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COMO PLAN EAR Y ESTABLECER EL CRONOGRAMA DEL PROYECTO ,
DE CONSULTORIA
En todos los proyectos de consultoria, salvo quizas los mas senci
llos, es de crucial importancia plan ear y establecer un cronograma.
Esto no s610 es necesario para preparar la propuesta, sino que, una vez
firma do el contrato, tener un cronograma estricto y bien planeado Ie
ahorrara tiempo y dinero, y mejorara la cali dad de su trabajo como
consultor. Todas las empresas con las cuales he trabajado y que han
tenido problemas con la administraci6n de proyectos tienen un rasgo
comun sobresaliente : la incapacidad de planear sus proyectos y fijarles
cronogramas validos antes de iniciar el trabajo. No es dificil establecer
cronogramas adecuados. En este breve capitulo, Ie enseiiare una f6r
mula especial que Ie ayudara a hacerlo.
EL CRONOGRAMA DE DESARROllO DE PROYECTO
Observe el cronograma de desarrollo de proyecto que aparece en la
figura 8-1. Empiece por la columna titulada "Tarea". Lo primero que
debe hacer es escribir todas las tareas relacionadas con el proyecto de
consultoria que piensa realizar. En seguida, defina cuanto tiempo se
requerira para completar cada tarea, en dias, seman as 0 meses (en la
figura 8-1, los numeros en la parte superior de las columnas represen
tan el periodo de tiempo que escogi6). Las horas que toma cada tarea
se incluiran despues numericamente. La medici6n de la duraci6n de
cada tarea (dias, semanas 0 meses) y el tiempo de la tarea (horas) no son
s u ., >CI ~
0.. ., ... CI -e ~ .. ., ., ... ., ... .. e .. ~
g' c:: CI ~
U .. ~ .. 0..
S .. e ~
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N ---0= -..,
...
....
...
'"
...
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N
-en
< w w
CIC
.....
:= := 0 ~
LO QUE USTEO DEBE SABER SOBRE LOS CONTRATOS DE CONSULTORiA 131
10 mismo. Es posible que una encuesta para invesrigacion de mercado
requiera ochenta horas de trabajo, que equivaldria ados semanas de was
de ocho horas cada uno, 0 cuatro semanas si s610 se emplean cuatro
horas diarias en eI proyecto. Una auditoria de una empresa para la cual es
preciso entrevistarse con veinte ejecurivos de la compaiiia podria reque
rir cuatto semanas calendario (debido a la dificultad de concertar las
citas con los ejecutivos), pero solo de cuarenta horas de su tiempo.
Tambien tiene que decidir quien estari a cargo de cada tarea. Si
piensa hacer to do eI trabajo usted mismo, esto es facil. Sin embargo, en
algunos casos tendra que subcontratar a otros consultores 0 incluso a
otras orgaruzaclOnes.
En la figura 8-2 se aprecia un cronograma de desarrollo de pro
yecto en el cual ya se han determinado las tareas por realizar. Despues
de escribir cada tarea en eI cronograma, trace hacia la derecha una
linea horizontal doble, desde ellugar donde comienza la tarea y hasta
que esta se complete. Cada fila horizontal corresponde a los was, se
manas 0 meses despues de que se de la autorizacion de proceder. (Ob
serve que en eI ejemplo de la figura 8-2, eI periodo de tiempo que se
utiliza son meses.) Despues, cuando Ie adjudiquen el contrato, podri
escribir los dias, semanas 0 meses reales y utilizar este cronograma para
administrar eI proyecto. Convierta las horas a gastos en d61ares para
cada periodo y sume las horas y los costos. Use una figura de diamante
como esta 0 para indicar las fechas y los momentos criticos, es decir
cuando debe ocurrir algo muy importante en el proyecto, por ejemplo
si hay que presentar un informe. (Mas tarde, cuando ya se haya com
pletado la tarea cririca, se colorea eI diamante.)
Cuando ya Ie hayan asignado el contrato y este autorizado para
proceder, puede utilizar eI cronograma como aparece en la figura 8-3.
