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PROCEDIMIENTO PARA LA FACTURACION DE
BUQUES
FECHA DE VIGENCIA:
05-08-2002 FECHA DEREVISION:
06/02/2017
CODIGO:
P.28-0175-08/02 VERSION:
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Organización y Sistemas
COPIA
CONTROLADA
APROBADO POR:
LOURDES SÁNCHEZ
GERENTE DE CONTROL Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Fecha: 06/02/2017
REVISADO POR:
YELITHZA GONZALEZ
GERENTE DE ADMINISTRACION DE CUENTAS INTERNACIONALES
LOURDES SANCHEZ
GERENTE DE ADMINISTRACION Y CONTROL INTERNO
MANUEL QUINTANA GERENTE DE CALIDAD Y PLANIFICACIÓN
ELABORADO POR:
ANA MARIA GARCÍA ANALISTA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
PROCEDIMIENTO PARA LA FACTURACION DE
BUQUES
FECHA DE VIGENCIA:
05-08-2002 FECHA DEREVISION:
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Organización y Sistemas
COPIA
CONTROLADA
1. OBJETIVO
Establecer las normas y el procedimiento para realizar la facturación de las cuentas
finales del buque.
2. ALCANCE
Contempla todas las actividades a realizar previo a la llegada del buque, la recepción de
las facturas de los proveedores que le atendieron, hasta el envío de las cuentas finales
del buque a la línea naviera. Intervienen los siguientes cargos:
Gerente de Administración de Cuentas Internacionales
Analista Administrativo
Supervisor Administrativo
3. NORMAS Y PROCESOS RELACIONADOS
Procedimiento para la Aprobación, Emisión y Envió de notas de Crédito de
Facturación (P.34-0315-05/10).
Procedimiento para el Control de Gestión de los Reclamos de Clientes (P.58-0191-
05/03.
Diagrama de Proceso para la Facturación de Buques (DPN.28-15).
Procedimiento para el Manejo y Control de Registros (P.58-0316-02/10).
Manual para el Control del Archivo Físico (M.60-0325-12/13).
4. DEFINICIONES
Bill of Lading (B/L): Es el documento que ampara la mercancía, emitido por la
empresa marítima transportadora; constituye en sí el “Documento de Propiedad”
sobre los bienes que describe / ampara.
Disbursement Account (DA): Es el documento tipo resumen administrativo de cada
cuenta de la motonave que se envía de acuerdo a la solicitud de la línea.
Facturar: Es registrar los servicios prestados por Taurel a sus clientes a través de la
emisión de una factura.
Gastos reembolsables: Son pagos que se realizan por cuenta de las líneas a
proveedores de servicios, facturándose posteriormente.
Hoja de Visita: Es un documento tipo ficha que contiene información de la
motonave (identificación, fechas, horarios de la entrada y salida del buque, entre
otros).
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Nota de Crédito: Es un documento legal que se utiliza en transacciones de compra
y venta, que consiste en reintegrar al cliente algún concepto facturado
incorrectamente o descuentos por acuerdos entre las partes
Recibo: Es el soporte del cobro de otros conceptos a la línea no documentados con
facturas de proveedores.
Remesa: Es el pago anticipado que realiza la línea para iniciar el proceso de
atención del buque.
Reporte de Operaciones: Es un documento tipo bitácora que detalla la carga y
descarga del contenido transportado en la motonave.
SETA NAVIERA, C.A.: Es un proveedor externo que se encarga de prestar los
servicios de agenciamiento y operador portuario en los puertos del país como parte
de la Representación de Líneas Navieras por cuenta de Taurel & Cia, Sucrs, C.A.
5. NORMAS BASICAS
Es responsabilidad del Supervisor Administrativo:
5.1. Asegurar la recepción de las facturas correspondientes a los servicios portuarios, de estiba
y el Reporte de Operaciones, junto a los soportes correspondientes del servicio de los
proveedores en un plazo máximo de 15 días hábiles, después del zarpe del buque. Estos
documentos deben estar firmados en señal de revisión por los coordinadores operativos
de SETA Naviera, C.A. como operador portuario contratado por Taurel y el proveedor que
prestó el servicio.
5.2. Revisar las facturas contra el soporte de las mismas. En caso de haber facturas no
conformes devolver a SETA Naviera, C.A. para que realice las correcciones
correspondientes y asegurar la recepción de la misma en un tiempo máximo de 5 días
hábiles.
