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Manual de presentaciones de negocios de los estudiantes TSU de la carrera Desarrollo de negocios de la Universidad tecnológica de Chihuahua.
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Universidad
Tecnológica de
Chihuahua
L.R.C. María Elena Andrew Sotelo
L.R.C. Brenda Prieto García
Curso de Nivelación 2011
Unidad de Desarrollo Académico
EL ESTUDIANTE UNIVERSITARIO
Y LAS PRESENTACIONES DE NEGOCIOS
NIVEL TSU
E l e s t u d i a n t e u n i v e r s i t a r i o y l a s p r e s e n t a c i o n e s d e n e g o c i o s
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CONTENIDO:
INTRODUCCIÓN...................................................................................
I. EXPRESION ORAL E IMAGEN DEL EXPOSITOR
Importancia de las presentaciones de negocios..................................................................................................
La exposición oral……………………………………..…………………………………..
Como hacer una buena exposición oral……………….……………………………
Errores más comunes durante la exposición oral………………………………..
La imagen personal………………………………………………………….…………
II. DISEÑO DE PRESENTACIONES ORALES
Tipos de herramientas didácticas…………………………………………………….
Guía para hacer una presentación en POWER POINT…………………………
Preparación de las instalaciones físicas……………………………………….
BIBLIOGRAFÍA............................................................................ ……
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INTRODUCCIÓN
Durante su preparación académica, muchos estudiantes se concentran
demasiado, por razones obvias, en el contenido temático de las asignaturas
y descuidan el desarrollo de habilidades que le permitan expresarse y
comunicarse en forma oral y escrita que también representan parte integral
de su formación, por lo que constantemente, como docentes, nos
percatamos de la necesidad de inculcar estos conceptos a nuestros
alumnos.
En numerosas ocasiones es necesario hacer exposiciones orales para
presentar resultados de investigaciones, proyectos, tareas, etc. Y nos
damos cuenta que esto genera incertidumbre, desconfianza y hasta cierto
grado de psicosis entre los estudiantes debido a la falta de habilidades en
este rubro. Independientemente del contenido temático que se desea
desarrollar, del grado de complejidad, o de la audiencia, siempre que se
solicita a un estudiante exponer en forma oral ante sus compañeros,
muestra rechazo; sin embargo, es importante crear conciencia de la
importancia que esto tiene y el impacto que puede causar durante su
desempeño profesional.
Por ello, este manual presenta una serie de consejos prácticos para
preparar y presentar exposiciones orales.
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1.1. IMPORTANCIA DE LAS
PRESENTACIONES DE NEGOCIOS
En la vida de las personas cada día hay una
presentación, en el plano personal o laboral,
de allí la importancia de saber planificar,
organizar y realizar Presentaciones Efectivas
que cumplan con los propósitos y los
objetivos previamente planificados.
La razón por la cual toma gran importancia
este tipo de presentaciones, radica en que
estudios realizados a lo largo del tiempo,
arrojan como resultados que la percepción y asimilación de información se hace
principalmente por un 83% vista y un 11% oído, repartiéndose los porcentajes
restantes entre olfato, tacto y gusto.
No cabe duda de la importancia que tienen las presentaciones, tanto en el ámbito
escolar como en el profesional. Sin embargo es muy común que sintamos terror
ante la posibilidad de tener que hacer una presentación en público.
¿Se ha preguntado usted porqué algunas presentaciones logran captar su atención
durante horas, mientras que otras pierden su atractivo en cuestión de minutos?
Muchos expositores, frente al temor de omitir algo o simplemente confundirse,
memorizan o leen la exposición. Esto produce un estilo demasiado aburrido,
imperfecto y ceremonioso.
Uno de los momentos que más generan confianza a la audiencia es cuando el
orador, en el momento en que menos se espera, se sale del guión aparentemente
para contar alguna historia que le viene a la mente, para enseñarnos algún
documento que no tuviese preparado en ese momento, algo confidencial, algo “en
confianza”.
En ese momento el sistema de “alerta” dentro del cerebro de la persona dice “esto
es nuevo, original, imprevisto, hay que prestar atención porque puede que tenga
que reaccionar”. Ese estado del cerebro es el que queremos para que nuestra
audiencia sea más receptiva.
Lo peor que se puede hacer es verter toda la charla en las diapositivas, si todo lo
que se va a decir está en la pantalla ¿para qué hace falta su presencia? El material
debe residir en la mente.
I. EXPRESIÓN ORAL E IMAGEN DEL EXPOSITOR
ACTIVIDAD 1. Cada alumno debe responder a lo siguiente: ¿Qué es lo que más le aburre o disgusta de las exposiciones escolares? ¿Qué es lo que más le ha gustado de una exposición escolar o profesional?
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1.2 LA EXPOSICIÓN ORAL
Concepto
La exposición oral es una presentación, individual o colectiva, ante un
público de algún tema sobre el cual se ha investigado y se tiene alguna información útil que compartir o donde simplemente se explica un asunto.
