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INFORME DE PRACTICA
DANIEL ANDRES CUJIA VERGARA
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA
EJECUCIÓN DE ACCIONES PARA EL CONTROL DEL SUMINISTRO DE LOS MEDICAMENTOS E INSUMOS DE LA CLÍNICA IMAT
DANIEL ANDRES CUJIA VERGARA
FACULTAD DE INGENIERÍAS
DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA
INDUSTRIAL
UNIVERSIDAD DE
CÓRDOBA
MONTERÍA –CÓRDOBA
INFORME DE PRACTICA
DANIEL ANDRES CUJIA
VERGARA
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA
EJECUCIÓN DE ACCIONES PARA EL CONTROL DEL SUMINISTRO DE LOS MEDICAMENTOS E INSUMOS DE LA CLÍNICA IMAT
DANIEL ANDRÉS CUJIA VERGARA
TUTOR DOCENTE:
ING ADRIÁN DORIA
TUTOR EMPRESA:
ING ALFREDO ISAZA
FACULTAD DE INGENIERÍAS
DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA
INDUSTRIAL
UNIVERSIDAD DE
CÓRDOBA
MONTERÍA –CÓRDOBA
2020
INFORME DE PRACTICA
DANIEL ANDRES CUJIA VERGARA
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA
TABLA DE CONTENIDO
LISTA DE TABLAS ........................................................................................................................................................ 5
LISTA DE ANEXOS ....................................................................................................................................................... 5
LISTA DE ILUSTRACIÓN .............................................................................................................................................. 6
1. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA .................................................................................................................. 10
1.1. RESEÑA HISTÓRICA ..................................................................................................................................... 10
1.2. PLATAFORMA ESTRATÉGICA ..................................................................................................................... 11
1.2.1. MISIÓN ................................................................................................................................. 11
1.2.2. VISIÓN .................................................................................................................................. 11
1.2.3. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ................................................................................................ 11
1.2.4. VALORES INSTITUCIONALES ............................................................................................... 12
1.2.5. MAPA DE PROCESOS ........................................................................................................... 12
1.2.6. ORGANIGRAMA .................................................................................................................... 13
1.3. DESCRIPCION DEL PUESTO DE TRABAJO ................................................................................................. 14
2. DIAGNOSTICO ................................................................................................................................................... 15
3. OBJETIVOS ........................................................................................................................................................ 16
3.2. OBJETIVOS GENERAL ................................................................................................................................. 16
3.3. OBJETIVO ESPECIFICO................................................................................................................................ 17
4. MARCO DE REFERENCIA ....................................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
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4.1. MARCO TEÓRICO ................................................................................................. ¡Error! Marcador no definido.
4.2 MARCO CONCEPTUAL .......................................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
5. ACTIVIDADES PROGRAMADAS ....................................................................................................................... 17
5.1. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. ............................................................................................................. 18
6. ACTIVIDADES DESARROLLADAS. .................................................................................................................. 19
6.1. PLANEAR ....................................................................................................................................................... 19
6.1.1. DISEÑAR DISTRIBUCIÓN DE BODEGAS................................................................................ 19
6.2. HACER ............................................................................................................................................................ 20
6.2.1. REALIZAR ENCUESTAS A PERSONAS INCONFORMES CON EL SERVICIO ........................... 20
6.2.2. DIVISIÓN DE BODEGAS EN LÍQUIDOS, MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS .......................... 21
6.2.3. PROGRAMAS ........................................................................................................................ 22
6.2.4. BODEGA FÍSICA ................................................................................................................... 25
6.2.5. REALIZAR INVENTARIO DE LÍQUIDOS, DISPOSITIVOS Y MEDICAMENTOS. .......................... 28
6.2.6. CANALES DE COMUNICACIÓN Y PARTICIPACIÓN ................................................................ 31
6.3. VERIFICAR ..................................................................................................................................................... 31
6.3.1. SEGUIMIENTO LAS ACTIVIDADES PROGRAMADAS. ............................................................. 31
6.4. ACTUAR ......................................................................................................................................................... 34
6.4.1. DOCUMENTOS Y PROCEDIMIENTOS. ................................................................................... 34
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7. APORTE DEL ESTUDIANTE A LA EMPRESA .................................................................................................. 35
8. CONCLUSIONES ................................................................................................................................................ 36
9. RECOMENDACIONES ....................................................................................................................................... 37
