Como preparar propuestas para licitar (How to answer a RFP)

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La gerencia del Proceso

El papel del contratista proponente

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La Preparación de la oferta

Una operación estratégica

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La planeación de la propuesta. Elabore un índice del contenidoAjústese al orden sugerido por el cliente.Elabore un plan de acción Genere un diagrama de tareas, fechas y responsabilidades

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Ahora nos corresponde otra cosa

Es el turno del contratista proponente

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El gerente de propuestasEl gerente de propuestas

Un excelente conocimiento de la Empresa y de sus posibilidades

Muy buen manejo del Estatuto Bien apoyado, puntualmente Interesado económicamente en

el éxito Puede ser eventual o

permanente.

La propuesta debe estar a cargo de una persona con Experiencia en la Preparación de ofertas,que exhiba:

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Completar el Análisis DOFA

Consultar el pliego

Analizar oportunidades

Estudiar amenazas

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Para el DOFA

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El estudio de la decisiónSe participa para GANARLa decisión debe tener en cuenta muchos factores estrategicos y tácticosSe sugiere usar una matriz de decisionesNo hay que recurrir a brujos o adivinadores

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repararse

Proceso para el Licitante

Entrega Licitación

Consulta Pliegos Participa ?

Audiencia Inform.

Addendo

Análisis Licitación

Preguntas ?

Visita sitio ?

Obtiene Pliegos

No

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Información adicional

Asista a la audiencia informativa

Solicite aclaraciones por escrito

Asista a la visita de obra.

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La Audiencia de aclaraciónAsegurese de que consta su asistencia

Lleve grabadora

Formule sus inquietudes

Asegurese de que recibe repuesta

Evite la locuacidad,

Identifique a sus competidores

Solicite copia del Acta.

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La Visita de ObraEstudie previamente el pliegoPrepare una agendaLleve cámara fotográfica o de vídeoLleve grabadora si hay reuniónUd. es Mudo.Pero con visión 20/20 y Oído al 100%

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Escribir....Escribir

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En esta, el Arte de ESCRIBIR correc tamente es el arma estratégica más importante ( Y claro... LEER bien)

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Documentación para la propuesta

Propuesta técnica

Propuesta Económica

Documentos de archivo

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La Directriz de Propuesta

Permite predecir la cantidad de páginas

Esquematiza el calendario de preparación

Se prepara para cada propuesta

Va desde pocas páginas a cientos de ellas

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La Directriz de Propuesta

Es un guión para la redacción

Instruye al equipo redactor

Asigna responsabilidades de supervisión

Define los temas y estrategias

Describe el contenido de cada parte

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ESCENARIO DE PROPUESTA I CONSTRUCCIÓN DEL GASODUCTO OPON – El Centro – Barrancabermeja

Vol. # LIDER DE VOLUMEN

Sección No. 2: MANEJO DE RECURSOS 

Autor de Sección

Fecha Asignada

Fecha Escenario Aprobado Fecha 1 borrador

No. Pág. FECHA PARA LA PROPUESTA

REQUERIMIENTOS DE LAS ESPECIFICACIONES DE LA SOLICITUD DE PROPUESTAOptimizar el manejo de recursos de manera que se respalden los análisis presentados en la licitación. TEMAS MAYORES Y MENORESDefinición de recursos y utilización, manejo integrado, optimización de recursos RESUMENEl manejo de recursos incluye la definición de recursos que se utilizarán en el proyecto y la manera como se planeará y se optimizará su consumo, respaldando así la metodología y los análisis de la licitación.ENUNCIADO INTRODUCTORIOLos recursos del proyecto constituyen el punto clave del mismo. De su buen uso depende éxito por lo cual esta empresa proporcionará un análisis detallado de la manera como se manejarán de acuerdo con la identificación de categorías. 

ESQUEMA DEL CUERPO PRINCIPALLista de recursos  

   Tabla de agrupación por tipo de recursos  

   Descripción breve de cada tipo de recurso  

   Manejo de recursos por tipo  

   Estrategias para consecución de los recursos  

   Optimización del manejo de recursos  

   Descripción de las ventajas de la optimización  

   CONCLUSIÓNLa optimización del manejo de los recursos brinda ventajas al proyecto representadas en costos adecuados, duraciones apropiadas y distribución de costos. 

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Organice un archivo que le permita coleccionar ordenadamente el material (Carpeta de Bolsillos)Reúna lo más pronto posible los materiales que tenga disponiblesNunca copie por partes

Y Nó olvide

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El LENGUAJE

Debe ser claro, concreto y sin redundancias

No usar adornos literarios

No usar el “ping-pong” (juego de referencias)

Debe permitir la referencia futura

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SÉ QUE

TÚ CREES

QUE ENTIENDES

LO QUE CREES QUE DIJE

PERO,

NO ESTOY SEGURO

SI TE DAS CUENTA DE

QUE LO QUE ESCUCHASTE

NO ES

LO QUE QUISE DECIR.

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LAS CERTIFICACIONES

Una causa de rechazo son las certificaciones de trabajoCumpla con los requisitos exigidos.Si su certificación no cumple con lo exigido, adjunte documentos supletorios, pero asegurese antes de presentar oferta de que serán admitidos.

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La inscripción

Las deficiencias en el certificado de inscripción, no advertidas por Ud suelen ser fuente de rechazosAsegurese de que satisface todas las exigencias.Si es del caso, procese una actualización. Tiene tiempo y no vale mucho