En un nuevo formato, sustituya las fechas reales por periodos de tiem
po estimados. (En la figura 8-3, observe que, por ejemplo, eI mes 1 se
reemplaz6 por junio, eI mes 2 por julio.) Copie en el nuevo formato
las lineas horizon tales dobles que indican cuando debe comenzar y
terminar cada tarea.A medida que va ejecutando eI proyecto, sombree
Figura 8-2. Crenograma de ~esarrollo de proyecto propuesto, indicando las tareas y las estimaciones de horas y costos
MESES UNA VEl ADJUDICADO EL CONTRATO
$50/hr 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
TAREA 1 Hrs/S Hrs/$ Hrs/S Hrs/S Hrs/S Hrs/$ Hrs/S Hrs/$ Hrs/S Hrs/S Hrs/$ Hrs/$
Desarrollo de la I I herramienta de • investigaci6n 20/1 000
Recolecci6n de Q datos secundarios
10/500
Entrevistas . I
20/1000 20/1 000 20/1 000 20/1 000 20/1000 20/1000
Registro de I I
datos 2/ 100 5/250 5/250 5/250 5/250 5/250 3/ 150
Ana lisis y . 1 ca lculos de
datos 5/250 5/250 5/250 5/250 5/250 10/500
Entrevistas de Ir . I seguimiento
2/100 3/150 2/ 100 1/50 1/50 5/250
Preparaci6n del ~ Presentar informe al final del
informe final 40/2000
noveno mes a partir de la adjudicaci6n del contrato
TOTALES
269/$13,450 3011500 22/11 00 32/1600 33/1650 32/1600 31/1550 31/1550 181900 4012000 j ~ -----..... ~-- ~ ~~~ - . - - ... - -. - , •. ~ ....... -.....- ".,_. .- . - . .
Figura 8-3. Cronograma de desarrollo de proyecto despues de iniciado el proyecto
Horas Horas Horas Horas Horas Horas Horas Horas Horas Horas Horas Horas
TAREA P/R' P/R' P/R' P/R' P/R' P/R' P/R' P/R' P/R' P/R' P/R' P/R' Junio Julio Agosto Sept. Octubre Nvbre. Dcbre. Enero Febrero Marzo Abril Mayo
Desarrollo de la --herramienta de investigaci6n 20/18 Nueva fecha Recolecc i6n de - I estimada datos secundarios para terminacion
10/13
Entrevistas 1- ~~ 20/16 20/21 20/16 20/ 20/ 20/
Registro de ........ _I datos
213 5/6 5/5 5/ 5/ 5/ 3/ Aniilisis y 1---calculos de datos 5/4 5/4 5/ 5/ 5/ 10/
Entrevistas de 1-seguimiento 2!3 3/3 2/ 1/ 1/ 5/
Preparaci6n del ./ r> Presentaci6n del
i nforme fi na I informe el l Ode marzo
TOTALES 30/33 22119 32/34 33/28 321 31/ 31/ 18/ 40/
-
• ?royeul6n/cjcclIc ion
134 COMO SER UN CONSULTOR EXITOSO
porciones del bloque rectangular formado por la linea doble para indi
car eI porcentaj e de la tarea que ya se ha completado. A1 finalizar cada
mes, Ilene las horas reales que se trabajo en cada tarea y compare con
las horas proyectadas. Si sabe que es preciso posponer una tarea por
a1guna razon, ajuste eI cronograma utilizando un triangulo y una serie
de Iineas punteadas, como se indica en eI area horizontal hacia la dere
cha de la figura, en "Entrevistas".
DIAGRAMAS PERT
LaT ecnica de Evaluacion y R evision de Program as (Program Eva"~a tion
and R eview Technique, PERT) fu e desarrollada por la O fi cina de Pro
yectos Especiales de la M arina de los Estados Unidos durante un tra
bajo realizado con la firma de consultoria gerencial Booz, Allen, and
Hamilton en 1958.
Como seguramente penso cuando mencione la marina estado
unidense, eI PERT se diseno para ser utilizado en grandes contratos y
proyectos. Sin embargo, eso no quiere decir que no se pueda utilizar
en pequenos proyectos de consultoria. N o solo Ie ayudari cuando
implemente eI proyecto, sino qu e impresionari a su cl iente potencial si
10 incluye como parte de su propuesta, pues demuestra que ha analiza
do muy bien eI asunto.
