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DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE
BIBLIOTECA Y DOCUMENTACIÓNCIENTÍFICA
DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE · Biblioteca y Documentación Científica
Noviembre 2014
SÍMBOLOS
DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE · Biblioteca y Documentación Científica
Noviembre 2014
BG01: ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS
USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES
A solicitud del usuario (peticionario o donante) o de oficio (cualquier unidad de la BG).
Recepción de la solicitud de adquisición de
producto o de aceptación de donación
Ale
ph
Análisis y evaluación de la
solicitud
Ale
ph
¿Procede la adquisición/donación?No
Actualización estado solicitud
Sí
Selección del proveedor
Criterios de asignación:- Tiempo de entrega.- Costes.- Servicios complementarios.
Solicitud del producto
- Instituciones externas
- Empresas proveedoras de
tecnología- Empresas
proveedoras de recursos de información
Tipo
Donación
Suministro del producto y factura o
información de no disponibilidad
Recepción y registro del
producto
Ale
ph
BG02: CATALOGACIÓN
Gestión de facturación
Notificación al usuario
Con factura
Sin factura
Ale
phSe
rpis
Envío de factura y documento de Adquisición de obligaciones
¿Disponibilidad?
Sí
Adquisición producto nuevo
No
Tipo De oficio
A solicitud
Adquisición / Reposición
En caso de aceptación de la solicitud el usuario a través de
la intranet puede hacer el seguimiento
SERVICIO DE GESTIÓN ECONÓMICASGE02: Gestión de gastos
¿?
¿Adquisición interna en la
UPV o externa?
Interna UPV
ÁREA EDITORIAL UPVAEUPV01: Venta de publicaciones
Externa
Ale
ph
Versión 04 - Noviembre 2014
BG02: CATALOGACIÓN
USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES
A solicitud del usuario (Entidades UPV), o de oficio (inicio desde BG01 por el Servicio de Adquisiciones de la BG).
Recepción de la solicitud de
catalogación de documentos
Revisión de la importación
Los registros pueden proceder de:- Editores.- Distribuidores.- Servidor Z39.50
ImportadoTipo de
RB
Creación de registro
bibliográfico (RB)
Catalogación propia
Catalogación
Precatalogado(desde BG01)
Revisión de la precatalogación
Ale
ph
Asignar signatura, si
procede
Validación del registro
Inclusión para su visualización del RB en OPAC (Online Public
Access Catalog)
De oficio
A solicitud del usuario
Solicitud de factura
¿Aporta factura?
Sí
No
Entrega de factura
No procede en caso de recursos electrónicos
Asignar signatura, si
procede
No procede en caso de recursos electrónicos
Tipo
Versión 03 - Abril 2014
BG03: PUESTA A DISPOSICIÓN Y MANTENIMIENTO DE LA COLECCIÓN
USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES
Tipo
Mantenimiento dela colección
Puesta a disposición
Proceso físico de marcado
- Sellado- Tejuelado
- Magnetizado
ExpurgoInventario(Cada un año y/o 3 años)
Retirada selectiva de documentos
obsoletos
Cotejo de los ejemplares con
la BD Bibliográfica
Ale
ph
BG01: ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS Nueva adquisición de ejemplar para su reposición
¿Hay que reponer
ejemplar?No
Asignación o actualización de
estado de proceso/ ubicación
Ale
ph
- Físicamente: colocación en la estantería.- Informáticamente: disponible en Aleph.
Tipo
Revisión(continua)
Sí
Ordenación(diaria)
Ordenación de los ejemplares
fuera de ubicación en la
estantería
Asíncrono en caso de primera puesta a disposición.Síncrono en caso de mantenimiento.
Revisión de la colección
Reparación de ejemplares
deterioradosBG03P01
¿Ejemplares deteriorados?
Sí
Detección vía:- Observación del propio
personal de BG.- Información de los usuarios.
No
Ale
ph
Condiciones de filtrado:- fecha de edición, selectiva por materias.- nº de préstamos en los últimos años.- si es ejemplar único o no.