Para especificar los límites de la intervención, es importante fijar unos objetivos antes del comienzo de esta, exponer claramente los temas a
tratar y hacer un resumen al final de lo que se ha dicho.
Para hacer una buena exposición oral hay que tener en cuenta: La postura del cuerpo, el uso de las manos, las ayudas audiovisuales (carteleras,
diapositivas, presentaciones en programas de computador, etc.), mantener un contacto visual con el público y tener un adecuado tono de voz.
1.2.1 Partes de la exposición oral
La exposición oral consta de las mismas partes que la exposición
escrita:
a) Una introducción (breve), en la que se expresan los objetivos y las ideas principales.
b) Un desarrollo (más extenso) c) Una conclusión (breve), en la que se resumen las ideas que se han ido
exponiendo.
A estas tres partes deben añadirse:
Un elemento inicial destinado a llamar la atención del auditorio [Forma parte de la introducción, la precede]
Un cierre [Forma parte de la conclusión]
A continuación, si el tiempo lo permite:
Un turno de preguntas, Agradecimientos [Forman parte de la conclusión]
Consideraciones previas
Planificar, organizar y jerarquizar las ideas.
Ejemplificar, ilustrar y explicar las ideas expuestas.
Anticipar las dificultades de comprensión y usar reformulaciones (paráfrasis y definiciones)
Estructurar el discurso Tomar notas de las fuentes consultadas y, si se cree oportuno, leerlas.
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a) Introducción
Después de saludar al público y antes de presentar el tema de la exposición
es importante introducir algún elemento destinado a captar su atención. Éstos son algunos recursos habituales:
Una presentación sin introducción provoca desubicación en el auditorio, ya que éste no sabe de lo que se va a hablar ni que se pretende lograr con la
exposición. Por su parte, la ausencia de una conclusión equivale a una sinfonía inconclusa, ante la cual sentimos que le falta el final. En las
sinfonías, los finales siempre son intensos, fuertes e impactantes; en las presentaciones, las conclusiones deben tener las mismas características.
Existen muchos recursos que pueden ser utilizados en la introducción y en
la conclusión, entre los que destacan los siguientes: - Hacer una reflexión en voz alta. - Realizar una afirmación categórica, insólita, arriesgada.
- Citar una frase célebre - Contar una historia o una anécdota
- Hacer una pregunta al auditorio - Usar el suspenso - Leer un fragmento de un texto, literario o no, que pueda impresionar al
auditorio. - Pedir al auditorio que realice algo, etc.
- Mostrar un objeto
Cuando se prepara la introducción en necesario tener en cuenta:
Presentar el tema de la exposición. Hay que tener siempre presente lo que el auditorio ya conoce del
tema y plantearlo al principio. Es necesario presentar el objetivo de la exposición, es decir, hacer
hincapié sobre aquello que el público todavía no sabe sobre el tema.
Conviene resumir las ideas de la exposición y explicar cómo se procederá.
b) Desarrollo
En el desarrollo de la exposición se presentan las ideas principales y las ideas secundarias, siguiendo este esquema: se enuncia, en primer
lugar, una idea principal; a continuación, las ideas secundarias que de ella derivan; y se retoma la idea principal para cerrar la secuencia expositiva
(que se corresponde a un párrafo en la escritura).
Es necesario introducir frases de transición entre las diferentes ideas principales que sirvan de nexo de unión entre lo que ya se ha dicho y lo que vendrá a continuación.
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Cuando se prepara el desarrollo de una exposición hay que tener en cuenta:
El desarrollo es la parte más extensa de la exposición. Conviene tener
bien preparado el tema para ajustarlo al tiempo de que se dispone. Conviene no alejarse nunca del hilo conductor de la exposición.
No hay que extenderse o entretenerse en los conocimientos que el auditorio ya posee.
Hay que aportar argumentos o razones que justifiquen las afirmaciones.
Hay que dejar bien claras las diferencias entre hechos, opiniones y
sentimientos.
c) Conclusión
La conclusión debe incluir: 1. Un resumen
de la exposición; 2. Una referencia a la
idea que se ha utilizado como hilo
conductor del discurso; 3. Un cierre; 4. Un
indicación de que la exposición está
acabando; 5. El agradecimiento al auditorio.
6. (Sólo si hay tiempo,) una invitación a
plantear preguntas.
Por estos motivos, cuando se prepara la exposición es necesario tener en
cuenta que:
La conclusión debe presentar un resumen rápido de las principales
ideas de la presentación.
En la conclusión se debe retomar la idea que se ha utilizado como
hilo conductor a lo largo del discurso.
Por otra parte, en el turno abierto de preguntas, es conveniente seguir
estos consejos:
Mirar a la persona que está planteando la pregunta y esperar a que
termine de formularla.
Si no se ha entendido bien la intención o el contenido de la pregunta,
pedir a la persona que la ha planteado que la reformule.
