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Curso
Qué es un BPMS
Escuela de Formación AuraPortal
___________________________________________________________________________________
Documento –Fecha de Impresión: 09 09 2009
Esta publicación pertenece a la Escuela de Formación AuraPortal y todos los derechos están reservados.
La reproducción total o parcial de este documento, así como la entrega a terceras partes sin el permiso
escrito del EFAP quedan prohibidas.
www.AuraPortal.com info@AuraPortal.com skype: AuraPortal
Tel. 902 504 321 Llamadas Internacionales: +34 962 954 497
___________________________________________________________________________________
1. GESTIÓN POR PROCESOS
Toda organización trabaja por procesos, aunque ésta no sea consciente de ello.
Los procesos son un conjunto de actividades o eventos que se realizan o suceden (alternativa o
simultáneamente) con un determinado fin. Es una realidad innegable que toda empresa u organización
está gestionada internamente mediante procesos.
De hecho, la suma de todos los Procesos conformaría la actividad total de la empresa. O dicho
de otro modo, toda la actividad que desarrolla cualquier empresa u organización es la suma de sus
procesos. Algunos podrán ser sencillos y sin necesidad de ser definidos o escritos, y otros complejos y
muy estructurados.
Un ejemplo de un proceso sería la entrega de un documento entre un empleado y su supervisor para la
aprobación y validación del mismo.
Evidentemente el ejemplo utilizado es muy sencillo y básico en su concepción, pero es suficiente para
demostrar el enunciado que inicia este punto de introducción.
Por otro lado uno de los objetivos de toda organización (empresas privadas, empresas públicas,
asociaciones, etc.) es mejorar y ser más eficiente en su gestión, para lograr mejores resultados.
Siguiendo el razonamiento anterior, si toda la actividad de una empresa es igual a la suma de sus
procesos, y una Gestión por Procesos (BPMS) es capaz de controlarlos adecuadamente, inevitablemente
una correcta implantación del BPMS mejorará TODA la organización, sacará a la luz los puntos débiles y
fortalecerá las actividades más importantes. De hecho será:
MÁS EFICIENTE
MÁS EFICAZ
MÁS COMPETITIVA
Es en este instante cuando la herramienta para la Gestión por Procesos o BPMS (Business Process
Management Suite) cobra mayor relevancia ya que es el software empresarial para diseñar y
ejecutar la automatización de los procesos, y en definitiva ayuda a las organizaciones a lograr
mejores resultados.
BPMS ¡Una Revolución!
Según la práctica totalidad de analistas, la aparición del BPMS representa quizás la más importante
revolución en el dominio del software empresarial, comparable en su entorno a la revolución que ha
supuesto la aparición de Internet.
Se prevé que a medio plazo TODAS las modernas empresas y organizaciones de cualquier tamaño
tendrán y trabajarán con BPMS para la gestión de la mayoría de sus actividades.
Llegados a este punto surgen una serie de preguntas debido a la heterogénea información existente en
el mercado, como por ejemplo:
1. ¿Qué es un BPMS (Business Process Management Suite)?
2. ¿Qué diferencias hay entre BPM y Workflow?
3. ¿Qué papel representa SOA en la Gestión por Procesos?
4. ¿Es BPMS y BRE (Motor de Reglas de Negocio) lo mismo?
5. ¿Por qué el estándar BPMN (Business Process Modeling Notation)?
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2. PREGUNTAS Y RESPUESTAS
El objetivo de este punto es dar respuesta a las cinco preguntas formuladas en el punto anterior
ofreciendo una visión general del BPMS, y profundizando sólo en aquellos aspectos que se han
considerado de mayor interés para el lector.
2.1 ¿Qué es un BPMS?
BPMS significa ‘Business Process Management Suite’ y es, sin ninguna duda, la tendencia ya
consolidada e imparable que está cambiando para siempre la forma de gestionar las operaciones de las
empresas y de cualquier organización en el mundo, permitiendo mucha mayor flexibilidad, mucha mayor
automatización y mucha mayor potencia.
Definición
BPMS puede ser definido como:
“Una nueva categoría de software empresarial que permite a las empresas modelizar,
implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas –es decir, Procesos- de
cualquier naturaleza, sea dentro de un departamento o permeando la entidad en su
conjunto, con extensiones para incluir los clientes, proveedores y otros agentes como
participantes en las tareas de los procesos”.
Alcance
Con una herramienta BPMS de máximo nivel como AuraPortal, la empresa puede automatizar de
manera sencilla cualquier proceso, incluyendo los relativos a Recursos Humanos, Control de Calidad,
Compras, Relaciones con Clientes (CRM), Cadena de Suministro, Gestión del Riesgo, Ventas, Facturación
y cualquier otra clase de proceso que sea específico y particular de la empresa.