Es responsabilidad del Analista Administrativo:
5.3. Registrar las remesas recibidas para la atención de Buque, tanto en dólares como en
bolívares en la cuenta contable 2154.17 “Remesas Naviero”
5.4. Revisar el acuerdo comercial establecido con la Línea Naviera y cuando aplique, los
siguientes documentos o registros:
1) Reporte de Operaciones (Ref. Anexo 8.2).
2) Bill of Lading (B/L).
3) Hoja de Visita (Ref. Anexo 8.3).
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5.5. Revisar que las facturas incluyan los siguientes conceptos mínimos asociados a los
buques:
a) Derecho de arribo.
b) Derecho de muelle.
c) Alícuota.
d) Pilotaje.
e) Remolcadores.
f) Amarre y desamarre.
g) Habilitaciones, entre otros.
5.6. Emitir del sistema ICARO los reportes “Expediente por Liquidar Buque” (Ref. Anexo 8.1) y
“Remesa Naviero”, con el objetivo analizar la cuenta de la motonave, revisando los
soportes en físico y el acuerdo comercial, separándolas por:
a) Gastos portuarios.
b) Gastos de estiba.
c) Otros gastos del buque.
5.7. Luego de realizado el análisis se debe emitir la factura de la cuenta a través del Sistema
ICARO.
5.8. Posterior a la emisión de la factura, se debe comparar los conceptos facturados contra los
conceptos cargados en los reportes mencionados en el punto 5.6. En caso de encontrarse
con inconsistencias se debe proceder según el caso:
5.4.1. Si es por ajustes contables, se le notifica por correo electrónico al Coordinador de
Contabilidad, para que proceda a realizar la modificación correspondiente, recibiendo
como respuesta obligatoria el soporte de cierre contable del expediente de la motonave.
5.4.2. Si es por falta de soportes físicos, el Analista Administrativo debe notificar al proveedor
correspondiente para que envíe el soporte y notificar al Coordinador / Analista Contable,
identificando porqué se mantiene abierta la cuenta del expediente de la motonave, la cual
debe ser remitida por el proveedor en un plazo máximo de 5 días hábiles.
5.9. Los conceptos incluidos en el acuerdo comercial, diferentes a los gastos reembolsables,
deben ser relacionados en la forma “Receipt (Recibo)” (F.28-0212-08/02).
5.10. Cuando la Línea Naviera lo requiera, elaborar un Disbursement Account (DA) (Ej.: Ref.
Anexo 8.4.), en bolívares y/o dólares, conformado por los ingresos, gastos reembolsables
y gastos adicionales, el total del mismo debe ser igual a la Factura (Seniat).
5.11. Conformar la cuenta final del buque con los siguientes documentos: factura (Seniat)
emitida a través del sistema administrativo ICARO, Disbursement Account (DA), facturas
reembolsables y “Receipt / Recibo” (F.28-0212-08/02).
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5.12. Ingresar todas las facturas de la cuenta de la motonave (reembolsables y no
reembolsables), y/o las remesas (si existen), en el sistema de las Líneas Navieras, cuando
así lo requieran.
5.13. Digitalizar los originales de la cuenta final del buque, notas de débitos y/o créditos
(Soportes de Factura) por expediente y archivar copias en la carpeta electrónica
“DOCUWARE” según lo establecido en el “Procedimiento para el Manejo y Control de
Registros” (P.58-0316-02/10) y el “Manual para el Control del Archivo Físico” (M.60-0325-
12/13)
5.14. Enviar al cliente por Courier, el original de la cuenta final del buque con los anexos
mencionados en el punto 5.11, en un tiempo máximo de 45 días continuos después del
zarpe del buque. En los casos previamente acordados con la Línea, la cuenta final podrán
ser remitidos por correo electrónico.
5.15. Enviar un correo electrónico al Representante de la Línea indicando la remisión de la
cuenta final del buque, cuando este así lo requiera.
5.16. Envía un correo electrónico al Coordinador Administrativo y al Gerente de Administración
de Cuentas Internacionales, notificando el envío de las facturas.
Anulaciones
5.17. En el caso de requerirse la anulación de la factura, el Analista Administrativo es el
autorizado para colocar el sello de “ANULADO” a todas las Facturas, Notas de Crédito,
entre otros, así como de llevar un control de las mismas. Si se trata de Costos de No
Calidad o reclamos de clientes, la anulación debe estar aprobada por el Vicepresidente
Ejecutivo de Operaciones y en el caso de Notas de Crédito a causa de errores
Administrativos, por el Gerente de Área.
