COPIA CONTROLADA · 2020. 9. 29. · PROCESO GESTIÓN FINANCIERA VERSIÓN 02 CARACTERIZACIÓN...

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA VERSIÓN 02

CARACTERIZACIÓN GESTIÓN FINANCIERA PÁGINA 1 de 2

VIGENTE DESDE 28/07/2020

COPIA CONTROLADA

MINISTERIO

DEL INTERIOR

ALCANCE: Inicia con la parametrización y clasificación de

apropiaciones del Presupuesto de la entidad en el SIIF y

finaliza con la presentación de Estados Financieros

razonables.

OBJETIVO: Asegurar la oportunidad y calidad de los registros de las operaciones financieras cumpliendo la normatividad vigente con el fin de generar estados financieros razonables para la toma de decisiones.

LÍDER DEL PROCESO:

Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero(a)

Coordinador de Grupo Financiero y Contable

ÁREAS O DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS EN EL PROCESO:

Todas las dependencias del Ministerio del Interior.

PROVEEDOR / ENTRADA

• Departamento Nacional de Planeación - Plan Nacional de Desarrollo

• Oficina Asesora de Planeación - Plan estratégico Institucional (PEI)

• Ministerio de Hacienda - Ley de presupuesto para cada vigencia - Decreto de liquidación de presupuesto

• Todas las Dependencias del Ministerio del Interior - Solicitudes de PAC para la vigencia

• Oficina Asesora de Planeación - Planeación Estratégica y Gestión de Recursos Financieros - Lineamientos del MIPG

• Ministerio de Hacienda / Presidencia de la Republica - Normatividad y reglamentación aplicable al proceso entre otros.

• Departamento Administrativo de la Función Pública / Ministerio del Interior - Política de Administración de Riesgos

• Oficina Asesora de Planeación - Fichas del Banco de Proyectos de Inversión Nacional (BPIN)

• Todas las dependencias del Ministerio del Interior - Solicitudes de PAC mensual - Solicitudes de CDP - Solicitudes de Registro Presupuestal - Acto Administrativo.

• Subdirección de Gestión Contractual - Contrato o convenio para registro presupuestal

• Proveedores y/o Contratistas - Solicitudes - Facturas y Cuentas de Cobro.

• Subdirección de Gestión Humana - Solicitudes de legalización de comisiones - Nomina de Funcionarios de la entidad - Solicitud de expedición de RP de Viáticos, liberación de saldos de reservas de comisiones, solicitud de reducción de saldos de RP de Viáticos.

• SIIF - Presupuesto programado

• Ministerio de Hacienda - Ley de Presupuesto aprobada para la vigencia

• Oficina Asesora de Planeación - Solicitudes de seguimiento al Plan de Acción

• Oficina de Control Interno - Plan de Auditoria al Proceso

• Entidades Externas - Plan de Auditoria al Proceso.

• Oficina de Control Interno - Informes de Auditoria al Proceso - Informes de Seguimiento a Planea se mejoramiento

• Entidades Externas - Informes de Auditoria al Proceso.

• Oficina Asesora de Planeación - Informe de seguimiento a eficacia de riesgos - Resultado del seguimiento y/o medición del proceso - Resultados se seguimiento de la revisión por la Dirección - Todas las dependencias del Mininterior-Solicitud de creación de vigencias expiradas

• Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Reportes financiero y contables del portafolio de la contribución

• Banco Agrario de Colombia - Extracto bancario • Banco de la Republica - Extracto bancario

CLIENTE / SALIDA

• Plan de Acción y Presupuesto de la entidad cargado y programado en el SIIF - Oficina Asesora de Planeación - Documentación del Proceso (Procedimientos, Indicadores, Formatos, entre otros)

• Todas las dependencias del Ministerio del Interior - PAC Programado para la vigencia - Presupuesto de la entidad cargado y programado en el SIIF - Reservas constituidas y cargadas en el SIIF - Presupuesto desagregado en SIIF

• Manual aprobado de Políticas Contables del Ministerio del Interior.

• Matriz de Riesgos - Oficina Asesora de Planeación

• Todas las dependencias del Ministerio del Interior - Certificados de Disponibilidad Presupuestal - Registros Presupuestales - Autorización de pago o solicitud de modificación del plan de pagos PAC - Comprobantes de Pago a los funcionarios de la entidad.

• Subdirección de Gestión Humana- Orden de pago (legalización de Comisiones y Nomina de la entidad) - Solicitudes de legalización de viáticos ajustadas que se entregan a contabilidad

• Proveedores y/o Contratistas - Orden de Pago

• Dirección del Tesoro Nacional - DTN - Reintegro de Recursos a la DTN

• Contaduría General de la Nación - Informes Contables y Estados financieros

• Todas las dependencias del Ministerio del Interior - Seguimiento y Control a la Ejecución del Recurso Financiero.

• Oficina Asesora de Planeación - Informes de Ejecución Presupuestal - Reporte de seguimiento al Plan de Acción - Reporte de Seguimiento de Indicadores de Gestión - Reporte de Seguimiento de indicadores de Matriz de Riesgos

• Contaduría General de la Nación - Informes Contables y Estados financieros

• Control Interno - Ministerio del Interior - Resultados de la Auditoria

• Empresas de auditoría externa - Resultados de Auditoria

• Todas las Dependencias que soliciten vigencias expiradas

• Ministerio del Interior / Registro en Base de datos contratos de O.P. y Concesiones

• Registro de ingresos Fonsecon

• Conciliaciones contables

• Informe Mensual de Seguimiento

ACTUAR

• Identificación y tratamiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora del proceso

• Constitución de vigencias expiradas del proceso.

