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Compras,
configuración y uso versión 1.0
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Presentación
La aplicación Horek es una aplicación desarrollada para dar respuesta al sector Hostelero
con una solución global que satisfaga las necesidades de un mercado cada vez más
profesional y exigente, que busca una gestión rigurosa y excelente.
Se gestiona desde HorekWeb y es en esta plataforma web donde se configura lo necesario
para la venta desde la TPV, y las aplicaciones complementarias como la cartelería digital y
las apps de gerencia, clientes y carta digital.
Desde la opción de Compras se gestionarán los proveedores y los procesos con ellos
realizados, como pedidos, albaranes y facturas.
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Índice
Presentación página 2
Navegación página 4
Ficha de proveedores página 5
Pedido a proveedor página 6
Entrada de mercancía página 7
Facturas página 8
Facturas detalle página 9
Familias página 9
Lista de la compra página 10
Generar pedido página 11
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Navegación
Iconos Acción
Icono para crear nuevos registros.
Icono que permite eliminar un registro.
Icono para guardar la información registrada en pantalla.
Icono que permite guardar la información sin salir de la pantalla de edición.
Icono para buscar información o aplicar los filtros previamente seleccionados.
Icono que permite salir de una pantalla o ventana sin guardar la información registrada.
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Ficha de proveedores
En esta opción se dan de alta los diferentes proveedores de la empresa.
Desde la pantalla principal se puede crear nuevos proveedores, eliminar y modificar.
Para mostrar en pantalla todos los proveedores dados de alta se deberá pulsar el icono Buscar
(Lupa), y sin aplicar ningún filtro mostrará todos los registros.
Para dar de alta un nuevo proveedor pulsar el Icono nuevo. Rellenar los datos de la ficha, siendo
obligatorios el Nombre, el NIF y la Forma de pago.
Para poder añadir archivos adjuntos, pulsar el botón Aplicar, y se mostrará una nueva pestaña
Adjuntos para poder añadir los documentos que se quieran incluir.
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Para editar la ficha de un proveedor ya dado de alta, hay que pulsar sobre el nombre del mismo.
Desde la página principal de esta opción se podrá filtrar por el nombre del proveedor, código y
ciudad.
Pedido a proveedor
Desde esta opción se podrán realizar los pedidos de artículos a los proveedores correspondientes
en función de las necesidades del almacén.
Para mostrar en pantalla todos los pedidos dados de alta se deberá pulsar el icono Buscar (Lupa),
y, sin aplicar ningún filtro, mostrará todos los registros.
Para dar de alta un nuevo pedido pulsar el Icono nuevo. Rellenar la opción Datos de la ficha, siendo
obligatorios el proveedor, la Serie de factura y la Forma de pago. Para seleccionar el proveedor
pulsar el botón Cód. Proveedor y mediante el filtro de descripción o código, pulsar la lupa y se
mostrará el proveedor. Si quisiéramos ver todos los proveedores, sin poner ningún dato en el filtro,
pulsar el icono Lupa.
El campo número de referencia es un campo donde poder registrar algún tipo de referencia o
código que sea necesario destacar.
En la ficha Otros Datos de la ficha del pedido se podrán marcar las opciones Cursado y Servido en
los casos que corresponda, así como la fecha de entrega del pedido y las observaciones que sean
pertinentes.
La opción Relacionados nos muestra todos los albaranes de entrada que se relacionan con el
pedido.
A continuación desde la pestaña Datos se irán agregando los artículos que van a pedirse al
proveedor.
1º Pulsar Nuevo producto.
2º Buscar el producto aplicando los filtros de Descripción, Código o Familia, o bien, mostrar todos
pulsando el icono Lupa.
3º Seleccionar el artículo. Este se añadirá al pedido. Hay que registrar el número de cajas que se
van a pedir. Por defecto se mostrarán el número de unidades del producto que hay por caja y el
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total de unidades solicitadas. Estos tres campos son modificables. Una vez modificados pulsar el
botón Aplicar unidades.
Los datos de unidades por caja están registrados en la pestaña Compras de la ficha del producto.
Una vez añadidos todos los artículos bastará con pulsar el botón Guardar para tener registrado el
pedido.
De esta forma cuando llegue la mercancía del proveedor se podrá pasar este pedido a Albarán y
gestionar la entrada de los artículos solicitados. Este proceso se realiza con el botón de la ficha del
pedido denominado Albaranar.
Entrada de mercancía
Cuando llegue el pedido se gestionará en la aplicación el Albarán de entrega. La gestión puede
hacerse de dos maneras.
A) Albaranar el pedido realizado al proveedor.
1º Buscar el pedido y editarlo pulsando el icono Lápiz (editar).
2º Pulsar botón Albaranar.
3º Completar los datos de la ficha del albarán que faltan:
- Número de documento del proveedor.
- Fecha del documento.
