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1.0. TÍTULO: TOMA DE INVENTARIO FÍSICO DE LOS ACTIVOS FIJOS. 2.0. OBJETIVO: Realizar la toma del inventario físico de bienes de activo fijo en la institución por lo menos una vez al año. Verificar la existencia física y estado de conservación de los bienes. Plaquear aquellos bienes que al momento del inventario no cuenten con la plaquita. 3.0. UNIDADES PARTICIPANTES: Coordinación de Contabilidad. Dirección de Administración y Finanzas. Coordinación de Contabilidad. Despachos y Oficinas. 4.0. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: Este procedimiento es exclusivo de la Unidad de Bienes Patrimoniales y aplicable a todos los bienes de activo fijo propiedad de la institución. El personal que interviene en la toma de inventarios físicos, debe ser independiente de aquellos que tienen a su cargo el registro y manejo de los activos, salvo para efectos de identificación. 5.0. REFERENCIAS / DOCUMENTOS ASOCIADOS: Decreto Ejecutivo No.85 (de 16 de abril de 2007) “Que aprueba la Estructura Organizacional de la Dirección General de Contrataciones Públicas”. G.O. No.25,773. Procedimiento Administrativo No. MPAD/DAF/001 “Procedimiento para Elaborar Procedimientos”, Agosto de 2007.
Dirección General de Contrataciones Públicas
Nombre del Procedimiento:
Toma de Inventario Físico de los Activos Fijos
No. de Procedimiento: MPAD/DAyF/CON/003
No. de revisión: 00
Fecha de Revisión: 00
Página: 1/7
Fecha de Edición: Octubre /2007
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Dirección General de Contrataciones Públicas
No. de Procedimiento: MPAD/DAyF/CON/003
No. de Revisión: 00
Nombre del Procedimiento:
Toma de Inventario Físico de los Activos Fijos
Fecha de Revisión: 00
Página: 2/7
Decreto No.214-DGA (de 8 de octubre de 1999) “Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá. Contraloría General de la República. Punto 220.03, Comentarios del 01 al 08.
6.0. GLOSARIO DE TÉRMINOS: Toma de Inventario Físico: Es un proceso que consiste en verificar físicamente, la existencia de los bienes con que cuenta la entidad, a una fecha dada, con el propósito de constatar los resultados obtenidos con la información contable. 7.0. ANEXOS: No. DE ANEXO IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL FORMULARIO 1 DAyF/CON/03 Inventario de Activos Fijos. 8.0. DESCRIPCIÓN METODOLÓGICA:
ÁREA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Unidad de Bienes Patrimoniales Programa por lo menos una vez al año la toma de inventario físico de activo fijo.
Informa a la Administración la fecha probable de inicio del inventario. Adjunta cronograma de actividades.
Director Administrativo Recibe información de inicio de inventario. Envía a través del correo electrónico la información a todo el personal de la institución sobre el inicio del inventario, la fecha probable y el personal que lo realizará.
Direcciones, Oficinas y Personal colaborador
Recibe el correo con la información. El día de la visita, recibe a la Unidad de Bienes Patrimoniales. Colabora en el conteo de los bienes asignados.
Dirección General de Contrataciones Públicas
No. de Procedimiento: MPAD/DAyF/CON/003
No. de Revisión: 00
Nombre del Procedimiento:
Toma de Inventario Físico de los Activos Fijos
Fecha de Revisión: 00
Página: 3/7
ÁREA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Unidad de Bienes Patrimoniales Organiza la información, para llevar a cabo la toma física del inventario. Por cada Dirección, Oficina y funcionario llenará el formulario No.DAyF/CON/03, ver Anexo No.1. inicial si no cuenta con los listados de inventarios. Lleva a cabo la toma física del inventario verificando físicamente los bienes con que cuenta cada dirección, oficina y equipos asignados al personal, contra el listado. Elabora reportes de la toma de inventario físico y de aquellas diferencias de más o menos. Las diferencias que se obtengan durante el proceso de inventario de bienes y conciliación con la información contable, deben investigarse y luego practicar los ajustes correspondientes, previa autorización del funcionario responsable. En caso de que tengan equipos que no están en el listado, los anotará en hoja adicional con todos los detalles. Aquellos bienes o equipos que durante la toma del inventario físico no tengan su plaquita de inventario, investigará su procedencia contra el despacho de materiales.
Dirección General de Contrataciones Públicas
No. de Procedimiento: MPAD/DAyF/CON/003
No. de Revisión: 00
Nombre del Procedimiento:
Toma de Inventario Físico de los Activos Fijos
Fecha de Revisión: 00
Página: 4/7
ÁREA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Unidad de Bienes Patrimoniales Encontrada la procedencia, procede a adherir la plaquita de inventario y anotar en sus registros. Actualiza el sistema de inventario, imprime informe de resultados por Unidad y/o Dependencia y remite a la Dirección Administrativa.