Ventajas Competitiva y Económica
La tremenda ventaja competitiva que significa trabajar con BPMS es tal que un creciente número de
empresas y organizaciones están adoptando el uso de herramientas BPMS para no perder la
competitividad frente a otras que ya lo están utilizando. Ello es debido a que, además de la superior
potencia y flexibilidad operacional aportadas por los BPMS, se consigue, de forma prácticamente
instantánea, un ahorro de costes empresariales comprendido entre el 20% y el 50% y un Retorno sobre
la Inversión (ROI) de hasta el 400%.
Integración
Aunque los procesos diseñados dentro del BPMS pueden trabajar cómodamente de manera integrada
con software de gestión previamente existente en la empresa, como ERP y CRM, es previsible que las
empresas irán gradualmente modelizando mediante procesos BPMS las actividades de las aplicaciones
de ERP y CRM, para sustituir dichas aplicaciones por los procesos modelizados, consiguiendo así
mayor automatización, flexibilidad, seguridad y potencia, además de la unificación global de la operativa
empresarial.
Tres Pasos
El procedimiento para trabajar con BPMS comprende tres pasos fundamentales:
1. Construir el diagrama del modelo de proceso.
2. Definir los valores de los parámetros tales como los nombres o roles de los ejecutores de las
tareas, etc.
3. Poner inmediatamente en ejecución el proceso sin tener que esperar a ningún desarrollo de
programación (suponiendo que se está trabajando con AuraPortal).
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Los BPMS son sistemas que permiten la orquestación de los procesos, las personas, las aplicaciones ya
existentes y la información que se va generando en la organización.
Por lo tanto un BPMS puede automatizar por ejemplo el proceso de aprobación por parte del Dpto.
Financiero de la compra de material cuyo importe es superior al permitido. En este caso el BPMS
orquesta el proceso (proceso de aprobación), las personas que intervienen en el proceso (Dpto.
Financiero, solicitante del material, etc.), las aplicaciones ya existentes (inicio del proceso desde el ERP
de la empresa) y la información que se va generando (importe del material, resultado del análisis por
parte del Dpto. Financiero, etc.).
Todo BPMS tiene un ciclo de 4 etapas: MODELIZACIÓN, EJECUCIÓN, MONITORIZACIÓN y
OPTIMIZACIÓN.
1. MODELIZACIÓN
La MODELIZACIÓN es la etapa donde se diseñan y construyen los procesos. Primero se dibuja el proceso
mediante objetos (tareas, eventos, compuertas, etc.) y luego se asignan atributos a esos objetos
(ejecutores, formularios, calendarios, tiempos, condiciones, etc.).
En este punto es importante no confundir la MODELIZACIÓN del BPMS con herramientas BPA (Business
Process Analysis) independientes que existen en el mercado. Estas herramientas permiten la
MODELIZACIÓN pero se quedan en la presentación del proceso, no en su ejecución. Para poder ejecutar
el proceso requieren de un BPMS. Por ello una herramienta BPMS incorpora su propio BPA para la
MODELIZACIÓN.
Si un BPMS no incorpora una herramienta de MODELIZACIÓN, no se considera un BPMS y por tanto
debería integrarse con herramientas BPA existentes en el mercado para poder considerarse como tal.
Otro aspecto importante dentro de la MODELIZACIÓN, es la Simulación de los procesos antes de
ejecutarlos. Existen dos tipos de Simulación: La Simulación Estadística y la Simulación Real.
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2. EJECUCIÓN
La EJECUCIÓN es la etapa donde el BPMS realiza y ejecuta lo que se ha MODELIZADO en la etapa
anterior. La nueva generación de BPMS no requiere programación a la hora de ejecutar los Modelos.
Según asegura la consultora Gartner Inc.
3. MONITORIZACIÓN
La MONITORIZACIÓN es la etapa donde se observan y controlan los resultados de la EJECUCIÓN.
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En este punto es importante no confundir la MONITORIZACIÓN de los procesos mediante una
herramienta BAM (Business Activity Monitoring) propia e integrada en el BPMS, y las herramientas BAM
independientes que ofrece el mercado.
Es habitual que la MONITORIZACIÓN mediante el BAM del BPMS se realice por el Área de Negocio para
conocer la situación de la actividad del área de su responsabilidad (cargas de trabajo de los usuarios,
tiempos de ejecución de las tareas, demoras, etc.). A diferencia de la MONITORIZACIÓN que realiza la
gente de IT con un BAM independiente al BPMS y que está enfocado a visualizar cargas de trabajo en la
red, estado de la arquitectura del hardware, etc.
4. OPTIMIZACIÓN
La OPTIMIZACIÓN es la etapa donde se realizan los cambios en los procesos una vez se han detectado
los aspectos mejorables a través de la MONITORIZACIÓN. Estos cambios se realizan en la
MODELIZACIÓN.
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2.2 ¿Qué diferencias hay entre BPMS y Workflow?
