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H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE XALAPA- EQUEZ., VER.
2011-2013
MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS DE LA
COORDINACIÓN DE ARTE Y CULTURA
1
ÍNDICE
Presentación
1
Estructura Orgánica
2
Simbología para los Diagramas de Flujo
3
Petición de Espacio
6
Requisiciones de Material
11
Inscripción de Proyectos para los Programas Hábitat y Rescate de Espacios Públicos
15
Promoción de la Cartelera Cultural del Centro Recreativo Xalapa
19
Confirmación de participantes en los eventos y festivales Culturales
22
Glosario de términos
26
Firmas de Autorización
27
Aprobación
28
Directorio
29
Créditos
30
1
PRESENTACIÓN El presente Manual de Procedimientos es un instrumento de información en el que se señalan, en forma ordenada, las operaciones que deben seguirse para la ejecución de las funciones asignadas a la Coordinación de Arte y Cultura.
Cumpliendo con el Plan de Desarrollo Municipal 2011-2013 y con base en el Reglamento de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Xalapa, la Dirección de Recursos Humanos, en acuerdo con la Coordinación de Arte y Cultura, se dio a la tarea de elaborar este Manual de Procedimientos en el que se presenta una descripción lógica, metódica y detallada de los procedimientos a desarrollar en el área.
El objetivo de este documento es contar con una herramienta que contenga un orden y una estandarización para el cumplimiento de las actividades laborales, así como detectar las desviaciones y omisiones que se comentan al desarrollar las mismas.
Las modificaciones que surjan por causa de los cambios en la estructura orgánica o en las leyes competentes se deben incorporar al presente manual, con el fin de mantener una permanente actualización de este documento.
Este Manual de Procedimientos es de uso exclusivo del personal que labora en la Coordinación de Arte y Cultura. El titular del área es el responsable de verificar que lo señalado en este documento se aplique, con el objetivo de que las actividades laborales se realicen eficazmente.
2
ESTRUCTURA ORGÁNICA
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Margarita de la Luz Meza
Hernández Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba
Lic. Elizabeth Morales García
Abril de 2012 Enlace de la Coordinación
de Arte y Cultura Coordinador de Arte y
Cultura Presidenta Municipal
Presidencia Municipal
Coordinación de Arte y Cultura
3
SIMBOLOGÍA
Terminal:
Indica el inicio y el término del procedimiento.
Operación:
Representa la ejecución de una actividad o acciones a
realizar con excepción de decisiones o alternativas.
Decisión y/o alternativa:
Indica la respuesta a una pregunta (sí o no).
Documento:
Representa cualquier tipo de documento que se genere,
salga o entre durante el procedimiento.
Multidocumento:
Representa a los documentos que se generen, salgan o
entren durante el procedimiento.
Archivo permanente:
Indica que se guarda un documento de forma definitiva.
Archivo temporal:
Indica que el documento se guarda de manera provisional.
Sistema informático:
Indica el uso o procesamiento de la información, a través
de un sistema o programa informático.
4
SIMBOLOGÍA
Disquete o Diskette:
Indica el uso, procesamiento o respaldo de información a
través de una unidad magnética.
Disco compacto:
Indica el uso, procesamiento o respaldo de información a
través de un CD.
Pasa el tiempo:
Representa una interrupción en el proceso
Aclaración:
Se utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una
actividad del procedimiento
Conector de actividad:
Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama
de flujo con otra parte lejana del mismo.
Conector fuera de página:
Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente,
en la que continúa el diagrama de flujo.
Dirección de flujo o líneas de unión:
Conecta los símbolos señalando el orden que deben
realizarse las distintas operaciones.
5
SIMBOLOGÍA
Dirección de flujo de actividades simultáneas:
Conecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos
o más actividades que se desarrollan en diferente dirección
del flujo.
Objeto:
Representa cualquier tipo de objeto que se mencione en la
descripción narrativa y que se quiera representar
gráficamente en el diagrama de flujo
Efectivo o cheque:
Representa el efectivo o el cheque que se reciba, genere o
salga del procedimiento.