BIBLIOGRAFÍA............................................................................................................................................................ 39
ANEXOS ...................................................................................................................................................................... 40
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Cronograma de actividades ............................................................................................ 18
Tabla 2 Consoidado gastos de compras ..................................................................................... 32
Tabla 3 Resultados encuesta de inconformidades .................................................................... 33
LISTA DE ANEXOS
CIRCULO DE CALIDAD TH ABRIL.pptx ANEXO 1 . ................................................................. 15
CIRCULO DE CALIDAD TH MAYO 2019.pptx ANEXO 2 . ........................................................... 15
Encuesta ANEXO 3...................................................................................................................... 20
BODEGAS.xlsx ANEXO 4. ........................................................................................................... 22
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COMPRAS MAYO 2019.xlsx ANEXO 5 ......................................................................................... 32
COMPRAS JUNIO 2019.xlsx ANEXO 6 ........................................................................................ 32
COMPRAS JULIO 2019.xlsx ANEXO 7 ......................................................................................... 32
COMPRAS AGOSTO 2019.xlsx ANEXO 8 .................................................................................... 32
COMPRAS SEPTIEMBRE 2019.xlsx ANEXO 9 ............................................................................ 32
COMPRAS OCTUBRE 2019.xlsx ANEXO 10 ................................................................................ 32
CEROS FACTURAS PERDIDAS.xlsx ANEXO 11 ......................................................................... 34
ACTA DE CIRCULO DE CALIDAD MES DE AGOSTO 2019.docx ANEXO 12 ............................ 35
ACTA DE CIRCULO DE CALIDAD MES DE SEPTIEMBRE.docx ANEXO 13 ............................. 35
ACTA DE CIRCULO DE CALIDAD MES DE OCTUBRE.docx ANEXO 14 ................................... 35
LISTA DE ILUSTRACIÓN
Ilustración 1 Mapa de procesos clínica IMAT. ............................................................................ 12
Ilustración 2 Organigrama clínica IMAT. ..................................................................................... 13
Ilustración 3 División de bodegas. .............................................................................................. 20
Ilustración 4 Ingreso del artículo. ................................................................................................ 22
Ilustración 5 Registro y descripción del producto. .................................................................... 23
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Ilustración 6 Bodega dispositivos. .............................................................................................. 24
Ilustración 7 Bodega líquidos. ..................................................................................................... 24
Ilustración 8 Bodega medicamentos. .......................................................................................... 25
Ilustración 9 Bodega de dispositivos física. ............................................................................... 26
Ilustración 10 Bodega líquidos física. ......................................................................................... 27
Ilustración 11 Bodega de medicamentos física. ......................................................................... 28
Ilustración 12 inventario de Dispositivos médicos y líquidos. .................................................. 29
Ilustración 13 Inventario de Medicamentos. ............................................................................... 30
Ilustración 14 Resultados gastos de compras mensual. ........................................................... 33
Ilustración 15 Resultados encuesta de inconformidades .......................................................... 33
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INTRODUCCIÓN
“El capital humano constituye actualmente uno de los factores determinantes para la obtención de
valor agregado. Este valor se potencia cuando el conocimiento se coloca en función del logro de
los objetivos de la organización” (Lahera, 2006), actualmente en las organizaciones es de vital
importancia una gestión con énfasis en los recursos humanos, el capital intelectual y
esencialmente los procesos. “La logística tiene un gran potencial de contribución a la búsqueda de
los objetivos de calidad, cobertura y eficiencia de las instituciones hospitalarias.
Desafortunadamente, ésta área sólo es visible a los ojos de la alta dirección cuando aparecen
problemas” (Ciro Alberto Amaya M. B., 2010) . Para que una empresa presente un funcionamiento
del sistema adecuado este debe estar conectado de una forma eficiente y efectiva con la logística
de suministros.
La clínica IMAT busca el mejoramiento continuo de los procesos, productos y servicios prestados,
mediante informes se determina la calidad de los procesos desarrollados en el proceso de la
logística de suministros. Un perfecto reconocimiento de la cadena de suministros genera una
ventaja competitiva, si se tiene en cuenta que los procesos de producción en el sector salud son
muy complejos, en donde se combina tecnologías y talento humano.
El presente informe se fundamenta en las actividades llevadas a cabo durante el desarrollo de la
práctica empresarial en la clínica IMAT ONCOMEDICA S.A.; específicamente en el área de
suministros de dicha empresa. Se realiza una explicación del área de trabajo en la cual se realizó
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la práctica y un diagnóstico de la empresa con respecto al momento de iniciar el contrato de
aprendizaje. A lo largo del informe se expone la propuesta de dividir las bodegas para la mejora
en el proceso de inventario de los materiales e insumos que son necesarios para el servicio
farmacéutico del área de la logística de suministros de la clínica. Por último, se realiza una breve
descripción de las actividades desarrolladas, además se especifican los aportes realizados por el
estudiante a la empresa, los cuales brindaron una pequeña ayuda con lo que respecta al
funcionamiento de los procesos relacionados con la logística de suministros que se encuentra
llevando a cabo en la clínica.