El Workflow
La palabra inglesa workflow, comúnmente traducida como flujos de trabajo o flujos de tareas indica el
conjunto de actividades que se realizan en una empresa u organización para llevar a cabo su objetivo.
Por tanto el workflow tiene una aplicación universal ya que cualquier entidad activa funciona mediante
actividades susceptibles de ser identificadas y controladas.
Ejemplos típicos en los que se utilizaba workflow eran (y aun son) el ciclo de vida de un documento o
bien aprobaciones en general.
Cronológicamente Workflow es anterior a BPM y, aunque ambos han evolucionado a pasos agigantados a
lo largo de sus vidas, hoy en día nadie duda de que BPMS es mucho más que la simple gestión de flujos
de trabajo.
El BPMS
Como se ha dicho antes, BPMS es una nueva categoría de software empresarial que permite a las
empresas modelizar, implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas –es decir,
Procesos- de cualquier naturaleza, sea dentro de un departamento o permeando la entidad en su
conjunto, con extensiones para incluir los clientes, proveedores y otros agentes como participantes en
las tareas de los procesos”.
Con una herramienta BPMS de máximo nivel, cualquier entidad puede automatizar de manera sencilla
cualquier proceso, incluyendo los relativos a Recursos Humanos, Control de Calidad, Compras,
Relaciones con Clientes (CRM), Cadena de Suministro, Gestión del Riesgo, Ventas, Facturación y
cualquier otra clase de proceso que sea específico y particular de la empresa.
En este estado de continua evolución tecnológica en que estamos inmersos, determinar las
características necesarias para que una aplicación pueda ostentar el nombre de BPMS es muy difícil. Hay
muchos expertos y destacadas asociaciones que han publicado sus opiniones (en la mayoría de los casos
ya obsoletas), de las que más o menos puede sacarse la conclusión de que los BPMS son sistemas que
permiten la orquestación de los procesos, las personas, las aplicaciones ya existentes y la información
que se va generando en la organización. Deben contener las siguientes funcionalidades:
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Diagramador de Proceso. Herramienta para dibujar el proceso.
Motores de Orquestación. Permiten coordinar la secuencia de actividades según los flujos y
reglas de las Clases de Proceso.
Diseñador de formularios. Herramienta de definición de formularios e informes que no están
disponibles en los componentes que se necesitan para apoyar el proceso de diseño.
Inteligencia de Procesos. Herramientas BAM (Business Activity Monitoring), BI (Business
Intelligence), Cuadro de Mandos, KPIs (Key Performance Indicators), etc.
Herramientas de Integración. Permiten integrar el modelo con otros sistemas, como ERP o
los sistemas legacy de la empresa.
Entonces ¿qué pasa con el Workflow?
Puestas así las cosas parece que el workflow como aplicación independiente tiende a desaparecer, pero
no como funcionalidad. Lo que pasa es que BPMS ha fagocitado al Workflow.
En un BPMS de última generación, la comunicación y colaboración se establece mediante tres sistemas
de workflow: 1) Workflow de Tareas de Proceso, 2) Workflow de Tareas Libres independientes de
los procesos, y 3) Workflow de Tareas Integradas dentro de Tareas de Proceso.
1. Workflow de Tareas de Proceso
Es el flujo de las tareas que siguen el Diagrama de un proceso una vez ha sido puesto en marcha.
Es el workflow básico de un BPM pero, como se ha dicho, en un BPMS de última generación puede
disponerse de otros dos workflows de una gran importancia en la práctica.
2. Workflow de Tareas Libres
Las Tareas Libres son las que se ejecutan dentro del Workflow Libre (plataforma de comunicación y
colaboración de la Intranet Corporativa) y que no están afectas a los Procesos BPM.
En ellas el creador de la tarea determina libremente el asignado (por Persona o por Cargo) y todos los
demás datos de la tarea. También crean registros en la Agenda del ejecutor, pueden estar enlazadas
al resto de elementos informativos de la Intranet, controla fechas y prioridades, puede conocerse el
coste de su ejecución, mantiene un histórico de sus fases y, en general, disfruta de todas las ventajas
que puede ofrecer la comunicación y colaboración actual.
Este workflow complementario es sin duda el medio más potente y cómodo de relacionarse que
tienen los usuarios.
3. Workflow de Tareas Integradas
Las Tareas Integradas son tareas Libres que pueden ser utilizadas desde las Tareas de Proceso. Están
especialmente diseñadas para disponer de un workflow adicional al de las Tareas de Proceso para
completar la información que pueda ser necesaria, simplificando mucho los diagramas de las Clases
de Proceso ya que no hay que tener prevista expresamente la posibilidad de comunicarse con algún
Empleado o usuario Externo en cualquiera de los puntos del proceso, circunstancia muy habitual.