El uso del diagrama PERT reporta muchos benefi cios. Minimiza
las demoras, las interrupciones y los conflictos en eI desarrollo, la coor
dinacion y la sincronizacion de las diversas partes del proyec to global,
y permite completarlo mas ripidamente.
El PERT depende de so lo dos elementos: eventos y actividades.
Un evento es el logro de una tarea especifi ca qu e ocurre en un mo
mento reconocible de tiempo. Una actividad es eI trabajo que se re
qui ere para completar un evento.
,Quiere un ejemplo? La publicacion de un anuncio publicitario
es un evento. Escribir el texto, hacer las artes , preparar el diseno y Ilevar
el aviso para que 10 publiquen son todas ac tividades. Como vera, los
LO QUE USTEO DEBE SABER SOBRE LOS CONTRATOS DE CONSULTORiA 135
eventos no requieren tiempo por sl mismos. Sin embargo, marcan los
inicios y los finales de las actividades que es preciso desarrollar para
completar los eventos.
Observe la descripci6n grafica de un diagrama PERT que se ilus
tra en la figura 8-4. Los eventos estan representados mediante circulos,
y las actividades mediante flechas que unen los circulos. Recuerde,
cada evento representa un instante especifico en el tiempo, y la flecha
o la actividad que conecta los eventos representa 10 que se tiene que
hacer y el tiempo que se requiere para planear y realizar el trabajo.
Con el PERT, el tiempo por 10 general se calcula en semanas
calendario. Una semana calendario es el numero de dias habiles que se
requieren, dividido por el numero de d1as habiles por semana. EI tiem
po anticipado para cualquier actividad, que tambien se denomina tiem
po esperado, se calcula mediante la siguiente ecuaci6n:
T = a+4b+c 6
en donde T = tiempo esperado, a = tiempo optimista, b = tiempo mas
probable, y c = tiempo pesimista.
Si a = 1 semana, b = 2 semanas, y c = 3 semanas, entonces:
1 + (4)2 + 3 12 T - ---2 - --
6 6
Figura 8-4. Diagrama PERT sencillo con cualro evenlos y cualro aClividades
Evento Actividad
1 1-2
2 1-3
3 3-4
4 2-4
136 COMO SER UN CONSULTOR EXITOSO
Fecha mas temprana esperada
La fecha mas temprana esperada esta representada por las letras TE* . Es
la fecha mas temprana posible en la cual se puede completar una tarea
en particular. En la figura 8-5, vera que existen dos caminos en la red:
uno de los caminos esta representado par los numeros 1, 2,4; el segun
do, par los numeros 1, 3, 4. El camino 1, 2, 4 toma ocho semanas
(2 + 6); el camino 1,3,4 exige dace semanas. Como todos los eventos
tienen que ocurrir antes de que se complete el proyecto, tendra que
aguardar cuatro semanas adicionales despues de completar el camino
1,2,4 antes de poder completar el evento 4. Por consiguiente, la fecha
mas temprana esperada para el diagrama que se aprecia en la figura
8-5 son dace semanas.
Fecha mas tardia permitida
La fecha mas tarclia permitida esta representada par las letras TL; es la
ultima fecha en la cual puede tener lugar un evento sin que interfiera
can la fecha programada del ruagrama completo.
Observe la figura 8-6. En este diagrama, la TE del evento 6 son
rueciseis semanas. Esto seria a traves del camino 1, 3, 5, 6, que es el
Figura 8-5. Diagrama PERT sencillo que indica la importancia de la TE
TE = 12 semanas
* Se utiliz.an las siglas en ingles. tal como se acostumbran a usar en los diagramas PERT (nota del editor).
LO QUE USTEO DEBE SABER SOBRE LOS CONTRATOS DE CONSULTORiA 137
camino m;is largo de los tres del diagrama. Por consiguiente, el camino
1,3, 5, 6 es el camino cntico. Por consiguiente, si se quiere reducir el
tiempo necesario para completar este proyecto, es preciso reducir las
ac tividades en este canuno. No reviste importancia alguna reducir 0
no el tiempo de la actividad en el camino 1, 2; el canuno 1, 2 no es
cntico en este senti do. Incluso si reduce la actividad en el canun o 1,2
acero, la TE sigue siendo dieciseis semanas. Para reducir la TE del
evento 6, debe reducir las actividades en el camino 1,3, 5, 6.
