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5/16/2018 Ejemplos de Como Auditar Bueno - slidepdf.com
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CURSO – TALLER
Formación de
Auditores InternosANEXOS
GERENCIA SISTEMAS DE CALIDAD
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Técnicas de Auditoría
Desarrollo de rutas de auditoría Preparación de la auditoría Muestreo de la auditoría Condiciones controladas Conformidad y no conformidad Evaluación de la efectividad Técnicas para entrevistas Registros de auditoría
La obtención de la información
precisa (objetiva – hechos)depende del conocimiento y
aplicación adecuada de las
técnicas de auditoría.
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Preparación de la Auditoría
Auditar sin preparar = falta deprofesionalismo
El principal enemigo de la auditoría= el tiempo Prácticamente es imposible auditar
la totalidad de los sistemas decalidad
Se deben seleccionar las partesrelevantes y más importantes delsistema
Preparación adecuada =
certidumbre de auditoría efectiva
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Rutas de Auditoría
Es la estrategia de la auditoría Secuencia lógica, caminos para
lograr el objetivo
Su combinación correcta permite lacontinuidad e integración deinformación
Facilitan el entendimiento del
sistema por auditar
Las rutas de auditoría conforman
la estructura de la auditoría en síy maximizan los recursos
disponibles.
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Rutas de Auditoría
Clases de rutas:
auditorias verticales (ascendenteso descendentes)
auditorias horizontales auditorias aleatorias auditorias libres auditorias cláusula por cláusula
(no es una ruta verdadera deauditoría)
auditorias por departamento
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Rutas de Auditoría
ACCIÓN CORRECTIVA
AUDITORÍA INTERNA
VENTAS
DISEÑO
COMPRAS
INSPECCIÓN
PRODUCCIÓN
INSPECCIÓN
BODEGAS
TRANSPORTE
RESPONSABILIDADES CAPACITACIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS REGISTROS DE CALIDAD NO CONFORMIDAD
RESPONSABILIDADES CAPACITACIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS REGISTROS DE CALIDAD NO CONFORMIDAD
RESPONSABILIDADES CAPACITACIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS REGISTROS DE CALIDAD NO CONFORMIDAD
RESPONSABILIDADES CAPACITACIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS REGISTROS DE CALIDAD NO CONFORMIDAD
RESPONSABILIDADES CAPACITACIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS REGISTROS DE CALIDAD NO CONFORMIDAD RASTREABILIDAD
RESPONSABILIDADES CAPACITACIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS REGISTROS DE CALIDAD NO CONFORMIDAD
ASCENDENTE
RESPONSABILIDADES CAPACITACIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS REGISTROS DE CALIDAD NO CONFORMIDAD CALIBRACIÓN RASTREABILIDAD
RESPONSABILIDADES CAPACITACIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS REGISTROS DE CALIDAD NO CONFORMIDAD CALIBRACIÓN
RESPONSABILIDADES CAPACITACIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS REGISTROS DE CALIDAD NO CONFORMIDAD CALIBRACIÓN
RESPONSABILIDADES CAPACITACIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS REGISTROS DE CALIDAD NO CONFORMIDAD
RUTA DE AUDITORÍA VERTICAL
(ASCENDENTE)
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Rutas de Auditoría
Auditorias ascendentes – ventajas
buen uso del tiempo
verificación por lo general es mucho más veloz
se obtienen muchos conocimientos sobre laefectividad de un sistema antes de auditar losmecanismos de apoyo, por ejemplo controles deauditoría interna y de acción correctiva
no existen “callejones sin salida”
la continuidad nos da un buen panorama sobre elcontrol global del sistema en las muestras
seleccionadas.
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Rutas de Auditoría
Auditorias descendentes – desventajas
se puede llegar a “callejones sin salida”
se necesita remuestrear, se pierde continuidad, seusa tiempo extra
no se tiene conocimiento de la eficacia del sistemaantes de auditar las cláusulas de mejoría, porejemplo el sistema de acción correctiva, el sistema
de auditoría, el sistema de revisión de la dirección
puede hacer perder mucho tiempo.
