ERP- ICFES

Agenda de trabajo

1. Aspectos relacionados con la Subdirección de Abastecimientos y Servicios Generales

2. Aspectos relacionados con la Subdirección Financiera y Contable

¿Cuál de las dos quiero usar?

¿Cuál herramienta requiere mejor preparación para su uso?

Situación operativa inicial

Web Safi Contratación

Formato en Excel

Resultado en PDF

Minuta elaborada en WORD

No hay integración Demanda un mayor control manual Dificulta trazabilidad

MANUAL DE CONTRATACIÓN

Quita recursos a la gestión de las dependencias de apoyo Reprocesos

Plan muy agregado dificulta el seguimiento Herramienta no asociada al proceso El esfuerzo se orienta al cálculo del indicador

No da información concreta acerca de donde

se debe concentrar el esfuerzo

Situación estratégica inicial: Plan de Compras y Contratación

Proceso fraccionado Incertidumbre en la información

Falta de oportunidad en los indicadores

Fuentes de información diferentes

Situación de control: Indicadores

Proceso en 7 ERP

•Plan de compras

1

•Requisición

2 •Estudio de Mercado

3

•Solicitud de CDP

4 •Proceso de selección

5

•Adjudicación

6 •Minuta

7

•Generación de RP

8

•Control de Pólizas

9 •Notificación de la Supervisión

10

•Registro de ejecución del contrato

11 •Autorización de los pagos

12

• Solicitud de Liquidación

13 •Liquidación

14

Usuario Área de apoyo

Marco regulatorio: Manual de Contratación

Beneficios Esperados

Integración de la gestión estratégica con la operativa Esfuerzo orientado al análisis, no al registro y cálculo de

indicadores Permite agregar mayor valor a la gestión Alto grado de certidumbre en la información Controles automáticos Mejora trazabilidad Reduce la probabilidad de errores y por tanto de

reprocesos.

Principales cambios

Mayor exigencia en la planeación: concordancia entre plan y requisiciones

Trazabilidad total: concordancia entre procesos y fechas

(reduce flexibilidad) Mayor formalidad en todos los procesos Apoyo de Subdirección de Abastecimiento y Servicios

Generales desde el inicio del proceso Integración de la ejecución contractual en el sistema Mayor información para la toma de decisiones.

NUEVO SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

Objetivo General Genera acercamiento del Usuario con el NUEVO ERP. Muestra al usuario como se navega en el sistema, sus características y las herramientas que debe utilizar para poder operar correctamente cada opción que trae el nuevo sistema administrativo y financiero.

El usuario tiene una visión general de los módulos del Sistema Administrativo y Financiero, lo cual le permite conocer el uso y aplicación de cada uno de estos en la gestión laboral.

Objetivo Especifico

Optimización de Procesos

Evita la Duplicidad de Trabajo

Cambio de un Sistema Modular a uno Integrado

Información al día

Procesamiento en tiempo real

Sistema Integrado

Cambio de Cultura

Disminuye la tramitología

Registro de Operaciones en línea en todos los módulos

Características del Nuevo ERP

3. Integración

Módulos e Interfases del Nuevo ERP

PF – Presupuesto CA – Cartera FA – Facturación PO – Proveedores TS – Tesorería CN – Contabilidad

IN – Inventarios AF – Activos Fijos CM - Compras WF – Work Flow

Orden de

Compra

Requisición

automática

Entradas

almacén

C x P

Presupuesto Compras

Contabilidad

Tesorería

Inventario (Almacén)

Activos fijos Facturación Cartera

CXC

Proveedores

/ Facturaº

Clientes

Documento Base

Documento Base

Documento Base

Compromiso CDP

Factura Pago

Obligación

Autorización

y Pago

Notas (Saldos Clientes)

Recaudo

CXC

La agenda permite programar actividades sobre algún evento que no se realice en el sistema. Ejemplo: Pago impuestos, Reuniones.

Agenda

Las alertas muestran información a los usuarios sobre algún evento realizado en el sistema. Ejemplo: Documentos Inconsistentes, Vencimiento de Facturas.

Alertas

Menú Seven - ERP Gestiones Módulos Parámetros Transacciones Procesos Consultas Informes

Menú del Sistema

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