Responder de brevemente, ya la información que se proporciona
responde al interés de una sola persona.
Cuando se está respondiendo a una pregunta concreta, hay que
mantener en contacto visual con todo el auditorio.
Si se desconoce una respuesta, conviene decirlo abiertamente.
ACTIVIDAD 2. Realice una presentación personal utilizando cada uno de los elementos de la exposición oral.
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Si algún asistente señala un error del ponente, conviene que éste lo
reconozca, explicando las causas que lo han inducido o indique que
consultará de nuevo sus fuentes.
Si no hay tiempo, se puede ofrecer al auditorio la posibilidad de
responder a las preguntas de forma individual.
En cuanto al lenguaje, hay que tener en cuenta que estos textos deben
adecuarse al registro formal y que se producen en el ámbito académico, por
tanto, deben presentar un alto grado de formalidad y corrección en el uso
del lenguaje.
La característica más importante de la presentación oral es que la
información se transmite una sola vez, sin que exista la posibilidad de ir
hacia atrás y revisar "lo dicho". Es muy importante facilitar la comprensión
al auditorio, permitirle que pierda partes de la presentación sin que esto
afecte a la comprensión global y asegurarle que podrá retomar el hilo de
nuestro discurso en todo momento.
1.3 COMO HACER UN BUENA EXPOSICIÓN ORAL
La efectividad de una presentación oral depende, en gran medida, de la
organización de la misma.
Toda presentación oral requiere de un proceso, el cual de describe a
continuación.
1.3.1. El proceso de la presentación Planeación
En la planeación es necesario elaborar cuatro elementos: análisis de la
situación, mensaje, estructura y apoyos visuales.
1.1 Análisis de la Situación
La situación se refiere al entorno que rodea a la presentación, a la ocasión
de que se trate y al ambiente que la caracteriza. No es lo mismo hacer una
presentación a compañeros de clase que a clientes potenciales o para
amigos que celebran su boda. Para que una presentación sea exitosa se
deben analizar los cuatro elementos que definen la situación: el tema, el
objetivo, análisis de la audiencia y el expositor.
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a. Tema
Se refiere a un aspecto específico de una materia. Es aquello de lo que se
va a hablar, el asunto sobre el que trata la presentación. Por ejemplo, los
resultados de una investigación de mercados.
b. Objetivo
Consiste en el propósito de la presentación, es la razón por la que se hace,
aquello que se pretende lograr con la audiencia. Siguiendo con el ejemplo
del tema referente a los resultados de la investigación de mercados, el
objetivo puede ser sólo informar o bien convencer a la dirección general de
las bondades de lanzar un nuevo producto al mercado. El tema se refiere a
aquello de lo que se habla, mientras que el objetivo al por qué o para qué
se habla.
Siempre que vayamos a hacer una presentación debemos definir
claramente el objetivo.
Existen diferentes tipos de presentaciones de acuerdo con el propósito que
se pretende lograr. Lane (1987) propone tres tipos de presentaciones de
acuerdo con su objetivo: informativas, persuasivas y recreativas.
Las presentaciones informativas pretenden transmitir conocimientos, de
tal forma que se mantenga el interés, se facilite la comprensión y se
incremente la posibilidad de retener la información. El expositor quiere, así,
satisfacer en su auditorio la necesidad o el deseo de saber. Para lograr lo
anterior, la información debe ser intelectualmente estimulante, novedosa,
ser presentada en forma atractiva, actualizada y, sobre todo, que se
relacione con las necesidades e intereses de la audiencia.
Las presentaciones persuasivas buscan modificar creencias, opiniones o
mover a la acción.
Se hacen discursos persuasivos cuando el expositor pretende influir o
cambiar la conducta de otras personas. En el mundo de los negocios, la
mayoría de los discursos son persuasivos, ya sea que queramos convencer
a un cliente de que compre nuestro producto, o que nuestros empleados
eleven su productividad o que reduzcan gastos. Sin embargo, a pesar de ser
las más frecuentes, son, además, las más difíciles, ya que modificar la
conducta implica cambiar patrones y costumbres que tienen fuerza.
Para lograr ser más persuasivos en nuestras presentaciones, se recomienda
seguir los siguientes principios (Verderber, 1999):
Escriba un objetivo específico: aquello que espera lograr de la
audiencia
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Tome en cuenta la actitud de la audiencia con respecto a la demanda
que le hace: a favor, en contra o no informados
Fundamente con argumentos sólidos su propuesta: dé razones
lógicas y evidencia
Organice las razones de acuerdo con los intereses de la audiencia:
solucionar un problema, comparar ventajas, satisfacer un criterio o
una necesidad
Resalte qué saldrá ganando la audiencia: haga manifiestos los
beneficios que obtendrán los oyentes
Use un lenguaje que motive: haga surgir emociones, especialmente
en la introducción y en las conclusiones. Una presentación persuasiva
equilibra los aspectos intelectuales con los emocionales
Desarrolle credibilidad: hable con la verdad, no exagere la bondad de
su posición, incluya tanto los aspectos positivos como los negativos
de su propuesta
Las presentaciones recreativas tienen la intención o el propósito de
entretener o de hacer pasar un rato agradable a la audiencia, con un
objetivo más social que de negocios. El discurso del Director General en la
comida de fin de año de la compañía o las palabras que dirige el orador
invitado a un ejecutivo que se retira después de una carrera exitosa, son
ejemplos de presentaciones recreativas.