Dirección Administrativa Revisa informe. Emite nota, circular o memorando entregando copia del resultado del inventario a todas las unidades, con las observaciones encontradas. Envía nota a la Contraloría General de la República y a la Dirección de Catastro y Bienes Patrimoniales adjuntando copia del informe final del inventario. Envía copia a la Coordinación de Contabilidad para la conciliación de los registros contables. Archiva original.
Coordinación de Contabilidad Recibe copia del informe final de la toma de inventario físico. Realiza la conciliación de los registros contables Archiva documentos.
Unidades y/o Dependencias Reciben copia del inventario físico realizado a su unidad, para su verificación y custodia. Archiva documentos.
Dirección General de Contrataciones Públicas
No. de Procedimiento: MPAD/DAyF/CON/003
No. de Revisión: 00
Nombre del Procedimiento:
Toma de Inventario Físico de los Activos Fijos
Fecha de Revisión: 00
Página: 5/7
9.0. DIAGRAMA DE FLUJO:
UNIDAD DE BIENES PATRIMONIALES
Inicio
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
Programa por lo menos una vez al
año, la toma del inventario físico de
activo fijo.
Recibe información sobre la fecha
del inventario.
Recibe correo con la información.
DIRECCIONES, OFICINAS Y
PERSONAL COLABORADOR
El día de la visita, reciben a la
Unidad de Bienes Patrimoniales
junto con el personal designado.
Fin
Informa a la Administración la fecha
probable del inventario.Envía a través de correo
electronico la información a todo
el personal sobre la fecha
probable del inventario y el
personal que lo realizará. Colabora en el conteo de los
bienes.
A
A
Organiza la información. Por cada
dirección, o despacho llena el
formulario No.DAyF/CON/03, Anexo
No.1.
Inicia el inventario, verificando
físicamente los bienes con que
cuenta cada dirección, oficina y
equipos asignados contra el listado.
¿Hay
diferencias?
NoSi
Elabora reportes
para su
investigación.
Elabora informe
final.
Anota en hoja
adicional aquellos
equipos que están
de más.
Actualiza el
sistema de
inventario e
imprime informe y
remite a la
Dirección Adm.
Recibe informe, revisa,
emite circular y entrega
copia del resultado del
inventario a las unidades.
Recibe copia del informe, custodia
y/o archiva.
COORDINACIÓN DE CONTABILIDAD
CONTABILIDAD
C
C
Recibe copia del inventario.
Concilia los registros contables.
Fin
Dirección General de Contrataciones Públicas
No. de Procedimiento: MPAD/DAyF/CON/003
No. de Revisión: 00
Nombre del Procedimiento:
Toma de Inventario Físico de los Activos Fijos
Fecha de Revisión: 00
Página: 6/7
ANEXO No.1
Forma:DAyF/CON/03 Fecha de Edición: Octubre/2007
CÓDIGO CÓDIGO
1 AREA 8 DIRECCIÓN
2 INSTITUCIÓN 9 DEPTO.
3 PROVINCIA 10 SECCIÓN
4 DISTRITO 11 NIVEL
5 CORREGIMIENTO
EQUIPO, MUEBLES Y ENSERES DE OFICINA, DOMESTICOS Y DE SERVICIOS
CUENTA ESPECIFICACIÓN SUB-ESPE- CÓDIGO DESCRIPCIÓN MARCA SERIE TIPO DE VALOR DEPRECIACIÓN OBSERVACIONES
CIFICACIÓN MATERIAL
Firma Firma Fecha
Del RegistroResponsable del InventarioJefe de Del Depto.
MODELO
REPÚBLICA DE PANAMÁ
DIRECCIÓN GENERAL DE CONTRATACIONES PÚBLICAS
INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS
Dirección General de Contrataciones Públicas
No. de Procedimiento: MPAD/DAyF/CON/003
No. de Revisión: 00
Nombre del Procedimiento:
Toma de Inventario Físico de los Activos Fijos
Fecha de Revisión: 00
Página: 7/7
ANEXO No.1
Forma:DAyF/CON/03 Fecha de Edición: Octubre/2007
Instructivo: Inventario de Activos Fijos. Código: Anotar el área, institución, provincia, distrito, corregimiento,
dirección, departamento, sección y nivel, donde se toma el inventario.
Cuenta: Número de cuenta de acuerdo al plan de cuentas contable. Especificación: Número de cuenta de acuerdo al plan de cuentas contable. Sup-Especificación: Número a utilizar si se tiene. Código: Número de placa con que está identificado el bien. Cantidad: Número artículos que existan. Descripción: Detalle del bien inventariado. Marca: Anotar la marca del bien inventariado. Modelo. Agregar el modelo del bien inventariado. Serie: Identificar la serie del bien inventariado. Tipo de Material: Utilizar si es necesario. Valor: Utilizar si se tienen los precios. Depreciación: Valor que se va dando al bien. Observaciones: Anotar cualquier información adicional (ejm. A quien pertenece). Firmas: Del Jefe de Despacho y del Responsable del Inventario. Anotar la
fecha. DISTRIBUCIÓN: ORIGINAL: Unidad de Bienes Patrimoniales.
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