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DARÍO CASTILLO SANDOVALDARÍO CASTILLO SANDOVAL
dcastil@javeriana.edu.co
FORMULACION Y EVALUACION DE FORMULACION Y EVALUACION DE PROYECTOS PROYECTOS
en empresas del sector solidarioen empresas del sector solidario
Tutor: Darío Castillo SandovalAutora de diapositivas: María Fernanda Cabal,
basada en el libro de su autoría, del mismo título de la presentación – UNES – IER – PUJ
Curso de Gestión Solidaria para Comités
FONTEBO – UNIVERSIDAD JAVERIANA
2006
DARÍO CASTILLO SANDOVALDARÍO CASTILLO SANDOVAL
dcastil@javeriana.edu.co
INTRODUCCIÓN
Estudiar lo relativo a la formulación y evaluación de proyectos constituye un elemento concluyente en los estudios de la gerencia de las empresas, toda vez que se refiere al estudio comprehensivo de la realidad que rodea un propósito.
En la medida en que se trabaje con un claro sentido por la preferencia hacia el éxito, nos hacemos dueños de las variables que influyen en dicha probabilidad.
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EL CONCEPTO DE PROYECTO (I)
• El término PROYECTO es utilizado en todas nuestras actividades. No es necesario ser un GERENTE para tener que ver con proyectos.
• Proyecto es algo que NO ES, que todavía es una IDEA que se espera cristalizar en el futuro. Sin embargo, es necesario empezar a actuar hoy y las acciones que se realicen tienen unas consecuencias precisas en el entorno de esa idea futura, es decir, en el éxito o no del Proyecto.
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El Concepto de Proyecto (II)
Sólo cuando se cristalice la idea que se tenía, se dirá si el esfuerzo valió la pena y sí lo hecho fue adecuado para conseguirlo. Pudieron faltar o sobrar algunos elementos, pudieron ser muy altos los costos para lo que se consiguió o haber hecho mucho más de lo que se esperaba, etc. En general, al contrastar la idea con el resultado y mirar la forma como se llevó a cabo, podremos estar satisfechos o insatisfechos. Y en este último caso, ya será tarde. Se habrá invertido tiempo y esfuerzo en oportunidades irrepetibles.
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Justificación de los Proyectos (I)
La elaboración de un proyecto se justifica según dos factores:
• Económicos, expresados como la necesidad de evitar desperdicios, ahorrar costos, conseguir recursos, etc.-
• Logros, que se manifiestan en términos de alcanzar los objetivos propuestos, asegurar los efectos deseados, evitar desvíos en resultados pero también en uso de recursos, conseguir las metas en tiempo y calidad, etc.
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Justificación de los Proyectos (II)
• Se pretende entonces, que los recursos se asignen eficientemente para solucionar un problema y que la solución así obtenida sea eficaz para satisfacer al cliente. Se pretende también la satisfacción de los intereses privados y de la sociedad en su conjunto. Dentro del concepto de “bienestar” no esposible mantener estos dos puntos de vista en contravía.
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Formulación y Evaluación (I)
Debe quedar claro que la Formulación y Evaluación de Proyectos obliga a precisar unos objetivos, establecer unos cursos de acción y a pensar anticipadamente en los resultados de un proyecto, para garantizar la asignación adecuada de los recursos para satisfacer las necesidades de la comunidad
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Formulación y Evaluación de Proyectos (II)
• El proyecto se convierte en la Unidad específica mediante la cual se planea dar solución a una necesidad determinada aprovechando una oportunidad o solucionando un problema.
• La formulación y evaluación de proyectos puede considerarse como la herramienta idónea de la gerencia para permitir el análisis y el control adecuado de los procesos de inversión contenidos integralmente en un proyecto.
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Formulación y Evaluación de Proyectos (III)
• El Objetivo de la Formulación y evaluación de proyectos es verificar que los efectos e implicaciones económicas , técnicas, financieras, institucionales, políticas y organizativas de asignar recursos hacia el logro de un objetivo, generen una relación beneficio-costo adecuada.