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ACCIÓN PREVENTIVA
ACCIÓN CORRECTIVA
NO CONFORMIDAD
CAPACITACIÓN
CONTROL DE DOCUMENTOS
RASTREABILIDAD
CALIBRACIÓN
COMPRASCOMPRAS
INSPECCIÓNINSPECCIÓN
PRODUCCIÓPRODUCCIÓN
INSPECCIÓNINSPECCIÓN
BODEGASBODEGAS
RUTA DE AUDITORÍAPRINCIPAL (VERTICAL)
RUTA DE AUDITORÍA HORIZONTAL
RUTA DE AUDITORÍASECUNDARIA (HORIZONTAL)
Rutas de Auditoría
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Rutas de Auditoría
Auditorias aleatorias Selección aleatoria de los procesos y los puntos
de control
No hay continuidad Resultados sin coherencia Valor limitado Confiabilidad baja
Auditorias libres Combinación de técnicas anteriores Investigación de problemas específicos
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Rutas de Auditoría
Auditorias cláusula por cláusula Examen individual de cada cláusula No hay continuidad
Pérdida de tiempo por repetición de ubicaciones Para auditores incompetentes
Auditorias por departamento Auditores con poca experiencia Evaluación sin integración No hay continuidad Duplicidad
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Rutas de Auditoría
Puntos clave para evitar dificultades con lasrutas de auditoría:
a) La ruta de auditoría debe ser lógica, con losdiversos procesos auditados unidos en formasecuencial cuando sea posible, es decir utilizandolas mismas muestras para auditar procesosdiferentes (continuidad de muestras).
b) Debe hacerse hincapié en los aspectos más
críticos o fundamentales del sistema operativo.c) Deben cerrarse tanto las rutas de auditoría
verticales como las horizontales.
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Rutas de Auditoría - Ejercicios
Seleccione el tipo de ruta de auditoríaque considere más efectiva para lograrel objetivo que le indique el instructor
Diseñe la ruta de auditoría para lograrel objetivo que le indique el instructor
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Listas de Verificación
Una de las herramientas más útilespara auditar
Nos permiten ahorrar muchotiempo
Dan sentido y dirección Mantienen el enfoque No debemos ser “cuadrados” con
las listas de verificación
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Listas de Verificación
Dos tipos: Listas de verificación de
criterios = auditoría deescritorio
Listas de verificación deimplantación = auditoría encampo
Contemplan todos los requisitos Evitan concentrarse en los
requisitos favoritos
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Listas de Verificación - Beneficios
1. Es un constante recordatorio del objetivo delproceso.
2. Mejora la comprensión de la norma deadministración de calidad.
3. Mejora la comprensión del sistema que seaudita.
4. Puede vincularse a la ruta de auditoría paraobtener una secuencia lógica a través del
sistema.5. Ahorra mucho tiempo antes de la auditoría ydurante ésta.
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6. Actúa como punto de referencia si se“atasca”, es decir si no se está seguro de lospasos siguientes.
7. Actúa como una breve guía del sistema de
administración.8. Ayuda a darle mayor sustancia a la ruta de
auditoría.9. Puede incluir una lista de los “insumos” de un
proceso o parte del mismo, lo que puedeayudar a enfocarse sobre su efectividad.
10. Ofrece un mecanismo de control que puedeusarse para distribuir el tiempo.
Listas de Verificación - Beneficios
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Listas de Verificación - Ejercicios
Identifique los requisitos delprocedimiento que le asigne elinstructor.
Elabore la lista de verificación queaplicaría para auditar los requisitosidentificados en el punto anterior.
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Muestreo de Auditoría – Tipos de Muestra
La auditoría es un ejercicio demuestreo
Representativo del desempeño yefectividad
Determina el control ejercido en elsistema - proceso
Debe incluir las 4 P’s
Personas Procesos Productos Papel
Debe incluir las interfases
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Continuidad de las Muestras
Todas las muestras recolectadasestán relacionadas con un contratoo pedido de los clientes
Ofrece un buen panorama delcontrol global que se ejerce sobreun contrato o pedido específico
Da una indicación de la efectividad
colectiva del sistema de calidadLa auditoría es un ejercicio demuestreo
Mientras más contratos - pedidosse seleccionen, más amplio será elpanorama de dicha eficacia
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Cantidad de Muestras
Cientos o miles para escoger
La continuidad implica la
reducción del número de muestras
Regla empírica = mínimo 3,máximo 8, usar sentido común
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Cantidad de Muestras
Auditar el tamaño de muestramínimo, ¿Cumplimiento yefectividad? Si = pasar al siguiente proceso No = tomar muestras
adicionales y confirmar Incumplimiento = no tomar más
muestras, considerarsignificancia y fundamentar
El objetivo de la auditoría no esbuscar incumplimiento
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Tips para el Muestreo
Las muestras se seleccionan paracubrir un período razonable
La muestra deberá serrepresentativa de la operaciónauditada
La muestra deberá ser
seleccionada por el auditor
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Muestreo - Ejercicios
Identifique la cantidad y tipo demuestras que tomaría para verificarlos requisitos de la ruta de auditoríaque le asigne el instructor.