5.18. Es responsabilidad del Analista Administrativo crear las órdenes de créditos para realizar
ajustes a facturas iniciales o de alcance, de acuerdo a lo establecido en el “Procedimiento
para la Aprobación, Emisión y Envío de Notas de Crédito de Facturación (P.34-0315-
05/10).
5.19. En caso de que la factura no haya sido enviada a la Línea y exista la necesidad de generar
una factura de alcance o una nota de crédito el mismo día que se generó la factura, se
debe anular la factura emitida, tanto físicamente como a través del sistema y generarse
una nueva, en la cual se incluyan los conceptos que correspondan, según el caso.
5.20. En el caso de que se deban realizar complementos a la facturación en días posteriores al
día de emisión de la factura y habiendo entregado el documento a la Línea, el Analista
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Administrativo debe generar el ajuste que corresponda (factura de alcance o Nota de
Crédito) y enviarlo a la Línea directamente o a través del Supervisor de Cobradores y
Correspondencia adscrito a la Gerencia de Servicios Financieros.
Extravío de la Factura Original
5.21. Cuando la factura original es extraviada por la Línea y éste acepta procesar el pago del
servicio con una copia certificada o copia fiel del original con sello húmedo “Copia Fiel de
la Original”, el Supervisor Nacional de Facturación debe obtener del Área una copia de
todo lo concerniente a los soportes que posee la factura, para luego enviar a la Línea con
una carta de certificación firmada por el Gerente de Impuesto, la copia al carbón del
documento se debe tomar de la carpeta a la Línea resguardada en el archivo general en
Caracas y en sustitución dejar una copia fotostática del mismo.
5.22. Cuando la factura original es extraviada por la Línea y éste no acepta procesar el pago del
servicio con una copia certificada o copia fiel de la original con sello húmedo “Copia Fiel de
la Original”, debe obtener del cliente una carta explicativa vía correo electrónico
exponiendo su requerimiento para la anulación, dirigida al Supervisor de Facturación y/o
Administración de la oficina operativa, al Supervisor Nacional de Facturación. Para el
proceso de la anulación se debe contemplar lo establecido en el “Procedimiento para la
Aprobación, Emisión y Envió Notas de Crédito de facturación” (P.34-0315-05/10).
5.23. Cuando la factura original es extraviada internamente, el Supervisor Nacional de
Facturación y/o Coordinador de Administrativo debe emitir la solicitud de sustitución vía
correo electrónico exponiendo la situación presentada y el correctivo a aplicar para que no
se repita el error, luego anular la factura según lo establecido en el “Procedimiento para la
Aprobación, Emisión y Envió Notas de Crédito de facturación” (F.34-0315-05/10).
5.24. Si se recibe algún gasto reembolsable después de haberse cerrado la facturación del
buque y enviado la cuenta final a la línea, elaborar una Factura de Alcance y enviarla a fin
de recuperar el gasto
5.25. Descargar semanalmente del sistema administrativo ICARO el reporte de documentos
emitidos (correlativo de facturas SENIAT), para compararlo con los soportes en físico y
validar la información, posteriormente se entrega copia del control Seniat al Supervisor
Nacional de Facturación (Caracas).
5.26. Es responsabilidad del Supervisor Administrativo, mantener registro de los indicadores de
gestión establecidos en el “Diagrama de Proceso para la Facturación de Buques”
(DPN.28-15), verificar el cumplimiento de la meta establecida y en caso de existir
desviaciones reales o potenciales, tomar las acciones necesarias de acuerdo a lo
establecido en el “Procedimiento para las Acciones Correctivas” (P.58-0305-08/08).
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5.27. Si se genera algún reclamo por parte del cliente en cuanto a la cuenta, la Gerencia de
Administración de Cuentas Internacionales debe hacer llegar la información vía correo
electrónico (reclamos@taurel.com) a la Coordinación de Servicio Post Venta, para que el
mismo sea canalizado de acuerdo a lo establecido en el “Procedimiento para el Control de
Gestión de los Reclamos de Clientes” (P.58-0191-05/03).
