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DIRECCIÓNGENERALDEPERSONALDIRECCIÓNDESISTEMAS
GuíaparalaEmisióndeOficiosyCircularesdelasDependenciasdelaAdministraciónUniversitaria
Introducción
Loslineamientoscontenidosenelpresentedocumentotienenporobjetoproporcionaralasdependenciasdelaadministraciónuniversitaria,uninstrumentoparahacermáseficaz lacomunicaciónenformaescrita,asícomouniformarlaelaboracióndelosoficiosycircularesdecarácterinstitucional,enlosquesesolicitala
atención u orientación en algún asunto específico, o bien se difunden las disposiciones normativas,instructivospara realizar trámites,ycriteriosdeoperaciónentre instanciasuniversitarias.Estedocumentodefineelobjetivodelanormatividad,asícomolosconceptosdeoficioycircular;enseguidaseindicanlos
lineamientos para la estructuración de dichos documentos, y por último se presentan los anexos queejemplificanlaspolíticasdescritas.
Objetivo
Establecer los lineamientos bajo los cuales se deberán elaborar los oficios y circulares que emitan lasdependenciasdelaadministraciónuniversitaria,unificandoasí laestructuraycriteriosparasuemisión,asícomofacilitarsuconsultayclasificación.
Políticas
1. Los presentes lineamientos serán de observancia para todas las dependencias y entidades de launiversidad.
2. Seentenderácomooficio1aqueldocumentooficial,que tieneporobjeto lacomunicaciónentreuna
instancia universitaria con otra(s) similar(es) u otra(s) externa(s). Los asuntos tratados en dichoinstrumento serán de carácter oficial para comunicar, solicitar información, atender un trámiteespecífico,orientaryatenderdudasespecíficas,oparacualquierasuntorelativoalasactividadesdela
Institución.Enningúncasotrataráasuntospersonales.
3. Se entenderá comocircular2aquel documento oficial, cuyo objeto es la difusión institucional dedisposiciones legales o administrativas, tales como: procedimientos, instrucciones, comunicados,criteriosdeoperación, solicitudesde información,y todoaquelasuntodecarácter institucionalque
permitaalasdependenciasyentidadesdelaUniversidadconducirsuadministraciónbajounmismomarcodeacción.
4. Las circulares por su contenido y alcance, deberán emitirse por los Titulares de las dependenciascorrespondientes.
1VerAnexo1(Oficio)2VerAnexo2(Circular)
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5. LosoficiosycircularesdeberánimprimirseconelescudodelaUNAM,talcomoapareceenlashojasconmembretequesuministralaDirecciónGeneraldeProveeduría.Denoserasí,portratarsedeundocumentoimpresoatravésdecomputadora,elescudooficialserásimilaraldelpapelmembretado,
conservandolasmismasproporciones.AnexoA.
6. Losoficiosycircularesdeberáncontenerlossiguienteselementos:encabezado,cuerpoocontenidoycierredeldocumento.
7. Elencabezadodelosdocumentos, identificaráconletrasmayúsculasyremarcadascon"negrillas"elnombredeladependenciaemisora,ydelárearesponsabledeelaborareloficio,ensucaso,laclave
del documento, el asunto al que se refiere, y el (los) destinatario(s) a quien (es) va dirigido.Adicionalmente, los oficios podrán indicar cuando sea necesario, el nombre de la persona que enparticulardaráatenciónalasunto.AnexosA.1yB.
8. La clave de identificación del documento estará compuesta por la palabra que indica el tipo de
documento(oficioocircular),lasinicialesdeladependenciaemisora,asícomolassiglasdeláreaqueelaboraeldocumentoenelcasodeoficios,(sinconsiderarpreposiciones,niconjunciones)segúnlassiglasseñaladasenelAnexoC;elnúmerodelacircularatresposiciones,ocuatrosisetratadeoficios,
ylosdosúltimosdígitosdelañoenqueseemiteAnexosA.2yB.1
9. Elasuntoalqueserefierenlosoficiosycirculares,deberáindicardemanerabreveyprecisalaesenciadeldocumento(procurandonoexcederdetreslíneas),AnexosA.3yB.1Encasodequeeldocumento
tratemásdeunasunto,esteespaciopodráextenderseaunmáximodecincolíneas,procurandoquesóloocurraporexcepción.
