View
216
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
1
Dirección de Proyectos
Prof. Gustavo J. Sabio
FundamentosIntroducción al PMBOK
Alcance de la presentación
Cliente
Entradas Proceso de desarrollo Salida
necesidades actividades varias Producto software
Clienteequiposistemas
PROCESO PROCESO ADAPTADOADAPTADO
Dirección de ProyectosDirección de Proyectos
2
¿Proyectos?
• Cambio
• Estrategia
• Mejoramiento
• Complejidad
• Riesgo
• Integración
¿Cómo nacen los proyectos?
• Existe una necesidad
• Alguien plantea una buena idea
• Existe un problema recurrente
• Se necesita mejorar el desempeño de la organización
• Existe una oportunidad de mercado
Existe una política y una actitud de promover la generación creativa de ideas
3
¿Qué es un Proyecto?
Un esfuerzo temporal que se realiza para crear un
producto o servicio único.
¿Qué es un Proyecto?• Temporal… cada proyecto tiene un comienzo y fiN definidos,
aunque ello no se aplique al resultado del proyecto. Al final del proyecto hay algo, ello requiere concurrencia de la finalización.
• Único… significa que el producto o servicio difiere de manera distintiva de otros productos o servicios..
Para muchas organizaciones, los proyectos son medios para responder a aquellos
requerimientos que no pueden abordarse dentro de los límites operacionales normales
de la organización. (PMI 2000)
4
Otras definiciones…
Definición operacional
Es una secuencia única, compleja y conectada, de actividades quetienen un objetivo y propósito y que deben ser completadas en
un tiempo específico, en presupuesto, y de acuerdo a una especificación.
Palabras clave:– Secuencia de actividades– Actividades únicas– Actividades complejas– Actividades conectadas– Tiempo especificado– En presupesto– De acuerdo a una especificación
Otras definiciones…
Definición del Project Management Institute (PMI):
Es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de proyecto
para satisfacer o exceder las necesidades y expectativas de los stakeholders de un proyecto.
Stakeholder:
individuo u organización que está involucrado o puede ser afectado por las actividades del proyecto
5
Analicemos la definición del PMI …
Satisfacer o exceder las necesidades y expectativas de los stakeholders implica balancear demandas de:
• alcance, tiempo, costo, y calidad
• Stakeholders con diferentes necesidades y expectativas
• Requerimientos identificados (necesidades) y requerimientos no identificados (expectativas)
¿Quiénes son los stakeholders?• Gerente de proyecto.
– El individuo responsable de la gestión del proyecto (es “su” misión).– A recibido autoridad para hacer la tarea (manejo cuidadoso)– Debe operar todos los aspectos (incluso de terceros) para evitar obstáculos y que el
proyecto avance– El proyecto es “El” tema para el líder y es “Un” tema más para otros.
• Patrocinador o sponsors. – Individuo o grupo de la organización ejecutora que provee los recursos financieros
(fondos o especies). Son ejecutivos de alto nivel que impulsan el proyecto– Muchas veces forman parte del comité de Dirección del proyecto– Representan la fuente de autoridad de un gerente de proyecto (brindan el poder al
proyecto)– Ayudan al GP a superar los conflictos y barreras organizacionales que pudieran surgir.– No desean sorpresas. Los debe mantener informados permanentemente el GP
• Cliente– Individuo u organización que usará el producto/ servicio del proyecto. – Pueden ser clientes internos o externos.– Es el stakeholder por el que los demás existen.
6
¿Quiénes son los stakeholders? (cont.)
• Organización ejecutora. – La empresa (equipo de personas) que hacen el trabajo del proyecto.
• Resto de la organización.– Normalmente es la población de stakeholders más grande.– Se hacen cuestionamientos internos y tienen incertidumbre: ¿En qué me afecta?– Se pueden tornan en reacciona contraproducentes para el proyecto.– Se deben comunicar el contenido y alcance del proyecto
• Altos ejecutivos. – No vinculados directamente con el proyecto.– Pueden apoyar o no algún colega que sea sponsor del proyecto.– Están preocupados por lo objetivos de sus propias áreas (no interferir)
• Otros proyectos. – Conviven con nuestro proyecto.– Pueden ser menos, igual o más importantes y/o prioritarios que el nuestro.– Ho hay que dejar de preguntarse que esperan de nuestro proyecto.