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ETAPAS DE UN PROYECTO (I)
• En el proceso de elaborar el PROYECTO de inversión hay una secuencia lógica que coincide con las etapas propias de los procesos de decisión, pero en este caso específico hacen referencia a las actividades y estudios previos, debidamente agrupados en etapas o fases para la realización del proyecto.
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Formulación y Evaluación de PROYECTOSFormulación y Evaluación de PROYECTOS
IntroducciónIntroducciónOBJETIVO:
Definir si se justifica la inversión de recursos recursos en un proyectoproyecto.
•Escasos•CostososDescartar otras
posibilidades de proyectos
DECISIONRESPONSABILIDAD
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PROYECTOPROYECTODEFINICION GERENCIAL:
Unidad para la gestión de recursos de manera eficiente
QUE QUIEROMAÑAN
A
QUE HACER
HOYPROYECTO
UNIDAD DE GESTION
BENEFICIO / COSTO •Utilidad•Impacto personal•Cobertura•Impacto social •Impacto ambiental
•Dinero•Tiempo•Esfuerzo Humano•Maquinaria y Equipo•Tecnología
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Hacer un proyecto antes de hacer las cosas es importante porque nos permite ser más dueñosdueños de las circunstancias
IMPORTANCIA DEL PROYECTOIMPORTANCIA DEL PROYECTO
PROYECTO RESULTADOS
COMPARAR
CORREGIR
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FASES DEL PROYECTOFASES DEL PROYECTO
NECESIDAD IMPACTO
MODIFICACION DEL ESTADO INICIAL DE LA NECESIDAD
IDEA
FORMULACION YEVALUACION
PROYECTO
PUESTA ENMARCHA
RESULTADO
NUEVANECESIDAD
•CONOCIMIENTO de la REALIDAD
•PREINVERSION•PREFACTIBILIDAD•ESTUDIOS DE FACTIBILIDAD
GERENCIA del POROYECTO
EVALUACION “EX POST”
HASTA AQUÍ ESTUDIAREMOSHASTA AQUÍ RESPONSABILIDADRESPONSABILIDAD DEL LIDER
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PRIMERA PARTE: FORMULACIÓN DEL PROYECTO
1.- LA IDEA1.- LA IDEA
La idea de un proyecto nace del conocimiento de la realidad para:
•aprovechar una oportunidad•satisfacer una necesidad•corregir una situación
IDENTIFICARUN PROBLEMA
CONOCIMIENTO Y CREATIVIDAD VISION DE FUTURO
CAPACIDAD DEL LIDER
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1.- LA IDEA1.- LA IDEA
METODOLOGIA DE TRABAJO
•QUE QUIERO CAMBIAR?
•CRITERIOS DE SELECCIÓN
•DEFINIR PRIORIDADES
Cosas de la realidad que me gustaría modificar
Con qué bases voy a decidir
Definir prioridades para diferentes grupos de interés
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TALLER#1:
IDENTIFICACION DE LOS PROBLEMAS DEL ENTORNOIDENTIFICACION DE LOS PROBLEMAS DEL ENTORNOLa siguiente hoja de trabajosiguiente hoja de trabajo le ayudará a identificar qué oportunidades, necesidades o defectos de su entorno le gustaría cambiar.
Por favor:•Llénela primero cada uno•Trabaje en grupo discutiendo las hojas individuales•Saque sólo una cosa por grupo.
Para llenar las casilla,observe su formato siguiente y tenga en cuenta:
•Qué le gustaría cambiarQué le gustaría cambiar: Liste todo lo que ha venido pensando sobre cosas que Ud. y su grupo podrían hacer y que signifique oportunidad de negocio.•Necesidad/OportunidadNecesidad/Oportunidad: Marque con una x,según corresponda. Después le ayudará a definir su proyecto.•Criterios:Criterios: Corresponde a las bases con las cuales Ud. va a elegir en qué quiere trabajar. En este caso son Interés para la empresa, el fondo de empleados, la comunidad de la localidad, el propio gusto.•PrioridadesPrioridades: Son la calificación que Ud. asigna a cada cosa que quiere cambiar, según el grado de importancia que tenga en cada criterio. Califique de 1 a 4, en donde 1 es muy poco interés y 4 muy alto interés.