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1. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA
1.1. RESEÑA HISTÓRICA
En el año 2003 se fundó ONCOMEDICA S.A, está inició como una asociación entre los Doctores
Manuel González Fernández, Luís Meza Montes y William Cavadía Hernández, los cuales se
percataron del déficit de los servicios médicos en el área de la oncología prestados en la ciudad de
Montería, debido a esto construyen la sociedad Oncomed Limitada para atender pacientes con
enfermedades relacionas a las especialidades médicas los socios iniciales.
En el año 2008 se convirtió en una institución de alta tecnología con equipos tecnológicos
avanzados y nuevas instalaciones para prestar servicios médicos en el área de la oncología. En el
2009 se renovó el certificado del Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma técnica ISO-
9001:2008. Actualmente presenta convenios con diferentes universidades nacionales e
internacionales. (Histórica, s.f.).
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1.2. PLATAFORMA ESTRATÉGICA
“Las empresas deben estar preparadas para enfrentar nuevos retos, una de sus misiones es tener
claro quiénes son y hacia donde se dirigen. Cada empresa desde una visión objetiva logra el
óptimo desarrollo de las actividades de la organización” (Duque, s.f.). Se presenta la misión,
visión, valores institucionales, entre otros aspectos de la empresa IMAT ONCOMEDICA S.A.
1.2.1. MISIÓN
Brindar una atención en salud de alta complejidad en las especialidades oncológicas y
cardiovasculares, de forma integral, segura y con amor, fomentando la investigación clínica y la
educación continua (Estrátegica, s.f.)
1.2.2. VISIÓN
Ser una institución acreditada y reconocida por nuestro liderazgo en la prestación de servicios de
salud de alta complejidad en las especialidades oncológicas y cardiovasculares (Estrátegica, s.f.).
1.2.3. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
• Brindar una atención segura y humanizada.
• Desarrollar las competencias del personal.
• Gestionar la satisfacción del usuario interno y externo.
• Cumplir con la gestión efectiva de los procesos.
• Garantizar la sostenibilidad financiera de la institución (Estrátegica, s.f.).
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1.2.4. VALORES INSTITUCIONALES
✓ COMPROMISO
✓ HONESTIDAD
✓ CONFIABILIDAD
✓ SOLIDARIDAD
✓ RESPONSABILIDAD (Institucionales, s.f.).
1.2.5. MAPA DE PROCESOS
Ilustración 1 Mapa de procesos clínica IMAT.
Se presenta el mapa de procesos de la clínica, estos se dividen en, procesos gerenciales en donde
se encuentran la gestión clínica y todas las áreas administrativas, en los procesos de apoyo en
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están los procesos como la gestión documental, gestión financiera, auditorías, gestión de
suministro, entre otros. Los procesos misionales se encuentran la gestión del riesgo, gestión de la
tecnología, transformación de la cultura, humanización del servicio, seguridad del paciente y
responsabilidad social y ambiental. Por último, los procesos de para la mejora de la atención y así
el cumplimiento de los requerimientos de los pacientes.
1.2.6. ORGANIGRAMA
Ilustración 2 Organigrama clínica IMAT.
El organigrama se presenta las diferentes áreas que se presentan en la clínica, esto ayuda a
diferenciar los diferentes departamentos y permite establecer cuáles son las actividades y
responsabilidades de cada área, mejorando así la eficiencia y eficacia de la clínica.
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1.3. DESCRIPCION DEL PUESTO DE TRABAJO
La práctica empresarial se llevó a cabo bajo el cargo de Aprendiz universitario, brindando el apoyo
requerido para obtener el mantenimiento de los procesos relacionados con el área de suministros,
con la función principal de la recepción administrativa y el ingreso de facturas al sistema DOXA,
que es el encargado de llevar el inventario general de los medicamentos y dispositivos en la
clínica. Además, se realizaban las actas de recepción en el programa GENESIS en donde se
verificaba lotes, fechas de vencimiento, registros Invima y se hacían las observaciones en las
condiciones que llegaba el medicamento a la clínica.
Para el logro de la óptima gestión de lo anterior, se desempeñaron diferentes actividades las
cuales son:
✓ Verificación de las cantidades de los productos al momento de llegar un pedido, comprobación de
las fechas de vencimiento y registro Invima de los productos.
✓ Ingreso de facturas al programa DOXA, en donde se realizaba el control de que la orden de
compra corresponda a la factura que se está ingresando, además verificar el valor total de la
factura con el de la cotización y se le coloca el sello de ingreso.
✓ Ingreso de facturas al programa GENESIS, se realizaba un encabezado que lleva los siguientes
ítems: proveedor, numero de factura, fecha de ingreso, fecha de vencimiento de pago de factura.
