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COMPROMISO INSTITUCIONAL
INFORME DE GESTIÓN 2009 - 2010
AUDIENCIA PÚBLICA
DE RENDICIÓN DE
CUENTAS
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COMPROMISO INSTITUCIONAL
INFORME DE GESTIÓN 2009 - 2010
PROGRAMA
10:30 am Bienvenida e
Instalación
Dr. Armando Entralgo Merchán
Director General
INTERVENCIÓN DE LA ENTIDAD
10:45 am Informe de Gestión Dr. Armando Entralgo Merchán
Director General
11:00 am Gestión Jurídico -
Administrativa
Dr. Armando Entralgo Merchán
Director General
11:15 am Gestión Presupuestal y
Financiera
Dr. Armando Entralgo Merchán
Director General
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COMPROMISO INSTITUCIONAL
INFORME DE GESTIÓN 2009 - 2010
INTERVENCIÓN ORGANIZACIONES SOCIALES, GREMIOS Y CIUDADANOS
11:30 am Preguntas Empresarios, Estudiantes, Participantes de los consejos
CONCLUSIONES Y CIERRE
12:00 m Conclusiones Dr. Hernando Ossa Lenis
Jefe Oficina de Control Interno
12:30 m Cierre Dr. Armando Entralgo Merchán
Director General
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CONTENIDO
• INFORME DE GESTIÓN 2009 - 2010– CUMPLIMIENTO METAS SIGOB
– LOGROS DEL PLAN DE ACCIÓN 2010• Recuperación y Conservación del Patrimonio Documental
• Modernización de los Archivos Públicos
• Fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivos
• Fortalecimiento Institucional
• INFORME DE GESTIÓN JURÍDICO -ADMINISTRATIVA
• INFORME DE GESTIÓN PRESUPUESTAL Y FINANCIERO
• CONCLUSIONES
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INFORME DE GESTIÓN 2009 - 2010
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EJES ESTRATÉGICOS
• RECUPERACIÓN Y CONSERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
• MODERNIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS
• FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS (SNA)
• FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
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MODERNIZACIÓN DE ARCHIVOS PÚBLICOS
SNA
EJES
RECUPERACIÓN Y
CONSERVACIÓN
DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL
FORTALECIMIENTO
INSTITUCIONAL
PROYECTOS
1. Implantación del Sistema Nacional Archivos
2. Preservación del Patrimonio Documental
Colombiano
4. Mantenimiento y Adecuación de las
Instalaciones del AGN
5. Renovación e Implementación de
Tecnologías de la Información en el AGN
6. Mejoramiento, Dotación y Adecuación del
Inmueble para la Creación del Archivo
Intermedio de las EFPL
EJES ESTRATÉGICOS Y PROYECTOS DE
INVERSIÓN
3. Remodelación y Adquisición del Inmueble
Aledaño al Edificio
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Programa: INVESTIGACIONES EN ANTROPOLOGÍA, LINGÜÍSTICA Y ARCHIVÍSTICA
Indicador: Investigaciones en antropología, lingüística y archivística realizadas
Meta 2008: Sector 17, AGN 3
AGN – CUMPLIMIENTO METAS SIGOB
-2010
TEMA DE INVESTIGACIÓN% DE AVANCE A
NOVIEMBRE/10
1. Implementación de metodologías analíticas paracaracterización de muestras de papel. Fase II 80%
2. Efecto de la inclusión de agentes antioxidantes enla estabilización de tintas ferrogálicas 100%
3. Evaluación de la actividad microbiana del extractode Allium Sativum y su efecto sobre algunaspropiedades de fotografías en blanco y negro
95%
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RECUPERACIÓN Y CONSERVACIÓN
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
• Restauración de 14.418 unidades de
conservación, entre folios, bulas y tomos
de Fondos relacionados con el
BICENTENARIO.
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RECUPERACIÓN Y CONSERVACIÓN
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
• Descripción de 60.587 folios del AGN , del
Fondo Ministerio de Gobierno - Asuntos
Indígenas
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RECUPERACIÓN Y CONSERVACIÓN
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
• Digitalización de 845.125 imágenes
relativas a los Fondos del Bicentenario.
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FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVOS
CAPACITACIONES CANTIDAD
CURSOS BASICOS NIVELES I, II, III 7TALLERES: Microfilmación y Digitalización, Elaboración y
Aplicación de TRD, Conservación Documental, Descripción
Documental y Organización de Fondos Acumulados8
VIDEOCONFERENCIAS: Evaluación de Tablas de Retención
Documental (TRD), Socialización de la Cartilla apuntes para la
organización de historias clínicas, socialización de la cartilla
series documentales para la administración municipal, norma
NTC 15489, digitalización en archivos, pautas para la utilización,
seguridad industrial y ocupacional en el manejo de archivos,
inspección, control y vigilancia .
