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SANTANDER
GENERAL CÓDIGO: REPE-01-01
RESOLUCION DESPACHO CONTRALOR GENERAL DE SANTANDER
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RESOLUCION Nro. 0 0 0 8 5 8 (Del 26 de Diciembre de 2016)
Por medio de la cual se establece la rendición de cuentas a través de las plataformas tecnológicas y se reglamentan los métodos, forma de rendir las cuentas y otras disposiciones
El CONTRALOR GENERAL DE SANTANDER,
En uso de las facultades que le confieren los artículos 272 y 268 Numeral 5 de la ri Constitución Política y la Ley 42 de 1193, Ley 330 de 1996, artículo 10 y 29 de la Ley
610 de 2000, artículo 115 de la Ley 1474 de 2011, Decreto 1510 de 2013, y demás normas concordantes, y
CONSIDERANDO
1. Que el artículo 267 de la Constitución Política establece que la vigilancia de la gestión fiscal del Estado incluye el ejercicio de un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales.
2. Que el numeral 6° del Artículo 272 de la Constitución Política de Colombia de 1991, establece que los Contralores Departamentales, Distritales y Municipales, ejercerán en el ámbito de su jurisdicción, las funciones atribuidas en al Artículo 268 ibídem al Contralor General de la República.
3. Que el numeral 6° del Artículo 268 de la Constitución Política, en concordancia con el literal (a) del Artículo 8, del Decreto 2145 de 1999, establece que es función del Contralor General de la República, de los Contralores Departamentales y Municipales, conceptuar y evaluar sobre la calidad y eficiencia del Control Fiscal Interno, de las Entidades y organismos del Estado.
4. Que en los artículos 8, 9, 10, 11, 12, 13 y 14 de la Ley 42 de 1993, en concordancia con el numeral 1° del Artículo 9 de la Ley 330 de 1996, se establecen los principios, métodos y procedimientos para el ejercicio del Control Fiscal.
5. Que el artículo 15 de la ley 42 de1993 preceptúa: "Se entiende por cuenta, el informe acompañado de los documentos que son soporte legal, técnica financiera y contablemente las operaciones ejecutadas por los responsables del erario".
6. Que el artículo 65 de la Ley 42 del 26 de enero de 1993, establece que las Contralorías Departamentales, Distritales y Municipales, ejercen la vigilancia de la gestión fiscal en su jurisdicción de acuerdo con los principios, sistemas y procedimientos establecidos en la Ley.
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7. Que el capítulo V del Título II de la Ley 42 de 1993 reglamenta el régimen de sanciones y faculta a los Contralores para su imposición, cuando haya lugar en el ejercicio de la vigilancia y control de la gestión fiscal de la administración pública o a particulares que manejen fondos, bienes o recursos públicos, señalando sus causales y monto de las mismas.
8. Que mediante la expedición de la Ley 298 de 1996 que desarrolló el Artículo 354 de la Constitución Política y se creó la Contaduría General de la Nación, se hace necesario que la Contraloría General de Santander articule los tipos de reporte de la contabilidad, de la ejecución del presupuesto y los de la contabilidad financiera-patrimonial, atendiendo para esta última el Catálogo General de Cuentas del Plan General de Contabilidad Pública.
9. Que la Ley 951 de 2005, por la cual se crea el acta de informe de gestión, establece la obligación para que los servidores públicos en calidad de titulares, representantes legales, así como los particulares que administren fondos o bienes del Estado, presenten al separarse de sus cargos o al finalizar la administración, según el caso, un informe de los asuntos de su competencia. Igualmente, presentar un informe contable, el cual hace parte del acta de informe de gestión.
10.Que el artículo 43 de la Ley 42 de 1993, estipula que de conformidad con el numeral 3 del artículo 268 de la Constitución Nacional, la Contraloría General de la República llevará el registro de la deuda pública de la nación y de las entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden a que pertenezcan, y de las de carácter privado cuando alguna de las anteriores sea su garante o codeudora. Con el fin exclusivo de garantizar el adecuado registro de la deuda pública, todo documento constitutivo de la misma deberá someterse a la refrendación del Contralor General de la República.
Las entidades a que se refiere el artículo 43 de la Ley 42 de 1993, deberán registrar y reportar a la Contraloría General de la Republica, en la forma y oportunidad que está prescriba, el movimiento y el saldo de dichas obligaciones. Sin perjuicio de lo anterior, los órganos de Control Fiscal deberán llevar el registro de la deuda pública de las entidades territoriales y sus respectivos organismos descentralizados.
11.Que el artículo 65 de la Ley 42 de 1993 establece que las Contralorías Departamentales, Distritales y Municipales, ejercen la vigilancia de la gestión fiscal en su jurisdicción de acuerdo a los principios, sistemas y procedimientos establecidos en la Ley.
12. Que el artículo 16 de la Ley 42 de 1993, señala como atribución del Contralor: "determinará las personas obligadas a rendir cuentas y prescribirá los métodos, formas y plazos para ello."
13.Que la Contraloría General de Santander, comprometida con el mejoramiento continuo para el ejercicio del control fiscal y el sistema de gestión institucional, en el desarrollo de las estrategias institucionales encaminadas a desplegar un control fiscal oportuno incluyente y Ecológico, se hace necesario implementar mecanismos que faciliten la solución de las necesidades y requerimientos propios del ejercicio de la función de Control Fiscal en el nivel territorial, utilizando los avances tecnológicos para facilitar y agilizar la rendición de cuentas de todos los sujetos de control de la Contraloría General de Santander y así mismo, el ejercicio de los
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. procesos misionales del ente de control, mediante la adopción e las herramientas tecnológicas que establezca la Contraloría General de Santander.