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2.- Definir el Problema2.- Definir el Problema
Es expresar claramente, en palabras, la situación que queremos cambiar. Tiene 2 aspectos:
UBICACION
DESCRIPCIONQué? IdentidadDónde? UbicaciónCuándo? TiempoCuáles,Cuántos? Magnitud
Cómo son las cosas?Cómo deberían ser?
Esta DIFERENCIA DIFERENCIA es, es, realmente, nuestro problema
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2.- Definir el Problema2.- Definir el Problema
METODOLOGIA DE TRABAJO
•Revise la cosa que le gustaría cambiar,cosa que le gustaría cambiar, que ya su grupo escogió•Cómo es la situación actualmente?•Cómo debería ser?•Identifique la diferencia entre las dos situaciones•Describa con precisión esta diferencia, usando las preguntas. Qué?, Dónde, Cuándo?, Cuánto?
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La siguiente hoja de trabajosiguiente hoja de trabajo le ayudará a definir con precisión su problema
Por favor:• Preferiblemente llénela primero cada uno•Trabaje en grupo discutiendo las hojas individuales•Saque sólo una definición del problema por grupo.
Para llenar las casilla,observe su formato siguiente y tenga en cuenta:
•Cómo son las cosasCómo son las cosas: Liste las características que actualmente tiene la situación•Cómo deberían serCómo deberían ser: Utilizando su visión del futuro y la de su grupo, piense cómo deberían ser las cosas. Sueñe y a la vez sea realista. No pesimista. •DiferenciaDiferencia: Cuál o cuales diferencias encuentra entre estas dos situaciones.Tache aquéllas que en las que Ud. no puede hacer nada.Señale la diferencia principal.Esta es su verdadero problemaEsta es su verdadero problema•Descripción Descripción :
•Qué? Qué? Qué es lo que realmente está mal? En que objeto se observa la diferencia? En que objeto recae la oportunidad?•Dónde? Dónde? En qué lugar o área geográfica se ve la diferencia? En qué parte del proceso?•Cuándo?Cuándo? Cuándo apareció la diferencia? Cuándo empieza la oportunidad •Magnitud:Magnitud: Cuántas veces se repite el problema? Cuántos objetos están dañados? Cuántos (individuos procesos,negocios) están cobijados por la oportunidad?
•Definición final del Problema : Definición final del Problema : En un párrafo resuma este trabajo
TALLER#2:
DEFINICION DEL PROBLEMADEFINICION DEL PROBLEMA
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3.- Causas del Problema3.- Causas del Problema
Hasta ahora, UD. TODAVÍA NO TIENE UN PROYECTO! Sólo encontró un problema problema y lo pudo expresar claramente!
Ahora averiguará cuál es la verdadera causaverdadera causa del problema. No se deje engañar! La relación entre las causas y el problema no siempre es directa, Generalmente existen árboles de causas. Esto es, que unas dependen de otras. Asegúrese de llegar a las causas más profundas!más profundas!
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3.- Causas del Problema3.- Causas del Problema
Ud. sabe que está ante la verdadera causa del problema cuando al eliminar esta causa, se elimina el problema.
ProblemaCausa
aparente
Causa aparente
Causa aparente
Causafinal
síntomas
Verdadera Causa
Buscar Solución
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3.- Causas del Problema3.- Causas del Problema
METODOLOGIA DE TRABAJO
•Retome el problemaproblema que ya su grupo definió•Haga un listado de las posibles causas del problema. •Analice las causas para saber si están relacionadas entre sí en un árbol de causas•Seleccione todas las últimas causas•Analice estas últimas causas desde la óptica de la causa más probable. Válgase de la experiencia y el conocimiento. Sea analítico y creativo.•Elija una, como la causa verdadera, siempre utilizando un método de la calificación.
