Comunicación para Asociaciones Juveniles

Comunicación interna y externa para asociaciones.

Camon Cigarreras, 10 de junio de 2011

Veremos

Conceptos y factores que determinan una comunicación eficaz.

Principales herramientas para proporcionar una imagen positiva.

Comunicar es una manera de organizarnos.

Conceptos

Identidad de una organización:

Características que nos diferencian de los demás. Es nuestra historia, estrategias, estilo de trabajo,

ideología, etc. ES LO QUE SOMOS.

I. Conceptos

Imagen de una organización:

Lo que la opinión pública percibe. Es nuestra cara visible. ES LO QUE CREEN QUE SOMOS.

I. Conceptos

Comunicación de una organización:

La que se genera desde la asociación y tiene intención consciente.

Incluye comunicación interna y externa. ES LA MANERA EN LA QUE QUEREMOS QUE NOS

VEAN.

II. Planificamos

Análisis de la situación de partida. Definición de los objetivos. Definición de las estrategias. Elección de los mensajes. Planificar herramientas y actividades. Evaluar lo conseguido.

II. Planificamos

Análisis de la situación de partida:

Preguntas, entrevistas, encuestas. Interna y externa.

¿Qué es para ti la asociación? ¿Qué crees que quieren sus socios? ¿Qué están logrando?

II. Planificamos

Definición de los objetivos:

Prioritarios e indicadores cuantificables.

Ejemplos: Consolidar / crecer en socios. Impacto en los medios de comunicación. Cambios reales.

II. Planificamos

Definición de los estrategias:

División del trabajo en la asociación. Elegir el público objetivo y el momento. Elegir los portavoces y responsables de

comunicación. Elaborar un plan de comunicación. Obligarse a comunicar. Destinar recursos y medios.

II. Planificamos

Elección de los mensajes:

Generar opinión positiva en el receptor. Mensajes reales. Insistir en ellos.

II. Planificamos

Elección de los mensajes:

Ejemplos: Abierta, participativa, dialogante. No depende de una única persona. Diferentes. Independientes. Trabajadores, etc.

III. Herramientas Com. Interna 1. Manual de entrada. 2. Cartas y circulares. 3. Informes y actas. 4. Balances. 5. Publicaciones. 6. Tablón de anuncios. 7. Buzón, foro, email. 8. Reuniones y asambleas. 9. Jornadas internas. 10. Jornadas convivencia.

III. Herramientas Com. Interna

1. Manual de entrada:

Acogida al nuevo integrante. Historia y memoria de la asociación. Características propias. Personas de contacto.

III. Herramientas Com. Interna

2. Cartas o circulares:

Tanto para los que participan como para los que simplemente están “apuntados”.

Formato electrónico: emails. Lista de distribución (consultable en cualquier

momento). Redes sociales.

III. Herramientas Com. Interna

3. Informes y actas:

Constar por escrito lo que se decide. Conocer lo que se ha decidido. Obrar coherentemente. Conocimiento para la nueva persona.

III. Herramientas Com. Interna

4. Balances:

Memorias de actividades. Estadísticas. Fichas DAFO. Dossier de prensa.

III. Herramientas Com. Interna

5. Publicaciones:

Página web / boletín. Folletos, carteles, manuales, etc. Artículos en prensa. Estudios propios.

III. Herramientas Com. Interna

6. Tablón de anuncios:

Tablón de anuncios físico / virtual. Escaparate.

III. Herramientas Com. Interna

7. Buzón, foro, email:

Correspondencia pública o privada. Abierta o particular.

III. Herramientas Com. Interna

8. Asambleas y reuniones:

Foro informativo y decisivo. Obligación de informar. Motivadas por la realidad.

III. Herramientas Com. Interna

9. Jornadas formativas internas:

Dirigidas al aprendizaje de los socios. Puesta en común de conocimientos. Momento de implicación debida.

III. Herramientas Com. Interna

1. Jornadas de convivencia:

Almuerzos, comidas y cenas. Conocernos mejor. Unir al grupo. Crear vínculo y reconocimiento común.

IV. Herramientas Com. Externa 1. Nota de Prensa. 2. Rueda de Prensa. 3. Entrevista. 4. Desayuno / Almuerzo. 5. Visitas de Prensa. 6. Campañas. 7. Cursos, jornadas, charlas. 8. Revista. 9. Página Web. 10. ...

IV. Herramientas Com. Externa

1. Nota de Prensa:

Deben despertar interés, ser atractivas y facilitar su publicación (dar el trabajo hecho):

Nota previa: datos básicos, interesar. Nota resultante de lo acontecido, incluyendo

declaraciones. Nota de opinión y posicionamiento.

IV. Herramientas Com. Externa

1. Nota de Prensa:

Claridad y calidad. Titular corto y llamativo. Cuerpo de 10 líneas con lo más importante. Nunca más de 2 folios, numerados y fechados. Debe aparecer logo y datos.