14. Que la Contraloría General de Santander, por medio de sus herramientas tecnológicas de avanzada, permite la articulación de tres componentes: Sujetos de Control, Área Misional y Comunidades, facilitando la trazabilidad de los procesos misionales y el registro de la rendición de cuenta generando información oportuna para la comunidad.
15. Que de conformidad con el artículo 268 y concordante con el inciso 5° del artículo 272 de la Constitución Política de 1991, el artículo 65 de la Ley 42 de Enero 26 de 1993, la Resolución Nro. 000814 del 7 de octubre de 2013, el Contralor General de Santander, fijó las competencias dentro de su jurisdicción.
16. Que es necesario armonizar el sistema de rendición de cuentas con los exigidos por otros órganos de control para contribuir al mejoramiento de las técnicas y parámetros utilizados para la vigilancia y el control del manejo de los recursos y bienes del Estado.
17. Que la Auditoria General de la República, mediante la Resolución Orgánica O O 8 de 2015, reglamentó la rendición de cuentas e informes, adoptó el aplicativo SIA OBSERVA dentro del SIREL y derogó la Resolución Orgánica 007 de 2015.
18. Que se suscribió convenio entre la Auditoría General de la Republica y la Contraloría General de Santander para el uso de las plataformas tecnológicas.
19. Que es necesario reglamentar la rendición de cuentas electrónicas para los Sujetos y Puntos de Control de la Contraloría General de Santander
RESUELVE
CAPÍTULO PRIMERO
DEL OBJETO Y AMBITO DE APLICACION
ARTICULO 1. OBJETO. La presente Resolución tiene por objeto establecer los métodos y la forma de rendir cuentas, los responsables del manejo de fondos o bienes del Departamento de Santander.
ARTÍCULO 2. AMBITO DE APLICACIÓN. Su ámbito de aplicación será para todos los sujetos y puntos de control establecidos por la Contraloría General de Santander y para particulares que administren o manejen fondos, bienes o recursos públicos en sus diferentes y sucesivas etapas de planeación, recaudo o percepción, conservación, adquisición, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición, sin importar su monto o participación, que estén sometidos o sean de la vigilancia y control fiscal de la Contraloría General de Santander, por disposición constitucional y legal.
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CAPITULO SEGUNDO
DE LA CUENTA Y SU RENDICIÓN
ARTICULO 3. . DEFINICIONES. Para la presente resolución se tendrá en cuenta las siguientes definiciones.
CUENTA: De conformidad con lo preceptuado en el artículo 15 de la Ley 42 de 1993, se entiende por cuenta, el informe acompañado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente la gestión fiscal realizadas por los sujetos y puntos de control en cada vigencia. Para el ejercicio del control fiscal, la rendición de cuenta se realizará en forma permanente a través de la página WEB, http://contraloriasantander.gov.co en los aplicativos SIA CONTRALORIAS y SIA OBSERVA de acuerdo a la periodicidad y los formatos que sean aplicables en virtud de la naturaleza jurídica de cada Sujeto de Control y Puntos de Control. Para tales efectos, cada formato cuenta con el instructivo correspondiente en el que se determinan la forma y oportunidad de rendición de los informes, formatos y anexos.
RENDICIÓN DE CUENTA: Es el deber legal y ético que tiene todo funcionario o persona de responder e informar por la administración, manejo y rendimientos de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados y sobre los resultados en el cumplimiento de las funciones que le han sido conferidas.
Para efectos de la presente Resolución, se entiende por responder, aquella obligación que tiene todo funcionario público que administre y/o maneje fondos, bienes y/o recursos públicos de asumir las consecuencias que se deriven de su gestión fiscal. Así mismo se entenderá por informar la acción de comunicar a la Contraloría General de Santander en los formatos establecidos para ello, sobre la gestión fiscal realizada con los fondos, bienes y/o recursos públicos y sus resultados.
SUJETO DE CONTROL: Son sujetos de control fiscal las entidades Territoriales del orden Departamental, Municipal y entidades Descentralizadas, entidades del orden
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departamental y municipal que tienen régimen especial, las sociedades de economía mixta, las empresas sociales del Estado, las empresas industriales y comerciales del Estado, los particulares que manejen fondos o bienes del Estado, las personas jurídicas y cualquier otro tipo de organización o sociedad que maneje recursos del Estado.
PUNTO DE CONTROL: Corresponde a otras entidades del orden Departamental y municipal que administran recursos públicos y que se encuentran definidas en la resolución Número 000984 del 10 de Diciembre de 2015 "Por la cual se realiza la clasificación y organización de los sujetos y puntos de control para el proceso auditor de la Contraloría General de Santander"
ARTÍCULO 4. DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA. El Sistema de Rendición electrónica de cuentas de la Contraloría General de Santander, tendrá un Administrador adscrito a la Subcontraloría Delegada para el Control Fiscal designado por el Contralor y tendrá las siguientes funciones: a) Asignar a los usuarios del Sistema de rendición electrónica los perfiles de acceso al aplicativo. b) Mantener en reserva la información registrada en el sistema, sin perjuicio de aquella que de conformidad con las normas legales deba suministrar a las autoridades competentes.