Algunos recursos que se pueden utilizar en las presentaciones recreativas
son los siguientes:
- Uso del humor
- Contar historias o anécdotas
- Hacer descripciones de lugares, eventos o personas
- Evitar la controversia y los contenidos complejos
c. Análisis de la audiencia
Es muy necesario saber el nivel socioeconómico y profesional, su posición
laboral y a que se dedica la audiencia. También si es posible tener acceso a
todos los nombres para familiarizarse con ellos y sería muy conveniente
relacionar las ubicaciones con los nombres de cada persona dentro del
auditorio; esto con el fin de que en algún momento el expositor se pueda
dirigir más personalizado hacia el público.
Es conveniente e incluso necesario que conozcamos características como
edad, nivel de escolaridad, sexo, profesión, nivel jerárquico de los
asistentes, así como sus preferencias y necesidades y las actitudes
probables que tienen con respecto al tema y al orado
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Un factor muy importante es saber que espera la audiencia de nuestra
exposición para unirlos con nuestros objetivos
d. Expositor
Muchas veces pensamos que podemos llegar a ser mejores expositores
imitando a otras personas, cuyas presentaciones nos han impactado. Si
ellos empiezan sus presentaciones con un chiste, queremos hacer lo mismo,
sin considerar que nuestra personalidad es más seria o que nuestro sentido
del humor es fatal. Cada expositor debe ser fiel a sí mismo y encontrar su
propio estilo.
Es muy importante la presentación personal del expositor o del equipo de
exposición, hay que intentar ubicarse en su presentación personal a la
misma altura de la audiencia y tomar en cuenta el lugar donde se va a
exponer.
1.2 Mensaje
El segundo elemento de la etapa de planeación se refiere a la elaboración
del mensaje de la presentación. El Mensaje es la idea central que se quiere
dejar en la mente de los receptores, es la esencia de la presentación
misma.
1.3 Organización o Estructura
La estructura de una presentación consiste en ordenar su contenido de tal
forma que permita que el público pueda entender y recordar más fácilmente
la idea central.
Si pensamos en la presentación total, la estructura de ésta debe incluir tres
partes: introducción, cuerpo y conclusiones.
En el cuerpo, se recomienda incluir no más de tres secciones, que deben
guardar una secuencia lógica, de fácil comprensión. Por ejemplo:
Pasado - Presente - Futuro
Situación - Problema - Solución
Causa - Desarrollo - Efecto
Mundo - Continente - País
Una vez que se ha desarrollado el cuerpo de la presentación, se procede a
elaborar la introducción y las conclusiones.
ACTIVIDAD 3. Preparar una
exposición sobre un tema
actual.
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1.4 ERRORES MÁS COMUNES DURANTE LA EXPOSICIÓN ORAL
Cuando se trata de exposiciones en el aula la gran mayoría de los alumnos
cometen una serie de errores.
Errores más comunes durante la exposición oral
Cuando se solicita a los estudiantes exponer resultados de investigaciones,
éstos se limitan simplemente a cumplir pero sin preocuparse por realizar un
trabajo que impacte y más aún, explique perfectamente el tema, de tal
forma que le permitan desarrollar habilidades de comunicación oral.
Además, cuando estas exposiciones se realizan en el aula, regularmente la
audiencia son los mismos compañeros de clase que se convierten en
cómplices de los errores del expositor. Por esto, el docente juega un papel
muy importante, convirtiéndose en el eje que debe evitar la propagación de
errores durante las exposiciones, tales como:
• Total nerviosismo.
• Inadecuada presentación personal.
• Los estudiantes se convierten estrictamente en lectores de las exposiciones.
• Descuido total de la audiencia por parte del expositor, limitándose a dar lectura (y
en ocasiones en forma deficiente) del reporte de la investigación.
• Actitud irresponsable al exponer.
• Inseguridad.
• Desconocimiento del tema (falta de documentación y preparación).
• Respuestas sin firmeza.
• Falta de material de apoyo como parte de la exposición.
• Desorganización del material.
• Falta de coordinación cuando se trata de trabajo en equipo.
• Voz baja y mala modulación.
• Uso de términos vulgares durante la exposición.
• Faltas de ortografía en el material de apoyo.