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Conformidad y No conformidad
En la vida real la perfección noexiste
La perdida de control es síntomade incumplimiento
El incumplimiento tiene que serevaluado
La significancia del incumplimientodepende de: El impacto de los efectos El riesgo que representa
No conformidad (ISO 8402)
“Incumplimiento de un requisito
especificado ”
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No conformidad - Redacción
Identificar el requisito motivo delincumplimiento
Establecer por que no se cumple elrequisito
Indicar la evidencia objetiva delincumplimiento
Evidencia Objetiva (ISO 8402)
“Informaci ón que puede ser probada
como verdadera, basada en hechos obtenidos por medio de
observaciones, mediciones,pruebas u otros medios ”
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No conformidad
Evitar ideas preconcebidas Evitar trivialidades
Diferenciar entre observaciones yno conformidades
Observación (ISO 8402)
“Declaraci ón de un hecho, efectuada
durante una auditor ía de calidad y
soportada con evidencias objetivas ”
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No conformidad - Ejercicios
Identifique las no conformidadespresentes en las notas de auditoríaque le asigne el instructor.
Comente la validez de cada una de lasno conformidades en la lista que leproporcione el instructor.
Redacte las no conformidades de loscasos que le indique el instructor.
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Evaluación de la Efectividad
Quizás el mayor reto para elauditor
Considerar la significancia de loshallazgos en forma colectiva
Se basa en las muestrasseleccionadas
El sistema es efectivo cuando
alcanza sus objetivos de
manera controlada.
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Evaluación de la Efectividad
JUICIO DEL AUDITOR
VARÍA EL UMBRALDE
EVALUACIÓN SE HALLA UN100% DE
CUMPLIMIENTO
EL SISTEMASE DECLARA NO
EFECTIVO
EL SISTEMASE DECLARA
EFECTIVO?
0% NO HAYCUMPLIMIENTO
Debe estar basado en la evidenciaobjetiva
Considerar tanto el cumplimientocomo el incumplimiento
Considerar los indicadores delsistema
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Como Obtener Información
Lectura
Observación
Entrevista
“Los mejores entrevistadores son quienes dicen lomínimo y poseen la habilidad de escuchar y oír lo queles dicen, combinando esto con la actitud y tonocorrectos. Los mejores auditores generan esta clasede ambiente en el que puede producirse una buena
comunicación” .
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Técnicas de Entrevistas
Preguntas abiertas
Preguntas cerradas
Preguntas guiadas
Preguntas hipotéticas
Preguntas estúpidas
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Preguntas Básicas para Verificar el Control
OBSERVE LOQUE SE REALIZA
P. ¿CUÁL ESSU TRABAJO?
P. ¿POR QUÉ SEHACE ASÍ?
COMPARE LARESPUESTA
¿ ALGUNADIFERENCIA?
P. ¿QUÉCAPACITACIÓNRECIBIÓ USTED?
COMPARE CONEL REGISTRO DECAPACITACIÓN
P. ¿QUÉ HACE USTEDCUANDO SE PRESENTA
UNA NO CONFORMIDAD?
CON EL PROCEDIMIENTO,INSTRUCCIÓN DE TRABAJO,
ESPECIFICACIONES,APTITUD DE MANO DE OBRA,
NORMA, ETC.
AUDITORÍA DE PERSONAS
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Preguntas Básicas para Verificar el Control
¿ PROCESODEFINIDO?
¿ESPECIFICACIONESINSTALADAS?
PARÁMETROSDE OPERACIÓN
DEFINIDOS
RESPONSABILIDAD
POR LAINSTALACIÓN
¿ DEFINIDA LAAUTORIDAD PARA
MODIFICAR?
¿ SE SUPERVISAEL
REQUISITO?
¿ CONDICIONESOPERACIONALES
REALES?
CONTROL DE SERVICIO:PLAN
ESPECIFICACIONESEQUIPO
INGENIERÍA.
AUDITORÍA DECONTROL DE
MÁQUINAS
OBSERVE:
LA MÁQUINA OPERADE ACUERDO CON...?
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Preguntas Básicas para Verificar el Control
¿ EL MATERIAL ENTRANTEESTA DE ACUERDO
CON ESPECIFICACIONES?
CONTROLDE
MATERIALES
¡PRUEBE ALGUNOS!¿ EL MATERIAL EN PROCESO
ESTA DE ACUERDO CONESPECIFICACIONES?
¿ LA “ENTIDAD” ESTÁCONFORME A LAESPECIFICACIÓN?
¿EL MANEJO ESTÁCONFORME A LAESPECIFICACIÓN?
OBSERVE
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