6
PROCEDIMIENTO Clave: CAC/P01/12
Área:
Coordinación de Arte y Cultura
Nombre:
Petición de espacio para realización de eventos diversos en el Centro Recreativo Xalapeño
Objetivo:
Gestionar un espacio adecuado para los eventos que la Coordinación de Arte y Cultura realiza
Frecuencia:
Diaria
NORMAS
La petición para solicitud de espacio se hace mediante oficio, en original y una copia, el cual debe contener los siguientes datos:
nombre y firma del titular del área; fecha; espacio requerido; fecha y duración del evento (inicio y término); nombre, teléfono y dirección de la institución, asociación, club, dependencia
etc., que lo solicita; nombre y cargo de los responsables del evento;
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Margarita de la Luz Meza
Hernández Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba
Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba
Abril 2012 Enlace de la Coordinación de
Arte y Cultura Coordinador de Arte y
Cultura Coordinador de Arte y
Cultura
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DESCRIPCIÓN NARRATIVA Clave: CAC/PO1/12
Nombre del procedimiento: Petición de espacio para realización de eventos diversos en el Centro Recreativo Xalapeño
Fecha de elaboración: Abril 2012
Fecha de autorización:
Área Actividad Descripción Coordinación de Arte y Cultura
1 Recibe y sella el oficio en original y una copia, dirigido a titular de la coordinación; con el fin de solicitar un espacio para la realización de algún evento.
2 Regresa al solicitante la copia sellada.
3 Revisa la agenda para verificar si existe espacio disponible. ¿Existe espacio disponible para el evento?
3 A En caso de que no exista espacio disponible: Elabora un oficio en original y copia dirigido al interesado, en el que le informa que su petición no procede por falta de espacio. Recaba firma del titular de la coordinación.
3 B Llama por teléfono al interesado y le solicita que pase a la oficina de la Coordinación de Arte y Cultura a recoger el oficio de respuesta. Pasa el tiempo
8
Área Actividad Descripción Coordinación de Arte y Cultura
3 C Entrega al interesado el oficio en original y le solicita que firme de recibido en la copia; misma que archiva de manera cronológica permanente. Fin de la actividad
4 En caso de que sí exista espacio disponible: Registra el evento en la agenda Pasa el tiempo
5 Proporciona e instala, en el área asignada para la realización del evento, el material con que cuenta el Centro Recreativo Xalapeño.
6 Verifica que el material se encuentre acomodado de la manera en que se solicitó y supervisa el evento. Pasa el tiempo
7 Recoge y guarda, en el almacén del Centro Recreativo Xalapeño, el material prestado para la realización del evento.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Margarita de la Luz Meza
Hernández Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba
Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba Abril 2012
Enlace de la Coordinación de Arte y Cultura
Coordinador de Arte y Cultura
Coordinador de Arte y Cultura
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ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
Margarita de la Luz Meza Hernández Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba
Abril 2012 Enlace de la Coordinación de Arte y
Cultura Coordinador de Arte y Cultura Coordinador de Arte y Cultura
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PROCEDIMIENTO Clave: CAC/P02/12
Área: Coordinación de Arte y Cultura
Nombre: Requisición de material
Objetivo: Solicitar a las autoridades correspondientes el apoyo de diferentes
materiales, para cubrir las necesidades del Centro Recreativo Xalapeño.
Frecuencia: Diario NORMAS
El memorándum de solicitud debe cumplir con los siguientes requisitos:
número de memorándum; fecha de elaboración; nombre del titular del área; descripción del apoyo requerido, y orden de requisición debidamente llenada
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Margarita de la Luz Meza
Hernández Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba
Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba
Abril 2012 Enlace de la Coordinación de
Arte y Cultura Coordinador de Arte y
Cultura Coordinador de Arte y
Cultura
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DESCRIPCIÓN NARRATIVA Clave: CAC/P02/12
Nombre del procedimiento:
Requisición de materiales diversos
Fecha de elaboración: Abril 2012
Fecha de autorización:
Área Actividad Descripción Coordinación de Arte y Cultura
1 Elabora y firma Memorándum y Requisición de material, ambos en original y dos copias, dirigido al titular de la Dirección de Recursos Materiales; donde solicita el material necesario para realizar las actividades de la coordinación.