✓ Radicar y contabilizar las respectivas facturas.
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2. DIAGNOSTICO
“La logística tiene un gran potencial de contribución a la búsqueda de los objetivos de calidad,
cobertura y eficiencia de las instituciones hospitalarias. Desafortunadamente, es a menudo
relegada y solo es visible cuando aparecen problemas” (Ciro Alberto Amaya M. B., 2010). Se
evidencia una gran necesidad en el mejoramiento de la gestión cadenas de suministro, se
requieren cambios que ayude a la eficiencia de esta, varios países desarrollado o de crecimiento
económico han ido implementando estrategias para eliminar las falencias en cuanto al control de
inventarios, “para el mejoramiento en la trazabilidad y control de los inventarios, hospitales como
Sharp Memorial Hospital de San Diego California (USA) y El Hospital Robert Ballenger (Francia)
han acudido a etiquetas RFID y códigos de barra 2D” (Andrade, 2013).
Es un reto importante para la clínica IMAT poder alcanzar los estándares necesarios que le
permitan brindar un servicio de calidad, confiable, optimo, oportuno y transparente para la
satisfacción de los usuarios, teniendo en cuenta esto el área de talento humano por medio del
círculo de calidad realiza un estudio mensual para conocer las inconformidades del personal
externo e interno de la clínica que usan el servicio, en el mes de abril CIRCULO DE CALIDAD TH
ABRIL.pptx ANEXO 1 y mayo CIRCULO DE CALIDAD TH MAYO 2019.pptx ANEXO 2 se halló
que el servicio que más presenta inconformidades es el servicio farmacéutico.
Una vez iniciado el contrato de aprendizaje en la clínica IMAT, se procedió a realizar un
diagnóstico de las condiciones en el área de suministro y farmacéutico, por medio del método de
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observación directa se analizó cada uno de los procesos y actividades de dichas áreas. No se
evidencia un control en el inventario de medicamentos e insumos lo que ocasiona un mal
funcionamiento en el área farmacéutico ya que en ocasiones no se cuenta con el producto
solicitado y se presentan demoras en la entrega. Al momento de empezar con las funciones de
practicantes se observó que no hay orden al momento de radicar e ingresar las facturas de los
pedidos al sistema, ocasionando que haya pérdida de facturas y demoras al momento de
ingresarlas al sistema. El principal problema que se evidenció es que no se presenta un orden al
momento de almacenar los medicamentos e insumos en la bodega de suministro provocando que
no se tenga una cantidad exacta y haya demora en la entrega de los mismos, debido a lo anterior
se decide dividir las bodegas para la mejora en el proceso de inventario de los materiales e
insumos que son necesarios para el servicio farmacéutico del área de la logística de suministros de
la clínica. Se decide implementar el ciclo PHVA, con el objetivo de que haya un mejoramiento
continuo en las áreas de suministro y farmacia, además de mejor la productividad de los procesos.
3. OBJETIVOS
3.1. OBJETIVOS GENERAL
Desarrollar actividades por medio del ciclo PHVA como metodología para el mejoramiento continuo
en el área de suministro y farmacéutico de la clínica IMAT, con el fin de disminuir las
inconformidades de los usuarios externos e internos.
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3.2. OBJETIVO ESPECIFICO
➢ Mejorar el proceso de inventario de los materiales e insumos necesarios para el servicio
farmacéutico de la clínica mediante la división de las bodegas de medicamentos e insumos de
la clínica IMAT.
➢ Mejorar las actividades realizadas en el área de suministro utilizando la herramienta del ciclo
PHVA como metodología para el mejoramiento continuo.
➢ Reducir perdidas de facturas y errores de digitación por medio de un seguimiento minucioso
sobre las facturas de los productos que ingresan a la clínica con el fin de que no se afecte el
inventario general.
➢ Implementar el cirulo de calidad en área de suministro con el propósito de examinar soluciones
y mejoras a problemas detectados en el área, de igual forma compartir los resultados e
indicadores cumplidos.
4. ACTIVIDADES PROGRAMADAS
A partir de los resultados obtenidos en el diagnóstico, se puedo identificar las prioridades y
necesidades en la empresa en el área de suministro en cuanto la compra oportuna y la entrega
eficaz de los insumos dispensados al servicio farmacéutico, por consiguiente, se programaron una
serie de actividades dentro del proceso lógico y por etapas para que estas se puedan hacer de
manera ordena.
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➢ Diseñar distribución de bodegas físicas.
➢ Realizar encuestas a personas inconformes con el servicio.
➢ División de bodegas en líquidos, medicamentos y dispositivos.
➢ Realizar modificación de códigos en el programa DOXA.
➢ Seguimiento a las actividades programadas.