7
CAPACITACIÓN POR DEMANDA: La comisión de Regulación de
Agua Potable CRA, Fonproculdes, Organización Internacional
para las Migraciones, Universidad Surcolombiana, Corporación
Desarrollo para la Paz del Piedemonte Oriental- Cordepaz,
Departamento del Valle del Cauca, Instituto Nacional de
Medicina Legal y Ciencias Forenses, Proactiva (ONG), Instituto
de Medicina Legal, Cámara de Comercio de Pasto, Alcaldía de
Cali, Policía Nacional, SENA - Cúcuta, Departamento de
Amazonas
14
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FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVOS
SNA EN LA REGIÓN: CONSEJOS
TERRITORIALES DE ARCHIVO
-Visitas de Acompañamiento a
Gobernaciones.
- Visitas de Acompañamiento a
Alcaldías
COMITÉS TÉCNICOS DE ARCHIVO - Reuniones de Comités Técnicos
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FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVOS
INSPECCIÓN Y VIGILANCIAENTIDADES
VISITADAS
Inspección a Entidades reportadas por la Contraloría General de la
República por no fenecimiento de la cuenta.90
Seguimiento y Control de Ejecución de planes de mejoramiento
archivístico a entidades inspeccionadas en las vigencias 2005,
2006, 2007, 2008 y 2009.100
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.
MODERNIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
PÚBLICOS
APROBACION DE TRD RESOLUCION
Empresa Pública de Alcantarillado de Santander S.A No. 129 y 130,del 28/05/2010
Servicios Postales Nacionales 472 No. 129 y 130, del 29/05/2010
Gobernación de Antioquia No. 227, del 22/07/2010
Instituto Colombiano de Antropología e Historia No. 301, del 22/09/2010
Almagrario S.A No. 333, del 4/10/2010
Gobernación de Risaralda No. 420, del 18/11/2010
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MODERNIZACIÓN DE LOS
ARCHIVOS PÚBLICOS
APROBACIÓN DE TVD RESOLUCIÓN
Fondo Ganadero del Caquetá No. 045, del 02/03/2010
Leasing Bancoldex No. 045, del 02/03/2010
Icetex No. 045, del 02/03/2010
Telecom No. 045, del 02/03/2010
Caja Promotora de Vivienda Militar y de PolicíaNo. 334, del 04/10/2010
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DIVISIÓN DE REPROGRAFÍA Y AUTOMATIZACION
DIVISIÓN DE PROGRAMASESPECIALES
DIVISIÓN DE CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN
DIVISIÓN DE SERVICIOSAL PÚBLICO
CONSEJO DIRECTIVO
DIRECCIÓN GENERAL
SECRETARÍA GENERAL Y DE ASUNTOS JURÍDICOS
COMITÉ DEARCHIVOS
OFICINA DE PLANEAMIENTO
ARCHIVÍSTICO
JUNTA DE LICITACIONES Y
ADQUISICIONES
GRUPO DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO
DE LA POLÍTICA ARCHIVÍSTICA
GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN
GRUPO DE TALENTO HUMANO
GRUPO DE PRESUPUESTO Y TESORERÍA
GRUPO DE CONTABILIDAD
GRUPO DE MICROFILMACIÓNY DIGITALIZACIÓN
GRUPO DE CAPACITACIÓNY ASESORÍA DEL SNA
GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DE ARCHIVOS
DEL SECTOR PÚBLICO
GRUPO DE SERVICIOS GENERALES
UNIDAD DECONTROL INTERNO
DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
COMITÉEVALUADOR
DE DOCUMENTOS
NIVEL No. CARGOS
DIRECTIVO 2
ASESOR 1
EJECUTIVO 6
PROFESIONAL 32
TÉCNICO 27
ASISTENCIAL 29
TOTAL CARGOS 97
FUENTE: DECRETO 163 DE 1992REORGANIZACIÓN DE GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO EN EL AGNRESOLUCIÓN No. 297 DE NOVIEMBRE 19 DE 2009.RESOLUCIÓN No. 021 DE ENERO 27 DE 2010.RESOLUCIÓN No. 121 DE MAYO 26 DE 2010ELABORADO POR: OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVÍSTICOFecha: 2010-06-03 Organigrama : V7
COMITÉDE DIRECCIÓN
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO
GRUPO DE ASUNTOS JURÍDICOS Y CONTRATACIÓN
GRUPO DE DIVULGACIÓN Y MEDIOS
GRUPO DE SISTEMAS
GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA Y GESTIÓN DE PROYECTOS
COMITÉ DE CONTROL INTERNO
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL AGN
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FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
PLAN DE RENOVACIÓN ORGANIZACIONAL
No.