2 Distribuye el Memorándum y la Requisición de material, con sus respectivas fotocopias, de la siguiente manera: Memorándum y Requisición de material original para.- el Director de Recursos Materiales. 1ª copia del Memorándum y Requisición de material para.- el Jefe de la Unidad Adquisiciones. 2ª copia del Memorándum y Requisición de material.- como acuse de recibo. Pasa el tiempo
3 Recibe vale de confirmación de la Dirección de Recursos Materiales del apoyo requerido.
4 Recoge, en el almacén del H. Ayuntamiento, el material solicitado
13
Área Actividad Descripción 5 Traslada y resguarda el material adquirido, en
la bodega del Centro Recreativo Xalapeño
FIN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Margarita de la Luz Meza
Hernández Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba
Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba Abril 2012
Enlace de la Coordinación de Arte y Cultura
Coordinador de Arte y Cultura
Coordinador de Arte y Cultura
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ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Margarita de la Luz Meza Hernández Mtro. Rafael Enrique Salmerón
Córdoba Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba Abril 2012
Enlace de la Coordinación de Arte y Cultura Coordinador de Arte y Cultura Coordinador de Arte y Cultura
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PROCEDIMIENTO Clave: Área: Nombre: Objetivos: Frecuencia:
CAC/PO3/12 Coordinación de Arte y Cultura Inscripción y recepción de proyectos para los programas Hábitat y Rescate de Espacios Públicos Presentar proyectos que fomenten la protección, conservación y aprovechamiento de los espacios públicos. Anual
NORMAS
La propuesta para los proyectos de los programas Hábitat y Rescate de Espacios Públicos (PREP), se recibe mediante oficio previamente autorizado por la Dirección de Obras Públicas.
Los oficios deben contener los siguientes datos:
nombre de la dirección que envía el proyecto; número de oficio y fecha de elaboración; nombre del coordinador de Arte y Cultura; asunto; y nombre y firma del titular del área que lo envía.
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Margarita de la Luz Meza
Hernández Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba
Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba
Abril 2012 Enlace de la Coordinación de
Arte y Cultura Coordinador de Arte y
Cultura Coordinador de Arte y
Cultura
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DESCRIPCIÓN NARRATIVA Clave: CAC/P03/12
Nombre del procedimiento:
Inscripción y recepción de proyectos para los programas Hábitat y Rescate de Espacios Públicos
Fecha de elaboración: Abril 2012
Fecha de autorización:
Área Actividad Descripción Coordinación de Arte y Cultura
1 Recibe y sella oficio original, dirigido al Titular de la Coordinación de Arte y Cultura, de propuestas de proyectos para el programa correspondiente.
2 Transcribe datos del oficio a la libreta de registro y control de la coordinación.
3 Elabora proyectos basándose en los objetivos de cada programa. Pasa el tiempo
4 Elabora oficio de solicitud de autorización en original y cinco copias, dirigido a la Dirección de Obras Públicas, solicitando la aprobación de los proyectos elaborados.
5 Anexa, al oficio original y sus cinco copias, los proyectos en forma impresa y CD para su autorización y distribuye de la siguiente manera: Original para.- la Dirección de Obras Públicas. 1ª Copia.- para la Presidencia Municipal. 2ª Copia.- para la Tesorería Municipal. 3ª Copia.- para la Contraloría Interna. 4ª Copia.- para el Ramo 033. 5ª Copia.- como acuse de recibo y archivo Pasa el tiempo
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Área Actividad Descripción Coordinación de Arte y Cultura
6 Recibe oficio de autorización de la Dirección de Obras Públicas, en el cual se informa los proyectos aprobados y el calendario con las fechas de inicio y término de los proyectos.
7 Elabora oficio informativo en original y cinco copias anexa a éste, el calendario de inicio y término de las actividades a realizarse con motivo de los proyectos autorizados
8 Distribuye oficio informativo original con cinco copias y sus anexos de la siguiente manera: Original.- para la Dirección de Obras Publicas 1ª Copia.- para la Presidencia Municipal. 2ª Copia.- para la Tesorería Municipal. 3ª Copia.- para la Contraloría Interna. 4ª Copia.- para el Ramo 033. 5ª Copia.- como acuse de recibo y archivo.