IV. Herramientas Com. Externa

1. Nota de Prensa:

Mantener siempre la misma estructura. Incluir la frase “Para más información llamar a…” Guardarse. Disponerlas en página web junto a material gráfico.

IV. Herramientas Com. Externa

2. Rueda de Prensa:

Sólo cuando haya algo noticiable que comunicar (quizás también aprovechar lago noticiable).

Convocarlas a primeras horas de la mañana (10 a 12 h.)

Planificar: listado de temas a tratar, no introducir elementos secundarios y confusiones.

IV. Herramientas Com. Externa

2. Rueda de Prensa:

Nunca exceder más de 30 minutos. Si quieren ampliar, que sea aparte. No más de 3 personas en la mesa. Facilitar documentación, material gráfico. Emitir nota de prensa posterior. Realizar seguimiento.

IV. Herramientas Com. Externa

3. Entrevista:

Pregunta-respuesta. Preparación previa:

Conocer el medio y periodista.Preguntar por él tema general, sin pretender

controlar.PREPARAR TITULARES que intercarlaremos

oportunamente.

IV. Herramientas Com. Externa

3. Entrevista:

NO MENTIR NUNCA: nos jugamos credibilidad. No limitarnos a contestar, debemos conducir la

temática con expresiones del tipo “a esto te puedo contestar brevemente…, pero lo que de verdad quiero dejar claro…”

IV. Herramientas Com. Externa

3. Entrevista:

Respaldar nuestra declaraciones con hechos, datos o testimonios de otras personas, especialmente si son creíbles y objetivos.

Ofrecernos a solventar dudas. Cuidado con las despedidas y el off the record.

IV. Herramientas Com. Externa

4. Desayuno / Almuerzo con medios:

Mantener relación cordial con los medios. Encuentro distendido. Intercambiar opiniones (sabe también que piensan). Realizar balance. Avanzar cuestiones.

IV. Herramientas Com. Externa

4. Desayuno / Almuerzo con medios:

Invitar a habituales pero también a especializados. Juntos o por separado. Facilitar lo necesario: documentación, etc. Oportunidad para consolidar relaciones.

IV. Herramientas Com. Externa

5. Visita de prensa:

Dar la oportunidad de que un medio conozca nuestra actividad y trabajo pasando un tiempo con nosotros.

Mejor en momentos especiales: campañas, elementos novedosos, etc.

IV. Herramientas Com. Externa

6. Campaña informativa:

Dar a conocer o sensibilizar sobre un tema en especial.

Busca un finalidad. Apoyadas en material gráfico. Cohesión y participación de los socios: actividad

ineludible.

IV. Herramientas Com. Externa

6. Campaña informativa:

Definir claramente el motivo y mensaje. Especial interés en el material gráfico: es lo que

perdurará. Dividir el trabajo. Calendario de actuaciones.

IV. Herramientas Com. Externa

7. Cursos, jornadas, charlas, etc.:

Formación para propios y extraños. Difusión de la asociación y sus objetivos. Valorables por la repercusión popular, número de

asistentes, alcance de objetivos, etc.

IV. Herramientas Com. Externa

8. Revista / Boletín:

Exige un compromiso de trabajo. Depende del volumen de actividad e información

que generemos. Debe tener responsables claros.

IV. Herramientas Com. Externa

8. Revista / Boletín ACLARAR:

Objetivo y finalidad. Público al que se dirige. Recursos económicos y humanos necesarios. Formato, secciones, nº de páginas, etc. Periodicidad, nº de ejemplares. Maquetación y confección. Distribución.

IV. Herramientas Com. Externa

9. Página web:

Puede suplir a la revista. Perdura en el tiempo. Puede incluir más elementos. Muy importante: actualidad y actualización. Económica. Determinar responsables.

IV. Herramientas Com. Externa

10. BOCA A BOCA:

La manera de comunicación más importante. Basado en las relaciones de confianza. Espontáneas, también válidas para adelantos y

“filtraciones”. ÚTIL Y PELIGROSA.

IV. Herramientas Com. Externa

10. BOCA A BOCA:

La manera de comunicación más importante. Basado en las relaciones de confianza. Espontáneas, también válidas para adelantos y

“filtraciones”. ÚTIL Y PELIGROSA.

V. Medios necesarios

Recursos organización y humanos:

Plan de Comunicación con calendario y presupuesto. Responsable de Comunicación. Responsables de la creación de materiales. Posible grupo de seguimiento y opinión.

V. Medios necesarios

Recursos técnicos:

Ordenador, internet, impresora. Teléfono y fax. Listado datos de socios y simpatizantes. Listado datos de medios de comunicación. Material informativo.

V. Medios necesarios

Infraestructuras:

Local de trabajo. Local para reuniones. Local para actos públicos.

V. Medios necesarios

Infraestructuras:

Local de trabajo. Local para reuniones. Local para actos públicos.

Comunicación interna y externa para asociaciones.

Camon Cigarreras, 10 de junio de 2011