➢ Implementar acciones de mejora para tener un mejoramiento continuo.
4.1. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.
En este cronograma de actividades se establecen los tiempos de ejecución de cada una de las
actividades y tareas que se desarrollan durante el periodo de prácticas.
PLAN DE TRABAJO
ACTIVIDADES MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE
Diseñar distribución de bodegas físicas.
Realizar encuestas a personas inconformes con el servicio.
División de bodegas en líquidos, medicamentos y dispositivos.
Realizar modificación de códigos en el programa DOXA.
Seguimiento a las actividades programadas
Implementar acciones de mejora para tener un mejoramiento continuo.
Tabla 1 Cronograma de actividades.
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5. ACTIVIDADES DESARROLLADAS.
5.1. PLANEAR
En esta parte revisamos el problema el cual que no está llevando un control sobre los inventarios
de medicamentos e insumos, esto ha caudado una ineficiente respuesta del área farmacéutica de
la clínica, se planifican la división de las bodegas y como estas van a estar distribuidas.
5.1.1. DISEÑAR DISTRIBUCIÓN DE BODEGAS
El primer paso que se ejecutó fue realizar el plano de la división de las bodegas físicas.
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Ilustración 3 División de bodegas.
5.2. HACER
Se realizó la implementación de la solución propuesta para resolver el problema anteriormente
expuesto, se determinaron las actividades y el responsable para llevar acabo dichas actividades,
en este caso es el practicante del área de suministro. se deben establecer criterios de evaluación y
elaborar una matriz que permita elegir la solución más adecuada.
5.2.1. REALIZAR ENCUESTAS A PERSONAS INCONFORMES CON EL SERVICIO
Al observar las constantes quejas del servicio farmacéutico, se tomó la decisión de realizar una
encuesta a las personas que “usan el servicio y que tienen inconformidad”, con el fin analizar los
resultados, y a partir de allí tomar decisiones que disminuyan el inconformismo de los usuarios.
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esta encuesta se realizó con el jefe de suministro, jefe de farmacia y auxiliar de calidad además
esta consta de una sola pregunta, con una opción de respuesta con cuatro variables posible
Encuesta ANEXO 3.
5.2.2. DIVISIÓN DE BODEGAS EN LÍQUIDOS, MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS
Para la división de bodega se realizó una reunión con el representante legal, gerente general,
gerente administrativo en donde se le dio el aval para realizar la separación de esta bodega con el
fin de tener un inventario independiente.
Luego de que se diera el aval en la junta directiva se realizó una reunión con el jefe infraestructura
y jefe de sistema con el fin de realizar esta división física respectivamente, en el cual se solicitó
dividirlas en medicamentos, dispositivos y líquidos se determinó así debido a que los
medicamentos de acuerdo el registro sanitario tienen la sigla “M” como lo indica en la resolución
3166 del 2015 donde se define y se implementa el estándar de datos para medicamentos de uso
humano en Colombia, los dispositivos tienen registro sanitario con las siglas “DM” de acuerdo a la
resolución 4725 del 2005 del ministerio de salud por el cual se reglamenta el régimen de registros
sanitarios, permiso de comercialización y vigilancia sanitaria de los dispositivos médicos para uso
humano. Los líquidos o alimentos su registro Invima tiene la sigla “RSA” o “M” en unos algunos
casos en específico, establecido en la resolución 3168 de 2015 del ministerio de salud.
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Se dividen las bodegas y se establecen en que bodega va cada producto dependiendo si es
medicamento, liquido o dispositivo BODEGAS.xlsx ANEXO 4.
5.2.3. PROGRAMAS
En la actualidad la clínica usa 2 programas fundamentales en el área de suministro uno llamado
DOXA que es donde se realizan ordenes de compras, ingreso de factura y lleva el control de
inventario en general, y el otro llamado GENESIS que es donde se realiza acta recepción de los
insumos.
Ilustración 4 Ingreso del artículo.
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En la imagen anterior se puede observar el momento cuando el artículo es ingresado al sistema
manejado por la clínica.
Ilustración 5 Registro y descripción del producto.
Se registra la descripción y el registro Invima del artículo. Para el ingreso de insumos en DOXA se
determinó dividirlas por los registros sanitarios de cada producto “Los registros sanitarios son el
documento expedido por la autoridad sanitaria correspondiente (Invima), mediante el cual se
autoriza a una persona natural o jurídica para fabricar, envasar e importar un alimento con destino
al consumo humano” (CAMARA DE COMERCIO, s.f.)
Como practicante del área de suministro se le propuso al coordinador de suministro y jefe de
farmacia dividir las bodegas, los cuales dieron el visto bueno de la división.