Retirada de las salas de libre acceso a depósito de BG o destrucción
Préstamo a cabina o a
encuadernación
Ale
ph
Versión 03 - Abril 2014
BG03P01: REPARACIÓN DE EJEMPLARES DETERIORADOS
USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES
Complejay/o encuadernación
SencillaTipo
reparación
Solicitud de reparación y/o
encuadernación
Reparación del ejemplar
Recepción del ejemplar
reparado y/o encuadernado
Realizada por el personal de la BG
Empresas de edición impresa
y reprografía
Revisión del estado del ejemplar
Devolución del ejemplar reparado
Ale
ph
Versión 03 - Abril 2014
BG04: CIRCULACIÓN DE LA COLECCIÓN
USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES
A solicitud del usuario
TipoMonografías
Notificación al usuario:
documento de sólo lectura en
sala
Sí, en colección no prestable
¿Disponible y accesible? No
¿En colección y prestable?
Sí, en colección y prestable
Solicitud de préstamo interbibliotecario y
acceso al documentoBG04P01
No, en colección
PréstamoBG04P02
Sí
Según normativa de préstamo
¿Devuelto?
Volver a disponible
Renovación del préstamos o Reclamación
No
Publicación periódica
Notificación periódica de gastos
Préstamo interbibliotecario y
acceso al documentoBG04P03
Reserva
En el caso de que el usuario renuncie, la Biblioteca en su nombre libera el documento.
Tipo
Solicitud instituciones
externas
Solicitud UPV
Envío del artículo
¿En colección
?
No
Sí
Sólo autorizados
SíReclamación: Cada 3/5 días envío email
recordatorioEnvío de carta por
correo postal aleatoriamente
Versión 03 - Abril 2014
BG04P01: SOLICITUD DE PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO Y ACCESO AL DOCUMENTO
USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES
Selección de proveedor
Cursar solicitud
Entidades UPVInstituciones
externasEmpresas
PosibilidadesRecepción del
documentoRespuesta
positiva
Respuestanegativa
Notificación al usuario:
respuesta negativa
Sin respuesta en plazoo último intento fallido
Solicitud instituciones externas
SolicitudUPV
Tipo
Notificación y entrega al
usuario
Versión 03 - Abril 2014
BG04P02: PRÉSTAMO
USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES
Lectura del código de barras
del carné del usuario
¿Incluye anexos?
¿Los desea en préstamo?
Sí
Lectura del código de barras
de los anexos
SíNo
No
Desmagnetización del documento
En el caso de solicitud interna el carné es personal.En el caso de solicitud externa el carné es institucional.
Entrega del documento al
usuario
Modo de entrega
Solicitud Instituciones externasSolicitud UPV
Entrega del documento al
responsable del Préstamo
Interbibliotecario
Se enlaza con BG04P03: Préstamo Interbibliotecario y acceso al documento
Lectura del código de barras del documento
Versión 03 - Abril 2014
BG04P03: PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO Y ACCESO AL DOCUMENTO
USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES
Búsqueda del documento
Envío
- Soporte digital vía ARIEL (correo electrónico).- Soporte papel vía correo postal.
Registro de salida
¿Disponibilidad en
colección?Sí
Notificación al usuario
No
Registro de entrada de la
solicitud
GT
BIB
GT
BIB
Reproducción digital / papel
Versión 03 - Abril 2014
BG05: MANTENIMIENTO DE LA BIBLIOTECA DIGITAL
USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES
A solicitud del usuario, o de oficio.
Base dedatos
Colecciones de revistas y libros
electrónicos o recursos web
Tipo
Operaciones sobrela herramienta
Operaciones sobre recursos
Evaluación del recurso
Tipo de recurso
AL
EP
H
Actualización y si procede,
descripción
Actualización, mantenimiento y descripción en
su caso, de fuentes y destinos
SF
X
Publicación en PoliBuscador, si
procede
Sí
BG06: RELACIÓN CON EL USUARIO
¿Requiere comunicación con el
usuario?