Pueden ser enviadas a distintos destinatarios (Empleados o usuarios Externos) y/o grupos. El work-
flow generado es semejante al de las Tareas Libres: se pueden Enviar, Responder al Remitente, Res-
ponder al Creador, Reclamar y Terminar. También mantienen un histórico independiente del que se
configuró para la Clase de Proceso y, además, pasan a formar parte del Proceso vinculadas a las ta-
reas desde las que se formaron y, como tales, podrán verse en la Monitorización del proceso.
La operativa con Tareas Integradas es muy eficaz en la práctica diaria.
2.3. ¿Qué papel representa SOA en la Gestión por Procesos?
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SOA (Service Oriented Architecture) es una filosofía de integración para ayudar a la Gestión por Procesos
de las organizaciones. SOA se basa en la tecnología de los Servicios Web, que entre otras funciones,
complementan a las herramientas BPMS para establecer canales de comunicación entre aplicaciones.
Los BPMS disponen de diferentes alternativas para conectarse con aplicaciones informáticas, y los
Servicios Web son una de ellas.
Normalización de la Estructura Tecnológica
Las empresas requieren de una estructura tecnológica que ayuda a la gestión diaria de sus procesos, y
por ende de su negocio. Esta estructura tecnológica está conformada en su mayoría por herramientas de
software que en muchos casos han de integrarse entre ellas mismas.
Según las necesidades de la empresa, el modelo de arquitectura tecnológica estará dispuesto de
diversas maneras. Una de ellas es basar su arquitectura tecnológica en servicios o SOA (Service
Oriented Architecture) que interconectan las herramientas de software. La tecnología que se utiliza para
ello son los Servicios Web. IT trabaja para poner a punto la arquitectura que soportará los procesos.
Pero esto no es suficiente, ya que en este tipo de arquitectura es necesario un ente que orqueste a las
herramientas de software y las personas, definiendo quién tiene que hacer qué, cuándo y cómo. La
fórmula queda completa cuando este modelo lo gobierna una herramienta BPM (Business Process
Management) que automatiza los procesos. Los usuarios de Negocio son los que conocen y definen cómo
han de ser los procesos.
El BPM resuelve un conflicto que a priori parecía insalvable, ya que los usuarios de Negocio no tienen
suficientes conocimientos técnicos para interconectar mediante Servicios Webs las aplicaciones que
intervienen en los procesos, y el personal de IT no conoce cómo han de ser los procesos de negocio de la
compañía. El BPM acerca ambos roles, permitiendo un entorno de colaboración, donde el personal de
Negocio es capaz de modelizar los procesos, y allí donde es necesario, IT configura Servicios Web para
integrar aplicaciones, tanto internas (ERP, aplicaciones legacy, etc.) como externas (de clientes,
proveedores, administración pública, etc.).
2.4 ¿Es BPMS y BRE (Motor de Reglas de Negocio) lo mismo?
Un BPMS y un BRE o Motor de Reglas de Negocio no son lo mismo, pero se complementan.
Las Reglas de Negocio pueden y deben utilizarse como repositorio general de la empresa donde
almacenar y consultar todas sus normas y procedimientos de aplicación general con independencia y
adicionalmente a su uso en los Procesos. Este repositorio es el Motor de Reglas de Negocio, que ha de
ser independiente a los procesos.
“Lo que en una Clase de Proceso es permanente, se soporta con su Modelo, representado por su
Diagrama y sus Objetos. Lo que es cambiante se soporta con las Reglas de Negocio. El Proceso consulta
las Reglas, cuando así lo dicta el Modelo, y aplica el resultado de las mismas”.
Los procesos consultarán la información que se encuentra en las Reglas de Negocio. De tal modo que
aquellos puedan mantenerse prácticamente sin cambios (excepto los derivados de las mejoras
introducidas en su diseño) ya que la mayor parte de los cambios se derivan de las variaciones del
entorno empresarial (mercado, políticas, estrategia, etc.), y esto queda definido en las Reglas de
Negocio.
Es importante mencionar que muy pocos fabricantes de herramientas BPMS incorporan un Motor de
Reglas de Negocio independiente a los procesos. Por ello diferenciaremos entre Reglas de Negocio y
Reglas de Proceso. Las primeras son las explicadas en este punto. Las segundas son aquellas que su
alta, configuración y gestión se realiza desde el Modelo del proceso y su ámbito de actuación y
responsabilidad se limita al proceso configurado en la Modelización. Por tanto no son independientes al
mismo y por consiguiente no se pueden utilizar como repositorio general de la empresa donde
almacenar y consultar todas sus normas y procedimientos de aplicación general, como es el caso de las
Reglas de Negocio.
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Ejemplo de Regla de Negocio:
Ejemplo de Regla de Proceso:
Todos los fabricantes incorporan Reglas de Proceso, pero muy pocos incorporan Reglas de Negocio, que
son independientes a los procesos.