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c) Velar porque el sistema opere de manera adecuada y reportar los inconvenientes de tipo técnico que se generen. d) Recepcionar las inquietudes y los requerimientos que suscite la utilización del Sistema Integral de Auditorías - SIA e) Tramitar los requerimientos efectuados por los usuarios del SIA, referentes a contornos de formatos.
ARTICULO 5. MANUAL DEL USUARIO. Para efectos del conocimiento, la divulgación, capacitación y aplicación del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas "SIA", el "Manual del Usuario" se integrará de manera interactiva en la página WEB de la Contraloría General de Santander: http://contraloriasantander.gov.co, se accede mediante el vínculo denominado, "Manual de Usuario".
Parágrafo 1. De conformidad con la Ley 594 de 2000, los documentos que soportan las cuentas y respalden la gestión administrativa, serán legajados, foliados, archivados;
91IN estarán a disposición de la Contraloría, quien podrá solicitarlos, consultarlos o evaluarlos en cualquier tiempo. El representante legal de la entidad responderá por su custodia y conservación.
Parágrafo 2. Para efectos de la rendición electrónica de la cuenta fiscal, los sujetos de control, deberán presentar los correspondientes estados financieros comparativos de conformidad con los parámetros y criterios definidos por la Contaduría General de la Nación y las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público - NICSP para efectuar el análisis de los Estados Contables. Esta información deberá estar soportada por Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica y Social, Estado de Cambios en el Patrimonio, Notas y anexos a los Estados Contables, El Catalogo de Cuentas y Saldos de Operaciones Recíprocas, el Balance de Comprobación respectivo (a ocho dígitos), a fin de verificar todas y cada una de las partidas que los integran.
CAPÍTULO TERCERO
DE LOS RESPONSABLES
ARTÍCULO 6. RESPONSABLES DE RENDIR LA CUENTA POR ENTIDAD. El Representante Legal, el Jefe de la Entidad, Director, Gerente o quien haga sus veces en los sujetos de control y puntos de control de la Contraloría General de Santander, son responsables de rendir la cuenta consolidada por la entidad sobre su gestión financiera, operativa, ambiental y de resultados, la cual para su presentación deberá estar firmada por el representante legal, el jefe de la entidad, director, gerente o quien haga sus veces.
La rendición de cuentas se efectuara en la forma, métodos y términos establecidos en la presente resolución.
Parágrafo: La entidad informará a este Organismo de Control, mediante oficio firmado por el representante legal, cuando haya un cambio en los usuarios del sistema bien sea por cambio de representante legal, solicitud de nuevos usuarios, desvinculación del funcionario o por cambio de funciones. Es responsabilidad del representante legal mantener actualizada la información de los usuarios del sistema de la entidad.
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CAPITULO CUARTO
DE LA FORMA, PERIODO Y TERMINOS
ARTÍCULO 7. FORMA DE RENDIR LA CUENTA. Los responsables harán la rendición electrónica de la cuenta e informes a la Contraloría General de Santander, mediante transferencia electrónica de datos implementados en los aplicativos Sistema Integral de Auditorías SIA CONTRALORIAS y SIA OBSERVA; A través de la página WEB de este organismo: http://contraloriasantander.gov.co mediante el Link SIA, teniendo en cuenta los procedimientos establecidos en el Manual de Usuario, publicado en el mismo sitio y en los tiempos estipulados para tal fin.
Parágrafo. La Contraloría General de Santander precisará para casos especiales, formas alternas de presentación de la cuenta, con la que se garantice la inclusión de toda la información requerida, su autenticidad y mayores facilidades para el manejo.
ARTÍCULO 8. ASPECTOS QUE DEBEN CUMPLIR EN LA RENDICIÓN. La rendición electrónica de cuentas consta de formatos, anexos, oficio no aplica y oficio de cierre. Para el diligenciamiento de las cuentas e informes se deben tener presentes los siguientes aspectos:
1. Formatos: Son las plantillas que se encuentran en el aplicativo SIA las cuales se diligencian sin someter su estructura a modificación alguna (agregar o eliminar columnas). Se cargan con el mismo nombre que se encuentra en dicho aplicativo y con la misma extensión (.csv), es decir: la palabra formato, guión bajo_, período de rendición, guión bajo _' nombre del formato y extensión csv. Como ejemplo el nombre de una plantilla puede ser: formato_201612_f06_cgs.csv.
Cuando un formato no aplique a la entidad debe cargarse sin diligenciar, después de subir el oficio de no aplica.
2. Anexos: Es la información adicional que se solicita para los formatos, normalmente corresponde a archivos con extensión .doc, docx, xls, xlsx, .pdt, .rar o ,zip y pueden ser actos administrativos, estados financieros, informes de gestión, matrices. Los anexos que hacen parte de las plantillas se solicitan mediante instructivo o circular externa y hacen parte integral del formato. Estos deben cargarse antes que el formato y se identifica con la palabra formato, guión bajo_, el período de rendición, guión bajo_, el nombre del formato del cual hace parte, guión bajo_ y el nombre del anexo. Por ejemplo, un anexo del formato f06_cgs para la cuenta anual 2016 debe cargarse con el siguiente nombre: formato_201612_f06_cgs_nombreanexo.
3. Oficio No Aplica: Cuando una plantilla o formato requiera ser cargado al aplicativo SIA, pero éste no aplica a la entidad, se debe justificar en un oficio firmado por el representante legal y cargarse la plantilla sin información, se escanea en formato .jpg y se sube con el mismo nombre de la plantilla, luego un guión bajo_ y la palabra no aplica. Por ejemplo, si para la cuenta anual 2016 no aplica el formato f10_cgs, se elabora el oficio, se escanea y se carga con el siguiente nombre: formato_201612_f10_cgs_noaplica.jpg,
Recuerde que dicho oficio debe cargarse exclusivamente en formato imagen es decir, .jpg.