Las fechas mas tempranas esperadas para los seis diversos eventos
se indican en la figura 8-6. Podna esperar completar el evento 4 nueve
semanas despues de su inicio debido al camino cntico 1, 3, 4. Si la
actividad comienza inmediatamente a partir de am, podna esperar com
pletar el evento 6 en un total de catorce semanas despues de ini ciado
el proyecto.
Sin embargo, un examen mas atento Ie dira que el tiempo en
realidad es de dieciseis semanas debido a que existen otras ac tividades
requeridas. Esto tambien Ie debe indicar que el evento 4 en realidad
Figura 8-6. Diagrama PERT sencillo que indica las fechas mas tempranas posibles
en cada evento
TE = 2 semanas TE = 9 semanas
TE = 0 TE = 16 semanas
TE = 8 semanas TE = 10 semanas
Adaptado de Richard I. Levin y Charles A. Ki rkpatrick, Quantitative Approaches to Management, 3' ed. (Nueva York : McGraw-Hili , 1975).
138 COMO SER UN CONSULTOR EXITOSO
no tiene que completarse en nueve semanas; de hechci, se podria com
pletar en once semanas (11 + 5 = 16) despues de iniciado el proyecto,
sin que interfiera con el tiempo programado en el diagrama, que es de
dieciseis semanas en el evento 6.
Ese es el significado de la fecha mas tarrua perrnitida. Para el even
to 4, es once semanas despues de iniciado el proyecto. Esto se debe a
que en ese momento aun tiene cinco semanas de trabajo para comple
tar la actividad 4,6 Y exactamente cinco semanas para hacerlo.
Holgura
La holgura es la diferencia entre la fecha mas tarrua permitida y la fecha
mas temprana esperada, y se representa con la letra S. En el even to 4 de
la figura 8-7, el tiempo de holgura es once semanas menos nueve se
manas, es decir, dos semanas.
Figura 8-7. Diagrama PERT sencillo con las fechas mas tardias permitidas y
el tiempo de holgura agregado
TE = 2 sema nas TL = 7 semanas
5 = 5 semanas
TE = 9 semanas TL = 11 semanas
5 = 2 semanas
TE = 0 TL = 0
TE = 16 semanas TL = 16 semanas semanas
TE = 8 semanas TL = 8 semanas
5 = 0
TE = 10 semanas TL = 10 semanas 5=0
5 = 0
Adaptado de Richard I. Levin y C harles Kirkpatr ick. QlI(mlitatillt' Approaches to Matlagemetlt , 3a. cd. (Nueva Yo rk : McGraw- Hili , 1975).
LO QUE USTEO OEBE SABER SOBRE LOS CONTRATOS OE CONSULTORiA 139
Como vera, un proyecto de consultona complejo se puede con
trolar con relativa faci lidad utilizando diagramas PERT. Este metodo
indica en donde es posible ahorrar tiempo y en don de se puede dejar
que el cronograma se atrase, y en donde es cntico completar un even
to en particu lar exactamente a tiempo. Muestra en don de se debe
concentrar 0 en donde puede trasladar recursos de caminos no cnticos
a caminos cnticos para ahorrar tiempo. EI PERT tambien Ie indica
como ahorrar dinero al no invertir recursos en donde tendran menos
impacto sobre las fechas cnticas.
EI cronograma de desarrollo de proyectos, 0 diagrama PERT, Ie
indicar:i a su cl iente potencial que usted sabe 10 que hace y que ha
reflexionado profundamente sobre el proyecto de consultona en su
conjunto. Esto aumentar:i las oportunidades de que Ie acepten su pro
puesta. Una vez 10 hayan contratado, estas herramientas de gestion Ie
ayudaran a controlar el proyecto y evitar retrasos y sobrecostos. Tendr:i
clientes mas satisfechos y menos preocupaciones y 6iceras.
Ahora ya esta listo para negociar todo 10 que ha preparado con su
cliente. Le enseiiare como hacerlo en el capitulo 9.
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