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1.5 IMAGEN PERSONAL
Una vez que se tiene listo el material para exponer, se debe preocupar por
la imagen. Algunos consejos prácticos que se sugieren son los siguientes:
1. Lo primero es cuidar la higiene, aunque sea básico, no está de más
recordar la importancia de la limpieza y vigilar los pequeños detalles. Las
uñas tienen que estar bien cortadas, el pelo y los dientes limpios.
En el caso de las mujeres hay que vigilar no tener manchas de maquillaje y
que éste haya sido bien difuminado de forma que el resultado sea natural y
favorecedor.
2. Asegurarse de que la ropa le siente bien. Lo importante no es que la
ropa sea de marca, sino que le favorezca y sea de su talla. Hay que mirar
los detalles, que las mangas no tiren, que no hayan espacios entre los
botones porque la camisa es demasiado pequeña etc.
3. Si son varias las personas que realizan la presentación, visualmente
es muy atractivo que la ropa coordine y esté en línea con la imagen de
marca de la empresa.
ACTIVIDAD 4. Elaborar un mapa
conceptual del tema “Errores más
comunes
ACTIVIDAD 5.Identificar los
errores de una exposición (video).
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4. La ropa tiene que ser cómoda y sentirse a gusto con ella. Si se va a
hacer la presentación con traje, se tiene que probar bien, sentarse,
levantarse, moverse así se estará seguro/a de que no oprime o es
incómodo. Los zapatos son una pieza clave de la imagen.
5. Vestirse de forma adecuada a la ocasión pero siempre teniendo en
cuenta la personalidad. Cada persona es única y la ropa permite realizar
diferentes combinaciones de colores, texturas, añadirles accesorios para
conseguir un resultado original. Aunque se vaya a una presentación, no se
debe vestir igual si se tienes una personalidad más creativa o si es clásica.
6. Pensar en positivo y tener confianza en si misma/o. Es normal
estar nervioso/a antes de hacer una presentación, incluso los grandes
conferencistas y oradores necesitan unos minutos previos para relajarse y
calmarse. El consejo es que se prepare de antemano todo el material
necesario para hacer la presentación desde las notas, las ayudas visuales o
las muestras. Algo importante a recalcar es que no se debe llegar retraso o
con prisas.
7. Puntualidad .Es un requisito ejecutivo, si una gran parte de la
audiencia ha llegado temprano, por respeto a ellos la exposición
debe de comenzar pronto, no esperando a los que,
irresponsablemente, llegan tarde, sólo en el caso de que se espere
una persona muy importante.
8. Programación de la duración de la exposición.
Es sabido que una idea corta no debe de durar más de 15 minutos de
exposición, en el caso de una idea mayor el tiempo más recomendable es
de 45 minutos, después de esto hay mucha probabilidad de pérdida de
atención, sólo en el caso de una audiencia madura o ya previamente
avisada los tiempos pueden ser mayores, pero hay que tomar en cuenta
que es conveniente dar descansos cada 2 horas con algún refresco, té o
café para reanimar un poco.
La presentación personal más normal en el ámbito ejecutivo
Algunos consejos prácticos para la presentación personal son los siguientes:
El hombre.
Por lo general en el nivel de negocios se usa traje entero de color obscuro,
con camisa de colores claros preferiblemente blanca, corbata que tenga un
poco de rojo o de amarillo y los zapatos bien limpios y lustrados.
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Por lo general los mejores expositores y ejecutivos no usan barba, pues es
un factor que en el subconsciente crea una idea de que algo puede
esconder.
En el ámbito ejecutivo y serio es más favorable usar el cabello corto y bien
peinado.
La mujer
En este caso se debe de tomar en cuenta que si muestra mucho sus
atribuciones físicas puede desviar considerablemente la atención de la
audiencia de los objetivos que se tenga para la exposición. Por eso,
recomendamos vestir moderadamente principalmente con falda, ya sea un
vestido o un juego de falda y saco, por otro lado si usa pantalones se
hace necesario el uso de un saco que baje más allá de la cintura.
Su maquillaje debe de ser igualmente moderado, principalmente con colores
suaves.
Vamos a poner unos ejemplos para sitios y/o situaciones de exposición:
1. Si la exposición es a compañeros de trabajo usted debe de vestir
como corrientemente lo hace, si no acostumbra usar traje y ese día lo
hace desde el inicio se va a crear un ambiente de rechazo.
2. Si la exposición es a gerentes de empresa su vestimenta debe de ser
gerencial, si llega en pantalón de mezclilla y tenis y la audiencia está
en traje desde el inicio se va a crear un ambiente de rechazo.
3. Si la exposición es a gerentes de empresa su vestidura debe de ser
gerencial, pero si va a ser en un hotel, debe de investigarse como se
asiste a esas actividades con la gente de esa zona.
4. Si en el ejemplo anterior se llega con traje entero y la audiencia no
va ni con corbata, al inicio de la exposición se pide permiso, se quita
la corbata y se recoge las mangas, este relajará a la audiencia y
creará una cercanía mayor. Esto se aplica para cualquier nivel de
audiencia si uno llega con una presentación personal muy superior,
más aún si son peones, cuando quieres trasmitir una idea primero
debes de acercarte a la audiencia en tu presentación, con tu trato y
por sus nombres.