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4. Oficio de Cierre: Una vez la entidad ha revisado que la información a rendir está completa y en las condiciones establecidas en la presente resolución o circulares externas emitidas, se debe cargar el oficio de cierre en un único folio firmado por el representante legal, mediante el cual indica que se cargó toda la información de la cuenta o informe respectivo. Dicho oficio debe escanearse en formato imagen .jpg con el siguiente nombre: la palabra formato separado de un guión bajo_ y el período de rendición. Por ejemplo, para el cierre de la cuenta anual 2016 el nombre del oficio de cierre es: formato_201612.jpg.
ARTICULO 9. FORMATOS E INSTRUCTIVOS. Para la rendición de la cuenta mediante el aplicativo SIA CONTRALORIAS, deberá presentarse en los formatos establecidos en la "Guía para la rendición de formatos", los cuales deben diligenciarse dando estricto cumplimiento y adjuntando vía electrónica la información complementaria o adicional que exige cada formato. El acceso se realizará ingresando a la página web de la Contraloría General de Santander http://contraloriasantander.00v.co mediante el vínculo SIA CONTRALORIA.
Para el aplicativo SIA OBSERVA la rendición de la cuenta se realizará en línea. El acceso se hará ingresando directamente a la dirección http://siaobserva.auditoria.gov.co
Parágrafo 1. Los formatos que cada entidad deberá rendir y su periocidad serán los relacionados en el anexo 1 (formatos a rendir y periocidad de rendición) la cual hace parte integral de la presente resolución.
Parágrafo 2. Los documentos electrónicos, físicos y magnéticos que soporten la cuenta, deberán reposar en los archivos de los correspondientes sujetos de control a disposición de la Contraloría General de Santander, quien podrá solicitarlos, consultarlos o evaluarlos en cualquier tiempo.
ARTÍCULO 10. PERIODICIDAD Y TÉRMINOS. La cuenta se rendirá para la vigencia rk fiscal anual comprendida entre el 1° de enero al 31 de diciembre de cada año, mediante
informes mensuales, trimestral y anuales.
La periodicidad en la presentación de la información se encuentra establecida en cada uno de los formatos del aplicativo SIA CONTRALORIAS "Guía para la rendición de formatos" y SIA OBSERVA. El término para la presentación de la mencionada información a la Contraloría de General de Santander será el siguiente:
1. Cuenta Mensual: La información con periodicidad mensual deberá ser presentada a más tardar el tercer (3) día hábil del mes siguiente al que corresponde la información, en los aplicativos SIA CONTRALORÍAS y SIA OBSERVA.
2. Cuenta Trimestral - Avances Plan de Mejoramiento: Todas las entidades vigiladas por la Contraloría General de Santander, deberán rendir trimestralmente la siguiente información, a más tardar el día diez (10) de los meses de Enero, Abril, Julio y Octubre, con corte de avances al 30 de diciembre, marzo, junio y septiembre, mediante archivo adjunto en el formato establecido.
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3. Cuenta Mensual Deuda Pública: La información relac'onada con la deuda pública deberá ser presentada a más tardar el último día hábil de cada mes, en el aplicativo SIA CONTRALORÍAS.
4. Información Anual: La información con periodicidad anual deberá ser presentada hasta el treinta (30) de enero del año siguiente al período por rendir. Cuando la fecha de presentación coincida con un día no laborable, el cumplimiento deberá efectuarse el primer día hábil siguiente, en el aplicativo SIA CONTRALORÍAS.
Parágrafo 1: La Contraloría General de Santander podrá solicitar en cualquier tiempo a los sujetos de control, información diferente a la que se refiere la presente resolución y que sea necesaria para el cumplimiento de las funciones de este ente de control.
Parágrafo 2: Información Inmediata. Los sujetos y puntos de control remitirán en forma inmediata a la Contraloría General de Santander, las respectivas fotocopias de los actos administrativos expedidos en los eventos relacionados a continuación:
1. Declaratoria de urgencia manifiesta, prevista en la Ley 80 de 1993. 2. Cambio de naturaleza jurídica o liquidación de la entidad fiscalizada. 3. Creación de una entidad sujeto de vigilancia y control de la Contraloría de General de Santander.
CAPÍTULO QUINTO
DE LAS PRORROGAS
ARTÍCULO 11. DE LAS PRÓRROGAS. Los responsables de rendir la cuenta a través del sistema SIA CONTRALORIAS, podrán solicitar prórroga en caso de fuerza mayor o en caso fortuito, solicitud que se hará por escrito debidamente firmada por el representante legal de la entidad y dirigida al señor Contralor General de Santander. Dicha solicitud de prórroga deberá ser presentada tres (3) días hábiles antes que
OPIN finalice el plazo fijado.
Parágrafo 1. La Contraloría General de Santander otorgará una prórroga máxima hasta de diez (10) días calendario.
Parágrafo 2. La sola solicitud de prórroga no implica su otorgamiento y solo se entenderá concedida cuando exista pronunciamiento escrito por parte de la Contraloría General de Santander.