Aunque las Reglas de Negocio no son vinculantes para la Gestión por Procesos, la potencian
enormemente, siendo evidentes sus beneficios.
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2.5. ¿Por qué el estándar BPMN?
El Standard BPMN (Business Process Modeling Notation), desarrollado inicialmente por el consorcio BPMI
e integrado posteriormente en el grupo OMG es un sistema gráfico de Modelización de Procesos que
representa la culminación de los trabajos de consolidación de las mejores ideas aportadas por otros
estándares anteriores, algunos de los cuales todavía son usados actualmente, si bien han sido superados
por el BPMN. Ejemplos de estándares que han sido analizados y revisados como base de partida para el
desarrollo del BPMN son: UML Activity Diagram, UML EDOC Business Processes, IDEF, ebXML BPSS,
Activity-Decision Flor (ADF) Diagram, RosettaNet, LOVeM y Event-Process Chains (EPCs).
El éxito del BPMN, ya en sus primeros años de vida fue tal que se ha convertido rápidamente en el
Standard hegemónico en el mundo de la Modelización de Procesos de Negocio hasta el punto de que las
principales casas que ofrecen BPM están dirigiendo sus esfuerzos a la readaptación de la modelización
de sus productos siguiendo dicho Standard.
La notación BPMN puede ser ‘mapeada’ (convertida) a los estándares BPEL y XPDL, que son lenguajes
concebidos para la ejecución de procesos. Por tanto, los usuarios de AuraPortal que lo deseen, podrán
convertir los modelos diseñados en BPMN a los lenguajes de ejecución BPEL o XPDL, siguiendo las
instrucciones de ‘mapeo’ que contienen dichos lenguajes. Sin embargo la potencia de estos últimos es
comparativamente muy pobre y en muchos casos, la conversión obliga a limitar las ricas posibilidades, la
potencia y la flexibilidad de los procesos desarrollados automáticamente (son programar) en AuraPortal.
En esencia, el BPMN se compone de varios conjuntos de elementos que abarcan la representación, tanto
de los Objetos del flujo y sus conexiones como los instrumentos de ayuda que son las Bandas
(Swimlanes) y los Artefactos.
Los Objetos se dividen en tres categorías: Actividades, Eventos y Compuertas. A su vez, las Actividades
se dividen en Tareas y Subprocesos. Por tanto, en definitiva se contemplan los siguientes objetos.
Tareas. Realizan las actividades del Proceso. Pueden ser Personales y de Sistema.
Subprocesos. Son conjuntos de Tareas y otros Objetos que pueden funcionar como una unidad
operativa independiente, aunque integrada en el Proceso. Ejemplos de notación de Tareas y
Subprocesos:
Eventos. Se encargan de controlar los arranques y paradas de las corrientes del Proceso en los
hilos en los que están situados. Ejemplos de notación:
Compuertas. Redirigen las corrientes entre los hilos del Proceso según su configuración y
condiciones. Ejemplos de notación:
Lienzo y Bandas. El lienzo en donde se dibujan los objetos del Diagrama puede dividirse en
Bandas (Swimlanes), que son pasillos verticales u horizontales que sirven para ayudar a ubicar
las Tareas y Subprocesos en relación con los departamentos o roles de los ejecutores de los
mismos. Un ejemplo de Diagrama con Bandas:
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Símbolo Función Imagen Básica indicada por BPMN
Tareas Simples
Tarea Personal
Tarea realizada por un Usuario del Sistema. Hay tres tipos de usuarios: Usuarios Internos, Usuarios Externos y Usuarios Invitados. Códi-go: TP
User, Manual, etc.
Tarea de Sistema
Tarea realizada por el sistema. Hay una Tarea de Sistema por cada función a realizar (En-viar una Notificación a uno o varios destina-tarios, Iniciar un Proceso, Ejecutar un Proce-dimiento Almacenado, etc.). Código: TS
Ser- vice,
Script, etc.
Tareas con Evento Incrustado
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Aprobación de Inversión en Obra – (Página 1)
DirecciónAdministraciónObra
INICIOEl Jefe de Obra rellena un Formulario de
‘Solicitud de Aprobación de Inversión en Obra’ Revisión para 1ª Aprobación
Jefe de GrupoTP
1ª Aprobación?
DX
Requiere2ª Aprobación?
DX.23
Solo Lunes y Jueves de 10:00 a 12:00
ET
Revisión para 2ª Aprobación
Jefe de DivisiónTP.30
2ª Aprobación?