➢ Bodega #1 bodega de dispositivos tiene las siglas “DM” y tienen el código MT en el
sistema DOXA.
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Ilustración 6 Bodega dispositivos.
➢ Bodega #2 bodega de líquidos se caracteriza por las siglas “RSA” que son alimentos y
en algunos casos como son cloruro de sodio, agua estéril en otros tiene la sigla “M”
Ilustración 7 Bodega líquidos.
➢ Bodega #3 bodega de medicamentos se caracterizan por tener la letra “M”.
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Ilustración 8 Bodega medicamentos.
5.2.4. BODEGA FÍSICA
Según el estudio se determinó dividir las bodegas por su registro Invima y por su composición.
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5.2.4.1. BODEGA DE DISPOSITIVOS
Ilustración 9 Bodega de dispositivos física.
Los dispositivos médicos según la Organización Mundial de Salud (OMS), son aquellos aparatos,
instrumentos o máquinas que son esenciales para el tratamiento de enfermedades (OMS, s.f.).
Estos productos se dispensan y reciben diario por ello, se escogió la bodega #1 para este tipo de
insumos debido a que es la más grande y es la más cercana al servicio farmacéutico. Además, su
registro Invima tiene la sigla DM indicando son dispositivos médicos. Este cuenta con un medidor
de temperatura y de humedad que debe seguir unos parámetros para tener los insumos en buenas
condiciones su temperatura debe estar entre 8C°-30C°.
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5.2.4.2. BODEGA DE LIQUIDOS
Ilustración 10 Bodega líquidos física.
La bodega de líquido consta de 50 m2 aproximadamente, su registro Invima se caracteriza por
tener las siglas RSA o M que son alimentos y medicamentos respectivamente, además estos
deben cumplir con una temperatura entre 5C°-20C° para que este en óptimas condiciones.
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5.2.4.3. BODEGA DE MEDICAMENTOS
Ilustración 11 Bodega de medicamentos física.
Consta de alrededor de 1000 productos que vienen en varias presentaciones como tabletas,
jarabe, polvo etc. además esta debe tener una temperatura de 15 C°- 30 C° y humedad de 45%-
75% por las normas de calidad de la clínica. Ahora bien, hay productos de cadena de frio que su
temperatura debe ser inferior a 8 C° por ello esta bodega cuenta con 2 neveras y 1 enfriador para
mantener estos productos en esta temperatura.
5.2.5. REALIZAR INVENTARIO DE LÍQUIDOS, DISPOSITIVOS Y MEDICAMENTOS.
Como practicante del área de suministro, expuse al jefe de farmacia y coordinador de suministro
como se debían realizar los inventarios, los cuales dieron el visto bueno, se prosiguió a realizar los
inventarios de la siguiente manera:
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• Separar los dispositivos, líquidos y medicamentos
• Crear 10 grupos en personal de farmacia y suministros a cada grupo se le da un listado de los
insumos que debe contar.
• Luego de tener la cantidad física, se le entrega a jefe de suministro el conteo y este compara
los productos que están físicos con lo que están en el sistema y realiza los ajustes
correspondientes.
Luego de conocer las reglas de los inventarios, el jefe de suministro y de farmacia llegaron a la
conclusión de realizar 2 inventarios distribuido de la siguiente forma:
29 septiembre 2019 inventario de Dispositivos médicos y líquidos.
Ilustración 12 inventario de Dispositivos médicos y líquidos.
En este inventario se puedo realizar unos ajustes correspondientes y se llevaron 2 dispositivos al
casillero de cuarentena debido que se evidenció el registro sanitario próximo a vencer. En los
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líquidos no se encontraron anomalías todo estaba en perfecto estado. Nota: los registros sanitarios
en Colombia tienen vigencia de 10 años.
12 octubre 2019 inventario de Medicamentos.
Ilustración 13 Inventario de Medicamentos.
En este inventario no hubo anomalías, los medicamentos se ajustaban al sistema. Se añadieron
nuevas estanterías para ubicar unos nuevos medicamentos a la clínica además se cambiaron las
señalizaciones para identificar los nombres los medicamentos en orden alfabético para que se le
sea más fácil al personal de farmacia.
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5.2.6. CANALES DE COMUNICACIÓN Y PARTICIPACIÓN
Mensual se realiza el “círculo de calidad interno” con el propósito de exponer las inconformidades,
objetivos y metas para el proceso suministro. Ahora bien, también se creó un chat institucional con
el objetivo de que mejore la comunicación entre el personal de farmacia y suministros en cuanto a
los insumos que llegaron para satisfacer de manera rápida y efectiva la necesidad de los clientes.
5.3. VERIFICAR
En este punto se realizó monitoreo de las actividades que se implementaron.