CAPÍTULO SEXTO
DE LA RENDICIÓN A TRAVÉS DEL APLICATIVO SIA OBSERVA
ARTÍCULO 12. ADOPCIÓN. Adóptese el aplicativo SIA Observa para todos los sujetos de control y Puntos de Control fiscalizados por la Contraloría General de Santander
ARTÍCULO 13. PERÍODOS. A partir del primero (1) de enero de 2017 y de manera mensual, la información contractual deberá rendirse mes a mes, a más tardar el día 3 del mes siguiente, a través de la Dirección electrónica http://siaobserva.auditoria.qov.co, del aplicativo denominado SIA OBSERVA.
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,........—_---=7, Parágrafo 1. La información relacionada con el SIA OBSERVA deberá rendirse sin perjuicio de la rendición de la cuenta anual y de los demás informes periódicos establecidos por la Contraloría General de Santander a través del aplicativo SIA CONTRALORIAS.
Parágrafo 2. Para efectos de la rendición de la cuenta anual, si la Contraloría General de Santander lo considera necesario, solicitará el cargue del formato F20.1 Relación Contractual.
Parágrafo 3. Si la fecha de vencimiento corresponde a un día no hábil, se correrá al siguiente día hábil.
ARTÍCULO 14. FORMA DE RENDIR. La rendición de la información contractual deberá realizarse de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Auditoría General de la República, mediante el ingreso al aplicativo en la dirección http://siaobserva.auditoria.gov.co.
ARTÍCULO 15. SOLICITUD DE USUARIOS. La solicitud y creación de usuarios para el aplicativo SIA OBSERVA mediante solicitud escrita enviada al correo sistemas.contraloria1agmail.com
La entidad sujeta de control debe llevar el control de los usuarios creados y solicitar en su debido tiempo la inactivación de los que así lo considere, con el fin de evitar el uso inadecuado por parte de personas ajenas a cada entidad.
La solicitud de creación y eliminación de usuarios se hará a través del correo electrónico sistemas.contraloria1agmail.com
El usuario Representante Legal será el encargado de validar, rendir y certificar legalmente la rendición de la información contractual, por lo tanto, deben tener presente la responsabilidad que conlleva su manejo.
f ARTÍCULO 16. PERÍODOS SIN CONTRATAR. Cuando la entidad no haya suscrito contrato alguno durante un mes determinado, deberá cargar al aplicativo un oficio firmado por el representante legal informando dicha situación, este oficio deberá ser cargado por el usuario Representante Legal.
En caso que la Auditoria General de la República adopte un mecanismo alternativo para informar la situación antes descrita, se tomará como obligatoria para los sujetos de control.
ARTÍCULO 17. INFORMACIÓN A CARGAR. Las entidades vigiladas por la Contraloría General de Santander, deberán cumplir con el cargue oportuno de la información básica (con la cual queda registrado el contrato en el aplicativo) y de los documentos de legalidad requeridos por el aplicativo en la Ficha información contrato "documentos de legalidad anexados".
Parágrafo 1. La solicitud de eliminación de contratos y anexos de los contratos, debe realizarse a través del correo electrónico sistemas.contraloria1qmail.com, esta solicitud debe contener claramente el número del contrato y el nombre de los anexos a eliminar.
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ARTICULO 18. CAMBIOS POSTERIORES. Los cambios que surjan en el aplicativo SIA Observa, con posterioridad a la expedición de esta Resolución serán informados a través de acto administrativo.
CAPÍTULO SEPTIMO
DE LA REVISIÓN DE LA CUENTA
ARTÍCULO 19. REVISIÓN. La Contraloría General de Santander mediante el proceso de auditoría gubernamental con enfoque integral o mediante el proceso de revisión de la cuenta revisará la oportunidad, calidad y coherencia de la información que rindan los responsables fiscales sobre su Gestión Fiscal, con el propósito de emitir pronunciamientos articulados y regulares sobre la misma.
Parágrafo 1. Cuando los documentos que soportan legal, técnica, financiera y
rik contablemente las operaciones realizadas por los Sujetos y puntos de Control se encuentran incompletos o presentan inconsistencias, la Contraloría General de Santander, sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar, solicitará las explicaciones de inobservancias presentadas al funcionario responsable de rendir la cuenta, quien contará con el plazo señalado por el Órgano de Control para efectuar los ajustes necesarios en el sistema.
Parágrafo 2. Inobservancia de los requisitos de presentación. Se entenderá por no presentada la cuenta o informes cuando no cumpla con lo previsto en la presente resolución, en lo referente a lugar y fecha de presentación, periodo, formatos y contenido de los mismos.
CAPITULO OCTAVO
INFORMACION PARA EL REGISTRO DE LA DEUDA PÚBLICA
ENTIDADES DEL NIVEL DEPARTAMENTAL Y MUNICIPAL
ARTICULO 20. REGISTRO. Para efecto de la presente resolución, se entenderá como registro de la deuda pública, la expedición del certificado correspondiente por parte de la Contraloría General de Santander.
ARTICULO 21. CERTIFICADO DE REGISTRO DE DEUDA PÚBLICA. Para efectos de la expedición del certificado de registro de deuda pública, interna y externa, las entidades prestatarias del nivel departamental y municipal, deberán remitir mensualmente dentro de los 5 primero días hábiles del mes inmediatamente siguiente al perfeccionamiento del contrato a la Contraloría General de Santander, los siguientes documentos:
➢ Oficio remisorio con la solicitud de la expedición del certificado de registro, en el cual se incluyan los siguientes datos: descripción de las normas de autorización y de conceptos requeridos para el crédito, el destino que tendrían los recursos, la fecha de celebración del contrato y otros contenidos en los formatos que para tal efecto establezca la Contraloría.