DX.34
CL
Aprobada
Si
Aprobada
No
Informa deNo Aprobación
TS
Informa deAprobación
TS.51
SubprocesoCuenta de Inversión
AdministrativoSP
No Aprobada
No Aprobada
K
K.68
FN
TP.33
TS
Tarea con Evento de Mensaje Incrustado
Lleva incrustado un Evento de Mensaje. Si llega el Mensaje antes de que el ejecutor de la Tarea la termine, ésta queda abortada y la corriente del Proceso sigue por la salida del Evento de Mensaje incrustado. Código: TPM
Ex-
ception Flow
Tarea con Evento de Tiempo Incrustado
Lleva incrustado un Evento de Tiempo. Si el Tiempo previsto llega antes de que el ejecu-tor de la Tarea la termine, ésta queda abor-tada y la corriente del Proceso sigue por la salida del Evento de Tiempo incrustado. Código: TPT
Exception Flow
Tarea con Evento Múltiple Incrustado
Lleva incrustado un Evento Múltiple (combi-nación de Eventos de Mensaje y de Tiempo). Si se cumple uno de los Eventos antes de que el ejecutor de la Tarea la termine, ésta queda abortada y la corriente del Proceso sigue por la salida del Evento Múltiple incrustado. Código: TPX
Exception Flow
Tarea con Evento de Compensación Incrustado
Esta Tarea, que necesariamente ha de figurar dentro de una Transacción, es decir, en la notación desarrollada de un Subproceso SPC, lleva incrustado un Evento de Compensación que está asociado a una Tarea de Compen-sación (TC). Si una vez terminada con éxito la Tarea con Evento de Compensación incrustado (TPC), la Transacción no se puede completar, el siste-ma activa la Tarea de Compensación (TC) asociada para compensar (cancelar o retro-ceder) las acciones ya realizadas en la Tarea con Evento de Compensación (TPC) a la que está asociada. Código: TPC
Subprocesos Simples
Subproceso
Conjunto de Objetos (Tareas, Otros Subpro-cesos, Eventos y Compuertas), que constitu-yen una unidad operativa independiente dentro del Proceso. Código: SP
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TPM
TPT
TPX.61
TC.37
TPC.47
SP
Subproceso de Compensación
Subproceso que ‘compensa’ los efectos de la Tarea con Evento de Compensación incrusta-do (TPC) a la que está asociado en una Tran-sacción. Solo se activa cuando la Tarea con Evento Compensación incrustado (TPC) ha sido ter-minada con éxito y sin embargo la Transac-ción (es decir el Subproceso SPC) a la que pertenece no se puede completar y ha de cancelarse, con lo que hay que volver atrás (compensar) mediante este Subproceso de Compensación las acciones ya realizadas mediante la Tarea TPC. Código: SC
Subprocesos con Evento Incrustado
Subproceso con Evento de Mensaje Incrustado
Si llega el Mensaje definido en el Evento incrustado antes de que Subproceso finalice de forma natural, se fuerza la terminación inmediata del mismo y la corriente sigue por la salida del Evento de Mensaje incrustado. La notación Desarrollada del Subproceso ha de diseñarse de manera que contenga la lógica necesaria para que se cumpla la mecá-nica descrita aquí. Código: SPM
Subproceso con Evento de TiempoIncrustado
Si se cumple el tiempo definido en el Evento incrustado antes de que Subproceso finalice de forma natural, se fuerza la terminación inmediata del mismo y la corriente sigue por la salida del Evento de Tiempo incrustado.
La notación Desarrollada del Subproceso ha de diseñarse de manera que contenga la lógica necesaria para que se cumpla la mecá-nica descrita aquí. Código: SPT
Subproceso con Evento MúltipleIncrustado
Lleva incrustado un Evento Múltiple que combina Eventos de Mensaje y de Tiempo. Su funcionamiento es el mismo descrito más arriba para los Eventos sueltos de Mensaje y de Tiempo incrustados. Código: SPX
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SC
TPC.47
SPM
SPT
SPX
Transacción
Este Subproceso, que siempre lleva incrusta-do un Evento de Compensación, comprende los Objetos y Conexiones que configuran una Transacción. Si ésta no puede completarse con éxito, hay que realizar las compensacio-nes oportunas y activar la salida por el Even-to de Compensación incrustado.NOTA. La notación desarrollada de este Su-bproceso ha de construirse adecuadamente para que las compensaciones tengan lugar.Código: SPC
Eventos de Inicio
Evento de Inicio por Mensaje
Inicia el Proceso al recibirse el Mensaje edita-do con el Formulario que se especifica en los atributos de este Evento o bien por una Ta-rea de Sistema de Inicio de Proceso. Código: IM (Invisible)
Evento de Inicio por Tiempo
Inicia el Proceso al cumplirse el tiempo (cual-quier forma de definición: Día del mes, de la semana, fecha, hora, minuto, etc.) indicado en las condiciones especificadas para este Evento. Código: IT (Invisible).