Cambios en:- Estructura de la información.- Actualizaciones de software, interfaz….- Versión de la aplicación- Gestión de incidencias- ...
No
Empresas
Operaciones de mantenimiento
externo
Solicitud de mantenimiento
en base al contrato firmado
- Empresas de asistencia técnica.- Empresas de provisión de software.- Empresas de provisión de recursos de información.
Mantenimiento realizado
y control de suscrpciones
Realización de las operaciones
Mantenimiento realizado para la gestión de libros electrónicos, revistas electrónicas, bases de datos y recursos web, con el apoyo del ASIC.
PR
IMO
PR
IMO
C
EN
TR
AL
Si procede, descripción del
recurso
Si procede, descripción del recurso,registro en Aleph
Versión 03 - Abril 2014
BG06: RELACIÓN CON EL USUARIO
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
A solicitud del usuario o de oficio
De oficio A solicituddel usuario
Con apoyo de: CFP, ICE y Empresas en función del tipo de curso
Tipo
Ejecución o denegación de la
solicitud del servicio solicitado
Información de los servicios de la BG
y formación de usuarios
Tipo
Preguntas dereferencia
Solicitud deun servicio
Tipo
Informacióndinámica
Formación
Mantenimiento del sistema de
Noticias, Novedades y
Web
Encuestas
Realización de encuestas y análisis de resultados
Respuesta a comunicaciones
recibidas
Comunicaciones: quejas, incidencias, sugerencias,
preguntas,etc.
Gre
gal
Formación, sólo a solicitud del PDI
Versión 02 - Enero 2010
BG07: APOYO A LA DOCUMENTACIÓN CIENTÍFICA
USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES
Desde AEUPV2, a solicitud del usuario, o de oficio.
A solicitud
De oficio Desde AEUPV02
(Servicio Polipapers)
- Senia (Biblioteca responde)-RiuNet (correo electrónico)
No
Riunet
Sí
Sí
No Se crea Workflow (perfiles: submitter,, revisor, admin…), platilla para los registros
Correcta
Incorrecta para modificar
Incorrecta y rechazada
Si procede, asesoramiento y
formación
Fuentes RiuNet:- Servicio de alumnado (Tesis)- Área de editorial (Tesis,... )- ICE y ASIC (Docencia en red)- Escuelas (Trabajos académicos)- Vic. Investigación (SENIA)Fuentes Senia:- Bases de datos multidisciplinares
Se trabaja con el ASIC como proveedor de servicios
Senia
Se crea un perfil en Google Analytics para tener estadísticas de las visitas a la revista
Conservación
Difusión
Firma de contrato de cesión de
derechos y alta de permiso
Generación del depósito
delegado o autoarchivo por parte del usuario
¿Está autorizado
para depositar?
RIU
NE
T
Creación y configuración de
la colección
Tipo
¿Existe la colección
adecuada?Publicación del número
RIU
NE
T
RIU
NE
T
Asesoramiento técnico
Po
liPa
pers
RevisiónDifusión y
mantenimiento
Rechazo y eliminación de la
base de datos
RIU
NE
T
Configuración de la revista junto con el editor
científico
Publicación de la revista
Recepción de la solicitud y análisis
GR
EG
AL
Análisis /Búsqueda de
contenido
Alta normalizada de congresos y
revistasBG07P01
Versión 1 - Abril 2014
BG07P01: ALTA NORMALIZADA DE CONGRESOS Y REVISTAS
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
No
Sí
Tipo de Alta
¿Datos correctos/
completos?
Solicitud de datos
adicionales
Subsanación de errores
Hasta datos correctos y completos
Revistas
No
Congresos
Comprobación de datos y
creación de alta revista
normalizada
¿Existe congreso
?Sí
¿Está normalizado?
Sí No
Creación congreso anual
normalizado
Creación congreso general
normalizado
ISS
N
Po
rta
l
Fuentes documentales externas
Versión 1 - Abril 2014
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