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6. PROCEDIMIENTO
Inicio
1. Recibe facturas del
proveedor máximo 15
días hábiles después
del zarpe del buque
Se recibieron
facturas2. Solicita facturasNO
3. Revisa facturas
contra soporte de las
mismas
Facturas
conformes
Supervisor
Administrativo
4. Devuelve facturas
aL proveedor
NO
SI
5. Recibe facturas de
proveedor en un
tiempo máximo de 5
días hábiles
Facturas cumplen
con los conceptos
mínimos
SI
7. Recibe factura de
alcance en un lapso
máximo de 5 días
hábiles
NO
6. Revisa contrato
entre Taurel y Línea
Naviera
9. Emite reporte
“Expediente por
liquidar Buque” de
ICARO
10. Revisa soportes en
físico contra los
reflejados en el reporte
Existe Remesa11. Resta remesa al
total de los gastosSI
Analista
Administrativo
SI
NO
¿Requiere registro
en el sistema de las
Líneas?
13. Introduce facturas
y/o remesas en el
sistema de las Líneas
Solicita a Contraloría
el ajuste y espera
respuesta para cerrar
la cuenta del buque
15. Factura los
conceptos (contrato) a
traves de Receipt
(Recibo)
(F.28-0212-08/02)
Línea Naviera
requiere DA
16. Elabora DA en
Bolívares y/o Dólares
para la linea naviera
que lo solicite
18. Conforma la
cuenta final del buque
con la factura (Seniat),
DA (si aplica), facturas
reembolsables y
Receipt (Recibo)
19. Envia original de la
cuenta final del buque
al cliente
20. Envía “Carta de
Envío” a través del
correo electrónico
17. Calcula el ingreso
asociado a la
prestación del servicio
21. Notifica al Gte. De
Administración
Cuentas
Internacionales y
Coordinador
Administrativo
22. Digitaliza originales
de cuenta final del
buque y archiva copia
en carpeta electrónica
Cliente genera
reclamo
23. Hace llegar la
información a la
Coord. Servicio Post
Venta
SIReclamo favorable
para el cliente
24. Elabora una Nota de
Crédito debidamente
aprobada por el
Supervisor Nacional de
Facturación y la Coord.
de Servicio Post Venta
SI
Fin
NO
NO
Procedimiento para el
Manejo y Control de
Registros (P.58-0316-
02/10) y Manual para
el Control del Archivo
Físico (M.60-0325-12/
13)
SI
Separa las facturas en
Gastos
Reembolsables y
Gastos No
Reembolsables
Emite la factura por
los conceptos
Reembolsables
Hay difrencias por
ajustes contables?
Hay difrencias por
falta de soportes
físicos?
Solicita al Proveedor
el soporte
Envía un correo
electrónico al
Supervisor Analista
Contable indicando
que se mantiene
abierta la cuenta de la
motonave
Recibe del proveedor
el faltante y procede
nuevamente desde el
punto 7.
Envía al Supervisor/
Analista Contable
notificanco el cierre de
la cuenta de la
motonave.
SI
NO
SI
NO
SI
NO
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7. FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS
7.1. “Receipt / Recibo”
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7.2. INSTRUCTIVO DE LA FORMA “RECEIPT / RECIBO”
I. OBJETIVO: Soporte para facturar los conceptos diferentes a Gastos reembolsables acordados entre la Línea Naviera y Taurel.
II. CÓDIGO: F.28-0212-08/02 V.03
III. FORMA DE ELABORACIÓN: Excel
IV. FRECUENCIA: Por cada facturación de cuenta final de buque
V. DISTRIBUCIÓN:
Original: Línea Naviera
Copia: Expediente
VI. TIEMPO DE RETENCIÓN: Tres (3) años.
VII. INTRUCCIONES DE LLENADO:
CAMPOS:
1. VSL: Coloque el nombre del buque.
2. POD: Coloque el nombre del puerto de descarga.
3. C/O: Coloque los datos de la línea.
4. OFFICE: Coloque GSI Caracas, Por defecto.
5. DATE: Indique el día, mes y año de la facturación.
6. CONCEPT: Coloque el detalle de las tarifas acordadas con la línea y/o detalles de las remesas recibidas.
7. USD AMOUNT: Indique los montos a facturar.
8. TOTAL USD: Cantidad total de la suma de los montos a facturar.
9. ISSUED BY: coloque el nombre y apellido de la persona que elabora el recibo.
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8. ANEXOS
8.1. EXPEDIENTE POR LIQUIDAR BUQUE
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8.2. REPORTE DE OPERACIONES
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8.3. MODELO DE HOJA DE VISITA
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8.4. MODELO DISBURSEMENT ACCOUNT (DA) 1. DATE
6. ARRIVED: 7. T/C:
8. VOUCHER 12. VOUCHER 14.DR.
0.00
16. VOUCHER 20. VOUCHER 22. DR.
1
0.00 0.00
24. VOUCHER 30. DR.
0.00
0.00
#¡DIV/0!
