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La auditoria operativa continua es la valoración independiente de todas las operaciones de una empresa, en forma analítica, objetiva y sistemática, para determinar si se llevan a cabo las políticas y procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas, si se utilizan los recursos en forma eficaz y económica y si los objetivos de la organización se han alcanzado.
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AUDITORIA OPERATIVA CONTINUA
CONTROL ESTRATÉGICO, TÁCTICO Y OPERACIONAL
NUEVO ENFOQUE PARA LA SEGURIDAD
ANDRES FELIPE GUTIERREZ
SEGURIDAD Y CONTROL
Dos redes dentro de la misma organización
PROCESOS COMUNES DE LA SEGURIDAD
• Estudio de seguridad • Análisis de riesgos • Plan de mitigación de riesgos • Evaluación de la vulnerabilidad • Cuantificación de la perdida • Desarrollo de estrategias de protección • Implementación PPS (Physical Protection System) • Planes de continuidad de negocio BCP
DEFINICIONES SEGÚN RAE
VIGILANCIA: Cuidado y atención exacta en las cosas que
están a cargo de cada uno. SEGURIDAD: Mecanismo que garantiza el buen
funcionamiento de algo, previniendo que este falle, se frustre o se violente.
RESPONSABILIDAD DEL DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD
• Protección personas.
• Protección bienes muebles e inmuebles.
• Protección de la carga en almacenamiento y movilizaciones.
• Protección de información (Seguridad informática)
• Protección imagen corporativa / marca
• Protección de la calidad de los productos y servicios
• Protección de inventarios ante robos técnicos, robos continuados, mermas, perdidas indeterminadas, averías, etc. – Acotación: normalmente las compañías de seguros no cubren estos “Siniestros” – .
PROCESOS COMUNES DE CONTROL • CONTROL ESTRATÉGICO
Establece objetivos generales, controla el desempeño y los resultados de la empresa en su totalidad. PLANEACION ESTRATEGICA
• CONTROL TÁCTICO
Mide y corrige el desempeño para asegurar que los objetivos empresariales y los planes establecidos para alcanzarlos se realicen.
PLANES ESPECÍFICOS: Control presupuestal, cumplimiento de metas, establecimiento de estándares de calidad y cumplimiento de programas .
• CONTROL OPERACIONAL
Es el control sobre la ejecución de las tareas y las operaciones desempeñadas por el personal no administrativo de la empresa. Su acción es inmediata.
CONTROL DE PRODUCCION / CONTROL DE EJECUCION.
CICLO PHVA
P: Establece patrones. H: Evalúa desempeño V: Compara el desempeño con el patrón A: Acción correctiva
Después de algunas iteraciones este ciclo debe
incluir una herramienta de Acciones Preventivas.
¿CÓMO SE UNEN LAS DOS REDES?
Seguridad y Control
AUDITORIA OPERATIVA CONTINUA - Adaptación -
Definición: Es la valoración independiente de todas las operaciones de una empresa, en forma analítica, objetiva y sistemática, para determinar si se llevan a cabo políticas y procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas, si se utilizan los recursos de forma eficaz y económica y si los objetivos de la Organización se han alcanzado.
Objetivo: identificar las áreas de reducción de Costos,
mejorar los métodos operativos e incrementar la rentabilidad.
INTERACCIÓN ENTRE SEGURIDAD Y CONTROL
• El área de seguridad conoce los procesos de producción/ logística/ calidad?
• Seguridad sabe en que puntos se requiere su control?
• Seguridad conoce los estándares de ejecución? (Viceversa)
INTERACCIÓN ENTRE SEGURIDAD Y CONTROL
• El área de seguridad tiene la información adecuada para ejercer el control?
• Se hace comités conjuntos de evaluación de riesgos y fallas?
• El área de producción tiene acceso al CCTV?
