El arte de la productividad sin estrés. Cantidades de cosas por hacer Indefinición de que se...

El arte de la productividad sin estrés

Cantidades de cosas por hacer

Indefinición de que se debe hacer

Los cabos sueltos

Centrarse en principios“Intento tomarme los días de uno en uno,Pero a veces varios días me atacan de golpe”Ashley Brilliant

“Tu habilidad para generar poder es directamente proporcional a tu habilidad para relajarte”

“Usualmente hay una proporción inversa entre tener algo en la mente y la cantidad de esta que se esta llevando a cabo”

“Cualquier cosa que provoque en usted una reacción desproporcionada, por exceso o defecto, puede controlarle, y con frecuencia lo hace”

Capturar todas las cosas que necesitan hacerse, para ser colocadas en un sistema lógico y confiable FUERA DE LA MENTE

Adquirir la disciplina de tomar las decisiones “de antemano” para tener una lista de acciones siguientes

No se ha aclarado exactamente cuál es el resultado que desea

No se ha decidido cuál es el resultado de una acción física

No se ha colocado un recordatorio de la acción

Esta preocupación constante e improductiva que experimentamos por todo lo que tenemos que hacer es la que mas tiempo y energía consume.Kerry Gleeson

no hagas el compromiso

mantener los compromisos

renegociar los compromisos

1. Recopilar

2. Procesar3. Organiz

ar4. Revisar5. Hacer

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Cada frente abierto debe estar en el sistema de recopilación y no en la cabeza

Mantener al mínimo la bandeja

Vaciar la bandeja periódicamente

Reglas Se saca lo que esta primero. ¡NO ELEGIR

lo que se va a procesar! Procesar de a uno por vez Lo que se saca de la bandeja, no vuelve

a la bandeja. Decidir que hacer o que es

Hacer las cosas no requiere demasiado valor; en cambio, decidir qué hacer SÍ lo requiereElbert Hubbard

¿Requiere acción? NO▪ Basura▪ Elementos para incubar (a futuro)▪ Material de consulta

Requiere acción Definir “Acción Siguiente”▪ Si no se puede hacer directamente es un

proyecto Si lleva menos de 2 minutos, HACERLO Agregarlo a la lista de acciones

siguientes Delegarlo Aplazarlo

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Elementos necesarios para organizarnos Lista de proyectos Material de apoyo de Proyectos Lista de “a la espera” Agenda para fechas fijas Lista de “acciones siguientes” Material de consulta Lista de “algún día/tal vez” Archivo de Seguimiento

Agenda Es sagrada Cosas que solo se pueden hacer ese día No mezclar con tareas que pueden

delegarse o atrasarse

Listas de acciones siguientes Separadas por ContextosOficinaCalleCasaPCTeléfonoPersonas-reunionesLeer/Revisar

Eventos o recordatorios a si mismo en el futuro.

Listas de “Algún Día/Tal Vez”

Archivo de seguimiento 43 carpetas

12 para los meses

31 para los días

El sistema de archivos Debe ser rápido y divertido Al alcance de la mano Ordenado alfabéticamente Muchas carpetas limpias Menos de 3/4 Etiquetas con referencias EVITAR la pila “por archivar”

“Si necesita mas de 60 segundos para archivar algo, no lo archivará: lo amontonará”David Allen

Listas de control Afirmaciones personales Listas de control de viajes Revisión semanal Áreas de atención y

responsabilidad Personas clave en mí vida

Revisión Diaria

Revisión Semanal

Revisión General

“Los asuntos de la vida tienen que ver con multitud de aspectos, y aquel que razona sobre cualquiera de ellos son tener en cuenta el resto de las cosas es un iluso incapaz de seguir la marcha del mundo”-James Fenimore Cooper

Revisión Diaria Mirar la agenda …. Y después la lista de acciones

siguientes Mirarlas en el contexto correcto

La clave del sistema “La revisión semanal” Papeles Sueltos Procesar notas Citas previas Citas futuras Vaciar la mente Revisar las listas

Para que el conocimiento sea productivo deberemos aprender a ver tanto el bosque como los árboles. Debemos aprender a conectarPeter Druker

El modelo de cuatro criterios para elegir acciones en el momento

El modelo triple para evaluar el trabajo diario

El modelo de seis niveles para revisar su propio trabajo

Para elegir Contexto Tiempo disponible Energía Prioridad

“En ultima instancia, debe confiar siempre en su intuición. No obstante, puede hacer muchas cosas para potenciar esa confianza”David Allen

Para evaluar el trabajo diario Realizar trabajo predefinido Realizar el trabajo a medida que surge Definir su trabajo

Para revisar su propio trabajo

15.000 metros o más: vida 12.000 metros: visión con un plazo de entre

3 a 5 años 9.000 metros: objetivos anuales o bianuales

6.000 metros: áreas de responsabilidad 3.000 metros: proyectos actuales Pista de aterrizaje: acciones actuales

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proyecto es todo aquello que no se puede hacer directamente para que se complete

El modelo de planificación natural

1. Definir propósitos y principios2. Visualizar resultados3. Generar lluvias de ideas4. Organizar5. Identificar las acciones siguientes

1. Definir

Propósito Porque estoy haciendo esto? Llevarlo mas allá y preguntar porque estoy

haciendo esto Principios

Les daré a otros libertad sobre esto mientras que...

“Si no está seguro de lo que está haciendo, nunca hará lo suficiente”David Allen

2. Visualizar los resultados

Visión ver el proyecto luego de completado los

resultados Ver un éxito absoluto!

“La imaginación es mas importante que el conocimiento”Albert Einstein

3. Generar lluvia de ideas

No hay que juzgar, criticar ir tras la cantidad, no la calidad Analizar y organizar Apagado disparadores

4. Organizar

Identificar las piezas Importante Ordenar por ▪ Componentes▪ Secuencias▪ Prioridades

Detallar hasta el nivel necesario

5. Identificar las acciones siguientes

¿Cuál es la acción siguiente en cada una de las partes del proyecto?

¿Cuál es la acción siguiente en el proceso de planeamiento?

“Organízate con eficacia” Autor David Allen – Ediciones Uranohttp://www.davidco.com/

Guillermo Matías Mazza

gmmazza@gmail.comwww.masemprendedor.com