Algunas categorías de stakeholders
• Internos/externos
• Propietarios y financiadores
• Proveedores y contratistas
• Miembros del equipo
• Organismos de gobierno
• Ciudadanos individuales
7
Existe un Mapa político del proyecto!
Bajo la competencia del líder de proyecto…
• Identificar los stakeholders involucrados.
• Conocer sus necesidades y expectativas.
• Lograr el compromiso de todos (“subirlos a bordo”).
• Lograr que el proyecto los sume, los consulte, los considere a en las definiciones y decisiones.
Algunas características de los proyectos
• Están asociados a esfuerzos de cambio.
• Un Proyecto recorre al “proceso” para obtener unresultado.
• Están compuestos de actividades y tareas.
• Asocian responsables y entregables.
• Imponen tiempos y resultados
• Involucran múltiples recursos.
• Son únicos, no repetitivos.
8
Características de los proyectos (cont.)
• Involucran incertidumbre y riesgo
• Cuentan con un Ciclo de vida definido.
• Interactúan con otras actividades de la empresa y el entorno
• Son de diferentes tamaños? diferentes enfoques y esfuerzos
• Pueden representar un desafío tecnológico y/o cultural
Proyectos y … la corporación
Los proyectos introducen “cambios” en la organización!
• Cambio Técnico– Proyecto de ingeniería– Proyecto de tecnologías de información
• Cambio Cultural– Proyecto de rediseño organizacional– Proyecto de introducción de sistemas de calidad– Proyecto de mejoramiento y cambio
9
Proyectos y … complejidad
Riesgo
Complejidad Tiempo requerido
Proyectos puramentetécnicos
Proyectos puramenteculturales
Complejidad de los proyectos según el tipo de cambio
Proyectos y … Programas y actividades
Actividad
Actividad
PROYECTO
Actividad
Actividad
PROYECTO
Actividad
Actividad
PROYECTO
Actividad
Actividad
PROYECTO
Actividad
Actividad
PROYECTO
Actividad
Actividad
PROYECTO
PROGRAMA
10
Proyectos y… el día a día
Única vezRepetitivas
temporariasContinuas
Personas cumplen Roles
Personas cumplen cargos
Aspectos diferenciadores
Planeados, ejecutados y controlados
Restringidos por recursos limitados
Ejecutas por personasAspectos comunes
ProyectosOperaciones
Tareas de la organización
¿Qué es la Dirección de Proyectos?
• Planeación– Establecer objetivos claros para alcanzar una meta: producto/
servicio resultante.– Identificar alcance, participantes y restricciones
• Organización– Organizar a los recursos (humanos, materiales y dinero)– Detallar un plan de proyecto para su ejecución
• Seguimiento– Conocer el estado de avance del proyecto– Gestionar acciones preventivas y correctivas
• Cambio– Administrar el cambio durante la vida del proyecto
11
ADMINISTRACIÓNDE PROYECTOS
RECURSOSRECURSOS RESULTADOSRESULTADOS
HumanosHumanosMaterialesMateriales
EquiposEquiposInformaciónInformación
DineroDineroOtrosOtros
PlazoPlazoCostoCostoCalidadCalidadSatisfacciónSatisfacción
ENTORNOENTORNO
Dirección de proyectos
Dirección de proyectosDirección de proyectos:
Es el arte de dirigir y coordinar recursos humanos y materiales a través de la vida de un proyecto, por medio de técnicas modernas de administración, para lograr objetivos predeterminados de alcance, calidad, tiempo y costo, y de satisfacción
de todos sus participantes y particularmente del cliente del proyecto.