EJEMPLO 1
CONTROL DE ACCESO PESAJE DESCARGUE
FECHA PLACA PESO
ENTRADA
PESO
SALIDA
PESO
ANUNCIADO
PESO NETO DIFERENCIA
01 OCT 12 VMU34X 50.000 Kg 20.300 Kg 30.000 Kg 29.700 Kg 300 Kg
03 NOV 12 VMU34X 46.000 Kg 16.020 Kg 30.000 Kg 29.980 Kg 20 Kg
EJEMPLO 1
FECHA PLACA PESO
ENTRADA
PESO
SALIDA
PESO
ANUNCIADO
PESO NETO DIFERENCIA
01 OCT 12 VMU34X 50.000 Kg 20.300 Kg 30.000 Kg 29.700 Kg 300 Kg
03 NOV 12 VMU34X 46.000 Kg 16.020 Kg 30.000 Kg 29.980 Kg 20 Kg
CERO
EJEMPLO 1
EJEMPLO 2
EJEMPLO 2
Cant. % cant % cant % cant %
28 19,0% 80 54,4% 38 25,9% 1 0,7%
INDICADOR DE VENTAS POR CAJAS
16 de agosto
TOTAL PERSONAS EN CAJAS
CAJA1 CAJA2 CAJA3
147
CAJA AUXILIAR
EJEMPLO 2
EJEMPLO 2
SALIDA
PERSONAS SOLAS PAREJAS GRUPOS DE TRES GRUPOS DE CUATRO COMPRADORES
42 50 8 6 58
190
58
132
31%
TOTAL NO COMPRADORES
indice Ventas x ingresos
INGRESO
RESUMEN MOVIMIENTO CLIENTES INDIVIDUALIZADOS
jul-14
TOTAL INGRESOS
TOTAL COMPRADORES
EJEMPLO 3
EJEMPLO 3
Turno
Total
Bultos
reportados
por turno
Total
Bultos
contabilizad
os por
Diferencia
Productiv
idad por
turno
JORNADA 1 (5:30 - 13:40) 918 928 10 33%
JORNADA 2 (13:41 - 21:40) 780 785 5 28%
JORNADA 3 (21:41 - 05:30) 1080 1089 9 39%
TOTAL CONSOLIDADO 2778 2802 24
EJEMPLO 3
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
4 4 5 4 3 4 7 5 5 17 21 8 6 15 19 19 12 17 6 7 9 11 7 8
09-ago 13-ago 17-ago 22-ago 26-ago 29-ago 02-sep 09-sep 14-sep 19-sep 06-oct 27-oct 04-nov 10-nov 25-nov 14-dic 26-dic 12-ene 18-ene 25-ene 03-feb 14-feb 21-feb 29-feb
PROMEDIO RECOLECCION BASURA DESDE AGOSTO DE 2011 HASTA FEBRERO 2012
DIFERENCIA DE NETOS DE BASURA POR DIAS
EJEMPLO 3
Hora
Parada
Hora
reinicio
Tiempo
en
Espera
05:30 05:48 00:18
05:48 07:27 01:39
07:55 07:57 00:02
08:08 08:26 00:18
08:29 08:35 00:06
10:06 11:05 00:59
11:28 12:20 00:5212:28 12:43 00:15
13:02 13:10 00:08
13:15 13:40 00:25
05:02
Tiempo total de la Jornada
(Horas) 08:10
03:08
Porcentaje uso efectivo
del tiempo en empaque 38%
Traslado de bultos a otra area
ANALISIS TIEMPOS DEL PROCESO - JORNADA 1
Tiempo consolidado en
paradas
Tiempo Real del Proceso
(horas)
observaciones
Limpieza del area
Area de empaque sola hasta inicio del proceso
Arreglo y preparacion maquina de empaque
Proceso de empaque detenido
Limpieza del area
Proceso de empaque detenido
Proceso de empaque detenidoAparente falla en la banda
Traslado de bultos a otra area
Entérese cómo reforzar el control operativo de su organización con la
herramienta SUPERCONTROL
Autor: Andres Felipe Gutierrez
agutierrez@supervisa.co
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www.supervisa.co comercial@supervisa.co
PBX: (57-1) 215 29 34
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