➢ Fotocopia del contrato o documento donde conste la obligación debidamente perfeccionada.
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> Copia de la norma o acto administrativo mediante el cual facultan al representante legal para celebrar contratos de empréstitos, refinanciación, restructuración, renegociación, reordenamiento, conversión, sustitución, compra y venta de deuda pública, acuerdos de pago, cobertura de riesgos y las que tengan por objeto reducir el valor de la deuda o mejorar su perfil.
> Acto administrativo de nombramiento y posesión del representante legal.
> El registro de la deuda publica certificada por el Ministerio de Hacienda.
ARTICULO 22.- Las entidades que a continuación se relacionan, deberán remitir mensualmente a través del registro electrónico en el Software de Rendición, a más tardar el día 30 de cada mes con corte de información al día 25 del mismo mes a reportar, un informe que contenga, debidamente identificados según fecha de ocurrencia, los saldos y movimientos de los desembolsos, amortizaciones, interés y comisiones de deuda interna y externa y demás operaciones y eventos contemplados en el Sistema Estadístico Unificado de Deuda — SEUD. La misma información que envían al Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
El Departamento de Santander, Establecimientos Públicos del Orden Departamental, Empresas Industriales y Comerciales del Estado del Departamento, Empresas Sociales del Estado — ESE- del nivel Departamental, Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios — ESP- del nivel Departamental, Instituciones de Educación Superior, Entes Universitarios Autónomos, Establecimientos Públicos Autónomos, Área Metropolitana de Bucaramanga, Fundaciones que manejen recursos públicos, Sociedades de Economía Mixta con participación departamental, Asamblea Departamental de Santander, Empresas en Liquidación, Municipios, Empresas Sociales del Estado del Orden Municipal, Entidades Descentralizadas y Establecimientos Públicos del Orden Municipal, Asociaciones de Municipios.
CAPITULO NOVENO
INFORME AL CULMINAR UNA GESTION
ARTÍCULO 23. DE LA RENDICIÓN DE CUENTA AL CULMINAR UNA GESTIÓN. Los servidores públicos y los particulares que administren fondos o recursos del Estado, están obligados en los términos de la Ley 951 del 2005, a entregar al servidor público entrante un informe mediante acta de informe de gestión sobre todos los asuntos de su competencia, gestión contable y estado de los recursos financieros, humanos y administrativos por el período que estuvieron frente al mismo, o cuando se ratifica en el cargo al vencimiento del período, según sea el caso, desagregado por vigencias fiscales.
PARÁGRAFO: Al momento de su retiro, el responsable de rendir la cuenta en la Entidad deberá hacer entrega formal al funcionario entrante o encargado, de las contraseñas asignadas por la Contraloría General de Santander, al igual que de todos los archivos que estén relacionados con la rendición de cuentas. Es responsabilidad del Representante Legal mantener actualizada esta información.
ARTÍCULO 24. TÉRMINO DE LA RENDICIÓN DE CUENTA AL CULMINAR UNA GESTIÓN. El jefe de entidad, el representante legal, o quien haga sus veces, de los sujetos de control de la Contraloría General de Santander y los gerentes de las
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SANTANDER GENERAL
CÓDIGO: REPE-01-01
RESOLUCION DESPACHO CONTRALOR GENERAL DE SANTANDER
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entidades empresas de servicios públicos, empresas de economía mixta y empresas sociales del estado, deben presentar el informe al culminar su gestión, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha efectiva de su retiro o terminación de su encargo.
CAPITULO DECIMO
INFORME SOBRE GESTION AMBIENTAL
ARTÍCULO 25. CONTENIDO DEL INFORME SOBRE LA GESTIÓN AMBIENTAL. Los representantes legales de las entidades sujetas a control y particulares que manejen recursos públicos deberán presentar anualmente un Informe sobre la Gestión Ambiental, de conformidad con los formatos establecidos para el SIA Contralorías.
ARTÍCULO 26. REVISIÓN. La Contraloría General de Santander, mediante estudio técnico, analizará y revisará la información de la gestión ambiental.
ARTÍCULO 27. RESULTADO. La información de la gestión ambiental, después del correspondiente análisis y revisión, hará parte integrante del Informe Anual del Estado de los Recursos Naturales y del Medio Ambiente que presenta el Contralor General de Santander a la Asamblea Departamental de Santander.
CAPITULO DECIMOPRIMERO
URGENCIA MANIFIESTA O SITUACIÓN DE CALAMIDAD PÚBLICA
ARTÍCULO 28. REMISIÓN EXPEDIENTE. Cuando los sujetos de control celebren contratos originados en la declaratoria de urgencia manifiesta o situación de calamidad pública, éstos y el acto administrativo que las declaró, junto con el expediente contentivo de los antecedentes administrativos, de la actuación y de las pruebas de los hechos, serán enviados a la Contraloría General de Santander, inmediatamente a su declaratoria para efectos del control respectivo.
Parágrafo 1. En el evento que las circunstancias no permitan el perfeccionamiento del contrato para cumplir con el requisito de inmediatez exigido por la norma, deberá dejarse constancia escrita de la autorización impartida por la autoridad estatal contratante.
ARTÍCULO 29. PRONUNCIAMIENTO. La Contraloría General de Santander emitirá pronunciamiento dentro de los dos (2) meses siguientes sobre los hechos y circunstancias que determinaron tal declaración.
