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DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Y OFICIALÍA MAYOR
DEPARTAMENTO DE ARCHIVO INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DEL
DEPARTAMENTO DE ARCHIVO INSTITUCIONAL
CÓDIGO: APGAD-14.2-MP-01
VERSIÓN 1.0
SAN JOSÉ, COSTA RICA
Fecha de vigencia: 20 de diciembre de 2017
Dirección General Administrativa y Financiera y Oficialía Mayor
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Proceso: Gestión de Archivo y Documentación CÓDIGO: 14.2-MP-01
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B. Lista de aprobadores y revisores
Lista de aprobadores y revisores
Nombre /Cargo/Dependencia Firma y Fecha
Elaboró
Licda. Ana Yancy Castillo Chacón, Encargada del Archivo Institucional del MTSS.
Validó
Licda. Yadira Alvarado Salas, Directora General de Planificación del Trabajo.
Lic. Esteban Mauricio Zúñiga Cascante, Analista de Desarrollo Organizacional, Dirección General de Planificación del Trabajo
Aprobó
Lic. Ciro Barbosa Toribio Director General Administrativo Financiero y Oficial Mayor
Autorizó
Lic. Alfredo Hasbum Camacho Ministro de Trabajo y Seguridad Social
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C. Índice
ÍNDICE DE CONTENIDOS
Página
A. Carátula o Portada del Manual 1 B. Lista de aprobación y revisión del documento 2 C. Índice 3 D. Introducción 4 E. Objetivo (s) del manual 5 F. Listado de procedimientos 6 G. Anexos 7
1. Carátula del Procedimiento APGAD-14.2-P-01 8 2. Carátula del Procedimiento APGAD-14.2-P-02 29 3. Carátula del Procedimiento APGAD-14.2-P-03 49 4. Carátula del Procedimiento APGAD-14.2-P-04 67 5. Carátula del Procedimiento APGAD-14.2-P-05 81 6. Carátula del Procedimiento APGAD-14.2-P-06 97 7. Carátula del Procedimiento APGAD-14.2-P-07 110 8. Carátula del Procedimiento APGAD-14.2-P-08 128
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D. Introducción
Las correctas gestiones de la documentación forman parte de la trasparencia administrativa, la rendición de cuentas además brindar mejor los servicios a los ciudadanos por medio del respeto a sus derechos.
Por ello, los archivos constituyen la memoria de las instituciones y de las personas, y se originan desde que el hombre dispuso establecer por escrito sus relaciones como ser social. Representan con sus tipos documentales el testimonio fiel de las acciones que se realizaron en la institución en que se generaron. Por lo tanto, son pruebas fehacientes de dichas acciones y el testimonio de los derechos y obligaciones de los ciudadanos y de la propia Administración.
En definitiva, los documentos tienen valor administrativo y/o legal, y científico y cultural y esto se determinan de acuerdo a su ciclo de vida, por lo tanto, es responsabilidad de los archivos de gestión reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida por su unidad que debe mantenerse técnicamente organizada de acuerdo con el artículo 39 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202.
La Unidad de Archivo Central tiene sus antecedentes en el Artículo 15.- de la Ley, Ley Orgánica del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social Nº 1860 del 21 de abril, 1955, en la que se estableció su finalidad “Ordenar y archivar, de acuerdo con los sistemas técnicos que al respecto existen, y llevando los índices correspondientes, todos los documentos, correspondencias, copias referentes a actuaciones del Ministerio, sin perjuicio de los índices y archivos propios de otras dependencias, cuando fuere necesario mantenerlos”
El 24 de octubre de 1990 se decreta la Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202 y posteriormente su Reglamento (Decreto Nº 24023-C de 30 de enero de 1995), los cuales norman el funcionamiento de los archivos de gestión y centrales de las instituciones públicas y además dejan claro la penalización para aquella persona que elimine documentación.
En el 2007 de decreta el Reglamento del Sistema Institucional de Archivos del Ministerio de Trabajo Seguridad Social del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social en el que se establecen los objetivos de los Archivos de Gestión y algunos procedimientos establecidos.
Es por ello que, con la intención de uniformar los archivos de gestión de este Ministerio, ponemos a la disposición de los encargados de los archivos de gestión y de todos los funcionarios el Manual de Procedimientos Archivísticos, el cual contiene lineamientos y acciones estratégicas generales, para alcanzar el principal objetivo: un archivo de gestión organizado, aplicando los
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procedimientos archivísticos.
E. Objetivos del manual
Objetivo General
Contribuir al logro de objetivos institucionales mediante la aplicación de procedimientos archivísticos de manera estandarizada en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, con el propósito de normalizar los criterios, formas y terminología utilizada en la organización y administración de los archivos de gestión.
Objetivos Específicos
1. Clasificar, seleccionar y conservar los documentos de archivo en su contexto administrativo y legal, manteniendo así el principio de procedencia, y evidenciando las relaciones originales de los documentos entre sí.
2. Asegurar la accesibilidad permanente del fondo documental de cada oficina, por parte de los funcionarios.
3. Utilizar los instrumentos descriptivos, que permitan conocer el contenido del fondo
documental de una manera clara y resumida.
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F. Listado de procedimientos
Registro de procesos y procedimientos
Proceso Código Procedimiento Código
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APGAD Procedimiento para la adecuada recepción de documentos en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social
APGAD-14.2-P-01
Procedimiento para el adecuado envío de documentos en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social
APGAD-14.2-P-02
Procedimiento para la adecuada ordenación y foliación de documentos en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social
APGAD-14.2-P-03
Procedimiento para la aprobación de tablas de plazos de valoración documental en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social
APGAD-14.2-P-04
Procedimiento para realizar transferencias de documentos al Archivo Central
APGAD-14.2-P-05
Procedimiento para realizar la eliminación documental en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social
APGAD-14.2-P-06
Procedimiento para realizar la adecuada conservación documental en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social
APGAD-14.2-P-07
Procedimiento para la consulta o préstamo de documentos en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social
APGAD-14.2-P-08
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G. Anexos
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FECHA DE VIGENCIA: 20/12/2017
VERSIÓN: 1.0
Página 139 de 142
Dirección General Administrativa y Financiera y Oficialía Mayor
Departamento de Archivo Central Código: APGAD
Proceso: Gestión de Archivo y Documentación CÓDIGO: 14.2-MP-01
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VERSIÓN: 1.0
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