ACTIVIDAD 6. En un rotafolio
pegue imágenes de personas
vestidas correcta e
incorrectamente para una
presentación.
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2.1 TIPOS DE HERRAMIENTAS DIDACTICAS
Las herramientas didácticas son aquellos medios de los que se sirven
profesores y alumnos para facilitar el proceso de aprendizaje. Su objetivo es
facilitar el esfuerzo intelectual necesario para comprender y retener nuevos
conocimientos.
Actualmente las aulas disponen de más medios tecnológicos y los libros y
los profesores presentan los conocimientos de formas mucho más cercanas.
El aprendizaje basado únicamente en la memorización de datos ha dejado
de ser lo más habitual.
Esquema
Un esquema se compone de palabras y flechas o llaves que conforman un
conjunto explicativo y resumido de un tema o concepto. Los conocimientos
se presentan como derivados unos de otros, es decir, del más general al
más concreto.
Permiten en un golpe de vista recordar de forma comprensiva un tema
completo. Además, si existe una compresión de la materia, la memorización
del esquema puede servir como guía en la exposición teórica de lo
aprendido.
Mapas conceptuales
Son representaciones gráficas de conocimientos. El concepto principal
aparece en un círculo o caja y a partir de él se muestran otros relacionados.
Los otros conceptos se irán también rodeando o metiendo en cajas y las
relaciones entre los mismos se expresarán con palabras y líneas.
Es una técnica cada día más usada. Tiene su origen en los estudios del
psicólogo David Ausubel. Presenta los conceptos jerarquizados
verticalmente. El principal se sitúa en la cúspide.
Resumen
Consiste en redactar en pocas palabras el contenido de una materia. Debe
contener todas las ideas principales. Antes de realizar un resumen es
necesario haber estudiado y comprendido la materia a sintetizar.
II. DISEÑO DE PRESENTACIONES ORALES
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Es importante comprobar que no se ha excluido ningún dato importante.
Pero no se puede redundar ni dar explicaciones adicionales. Es buen un
ejercicio para comprobar que el estudio ha sido correcto.
Cuadro sinóptico
Es una tabla dividida en casillas que sirve para clasificar datos. En la
columna de la izquierda y en la fila superior aparecen los criterios de
clasificación y en las casillas interiores los conceptos organizados.
En ocasiones la primera columna y la primera fila aparecen en otro color
para destacar su contenido. Muestran de forma más comprensiva una
clasificación de elementos y ayudan a la memorización visual de los
mismos.
Técnicas nemotécnicas
Son medios para memorizar de manera más rápida un conjunto de datos
como nombres, fechas o cifras. Existen muchas variedades dependiendo del
material con que se trabaje.
Si se trata, por ejemplo, de nombres se puede construir con la letra o sílaba
inicial de cada uno otra palabra. Será más fácil recordar una sola palabra
que el conjunto de todas ellas. Se evita además el riesgo de olvidar alguna.
Observaciones
Actualmente en las aulas la información no sólo se da elaborada mediante
los recursos mencionados sino que para su exposición se utilizan medios
tecnológicos para hacer las explicaciones más atrayentes e interactivas.
Entre los materiales complementarios más usuales en las aulas están los
siguientes:
• Diapositivas.
• Transparencias.
• Presentaciones en Power Point.
• Grabaciones de video y de audio.
ACTIVIDAD 7. Desarrollar un tema
utilizando alguno de los elementos de las
herramientas didácticas
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2.2 GUIA PARA HACER UNA PRESENTACIÓN EN POWER POINT
En nuestros días es difícil concebir presentaciones efectivas sin usar
diapositivas de PowerPoint o programas similares. El uso de diapositivas se
ha convertido en una potente herramienta en el mundo de los negocios:
casi todas las empresas y organizaciones usan las diapositivas de
PowerPoint para hacer presentaciones de proyectos, productos y ofertas de
servicios a sus clientes.
¿Por qué PowerPoint como herramienta?
• Por el alto impacto que se puede lograr con las presentaciones, que,
de ser estáticas, pasan a tener un dinamismo más acorde al contexto
tecnológico y de diseño actual, utilizando recursos tales como video, audio,
imágenes, animaciones, entre otros, para ayudar al éxito de su negocio.
• Por la facilidad de aprendizaje y entrenamiento que permite
PowerPoint, tanto en el diseño como en la presentación de proyectos,
productos y negocios, a través de un entorno amigable y sencillo.
Por desgracia, esta herramienta ha sido sobre utilizada y de manera muy
frecuente se comete el error de querer anotar toda la información en las
filminas, olvidándose de que estas son solo una guía de apoyo.