9 Archiva acuse de recibo de manera temporal en el expediente que le corresponde.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Margarita de la Luz Meza
Hernández Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba
Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba Abril 2012
Enlace de la Coordinación de Arte y Cultura
Coordinador de Arte y Cultura
Coordinador de Arte y Cultura
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ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Margarita de la Luz Meza Hernández Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba
Abril 2012 Enlace de la Coordinación de Arte y
Cultura Coordinador de Arte y Cultura Coordinador de Arte y Cultura
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PROCEDIMIENTO Clave: CAC/PO4/12
Área:
Coordinación de Arte y Cultura
Nombre:
Promoción de la cartelera cultural del Centro Recreativo Xalapeño
Objetivo:
Enviar a los medios de comunicación las actividades culturales y artísticas que el Municipio de Xalapa ofrece para darlas a conocer a la ciudadanía Xalapeña.
Frecuencia: Semanal (lunes)
NORMAS
La promoción de la cartelera cultural se hace mediante correo electrónico a los diferentes medios de comunicación masiva.
El correo electrónico debe contener nombre, fecha, lugar y hora del evento.
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Margarita de la Luz Meza
Hernández Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba
Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba
Abril 2012 Enlace de la Coordinación de
Arte y Cultura Coordinador de Arte y
Cultura Coordinador de Arte y
Cultura
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DESCRIPCIÓN NARRATIVA Clave: CAC/P04/12
Nombre del procedimiento:
Promoción de la cartelera cultural del Centro Recreativo Xalapeño
Fecha de elaboración: Abril 2012
Fecha de autorización:
Área Actividad Descripción Coordinación de Arte y Cultura
1 Revisa agenda del Centro Recreativo Xalapeño de donde extrae los datos de los eventos culturales y artísticos.
2 Elabora la cartelera con todos los datos de los eventos de la semana que se encuentran agendados
3 Envía por correo electrónico a los diferentes medios de comunicación (radio, televisión, prensa) la Cartelera Cultural de los diferentes eventos que se llevan a cabo en el Centro Recreativo Xalapeño. Pasa el tiempo.
4 Recibe y archiva confirmación de recepción de información por parte de los medios de comunicación.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Margarita de la Luz Meza
Hernández Mtro. Rafael Enrique Salmerón Hernández
Mtro. Rafael Enrique Salmerón Hernández
Abril 2012 Enlace de la Coordinación de
Arte y Cultura Coordinador de Arte y
Cultura Coordinador de Arte y
Cultura
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ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Margarita de la Luz Meza Hernández Mtro. Rafael Enrique Salmerón
Córdoba Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba Abril 2012
Enlace de la Coordinación de Arte y Cultura Coordinador de Arte y Cultura Coordinador de Arte y Cultura
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PROCEDIMIENTO Clave: Área: Nombre: Objetivo: Frecuencia:
CAC/PO5/12 Coordinación de Arte y Cultura Confirmación de los participantes para los eventos y festivales culturales Corroborar la asistencia de los artistas invitados a participar en los eventos promocionados y realizados por la Coordinación Semanal
NORMAS
La confirmación de los participantes para los eventos y festivales que organiza la Coordinación de Arte y Cultura se hace mediante oficio, en original y una copia.
El cual debe contener lo siguiente:
nombre del grupo artístico o solista, participante;
lugar, fecha y hora de presentación; y
firma del titular de la Coordinación.
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Margarita de la Luz Meza
Hernández Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba
Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba
Abril 2012 Enlace de la Coordinación de
Arte y Cultura Coordinador de Arte y
Cultura Coordinador de Arte y
Cultura
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DESCRIPCIÓN NARRATIVA
Clave: CAC/P05/12
Nombre del procedimiento:
Confirmación de participantes para los eventos y festivales culturales.