Modelo del PM
Project Project ManagementManagement
NecesidadesProducto
/Servicio
Actividades del Actividades del ProyectoProyecto
12
Introducción al PMBOK
• PMI: Project Management Institute
• PMBOK: Project Management Body of Knowledge– Documento normativo: prescribe lo que un Gerente de
proyecto debería hacer frente a la dirección de proyectos.– Cuerpo de conocimiento de la disciplina logrado por consenso
de especialistas de varias ingenierías– Organiza el contenido de la disciplina en áreas de
conocimiento.– Describe las entradas, técnicas/ herramientas y salidas de
cada proceso que se debe llevar a cabo en cada área-– Edición vigente: Año 2000
Áreas de conocimiento del PMBOK
13
Introducción al PMBOK
Aseguran que todos los elementos del proyecto son coordinados adecuadamente
• Desarrollo del plan de proyecto• Ejecución del plan de proyecto• Control de cambios globales
Gestión de la Integración del proyecto
4.1 4.1 DesaDesa PPPP1.Entradas…..
2.Tec & Herr……
3.Salidas…..
Estructura de cada proceso
• Entradas– Documentos o información,
resultados de procesos anteriores.
• Herramientas y técnicas– Mecanismos aplicados a las entradas
para generar los resultados.
• Salidas– Documentos o información,
resultados para procesos siguientes.
ProcesoProceso1.Entradas…..
2.Tec & Herr……
3.Salidas…..
14
Procesos de una Área de conocimiento
Explotación de cada proceso
4.1 Desarrollo de un plan de Proyecto
15
Introducción al PMBOK
Aseguran que se incluye todo el trabajo requerido (y nada más) para completar el proyecto
• Iniciación• Planeamiento del alcance• Definición del alcance• Verificación del alcance• Control de cambio del alcance
Gestión del Alcance del proyecto
Introducción al PMBOK
Aseguran la conclusión en tiempo del proyecto
• Definición de actividades• Secuenciamiento de actividades• Estimación de la duración de actividades• Desarrollo del cronograma• Control del cronograma
Gestión de Tiempo del proyecto
16
Introducción al PMBOK
Aseguran que el proyecto se concluye dentro del presupuesto aprobado
• Planeamiento de recursos• Estimación de costos• Presupuestación del costo• Control de costos
Gestión de Costo del proyecto
Introducción al PMBOK
Aseguran que el proyecto logrará un producto que satisfará las necesidades esperadas
• Planeamiento de calidad• Aseguramiento de calidad• Control de calidad
Gestión de Calidad del proyecto
17
Introducción al PMBOK
Aseguran que se hace un uso efectivo del personal involucrado en el proyecto
• Planeamiento organizacional• Incorporación de staff• Desarrollo del equipo
Gestión de RRHH del proyecto
Introducción al PMBOK
Aseguran que la información del proyecto se genere adecuadamente y en tiempo (se reúna, distribuya, almacene, etc.)
• Planeamiento de las comunicaciones• Distribución de la información• Informes de performance• Cierre administrativo
Gestión de Comunicaciones del proyecto
18
Introducción al PMBOK
Procesos vinculados con identificar, analizar y responder a los riesgos del proyecto
• Identificación de riesgos• Cuantificación de riesgos• Desarrollo de respuesta a los riesgos• Control de respuesta a los riesgos
Gestión de Riesgos del proyecto
Introducción al PMBOK
Procesos requeridos para adquirir bienes y servicios fuera de la organización que desarrolla el proyecto
• Planeamiento de “procurement”• Planeamiento del requerimiento• Requerimiento• Selección de fuentes• Administración de contratos• Liquidación de contratos
Gestión de Adquisiciones del proyecto
19
Procesos de Procesos de iniciacióniniciación
Procesos de Procesos de ejecuciónejecución
Procesos de Procesos de controlcontrol
Procesos de Procesos de planificaciónplanificación
Procesos de cierre
Procesos del Proyecto
GF
Procesos de un proyecto (PMI)
• Procesos centrales de planificación:
– Planificación del alcance– Definición del alcance– Definición de actividades– Planificación de recursos– Secuencia de actividades– Estimación de la duración de actividades– Estimación de los costos de actividades– Desarrollo de programas– Presupuestos– Desarrollo del plan del proyecto
Procesos de Procesos de planificaciónplanificación