10. El destinatario en los oficios se conformará con el nombre, cargo del destinatario, dependencia deadscripciónylapalabra"presente"alfinaldelosmismos.Sieldestinatariodeloficioesexternoala
Institución, se anotaráel nombre y cargodeldestinatario, nombredelorganismoyel domicilio, encasode sernecesario.Para las circulareseldestinatario siempre semencionaráen formacolectiva,indicando los cargos o instancias a quienes se dirige el documento, así como la palabra
"presente".AnexosA.4yB.2
11. Encasoderequerirsequeelasuntodescritoeneloficionoseasóloparaelconocimiento,sinoparaque sea atendido por una instancia o persona en particular, se indicará At´n:, y a continuación elnombreyapellidosdelapersona.AnexoA.5
12. Lascircularesquesustituyanocomplementenlainformacióndealgunaotra,deberánhacerreferencia
alaclaveyañodeemisióndelacircularquesesustituyeocomplementa.AnexoB.3
13. Cuando una circular sea emitida conjuntamente por dos dependencias, el encabezado deberámencionarelnombredeambasinstancias,ylaclaveseráconformadaconlasinicialesdelasmismas,separandocadadependenciaconunguion.Elnúmeroqueseasigneseráelconsecutivoquellevela
dependenciaqueaparezcaenprimertérmino.
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14. Cuando se considere pertinente, por el asunto que trata el oficio o circular, se podrá indicar en elcuerpoocontenidodeldocumento,lainstanciay/onúmerostelefónicos,correoelectrónico,fax,etc.,donde pueda obtenersemayor información, o atenderse las dudas y/o aclaraciones relacionadas al
asunto.AnexosA.6yB.4
15. En caso de que se anexen formatos, instructivos o documentos complementarios, el contenido deloficio o circular tendrá quehacer referencia de losmismos, y podrá reiterarse en la parte final delcierresiseconsideraconvenienteAnexoA.7
16. Después del contenido del oficio o circular, se incluirá como cierre "Atentamente"; el lema de la
Institución;lugaryfechadeelaboración;asícomoelcargoynombredelemisor.Todoelloremarcadocon "negrillas" y alineado hacia la izquierda.Anexos A.8 y B.5.Si el emisor lo considera pertinentepodráanotarunabrevedespedida,previaalcierredeldocumento.
17. En las circulares emitidas conjuntamente por dos o más instancias, el cierre se ubicará en forma
centrada. Los cargos, nombres y firmas de los titulares que la emiten estarán al mismo nivel,distribuidosdelladoizquierdoyderechorespectivamente.
18. Sielcontenidodeloficioocircularabarcamásdeunahoja,éstasdeberánnumerarseapartirde lasegunda,enelánguloinferiorderechodelahoja.
19. Losoficios y circularesen losqueel contenidodeldocumento impida incluir el cierre y/o firmadelemisorenlamismahoja,sedeberánreestructurarlosespaciosdeldocumento.Detalmaneraqueporlomenoselúltimopárrafoquedeenlasiguientehoja,juntoconelcierreylafirma.
20. Cuando sea necesario enviar copia de un oficio a otras instancias para su conocimiento, deberán
indicarseenelpiedeldocumentolassiglasc.c.p.(concopiapara),yacontinuaciónanotarelnombre,cargoydependenciadeadscripcióndel (los)destinatario (s),encasodequeesosseandediferentedependenciaalaqueemiteeloficio.AnexoA.9
21. Enmateriade circulares cuando se juzgue indispensablepor la índoledel asuntoa tratar, sepodrá
marcarcopiaalainstanciaqueseconsiderepertinente.
22. Tratándose de circulares internas, para uso exclusivo de cada dependencia, éstas deberánidentificarse como CIRCULAR INTERNA, con la numeración y estructura que determine cadadependencia.
23. Enelcasodelascircularesdedifusióninstitucional,unavezfirmadas,ladependenciaemisoraenviará
unacopialegiblealaDirecciónGeneraldePersonal,parasudigitalizacióneintegraciónalCatálogodeCircularesdelaUNAM.
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