RESOLUCIÓN
FECHA OBJETIVO
0046 Marzo 2 de 2010
Por la cual se conforma un grupo detrabajo para elaborar el estudiotécnico y apoyo jurídico para lamodificación de estructura, planta depersonal y Manual de Funciones y deRequisitos del AGN
•1ª vez en 6 años que se llega a la instancia del PRAP.• Estudio a “cero” costo.• 30% personal administrativo y 70% misional.• En noviembre 18 se radicó versión final del estudio para su aprobación.
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INFORME DE GESTIÓN
JURÍDICO - ADMINISTRATIVO
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CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS EN
EJECUCIÓN
CONVENIOS VALOR CONVENIO
Caja Agraria 02 – Administración Integral. 9.553.941.828
Banco Central Hipotecario – BCH en Liquidación. 1.419.012.674
Compañía de Financiamiento Comercial –
COFINPRO en Liquidación. 181.413.117
Instituto de Fomento Industrial – IFI en Liquidación. 878.776.070
Fiduciaria del Estado – FIDUESTADO en Liquidación. 409.449.793
Banco Cafetero – BANCAFE en Liquidación. 207.917.473
Banco del Estado – BANESTADO en Liquidación.66.907.037
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CONVENIOS CON OTRAS ENTIDADES
ESTABLECIDOS EN ESTAÓ VALOR CONTRATO
Y/O CONVENIO
Ministerio de Agricultura1.542.800.000
Superintendencia de Puertos y Transportes831.858.779
FES (Fundación para la educación y el desarrollo social)1.134.424.429
Ministerio de la Protección Social 57.013.405
Fondo Ganadero del Caquetá464.623.739
Justicia Penal Militar344.666.054
Ministerio del Interior y de Justicia 236.204.000
DANSOCIAL (Departamento Administrativo de Economía Solidaria) 300.000.000
Ministerio de Defensa 1.730.000.000
Ministerio de Protección Social 300.000.000
TOTAL $6.941.590.406
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CONTRATOS Y/O CONVENIOS PENDIENTES
DE SUSCRIBIR CON OTRAS ENTIDADES
DAS (Departamento Administrativo de
Seguridad).
Superintendencia de Salud.
Superintendencia de Notariado y Registro.
Defensoría del Pueblo.
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CONTRATACIÓN
CLASES DE
CONTRATOS
CANTIDAD
Consultoría 1
Suministros 2
Servicios mantenimiento 15
Compraventa 5
Arriendo 1
Seguros 1
Prestación de Servicios y
de apoyo a la gestión de la
entidad.
450
TOTAL 475
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MODALIDADES DE SELECCIÓN
MODALIDAD DE SELECCIÓN CANTIDAD
Licitación Pública 5
Selección Abreviada 44
Concurso de Méritos 4
Contratación Directa 460
TOTAL 513
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25
AVANCE MODELO ESTÁNDAR
DE CONTROL INTERNO (MECI)
ETAPA AVANCE
Planeación, diseño e implementación 92%
Diseño e implementación del Modelo 90%
Evaluación a la implementación del MECI 80%
Normograma SCI 95%
AVANCE PROMEDIO 89%
*Se realizó Preauditoría en el mes de Agosto con miras al proceso de certificación
*Certificación en NTC GP 1000 se proyecta para el 2011.
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ETAPA PESO TOTAL DESCRIPCIÓN AVANCE
PLANIFICACIÓN 5%Política de calidad 2.5%
5%Objetivos de calidad 2.5%
IMPLEMENTACIÓN
(Desarrollo y
Documentación)
50%
Modelo de operación por
procesos 20%
48%Manual de calidad 15%
Sensibilización y
Socialización 13%
VALIDACIÓN 45%
Auditoría Interna 17%
43%Revisión por la alta dirección
26%
100% 96%
AVANCE GESTIÓN DE CALIDAD
Nota: Esta tabla de avance está basada según directriz del
Ministerio de Cultura para reporte.
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RESPONSABILIDAD SOCIAL
TIPO
PRESENTADOS A
NOVIEMBRE RESPUESTAS
20102009 2010
DERECHOS DE PETICIÓN 92 86 83
QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS 6 28 25
CONCEPTOS
CORREO POSTAL Y
ELECTRÓNICO653 655 471
PÁGINA WEB 164 127 109
TOTALES 915 896 688
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INFORME DE LOS ÓRGANOS DE CONTROL
PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
Fecha de suscripción Vigencia % Avance Fecha de avance / cumplimiento
09/09/ 2009 2008 100% 01/09/ 2010
28/09/ 2010 2009 12% 06/12/2010
GESTIÓN INSTITUCIONAL
Se desarrollaron auditorias independientes y seguimientos a los procesos
de la entidad, generando Planes de Mejoramiento por procesos que se
encuentran en desarrollo según los plazos de ejecución.