PrincipalesPrincipalesPrincipales
20
Procesos de un proyecto (2)
• Procesos facilitadores de la planificación:– Planificación de la calidad– Planificación de la organización– Asignación de personal – Planificación de la comunicación e información– Planificación de adquisiciones– Planificación de las solicitudes de servicios o productos– Identificación de riesgos– Cuantificación de riesgos– Desarrollo de respuestas a los riesgos
Procesos de Procesos de planificaciónplanificación
SoporteSoporteSoporte
Procesos de un proyecto (3)
• Ejecución del plan
• Procesos facilitadores de la ejecución:– Distribución de información– Desarrollo del equipo de trabajo– Aseguramiento de la calidad– Verificación del alcance– Solicitación de recursos y servicios– Selección de fuentes de recursos y servicios– Administración de contratos
Procesos de Procesos de ejecuciónejecución
SoporteSoporteSoporte
21
Procesos de un proyecto (4)
• Procesos de control:– Informes de desempeño– Control general de cambios
• Procesos facilitadores del control:– Control de cambios al alcance del proyecto– Control de calidad– Control del programa– Control de las respuestas al riesgo– Control de costos
Procesos de Procesos de controlcontrol
PrincipalesPrincipalesPrincipales
SoporteSoporteSoporte
Procesos de un proyecto (5)
• Procesos de cierre:– Cierre de contratos– Cierre administrativo– Evaluación de satisfacción de clientes– Evaluación general de desempeño de cada etapa y del
proyecto como un todo– Reintegro de personal asignado al proyecto– Adquisición y almacenamiento de información relevante para
futuros proyectos
PrincipalesPrincipalesPrincipales Procesos de cierre
22
Procesos de Procesos de iniciacióniniciación
Procesos de Procesos de ejecuciónejecución
Procesos de Procesos de controlcontrol
Procesos de Procesos de planificaciónplanificación
Procesos de cierre
Procesos del Proyecto
GF
Procesos de inicio
23
Procesos de planificación
Procesos de Panificación
Planificación Alcance
Planificación Calidad
Definición Alcance
PlanificaciónRecursos
DefiniciónActividades
EstimaciónCostos
EstimaciónDuración
Actividades
SecuenciaActividades Desarrollo
Programa
Presupuesto de
Costos
DesarrolloPlan del Proyecto
Planificación Comunicaciones
IdentificaciónRiesgos
CuantificaciónRiesgos
Desarrollo deRespuestas
PrincipalesPrincipales
ComplementariosComplementarios
5.25.2
5.35.3
6.16.1
5.25.2
7.17.1
6.26.2
6.26.2
6.36.3
7.27.2
7.17.1
8.18.1 10.410.4
Planificación Organización
AdquisiciónPersonal
9.19.1 9.29.2
11.711.7 11.811.8 11.1011.10
24
Procesos de ejecución
Procesos de control
25
Procesos de cierre
Mapa de procesos por Áreas de C
26
Necesidad de un rol integrador!
Administración de la integración
4.1 Desarrollo del plan del proyecto– Metodología de planificación de proyectos– Habilidades y conocimientos de los participantes– Sistema de información de la administración del proyecto
4.2 Ejecución del plan del proyecto– Habilidades generales de administración– Conocimiento y desarrollo del producto– Sistema de autorización del trabajo– Reuniones de revisión del estado del proyecto– Sistema de información del proyecto– Procedimientos organizacionales
27
Administración de la integración (cont…)
4.3 Control general de cambios– Sistema de control de cambios– Administración de la configuración– Medición de desempeño– Planificación adicional– Sistema de información del proyecto
El trabajo del proyecto como integrador
TRABAJO
Alcance
RequerimientosCambios
InformaciónComunicación
Datos, coordinación
RecursoHumano
HabilidadesPersonal
ContratosAdquisiciones
Servicios, maquinariamateriales
Riesgo
Problemas,soluciones
Costo
Presupuestos, control
TiempoControl,atrasos
Calidad
Especificaciones, QA, QC
28
Tipos de organizaciones
• Organización FUNCIONAL
• Organización Matricial débil
• Organización Matricial balanceada
• Organización Matricial Fuerte
• Organización mixta
• Organización por PROYECTOS
Matriz débil
29
Matriz balanceada
Matriz
30
Mixta
Por proyectos
31
Comparación de estructuras
Referencias
• Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, PMI, 2000
http://www.pmi.org
Recommended