- Referencia, si fuera necesario destacar algún dato.
- Marcar la opción Servido cuando, después de chequear los artículos, se pueda dar el
pedido original por entregado. De esta manera el pedido original quedará servido.
4º Registrar las cajas/unidades de los productos que han servido.
5º Pulsar el botón Guardar.
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Mientras falte mercancía el pedido seguirá pendiente de servir y podrá ser albaranado
nuevamente hasta que toda la mercancía pedido esté entregada.
B) Crear una entrada de mercancía.
1º Pulsar el botón Nuevo.
2º Seleccionar el proveedor pulsando el botón Proveedor. Desde la ventana de búsqueda
pulsar el icono lupa para mostrar todos o aplicar los filtros para buscar uno concreto.
2º Rellenar los datos de Serie de factura, Forma de Pago, Almacén, Nº de Documento, Fecha
del documento y Referencia, si fuera necesario.
3º Añadir los artículos que han llegado indicando las cajas, unidades y unidades Servidas.
4º Pulsar el botón Guardar.
Facturas
En este módulo se registrará la facturación de albaranes por parte del proveedor. Es decir, una
factura que agrupa a varios albaranes.
1º Pulsar el botón Nuevo.
2º Buscar el proveedor por nombre o código, o mostrar todos pulsando la lupa.
2º Rellenar los datos de Nº de Factura, Fecha de factura, Serie de factura y Total de la factura.
3º Pulsar el botón Casar entrada de mercancía para seleccionar los albaranes de entrada que se van
a facturar en el documento.
4º Una vez verificados los totales se puede dar por cerrada/casada la factura con los albaranes. Para
finalizar pulsar el botón Guardar.
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Facturas detalle
En este módulo se registrarán las facturas que lleguen de proveedor como si de un albarán de
entrada se tratara. La configuración y registro es igual que para el albarán de entrada.
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Familias
En este módulo se pueden dar de alta las diferentes familias en las que agruparemos los artículos
que serán susceptibles de pedir a proveedor. De esta manera se podrá configurara la Lista de la
compra por familias de productos.
Por ejemplo, la Familia Pizzas agrupará a todos los ingredientes que necesitamos para la
elaboración del producto Pizza, en sus diferentes variedades. Otro ejemplo podría ser el producto
Mojito, que va a requerir de una serie de ingredientes que, no estando a la venta, si son necesarios
para su elaboración, y por lo tanto habrá que comprarlos, con lo que podríamos llamar a esa familia
Mojitos.
Los diferentes artículos o ingredientes deberán estar dados de alta como productos y en su ficha
Asignar la Familia Compra correspondiente.
Lista de la compra
En este módulo se gestionarán las listas de la compra, tanto las generadas desde la TPV como las
que se generen desde la aplicación de gestión. En pantalla aparecen todas las listas creadas y si
han sido generados los pedidos a proveedor o no.
1º Pulsar el botón Nuevo.
2º Rellenar los datos de Terminal y Turno.
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3º Introducir Nuevos productos, o bien, pulsar el botón Stock mínimo y seleccionar los artículos
que se quieran pedir. Para que esta opción muestre información previamente hay que configurar
en el artículo una serie de datos.
Ficha del artículoPestaña Almacénmarcar gestión de stockPoner un stock mínimo, para que
cuando se llegue a ese stock la aplicación avise y se puedan incluir esos artículos en la lista de la
compra.
4º Añadir las unidades/cajas a pedir y pulsar el botón aplicar unidades para que se actualice la lista
de la compra con las unidades totales a pedir.
5º Una vez verificados los artículos se puede dar por cerrada la lista. Para finalizar pulsar el botón
Guardar. Siempre se podrá modificar antes de gestionar el pedido a proveedor desde el icono
editar.
Generar pedido
Con esta funcionalidad podremos gestionar las listas de la compra generando los pedidos a
proveedor.
1º Al acceder aparecerán las diferentes listas. Si hay algún artículo en el que no aparezca
seleccionado el proveedor aparecerá un aviso en rojo para seleccionarlo. Al pulsar sobre el aviso
se abrirá el buscador para buscar y seleccionar.
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Si quisiéramos asignar el mismo proveedor a todas las listas bastará con pulsar el botón
Proveedor y buscar y seleccionar.
2º Añadir las unidades a pedir en la columna de Solicitadas (Sol.), se puede hacer de manera
manual o bien pulsar el Botón Completar Sol.
3º Una vez añadidas las unidades pulsar el Botón Guardar Sol. De esta manera modifiquemos lo
que modifiquemos en las listas las unidades no varían.
4º En este paso generamos el Pedido pulsando el Botón Generar.
5º Seleccionamos la serie de factura y seguimos las indicaciones de la ventana, corrigiendo lo que
indica antes de generar el pedido.
6º Una vez generado el pedido podremos consultarlo y tramitarlo desde la opción Pedido a
Proveedor.
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