5.3.1. SEGUIMIENTO LAS ACTIVIDADES PROGRAMADAS.
• Al momento de realizar comparaciones en los gastos de compra de insumos y medicamentos
se evidenció que se presentó uno disminución desde el mes de mayo en donde se había
establecido la división de las bodegas hasta el mes de octubre en donde ya se habían hecho
las actividades planeadas. A continuación, se anexan el resumen mes a mes de las compras
de medicamentos e insumos.
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✓ COMPRAS MAYO 2019.xlsx ANEXO 5
✓ COMPRAS JUNIO 2019.xlsx ANEXO 6
✓ COMPRAS JULIO 2019.xlsx ANEXO 7
✓ COMPRAS AGOSTO 2019.xlsx ANEXO 8
✓ COMPRAS SEPTIEMBRE 2019.xlsx ANEXO 9
✓ COMPRAS OCTUBRE 2019.xlsx ANEXO 10
MES GASTOS EN COMPRAS
Mayo $ 4.632.123.943
Junio $ 4.133.160.101
Julio $ 4.352.896.976
Agosto $ 3.837.229.457
Septiembre $ 3.426.022.873
Octubre $ 3.220.636.183
Tabla 2 Consolidado gastos de compras
$0
$1.000.000.000
$2.000.000.000
$3.000.000.000
$4.000.000.000
$5.000.000.000
GASTOS EN COMPRAS
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DANIEL ANDRES CUJIA VERGARA
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA
Ilustración 14 Resultados gastos de compras mensual.
• Al conocer las quejas como practicante del área de suministro decido realizar una encuesta
para las personas que tenían inconformidades con el servicio farmacéutico mes a mes, esta
encuesta consta de una sola pregunta con cuatro alternativas A continuación, se muestra la
encuesta realizada del mes junio a octubre con sus respectivas respuestas. Esto se realizó con
el fin de conocer las inconformidades del servicio farmacéutico.
1. ¿Por qué tiene inconformidades con el servicio farmacéutico?
MES/QUEJA FALTA DE INSUMO
LENTO EL SERVICIO
MARCAS DIFERENTE
OTRAS TOTAL,
PERSONAS
JUNIO 5 3 1 1 10
JULIO 4 3 1 0 8
AGOSTO 2 3 0 1 6
SEPTIEMBRE 1 2 1 1 5
OCTUBRE 2 2 0 1 5
TOTAL 14 13 3 4 34
Tabla 3 Resultados encuesta de inconformidades
Ilustración 15 Resultados encuesta de inconformidades
0,0%
10,0%
20,0%
30,0%
40,0%
50,0%
JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE
50,0% 50,0%
33,3%
20,0%
40,0%
30,0%
37,5%
50,0%
40,0% 40,0%
10,0% 12,5%
0,0%
20,0%
0,0%
10,0%
0,0%
16,7%20,0% 20,0%
RESULTADOS DE LA ENCUESTA MES A MES
FALTA DE INSUMO LENTO EL SERVICIO MARCAS DIFERENTE OTRAS
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Como se puede observar se logró disminuir las inconformidades del servicio farmacéutico,
logrando que los usuarios se sientas satisfecho por el servicio.
Además de la encuesta se logró observar por medio del indicador de satisfacción de la demanda
como se presenta un aumento desde el mes de junio del 2019, se evidenció que disminuyo la
cantidad de productos que no se entregaban debido a muchos factores, esto ocasionó una mejora
en la satisfacción de los clientes externos e internos del área farmacéutica. INDICADOR DEL
CARGO.xlsx ANEXO 11.
5.4. ACTUAR
Después de haber verificado que las actividades realizadas hayan cumplido con los niveles de
desempeño deseados se documentos los procedimientos que se realizan en el área de suministro
con el fin de que haya una estandarización de los procesos que ahí se realizan.
5.4.1. DOCUMENTOS Y PROCEDIMIENTOS.
• Se estableció un documento el cual se llama “cero facturas” que consiste en registrar todas
las facturas que llegan a la clínica con el fin de realizar un seguimiento riguroso y continuo de
las facturas para que no se presenten extravíos o al momento de ingresar no se presenten
errores, para así no afectar el inventario general. Este documento indica cuando una factura no
está ingresada al programa DOXA o no está radicada, además se especifica la temperatura
que debe estar cada producto. CEROS FACTURAS PERDIDAS.xlsx ANEXO 12.
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Gracias a esto se presentó una disminución en el indicador de las transacciones realizadas por
período en cuanto a la inconsistencia de entrada y radicación de facturas Indicador.xlsx
ANEXO 13
• Realización de los círculos de calidad mensualmente con el fin de compartir los indicadores de
eficiencia del área de suministro, revisar si las actividades se están realizando de la manera
desea y que se estén cumpliendo con todos los requisitos exigidos.