B. CARGO EXPENSES
10. DR.
26. DR.
D. OT HER VOYAGE EXPENSES
18. DR.
4. VOY: 5. PORT OF:
A. PORT CHARGES
F. REVENUE
0.00
C. COMMISSION BROKERAGE
DISBURSEMENTS ACCOUNT
9. DESCRIPTION 13. DESCRIPTION
17. DESCRIPTION 21. DESCRIPTION
3. VESSEL
0.00
2.A/C:
E. VESSEL EXPENSES
29. Description25. DESRI
TAUREL & CIA SUCRS, SUCRS., C.A.
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9. “TABLA DE REGISTROS”
A continuación se muestran los registros y su control que se generan del “Procedimiento para la Facturación de buques”.
Título del Registro y
Objetivo
Forma de
Presentación Contenido Básico
Ubicación del
Registro
Tiempo de
Archivo en
Oficina
Forma de
Elaboración
“Receipt / Recibo” (F.28-0212-08/02
V.03) Liquidar los contratos entre la Línea Naviera y Taurel.
Hoja tamaño carta con la identificación de la empresa
VSL, POD, C/O Office, Date, Concept, USD Amount, Total USD, Issued by
Carpeta física en la Gerencia
de Administración
de Cuentas Internacionales
(3) tres años en archivo digital de la gerencia
del Área y luego se elimina.
Excel / electrónico
Expediente por
liquidar buque
Muestra de forma resumida el saldo
pendiente por facturar de los embarques.
Hoja tamaño carta
N° Cuenta, expediente buque, fecha desde, fecha hasta, tipo de L/M, N° documento, fecha, explicación, N° batch, Fecha batch, LM aux, debito y crédito.
Carpeta física en la Gerencia
de Administración
de Cuentas Internacionales
(3) tres años en archivo digital de la gerencia
del Área y luego se elimina.
Emitido Sistema
Administrativo ICARO
Factura Fiscal
(Seniat) Documento fiscal que refleja toda la información de la
prestación de servicio de Taurel.
Hoja tamaño carta con la
identificación de la empresa
Identificación de Taurel, N° de Control, expediente, vehículo, fecha, viaje, puerto, código del Cliente, dirección del cliente, descripción del Servicio, exento, gravable, alícuota, bolívares, dólares, total factura, condiciones de pago, forma de pago, elaborado por.
Carpeta electrónica en la Gerencia de Administración
de Cuentas Internacionales
(5) cinco años en archivo de
oficina, dos (2) años en el
archivo general y luego se destruye.
Emitida Sistema
Administrativo ICARO
Hoja de Visita
Muestra los datos asociados a las operaciones del
buque.
Hoja tamaño carta
Datos del buque, datos de llegada, datos de operaciones, datos de salida, proveedores a la llegada y proveedores a la salida.
Carpeta física en la Gerencia
de Administración
de Cuentas Internacionales
(3) tres años en archivo digital de la gerencia
del Área y luego se elimina.
.
Manual,
realizada por el Operador Portuario
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10. HOJA DE CONTROL
(1). Fecha (2). Pag.(s) (3). Descripción del Cambio 13/02/2017 Cambio de Versión de 03 a 04
2 Se modificó el Alcance, Normas y Procesos relacionados y se añaden y eliminan definiciones.
3,4 y 5 En Normas Básicas, se modifican las responsabilidades del Analista Administrativo con respecto a: registro de remesas por atención de buques, emisión de facturas, comparación de conceptos facturados y conceptos cargados y envió de la cuenta final del buque.
5 y 6 Se añade el apartado de Anulaciones: con respecto a anulación de facturas, órdenes de crédito para realizar ajustes, generación de facturas de alcance y complementos a la facturación.
6 y 7 En Extravió de la factura Original se añaden y modifican normas con respecto a: extravió de la factura por parte de la línea y pagos de servicio con o sin copias certificadas, extravió interno de la factura.
10 Se ajusta el objetivo y el tiempo de retención en el instructivo “Receipt/Recibo” F.28-0212-08/02.
15 Se modifican la Ubicación del Registro y Tiempo de Archivo en Oficina de todos los registros en la Tabla de Registros, además, la forma de elaboración de “Hoja de Visita”
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