CAPITULO DECIMOSEGUNDO
ENTIDADES EN LIQUIDACION
ARTÍCULO 30.- La siguiente información consolidada se rendirá anualmente a más tardar el día 30 de enero de cada vigencia, mediante archivo adjunto en el respectivo formato 99 Documentos anexos a la cuenta indicando el periodo de rendición y el documento de legalidad correspondiente:
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PDE CONTRALORÍA
SANTANDER GENERAL
CÓDIGO: REPE-01-01
RESOLUCION DESPACHO CONTRALOR GENERAL DE SANTANDER
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> Ley, Ordenanza, Acuerdo, Decreto, Resolución o Acto Administrativo donde se autorice la liquidación. Por una sola vez.
> Informe sobre la liquidación de remanentes. > Informe de avance y ejecución del proceso liquidador, correspondiente al periodo
fiscal que se rinde. > Acta final de liquidación, escritura pública, informe de ejecución y terminación del
proceso de liquidación, dentro de los quince días siguientes a la terminación del proceso de liquidación.
> Constancia de todos los trámites de liquidación ante Cámara de Comercio y DIAN.
> Pólizas adquiridas a las compañías de seguros para la salvaguarda y protección de los bienes públicos, acompañada de los respectivos anexos escaneados (Manejo, bienes muebles e inmuebles, entre otros).
> Datos liquidador actual.
r§ CAPITULO DECIMO TERCERO
PUNTOS DE CONTROL
ARTICULO 31. Los puntos de control establecidos por la Contraloría General de Santander a partir de la presente resolución deberán rendir la cuenta a través del SIA CONTRALORIA y SIA OBSERVA de acuerdo con los formatos establecidos para ellos.
Parágrafo. Los formatos que cada entidad deberá rendir y su periocidad serán los relacionados en el anexo 1 (formatos a rendir y periocidad de rendición) la cual hace parte integral de la presente resolución.
CAPITULO DECIMO CUARTO
SANCIONES
" ARTÍCULO 32. TIPO DE SANCIONES. En el proceso permanente de la Rendición de Cuentas, la Contraloría General de Santander podrá, según el caso, imponer sanciones a los responsables de rendir la cuenta o informes correspondientes en el Software implementado para ello, de conformidad con los Artículos 99 y siguientes de la Ley 42 de 1993, y demás disposiciones de carácter legal que la regulen o adicionen, y de conformidad con la reglamentación interna del proceso administrativo sancionatorio.
PARÁGRAFO. En el caso de la información que los Sujetos de Control reportan a entidades de orden nacional y que la Contraloría General de Santander toma como válida para los efectos de rendición de cuentas, en las fechas establecidas por éstas, se entenderá que cuando no se rinda oportunamente a estas Entidades, o la misma sea incompleta, la Contraloría General de Santander las tomará como no rendidas o rendidas parcialmente para los efectos de la responsabilidad administrativa sancionatoria.
CAPÍTULO DECIMO SEXTO
DISPOSICIONES GENERALES PARA TODOS LOS SUJETOS VIGILADOS
ARTICULO 33. CONVENIOS.
Hacia un Control Fiscal Oportuno, Incluyente y Ecológico Gobernación de Santander — Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.
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SANTANDER CÓDIGO: REPE-01-01
RESOLUCION DESPACHO CONTRALOR GENERAL DE SANTANDER
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Convenio Marco: Cuando se celebren convenios marco entre entidades públicas, los cuales se ejecuten a través de otros contratos, estos serán a los que se les debe registrar el valor, en caso contrario, cuando se ejecuten directamente se asignará el valor del convenio marco.
Convenios de Asociación: Cuando entre dos o más entidades públicas se celebren convenios de asociación, estos serán rendidos por la entidad que los ejecute.
ARTÍCULO 34. AVANCES AL PLAN DE MEJORAMIENTO. Todas las entidades vigiladas por la Contraloría General de Santander, deberán rendir trimestralmente la siguiente información, a más tardar el día quince (15) de los meses de Enero, Abril, Julio y Octubre, con corte de avances al 30 de diciembre, marzo, junio y septiembre, mediante el formato establecido en la rendición, indicando el periodo de rendición.
ARTICULO 35. PLAN DE DESARROLLO Y SUS MODIFICACIONES DETALLANDO PROGRAMAS Y PROYECTOS. Un plan de desarrollo está conformado por una parte general de carácter estratégico y por un plan de inversiones de carácter operativo a mediano y corto plazo el cual deberá ser incluido en el sistema dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su sanción por parte del Gobernador o Alcalde y cuando existan modificaciones los siguientes diez (10) días hábiles a su modificación y aprobación, mediante registro electrónico y en el Formato establecido.
ARTÍCULO 36. MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO. Todas las entidades vigiladas por la Contraloría General de Santander, deberán rendir en forma anual, a más tardar el día 30 de enero de la vigencia la siguiente información, mediante archivo adjunto en el Formato 99 Documentos anexos a la cuenta, indicando el periodo de rendición.
> Informe ejecutivo anual del Modelo Estándar de Control Interno (MECI).
> Matriz de calificación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI).
n ARTÍCULO 37. Además de los documentos que soportan la Rendición de Cuenta electrónica en la presente Resolución, la Contraloría General de Santander podrá solicitar en todo momento cualquier tipo de información y de soportes necesarios para garantizar la oportunidad y efectividad en el ejercicio de Control Fiscal.
ARTÍCULO 38. La información y los documentos suministrados a través del Software de rendición de cuenta, será el insumo fundamental para ejercer las auditorías regulares o de impacto, informes Macrofiscales, Estados Financieros, Deuda Pública, Control a la Contratación, Gestión Ambiental, Presupuestales, Sectoriales y demás estudios o ejercicios de Control Fiscal.