Todos hemos experimentado alguna vez cuando alguien trata de apoyarse
en una herramienta visual como Power Point y se dedica a rellenar sus
diapositivas hasta lo imposible con gráficos y textos para, posteriormente,
dedicarse a leerlos a la audiencia., a este fenómeno se le conoce como
“envenenamiento por Power Point”.
Power Point está diseñada para ser un complemento, no para sustituir en
absoluto al discurso del ponente. Entre otras cosas, los ojos leen mucho
más rápido de lo que uno habla, por lo que es sencillo perder la atención de
la audiencia, que está leyendo la diapositiva en vez de hacer caso al
ponente.
Algunos consejos para hacer las presentaciones mucho más efectivas son
los siguientes:
Entender el significado de la presentación y por qué importa al que
la realiza
Aportar pasión a la presentación
Utilizar estructuras simples: tres o cuatro razones para apoyar el
punto de vista expuesto
Mantenerlo todo lo más simple posible
Utilizar más diapositivas, no más texto
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Utilizar fotos, no cliparts
Emplear pocos colores, pocas fuentes
Si necesitas imprimir o explicar por escrito, no hagas una
presentación: escribe un documento
Entrena, practica y compruébalo todo
2.2. Consejos para una genial exposición con Power Point
Para lograr presentaciones efectivas e interesantes en Power Point considere los siguientes
puntos:
1. La regla 10-20-30.- Esta es una regla de presentación con diapositivas
propuesta por Guy Kawasaki. Esta regla declara que una presentación de
power point no debe tener más de 10 diapositivas, durar más de 20
minutos y no tener ningún texto con menos de 30 de tamaño. Él dice que
no importa si tu idea revolucionará el mundo, lo que tienes que hacer es
explicar detalladamente las partes importantes en unos minutos, un par de
diapositivas y pocas palabras por diapositiva.
2. Ser divertido.- Las exposiciones deberían ser divertidas e informativas.
A diferencia de un correo electrónico o un artículo, la gente espera alguna
apelación a sus emociones. El recitar simples hechos escuetos, sin cualquier
pasión o humor, disminuirá la probabilidad de que la gente preste atención.
3. Reducir la velocidad.- Los oradores nerviosos e inexpertos tienden a
hablar demasiado rápido. Deliberadamente haz más lento tu discurso y
añádele pausas para dar énfasis.
4. Contacto Visual.- Haga contacto visual con todos en el lugar. Los
vendedores enfocan toda su atención en el que tomará la decisión, de la
misma manera usted debe fijar su atención.
5. Resumen de 15 palabras.- ¿Puedes resumir tu idea en quince
palabras? Si no, vuelve a escribirla e intenta otra vez. La oratoria es un
medio ineficaz para comunicar información, así que conoce las quince
palabras importantes para así poder repetirlas.
6. La regla 20-20.- Otra sugerencia para una presentación en power
point. Ésta dice que debes tener veinte diapositivas con una duración
exacta de 20 segundos por cada una. La regla 20-20 nos obliga a ser
concisos e impide a la gente aburrirse.
7. No leer.- Ésta es una nimiedad, pero de algún modo el power point hace
pensar a la gente que pueden escaparse de ello. Si no conoces tu discurso
sin señas, esto no te hará más ameno. Al contrario, esto muestra que
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realmente no entiendes tu mensaje, será una gran decepción a cualquier
audiencia que haya puesto confianza en ti.
8. Los discursos son acerca de historias.- Si tu presentación va a ser
larga, explica tus puntos a través de historias cortas, chistes y anécdotas.
Los grandes oradores saben cómo usar una historia para crear una conexión
emocional entre sus ideas ante la audiencia.
9. Proyectar tu voz.- Nada es peor que un orador que no se puede oír.
Incluso en el mundo de la alta tecnología, con micrófonos y amplificadores,
tú tienes que ser oído. La proyección de la voz no significa gritar, más bien
pararse derecho y permitir que la voz resuene en el aire de los pulmones,
en vez que el de la garganta, para producir un sonido más claro. Hay que
graduar la voz.
10. No planificar gestos.- Cualquier gesto que uses debe ser una
extensión de tu mensaje y de la emoción que el mensaje transmite. Los
gestos planificados lucen falsos, porque ellos no combinan con las otras
señales involuntarias de tu cuerpo. Estarás mejor si mantienes las manos a
los lados.
11. "Esta es una buena pregunta".- Puedes usar frases como: "esa es
realmente una buena pregunta" o "me alegro que haya preguntado eso".
dedica unos momentos para organizar tu respuesta. ¿Las personas en la
audiencia sabrán que usas esas frases de relleno para ordenar de nuevo tus
pensamientos? Probablemente no. E incluso, si ellos lo notan, es mucho
mejor, que empañar tu presentación con los clásicos ummm y ahhh de las
respuestas.
12. Inhala no exhales.- ¿Sientes la urgencia de usar muletillas como 'um',
'ah', o ' usted sabe"? Reemplázalo con una pequeña pausa y corto respiro
(Inhalar). La pausa puede parecer un poco torpe, pero la audiencia apenas
lo notará.