Evento de Inicio Múltiple
Contiene cualquier combinación de Eventos de Mensaje y Tiempo. Inicia el Proceso cuan-do se cumplen las condiciones especificadas para uno de los Eventos que contiene. Códi-go: IX (Invisible)
Evento de Inicio de Subproceso
Evento de Inicio dentro de la Notación Desa-rrollada de un Subproceso. Se activa como hipervínculo de su correspondiente Notación Comprimida cuando la corriente del Proceso principal alcanza esta última. Código: IS
Eventos Intermedios
Evento Intermedio de Mensaje
Detiene la corriente de su hilo hasta que se reciba el Mensaje editado con el Formulario que se ha especificado para este Evento o mediante una Tarea de Sistema de activación de Mensaje, generalmente desde otro Proce-
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SPC
IS.60
EM
so. Código: EM
Evento Intermedio de Tiempo
Detiene la corriente de su hilo hasta que se cumpla el tiempo que se ha especificado para este Evento. Código: ET
Evento Intermedio Múltiple
Contiene una combinación de Eventos de Mensaje y Tiempo. Detiene la corriente en su hilo hasta que se cumpla uno de los Eventos.Código: EX
Evento de Enlace (Link)
Envía o recibe la corriente hacia o desde otro Enlace con el que mantiene un hipervínculo. Código: EL
Eventos de Fin
Evento de Fin de Corriente
Indica el Fin de una Corriente dentro de un Proceso o de un Subproceso. Cuando se al-canza este Evento, la corriente de este hilo queda detenida definitivamente pero las corrientes de los demás hilos siguen su cur-so. Código: FC
Evento de Fin de Proceso o Subproceso
Si el evento está situado dentro del Proceso general fuerza la terminación completa del mismo y la cancelación definitiva de todos los objetos, incluidas las Tareas inconclusas y los Subprocesos que contiene. Si este evento se encuentra dentro de la notación desarrollada de un Subproceso, éste queda terminado y sus objetos cancela-dos. Sin embargo, el Proceso general que contiene el Subproceso sigue activo hasta alcanzar su propio Fin de Proceso.
Código: FN
Compuertas Divergentes
Compuerta Divergente Exclusiva (XOR)
Tiene una Entrada y varias Salidas. Las Sali-das han de estar numeradas para establecer el orden en el que han de ser examinadas, ya que la primera que cumpla las condiciones establecidas será la que conduzca la corrien-
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ET
EX
EL
FC.32
FN.73
te del Proceso. Las demás Salidas serán inha-bilitadas. Código: DX
Compuerta Divergente Inclusiva (OR)
Tiene una Entrada y varias Salidas de las cuales una o varias serán válidas. Las Salidas válidas generarán corrientes paralelas en sus respectivos hilos y los demás hilos serán deshabilitados (no contendrán corriente). Código: DO
Compuerta Divergente Paralela (AND)
Tiene una Entrada y varias Salidas siendo todas ellas válidas. Cada Salida generará corriente paralela en su respectivo hilo. Códi-go: DA
Compuertas Convergentes
Compuerta Convergente Exclusiva (XOR)
Tiene varias Entradas y una Salida. Cuando se produce la primera Entrada conduce la co-rriente a la Salida y las demás Entradas que-dan invalidadas. Código: CX
Compuerta Convergente Inclusiva (OR)
Tiene varias Entradas y una Salida. La Com-puerta, que conoce cuales de los hilos de Entrada llevan corriente y cuales no, (depen-de de lo ocurrido en el Proceso aguas arriba), espera a que lleguen todas las que llevan corriente para permitir la única Salida.Código: CO
Compuerta Convergente Paralela (AND)
Tiene varias Entradas y una Salida. Todas las Entradas han de ser de hilos con corriente pues la Compuerta esperará a que se hayan producido todas las Entradas para permitir la única Salida. Código: CA
ARTEFACTOS
BPMN indica lo siguiente:
“A modeler or modeling tool may extend a BPD and add new types of Artifacts to a Diagram.”
Símbolo Función Imagen Básica
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indicada por BPMN
Anotación
Texto explicativo en semi-cuadro con puntero. Se puede conectar a otro Ob-jeto por el extremo del puntero.
Documento
Indica un documento relacionado con un Objeto (generalmente una Tarea o Subproceso). Se puede conectar por cualquiera de sus cuatro puntos de conexión, uno en cada lado.
Contorno
Se usa para delimitar un Subproceso en su Notación Desarrollada o un frag-mento del Proceso que se desea identi-ficar. Puede conectarse a otros Objetos si se desea.