ARTÍCULO 39. CERTIFICACIÓN DE INFORMACIÓN. Los documentos donde conste la información financiera, presupuestal, estadística y de endeudamiento público por cada entidad, deberán ser firmados por el representante legal, el jefe de la entidad o quien haga sus veces, identificando su nombre completo y cédula de ciudadanía.
Parágrafo. Cuando el representante legal delegue la presentación de la información a que se refiere la presente Resolución, remitirá junto con la información respectiva a la Contraloría General de Santander, el acto administrativo por el cual se produce dicha delegación.
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SANTANDER
GENERAL CÓDIGO: REPE-01-01
RESOLUCION DESPACHO CONTRALOR GENERAL DE SANTANDER
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ARTICULO 40. DEROGATORIA Y VIGENCIA. La presente Resolución, rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución No. 775 de 2014.
PUBLIQUESE COMUNIQUESE, Y CUMPLASE
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Reviso: Carlos Alberto Orejarena Jerez, Subcontralor Delegado para el Control Fiscal
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FORMATO 2A. Resumen de Caja
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FORMATO 2B. Relación de Gastos
de Caja
FORMATO 3. Cuentas Bancarias
FORMATO 4. Pólizas de
Aseguramiento
FORMATO 5A. Propiedad, Planta y
Equipo - Adquisiciones y Bajas
FORMATO 5B. Propiedad, Planta y
Equipo - Inventario
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Presupuestal
de Ingresos
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FORMATO 7. Ejecución
Presupuestal de Gastos
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Presupuesto de Ingresos
FORMATO 8B. Modificacio nes al
Presupuesto de Egresos
FORMATO 9. Ejecución PAC de la
Vigencia
FORMATO 10. Ejecución Reserva
Presupuestal
FORMATO 11. Ejecución
Presupuestal de Cuentas por
Pagar
FORMATO 11A: Vigencias Futuras
FORMATO 11C: Contratación CGS
FORMATO 12. Proyectos de
Inversión
FORMATO 12A. Presupuesto
Proyectos de Inversión
FORMATO 13 B. Ingresos por
Estampillas
FORMATO 14. Talento Humano
]
FORMATO 14A1. Talento Humanos -
Funcionarios por Nivel
FORMATO 14A2. Talento Humano -
Nombramientos
]
FORMATO 14A3. Talento Humano -
Pagos por Nivel
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FORMATO 14A4. Talento Humano -
Cesantías
FORMATO 14A5. Talento Humano -
Número de Funcionarios
FORMATO 15 A. Evaluación de
Controversias Judiciales
FORMATO 15B. Acciones de
Repetición
Inversión Área Ambiental
FORMATO 16. Gestión Ambiental
FORMATO 16A. Gestión Ambiental
Presupuestal
FORMATO 16A ANEXO AMBIENTAL
FORMATO 16B. Proyectos o
Actividades que Requieren
Licencia, Concesión y/o Permiso
Ambiental
FORMATO 17A1. Sector Salud -
Estadísticas
FORMATO 17A3. Sector Salud -
Comportamiento de los Recursos
FORMATO F17A4_CGS. Informe de
Deudores sector Salud
FORMATO F17A5__CGS. Informe de
Facturación y Glosas - Sector
Salud
FORMATO 17B1. Sector Educación
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FORMATO 17B2. Sector Educación
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Participación de recursos Min
Educación
FORMATO 17B3. Sector Educación
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Cobertura, Planta, Cargos
FORMATO 17C1. S.G.P. -
Propósito General
FORMATO 17C2. S.G.P. -- Recursos
'Transferidos
FORMATO F18. Sistema
Estadístico Unificado de Deuda
-
Seud
FORMATO 19. Comportamiento
Ingresos del Municipio
FORMATO 19A. Regalías
FORMATO 19B. Proyectos de
Regalías
FORMATO 19C. Regalías
Indirectas
A. Acciones de control a la
contratación de sujetos
Acciones de Control a la
Contratación por Emergencia
Invernal
FIDUCIAS: Control fiscal de los
patrimonios autónomos, fondos
cuenta y fideicomisos abiertos
Contratación- Emergencia
Invernal: Consorcios/ Uniones
Temporales
FORMATO 20. Informe al culminar
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FORMATO 21. Plan de
mejoramiento
FORMATO 21. Resguardos
Indígenas
FORMATO 21A. CULTURA
FORMATO 21B. Población
Desplazada
FORMATO21C. Estampilla Adulto
Mayor
FORMATO 21D. Estampilla
Procultura
Formato 22. Inventario del
Recurso Tecnológico
FORMATO 22A. Informe de Avance
a Plan de mejoramiento
FORMATO 24. Informe Plan de
Inversión
FORMATO 24A. Ejecución Plan de
Inversión
FORMATO 26B Regalías Indirectas
FORMATO F27
__CGDC. Evaluaciones
y Seguimientos Efectuados por
el Asesor, Coordinador, Auditor
Interno
FORMATO 27. Planes de acción u
operativos
FORMATO 27A. Ejecución plan de
acción
FORMATO F28
CGDC. Informe de
Rentas por Cobrar
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FORMATO 28. Indicadores de
Gestión
FORMTATO F29BCGDC. Informe de
Deudores (Aplicab
le a Salud)
FORMATO 40. Primas de Servicios
y Bonificaciones por Servicios
Prestados.
FORMATO 99. Documentos Anexos a
la Cuenta
OBRA PUBLICA
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