Fecha de elaboración: Abril 2012
Fecha de autorización:
Área Actividad Descripción Coordinación de Arte y Cultura
1 Verifica en la agenda qué tipo de evento va a realizarse.
2 Selecciona de la relación de artistas participantes del Centro Recreativo Xalapeño y de acuerdo al evento ha realizarse, el grupo artístico o solista que va a participar.
3 Confirma, vía telefónica, si el grupo artístico o solista podrá asistir al evento. ¿El grupo artístico o solista podrá asistir al evento?
3 A En caso de que el grupo artístico o solista no pueda asistir al evento: Continúa con la actividad 2
4 En caso de que el grupo artístico o solista sí pueda asistir al evento: Elabora oficio en original y una copia dirigido al grupo artístico que va a participar, en el cual notifica fecha, lugar y hora del evento.
24
Área Actividad Descripción Coordinación de Arte y Cultura
5 Envía documento al grupo o solista participante.
6 Agenda la participación del grupo.
7 Archiva acuse de recibo de manera temporal, en el expediente que le corresponde.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Margarita de la Luz Meza
Hernández Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba
Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba Abril 2012
Enlace de la Coordinación de Arte y Cultura
Coordinador de Arte y Cultura
Coordinador de Arte y Cultura
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ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Margarita de la Luz Meza Hernández Mtro. Rafael Enrique Salmerón
Córdoba Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba Abril 2012
Enlace de la Coordinación de Arte y Cultura Coordinador de Arte y Cultura Coordinador de Arte y Cultura
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GLOSARIO DE TÉRMINOS
PARA EFECTOS DE ESTE MANUAL SE ENTENDERÁ POR:
Oficio: Documento escrito de carácter oficial, utilizado por los solicitantes para requerir espacio o presentación musical.
Evento: Acontecimiento en los cuales se celebran bailables, obras de teatro, entrega de diplomas, clase de diferentes manualidades, exposiciones etc., en el Centro Recreativo. Agenda: Carpeta en el que se apuntan los eventos a realizar. PREP: Programa Rescate de Espacios Públicos.
27
FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
Elaboró
LAE Maribel Durán Figueroa Jefa de la Unidad de Cursos de Capacitación y
Desarrollo Administrativo
Revisó
Lic. Ángel Lara Platas Director de Recursos Humanos
Autorizó
Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba Coordinador de Arte y Cultura
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APROBACIÓN
Lic. Elizabeth Morales García Presidenta Municipal de Xalapa
Rosa Luna Hernández
Síndica
Jaime Cisneros González Regidor Primero
Aníbal Pacheco López
Regidor Segundo
Miguel Ángel Cabrera Gordillo Regidor Tercero
Xavier Enrique Chávez Rosales
Regidor Cuarto
Corintia Cruz Oregón Regidora Quinta
Alberta Hernández Vilchis
Regidora Sexta
Francisco Morales Sarmiento Regidor Séptimo
Omar Guillermo Miranda Romero
Regidor Octavo
José Alfredo Corona Lizárraga Regidor Noveno
Mayra Teresita Cortés Rodríguez
Regidora Décima
María Teresa Bernal Velázquez Regidora Décima Primera
Moisés Vázquez Cuevas
Regidor Décimo Segundo
Bolívar Mundo Arias Olguín Regidor Décimo Tercero
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DIRECTORIO
Nombre: Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba
Puesto: Coordinador de Arte y Cultura
Teléfono: 8 18 87 35 y 8 17 82 34
Correo electrónico: www.xalapa.gob.mx
30
CRÉDITOS
Lic. Elizabeth Morales García Presidenta Municipal
Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba
Coordinador de Arte y Cultura
Lic. Ángel Lara Platas Director de Recursos Humanos
L.A.E. Maribel Durán Figueroa
Jefe de la Unidad de Cursos de Capacitación y Desarrollo Administrativo
Lic. Margarita de la Luz Meza Hernández Enlace de la Coordinación de Arte y Cultura
Colaboradores
LAE Alma Jenny Jiménez Abad LAE Haydee Ramírez Hernández TS Luis Enrique Aguirre Ochoa
Lic. Karla Edith Velasco Vázquez LAE Susana Ortiz Vidal
LAE Violeta López González
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