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La siguiente hoja de trabajosiguiente hoja de trabajo le ayudará a buscar la causa más probable de su problema.
Por favor:• Sea muy creativo. Trate de ver las cosas desde una óptica diferente•Trabaje en grupo generando lluvia de ideas. Acepte todos los planteamientos. •Discuta y llegue a un acuerdo.
Para llenar las casilla,observe el formato siguiente y tenga en cuenta:
•Definir el ProblemaDefinir el Problema: Resuma la definición del problema que tiene en el formato del taller 2. Esto le ayudará a fijar la idea central•Posibles CausasPosibles Causas: Anote todas las causas que salgan de la lluvia de ideas, aún las que le parezcan absurdas.•Probar las Posibles CausasProbar las Posibles Causas: Analice cada una y establezca relaciones de dependencia. Utilice la columna de números para identificar con el mismo número las que tienen un árbol común. De cada árbol identifique la causa última.•Analizar las hipótesis basadas en la experiencia:Analizar las hipótesis basadas en la experiencia: Es un paso opcional que enriquece el análisis. Documente la experiencia sobre hechos. Evite las anécdotas.•Verificar la Causa más probable:Verificar la Causa más probable: Seleccione entre las causas profundas la que aparezca como causa más probable. Someta a discusión el procedimiento y la decisión. Si es posible, haga una prueba. Discuta, escuche. decida.
TALLER#3:
DEFINICION DEL PROBLEMADEFINICION DEL PROBLEMA
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4.- Alternativas de Solución4.- Alternativas de Solución
Consiste en encontrar una forma de atacar directamente la causa profunda del problema, para darle solución.
Esta solución que Ud. plantee ahora, será verdaderamente su PROYECTOPROYECTO.
Está listo para FORMULAR EL PROYECTOFORMULAR EL PROYECTO y después evaluarlo.
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3.- Causas del Problema3.- Causas del Problema
METODOLOGIA DE TRABAJO (1)
•Retome el problema problema y su causa verdaderacausa verdadera
Qué condiciones necesita cumplir la solución?
Que condiciones quisiera que tuviera?
LIMITES
DESEABLES
BASES PARA DECIDIR
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3.- Causas del Problema3.- Causas del Problema
METODOLOGIA DE TRABAJO (2)
Plantear todas las soluciones posibles
Calificar las soluciones según los criterios
Estudiar Riesgos
DECIDIR
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La siguiente hoja de trabajosiguiente hoja de trabajo le ayudará identificar la solución del problema planteado.Por favor:• Sea muy creativo. Trate de ver las cosas desde una óptica diferente. Averigüe•Trabaje en grupo generando lluvia de ideas. Acepte todos los planteamientos. •Discuta y llegue a un acuerdo.
Para llenar las casilla,observe el formato siguiente y tenga en cuenta:Objetivo de la DecisiónObjetivo de la Decisión: Solución a la causa más probable. •CriteriosCriterios:
•Límites:Escriba las condiciones que de todos modos debe tener la solución.•Deseables: Anote las condiciones que Ud. quisiera que tuviera la solución.
•Valor de ponderación: Dele un valor en número, a cada condición deseable según su importancia.
•AlternativasAlternativas: Escriba todas las posibles decisiones. Aún las que parezcan ridículas •Limites: Analice cada una y revise si cumple con cada uno de los límites.Tache las que no cumplen con todos los límites.•Deseables:
•Calificación: Califique con un número qué tanto cumple la alternativa con cada uno de los criterios deseables.• Ponderación: Escriba el valor de ponderación.•Puntaje Total: Multiplique los dos números anteriores
TALLER#4:
ALTERNATIVA DE SOLUCIONALTERNATIVA DE SOLUCION
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Estudio deMercados
EstudiosTécnicos
EstudiosFinancieros
Producto
Mercado
Cliente
Oferta
Demanda
Precio
Tamaño
Localización
Ingeniería
Cronograma
Costos
Ingresos
Aspectos Administrativos
Consideraciones Jurídicas
Planeación Control Organización R. Humanos
Diagrama 7 Formulación del Proyecto
Financiación
SEGUNDA PARTE: ESTUDIOS ESPECIALIZADOSSEGUNDA PARTE: ESTUDIOS ESPECIALIZADOS
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1.- ESTUDIO DE MERCADOS1.- ESTUDIO DE MERCADOS
OBJETIVO:OBJETIVO:
Conocer el comportamiento esperadocomportamiento esperado de los bienes y servicios producidos por el proyecto.