13. Llegar temprano, realmente temprano.- No demores con el power
point o conectando el proyector cuando lo que la gente espera es oírte
hablar. Llega temprano, familiarízate con el auditorio, haz correr las
diapositivas y asegúrate que no haya interferencias. La preparación puede
hacer mucho para quitar la ansiedad de hablar.
14. Practicar.- Júntate con maestros y practica tus habilidades oratorias
con regularidad delante de una audiencia. No sólo será un tiempo de
diversión, sino que te hará más competente y confiado cuando tengas que
acercarse al podio.
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15. No te disculpes.- Las disculpas son sólo útiles si has hecho algo mal.
No las uses para excusar incompetencia o humillarte frente a una audiencia.
No pidas perdón por tu nerviosismo o por falta de tiempo de preparación. La
mayor parte de miembros de audiencia no sabrán de tu ansiedad, así que
no llames la atención sobre ésta.
16. Discúlpate si estas equivocado.- La excepción de la regla es que uno
debe disculparse si llega tarde o si se prueba que está equivocado. Hay que
parecer confiado, pero no un patán.
17. Ponerse en lugar de la audiencia.- Cuando escribas un discurso, hay
que mirarlo desde la perspectiva del público. Y preguntarse ¿Qué podrían no
entender? o ¿Qué podría parecer aburrido?
18. Diviértete.- ¿Suena imposible? Pues, con un poco de práctica puedes
inyectarle algo de tu afición, a los temas de tus presentaciones. El
entusiasmo es contagioso.
RECUERDA:
Las frases cortas facilitan la comprensión.
Verbos en forma activa.
Los tecnicismos deben ser explicados o traducidos al registro
estándar.
Las fuentes consultadas deben estar
rigurosamente anotadas, es posible que
alguien pregunte por ellas.
ACTIVIDAD 8. Crear una presentación
en Power Point que contenga los
pasos necesarios para logar una
presentación efectiva
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2.2 PREPARACION DE LAS INSTALACIONES FÍSICAS
Las instalaciones físicas juegan un papel muy importante para conseguir una
exposición exitosa, y es así como debe de tenerse en cuenta eliminar a todos
los elementos de distracción posibles.
1. Planta física: es conveniente que el recinto donde se va a hacer la
exposición cuente con un escenario o lugar de exposición que sea
fácilmente observable desde cualquier lugar de la audiencia. La
audiencia debe de estar ubicada con asientos y de ser posible con
mesas.
2. Temperatura: debe de ser adecuada, ni caliente que sea sofocante o se
duerma la audiencia. Tampoco debe de llegarse al extremo de que la
gente esté pasando mucho frío que genera a su vez mucha distracción.
3. Iluminación: debe de ser la adecuada tanto en el área de exposición
como en la audiencia, pues es importante que el expositor pueda tener
contacto visual con la audiencia y ésta tenga iluminación suficiente para
poder escribir.
4. Es muy conveniente que en el área de exposición exista una pequeña
mesita con una jarra de agua y varios vasos. Por parte de la audiencia
si se les ofrece una bebida, que no sea alcohólica, esto antes del inicio
de la exposición. Tampoco se cree conveniente darles bocadillos
crujientes.
5. Equipo: lo que es el equipo de sonido es muy importante en audiencias
grandes, al igual el equipo de cómputo, pantallas, proyectores y otros
audiovisuales requeridos.
6. Es necesario que el equipo sea
instalado, probado y tenerlo listo
antes de que la audiencia ingrese
al aposento de exposición.
7. Una vez que la exposición de inicio
no es conveniente que nadie pase
por el lugar instalando, cargando
repartiendo o cualquier otra actividad que distraiga al auditorio. Al igual
que evitar cualquier otro elemento de distracción como los niños,
mascotas, relojes que tocan música, teléfonos, timbres, celulares,
radiolocalizadores, música ambiental, y otros ruidos.
8. Es conveniente tener un plan de contingencias.
9. Es muy importante la idea de tener un reloj de espalda a la audiencia y
de frente al expositor para tomar el tiempo real de charla y que le ayude
a dirigirlo.
ACTIVIDAD 9. Crear escenarios
adecuados que permitan
desarrollar una presentación
efectiva.
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BIBLIOGRAFÍA
Robles, Gloria (2003). Guía para presentaciones orales. México, ITAM.
Asher, Spring y Chambers, Wicke. (1998). Como Hacer Presentaciones
Exitosas. México: Prentice Hall Hispanoamericana.
Presentaciones de negocio http://www.presentacionesnegocio.com
Herramientas didácticas.(en línea).
http://www.yoteca.com/pg/Informacion-de-herramientas-didacticas.asp
Tenorio, Oscar. Para una buena exposición., (en línea).
http://aprendeenlinea.udea.edu.co
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