3. GLOSARIO DE ACRÓNIMOS
Seguidamente se recapitulan los acrónimos utilizados en este documento:
B2B = Business to Business
BAM = Business Activity Monitoring
BI = Business Intelligence
BPA = Business Process Analysis
BPEL = Business Process Execution Language
BPM = Business Process Management
BPMS = Business Process Management Suite
BPMN = Business Process Modeling Notation
BPP = Business Process Platform
BRE = Business Rules Engine
BRMS = Business Rules Management System
CMMI = Capability Maturity Model Integration
CRM = Customer Relationship Management
EAI = Enterprise Application Integration
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EFQM = European Foundation for Quality Management
ERP = Enterprise Resource Planning
ESB = Enterprise Service Bus
H2H = Human to Human
H2S = Human to System
IT = Information Technology
LOPD = Ley Orgánica de Protección de Datos
SaaS = Software as a Service
SCM = Supply Chain Management
SOA = Service Oriented Architecture
S2S = System to System
ANEXO. CURSOS BÁSICOS ON-LINE DE INTRODUCCIÓN AL BPMS
Estos cursos están orientados a ofrecer una visión general de la Gestión por Procesos y su impacto en la
gestión empresarial moderna. Esta colección de cursos se estructura en dos Capítulos que se
corresponden con dos Niveles del conocimiento sobre BPM:
1. Conceptos Genéricos sobre BPMS
Orientados a ofrecer una visión general de la Gestión por Procesos automatizada mediante una Suite
BPM de última generación, su impacto en la gestión empresarial moderna y los beneficios que puede
aportar.
1.1. Qué es un BPMS. Su objetivo es obtener una visión general del mundo BPM: conceptos
básicos, evolución histórica y proyección de futuro, así como aclarar las relaciones y diferencias con
conceptos relacionados (Workflow, BRE, SOA, etc.).
1.2. Ciclo de Vida de los Procesos BPM. Su objetivo es obtener una visión teórica y, sobre todo, eminentemente práctica de la Gestión por Procesos en su ciclo completo, que abarca cuatro etapas: 1. Modelización, 2. Ejecución-Orquestación, 3. Monitorización y 4. Optimización.
1.3. La Gestión Empresarial con BPMS. Su objetivo es obtener una visión teórica y práctica del
nuevo enfoque de la gestión empresarial mediante una Suite BPM y de las ventajas que ello
conlleva, así como los aspectos concretos por los que BPMS es tan importante hoy en día y porqué
es ya una necesidad para la supervivencia de cualquier entidad.
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1.4. Trabajar con BPMS. Su objetivo es obtener una visión práctica de la forma en que realizan
sus trabajos diarios las personas en una entidad con BPMS, y que resulta mucho más sencillo y
eficaz). Instrucciones, formularios dinámicos, campos calculados y condicionales, creación
automática de documentos, botones de acción, de enlace y de script, workflow libre, tareas
integradas, etc.
1.5. Trabajos Automáticos del BPMS. Su objetivo es conocer el alcance de las actividades que
pueden ser ejecutadas directamente por el sistema mediante los Motores de los Procesos sin
intervención humana. Estas acciones, que también pueden prepararse sin necesidad de
programación, suponen el máximo exponente del ahorro de tiempos y costes y, al mismo tiempo, la
seguridad de la ejecución de los Procesos Empresariales.
2. Aplicaciones Esenciales que deben componer un BPMS
Orientados a dar a conocer el alcance y las prestaciones que ofrece un BPMS de última generación y,
sobre todo, la sinergia que desencadena la inclusión en la Suite de algunas aplicaciones esenciales que
comparten entorno de forma totalmente integrada y sin costuras de manera amigable. Este conjunto
constituye la espina dorsal de la empresa.
2.1. Intranet Corporativa integrada en BPMS. Su objetivo es obtener una visión general de las
ventajas que se obtienen de la integración completa de la Suite BPM con la Intranet Corporativa,
facilitando significativamente el trabajo de todos los empleados y el control de actividades y
tiempos.
2.2. Extranet integrada en BPMS. Su objetivo es conocer la última tecnología disponible de
Información, Comunicación y Colaboración para crear canales privados, individuales y exclusivos de
comunicación y trabajo con Externos, y cómo quedan estos incluidos en el workflow los Procesos de
la entidad.
2.3. Gestión Documental Corporativa integrada en BPMS. Su objetivo es obtener una visión
general de las ventajas que se obtienen de la integración completa de la Suite BPM con la Gestión
Documental, consiguiendo la práctica automatización de los cuatro pilares en los que se asienta la
Gestión Documental: la Captura, de la Creación, del Flujo y del Acceso a los documentos.
2.4. CRM (Customer Relationship Management) integrado en BPMS. Su objetivo es conocer
una innovación que marcará sin duda el futuro del CRM: la sinergia que desencadena la integración
completa en BPMS de las funcionalidades del CRM con procesos de BPMS mediante Procesos
Patrón.
2.5. SCM (Supply Chain Management) integrado en BPMS. Su objetivo es obtener una visión
general de la gestión de la Cadena de Suministros mediante Procesos Patrón de BPMS, que se
revela como la herramienta más efectiva para gestionar la promoción, solicitud, preparación y
entrega de los bienes y servicios solicitados, ajustados siempre a las necesidades.
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