PRODUCTO:PRODUCTO:UsosPresentaciónBienes RelacionadosDistribuciónLegislación
MERCADO:MERCADO:
DEMANDA:•Variables•Dimensión•Comportamiento
OFERTA:•Régimen•Proveedores
PRECIOS:•Fijación
CLIENTE:CLIENTE:DescripciónSegmentoPotenciales
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2.- ESTUDIOS TECNICOS2.- ESTUDIOS TECNICOS
OBJETIVO:OBJETIVO:
Obtener información para decidir sobre la localización, localización, tamaño, diseño de planta y procesos tamaño, diseño de planta y procesos del proyecto.
TAMAÑOTAMAÑOTamaño UnicoCrecimiento escalonado
INGENIERÍA PORDUCTOINGENIERÍA PORDUCTO
Descripción TécnicaProceso ProducciónMuebles y EquiposInsumosArquitecturaLOCALIZACIONLOCALIZACION
Zona•Vías•Recursos•Regulación•Desarrollo
Sitio Exacto
CRONOGRAMACRONOGRAMAActividadesTiempos
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3.- PROCESO ADMINISTRATIVO3.- PROCESO ADMINISTRATIVO
OBJETIVO:OBJETIVO:
Decidir anticipadamente, la forma como se manejarácomo se manejará el proyecto.
ANALISIS ANALISIS ESTRATEGICOESTRATEGICONaturalezaObjetivosProgramas
ASPECTOS JURIDICOSASPECTOS JURIDICOSSaludAmbientalesImpuestosDesarrollo Municipal
ESTRUCTURA Y ESTRUCTURA Y FUNCIONESFUNCIONES
OrganigramaPersonal
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4.- ESTUDIO FINANCIERO4.- ESTUDIO FINANCIERO
OBJETIVO:OBJETIVO:
Recopilar información sobre costos, ingresos, costos, ingresos, necesidades de dinero y presupuestos necesidades de dinero y presupuestos del proyecto.
INVERSIONESINVERSIONESActivos FijosCapital de Trabajo
INGRESOSINGRESOS
Por VentaOtros
COSTOSCOSTOSOperacionales•Costos Producción•Gastos OperaciónFinancieros
FLUJO DE CAJAFLUJO DE CAJADisponibleNecesidad de $$$
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4.- ESTUDIO FINANCIERO (2)4.- ESTUDIO FINANCIERO (2)
Ventas Cantidad a producir
Consumo de MaterialesInventario de materias primasCosto de materialesMano de obraGastos generalesInventarios productos terminadosCostos indirectos de fabricaciónAportes de capitalTesoreríaBalance generalComprasInversión en activos fijosPérdidas y ganancias.
ANALISIS ANALISIS FINANCIEROFINANCIERO
LiquidezRentabilidad
FUENTES DE FUENTES DE FINANCIACIONFINANCIACIONSector FinancieroBanca FomentoCooperativas
PRESUPUESTOPRESUPUESTO PUNTO DE EQUILIBRIOPUNTO DE EQUILIBRIO
INGRESOS = COSTOS
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Es la parte culminante de todo el estudio porque define si el proyectoes conveniente o inconveniente, de manera que su resultadodetermina la suerte última del proyecto: recomendarse, objetarse odescartarse definitivamente.
Distribución social de los beneficios entre losdiferentes estratos y grupos de la sociedad.
Distribución geográfica de los beneficios. Distribución de los beneficios entre consumo e
inversión Generación de empleo. Contribución en otros aspectos, como el
mejoramiento de las balanzas externas, calidad devida, medio ambiente, etc.