✓ ACTA DE CIRCULO DE CALIDAD MES DE AGOSTO 2019.docx ANEXO 14.
✓ ACTA DE CIRCULO DE CALIDAD MES DE SEPTIEMBRE.docx ANEXO 15.
✓ ACTA DE CIRCULO DE CALIDAD MES DE OCTUBRE.docx ANEXO 16.
6. APORTE DEL ESTUDIANTE A LA EMPRESA
Los resultados de este proyecto permitieron aportar en el proceso de inventario para mejorar la
calidad del servicio en la entrega eficaz y oportuna de los insumos. A continuación, se describen
los aportes realizados en la empresa:
➢ División de las bodegas en el área de suministro con el fin de llevar un control sobre los
inventarios de los medicamentos e insumos requeridos por el área de farmacia, esto
generó que haya una disminución en los gastos de compra de insumos y medicamentos,
además de contar con un inventario de cada uno de los elementos de la bodega,
logrando así saber la cantidad exacta de cada medicamento e insumo y evitar que haya
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escasez de los mismos, de igual forma disminuyeron las quejas e inconformidades de los
usuarios hacia el área farmacéutica del área.
➢ Implementar “cero facturas” que consiste en seguimiento riguroso y continuo de las
facturas que llegaban a la clínica con el fin de no extraviar o ingresar mal las facturas
para así no afectar el inventario general.
➢ Creación de “círculo de calidad interno” para el área de suministro donde los
trabajadores retroalimentan el proceso con fin de trazar metas u objetivos a corto,
mediano y largo plazo.
➢ Proponer capacitación al personal farmacéutico, asistentes de suministros y practicantes
para el ingreso de factura, además capacitación en el manejo de cargas y buenas
posturas.
7. CONCLUSIONES
Al momento de realizar las prácticas empresariales se llevó a cabo el apoyo del cumplimiento de
las actividades del área de suministro de la clínica IMAT, utilizando la herramienta del ciclo PHVA,
se realizaron una serie de actividades para poder llevar un control sobre los inventarios de
medicamentos e insumos que son requeridos por el área farmacéutica
Se brindó apoyo al área de suministro, llevando a cabo actividades relacionadas recepción de
medicamentos., ingreso de facturas al sistema que maneja la Institución en donde se verificaba
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lotes, fechas de vencimiento, registros Invima y se hacían las observaciones en las condiciones
que llegaba el medicamento a la clínica.
Se llevó a cabo el control sobre el suministro de medicamentos e insumos de la clínica mediante la
división de bodegas, gracias a esto se presentó una disminución en los costos de compra de
medicamentos e insumos, adicionalmente se presentó una mejora en los servicios prestados por el
área farmacéutica, ya que se al llevar un seguimiento de los insumos y medicamentos se produce
que no haya escasez de los mismos y agilizar en la entrega de los insumos y medicamentos.
Se logró llevar a cabo la actividad cero facturas, en donde se realizó una relación entre las facturas
que se radican y las facturas que se ingresan al programa, esto con el fin de que no se extravíen o
ingresen mal las facturas para así no afectar el inventario general. Además, se realizó el círculo de
calidad mensual en donde se compartían las inquietudes y necesidades del área de suministro
para así no presentar inconformidades al momento de prestar el servicio, también se compartían
los avances y beneficios de la división de las bodegas.
8. RECOMENDACIONES
➢ La clínica IMAT maneja alrededor de 8000 productos diferentes por ellos es fundamental
implementar el sistema de código de barra, debido a que estos ayudan a garantizar el
seguimiento de producto a lo largo de la cadena de distribución y también ayuda a
identificar el producto dando como resultado entregas oportunas y eficaz para satisfacer las
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necesidades de los usuarios, si se implementara el códigos de barra será una ventaja
competitiva sobre las otras clínicas debido a que el sistema de salud en Colombia es
deplorable.
➢ Capacitación trimestral o semestral al personal de suministros sobre el ingreso y egreso de
facturas para que el inventario y finanzas no se vean afectados
➢ Capacitación y entrenamiento trimestral o semestral al personal farmacéutico para los
descargos del sistema de los medicamentos.
➢ Asignar conteos semanales a cada uno de los trabajadores del servicio farmacéutico para
así llevar un control riguroso de los insumos físico.
➢ Asignar una persona encargada para cada bodega para que este se haga cargo del orden,
el inventario de su bodega y dispensación del servicio.
➢ Determinar el punto de reorden para cada producto especialmente aquellos que tienen
mayor rotación para cuando se presente una cantidad mínima de existencia de un
medicamento o insumo se reordene inmediatamente.
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ANEXOS
Encuesta ANEXO 3
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