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INFORME DE EJECUCIÓN
PRESUPUESTAL Y
FINANCIERA
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30
CIFRAS
PRESUPUESTALES
Aportes de la Nación vs. Recursos Propios
Funcionamiento vs. Inversión
-
1.000
2.000
3.000
4.000
5.000
6.000
7.000
8.000
9.000
Aportes de la Nación
Recursos Propios
-
1.000
2.000
3.000
4.000
5.000
6.000
7.000
8.000
9.000
Funcionamiento
Inversión
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31
CIFRAS PRESUPUESTALES
99,97
93,79
96,2
97,68
95,68
95,45
94,63
95,29
96,31
90,62
97,46
96,02
98,66
96,4297,87
57,0770,67
98
66,8681,5
99,97
90,13
94,81
97,82
92,46
91,04
88,5
79,9
90,3
108,11
116,27
101,73
102,36116,85
101,16
66,06
54,77
89,39
77
81,5
0
50
100
150
200
250
1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
% de ejecucion sobre apropiacion inicial % de ejecucion sobre sobre apropiacion definitiva
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EJECUCIÓN PRESUPUESTAL INVERSIÓN PROYECTOS
PROYECTO DNP ASIGNADO 2010
AVANCE A
NOVIEMBRE 30
DE 2010
% AVANCE A
NOVIEMBRE
30 DE 2010
PRESERVACIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL COLOMBIANO1.527.006.460 1.332.326.179 87,25%
IMPLANTACIÓN SISTEMA NACIONAL DE
ARCHIVOS5.197.517.940 4.409.210.155 84,83%
RENOVACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE
TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
EN EL ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIÓN
673.124.654 463.952.899 68,93%
REMODELACIÓN Y ADQUISICIÓN DEL
INMUEBLE ALEDAÑO AL EDIFICIO -
PREVIO CONCEPTO
165.828.802 - 0,00%
MANTENIMIENTO Y ADECUACIÓN DE
LAS INSTALACIONES DEL AGN 143.100.880 124.979.834 87,34%
MEJORAMIENTO, DOTACIÓN Y
ADECUACIÓN DEL INMUEBLE PARA LA
CREACIÓN DEL ARCHIVO INTERMEDIO
DE LAS ENTIDADES FINANCIERAS
PÚBLICAS LIQUIDADAS
430.499.064 429.248.908 99,71%
TOTAL PLAN DE ACCIÓN 2010 8.137.077.800 6.759.717.975 83,07%
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EJECUCIÓN PRESUPUESTAL A NOVIEMBRE DE 2010
CONCEPTO APROPIACIÓN COMPROMISOS %
CERTIFICADO %
GASTOS DE
FUNCIONAMIENTO
5.790.801.080 4.271.273.853 73,8 4.619.915.512 79,8
GASTOS DE
INVERSIÓN
8.137.077.800 5.311.330.667 65,3 6.729.133.593 82,7
TOTAL
PRESUPUESTO
13.927.878.880 9.582.604.520 68,8 11.349.049.105 81,5
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CONCLUSIONES
2009 - 2010
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Participación del AGN en la Apertura de la Urna Centenaria
CONCLUSIONES 2009 - 2010
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Urna Centenaria
CONCLUSIONES 2009 - 2010
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Recuperación Archivo Histórico de Honda
CONCLUSIONES 2009 - 2010
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Archivo Histórico de Honda
CONCLUSIONES 2009 - 2010
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Archivo Histórico de Honda
CONCLUSIONES 2009 - 2010
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Medición del Impacto de la Normatividad Archivo Participativo en las regiones
CONCLUSIONES 2009 - 2010
Amazonas
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Archivo Participativo en las regiones
CONCLUSIONES 2009 - 2010
Santa Marta
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Archivo Participativo en las regiones
CONCLUSIONES 2009 - 2010
Caquetá
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Publicación Bicentenario: Retazos de Libertad
CONCLUSIONES 2009 - 2010
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COLOMBIA Presupuesto apunta ejecutar mas del 92% Plan de Desarrollo del Nuevo Gobierno Reestructuración Organizacional Certificación del Sistema de Gestión de Calidad año 2011Convenios con las Gobernaciones en desarrollo (10 equipos de videoconferencia)BICENTENARIO – Retazos de libertad
CONCLUSIONES 2009 - 2010
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CONCLUSIONES 2009 - 2010
Fomento de Proyectos - Venta de Servicios Plataforma Estratégica: Implementación –Socialización.Capacitación en la actualización de la Norma ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009
• DAFP Alta Dirección• Sena Equipo Operativo• AGN Equipo Auditor
Conceptos de infraestructura de Archivos.
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