TERCERA PARTE: EVALUACION DEL PROYECTOTERCERA PARTE: EVALUACION DEL PROYECTO
ECONOMICAECONOMICA
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Se concentra en el análisis de la rentabilidad de un proyecto, esdecir en su capacidad para generar excedentes tales para: recuperar su inversión obtener ganancias adicionales.
Elementos Fundamentales:
Los flujos esperados de caja El efecto del tiempo en el valor del dinero dado por la
inflación, la especulación del dinero y el riesgo. El criterio de evaluación: Valor Presente Neto, Tasa Interna
de Retorno, Relación Beneficio Costo.
FINANCIERAFINANCIERA
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ESTABLECER ELFLUJO DE CAJAPara cada periodo
FIJAR ELHORIZONTE DELPROYECTO
DEFINIR LA TASADE DESCUENTO
APLICAR ELCRITERIO DEEVALUACION
ANALIZAR LOSRESULTADOS
DECISIÓN DEVIABILIDAD
PROCESO DE EVALUACION DEL PROYECTOPROCESO DE EVALUACION DEL PROYECTO
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8 años
Hoy
¿Cuánto es en pesos de hoy elresultado de este flujo?
¿Cuál será su verdadero valordentro de 8 años?
¿Cuál es la tasa que me hace
indiferente ambos valores?
Tasa de Descuento
CONCEPTO FUNDAMENTAL EN LA EVALUACION CONCEPTO FUNDAMENTAL EN LA EVALUACION FINANCIERAFINANCIERA
La fórmula matemática que expresa este planteamiento es:
n nVPN = SUM I p _ SUM E p p=1 p p=1 p
(1+i) (1+i)
Donde:I = Ingresos del periodoE= Egresos del periodoi = Tasa de descuentop = Periodo
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INTRODUCCION
Introducción:Breve descripción del origen proyecto, explicando: a qué se debió su formulación y cuáles son sus propósitos, cuáles las dificultades ylimitaciones encontradas. Sea breve pero contundente. Quizás sea la única oportunidad para lograr que alguien se interese en eltrabajo.
Resumen del Proyecto:Presentación sintética de los datos más relevantes de todos los estudios técnicos que hizo, haciendo énfasis en los resultadosesperados y los efectos en la cooperativa y en los supuestos que utilizó para llegar a dichos resultados. Omita en esta parte referenciasespecíficas a la metodología de los cálculos.
2.- CUERPO
- Justificación y Términos de Referencia:Explica los antecedentes que dieron origen a la idea del proyecto. Incluye el análisis del entorno, el planteamiento del problema, losmarcos de referencia, objetivos generales y específicos, los procedimientos metodológicos empleados y los alcances del proyecto.
- Estudio de Mercados- Estudio Técnico- Estudio Financiero- Evaluación- Plan de Implementación:
En esta sección se incluyen todas las conclusiones de los capítulos previos, con una explícita referencia a los resultados de laevaluación financiera, donde claramente se deje establecido si el proyecto resultó viable o no, y el por qué de estos resultados.
3.- COMPLEMENTO
- Bibliografía:Lista de todos los documentos que consultó para la realización de su trabajoApéndices:Cuestionarios utilizados para la recolección de datos, cuadros y gráficos preparados por los autores como resultados de lasinvestigaciones realizadas, fotos, planos, diseños, detalles técnicos.
- Anexos:Soportes tomados de fuentes secundarias tales como estadísticas, cuadros y gráficos adicionales, y en general toda la informaciónque pueda resultar relevante para el lector y su mejor comprensión del documento.
DOCUMENTO FINALDOCUMENTO FINAL
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Bibliografía
• Cabal Escandón, María Fernanda (2003). Formulación y gestión de proyectos en empresas del sector solidario. Texto UNES – PUJ, Bogotá D.C., 147 pp.
• Medina, Felipe (2005). Presentaciones en PPT sobre formulación de Proyectos. UNES – PUJ, Bogotá D.C.
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