La información entrada se validará al momento de presionar “Guardar”. Si presenta algún error de validación, debe

corregirlo antes de poder grabar los datos.

Una vez entrada la información, podrá elegir entre continuar y ver el resumen de las formas o entrar otra forma

adicional.

5

Luego de haber entrado la información de sus formas el programa le mostrará un resumen.

Presione “Ir al Dashboard” para proceder a la radicación de las formas.

Si escogió importar los datos desde Excel, el sistema le mostrará la siguiente pantalla.

6

Presione “Descargar Plantilla” para guardar la hoja de Excel. Esta hoja es la que utilizará para importar los datos. Tome

nota de donde la guardó.

Abra la hoja de Excel que acaba de guardar.

La hoja de “Sample Data” (1) contiene información de ejemplo de cómo debe tener los datos en la hoja. Puede escribir

los datos en esta hoja dejándose llevar por los datos ya existentes o haciendo “copy & paste” desde otra hoja.

La hoja de “Layout” (2) tiene una descripción de cada columna (tipo de dato, máximo de largo, descripción y ejemplo).

7

La hoja de “Codes” (3) la explicación de los códigos para la forma.

Una vez tenga los datos listos en la hoja de Excel, cárguela y presione “Importar”.

Si obtuvo errores de validación, el sistema le dará la opción de Editar la información en pantalla (1) y luego continuar;

Descartar los formularios con errores y continuar con los formularios válidos (2); o Cancelar la importación para editar la

hoja de Excel e importar de nuevo.

Una vez importadas las formas obtendrá un resumen de lo importado.

8

Presione “Ir al Dashboard” para proceder a la radicación de las formas.

Fuente de Excel

En la pantalla principal de Inicio de Excel tendrá varias opciones seguidas de un resumen de las cantidades importadas

por trimestre. Presione “Importar” para comenzar a traer los datos desde Excel.

En la siguiente pantalla presione “Descargar Plantilla”

9

Presione “Descargar Plantilla” para guardar la hoja de Excel. Esta hoja es la que utilizará para importar los datos. Tome

nota de donde la guardó.

Abra la hoja de Excel que acaba de guardar.

La hoja Employees (1) tendrá los empleados de la nómina con su información básica.

La hoja Payroll Details (2) tiene los detalles de la nomina identificando la entrada por el seguro social del empleado.

La hoja Hours Worked (3) tiene las horas trabajadas de cada empleado si es que se facturará por hora. (OPCIONAL)

La hoja de Payroll Items (4) las categorías a utilizar en la hoja de Payroll Details que vimos anteriormente. (REFERENCIA)

10

La hoja Layout (5) detalla cada columna con una descripción y ejemplo.

Complete o lleve la información a las hojas de “Employees”, “Payroll Details” y “Hours Worked” (Opcional). Escoja las

hojas que contiene la informacion (1). Si no desea importar alguna categoría, escoja No Importar (2). Luego importe los

datos al programa (3).

En la próxima pantalla obtendrá un resumen de las cantidades importadas.

11

Presione Continuar para transferir los datos a las formas anuales. En este ejemplo, a las formas 499R-2/W2-PR.

12

Fuente Sage (Peachtree)

Antes de impotar la informacion al Programa, debe entrar las cuentas. En la pantalla principal de Incicio de Sage,

presione “Opciones”.

Entre las cuentas y descripción de cada una que le aplique. Cuando termine, presione “Volver al inicio”.

Presione “Descargar Plantilla” para grabar la hoja ejemplo de Excel.

13

Abra la hoja de Excel que acaba de guardar.

La hoja Employees (1) tendrá los empleados de la nómina con su información básica.

La hoja Payroll Details (2) tiene los detalles de la nómina, identificando la entrada por el ID del empleado o SSN.

El número de cuenta en PayFieldAccount debe existir en el listado que entró anteriormente en las opciones (Pag. 12).

14

La hoja Hours Worked (3) tiene las horas trabajadas de cada empleado si es que se facturará por hora. (OPCIONAL)

La hoja Layout (4) detalla cada columna con una descripción y ejemplo.

Una vez tenga la información entrada en la hoja de Excel, cargue el archivo.

Escoja las hojas de empleados y nomina (1). Si no desea importar alguna categoría, escoja No Importar (2). Presione

Importar (3) para transferir los datos.

En la próxima pantalla obtendrá un resumen de las cantidades importadas.

15

Presione Continuar para transferir los datos a las formas anuales. En este ejemplo, a las formas 499R-2/W2-PR.