TRANSFORMACIÓN O GESTIÓN

PLANEAR

• Plan de Acción

• Definición de lineamientos de operación del proceso

• Definición de las necesidades de creación, modificación y/o eliminación de documentos e indicadores del proceso.

• Identificación, valoración y análisis de los riesgos del

• proceso

• Programación de PAC de la vigencia

• Registrar el Decreto de liquidación del presupuesto para la vigencia en el SIIF para ejecución presupuestal

• Elaboración del Manual de Políticas Contables

• Fija plazo para cargue del presupuesto desagregado

• Distribución de trabajo para cumplimiento de entrega de certificados y registros

• Constitución de Reservas

HACER

• Elaborar el Certificado de Disponibilidad

• Evaluar que exista disponibilidad de PAC, para realizar la programación de acuerdo con los requerimientos

• Presupuestal (Previa verificación de soportes)

• Expedición registro presupuestal

• Elaboración de orden de pago y giro de obligaciones

• Registrar transacciones, generar reportes, revisar bases de datos, generar informes

• Registrar transacciones contables, elaborar conciliaciones, consolidar información, generar informes contables y estados financieros y de Resultado.

• Comprometer las vigencias fiscales futuras, previa verificación de su autorización y su justificación técnica respectiva

• Reducción de Registros presupuestales de viáticos

• Liberación de saldos de Reservas Presupuestales cuando se han aprobado las actas

• Elaboración de Actas de liberación de reservas presupuestales

VERIFICAR

• Seguimiento y control a la ejecución presupuestal e identificación de modificaciones y traslados

• Seguimiento al plan de acción vigente

• Seguimiento y resultados de cumplimiento de medición del proceso

• Seguimiento y resultados de cumplimiento de los indicadores de gestión

• Seguimiento y resultados de cumplimiento de los indicadores de control para mitigar los riesgos del proceso.

• Seguimiento del proceso a través de Auditoria internas y externa y planes de Mejoramiento

• Informes de Seguimiento y control a las reservas presupuestales

• Informes de Seguimiento y control a los recursos entregados en administración a entidades territoriales.

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA VERSIÓN 02

CARACTERIZACIÓN GESTIÓN FINANCIERA PÁGINA 2 de 2

VIGENTE DESDE 28/07/2020

COPIA CONTROLADA

MINISTERIO

DEL INTERIOR

CONTROL DE CAMBIOS

Versión DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS FECHA

(DD/MM/AAAA)

02

La caracterización para la presente versión se modificó en los siguientes aspectos:

1. Se actualizó a la plantilla vigente de caracterización conforme a la estructura del SIGI. 2. Se realizó una revisión general del proceso actualizando las actividades del ciclo PHVA.

28/07/2020

ELABORÓ

HELMUT HERNÁNDEZ GÓMEZ Coordinador Financiero y Contable

Subdirección Administrativa y Financiera

ANGÉLICA MARÍA RICAURTE Contratista Grupo Financiero y Contable Subdirección Administrativa y Financiera

REVISÓ

MEDARDO RODRIGUEZ BECERRA

Subdirector Administrativo y Financiero Validado a través del correo mrodriguezb@mininterior.gov.co con fecha

del 27/07/2020

FORMALIZÓ

EDNA PAOLA NAJAR RODRÍGUEZ Jefe Oficina Asesora de Planeación

RECURSOS NECESARIOS PARA LA GESTIÓN DEL

PROCESO:

Recursos Humanos, legales, Recursos Tecnológicos,

Recursos Físicos, Recursos Económicos

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS A LOS CUALES LE APUNTA:

Fortalecer la capacidad Institucional promoviendo el talento humano, la participación

ciudadana, la gestión del conocimiento e innovación y el uso de nuevas tecnologías, en el

marco de la cultura de la transparencia y la legalidad

PACTOS DEL PLAN DE DESARROLLO A LOS CUALES LE APUNTA:

Pacto por una Gestión Pública efectiva

LINEA DE DEFENSA DE MIPG:

1er. Línea de Defensa

CARGOS, ROLES O PERSONAS QUE PARTICIPAN EN EL PROCESO:

• Ministro, viceministros, Secretario General

• Jefes de oficina,

• Directores, subdirectores

• Servidores públicos y contratistas

DOCUMENTOS QUE SOPORTAN LA GESTIÓN DEL PROCESO

• Plan Nacional de Desarrollo

• Ley de Presupuesto

• Decreto de Liquidación del Presupuesto Nacional

• Plan Estratégico Institucional

• Plan de Acción

• Manual de Políticas Contables

• Procedimientos publicados en la plataforma SIGI

• Guías o manuales publicados en la plataforma SIGI

• Formatos y/o registros del proceso publicados en la plataforma SIGI

• Indicadores publicados en la plataforma SIGI

• Matriz de Riesgos

• Informes de Gestión

• Informes Estados Financieros.

HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL:

• Planes de Mejoramiento

• Plan de Acción

• Plan Anual de Adquisiciones

• Programa Anual Mensualizado de Caja

• Matriz de Riesgos

• Sistema Integral de Información Financiera - SIIF

• Indicadores de Gestión

• Informes de Gestión

• Informes de Ejecución Presupuestal